GUIDE TIL ARBEJDET MED AKTINDSIGTSSAGER I GULDBORGSUND KOMMUNE

GUIDE TIL ARBEJDET MED AKTINDSIGTSSAGER I GULDBORGSUND KOMMUNE Formålet med at give offentligheden adgang til aktindsigt i dokumenter og oplysninger er at sikre åbenhed i den offentlige forvaltning. Når der er åbenhed i den offentlige forvaltning, så understøttes borgernes og mediernes informations- og ytringsfrihed, borgernes deltagelse i demokratiet, offentlighedens kontrol med myndighederne, mediernes formidling af information til offentligheden og ikke mindst tilliden til det offentlige. Når vi som kommune besvarer aktindsigtsanmodninger, er vi derfor både med til at understøtte tilliden til vores kommune og at sikre borgernes demokratiske rettigheder i praksis. Men alligevel kan en anmodning om aktindsigt godt virke svær at gå til. Måske skal en del mere eller mindre komplekst materiale findes og koordineres, og tiden til opgaven er knap? Måske er du ikke helt sikker på, hvordan du bedst griber en anmodning om aktindsigt an? Derfor har vi lavet denne guide, som kan hjælpe dig med at sikre din og dermed kommunens overordnede sagsbehandling af aktindsigtsanmodninger. Samtidig kan guiden hjælpe med at få opgaven ind i rammer, der letter arbejdet. Vi har ikke lavet en udtømmende guide. Der findes et utal af undtagelser. Derfor, - hvis du er i tvivl om, hvordan du griber opgaven an, så søg hjælp hos det koordinerende netværk eller hos en jurist på området. God arbejdslyst! GULDBORGSUND KOMMUNE OKTOBER 2016 - DOK.NR. 243680-16

INDHOLDSFORTEGNELSE/TJEKLISTE Arbejdet med aktindsigter... 3 Forarbejde... 3 Lovgivning?... 3 Tidsfrister?... 5 Rette myndighed?... 5 Part?... 6 Indhold?... 7 Ressourceforbrug?... 7 Sagsbehandling... 7 Kvittering... 7 Journal-liste (aktliste)... 8 Undtagelser fra aktindsigt... 9 Ekstrahering (er der noget i dokumenterne som skal udelades?)... 10 Meroffentlighed... 10 Afgørelse... 11 Inden du sender svar intern orientering... 11 Svaret... 11 Fuld imødekommelse... 11 Delvis imødekommelse... 11 Afslag på aktindsigt... 11 Klagevejledning... 12 Efter du har sendt svar intern orientering... 12 Vil du læse og vide mere om aktindsigt?... 12

SIDE 3/12 ARBEJDET MED AKTINDSIGTER Der er ingen formkrav til en anmodning om aktindsigt. Anmodningen kan leveres både mundtligt og skriftligt, i forskellige former. En anmodning om aktindsigt skal aldrig begrundes, og er derfor ikke noget man skal søge om lov til at få. En borger kan derfor sagtens fremsætte sin anmodning mundtligt på et møde, og det er din pligt som sagsbehandler, at skrive et notat om aktindsigtsanmodning. Generelt har man pligt til at journalisere enhver anmodning om aktindsigt. Det betyder at der skal oprettes enten en selvstændig sag i Acadre (husk at vælge Aktindsigt som facet), eller via Acadre laves en aktindsigtssag på baggrund af eksisterende sager, som du giver indsigt i (link til vejledning om oprettelse af aktindsigtssag i Acadre finder du på GUFI læs mere på sidste side i denne guide). Hvis der er tale om en anmodning vedr.: en borger opret sagen som en borgersag med navn+cpr.nr. andet (ofte emnebaseret) opret sagen som en emnesag med Aktindsigt i sagstitlen. I arbejdet med en anmodning om aktindsigt skal du forholde dig til nogle spørgsmål i forbindelse med forarbejdet, sagsbehandlingen og afgørelsen. Disse beskrives i de følgende afsnit. FORARBEJDE LOVGIVNING? Af flere årsager er det vigtigt at vide, hvilken lov du arbejder efter ved anmodning om aktindsigt. Dels fordi det sætter rammerne for, hvad du kan/skal udlevere og

