Referat af bestyrelsesmøde den 8. december 2011

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde den 8. december 2011 Tilstede: PLO, CRH, PL, HF, KVN, BB, TKS, PBB, EF, NSK, PB, ES og BKG Fraværende: TEF Referent: SUH Dagsordenspunkt 1: Godkendelse af dagsorden Godkendt Dagsordenspunkt 2: Godkendelse af referat fra mødet den 29. november 2011 Godkendt

2 Dagsordenspunkt 3: Kvartalsregnskab for 3. kvartal samt forventet resultat for 2011 med afsæt i skolens nye økonomistyringssystem. v/ ES og NSK Sagsfremstilling: Kvartalsregnskab Kvartalsregnskabet for 3. kvartal gennemgås og kommenteres. Gennemgangen tager afsæt i skolens nye økonomistyringssystem, som præsenteres samtidig. Forventet resultat for 2011 Det reviderede budget for 2011 fremlægges med kommentarer, og der gives et bud på skolens forventede resultat for Investeringsoversigt for 2011 Oversigten over investeringer i 2011 fremlægges. Bilag Kvartalsregnskabet for 3. Kvartal 2011 Revideret budget for 2011 Investeringsoversigt for 2011 Bestyrelsen drøfter og tager orienteringen til efterretning. Kvartalsregnskabet for 3. kvartal blev uddelt på mødet. Fremover fremsendes dette inden mødet. ES gennemgik kvartalsregnskabet. Gennemgangen skete i skolens nye økonomistyringssystem. Bestyrelsen roste systemet, som gav et godt overblik og fokus. Det er muligt at søge helt ned på den enkelte bogføring og på den måde skabe et - for økonomiafdelingen - større overblik. Det blev dog besluttet, at 2. kolonne - budget+ prognose fremover udelades, da denne ikke giver mening.

3 Det reviderede budget for 2011 blev uddelt og gennemgået. Det viser et overskud på 3.3 mio. kr. Budgettet, der blev godkendt af bestyrelsen i december 2010, viste et underskud på knap 1 mio. kr. Årsagen til, at dette resultatet er blevet så markant større, er blandt andet at skolen har overtaget bygningerne og dermed modtager bygningstaxameter i stedet for vedligeholdelsestaxameter. ES delte oversigten ud over regnskab og budget sammenligning på THL fra 2007 frem til budget Det reviderede budget for 2011 samt budget 2012 er medtaget. Det viser en stor udvikling og stigning i omsætningen, samt resultatet. KVN: Fordeling af udgifter på HF, AVU mv. er det mere tilfældigt eller skarpt? Det er skarpt opdelt. ES gav en forklaring. Visse udgifter er fordelt efter en ÅE fordelingsnøgle, andet som et anlæg, og andre omkostninger er det muligt at bestemme helt ned på den enkelte afdeling.

4 Dagsordenspunkt 4: Evaluering af skolens morgenmadsprojekt v/nsk Sagsfremstilling: THL indførte efter en beslutning i bestyrelsen gratis morgenmad til alle skolens kursister i tidsrummet Der er omkring kursister/elever, der benytter sig af tilbuddet hver dag. Der er efterhånden indført gratis morgenmad på andre mange skoler, hvilket naturligt nok ikke i sig selv ikke er et argument for at fortsætte ordningen. Enkelte af disse steder har valgt en mindre egenbetaling på omkring 5 kr. pr. person. Der er i skrivende stund ikke taget stilling til, hvordan vi evaluerer projektet, men vi har en status på, hvordan frafaldet er i et skoleår uden ordningen og det skoleår, hvor ordningen blev indført. Det er ikke muligt at sige, om det har en effekt på frafald, fravær eller lignende, men vi har følgende oversigt over frafaldet på hf 2 s første år, hvor frafaldet er størst: 2009/2010: påbegyndte 162 i februar 2010 var der 149 en frafaldprocent på 8,02 % 2010/2011: påbegyndte 202 i februar 2011 var der 186 en frafaldsprocent på 7,9 % Ledelsen indstiller, at ordningen fortsætter i 2012 for at have 2 skoleår at sammenligne. Projektet er indregnet med kr. i budget Bestyrelsen drøfter projektet og beslutter, om projektet skal fortsætte og i hvilken form. NSK orienterede omkring projektet. Det er svært at konkludere noget på frafaldet. På et temamøde i SU og AMO blev der drøftet sundhed. NSK anbefaler, at bestyrelsen siger ja til, at projektet fortsætter. TKS siger, at det er rigtigt godt, at man får snakket før undervisning, og det er godt for koncentrationen. TKS synes ikke, det skal koste noget. Det er naturligt, at der spørges ind til ordningen i Elevtrivselsundersøgelsen, der skal foretage i PB: det vil være oplagt at tage kursistrådet med på råd og drøfte det med dem. PE: Karaktererne, er de blevet bedre? Der er mange forskellige måder at måle på. EF: der bør evalueres på det, som det også var besluttet i sin tid. Bestyrelsen tilsluttede sig, at ordningen fortsætter i 2012, men med en evaluering.

