Referat af bestyrelsesmødet den 6. oktober 2011 TH. LANGS HF & VUC - vi bringer dig videre

Transkript

1 Tilstede: PLO, CRH, PL, HF, KVN, BB, TKS, PBB, TEF, EF, NSK, PB, ES og BKG Referent: SUH 1. Dagsordenspunkt: Godkendelse af dagsordenen Konklusion: Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 20. juni 2011 Konklusion: Referatet blev godkendt. 3. Præsentation af ny uddannelseschef for AVU, Bente Kjærgaard Bente præsenterede sig selv 4. Præsentation af de nye elev-/kursistmedlemmer Patrick og Thue præsenterede sig selv

2 5. Endelig tiltrædelse af forretningsordenen for bestyrelsen v/plo Revideret udkast til forretningsorden efter tilføjelse drøftet på bestyrelsesmødet den 20. juni Der gives en orientering om tilføjelserne. Bilag Forretningsordenen for bestyrelsen ved THL Bestyrelsen godkender endeligt forretningsordenen. Referat Forretningsorden blev endeligt godkendt.

3 6. Halvårsregnskab og prognose for 2011, samt orientering om de nye afskrivningsprincipper på statens område v/ ESK Halvårsregnskab Halvårsregnskabet fremlægges. Halvårsregnskabet er udskrevet i skolens nye økonomistyringssystem. Systemet vil blive nærmere præsenteret på bestyrelsesmødet i december, hvor budget 2012 skal vedtages. Endelig vil der være tydelige kommentarer til halvårsregnskabet. Prognose for 2011 Der gives samtidig et bud på prognosen for resten af 2011 og bud på resultat for THL for Det reviderede budget er indarbejdet i materialet. Kvartalsopgørelse Der gives en orientering om status på elev/kursistantal i 3. Kvartal, men fremlæggelsen af perioderegnskab for 3. kvartal vil blive på bestyrelsens møde i december. Budget 2012 processen Kort orientering om budgetprocessen for 2012, der er igangsat på ledelsesniveau og der orienteres om det kommende arbejde i SU, jfr. økonomicyklussen på THL. Køb af skolens bygninger og indflydelse på skolens regnskab og budget Der gives en orientering om de nye afskrivningsprincipper pr. 1/1-11 på statens område, som THL skal følge. Nye vilkår for budget 2011 Kort orientering om konsekvenserne for budget 2011 efter, at THL har overtaget bygningerne. Skolen har hidtil modtaget vedligeholdelsestaxameter. Dette overgår i år til at blive et bygningstaxameter. Budget 2011, som er godkendt af bestyrelsen, indeholder vedligeholdelsestaxameter. I den endelige opgørelse på mødet i december fremstår budgettet med bygningstaxameter indregnet i stedet. Der er udarbejdet ekstra budget med bygningstaxameter indarbejdet, som vedlægges som bilag. Bilag Halvårsregnskab med kommentarer. Revideret budget for Årselever Revideret budget med indvendig vedligeholdelsestaksameter Revideret budget med bygningstaksameter Orientering om de nye afskrivningsprincipper på statens område pr. 1. januar 2011.

