Egebjerg Kommune. Økonomiudvalget. Referat

Egebjerg Kommune Økonomiudvalget Referat Dato: Den 01-marts-2004 Starttidspunkt for møde: Kl. 14.15 Sluttidspunkt for møde: Kl. 17.30 Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen 124.164-åben

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Indholdsfortegnelse Til efterretning - for åbne døre 37 39. Til efterretning - Forretningsførerorgananisationen, Boligselskabet BSB... 37 Til behandling - for åbne døre 38 40. Administrativ struktur - evt extern evaluering 2004... 38 41. Kommunalreformen... 39 42. Borgermøde vedr. Kommunalreform... 40 43. Revision... 41 44. Ligningscentre... 41 45. Ansøgning om tillægsbevilling til drift og rådighedsbeløb 2004... 42 46. Ansøgning om tillægsbevilling - Modernisering Stenstrup skole... 47 47. Ansøgning om anlægsbevillingtil udførelse af kloakering fra Ballen til Ringsgård... 50 48. Budget 2005 fastlæggelse af budgetprocedure... 51 49. Revision af Kommuneplan 2004 til 2012, Planstrategi... 51 50. Forslag til Regionplan 2005-20017, indvinding af grus ved Sellebjerg... 53 51. Udlejning af Rødmevej 1 A... 53 52. Udsmykning af Torvepladsen i Stenstrup... 54 53. Ansøgning om støtte til renovering af 10 ungdomsboliger i Kollegiet Toften... 56 54. Emner til dialog- og temamøder i Kommunalbestyrelsen 2004... 58 55. Eventuelt... 59 56. Information til pressen... 59 Til behandling - for lukkede døre 60 57. Lukket sag: EECenter... 60 Bilagsliste 124.164-åben

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 37 Til efterretning - for åbne døre 39. Til efterretning - Forretningsførerorgananisationen, Boligselskabet BSB J.nr.: 03.02.20.S55 Sagsid.: 123794 Initialer: ers Åben sag Boligselskabet BSB har ved brev af 5. februar 2004 sendt regnskabet for perioden 1. juli 2002 til 30. juni 2003 samt bestyrelsens årsberetning og revisionsprotokol. Forretningsførerorganisationen er hjemmehørende i Københavns Kommune og det er her deres regnskab bliver godkendt, men regnskabet sendes til orientering for de kommuner, hvor BSB har boliger som de administrerer. Indstilling: Til efterretning Bilag: BSB/regnskab 2002/2003. (121757) Taget til efterretning.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 38 Til behandling - for åbne døre 40. Administrativ struktur - evt. ekstern evaluering 2004 J.nr.: 00.15 Sagsid.: 104257 dok 123407 Initialer: ssm Åben sag På sit møde den 4.2.2004 besluttede Økonomiudvalget at invitere KL til et uddybende møde vedr. en evaluering af den administrative struktur. Det er tidligere besluttet, at den administrative struktur skulle førstegangs evalueres i 2004. Der har været en debat om fordele og ulemper ved at foretage evalueringen selv eller søge ekstern bistand. Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 19.11.2003, at Økonomiudvalget skulle indhente pris for ekstern bistand. På denne baggrund har KL den 18.1.2004 fremsendt udkast til evaluering. Dette materiale drøftes med KL på Økonomiudvalgets møde den 1.3.2004, førend udvalget træffer beslutning i sagen. I lyset af den kommende kommunalreform har evalueringen fået et supplerende formål: Udover at give grundlag for eventuelle justeringer/ændringer i strukturen hos os selv, kan evalueringen også give bedre grundlag for at vurdere, hvilke elementer i strukturbeslutningen, der kunne overføres til en ny kommune. Det er ikke udelukket, at vores argumenter i så henseende styrkes, såfremt vi har haft ekstern bistand til evalueringen. I den oprindelige beslutning om en ændret administrativ struktur ligger flere elementer blandt andet: Korte kommandoveje gennem mindre hierarki Let adgang for driftsenhederne til de politiske fagudvalg Større ansvar og kompetence til driftsenhederne blandt andet med det sigte, at der i højere grad kan tages hensyn til lokale behov Styring gennem driftskontrakter incl. lønsumsstyring Færre møder i fagudvalg flere drøftelser i Kommunalbestyrelsen Ingen politisk deltagelse i brugerbestyrelser, men flere dialogmøder mellem brugerbestyrelser og Kommunalbestyrelse Flere dialogmøder mellem driftsledere og fagudvalg I tæt opfølgning af strukturbeslutningen ligger blandt andet: De kommunale værdier Ledelsespolitikken blandt andet med værdibaseret ledelse. Værdier og ledelsespolitik opfattes nok af mange som en del af strukturbeslutningen og vil derfor indgå i evalueringen. Det, der blandt andet kan drøftes på mødet den 1.3.2004 med KL, er:

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 39 En realistisk bedømmelse af en afsmitning af strukturevalueringen over til opbygningen af de ny kommuner. Det vil blandt andet sige Egebjergs muligheder for at sætte fingeraftryk på den ny kommune Fordele og ulemper ved de forskellige evalueringsmetoder eksempelvis: Spørgeskema, individuelle interviews, gruppeinterviews, fokusgrupper En bedømmelse af, hvor den nedre grænse for en evaluering går, såfremt den skal være troværdig indad til og i den kommende kommunalreform En drøftelse af, om en evaluering i givet fald kan laves som et slags joint venture mellem Egebjerg og KL. Notat: Carsten Egø fra KL deltager ved Økonomiudvalgets møde kl. 14.30. På baggrund af drøftelserne fremsender KL konkret tilbud på minianalyse. Tilbuddet behandles på Kommunalbestyrelsens møde den 17.03.2004. 