5 Dagsordenspunkt 5: Budget 2012 fremlæggelse samt godkendelse v/es og NSK Sagsfremstilling: Budgetlægningsprocessen Budgetlægningsprocessen og udgangspunktet for budgettet 2012 er en meget grundig proces, som følger skolens økonomicyklus. Processen er påbegyndt ultimo september måned. Ledelsen for de to afdelinger har med afdelingerne gennemgået og drøftet forudsætningerne for 2012, herunder tilbudsplanen, forventninger til aktivitet mv. Budgetforudsætninger Der er taget afsæt i den tilbudsplan, som er vedtaget af SU og bestyrelsen i november måned De takster, der er indlagt i budgettet, er de takster, der er udmeldt for finansloven 2012 (FL 2012) på budgetlægningstidspunktet. Der kan ske justeringer, når vi ser udmøntningen i den endeligt vedtagne finanslov og konsekvenserne af diverse tiltag i den forbindelse. Her tænkes på konsekvensen af max. 28 i klasserne, deltagerbetaling, takstændringer, mv. Taksterne fremgår af bilag 1 i udkastet til budget 2012, hvor der er uddrag fra FL2012 takstkataloget for undervisningsområderne. Bilag Udkast til budget 2012 med tilhørende gennemgang og notat om budgetforudsætninger Bestyrelsen drøfter udkast til budget og godkender endeligt skolens budget for 2012.

6 NSK orienterede omkring budget PB orienterede omkring tilbudsplanen på HF, som havde været drøftet på HF møde den 2. december. Idræt C tilbud til enkeltfagskursister. Psykologi B som en mulighed. Retorik kan give praktisk problem, idet vi mangler en lærer i faget. Matematik B flextilbud. Forslag til mediefag og innovation, men vi afventer god forberedelse, samt nye bygninger. Tue finder mediefag meget spændende. Fysisk B bliver udbudt. Erhvervsøkonomi C og geografi B vil også kunne komme med i planen, men det kan dog blive svært at skaffe en underviser til geografi B. Hvis der udbydes mange valgfag, kan der give større spredning og mindre holdstørrelse, samt usikkerhed om oprettelse. Der var en drøftelse om de 28 i klasserne. I alt kan det betyde 14 årselever færre. De 28 i 7 klasser er udregnet efter, at der er taget højde for frafald. Vi vil kunne optage 14 mere fordelt i de 7 klasser, som vi hidtil har gjort. Den umiddelbare økonomiske konsekvens af de manglende 14 elever er 2,3 mio. kr. over 2 år regnet med det taxamater, der er nu. Kompensationen på de 28 i klasserne er på 400 kr. i undervisningstaxameter pr. ÅE, og det betyder naturligvis en ekstra omsætning. Dette er ikke indregnet i det fremsendte budget, da skolen ikke kendte taksten på udsendelsestidspunktet. PBB spørger til, om der er noget nyt, hvis vi ikke overholder loftet med 28 elever. Det er der ikke endnu, svarer NSK. EF opfodrer til, at der skal være en 8. klasser til næste år, så der bliver plads til alle. KNV spørger til, hvad det koster at oprette den ekstra klasse. NSK vil sikre at en sådan beregning ligger som udgangspunkt for drøftelsen inden næste møde. PB: Det bliver en udfordring i at finde nye lærere til dem især til de naturvidenskabelige fag, som i forvejen er svære at få dækket. Det har igennem flere år betydet overtid for de undervisere, der er på fagene. PBB spørger til plads på Toldbogade. NSK: det vil der være, men det kræver en anden organisering og placering, da det ikke giver mening at flytte enkelte HF 2 klasser. PLO siger, at der også er mulighed for at lave en særlig opsamlingsklasse med et andet pædagogisk afsæt, et andet pædagogisk arbejde. KVN spøger til retskrav på optagelse? Der optages fra gaden til efterårsferien. EF foreslår, at det tages op igen til marts møde. KVN foreslår, at der sættes penge af til det. KVN synes, at der er nogle poster, som ser meget høje ud, bl.a. markedsføringsbudget er meget højt. NSK: Dette er højnet med ca i forhold til budgettet for Dette skyldes omkostninger til gennemførelse af en markedsanalyse både internt og eksternt for at finde frem til, hvor vores elever/kursister har hørt om os. På den måde får vi et klart billede af, om vi anvender vores markedsføringsbudget rigtigt. Desuden er der opstart af Facebook reklame, samt produktion af en ny biografreklame. PL: markedsføring er nødvendigt også set i lyste af de andre uddannelsestilbud i Silkeborg.