dels fordi fristen for besvarelse af anmodningen kan være forskellig (læs mere om tidsfrister i næste afsnit). Det er borgerens rolle i sagen, der er styrende for, hvilken lovgivning du skal give aktindsigt efter, og dermed hvilke dokumenter der kan udleveres. Vi kan ikke forvente at borgeren skal kende til at bruge den rigtige lovgivning i sin anmodning undersøg det derfor altid. Som udgangspunkt gives aktindsigt efter følgende love: Offentlighedsloven Det generelt gældende lovgrundlag for aktindsigter. Enhvers adgang til aktindsigt i alle sagstyper. Omfatter som udgangspunkt alle typer dokumenter og oplysninger. Forvaltningsloven Parters adgang til aktindsigt i afgørelsessager. Forvaltningsloven supplerer offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Miljøoplysningsloven Aktindsigt i miljøoplysninger. Adgangen til aktindsigt følger offentlighedslovens og forvaltningslovens regler, medmindre andet oplyses i miljøoplysningsloven. Læs derfor loven grundigt, hvis du giver aktindsigt i temaer, som ligger indenfor denne ramme eller søg hjælp hos en jurist på området. Sundhedsloven Sundhedsloven regulerer grundlæggende og generelle principper for den enkelte patients selvbestemmelse og retssikkerhed i sundhedsvæsenet i forbindelse med undersøgelse, behandling og pleje. Lovens formål er bl.a. at sikre, at patienters værdighed, integritet og selvbestemmelse respekteres, samt at understøtte tillids- og fortrolighedsforholdet mellem patienterne og sundhedsvæsenet og de forskellige personalegrupper, som patienterne møder. En anmodning om aktindsigt i en patientjournal mv. fra andre personer end patienten selv, skal behandles efter de almindelige regler om aktindsigt i offentlighedsloven. Persondataloven Persondataloven indeholder særlige regler om indsigt i registreringer om egen person. Side 4 af 12

Persondataloven medfører ikke indskrænkninger i parters adgang til aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Arkivloven Adgangen til den offentlige forvaltnings arkivalier. TIDSFRISTER? Tidspunktet for modtagelse af anmodningen er vigtigt, fordi anmodninger om aktindsigt skal behandles indenfor bestemt tidsfrister. Frister: Offentlighedsloven Hurtigst muligt 1-2 arbejdsdage. Senest 7 arbejdsdage. Forvaltningsloven Ingen generelle regler. Følg god forvaltningsskik: o Kvittering inden 7 arbejdsdage. o Svar inden 14 arbejdsdage. Hvis svarfristen ikke kan overholdes, skal borgeren have besked med en præcis dato for, hvornår svaret kan forventes. Miljøoplysningsloven Hurtigst muligt, dog senest 1 måned. Hvis sagen er kompleks, da senest 2 måneder og ansøger skal samtidig have besked om den forlængede frist. Persondataloven Hurtigst muligt, dog senest 4 uger. Hvis svarfristen ikke kan overholdes, skal ansøgeren have besked med en præcis dato for, hvornår svaret kan forventes. NB. Du skal være opmærksom på, at hvis der som svar på en anmodning kan gives aktindsigt efter flere lovgivninger, så er det den korteste frist der gælder. Det er i langt de fleste tilfælde offentlighedslovens frister der gælder. Borgeren skal altid stilles i den mest gunstige situation. RETTE MYNDIGHED? Anmodninger om aktindsigt skal sendes til den forvaltning i kommunen, hvor der træffes beslutning i den sag/det emne som der anmodes om aktindsigt i. Hvis du sidder med en aktindsigt, som ikke ligger indenfor dit forvaltningsområde, så har du pligt til at hjælpe borgeren på vej ved at videresende anmodningen til rette myndighed. Internt i Guldborgsund Kommune benytter vi os af vores koordinerende netværk på området. Side 5 af 12