41. Kommunalreformen J.nr.: Sagsid.: 118389 Initialer: bip Åben sag Orientering og drøftelse omkring diverse aktiviteter i forbindelse med den kommende kommunalreform herunder Hvorledes borgermøder m.m. i forbindelse med strukturdebatten finansieres. Orientering om KL s møderunde med landets borgmestre. Egebjerg deltog i møde i Ringe den 12. februar 2004 hvor aktuelle emner vedr. kommunaløkonomien i 2003 og 2004 blev drøftet. Drøftelse af møde i Fåborg den 04. marts 2004 om kommunalreformen. Drøftelse af Ledergruppens høringssvar dok. nr. 123.392 Foreløbig drøftelse af kommunens høringssvar til Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 40 Bilag: Kommunalreform - høringssvar til Økonomiudvalget (123392) - Borgermøderne finansieres via udviklingspuljen. - Det anbefales, at der afsættes et særligt budget i budget 2005 til kommunalreformarbejdet. - Ledergruppens høringssvar modtaget meget positivt. Økonomiudvalget lægger i øvrigt vægt på, at personalets tarv varetages bedst muligt i forbindelse med en kommunalreform. 42. Borgermøde vedr. Kommunalreform J.nr.: Sagsid.: 118389 Initialer: bip Åben sag I forbindelse med den kommende kommunalreform afholdes 2 borgermøder, hvor - det første er af oplysende karakter og - det andet med vægten på de politiske holdninger. Første møde blev afholdt den 05.02.2004 i Stenstrup, hvor KL s løndirektør Peter Bramsnæs deltog. (referat ligger i sagen dok. 121.695) 2. borgermøde er fastsat til onsdag, den 10. marts 2004 kl. 19.00 i Øster Skerninge Forsamlingshus. Økonomiudvalget skal drøfte form og indhold af dette borgermøde. - Cafémøde 5 grupper, hvor politikerne fordeles. - Udvalgte emner fra grupperne, herunder værdier i en ny kommune. - Afsluttende debat. Kommunalbestyrelsen orienteres herom.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 41 43. Revision J.nr.: 00.01.K01 Sagsid.: 117948 Initialer: bip Åben sag Kommunernes Revision fremsender revisionsberetning nr. 9 vedrørende revisionsbesøg i 2003 - (Delberetning for regnskabsåret 2003). Revisionens bemærkninger: Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Direktionens bemærkninger: Revisionen har i beretningen givet en række anbefalinger til udvalgte områder. Områderne vil blive gennemgået og drøftet med henblik på indarbejdelse, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Det kan oplyses, at den gældende (side 14 i beretningen) servicestrategi for Egebjerg Kommune atter er tilgængelig på kommunens hjemmeside. I forbindelse med et nedbrud på hjemmesiden i 2003, var den ved en fejl ikke blevet lagt ind igen. Det indstilles, at revisionsberetningen tages til efterretning og at direktionen anmodes om at gennemgå beretningens anbefalinger. (Revisionsberetning ligger i sagen dok. nr. 120.772) Beretningen er fremsendt Kommunalbestyrelsen pr. mail den 02.02.2004. Indstilles. 44. Ligningscentre J.nr.: 00.01.A06 Sagsid.: 123033 Initialer: and Åben sag Fra Kommuneforeningen for Fyns Amt er modtaget henvendelse vedrørende ligningscentre. Kommuneforeningen opfordrer kommunerne til inden 01.07.2004 at tage beslutning om samarbejdskommuner for et skattesamarbejde og oprettelse af ligningscentre samt at ligningscentrene starter den 01.01.2005.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 42 Kommunerne har hidtil løst deres del af skatteopgaven upåklageligt. For at fastholde en kommunal ligning peger Kommuneforeningen og Kommunernes Landsforening på, at et ligningscenter omfattende 50.000 150.000 borgere vil have en tilstrækkelig størrelse i forhold til faglig kompetence og omkostningseffektivitet. Det anbefales, at ligningscentrene oprettes som et 60-samarbejde efter reglerne om etablering af skattesamarbejder og ligningscentre i Lov om skattemyndighedernes organisation og opgaver m.v. lovbekendtgørelse nr. 805 af 24.september 2003 1B. Der er i dag 45 fællesskaber omfattende ca. 165 kommuner. Skattechefforeningen for Fyns Amt anbefaler, at ligningscentrene bør indeholde samtlige ligningsopgaver for personer og at ligningscentrene skal fungere som backup for eventuelle servicecentre. Ligningscentrene bør indeholde selskabsligning og såfremt det gøres muligt også opgaver, der i dag varetages af ToldSkat, f.eks. arbejdsgiverkontrol og momskontrol. Bilag: Ligningscentre (122657) Kommunaldirektøren indstiller at Egebjerg Kommune afventer forløbet af kommunalreformen. Indstilles. 45. Ansøgning om tillægsbevilling til drift og rådighedsbeløb 2004 J.nr.: 00.01.S08 Sagsid.: 84374 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender ansøgninger om overførsler af ikke forbrugte drifts, anlægsbeløb samt låneoptagelser fra 2003 til 2004 jfr. kasse- og regnskabsregulativets bilag 4.5, idet bemærkes at tilsvarende beløb er sparet i 2003. I højre kolonne er anført overførslerne fra 2002 til 2003. Drift (2002 til 2003) Kommunaldirektøren 1.818.210 (1.431.840) Teknisk chef 994.510 (206.700) Økonomiudvalget i alt 2.812.720