4 Bestyrelsen drøfter halvårsregnskab og prognose og tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen drøfter de nye afskrivningsprincipper for THL og tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tager de nye budgetforudsætninger til efterretning. Referat ES gennemgik halvårsregnskabet. Det viser et overskud for halvåret på 4,6 mio. kr. Fra dette skal trækkes afregning til AOF på 2,2 mio. kr. for deres driftsoverenskomst med THL. Fremadrettet vil der være sammenligning med halvårsregnskabet fra året før, men da der ikke før været udarbejdet et halvårsregnskab, er der ikke noget sammenligningsgrundlag. THL vil i år få en ekstraordinær indtægt for manglende indberetning af tomplads-ordning for årene 2008, 2009 og Beløbet er på ca. 1 mio. kr. samlet for alle årerne. KH: Bemærker de store afvigelser i indtægter og lønudgifter. PB gennemgik årsagen til de mange overtimer. Dette fremgår også af kommentarerne i halvårsregnskabet. Der er visse timer, der ikke har været lagt ind, og timer, det ikke har været muligt at tage højde for, f.eks. vikartimer, ekstra timer til en TR, dobbeltlærer på naturfag, mentorordning for de nye lærere, introdage, brobygningsforløbet, historieopgave, tur til KBH, en tastefejl ved en lærer, faggruppeformand, besøg - det rumlige HF, SSO mv. for at nævne enkelte timer. PB uddelte en oversigt over det styringsværktøj, der anvendes til opgørelse af den enkelte lærers tid, hvordan det ser ud før, og hvordan det kommer til at se ud til slut på året. EF synes, det er foruroligende tal. Det må kunne gøres bedre. Han synes, at det virker som dårlig styring. PB nævner, at der er så mange forhold, som tidligere nævnt, det ikke er muligt at tage højde for ved budgetlægningen. Der er i år ansat på naturfagsområdet, sådan at vi på sigt kan nedbringe overtimerne der. NSK: Overtimerne er en udfordring for os. Det er godt, at vi har et overblik over, hvor timerne kommer fra, men vores komplekse hverdag gør, at det kan være svært at anslå det samlede overtimeantal helt konkret, da vi planlægger lærerens arbejdstid for et skoleår på tværs af finansår. Vi arbejder hele tiden med styring og overblik for at minimere overtid, som er en stor belastning for den enkelte. Det er vigtigt med et overblik over overtiden. PLO: Er det muligt at indregne flere ekstra timer som en buffer i budgettet. NSK: Det er en mulighed, men det kan også overvejes at planlægge med buffertid på den enkelte underviser. Det giver så udfordringer i forhold behov for ansættelser, når vi ken-

5 der tilmeldingstallene. KH: forstår ikke, at man har ramt 2 mio. ved siden af på lønningerne på fællessiden. Dette kunne ES ikke forklare. KH: Man burde bruge erfaringen fra de andre år. PLO: Håber, at formen bliver noget mere overskuelig. Overtimebufferen lægges ind i 2012/2013. CR: Tænker, at det virker meget svært og måske umuligt. Skal vi have hjælp til at gøre det bedre? NSK mener, at vi har fået bedre styringsværktøjer, men det vil være godt at søge inspiration hos andre er. PB fortæller, at han er i gang med at snakke med TR en, om de kan lave nogle rundere aftaler. KH synes, det er bedre med overtid end undertid. KH spørger, om vi har overskud på bygningstaksameter. Ja, idet køb af bygningerne ikke belaster vores drift på nuværende tidspunkt, men når lån til nybyggeri og renovering er optaget, ser det anderledes ud. EF kommenterer på budgettet, som igen kommer til at give overskud, selvom bestyrelsen havde godkendt et underskud på en million. BB ønsker at budget og revideret er opstillet ved siden af hinanden. Det vil det blive i fremtiden. Mere overskueligt og enkelt måde ønskes. Konklusion: Regnskabet sættes mere enkelt og overskueligt op næste gang. Der lægges en buffer ind, så der ikke bliver de store afvigelser i budget og realiseret grundet overtimer. 7. Meddelelser fra formanden Resultatlønskontrakt med rektor Der gives en orientering om opgørelsen af kontrakten for 2010/2011. Der gives en orientering om status for indgåelse af resultatlønskontrakt med rektor for skoleåret 2011/2012. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

6 Referat: PLO orienterede om opgørelsen og uddelte oversigten over opfyldelse af de obligatoriske indsatsområder, NSK indgik i. Det var en videreførelse af Bent Ladegaards resultatkontrakt. EF spurgte til, hvordan procenterne opgøres, når de ikke er helt opfyldt. PLO redegjorde for dette, og NSK tilføjede, at der til alle indsatserne er der udarbejdet en afrapportering. Denne vil EF gerne se. PLO orienterede om meget positive møder med borgmesteren og dialogmøder med andre ungdomsuddannelsesinstitutioner i Silkeborg.

