Referat af bestyrelsesmøde (lægges på hjemmesiden) Dato: Torsdag d. 7. april 2016 Tid: kl. 10.00 13.00 mødet afsluttes med en let frokost - Forretningsudvalgsmøde kl. 9.30 10.00 Sted: Folkekirkens Hus, Gammeltorv 4, Aalborg Deltagere: Birthe Christiansen, Bodil Abildgaard (går kl. 12.30), Henning Toft Bro, Henrik Strøm, Jette Madsen, Ketty Sørensen, Poul Skjølstrup Larsen, Karen Stranddorf, Tine Fenger Pedersen og Winnie Sleiborg Andersen Afbud: Ulrik Spang-Hanssen, Lone Hvejsel og Rune Drejer Dagsordenspunkt Beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt. Punkt 2 Valg af referent udgår fremover. 2. Valg af referent Winnie Sleiborg Andersen er valgt. 3. Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer; Evt. meddelelser ved formanden Formanden byder velkommen til Henrik Strøm og rektor Tine Fenger Pedersen. Henrik Strøm afløser Henriette Hoppe og er udpeget af Organistforeningen. Bestyrelse og tilforordnede præsenterer sig kort for Henrik Strøm. 4. Valg af nyt medlem til Forretningsudvalget 5. Orientering om kirkemusikskolens virksomhed v. rektor Forretningsudvalget indstiller Henrik Strøm til FU. Bestyrelsen godkender indstillingen og Henrik Strøm modtager valget. Rektor Tine Fenger Pedersen orienterer om: Der har været afholdt vellykkede inspirationsdage i Mejdal, Thorsager og Gjøl. 1
Skolen har modtaget 62 nye ansøgninger ligeligt fordelt mellem organist- og kirkesangerlinjen. Fordelingen mellem afdelingerne er 35 ansøgere til Aarhus, 15 til Aalborg og 12 til Vestervig. Skolen i Vestervig har holdt åbent hus for lokalområdet. Her var bl.a. klaverkoncert, præsentation af ny rektor, hymnologiafdelingen og en nodedonation. Bestyrelsen bakker op om årlige arrangementer for lokalområdet. Der har været afholdt korseminar for skolens studerende i marts md. Skolen har været vært ved fællesmøde i marts md. for alle tre kirkemusikskoler, hvor der arbejdes meget med at harmonisere arbejdsgange og processer på skolerne. Bl.a. prispolitik, eksamenslederregulativ og revidering af studieplaner. Bl.a. arbejder skolerne på et personalekursus om autister i februar 2017. De tre kirkemusikskoler arbejder lige nu på en tillægsansøgning til Kirkeministeriet ang. den økonomiske belastning skolerne har haft ifm arbejdet med ny kontoplan (udgifter til konsulentbistand, arbejdstimer, møder, transport, forplejning) Mere herom under punkt 9. Skolen har fået flere udmeldinger i januar 16. Det handler om studerende, der er blevet overrasket over arbejdsbyrden ift kirkemusikuddannelserne. På den baggrund er alle tre kirkemusikskoler blevet enige om at det er nødvendigt at indskærpe forberedelsesdelen over for de studerende. Der er derfor lavet et opslag på hjemmesiden. Herudover 2
indarbejdes tilsvarende ordlyd i en fremtidig elevkontrakt, som nye studerende underskriver inden uddannelsesstart. I ArbejdsMiljøOrganisationen (AMO) arbejdes med en sundhedsforsikring for skolens faste medarbejdere (Bodil Abildgaard og Jette Madsen gør opmærksom på at det ikke er tilladt for offentlige institutioner at tegne sundhedsforsikringer for ansatte). AMO laver en ny ArbejdsPladsVurdering (APV) blandt skolens medarbejdere til september. Bodil Abildgaard opfordrer til harmonisering af skolernes personalehåndbøger. Det arbejder AMO videre med. Rektor har været på introduktionsbesøg i Kirkeministeriet. De er meget interesserede i at kirkemusikskolerne inddrager it i undervisningen. I den forbindelse nævner formanden, at han kan skabe kontakt til Nr. Nissum Seminarium, som har arbejdet meget med den del. Der afholdes MedarbejderUdviklingsSamtaler (MUS) i foråret 2016. Administrationen arbejder med budget 2017 med hjælp fra Steen Halk Pedersen i april og maj. Der afholdes MasterClass for organiststuderende i Aalborg lørdag d. 9. april. Afdelingsleder Pia Fog har fået tilsagn om 10.000 kr. fra Musikhusets Venner. Skolen holder afslutning med koncert og overrækkelse af eksamensbeviser søndag d. 19. juni i Folkekirkens Hus. 3