Eksternt kunne et eksempel være, at der hos Guldborgsund Kommune anmodes om aktindsigt i forhold på Guldborgsund Forsyning. I dette eksempel er Guldborgsund Kommune ikke rette myndighed, og anmodningen skal derfor videresendes. Eksempel på videresendelse til rette myndighed: Ved e-mail af 15. juni 2016 har du anmodet om aktindsigt i udgifterne til kage på Guldborgsund Forsyning. Det kan i den forbindelse oplyses, at du har anmodet om aktindsigter i dokumenter, der indgår i en sag, hvori der vil blive truffet afgørelse af Guldborgsund Forsyning. Guldborgsund Kommune har 15. juni 2016 derfor videresendt din anmodning om aktindsigt til Guldborgsund Forsyning, da det er denne myndighed, der har kompetence til at behandle aktindsigtsanmodningen, jf. offentlighedslovens 36, stk. 1. 1. pkt. Du bedes herefter rette henvendelse til Guldborgsund Forsyning på info@guldborgsundforsyning.dk vedrørende spørgsmål til din anmodning om aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt vedr. børneydelser/børnebidrag efter 1. november 2012 og boligsikring/pension efter 1. marts 2013 skal sendes videre til Udbetaling Danmark, Kongens Vænge 8, 4300 Hillerød PART? Man er part i en sag, hvis 1. Man er den (eller de), som en afgørelse retter sig til (fx ansøger eller modtager af et påbud eller afgørelse) 2. Man i henhold til afgørelsen er klageberettiget 3. Afgørelsen har en væsentlig individuel interesse for vedkommende (fx nabo i en dispensationssag) Parter har ret til aktindsigt, uanset på hvilken måde en forvaltningsmyndighed opbevarer sine dokumenter. Men enhver har ret til aktindsigt. Det gælder både danske borgere og udenlandske borgere, uanset om man har fast bopæl i Danmark eller ej. Det gælder også personer under 18 år, hvor man dog som sagsbehandler, skal vurdere barnets modenhed og alder ved behandling af anmodningen. NB. Anmodes der om aktindsigt på vegne af en anden borger/part, så kræver det en underskrevet fuldmagt. Side 6 af 12

INDHOLD? Du bør altid tage stilling til om identifikationskravet er opfyldt. Det vil sige: Forstår du hvad der anmodes om indsigt i? Kan anmodningen forstås på flere måder? Kan du matche et tema eller journalnummer som evt. nævnes i anmodningen, med sager eller oplysninger som du kan finde frem? Hvis der er den mindste tvivl om, hvad der anmodes om indsigt i, så kontakt afsenderen telefonisk eller skriftligt og få det afklaret. Måske finder du ud af, at det afsenderen i virkeligheden gerne vil vide, er let og ligetil at svare på. Står du med tvivl, så bør du afgrænse anmodningen til det mest præcise spørgsmål eller som minimum til de relevante sager og oplysninger. RESSOURCEFORBRUG? Du skal i forarbejdet gøre dig nogle tanker om det tidsforbrug som ligger i aktindsigtsanmodningen. Der er faktisk grænser for hvor mange ressourcer og hvor meget tid man som myndighed skal bruge på at behandle en anmodning om aktindsigt. Principielt kan man sige, at man kan afvise en anmodning om aktindsigt: 1. Fra en journalist, hvis det vil kræve uforholdsmæssigt ressourceforbrug (der findes en accept fra ombudsmanden på afvisning med et kalkuleret timeforbrug på over 60 timer) 2. Fra en part, hvis vedkommende ikke har særlig interesse i en sag, når tidsforbruget skønnes at ligge over 25 timer, men der er ikke generelle regler for det. Er du i tvivl, så kontakt en jurist på området. SAGSBEHANDLING De grundige overvejelser du har gjort dig i forarbejdet, er med til at sikre kvalitet i sagsbehandling og afgørelse samtidig med, at vi overholder god forvaltningsskik. KVITTERING Du skal starte med at sende et kvitteringsbrev til afsender, som bekræfter modtagelsen af anmodningen. Brug gerne frasecentret i Acadre. Her kan du enten bruge de færdige formuleringer, eller finde inspiration til din egen formulering. Side 7 af 12

