Dagsorden til bestyrelsesmøde den 22. august 2012 TH. LANGS HF & VUC 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 20. juni 2012 Dagsorden blev godkendt. 3. Opsamling på opstart af skoleåret - tilmeldinger og en generel status v /NSK Sagsfremstilling: NSK reflekterer over det afsluttede skoleår og gør status. NSK orienterer om opstart af det nye skoleår 12/13. Herunder gives en orientering om tilmeldingssituationen herunder orientering om særlige forhold vedr. klasseloftet på HF 2. Status på nye medarbejdere og arbejdet men implementering af den nye organisationsstruktur NSK giver en status på de 2 personaledage, der blev afviklet den 8. og 9. august med afsæt i skolen projekt med psykisk sårbare unge. Ronnie og Bjarke fra Psykiatrifonden er vores kursusledere på de 5 interne personale dage. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 1 af 12
Skolens udvikling Skolen har været igennem en rivende udvikling og vi er nu i alt 110 medarbejdere på skolen. NSK orienterede om nyansættelserne: AVU-underviser Christina Garny, der er ansat som ordblinde underviser HF undervisere Anette Pind, der er ansat som underviser i biologi og historie Pernille Nørby, der er ansat som underviser i idræt Anne Würts, der er ansat som underviser i biologi Bjarne Glud, der er ansat som underviser i historie og religion Charlotte Kammersgaard Jensen, der er ansat som underviser i dansk og historie Sofie Jensine Pedersen, der er ansat som underviser i historie og samfundsfag Lone Juul, der er ansat som underviser i geografi It-afdelingen Anwar Hassan, er ansat som it-supporterelev Der har været arrangeret særlig velkomst for dem i de enkelte afdelinger og som noget nyt i år afvikler vi et fælles introduktionsarrangement den 7. september. PL spørger vedr. nye ansættelser og budgettet.. Der var en drøftelse af det. NSK udarbejder et notat til næste bestyrelsesmøde, der viser et overblik over antal vikarer og fastansatte, og hvordan vi sikre overblikket over behov og økonomi. Det er en stor udfordring af få matematik undervisere. PLO: spørger, hvad der gøres for at løse problemet med mangel på specielle læregrupper. NSK: der er nu givet den mulighed, at ansætte ingeniører til matematik, hvor der på sidste del af studiet kan tages et særligt gymnasium-modul Byggeprocessen Byggeprocessen har fyldt meget op til sommerferien. Der har været arbejdet intenst i de nedsatte grupper. Vi har holdt møder hver 3 uge i projektgruppen og den pædagogiske gruppe for at sikre beskrivelser og forventninger og krav til fremtidens rum Vi har samlet alt dette i et byggeprogram en beskrivelse af THL s krav til den kommende omog tilbygning. Her er der bl.a. en visionshistorie, der beskriver, hvad det er for en skole(thl) man møder i 2020. Side 2 af 12
THL s organisationsstruktur og destination 2016. Vi havde nogle rigtig gode strategidage i Gjern, hvor vi arbejdede med skolens fremtid og retning de næste 5 år: Destination 2016. Vi vil med passende mellemrum samles for at sikre involvering og nærhed på lignende medarbejderdage, hvor vi har vores skole i fokus og sammen skaber THL-kulturen og proaktivt planlægge fremtiden. Vi har nu fået en tydelig organisationsstruktur og vi er nu en intakt nykonstitueret ledergruppe - et rigtig rigtig godt team. Nyt lejemål og så. Nedrivning af J-bygning og en ny kom til og vi har lejet lokaler i Toldbodgade Implementering af smartboard Vi fik Installeret og opsat smartboartd i alle lokaler og der har været afviklet kurser. Vi arbejder i det skoleår med den videre implementering af smartboard, da der blev afholdt faggruppeoplæg til brug for undervisningen. Der er to superbruger på skolen Kamilla fra HF og