Fremtidige tiltag Skolen arbejder på et program og søger midler hjem til fejring af Reformationsåret i 2017: - Projekt Luther-rosen - Korseminar: Korsatser fra Luthers samtid - Alt om Luther på 80 minutter - Luther som gudstjenestefornyer og salmedigter - Masterclass i kirken for DOKS-organister - Elev/lærerkoncerter Rektor vil gerne arbejde for øget fokus på en talentklasse for særligt dygtige studerende og har derfor søgt om midler hos Kulturpuljen Nord. Afventer en afgørelse på ansøgningen. Herudover er Kulturministeriet også søgt dog med afslag. Der er en ny ansøgningsrunde i oktober, hvor rektor vil udarbejde en ny og forbedret ansøgning. Rektor har et ønske om at der skal være gruppeformænd for de forskellige faggrupper blandt underviserne. Årsagen er, at højne skolens interne samarbejdsrelationer og skabe et tættere netværk mellem skolens fagprofiler. Skolen har fået en henvendelse fra Niels Winfeldt ang. opera i Thy (formanden vil gerne skabe kontakt til informationstjenesten i Folkekirkens Hus ifm markedsføringen). Samarbejdsrelationer: Samarbejde med Foreningen Nord om arrangementer på skolen. Sangens Hus - Den Jyske Sangskole i Herning. Vestervig Håndværker- og Borgerforening. Folkekirkens Ungdomskor (FUK). 4
Status på personalesituationen På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at tegne en profil på en halvtidsmedarbejder til administrationen. Det skyldes de mange nye opgaver, processer og arbejdsredskaber, som det nuværende personale først er i gang med at sætte sig ind i. Dog er det aftalt at der skal ligge en plan inden sommerferien. Derfor foreslår rektor, at skolen pt. køber sig til løsetimer, outsourcer opgaver og honorerer for ekstraarbejde. Bestyrelsen udtrykker tillid til rektors løsningsforslag. Se i øvrigt punkt 10. 6. Orientering om kirkemusikskolens økonomi v. rektor: Årsrapport 2015 (bilag 1) Resultataftalen (bilag 2) Tine Fenger Pedersen orienterer om årsrapport 2015. Årets resultat; et overskud på 126 t.kr. og målresultaterne er fine. Bestyrelsen godkender årsrapport 2015. Budgetopfølgning 1. kvt. 2016 Da skolerne løbende bliver undervist i de nye regnskabsværktøjer, er det først ultimo april, at der kan foreligge en budgetopfølgning for 1. kvt. 2016. Budgetopfølgningen vil derfor blive fremsendt pr. mail til bestyrelsen. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Revideret budget 2016 (bilag 3) Det reviderede budget for 2016 udviser et overskud på 101 t.kr. Alle tre kirkemusikskoler arbejder fra og med 2016 ud fra en ny kontoplan. Det gør at 2016 vil blive et forsøgsår som kan afspejle sig i store udsving i de kommende budgetversioner. 5
Skolen afventer fortsat at høre fra anlægspuljen ang. ansøgning til døre og vinduer i Plesner. 7. Budgetanalysen Oplæg til debat ved Anna Sophie Wiese og Elias Westergaard Formålet med analysen har været at undersøge: 1. Hvordan behovet for kirkemusikere vil udvikle sig i folkekirken de næste 10 år. 2. Hvordan dette behov bedst kan imødekommes i lyset af udviklingen i de allerede uddannede kirkemusikeres sammensætning og de seneste års søgning til uddannelserne. 3. En vurdering af den nuværende måde at uddanne kirkemusikere på, herunder organiseringen af undervisningen og udgifterne til undervisningen i forhold til fremtidens behov. 4. At komme med en anbefaling til kirkeministeren om, hvordan de tre kirkemusikskoler kan imødekomme folkekirkens behov de næste 5 10 år. Ad 1 Rapportens analyse tyder på, at der er balance mellem den forventede afgang af organister de næste fem år og de tre skolers planlagte uddannelse af organister. Da vi kan se på aldersprofilen blandt de ansatte, at en relativt stor andel vil nærme sig pensionsalderen inden for de næste ti år, bør der laves en genberegning af pensionstallene i løbet af tre til fem år for at sikre, at skolerne uddanner et tilstrækkeligt antal eksaminerede organister til at matche efterspørgslen på længere sigt. Det har ikke været muligt ud fra det foreliggende datagrundlag at lave den samme analyse for kirkesangere. Selvom det er ligeså relevant at 6