7 8. Byggeprocessen og økonomi Byggeprocessen 10. august igangsatte vi processen med et kick off eftermiddag under styring og ledelse af arkitektfirmaet RUM. Der er udarbejdet et rammesættende kommissorium for processen. Information Processen er godt i gang, og der er stor fremdrift. Der er oprettet en særlig konference i FC. hvor alle aktuelle papirer, mv. vedr. processen ligger til alles orientering. I konferencen ligger nu kommissoriet for opgaven, tilbud og rammesætning fra RUM, powerpoint fra kick off dagen og referat af cafédrøftelserne. Projektgruppens arbejde Under styregruppen er nedsat en projektgruppe, hvis medlemmer er: Steen Pedersen (HF) Anna-Marie Markussen (AVU) Jan Nissen (TAP) Bente Kjærgaard (afdelingschef AVU) Preben Baltzersen (vice rektor) Chris Rævsgaard Hansen (næstformand i bestyrelsen) Nanna Skulvad (rektor) Nana Ussing Lunøe fra RUM Carsten Amstrup Sørensen fra RUM Vi mødes i den nedsatte projektgruppe hver 14. dag, og der er god fremdrift. Der vil efterhånden som arbejde skrider frem blive nedsat ad hoc hjælpegrupper, der understøtter projektgruppens arbejde. Der er udarbejdet diverse forslag til helhedsplaner for THL og vurderet på mulige byggeafsnit på grundet, med henblik på lokalplansgodkendelse og oplæg til de bydende i konkurrencen. Det har dog vist sig, at det giver udfordringer med lokalplansudarbejdelsen, men det forsøges løst. Det kan betyde, at tidsrammen må justeres. Involvering af elever og kursister Den 5. oktober afholdes en procesformiddag med udvalgte kursister/elever fra elev- og kursistrådet under ledelse af RUM. Økonomi og finansiering Der er udarbejdet en analyse af skolens økonomi med indregning af bygningstaxameter i budget for årene 2012,2013 og Budgetterne tager bl.a. udgangspunkt i FL11 bebudede takstnedsættelser for de kommende år og besparelser i genopretningsplanen.

8 Med udgangspunkt i denne analyse vil vi indlede drøftelser med udvalgte kreditforeninger. Det vurderes, at en beløbsramme til byggeriet beløber sig til ca mio. kr. uden inventar og bygherrerådgivning. Bilag Kommissoriet for byggeprocessen RUM s PowerPoint fra kick off med personalet Resultat af cafédrøftelserne med personalet Skitsebudget for Budgetforudsætninger Bestyrelsen drøfter byggeprocessen og tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen drøfter den økonomiske ramme og indstiller til, at formandskabet og NSK arbejder videre med udvalgte kreditforeninger med henblik på låneaftaler. Referat: NSK orienterede om processen. Tidsrammen fastholdes, men tidsrammen for udarbejdelse af lokalplan kan se ud til at blive længere end forventet. Det kan tage op til et år. Vi agter at arbejde på at få dette fremrykkes, når det sidste arbejde med helhedsplanen fra projektgruppen er på plads fra os. Thue: Det er godt, at de som kursister bliver inddraget i processen. Rigtig spændende. PLO: Det er samme opfattelse, THL har, og det er skønt, at kursisterne også ønsker at være med. EF vil vide, om egenkapitalen skal indgå i byggeriet. PLO: det kan overvejes. THL har 15 mio. i egenkapital. Rammen for byggeriet er på ca. 35 mio. eksklusiv inventar og bygherrerådgivning. KH: Har skolen forsøgt at købe grunden ved siden af F-bygningen? NSK: THL har budt 3 mio. Ejeren ønsker 6 mio. THL har ikke fået endelig tilbagemelding fra ejeren Kurt Rask. Konklusion: Bestyrelsen godkendte, at den økonomiske ramme hedder 35 mio. (ekskl. inventar og bygherrerådgivning), og at formandskabet og NSK arbejder videre med udvalgte kreditforeninger med henblik på låneaftaler.