Shahin fra AVU. Etablering og konstituering af fælles elev-kursistråd på THL Vi havde en rigtig god proces med elev- og kursistrepræsentanter fra de enkelte klasser, hvor vi etablerede det nye råd efter en tur i Gjern. Patrick Blom-Bachstein er ny formand og sidder også i skolens bestyrelse. Der vælges næstformand efter ferien. Der er udarbejdet en forretningsorden for arbejdet, og vi har tilknyttet lærerkræfter til at understøtte rådet. Fastholdelsesstrategien Denne arbejdede vi alle med på introdagene i august 2011 og denne er nu en fast del af skolens strategi og Implementeringen er påbegyndt i januar og fortsætter. Etablering af THL s psykologordning Vi fik ansat Kirsten H som skolens psykolog. Der arbejdes med individuelle samtaler og vi er påbegyndt udviklingen af psykologordningen med andre tiltag: supervisionstilbud, arbejde i klasserne, mv. (altid med elev/kursist og medarbejder fokus). Nedsættelse af mestringsgruppen Vi fik konstitueret og nedsat skolens mestringsgruppe Gruppen fungerer som styregruppe, der følger op på fastholdelsesarbejdet Side 3 af 12
THL s overordnede pædagogiske udvalg Dette udvalg blev konstitueret og arbejder bl.a. med den overordnede pædagogiske strategi, fokus på det vi er her for: uddannelse og dannelsesopgaven. Udvalget er med til at sikre, at THL s værdier gennemsyrer alle vores handlinger og at THL kan leve op til sin vision i 2016 om at vi vil være pædagogisk nyskabende og pædagogisk i front. Personalepolitikkerne En gruppe nedsat under SU har arbejdet med disse, suppleret og justeret disse og vi har få udviklet vore personalehjemmeside. Nyt medarbejderudviklingskoncept på THL (MUS) Dette blev udviklet i en ad hoc gruppe nedsat af SU skolen har købt styringssystemet Medarbejderplan, og alle ledere har været igennem MUS, og nu følger resten af skolen Arbejdsmiljøet på THL Vi fik godkendt vores midlertidige procedure vedr. vores indeklima og må vente med den egentlige afhjælpning til ombygningen er klar. Via Ennova (analysefirmaet ) gennemførte vi arbejdspladsvurderingen i september. Der er sket opfølgning i alle afdelinger og alle handlingsplaner og der arbejdes med disse i afdelingerne. THL s eksterne aktiviteter Skolens virksomhedskonsulent Jan Kristensen har arbejdet intenst, og der er kommet gang i rigtig mange ting: Park og vej Munck asfalt TUC-job (Tørring uddannelsescenter ) Diverse pølsevognsarrangementer med præsentation og udbredelse af viden om FVU/OBU-undervisning Stor ros til dette arbejde, hvor der hele tiden er nye tiltag i gang. Det nye skoleår 2012/13 16. august startede 197 Hf2 elever fordelt på 7 klasser, og der er nogen på venteliste. Der har været meget fokus på at tolke og håndtere optag udover de 28 i klasse. 3 elever har fået lov til at blive nr. 29 i klassen. Ledelsen er ved at udarbejde et notat vedr. håndtering og registrering af de elever der betyder en overskridelse af gennemsnittet på de 28 i klassen. Der skal være tydelig dokumentation for fravigelsen af klasseloftet og der skal iværksættes særlige tiltag for at sikre Side 4 af 12
ressourcen. Dokumentation skal underskrives af revisor og skal fremsendes samtidig med indberetningen til september. CRH spørger til om vi plejer at have ventelister. NSK: det gør vi og i år er der 7 på venteliste. På HFe har vi også et godt optag, dog bliver visse aften hold ikke til noget, der er langt fra tilmeldinger nok. Det ser ud til at genopretningsplanen og dermed prisforhøjelsen på deltagelse i undervisningen slår igennem for os nu. 160 tilmeldt på AVU. Som noget ny er der etableret hold i historie, Fjernflex som noget nyt. TEF fortæller kort om Fjernflex. Projekt psykisk sårbare unge Hele