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 43 Teknik- og miljøafdelingen 735.840 (330.120) Teknik- og miljøudvalget i alt 735.840 Skole- og kulturafdelingen, kontraktområde 975.260 (599.400) Skole, og kultur, ikke kontraktområde 375.300 (145.480) Kirkeby skole 744.840 (644.820) Bymarkskolen 271.720 (187.400) Stenstrup skole 475.190 (563.580) Vester Skerninge Skole 82.000 (683.180) Egebjerg bibliotek 83.750 (115.770) Egebjerg Musikskole 200.920 (237.780) Fritidsafdelingen og ungdomsskolen 627.200 (416.490) Børne- og ungeafdelingen 489.000 (248.400) Daginstitutioner Fælles 692.000 (0) Dagplejeformidlingen 427.110 (483.110) Bøgehaven 136.640 (95.880) Mælkebøtten 0 (148.660) Filippahuset 174.000 (105.430) Reginahaven 52.080 (123.200) Mariehønen 19.720 (194.850) Søvang 105.000 (96.820) Kirkeby Børnehave 165.090 (113.550) Bulderby 247.400 (139.320) Solsikken 148.800 (146.440) Børne- og kulturudvalget i alt 6.493.020 Hjemmeplejen, total 1.637.160 (829.200) Handicap og psykiatri 154.170 (3.240) Socialudvalget i alt 1.791.330 Drift i alt 11.832.910 (8.290.740) Anlæg Salg af Mælkebøtten -663.420 Energibesparende foranstaltninger Materielgården 118.350 Kirkeby skole -12.620 Bymarkskolen -71.830 Ollerup plejehjem 18.390 Rådhuset ventilationsanlæg 20.540 Økonomiudvalget i alt -590.590 (-185.830)

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 44 Rådighedsbeløb Grundsalg og byggemodning -41.610 Byggemodning Seniorbofællesskab 285.110 Byggemodning Langemarken, Ulbølle -480.720 Byggemodning Sømarken 3. etape 1.067.160 Erhvervsområde Smedegårdsvej 102.270 Ledningsanlæg - omlægning Stationsvej 122.500 Tilslutningsbidrag -973.390 Rådighedsbeløb renov. Af ekst. Kloakledninger 503.920 Renovering af ekst. pumpestationer 209.000 Rådighedsbeløb byggestyring og tilsyn samtl. anlæg 22.680 Renovering af ekst. kloakledninger 728.100 Kloakering byggemodning Sømarken 3. etape 91.300 Rådighedsbeløb småanlæg 15.170 Rådighedsbeløb trafikforbedringer 333.020 Cykelsti, Stenstrup - Stenstrup Syd 151.140 Teknik- og miljøudvalget i alt 2.135.650 (3.457.340) Vedligeholdelse folkeskolerne 2.397.670 Børne og kulturudvalget i alt 2.397.670 (5.747.670) Socialudvalget i alt 0 149.040 Anlæg i alt 3.942.730 (9.168.220) Lån Kloakforsyningen -1.301.590 Låneoptagelse i alt -1.301.590 (-8.544.480) Samlede overførsler Drift 11.832.910 Anlæg 3.942.730 Låneoptagelse -1.301.590 Netto overførsler 2003 til 2004 14.474.050 (8.914.480) Økonomiafdelingens bemærkninger. På alle kontraktområder søges overførsel af netto restbevillingerne idet dog bemærkes, at der på dagpleje og daginstitutioner ikke overføres restbevillinger vedrørende forældrebetaling, idet forældrebetalingen ikke indgår i kontrakterne. at der i overførslerne på dagplejen ikke er medtaget en besparelse på løn til dagplejere som følge af, at der ikke har været børn til pladserne.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 45 at besparelsen på visitationspuljen til daginstitutionerne ca. kr. 400.000 foreslåes overført til delvis dækning af rammebesparelsen på kr. 1,0 mio på daginstitutionsområdet i 2004. at der på biblioteket er medtaget en besparelse på betalingen til Svendborg Kommune for Egebjerg borgere der benytter biblioteket i Svendborg. at fejlbudgetterede indtægter vedr. selvfinansierede flexjob på 5 institutioner ikke overføres, da de manglende indtægter opvejes af besparelserne på de generelle lønpuljer. at der overføres låneoptagelse til finansiering af anlægsoverførsler på forsyningsområdet. at lånefinansiering til overførte anlæg på folkeskolen er hjemtaget i 2003. Samlet medfører bevillingerne et træk på kassen i 2004 på kr. 14.474.050. Kommunaldirektørens notat af 26.2.2004 Også i år søges overført store beløb. Lederne er blevet bedt om kort at forklare årsagerne til overførelserne og planerne for deres anvendelse. Disse forklaringer vedlægges. Årsagerne til beløbsstørrelserne er især følgende: sparede vikarmidler fx som følge af faldende sygdom udskydelse af besættelse af vakante stillinger merindtægter fx ved byggesager tilbageholdenhed med hensyn til extraord. vedligeholdelse fx på daginst.området budgettekniske forhold fx forskydelser af udbetalinger over flere budgetår. Overførelserne tænkes især anvendt på: Renoveringer, inventar, afvikling af overarbejdspukkel, kurser. Overførelserne var sidste år på godt 8 mio - i år ønskes overført knapt 11. Der er altså tale om, at driftsenhederne er i en position, hvor der kan overføres 3 mio mere end sidste år. Som anført under sidste års debat om overførelser, viser erfaringerne med indførelse af driftskontrakter især 2 ting: For det første vil der de første år gælde et "forsigtighedsprincip" forstået således, at man holder meget igen, indtil man bliver fortrolig med den fri administration af hele budgettet, incl. lønningerne For det andet øges ansvarligheden og bevidstheden i budgetstyringen. Eksempelvis kan besættelsen af vakante stillinger skubbes for at lægge penge op til senere, ønskede investeringer. Jeg har drøftet erfaringerne på disse områder med Skanderborg Kommune. Kommunen der har knapt 22.000 indbyggere mod Egebjergs knapt 9.000 har haft driftskontrakter og en decentral struktur i ca. 10 år. Skanderborg har gjort den erfaring, at overførelserne"topper" efter et antal år for så at stabilisere sig på et rimeligt fast niveau.