9 9. Orientering om arbejdspladsvurdering (APV) på THL v/nsk Igangsætning I perioden 21. september 30. september 2011gennemføres der arbejdspladsvurdering (APV) på THL. Analysefirmaet Ennova gennemfører APV-en for THL. Hver medarbejder modtager en personlig mail fra Ennova som indeholder en generel orientering om konditionerne for besvarelsen af APV, foruden link til APV-spørgeskemaet. Jeg og hele arbejdsmiljøorganisationen (AMO) har opfordret alle til at besvare APV, så vi sikrer en høj svarprocent og et solidt og godt grundlag at arbejde ud fra og ikke mindst får et billede af trivslen på THL, som udgangspunkt for den fremtidige opfølgningsproces. Spørgerammen i APV Spørgerammen er fastlagt ved drøftelser i AMO og i tæt samspil med analysefirmaet Ennova, der er således opnået konsensus om rammen. I spørgerammen er der indarbejdet både anonyme og ikke anonyme kommentarfelter. Det er meget tydeligt markeret, hvor forskellen er, så det ikke er muligt at tage fejl. De ikke anonyme felter er kun et ekstra tilbud om direkte dialog med mig. Man behøver ikke at besvare dem. De er indsat i APV en fordi det er vigtigt, at jeg som rektor og den øvrige ledelse i tæt spil med arbejdsmiljørepræsentanten (AR) får en konkret mulighed for at handle på APV, men naturligvis kun efter accept fra den enkelte medarbejder. Det giver de ikke anonyme felter mulighed for. Tidsplan for afviklingen af APV 21/9 dataindsamlingen begynder Der laves løbende statistik over besvarelsesprocenten 30/9: dataindsamlingen slutter 21/10: Ennova afleverer rapporter / resultatet til NSK. Den videre opfølgning proces med APV Det er utrolig centralt og vigtigt, at vi sikrer opfølgning og handling efter en APV og derfor sikres denne proces strategisk og ledelsesmæssigt på følgende måde: Fremlæggelse af APV på et fælles personalemøde Rapporten fremlægges af Ennova på et personalemøde. Rapporten lægges ud i FC. I fremlæggelsen gives bud på fælles prioriteringer/indsatser for THL. Rapporten kommenteres og faciliteres af NSK.

10 Efterfølgende arbejdes der i de enkelte arbejdsmiljøgrupper/afdelinger AVU/HF/TAP/stabsfunktioner i en procesform med valg af fokusområder, prioriteringer og opfølgning. Forløbene aftales og drøftes tæt mellem lederen og AR i den enkelte afdeling inden, under og efter processen. Handlingsplan og opfølgning Det er helt centralt, at der følges op og sikres handlingsplaner for APV for hele THL og for de enkelte arbejdsmiljøgrupper. Handlingsplanen med opfølgning og tilhørende fokusområder og indsatser, samt, hvem der er ansvarlig for opfølgningen drøftes og faciliteres i SU/AMO. Handlings- og opfølgningsplan lægges ud i FC med udgangen af december måned, således at den kan indgå i den årlige arbejdsmiljødrøftelse og det fælles temamøde mellem SU og AMO. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: NSK orienterer om APV. 87% har svaret, hvilket er rigtig godt. Den 4/11 kommer Ennova og fremlægger rapporten for hele personalet. På samme møde igangsættes procesopfølgning. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