7 KVN: spørger til, om den formodede 1,7 % lønregulering på hele området er lagt ind. ES: THL plejer at modtage aktuelle oplæg fra Silkeborg Data. De har valgt ikke at indregne denne i deres beregninger. Vi har valgt at følge deres anvisning og har derfor ikke indregnet dette. KVN: Pulje afsat til ny løn - er de anvendt, eller er det et budget? NSK: det er afsat en pulje i budgettet men puljen er ikke forhandlet på plads og dermed udmøntet. Vi har ønsket at vise og anerkende, at vi ved, hvor stor der er blevet ydet fra personalets side og har derfor ønsket at afsætte denne pulje i en tid, hvor vi har god økonomi. KVN synes, at det er bekymrende, at regulering ikke er lagt ind i budgettet, men ny løn er. EF synes, det er vigtigt, at der er lagt noget ind til ny løn, som en gulerod. PL spørger til de 2 %. NSK: i 2010 var procentsatsen på 0,5 % og i 2011 på 0,8%. KVN: det er meget uheldigt, at det vi er herre over, ikke er lagt ind, men at en pulje til ny løn som vi selv er herre over - er lagt ind. PL mener, at der kun skal sættes 1% af. CRH: det bør/ skal honoreres, når medarbejderne er med til at løfte en stor opgave. Der var en drøftelse omkring det. Den overenskomstmæssige lønstigning skal lægges ind. Og der lægges 1 % ind i stedet for 2%. KVN spørger til, hvorfor AVU skal præstere så meget mere forholdsmæssigt end HF. NSK: der er ikke på skolen forskel på det, man bidrager med i forhold til størrelsen på afdelingerne, men det er naturligvis en drøftelse vi kan have- i øjeblikket tænker vi som et samlet hele og vi bidrager med det, vi alle kan. CRH: hvad er en LED-skærm kr.? Det er en reklamesøjle, der er digital og skal placeres på muren som et banner. PLO spørger til, om det er lovligt, og skal nogen spørges? NSK: det vil vi undersøge og sikre, at det lovligt kan opsættes. NSK knyttede kommentarer til rektors budget. Der er afsat 2,5 mio. kr. til understøttelse af destination 2016, som skal udmøntes i handlingsplaner.

8 Dagsordenspunkt 6: Meddelelser fra formanden v/plo Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. PLO fortæller, at der kommer et nyt regelsæt for resultatløn.