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 46 I Skanderborg toppede overførelserne efter ca. 6 år, hvor der var tale om overførelser på ca. 25 mio. for herefter de seneste år at falde til ca. 10 mio. et niveau, man anser for stabilt. Skanderborg betragter overførelserne som en del af kommunens kassebeholdning. Kommunens kassebeholdning har de seneste par år gennemsnitlig ligget på 20 30 mio. (dvs., incl. overførelserne). Skanderborg har aldrig inddraget nogle af overførelserne, idet man betragter det som væsentligt, at driftsenhederne ikke vender tilbage til gamle dage, hvor de årlige budgetter absolut skulle bruges fuldt ud uden hensyntagen til eksempelvis investeringsønsker for de næste år. I Skanderborg anvendes overførelserne typisk til anlæg, renovering, inventar, kompetenceudvikling mv. Til gengæld accepterer Skanderborg kun helt undtagelsesvis tillægsbevillinger til drift og anlæg. Disse udgifter finansieres i stedet i stor udstrækning via overførelserne. Denne praksis fra Skanderborg adskiller sig markant fra Egebjergs praksis hvor anlæg finansieres gennem bevillinger, meddelt af Kommunalbestyrelsen. Det bør give anledning til overvejelse i Egebjerg, om den hidtidige praksis bør opretholdes med virkning for fremtiden. Billedligt talt kan man sige, at vores kassebeholdning består af 2 dele: en central kassebeholdning med fri midler en decentral kassebeholdning med overførelser. Med driftskontrakter og lønsumsstyring vil forholdet mellem den centrale og den decentrale kassebeholdning forrykke sig: Den centrale vil fylde stadig mindre i forhold til den decentrale. Hvis tillægsbevillinger derfor fortsat skal finansieres via den centrale kassebeholdning, vil der blive stadig mindre og mindre at gøre godt med. Og en stadig større del af kommunens samlede kassebeholdning vil være placeret decentralt. Dette er begrundelsen for, at Skanderborg har den praksis, at tillægsbevillinger til anlæg som alt overvejende hovedregel ikke gives. Med samme begrundelse kunne det overvejes at ændre praksis i Egebjerg fx således, at man med virkning fra budget 2005 besluttede, at anlægsbevillinger meddeles som hidtil, men at tillægsbevillinger som alt overvejende hovedregel må finansieres inden for de pågældende udvalgs samlede budget.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 47./. vedlagt Ledernes bemærkninger til driftoverførslerne fra 2003 til 2004 (123464) Indstilles til godkendelse. Vedr. spørgsmålet om evt. ændret praksis indstilles dette til særskilt temadrøftelse i Kommunalbestyrelsen. 46. Ansøgning om tillægsbevilling - Modernisering Stenstrup skole J.nr.: 82.00. Sagsid.: 89098 Initialer: elh Åben sag Kommunalbestyrelsen har i juni 2002 besluttet, at modernisere Stenstrup Skole for 2 mill.. Projekteringen blev imidlertid sat i stå p.gr.a. usikkerhed om skolestrukturen. Efter kommunalbestyrelsens beslutning om uændret skolestruktur har Stenstrup Skole revurderet sit moderniseringsbehov i forhold til de midler, der er til rådighed. Stenstrup Skole fastholder, at de mest presserende behov i.f.m. en modernisering af skolen er: - 2-3 nye klasselokaler - grupperum til eleverne - møde og arbejdspladser til lærere Skolen er indstillet på, at en inddragelse af kantinen vil være den mest realistiske løsning. Teknisk Afdeling peger ligeledes på kantinen, som den eneste realistiske mulighed for at de udmeldte behov kan tilfredsstilles for de afsatte midler. Skolen peger desuden på at etablering af en ydergang på mellembygningen, så det nuværende gangareal kan udnyttes, men denne løsning vil ikke alene kunne udfylde det presserende behov. Skolen gør opmærksom på, at behovet er særdeles presserende, og at der i øjeblikket ikke kan tilbydes tilfredsstillende vilkår for undervisningen til hverken elever eller lærere. De afsatte 2 mill. er suppleret med 254.000 kr. fra renoveringspuljen, idet skolen har ønsket at anvende disse midler, der var afsat til renovering af gårdtoiletterne, til etablering af toiletter inde i skolen i f.m. moderniseringen. Låneadgangen er p.t. betinget af, at arbejderne udføres i 2003. Projektering og udførelse må derfor fremmes mest muligt. Det indstilles at anlægssummen frigives til Børne- og kulturudvalgets disposition. Knud Rasmussen og Henning Witt er indbudt til mødet kl. 14.15

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 48 Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den 10-06-2003 Det indstilles at anlægssummen frigives til Børne- og kulturudvalgets disposition. Notat: Økonomiafdelingens bemærkninger af 12.06.03: Til investering i modernisering af folkeskolerne blev der i investeringsoversigten for 2002 afsat kr. 5.250.000 - beløbet er maj måned overført til 2003. Investeringen var finansieret ved lånedispensation fra henholdsvis den ekstraordinære lånepulje til folkeskolebyggeri samt den ordinære lånepulje. Da projektet ikke blev gennemført i 2002 blev lånedispensationen bevilget overført til 2003 med den bemærkning fra indenrigs- og sundhedsministeriet, at vi ikke måtte forvente overførsel af lånedispensationen efter 2003. Kommunalbestyrelsen frigav i juni 2002 en anlægsbevilling på kr. 3.250.000 til sikring af bygningsværdierne på skolerne til børne- og kulturudvalgets styring af projekterne. De resterende 2,0 mio. kr. kunne frigives senere til modernisering af Stenstrup. Børne- og Kulturudvalget ansøger nu om en frigivelse af en anlægsbevilling på 2,0 mio. kr. til udvalgets disposition. Ansøgningen svarer sålede til det resterende beløb i investeringsoversigten for 2003 og kræver således ikke yderligere forbrug af kassen. Det skal bemærkes, at såfremt projektet ikke kan færdigøres inden udgangen af 2003 skal der søges dispensation til overførsel af låneoptagelsen til 2004, hvilket først kan ske efter at forhandlingerne om kommunernes økonomi for 2004 er afsluttet medio juni 2003. Økonomiudvalgs beslutning den 16-06-2003 Indstilles. Kommunalbestyrelsens beslutning den 20-08-2003 Godkendt. Økonomisk afdeling har nu indhentet tilladelse fra Indenrigs- og sundhedsministeriet til at overføre låneoptagelsen til 2004. Teknisk afdeling har udarbejdet skitser og overslagsberegninger (foreligger til mødet). Anette Hüttel, Henning Witt og Knud Rasmussen deltager i mødet kl. 16.00. Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den 11-11-2003 Der udarbejdes projekt til licitation på moderniseringen. Moderniseringen af Stenstrup Skole er udbudt i licitation, som besluttet på Børne- og kulturudvalgets møde den 11.11.03. Tilbuddene åbnes den 24. februar 2004. På udvalgsmødet vil der foreligge en indstilling om projektets tilpasning til frigivne anlægssum. Anette Huttel, Henning Witt og Knud Rasmussen deltager i mødet kl. 16.00.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 49 Til mødet lå følgende indstilling: 1. Afsnit 1 ( klasseværelser m.v. ) gennemføres nu 2. Afsnit 2 ( erstatning for gårdtoiletter ) afventer tillægsbevilling 3. Afsnit 3 (grupperum) udgår. Ad. 1 : Delprojektet ( afsnit 1 ) kan gennemføres uafhængigt af afsnit 2. Projektets hurtige gennemførelse løser et akut problem med indtrængende vand i kantinen (anslået akutudgift 100.000 kr.) Ad. 2 : Tillægsbevilling til delprojekt 2 søges hurtigst muligt, så det alligevel kan gennemføres i sammenhæng med afsnit 1. Alternativt, men fordyrende, kan delprojekt 2 gennemføres med en bevilling i 2005. Et problem med svampeangreb i omklædningsrum, som der er bevilget 30.000 kr. til, bliver væsentligt dyrere, såfremt det ikke løses i forbindelse med gennemførelse af afsnit 2. Ad 3 : Delprojektet (afsnit 3) gennemføres, når der foreligger en ny anlægsbevilling Alternativ: Der udarbejdes nyt projekt og afholdes ny licitation. I de nyt projekt, der tilpasset anlægssummen, vil der skulle indarbejdes væsentlige forringelser for skolens pædagogiske miljø. Børne- og kulturudvalget 2004s beslutning den 24-02-2004 Fraværende: Vibeke Rindom Afsnit 1 påbegyndes umiddelbart. Der ansøges om en tillægsbevilling på 436.000 kr., således at afsnit 1 og 2 kan gennemføres samlet. Der skal gøres opmærksom på, at budget til uforudsete udgifter er reduceret med 129.500 kr. Bilag: Skolevej 2 Ombygning 2004 (121921) Notat vedr. Børne- og kulturudvalgets indstilling til Økonomiudvalget ang. tillægsbevilling til Stenstrup skoles anlæg. (123839) Oversendes til Kommunalbestyrelsen med indstilling om, at tillægsbevilling ikke meddeles.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 50 47. Ansøgning om anlægsbevilling til udførelse af kloakering fra Ballen til Ringsgård J.nr.: 06.01.15.P20 Sagsid.: 76473 Initialer: joh Åben sag Teknik- og Miljøafdelingen ansøger om anlægsbevilling til udførelse af en afskærende ledning fra Ballen til Ringsgård på kr. 4.027.503. Ansøgningen finansieres med kr. 3.854.070 afsat under stednr.141020 Kloakering fra Ballen til Ringsgård med tillæg af kr.173.433 afsat under stednr. 141013 Rådighedsbeløb til byggestyring og tilsyn med samtlige anlæg Endvidere søges indtægtsbevilling på kr. 571.560 afsat under stednr. 140001 Tilslutningsbidrag Ballen til Ringsgård Projektet udføres fordi Ballen renseanlæg er forældet og nedslidt og projektet vil være med til at forbedrer vandkvaliteten i farvandet syd for Fyn. På strækningen fra Ballen til Ringsgård vil det være muligt at tilslutte ejendomme som kloakledningen passerer på strækningen til kloakledningen herunder Syltemaen campingplads. I dag er ejendommene ikke omfattet af bestemmelserne i spildevandsplanen, men vil blive taget med ved revisionen af planen, der er under udarbejdelse og forventes færdig i slutningen af året. Indtil da er det frivilligt om ejendommene vil tilslutte sig til kloakanlægget. Bilag: Anlægsbevillingsskema kloak Ballen til Ringsgård (123803) Indstilling: Teknik- og Miljøafdelingen instiller at der meddeles den ansøgte anlægsbevilling kr. 4.027.503 og en indtægtsbevilling på kr. 571.560. Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 25-02-2004 Indstilling godkendt. Indstilles.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 51 48. Budget 2005 fastlæggelse af budgetprocedure J.nr.: 00.01.S01 Sagsid.: 123678 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender forslag til budgetprocedure og tidsplan for budgetlægningen 2005 og overslagsårene 2006 2008. I forslaget til tidsplan er der lagt op til, at kommunalbestyrelsens møde i oktober flyttes fra den 6. til 13. oktober, for at høringsperioden mellem 1. og 2. behandlingen bliver så lang som muligt. Det skal bemærkes, at den 13. oktober er i skolernes efterårsferie../. Vedlagt Forslag til budgetprocedure og tidsplan (123356) - Kommunalbestyrelsen har 2. behandling af budget 2005 den 06.10.2004. - Hovedudvalget indbydes som aftalt til at deltage i temadrøftelsen den 09.08.2004. - Pris- og lønfremskrivningen for 2005 behandles på et ekstraordinært møde i Økonomiudvalget den 17.03.2004. - Øvrige dele af budgetprocedure 2005 godkendt. 