11 10. Strategiprocessen og strategiplan v/nsk Der orienteres om strategiprocessen på THL- en videreførelse af bestyrelsens strategidag i marts Strategiprocessen THL har udviklet sig markant igennem de sidste 3 år. Vi er anderledes og stor skole med 103 medarbejdere og ca. 600 ÅE Det giver mange muligheder, men også mange udfordringer Vi vil skabe og implementere THL s strategi mod Vi vil leve op til skolens slogan: Vi bringer dig videre Vi skal være bevidste om hvem vi er og hvad vores vision er, sagt på en anden måde, hvad er THL s unikke værdier, vores identitet og formål. Strategiske fokusområder Med afsæt i bestyrelsens strategidag i marts 2011 og de succeskriterier som bestyrelsen opsatte har ledelsen arbejdet videre med strategiske fokusområder frem mod Vi har en styrket ledelsesgruppen og arbejder med et fælles ledelsesgrundlag samt fastlæggelse af den overordnede strategiske retning og mål for THL. Strategiproces Bestyrelsen strategidag i marts Ledelsens arbejde med strategiplan og viderebearbejdning af fokusområder og ledelsesgrundlag i perioden marts til oktober Involverende strategiproces på personaledage den oktober i Gjern Søhøjland. Opsamlende temadag med bestyrelsen i november. Drøftelse i SU i november. Afdelingsvis operationalisering af den overordnede strategi. Implementerer THL s strategiplan for de næste 4 år: destination

12 Organisationsstruktur NSK giver en orientering om de organisatoriske udfordringer. THL har gennemgået en markant udvikling igennem de seneste 3 år. Vi har haft en stor stigning i antal årselever og en stor stigning i medarbejderstaben. Vi er i dag 103 medarbejdere på THL. Det skaber behov for en anden organisationstænkning og struktur, en tydelig organisationsplan, der understøtter destination NSK orienterer om tankerne om en ny struktur. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: NSK orienterer om det videre arbejde. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

13 11. Orientering fra skolen v/nsk Orientering om opstart af skoleåret for THL og medarbejderstatus. Orientering om dialogmøder med borgmesteren, arbejdet med udvikling af Bindslev plads, mv. Generel orientering fra hver enkelt afdeling. Orientering om etablering af et fælles elev- og kursistråd. Orientering om nedsættelse af et fælles pædagogisk udvalg på THL. Nanna Skulvad orienterer mundtligt om punkterne. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: NSK: THL er kommet godt i gang med det nye skoleår, men dog med lidt startvanskeligheder, som der altid vil være. Mange nye medarbejdere. Gode personaledage i starten af året. BKG: En turbulent start. Vi bliver klogere af erfaringer. Flot VEU-konference, hvor Jan Kristensen og THL fik meget ros. NSK orienterede om Kompetence Center Silkeborg og mulighederne i fremtiden. PB fortæller, at starten var lidt mere forstyrret med kontorer og personalestue, som ikke var klar. Der har været mange skemaproblemer. Lokalerne er presset til det yderste. Vi er blevet mange flere. Fastholdelsesstrategi er ved at være klar, og HF har brugt tid på at finde ud, hvad det kommer til at betyde. Tutorordning på enkeltfag som et forsøg. Smartboard fylder også meget, efter de er kommet op i alle undervisningslokaler. Patrick synes, det har været en god start. De har ikke mærket alle Lectioproblemerne. Det har været administrationen, som har mærket de store problemer. Stor ros vedr. Lectio og start. Elev- og kursistrådet er slået sammen, og de har haft en strategidag sammen på Gjern. De er skudt godt i gang. Valgaften har de arrangeret med alt fra grædemur, balloner osv. Og en flot omtale i avisen og interview til radioens P4. PLO spørger til, om de har et budget, og det har de gennem NSK og aktivitetsudvalget. Pædagogisk bliver der nedsat et fællesudvalg på THL med lærere fra både AVU og HF. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

14 12. Endelig tiltrædelse af bestyrelsens mødeplan for det kommende år THL ønsker at flytte det planlagte temamøde i oktober: Temamødet den 29. oktober ønskes flyttet til den 22. november, da de involverende strategidage med hele personalet først kan ligge sidst i oktober og ledelsen skal bearbejde og implementerer disse dages arbejde. De øvrige møder fastholdes som planlagt Bestyrelsen tager det reviderede mødeplansforslag til efterretning. Konklusion: Den 29. oktober flyttes til tirsdag den 29. november

15 13. Eventuelt Nanna forespurgte om, det var i orden kun at sende alt vedr. bestyrelsesmøderne ud pr. mail og ikke i papirform som tidligere. Konklusion: Det blev vedtaget, at det fremover kun sendes ud pr. mail til bestyrelsen.