9 Dagsordenspunkt 7: Destination 2016, visionen og de 6 fokusområder - endelig beslutning samt vedtagelse af tidsplan v/nsk Sagsfremstilling: Destination 2016 Ledelsen fremlægger på baggrund af temadagen i Gjern og bestyrelsens temadag den 29. november den endelige destination 2016 med fokusområdeformuleringer samt tilhørende beskrivelse af kommende indsatser. Organisationsstruktur NSK giver en orientering om de organisatoriske udfordringer. THL har gennemgået en markant udvikling igennem de seneste 3 år. Vi har haft en stor stigning i antal årselever og en stor stigning i medarbejderstaben. Vi er i dag 99 medarbejdere på THL. Det skaber behov for en anden organisationstænkning og struktur, en tydelig organisationsplan, der understøtter destination NSK fremlægger oplæg til nye organisationsstruktur og ledelsesfilosofi. Tidsplan for destination 2016 Tidsplanen for arbejdet og implementeringen fremlægges. Bilag Bilag fremsendes inden mødet. Bestyrelsen vedtager destination 2016 og tager den øvrige orientering til efterretning.

10 NSK gennemgik fokusområderne, efter de er blevet rettet til efter sidste møde. Bestyrelsen tiltrådte disse og destination NSK gennemgik udkast til ny organisationsstruktur, og PB orienterede omkring HF og de ledelsesudfordringer og opgaver, der var øget som konsekvens af den markante forøgelse af medarbejderstaben. THL søger efter en pædagogisk leder med tiltrædelse 1. marts Der pågår i øjeblikket et arbejde med beskrivelse af de opgaver, der skal placeres på den pædagogiske leder. Eksempelvis kan eksamen overdrages til vedkommende. Der har også været en drøftelse med TR på GL-området. Stillingen vil blive opslået både internt og eksternt. Der skal også tænkes i og uddannes mindst en i studievejledningen, så der forlæns kan tages højde for et generationsskifte. Der er 2 assistenter tilknyttet afdelingerne, og de indgår tillige i ledelsessekretariatet. Den ene er nu ansat under PB, og varetager opgaver for ham og for resten af ledelsen. Den anden stilling er vakant, men forventes besat i løbet af første kvartal Bestyrelsen inviteres til skolens nytårskur 20. januar, hvor destination 2016, budget 2012 og ny organisationsstruktur bl.a. præsenteres, foruden der er et oplæg fra en ekstern oplægsholder. Tidspunktet sendes ud i det nye år. PLO synes, det er vigtigt, at der gøres opmærksom på, hvad er nyt og anderledes i destination 2016, så man bliver det meget bevist. PLO synes, det har været en meget flot proces.

11 Dagsordenspunkt 8: Status på byggeprocessen, herunder fremlæggelse af den i styregruppen vedtagne helhedsplan v/nsk Sagsfremstilling: Helhedsplanen Helhedsplanen for byggeriet er udarbejdet, drøftet og vedtaget i projektgruppen. Helhedsplanen er efterfølgende vedtaget i styregruppen. Helhedsplanen viser afsætninger af byggeafsnit på grunden og de overordnede tanker om indretning. Der er tale om principper, som i første omgang er bestemt til at kunne sikre grundlaget for at kunne anmode kommunen om at iværksætte lokalplansudarbejdelse. Denne ansøgning er sendt til kommunen, og vi afventer fortsat svar på tidsrammen for dette arbejde. Status på byggeprocessen Der nedsættes en arbejdsgruppe, der skal drøfte de pædagogiske principper, hensigtsmæssige forberedelsessteder til underviserne mv. Denne gruppes arbejde igangsættes i december, og gruppen skal sammen med projektgruppen på studiebesøg. Tidsplanen NSK gennemgår tidsplanen Bilag Helhedsplanen sendt til kommunen Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