49. Revision af Kommuneplan 2004 til 2012, Planstrategi J.nr.: 01.02.03.P15 Sagsid.: 82797 Initialer: ers Åben sag Arbejdet med en ny Kommuneplan skal i gang, og som det første skal Kommunalbestyrelsen udarbejde en planstrategi som skal sendes i offentlig høring og debat med borgerne. I denne strategi skal Kommunalbestyrelsen opliste sine overordnede visioner for Egebjerg Kommune, og Kommunalbestyrelsen skal der tage stilling til, om der skal laves en helt ny Kommuneplan eller blot ændres enkelte punkter. Kommunalbestyrelsen har siden februar 2003 arbejdet med en strategi forud for revision af Kommuneplanen. På det første møde, den 6. februar 2003 blev der besluttet en slagplan for arbejdet, og på et temamøde den 2. april besluttede Kommunalbestyrelsen Egebjerg-Erklæringen. Herefter har der været tilknyttet en gruppe af borgere, de såkaldte ildsjæle, der har arbejdet med at udfylde Egebjerg-Erklæringen. Indholdet blev til på et velbesøgt borgermøde på Ve-

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 52 ster Skerninge Skole den 22. oktober, og på et Dialogmøde den 7. januar afleverede ildsjælene indholdet til Kommunalbestyrelsen../. Dagsordenpunkter fra de nævnte møder er vedlagt. På baggrund af ildsjælenes oplæg og fremlæggelse, debatten på mødet og det der forestår på baggrund af Strukturkommissionens oplæg til en ny kommunestruktur har Direktionen og Teknik & Miljøafdelingen sammenskrevet et forslag til Planstrategi. Strategien skal indeholde oplysninger om den planlægning der er gennemført siden den seneste revision af Kommuneplanen, Kommunalbestyrelsens vurdering af og strategi for udviklingen samt en beslutning om, enten at kommuneplanen skal revideres at der skal foretages en revision af Kommuneplanens bestemmelser for særlige temaer eller områder i kommunen, eller at kommuneplanen vedtages for en ny 4-årig periode. Det er administrationens oplæg at ved revision af kommuneplanen skal der kun ske redaktionelle tilretninger af Hovedstrukturen i forhold til de faktiske forhold. I perioden siden sidste revision har der været en god udvikling i grundsalget, og set i et længere perspektiv vil Egebjerg Kommune snart mangle jord til byudvikling. Sammenholdt med ovennævnte betragtninger om behov for bolig- og erhvervsudvikling og som en konsekvens af, at motorvejen til og med afkørslen til Egebjerg Kommune åbnes i 2007 - skal Rammedelen revideres. Der vil blive udlagt rammer til nye boligområder i Stenstrup, Ulbølle og Ollerup samt rammer til en stor udvidelse af erhvervsområdet mellem Stenstrup og Kirkeby. Hvis Kommunalbestyrelsen kan samles om dette forslag, skal det fremlægges til en høring på minimum 8 uger, hvorefter Kommunalbestyrelsen med de bemærkninger, der måtte komme, skal vedtage den endelige strategi for det kommende arbejde med Kommuneplanen. Som ved andre planforslag, der fremlægges til debat, kan et eventuel mindretal i Kommunalbestyrelsen få en afvigende mening om de beslutninger forslaget indeholder med ud til debat sammen med dette. Afvigende meninger kan følges op af en kort begrundelse fra forslagsstillerne. Indstilling: Planstrategien indstilles til Kommunalbestyrelse og efterfølgende fremlæggelse i 8 uger. Bilag: Planstrategi 2004 (123488) Revision af Kommuneplan 2004 til 2012, planstrategi (82798) Visionsseminar om planstrategi i Egebjerg Kommune (89678) Temamøde 21.5.2003 vedr. kommuneplanstrategi/egebjerg Erklæringen (94639) Egebjerg-Erklæringen - tilbagemelding fra Borgermødet 5.11.2003 (116644) Indstilles.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 53 50. Forslag til Regionplan 2005-20017, indvinding af grus ved Sellebjerg J.nr.: 01.01.02.P17 Sagsid.: 93660 Initialer: ers Åben sag Hvidkilde gods har inden udgangen af 2003 til Fyns Amt indsendt et forslag som ønskes indarbejdet i den kommende Regionplan. Forslaget er et ønske om at få mulighed for at indvinde grus på et areal op til området ved Sellebjerg på Vængevej. Da området ligger i Egebjerg Kommune har Hvidkilde Gods ønsket så tidligt som muligt at orientere kommunen og lokalområdet om forslaget. Hvis ønsket tages med i forslag til den kommende Regionplan, vil der blive rig lejlighed for såvel borgerne som Egebjerg Kommune at forholde sig til ønsket. Forslaget vedlægges, og originaldokumentet ligger i sagen. Bilag: Regionplan 2005-17, oplæg fra Hvidkilde (117145) Indstilling: Forslaget indstilles til efterretning for økonomiudvalget som planlægningsudvalg Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 25-02-2004 Herudover ønsker udvalget at få et møde med Fyns Amt inden de tager stilling til om forslaget skal med i Regionplanforslaget. Til efterretning. 51. Udlejning af Rødmevej 1 A J.nr.: 82.16.05.Ø54 Sagsid.: 92660 Initialer: ers Åben sag Ved skoleårets start 2003 indgik Egebjerg Kommune en lejekontrakt med Yggdrasil skolen i det sydfynske om leje af ejendommen til friskole. På grund af et lavt elevantal fik skolen ikke støtte fra staten i skoleåret 2003 til 04, men vil søge igen inden næste skoleår. En ansøgning er betinget af en større tilgang af elever.