I kvitteringsbrevet skal du forholde dig til, hvornår du kan have færdigbehandlet sagen. Eksempel på kvitteringsbrev, hvor fristen kan overholdes, identifikationskravet er opfyldt og anmodningen er afgrænset til specifikke sager: I e-mail af den 9. november 2015 har du anmodet om aktindsigt jf. offentlighedslovens 7, stk. 1, I Guldborgsund Kommunes udgifter i forbindelse med Folkemødet på Bornholm 2014. Guldborgsund Kommune har identificeret fire sagsnumre, som indeholder oplysninger om disse udgifter. Guldborgsund Kommune forventer at kunne besvare din anmodning indenfor 7 arbejdsdage. Du kan altså forvente svar på din anmodning den 17. november 2015. jf. offentlighedslovens 36, stk. 1. Hvis det på grund af anmodningens omfang og kompleksitet ikke er muligt at behandle den indenfor den gældende frist (fx 7 arbejdsdage), skal du skrive det til borgeren. I din henvendelse skal du forklare, hvorfor du ikke kan behandle anmodningen indenfor tidsfristen og hvornår den forventes at kunne færdigbehandles. Sådan en forklaring bør dog absolut være en undtagelse. Ideelt set bør ukomplicerede aktindsigtsanmodninger behandles på 1 2 arbejdsdage. Eksempel på kvitteringsbrev, hvor det begrundes hvorfor det ikke er muligt at behandle anmodningen indenfor gældende frist: Anmodningen behandles efter reglerne i offentlighedsloven. Guldborgsund Kommune kan i den anledning oplyse, at det ikke er muligt for kommunen at besvare alle elementer i din anmodning inden for 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2, 2. pkt. Dette skyldes, at afgørelsen af sagen kræver en nærmere gennemgang af et stort antal dokumenter og bilag. Dette gælder nærmere bestemt anmodningen om indsigt i borgmesterens såvel som kommunaldirektørens samlede rejser, udgifter og bevillinger fra 1. januar 2013, og desuden også indsigt i samtlige udgiftsbilag i forbindelse med repræsentation siden 1. januar 2014. Heri ligger et stort arbejde for vores økonomi-afdeling, for at gennemgå op imod 4000 enkelte posteringer. Der er med andre ord ikke tale om en øvelse, som kan løses med få klik. Guldborgsund Kommune forventer derfor endeligt at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning indenfor 14 arbejdsdage fra i dag. NB. Man har mulighed for at klage særskilt over behandlingstiden af en aktindsigtsanmodning. JOURNAL-LISTE (AKTLISTE) Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere en sags dokumenter. Side 8 af 12

Pligten til journalisering omfatter også interne dokumenter, som har betydning for behandlingen af en sag eller i øvrigt har en færdig form. Journalisering af sagens dokumenter skal være opdateret, når der træffes beslutning om aktindsigt. Journalisering af dokumenter skal som minimum give oplysning om datoen for dokumentets modtagelse eller afsendelse og en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold. Journaliserings pligt betyder også, at der skal være en journal-liste, der giver en samlet oversigt over sagens dokumenter. Ved anmodning om aktindsigt i en sag, skal vi på eget initiativ give aktindsigt i journal-listen. Forsøg derfor, som udgangspunkt og hvis det er hensigtsmæssigt, altid at udlevere journal-lister (også kaldet aktlister) i anmodninger om aktindsigt også selvom der ikke er spurgt til listerne. UNDTAGELSER FRA AKTINDSIGT Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag (inkl. e-mails, sms er, telefonnotater, Facebook opdateringer m.m.) (se OFL 7, stk. 1). Hovedreglen om at alle dokumenter i udgangspunktet er offentligt tilgængelige har dog en del undtagelser. Man skelner i offentlighedsloven mellem sager, dokumenter og oplysninger. Nogle sager kan undtages aktindsigt, bl.a., sager om ansættelse eller forfremmelse, konkrete personalesager (man har dog adgang til sin egen sag), sager om førelse af kalender (fx borgmesterens eller udvalgsformænds) (se OFL 19 22). Nogle dokumenter kan undtages aktindsigt, bl.a. visse interne dokumenter. Dokumenter kan som hovedregel kaldes interne, såfremt de ikke er afgivet til udenforstående. Desuden er dokumenter, der udveksles mellem KL, Danske Regioner samt disses medlemmer i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger med staten, eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer, undtaget aktindsigt. Afgives interne dokumenter til udenforstående, mister de deres interne karakter, medmindre de er udleveret til retligt brug (fx i forbindelse med klagesager)(se OFL 23 29). Oplysninger der kan undtages aktindsigt er eksempelvis oplysninger om private forhold, drifts og forretningsforhold m.m. (se OFL 30 34). Eksempel på undtagelse af interne dokumenter: Aktlisten over sagens dokumenter vedlægges. Som det fremgår af aktlisten, indeholder sagen i alt 22 dokumenter. Guldborgsund Kommune giver dig fuld aktindsigt i akt nr. 2, 5-17 og 22, der vedlægges i deres helhed. Guldborgsund Kommune giver dig derimod ikke indsigt i akt nr. 1, 3-4 og 18-21, jf. offentlighedslovens 23, stk. 1. Baggrunden herfor er følgende: Side 9 af 12