12 NSK gav en status på byggeprocessen. Projektgruppen har indstillet til styregruppen, at denne godkender det forslag til helhedsplan, som er vedhæftet indkaldelsen til mødet i dag. Styregruppen har godkendt forslaget. Helhedsplanen er meget detaljeret, og det er alene af den årsag, at dette er nødvendigt for at kommunen kan have afmærkede byggeafsnit, som danner grundlag for kommunens udarbejdelse af en lokalplan. Den plan som bliver en del af det byggeprogram, som de konkurrerende teams skal byde ud fra, bliver langt mindre detaljeret, da det er vigtig at få så mange idéer som muligt frem under denne proces. Derfor skal vi ikke nu fortabe os i streger og evt. rumplaceringer. De er alene medtaget for at sikre lokalplansudarbejdelsen. Vi har endnu ikke hørt om tidsplanen for dette arbejde, og da hele processen afhænger af svar vedrørende tidsplanen for lokalplanens udarbejdelse, afventer vi dette før den videre proces sættes i gang. Den 12/12 har NSK fået at vide, at vi ikke får en tidsplan for arbejdet før efter nytår, da den person der skal stå for THL s plan er på barsel. Vi er fortsat i dialog med lederen af afdelingen om dette. Der er nedsat en mindre arbejdsgruppe, der skal arbejde med de pædagogiske vinkler og deres betydning for de kommende bygninger, arbejdspladser til medarbejderne, mv. Denne gruppe påbegynder ligeledes deres arbejdes efter jul. EF spørger til parkeringspladser i gården? NSK: der skal anvises parkeringspladser. EF spørger til samarbejde med Th. Langs børneskole. NSK: der har været drøftelser med dem og RUM, men vi finder det vigtigt, at vi drøfter vores proces alene, og når der bliver tale om indretning af gårdrummet, så sætter vi os sammen igen. Desuden er de ikke så langt i deres proces. KVN: Gymnastiksalen, bliver den fjernet? NSK: Ja, det er oplægget. Der har været drøftelser med idrætsunderviserne, som har som udgangspunkt ønsket bedre halfaciliteter end den nuværende sal. De har som et muligt alternativ til en ny sal/multihal - ønsket et fitnessområde samt dansesal/spejlsal til brug for opvarmning, afspænding, mv. Der sidder en repræsentant i arbejdsgruppen for idrætslærerne. Næste fredag kommer Nana og fremlægger tankerne bag helhedsplanen og den videre proces for hele personalet.

13 Dagsordenspunkt 9: Tiltrædelse af skolens nyreviderede personalepolitikker Sagsfremstilling: Bestyrelsen vedtog de nye personalepolitikker i foråret 2011, men ønskede, at de blev gennemset og suppleret med nye politikker. SU har nedsat en undergruppe, der har revideret skolen personalepolitikker og omskrevet disse. NSK fremlægger disse og orienterer om form og oprettelse af en database, så personalepolitikker og andre vigtige informationer styres elektronisk. Bilag Udkast til personalepolitikker Bestyrelsen drøfter og vedtager de reviderede personalepolitikker. KVN synes, at det er meget voldsomt med alle de mængder af bilag. PLO forstiller sig, at PLO, CRH og NSK sætter sig ned og tager en snak vedr. det fremadrettede arbejde i bestyrelsen og materialer, mv.

14 Dagsorden til bestyrelsesmøde den 8. december 2011 Dagsordenspunkt 10: Orientering fra skolen v/nsk Sagsfremstilling: a. Fastholdelsesstrategi for 2012 b. Status vedr. AT-påbud c. Opsamling på første halvår af skoleåret 2011/2012 d. Projekter på THL e. Campus Bindslev plads (kulturtorv) Bilag Udkast til fastholdelsesstrategien Nanna Skulvad orienterer mundtligt om punkterne Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. NSK orienterede omkring Campus Bindslev plads. Kommissoriet for arbejdet blev delt ud. NSK forventer sig meget af arbejdet og finder det rigtig godt, at vi er sammen om det det binder os sammen på en helt anden måde. I styregruppen sidder Hanne Bæk som formand og alle de omkringliggende institutioners bestyrelsesformænd. Der er samtidig sat midler af på kommunens budget. De andre punkter flyttes til næste møde.

15 Dagsordenspunkt 11: Eventuelt Intet til dette punkt