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 54 Manglende tilskud var årsag til at skolen søgte om nedsættelse af huslejen i september 2003. Ansøgningen blev afslået. Ved brev af 23. februar har skolen igen søgt om nedsættelse af lejen. Ansøgningen er nu på 3000 kr. pr. måned, men således at skolen vil betale det manglende beløb i september 2004, hvor skolen regner med at få tilskud fra Staten. Der er således ikke tale om en mindre husleje, men blot en udsættelse af betalingen i en periode. Huslejen er i 2004 på 7000 kr. pr. måned. Hvis Egebjerg Kommune ønsker at støtte det initiativ, forældrekredsen har taget, kan der i modsætning til sidst gives et tilsagn, uden at kommunen kommer i konflikt med reglerne om tilskud til privat virksomhed. Ved lejemålets indgåelse blev der stillet en garanti på 18.000 kr. som sikkerhed for betaling af lejen, da der ikke blev indbetalt indskud. Denne garanti udløber 30. juni 2004, og derfor vil der ikke være sikkerhed for det beløb der gives henstand med efter denne dato. Det må også anbefales, at sikkerhedsstiller høres hvordan sikkerheden står, hvis Egebjerg Kommune giver henstand med huslejen. Indstilling: Endelig stilling til henstand afventer en ny garanti, der sikre restancen i hele perioden for henstand. Ligeledes må skolen kunne sandsynliggøre, at der kan opnås det fornødne antal elever, der udløser et statstilskud. Bilag: Dagens post - Rødmevej 1/nedsættelse husleje (123426) Lejekontrakt (95353) Rødmevej 1/garanti (101384) Indstilling godkendt nedsættelse/udsættelse af leje afvist, med mindre der foreligger bankgaranti. 52. Udsmykning af Torvepladsen i Stenstrup J.nr.: 01.11.08.Ø52 Sagsid.: 9705 Initialer: ers Åben sag Som det fremgår af vedlagte ansøgning, har Stenstrup og Omegns Handels- og Håndværkerforening længe haft et ønske om at forskønne byrummet mellem forsamlingshuset og kirken. På generalforsamlingen kom et ønske om at opføre en lerskulptur, der skal formulere Stenstrups tilknytning til leret som råstof.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 55./. Projektet er beskrevet i vedlagte ansøgning, og originalmaterialet ligger i sagen. Der regnes med en anlægsudgift på 335.000 kr., og finansieringen skal tilvejebringes ved tilskud fra fonde og eget, lokalt arbejde, som er anslået til 135.000 kr. Dvs. at der skal komme 200.000 kr. ind fra fonde. I tilfælde af at dette beløb ikke nås, søger Stenstrup og Omegns Handels- og Håndværkerforening om en underskudsdækning på op til 75.000 kr. Begrundelse for ikke at søge et direkte tilskud fra Egebjerg Kommune er, at foreningen er vidende om og stærkt interesseret i at Egebjerg Kommune arbejder med et projektet med områdebyfornyelse i Stenstrup. Her får kommunen rigeligt brug for frie midler til egenfinansiering af egne projekter. Teknik & Miljøafdelingen kan varmt anbefale det flotte initiativ, foreningen har taget, og vi vil håbe det kan gennemføres. Både af hensyn til økonomien og tilskudsmuligheder gennem byfornyelsen ser vi dog gerne, at projektet kan indarbejdes i ansøgningen om byfornyelse. Det er foreningen åben over for, men de har svært ved at vente på en afklaring engang efter sommerferien. De har ansøgningerne ude nu, og forventer at komme i gang i dette år. Indstilling: Egebjerg Kommune er positiv over for projektet, men forbeholder sig, at det indarbejdes i ansøgningen om byfornyelse. Hvis der bevilges byfornyelsesmidler til Stenstrup, må dette projekt godt nok vente yderligere et år, men så vil finansieringen også være på plads, selv om alle fonde ikke giver tilskud. Hvis ansøgningen om byfornyelsesmidler ikke bliver positiv, kan projektet igangsættes, når foreningen har samlet den nødvendige finansiering. Herunder kan den ansøgte underskudsgaranti være en god støtte for at gennemføre projektet alligevel. En underskudsgaranti i denne situation anbefales. Bilag: Torveplads i Stenstrup/udsmykning (121448) Indstilling godkendt. En evt. underskudsgaranti på max. 75.000 kr. finansieres af udviklingspuljen.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 56 53. Ansøgning om støtte til renovering af 10 ungdomsboliger i Kollegiet Toften J.nr.: 03.02.10.Ø52 Sagsid.: 72946 Initialer: ers Åben sag Ved brev af 9. september 2002 har Kollegiet Toften anmodet om støtte til renovering af ovennævnte boliger. Støtten kan gives efter Lov om almene boliger 100 og udmyntes i ydelsesbidrag til stat og kommune samt sikkerhedsstillelse. Ved de årlige behandling af institutionens budget er det klart at der bør ske en renovering af boligerne. Boligernes stand står knap nok mål med boligudgiften. Det er særlig varmeudgifterne der er store i forhold til de øvrige ungdomsboliger. I 1998 blev der gennemført et projekt med et nyt fyr og vindfang samt nye hoveddøre efter samme støtteregler. Det projekt der nu søges om omfatter efterisolering og et ventilationsanlæg primært til udsugning fra køkken og bad, se vedlagte brev (dok 71.517) De samlede udgifter er beregnet til 1.029.000 kr. Teknik- og Miljøafdelingen har ved Nykredit fået beregnet et låneforløb på et lån over 30 år. Med det nugældende renteniveau vil det betyde en årlig merudgift for lejerne på 25.368 kr., for staten på 39.164 kr. og for Egebjerg Kommune på 9.792 kr. Beløbet skal fordeles på 10 lejligheder. Sikkerhedsstillelsen kan endnu ikke beregnes med sikkerhed, men vil ligge på lån ud over 65 % af hovedstolen, og nogle af de gamle statslån vil stå bagerst. Indstilling: Der drøftes om det er et projekt der skal arbejdes videre med inden en egentlig støttesag forberedes../. Brev af 9. september 2002 med bilag (dok. 71.517) Økonomiudvalgets beslutning den 05-12-2002 Fraværende: Christian Ulrich Teknik- og Miljøafdelingen anmodes om at arbejde videre med sagen. Torkil Christensen tager forbehold. Kollegiet Toften v/ Den Frie Lærerskole har nu besluttet at gennemføre ovennævnte projekt underforudsætning af at der kan opnås tilsagn om støtte. Ved brev af 28. maj har de ansøgt om støtte og vedlagt et udfyldt skema A. Projektet er det samme som blev principielt vurderet i december og udgifterne er ændret. Hvis Kommunalbestyrelsen vil meddele støtte til projektet skal der indhentes tilbud og sagen skal behandles på ny ud fra de indkomne nye priser. Hvis Kommunalbestyrelsen godkender skema A nu er Egebjerg Kommune bundet til at fremme sagen yderligere på betingelse af at økonomien er uændret.