Efter offentlighedslovens 23, stk. 1, 1. pkt., omfatter retten til aktindsigt ikke interne dokumenter. Efter offentlighedslovens 23, stk. 1, 2. pkt., anses som interne dokumenter 1) dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående, 2) dokumenter, der efter 24, stk. 1, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, og 3) dokumenter, der efter 25 udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer. EKSTRAHERING (ER DER NOGET I DOKUMENTERNE SOM SKAL/BØR UDELADES?) Man kan som udgangspunkt ikke udelade medarbejderes navne, med mindre der er en særlig årsag til det, som fx chikane eller trusler som vil medføre en risiko for medarbejderen. Som udgangspunkt skal der også være tungtvejende grunde til ikke at udlevere dokumenter i en sag. Er du i tvivl, så vend det med en jurist på området du skal give aktindsigt i. MEROFFENTLIGHED I et svarbrev om medhold eller delvist medhold bør du tage stilling til, om det er muligt at give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet (se OFL 14, stk. 1). Meroffentlighedsprincippet vil sige, at du af dig selv har pligt til, i alle aktindsigtssager, at overveje om de dokumenter, du har undtaget efter de almindelige regler, alligevel godt kan offentliggøres. Måske er det ingen skade til, at dokumentet kommer ud? Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i lov om behandling af personoplysninger. Desuden kan du overveje, om der eksisterer andre dokumenter på andre sager, som borgeren kan have interesse i. Vend dette med din leder ved den mindste tvivl. Eksempel på overvejelse af meroffentlighed: Guldborgsund Kommune har overvejet, om de undtagne dokumenter burde udleveres til dig efter princippet om meroffentlighed i offentlighedslovens 14, stk. 1. Guldborgsund Kommune har i den forbindelse foretaget en afvejning af på den ene side de hensyn, der ligger til grund for bestemmelsen i offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1, og på den anden side den berettigede interesse, du må antages at have i, at anmodningen om aktindsigt imødekommes. Guldborgsund Kommune har på den baggrund ikke fundet grundlag for at udlevere de pågældende dokumenter. Side 10 af 12