holde øje med beskæftigelsen blandt sangerne, bør man dog holde sig for øje, at det generelt er lettere at rekruttere og uddanne til disse stillinger. Ad 2 Rapportens analyse viser, at der er behov for en meget dynamisk styring af fordelingen af elever mellem de eksamensfri linjer, eksamenslinjerne og efteruddannelsen samtidig med, at det fremgår, at basislinjerne udgør en væsentlig fødekilde til eksamenslinjerne. Den fortsatte sammenlægning af menighedsråd kan medføre en større efterspørgsel efter højere uddannede kirkemusikere og dermed eksaminerede kirkemusikere. Ved sammenlægning af menighedsråd og samarbejde mellem menighedsråd kan man skabe grundlag for større og mere attraktive stillinger for kirkemusikere og får dermed også mulighed for at styrke det musikalske islæt i kirkens aktiviteter. Det har ikke været muligt at afdække, om der aktuelt er varige rekrutteringsproblemer i større områder, men den demografiske udvikling i folkekirkemedlemmer og indbyggertal er ved fremskrivning med en 10-årig horisont stabil samlet set i de områder, der dækkes af Løgumkloster og Vestervig Kirkemusikskole, mens der er en vækst i indbyggertallet i Sjællands Kirkemusikskoles område, koncentreret omkring København. Ad 3 Der er ikke noget i analyserne, der indikerer, at der er behov for at samle uddannelserne på færre eller større enheder. Heller ikke af økonomiske grunde. 7
Skolerne er små både mht antal elever og fastansatte lærere. Hvis man skal kunne møde fremtidens udfordringer, så indebærer det, at kirkemusikskolerne fortsat samarbejder tæt om udvikling af uddannelserne. Arbejdet med analysen har vist, at der er behov for at udarbejde konkrete kompetenceprofiler for kirkemusikere i folkekirken, så der er en overordnet fælles målsætning for, hvad kirkemusikerne skal kunne ift folkekirkens behov. Rapporten indeholder de første forslag til definitioner af kirkemusikere, kirkemusik og kirkemusikkens placering i den danske folkekirkelige praksis. Der er mindre forskelle i, hvad de samme uddannelsestilbud koster på de tre skoler, der bl.a. afspejler geografiske forskelle i lokaleomkostninger og lignende. Fra 2016 vil skolernes styring af uddannelser og økonomi ske på et fuldt sammenligneligt grundlag. Skolerne har over en årrække intensiveret samarbejdet på det administrative område, og der arbejdes aktuelt på en udskiftning af det fælles studieadministrative system og en fornyelse af den fælles hjemmeside. Skolerne opfordres til at fortsætte dette samarbejde, så man også kan hjælpe hinanden med de administrative opgaver i det daglige og ved fravær. Der kan måske opstå behov for at uddanne mere decentralt og individuelt for at kunne dække behovet for kirkemusikere over alt i Danmark. Mange elever har et andet hovederhverv og 8
hovedparten gennemfører både eksamensfrie og eksamenslinjer, som deltidsstudie. Ad 4 Rapporten sammenfatter eksisterende bud på scenarier for folkekirkens fremtid og udviklingen i typer af menigheder. Herudover har man interviewet centrale aktører om forventningerne til fremtidens kirkemusikere. Det viser meget forskellige holdninger og forventninger til fremtidens kirkemusikere og skolernes placering i det generelle udbud af musikuddannelser i Danmark. Styregruppen er bekymret for konservatoriernes faldende optag til den højeste organistuddannelse og ser et behov for en tæt løbende dialog mellem kirkemusikskolerne og konservatorierne om fælles udfordringer og samarbejdsmuligheder. Indstilling Styregruppen indstiller derfor til ministeren, at der arbejdes videre med at skabe en fælles vision og en samlet strategi for kirkemusikskolernes udvikling og skolernes bidrag til kirkemusikkens placering i folkekirken. Med baggrund i styregruppens indstilling, har Kirkeministeriet udarbejdet et kommissorium til kirkemusikskolernes bestyrelser: Bestyrelserne for Løgumkloster, Vestervig og Sjællands Kirkemusikskoler anmodes om at udarbejde en fælles vision og strategi i et 10-årigt perspektiv med afsæt i de syv pejlemærker for folkekirken, jf. betænkning 1544 Folkekirkens Styre. 9