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 57 Der er bestilt en ny beregning af beboernes, statens og kommunens udgifter som konsekvens af renoveringsprojektet. Med den udvikling der har været på renten siden december 2002 vil den ikke vise et dårligere resultat. Den vil forhåbentlig foreligge ved behandlingen. Indstilling: Ved godkendelse af de årlige budgetter og regnskaber for driften af Toften har det været klart at der er et misforhold mellem de samlede boligudgifterne i forhold til boligernes stand. Huslejen er rimelig lav, men varmeudgiften høj. På den baggrund indstiller Teknik & Miljøafdelingen til Økonomiudvalget at sagen indstilles til Kommunalbestyrelsens endelige godkendelse. Økonomiudvalgs beslutning den 05-09-2003 Indstilles til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Birger Jensen og Christian Ulrich tager forbehold. Kommunalbestyrelsens beslutning den 17-09-2003 Fraværende: Ove Engstrøm Godkendt med 9 stemmer for. Imod stemte 7 (Steen Gundertofte, Hanne Staff, Mie Bendrup, Birger Jensen, Jens Himmelstrup, Jane Kierans, Christian Ulrich). Arbejdet har nu været udbudt i licitation og efter en mindre sparerunde har skolen sendt et udfyldt skema B der overholder den samlede udgiftsramme på 1.036.000 kr. Besparelserne er almindelige termoruder i stedet for energiruder, 67.000 kr. og analog elmåler i stedet for digital elmåler. Der er afsat et beløb, 142.126 kr. eller ca. 14 % til uforudseelig udgifter. Det er større end normalt, men fornuftigt da der kan komme overraskelser ved rør- og isoleringsarbejder imellem husene. Indstilling: Skema B med en samlet anskaffelsessum på 1.036.000 kr. godkendes, og renoveringsprojektet igangsættes. Bilag: Kollegie Toften/renovering, skema B (121568) Godkendt.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 58 54. Emner til dialog- og temamøder i Kommunalbestyrelsen 2004 J.nr.: 118009 Sagsid.: Initialer: MIV Åben sag Administrationen har drøftet mulige emner til dialog- og temamøder i Kommunalbestyrelsen 2004. Mødedatoer er allerede fastlagt og indlagt i kalenderoversigter. Nedenfor gives en skematisk oversigt over forslag til datoer: Emne Mødetype Forslag til dato EgebjergErklæringen (er afholdt) Dialogmøde 7. januar Skolebuskørsel Temamøde 11. februar Indsatsområder 2004/2005 Temamøde marts/april Spildevandsplan Temamøde april Biblioteksstruktur Dialogmøde april/maj IT Hvor går Egebjerg hen? Temamøde maj/juni Socialudvalgets tilbagemelding vedr. ideer til Temamøde maj begrænsning af udgifterne på Social- og Arbejdsmarkedsområdet EgebjergErklæringen og budget 2005 drøftelse Dialogmøde august med ildsjælene vedr. opfølgning på temamødet den 7. januar 2004 Drøftelse af budget 2005 med Hovedudvalget Dialogmøde september Ombygning af Stenstrup Plejehjem Temamøde september Revudering af ressourcetildelingssystem på?? Skoleområdet? Den specialpædagogiske indsats??? Det indstilles, at Økonomiudvalget drøfter ovenstående oplæg og oversender til udtalelse og eventuelt supplerende emner fra fagudvalgene inden endelig behandling i Kommunalbestyrelsen. Økonomiudvalgets beslutning den 12-01-2004 Fremsendes til fagudvalg til supplering med henblik på drøftelse igen i Økonomiudvalget. Børne- og kulturudvalget 2004s beslutning den 10-02-2004 Fraværende: Orla Hansen Udvalget ønsker dialogmøde med daginstitutionerne angående implementeringen af ny struktur tidspunkt november 2004. Socialudvalgs beslutning den 25-02-2004 Beslutning: Det skal undersøges om temamødet vedr. ombygning af Stenstrup Plejehjem skal /kan rykkes frem tidligere på året. Ellers ingen yderligere forslag til tema- og diaglogmøder. Teknik- og miljøudvalget: Temamødet vedr. spildevandsplan forventes først at være klar maj/juni.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 59 Udvalget ønsker en drøftelse af administration af planer og lovgivning Udvalget meddeler, når de ønsker forslaget sat på dagsorden. Notat vedr. Borgermøder: Det er tidligere besluttet, at der afholdes 2 borgermøder pr. år 1 i nord og 1 i syd. I år afholdes 2 borgermøder vedr. kommunalreformen henholdsvis februar og marts samt 1 Budget-borgermøde i september. Økonomiudvalget bedes overveje om der på den baggrund er behov for yderligere borgermøder i 2004. Ikke behov for yderligere borgermøder i 2004. 55. Eventuelt. J.nr.: Sagsid.: 74330 Initialer: bip Åben sag Intet. 56. Information til pressen. J.nr.: Sagsid.: 16181 Initialer: bip Åben sag Alle undtaget lukket.

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side 60 57. Lukket sag: EECenter Til behandling - for lukkede døre

Økonomiudvalget, mandag den 01-marts-2004 Side i