personalet har haft to personaledage med projekt psykisk sårbare unge med fokus på depressioner, angst, ADHD og Asperger og relationsarbejdet. NSK orienterede om dagene og det videre forløb. NSK finder det havde været nogle gode dage. Både EF og TEF havde også en positiv oplevelse af dagene. Elevtrivselsundersøgelse (ETU) ETU skal gennemføres i efteråret. Det er 2 år siden sidste måling. Vi følger den spørgeramme udviklet af Ennova, der er for vores sektor, men det er muligt at få egne tilrettede spørgsmål med og det er ved at blive udarbejdet. Vi skal bl.a. særligt have evalueret morgenmadsprojektet. Byggeprocessen Byggeriet kommer til at fylde rigtig meget. NSK orienterer omkring det. Personaledag om relationer og kommunikation NSK orienterer om personaledagen den 31. august om kommunikation, relationer, mediation og uenighedskultur. Dagen er tilrettelagt sammen med Tillidsrepræsentanterne og arbejdsmiljørepræsentanterne og ledelsen. Alle har fået tilsendt en lille personlighedstest. Campus Binderslev plads BB spørger til involvering i projekt Bindslevplads. NSK orienterer om dette. Vi har givet en hensigtserklæring om, at THL vil give et driftstilskud, men det skal naturligvis være klart, hvor stort et beløb der er tale om og hvad tilskuddet skal gå til. NSK: Institutionerne er ikke blevet præsenteret for et budget, så vi ved ikke, hvad det kommer til at betyde for skolen økonomisk. THL indtænker Binderslevs Plads i vores byggeproces og vil åben os mod byen. NSK kan ikke komme det nærmere. BB siger, at kommunen forventer penge fra skolerne og der Side 5 af 12
på kommunens fremlagte budget om Binderslevs plads var afsat midler, men med en anmærkning om tilskud fra institutionerne. Der var en drøftelse af dette. CRH spørger BB, om der er en målsætning med Binderslevs plads fra kommunens sides. BB: Det er der, men der blev ikke givet konkrete svar til byrådets budgetseminar. PLO: En idé var måske at afholde et uformelt møde omkring økonomien. PLO spørger til OBU og HF på 3 år. Findes de? NSK: læsevejlederne arbejder intenst med de elever der har læse udfordringer herunder ordblindhed. Ranum har en klasse med HF og ordblinde så vidt vides over 3 år. NSK synes, at det er en mulighed, som er værd at undersøge. TEF siger, at en af udfordringerne vi slås med i AVU er, at OBU timerne ikke er SU-berettigede. I stedet løses det ved at OBU-underviserne er med i undervisningen. Der var en drøftelse af det. Der er mange SPS eleverer (special pædagogisk støtte-elever). Det betyder at de tildeles ekstra lærertid, men udfordringen er med de mange timer, der er i HF, at de ofte ligger efter kl. 16, så det bliver nogle lange dage for eleverne. Side 6 af 12
Dagsorden til bestyrelsesmøde den 22. august 2012 TH. LANGS HF & VUC 4. Opfølgning på høringssvar til Bjerringbro Gymnasium v/nsk og CR Sagsfremstilling: THL fremsendte vedhæftede høringssvar til Bjerringbro Gymnasium ansøgning om udbud af det 2 årige HF. NSK orienterer om forløbet, de andre skolers holdninger, samt kommenterer på artikel i Midtjyllands avis. Der er møde i Regionsrådet i næste uge, hvor ansøgning fra Bjerringbro Gymnasium behandles. Bilag: Høringssvar til Bjerringbro gymnasium Indstilling: Bestyrelsen drøfter og tager orienteringen til efterretning. NSK orienterede om høringssvaret og sagen. Viborg og Randers har afgivet et afvisende svar ganske, som vi har og ønsker ikke at støtte oprettelse af HF i Bjerringbro. CRH orienterede om mødet i regionsrådet i dag, hvor Bjerringbro Gynmasiums ansøgning behandles. HF sidder i regionsrådet og CRH har snakket med HF i dag om, hvor vigtigt punktet er for THL. NSK: Der har været en stor artikel i Midtjyllandsavis om det tiltænkte udbud, hvor det fremgik, at alle institutioner, der var blevet hørt i sagen var positive overfor ansøgningen om udbud. Vi har fået dette afklaret og der har været et dementi i avisen efterfølgende. TEF spørger til, hvornår vi kan forvente en afgørelse. Det vides ikke. Side 7 af 12