Hvis der er dokumenter i en sag, som uden videre kan udleveres, mens udleveringen af andre må granskes nøjere, bør du lave en delafgørelse. Det vil sige, at du sender de dokumenter, du kan her og nu og ikke udskyder afgørelsen af den samlede anmodning om aktindsigt, til du er parat til at udlevere alle dokumenter. AFGØRELSE Det er vigtigt at huske på, at du som sagsbehandler træffer en afgørelse, når du behandler en anmodning om aktindsigt: Hvad borgeren får udleveret og hvad vedkommende ikke får udleveret. Du skal derfor give klar besked om du fuldt ud imødekommer, delvis imødekommer eller giver afslag på anmodningen. INDEN DU SENDER SVAR INTERN ORIENTERING Sager der omhandler eksempelvis direktørers løn og ansættelsesvilkår, borgmesterens forbrug af gaver eller en bestemt afdelings arbejdspraksis, forekommer forholdsvist ofte i en kommunal administration. Her kan det som en intern procedure nævnes, at det er fornuftigt at sende de oplysninger, som man overvejer at svare med, til dem som de vedrører. Ikke med henblik på deres godkendelse som sådan, men for at få mulighed for at rette fejl og give dem mulighed for at forberede sig på eventuel omtale af sagen. SVARET Fuld imødekommelse Vær tydelig: skriv at du imødekommer anmodningen om aktindsigt fuldt ud. Hvis det er muligt, så list gerne i punktformat de punkter der besvares. I svaret skal der ikke være tvivl om, at der er svaret på samtlige spørgsmål eller emner i anmodningen. Delvis imødekommelse Igen vær tydelig: skiv at du delvist imødekommer anmodningen om aktindsigt. List de punkter du imødekommer, men også dem der ikke imødekommes. Det er vigtigt at du giver en ordentlig begrundelse for, hvorfor der er punkter du ikke imødekommer. Afslag på aktindsigt Du skal begrunde et evt. afslag, henvise til de relevante paragraffer og give klagevejledning (se FOL kap. 7, 25 27). Det er derfor kutyme, at der skrives et svarbrev, som vedlægges de dokumenter, der sendes til borgeren. Svarbrevet kan enten være en mail eller et decideret brev, hvor der gøres rede for, hvad der udleveres, og hvad der ikke udleveres samt hvorfor. Side 11 af 12

KLAGEVEJLEDNING Hvis du giver fuld imødekommelse i en anmodning om aktindsigt, så er en klagevejledning ikke nødvendig. Det er kun når du giver delvis imødekommelse eller afslag, at du skal medsende en klagevejledning, da der i disse tilfælde er mulighed for at klage over afgørelsen. Klagen skal ske til den overordnede myndighed på området. Dog skal klagen indledningsvist sendes til Guldborgsund Kommune (dig). Hvis du efterfølgende ikke finder anledning til at ændre din afgørelse, skal du hurtigst muligt (senest efter 7 arbejdsdage) sende klagen, samt det du oprindeligt har sendt til borgeren, til den overordnede myndighed (se OFL 37, stk. 1 og 2). Eksempel på klagevejledning: Klage over denne afgørelse om aktindsigt kan ske til [den overordnede myndighed]. Du skal dog indledningsvis sende din klage til Guldborgsund Kommune på sagsbehandler@guldborgsund.dk. Hvis din klage ikke giver Guldborgsund Kommune anledning til at ændre afgørelsen, sender Guldborgsund Kommune din klage samt sagens dokumenter og herunder afgørelsen til [den overordnede myndighed] snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen ved Guldborgsund Kommune, jf. offentlighedslovens 37, stk. 1 og 2. EFTER DU HAR SENDT SVAR INTERN ORIENTERING Send altid en kopi af dit svar til din leder og de kollegaer der internt har hjulpet med evt. oplysninger til besvarelse af anmodningen. Det er god stil. Kopien skal sendes separat fra svaret til borgeren/journalisten. Det anses ikke som god forvaltningsskik, at sætte leder eller kollegaer som CC på et udgående svar på aktindsigt. VIL DU LÆSE OG VIDE MERE OM AKTINDSIGT? De gældende lovgivninger finder du på www.retsinformation.dk Kammeradvokatens elektroniske håndbog om aktindsigt www.aktindsigtshaandbogen.dk Vejledning til offentlighedsloven og gode råd om behandling af anmodninger om aktindsigt www.offentlighedsportalen.dk Vejledning til oprettelse af aktindsigtssager i Acadre på GUFI Værktøj Acadre Vejledninger Oprette en aktindsigtssag http://www.guldborgsund.dk/da/gufi/vaerktoejer/acadre/vejledninger.aspx Side 12 af 12