Bestyrelserne anmodes om at arbejde videre med de eksisterende profiler for kirkemusikere i folkekirken, så der er en overordnet fælles målsætning for, hvad kirkemusikere skal kunne ift folkekirkens behov. I den forbindelse anmodes bestyrelserne om at arbejde videre med forslag til en fælles beskrivelse af kirkens musik og musikkens placering i den danske folkekirkelige praksis og teologiske forståelse. Bestyrelserne anmodes om at overveje, hvordan kirkens musik og musikken i kirken kan bidrage til at styrke sammenhængskraften mellem folk og kirke og folkekirkens bånd i samfundet? Anbefaling Kirkeministeriet anbefaler, at der som led i dette arbejde bl.a. belyses følgende temaer og tendenser: - Hvordan kan kirkemusikskolerne dække folkekirkens behov for kirkemusikere i et fem- og tiårigt perspektiv? - Hvordan kan dette behov imødekommes lokalt, regionalt og centralt? - Hvordan skal uddannelse, efteruddannelse og videreuddannelse organiseres og finansieres? Kirkemusikskolernes bestyrelser opfordres til at ansøge om en tillægsbevilling i 2016 til dette arbejde. 8. Skolens lokaler v. rektor Tine Fenger Pedersen orienterer om, at der i marts måned er gennemført en UndervisningsMiljø- Vurdering (UMV) blandt skolens studerende med fint resultat. I alt 60 har responderet. 10
Aalborg, Folkekirkens Hus Aarhus, Stjernen Vestervig - Istandsættelse sommer 2016 Der er gode kantineforhold, parkeringsforhold ikke så gode, studerende får billige indgangsbillet til Folkekirkens hus. Skolen har tegnet ny kontrakt med Stjernen (142.500 kr. årligt). Der er gode lokaler og faciliteter. Der er behov for et øveorgel mere i Aarhus, derfor vil orglet, der er købt af Nordjysk Musikkonservatorium blive flyttet fra Vestervig til Aarhus når der findes plads til det. Skolen afventer svar om ansøgning fra anlægsfonden. Der planlægges en ny fire års vedligeholdelsesplan af bygningerne i Vestervig fra og med 2017. 9. Nyt administrationssystem (SAS) og ny hjemmeside v. rektor Seneste møder Status Tine Fenger Pedersen orienterer om at arbejdet med administrationssystemet (SAS) har taget en ny drejning, da IT-kontoret har sat SAS i bero pga udfordringer med FLØS 2. Derfor er opstart af SAS udskudt til januar 2017. Som nævnt under punkt 5 arbejder kirkemusikskolerne på en fælles tillægsansøgning til Kirkeministeriet. Ansøgningen lyder på i alt 400.000 kr. til møder, forplejning og transport + 1.900 arbejdstimer for rektorer og administrative medarbejdere. Skolen videresender svar på tillægsansøgningen fra Kirkeministeriet til bestyrelsen. På næste bestyrelsesmøde skal alle bestyrelsesmedlemmer og tilforordnede fotograferes til ny hjemmeside. 11
10. Efteruddannelsesprojekt Praksisrettet kirkemusikalsk kompetenceudvikling i folkekirken v. rektor Tine Fenger Pedersen orienterer om en yderligere forsinkelse af efteruddannelsesprojektet. Projektleder Knud Damgaard har et stort ønske om at inddrage en relevant uddannelseskonsulent til sparring ift beskrivelse af de 6 efteruddannelsespakker (på professionsbachelorniveau). Bestyrelsen udtrykker fortsat stor opbakning til at Knud Damgaard fortsætter som projektleder samt at skolen indkøber sparringstimer ifm arbejdet. 11. Samarbejdsprojekt Børn-Unge-Orgel Vestervigs andel er 45.000 kr. i 2016. Det er Sjællands Kirkemusikskole, som har den overordnede projektledelse på samarbejdsprojektet. Pt. har Vestervig samarbejdsprojekter i Aalborg og Lemvig Der er opstået et spontant rekrutteringsprojekt i Rebild Bakker. Projektet på Thisted Musikskole er blevet selvkørende med Thisted Menighedsråd som sponsorer. 12. Kurser 2016 og frem v. rektor Tine Fenger Pedersen orienterer om kurserne i foråret 2016: - Klaver i kirken klaverakkompagnement i mange stilarter (7 delt.) - Nodeskrivning i Sibelius (9 delt.) - Musik i kirken babysalmesang (20 delt.) - Salmebogen fra mandag til lørdag (20 delt.) Kurser i efteråret 2016: - Den gode korklang - De kirkelige handlingers liturgi og musik 12
- Repertoire til advent og jul for orgel/trompet og orgel - Byggesten til spirekoret - Korlederstemmen (FUK) 13. Evt. herunder næste møde(r) Onsdag den 24. august Tirsdag den 11. oktober Når møder for 2017 planlægges, bør der tages højde for mødedato inden aflevering af årsrapport 2016 (primo marts) samt budgetopfølgninger (ultimo april, august og november). Henning Toft Bro Formand Tine Fenger Pedersen Rektor 13