Dagsorden til bestyrelsesmøde den 22. august 2012 TH. LANGS HF & VUC 5. Status på byggeprocessen, herunder valg af de 5 konkurrenceteams blandt de ansøgende teams til prækvalifikationen. Sagsfremstilling: PLO og NSK giver en orientering om prækvalifikationsforløbet, herunder udvælgelsesprocessen af de 5 teams, der går videre i totalentreprisekonkurrencen. Der orienteres om den videre proces, herunder den nye tidsplan og hvornår, og hvordan byggeprocessen forventes at påbegynde og forløbe. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. PLO orienterer omkring mødet med RUM. 26 har budt ind. Mange var meget dygtige med erfaring i skolebyggeri og med god økonomi. Der blev brugt meget tid på at finde de 5, som nu skal byde ind. De 5 totalentrepriseteams, i uprioriteret rækkefølge, der er prækvalificeret til at afgive tilbud på opgaven, er: Side 8 af 12
MT Højgaard A/S Arkitekt: GPP Arkitekter A/S Ingeniør: Niras A/S Landskabsarkitekt: Landskabsarkitekt Boldt & Henningsen Jørgen Friis Poulsen A/S Arkitekt: KPF arkitekter AS Ingeiør: Cowi A/S c.c.contractor a/s Arkitekt: Pluskontoret A/S Arkitekter m.a.a. Ingeniør: Grontmij A/S Dansk BOLIGbyg A/S Arkitekt: AART architects A/S Ingeniør: Tri-consult A/S PN Erhvervsbyg v/ Tømrerfirma Poul Nielsen A/S Arkitekt: Quattro Arkitekter A/S Ingeniør: Vognsen Rådgivende ingeniører A/S Teamene har en deadline for aflevering af konkurrencebud til den 1/10-12. De har modtaget et byggeprogram, som vi har været dybt involveret i udarbejdelsen af, dels med de forventninger vi har og sikring af de krav vi har til den fremtidige bygningsmasse. THL har lavet en beskrivelse af, hvad der ønskes. Byggesummen på 36 mio. kr. er dels til ombygning, der skal sikre at vi kan imødekomme det påbud om indeklima og ca. 1500 nye m2. I morgen vil de udvalgte teams have mulighed for at besigtige skolen. NSK: det er godt vi har lejet Toldbodgade, som sikre genhusning frem til april 2014, hvor det hele skal stå færdigt. Side 9 af 12
Dagsorden til bestyrelsesmøde den 22. august 2012 6. Seneste nyt vedr. låneoptag v/ PLO Sagsfremstilling: Der gives en kort status på resultatet af møderne med kreditforeningerne: Realkredit Danmark og Nykredit. Der afholdes opfølgende møder med de to kreditforeninger i slutningen af august. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter evt. bestyrelsens rolle i forbindelse låneoptag. Kreditforeningerne har været på besigtigelse for at foretage en konkret vurdering af skolen. Der er aftalt datoer for opfølgende møder, hvor skolens revisor deltager. Der er mere nyt til bestyrelsesmødet i oktober. På det møde vil der tages stilling til, hvilken lånetype og hvor meget af egenkapitalen, som skal bruges til kommende byggeri. Vi inviterer skolens revisor til at fremlægge og kommenterer på lånemuligheder og typer. Side 10 af 12
Dagsorden til bestyrelsesmøde den 22. august 2012 TH. LANGS HF & VUC 7. Information om nyt administrativt system for alle VUC-institutioner, herunder THL s evt. indgåelse i et mindre it-administrativt fællesskab om systemet v/ NSK Sagsfremstilling: VUC lederforeningen har afviklet et EU-udbud af VUC ernes studieadministrative system (LU- DUS) her over foråret. Vi har siddet i den gruppe af IT-chefer, der har arbejdet med og beskrevet kravene til systemet. Årsagen til, at sektoren ønsker et udbud, er, at der generelt har været megen utilfredshed med LUDUS og samarbejdet med udbyderen. Udbudsrunden er afsluttet, og sektoren har valgt leverandør på det studieadministrative område. VUC-lederforeningens bestyrelse behandlede på sit møde den 26. juni indstillingen fra styregruppen for EU-udbuddet og kunne i den forbindelse tilslutte sig, at VUC-sektoren med KVUC som ordregiver tildeler CSC Scandihealth A/S (CSC) kontrakten som leverandør af VUC ernes studieadministrative system for en fireårig periode. Den nye løsning Gennem hele udbudsprocessen har det været et klart ønske for sektoren at etablere hensigtsmæssige og tydelige rammer for det fremadrettede samarbejde med en it-leverandør af det studieadministrative system og få et system, som kan indfri de krav om udvikling, som sektoren stilles overfor. Det er vores vurdering, at CSC med sit tilbud kan honorere de stillede krav. Jeg vil i den forbindelse fremhæve følgende forhold, som illustrerer, at sektoren vil opleve en række, væsentlige forbedringer. Kontrakten med CSC bliver væsentligt stærkere end den tidligere rammeaftale, og sektoren sikres en langt bedre mulighed for at styre og stille krav til den valgte itleverandør. CSC tager udgangspunkt i det forhold, at myndighedskrav dækkes af kontrakten, hvilket betyder, at sektoren ikke længere vil opleve, at myndighedskrav automatisk medfører tilførsel af ekstra timer til opgaveløsningen. Dette vil kun kunne ske i det omfang, at et myndighedskrav kræver væsentlige omstruktureringer eller tilpasninger i løsningen. Der stilles skærpede krav til fejl- og mangeludbedringer i løsningen, som CSC med sit tilbud har tilkendegivet at kunne håndtere. Ligeledes opnås der bedre support, herunder krav om support af rapporteringsværktøjer. Side 11 af 12
CSC har med sit tilbud accepteret de i udbudsmaterialet angivne servicemål på 99 % inden for normal arbejdstid. Det er nyt, idet den hidtidige rammeaftale ikke har indeholdt servicemål. Alle de i udbuddet angivne optioner, herunder funktionalitet til håndtering af danskuddannelse, kommer med fra kontraktunderskrivelsen, bortset fra option vedrørende integration til Navision Stat og outsourcing af løsningen til CSC. CSC forudsætter, at sektoren stiller en deltidsstilling som projektleder til rådighed for implementeringsfasen (august december 2012). KVUC har valgt Per Allan Langkilde til at varetage dette job. Prisen for den nye løsning Prisen for selve leveringen af et nyt studieadministrativt system til VUC-sektoren er ca. 1,8 mio. kr. Hertil skal lægges 200.000 kr. til projektledelse under implementeringen af det nye system samt 130.000 kr. til den tekniske projektledelse frem til 31. december. Fra årsskiftet vil de årlige vedligeholdelsesomkostninger udgøre ca. 3.47 mio. kr. samt 2.23. mio. kr. i licensomkostninger, dvs. i alt: 5,7 mio. kr. inklusive optioner til kontrakten udgør det samlede årlige beløb til CSC fra 1. januar 2013, i alt ca. 6,5 mio. kr. Dette beløb skal betales af VUC erne gennem det administrative fællesskab, som KVUC vil stå i spidsen for et etablere umiddelbart efter sommerferien. Den valgte løsning med CSC som leverandør vil i udgangspunktet blive driftet af KVUC. Det er også meningen, at sektoren fremover selv står for drift af den sektorinterne hotline, som har været etableret siden årsskiftet. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. NSK orienterede om det studieadministrativsystem og evt. kommende IT-fællesskab. PLO er spændt på at høre mere det. Dette er netop en konsekvens af, at skolerne er blevet selvejende, hvor det før var amtet, som stod for driften er det nu skolernes eget ansvar og afholdelse af udgifter dertil. Der vedhæftes seneste nyt om dette. Side 12 af 12