Referat af bestyrelsesmøde den 10. oktober 2013

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde den 10. oktober 2013 TH. LANGS HF & VUC Tilstedeværende: PLO, KVN, PE, BB, KRH, TEF, NSK, PB, ES og Torben Eskildsen og Lars N. Kristensen fra Nykredit og Klaus Grønbæk Jacobsen fra BDO Fraværende: CRH, HF, EF og TV Referent: SUH 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt 2. Underskrivelse af referatet Referatet blev underskrevet. 3. Oplæg fra Nykredit om forslag til belåning af de sidste 16 mio. kr. v/ Torben Eskildsen og Lars N. Kristensen fra Nykredit og Klaus Grønbæk Jakobsen fra BDO Sagsfremstilling: På bestyrelsesmødet i december tog bestyrelsen stilling til lånoptaget i Nykredit. Bestyrelsen skal på dette bestyrelsesmøde tage stilling til belåningen af de sidste 16. mio. kr. I vedhæftede bilag er en oversigt over det forslag som vil blive fremlagt. Under dette punkt deltager Lars Kristensen og Torben Eskildsen fra Nykredit, som vil fremlægge låneoplæggene, og skolens revisor Klaus Grønbæk Jakobsen er med til at råde, vejlede og give Side 1 af 12

2 sin anbefaling. Der skal på mødet tages stilling til valg af lånetype. Bilag Låneoplæg fra Nykredit til belåning af de sidste 16. mio. kr. Indstilling: Bestyrelsen beslutter, hvilken lånetype skolen skal anvende. Nykredit kom med deres oplæg om forslag til belåning af de sidste 16 mio. til færdiggørelse af byggeriet. Nykredits anbefaling er at dække omkostningerne med halvdelen fra de korte og halvdelen fra lange obligationer. Klaus fra BDO's anbefaling er, at bestyrelsen vælger et 20 årigt lån med en fast max-rente over de 20 år. TEF: føler sig ikke godt nok klædt på til at træffe en beslutning nu PE: finder ikke gennemgangen fyldestgørende og tilslutter sig, at der udformes et notat, som bestyrelsen kan forholde sig til pr. mail. NSK: det er vigtigt, at der laves fyldestgørende notat, der redegør for Nykredits anbefaling med Klaus kommentarer indføjet. Notatet sendes efterfølgende ud til bestyrelsen, der med baggrund i notatet kan træffe en beslutning. Beslutningen foregår pr. mail, så den kan hurtigt tages. ES: runddelte budget for skolens bygningsdrift med skolens forventede indtægter i bygningstaksameter frem mod 2017 på baggrund af de nye takster i FL 14. Målet er fortsat, at skolens bygninger skal kunne driftes alene af indtægter fra bygningstaxameteret. Der ses udfordringer, men med de nye bygninger, bedre energiforbrug og ikke mindst, at skolen frem mod 2014 har måttet drives to adresser vil det betyde, at omkostninger til bygningsdrift vil formindskes. Det omdelte bilag medsendes referatet. Side 2 af 12

3 4. Halvårsregnskab og prognose for 2013 v/ ES og NSK Sagsfremstilling: Perioderegnskabet for halvåret 1. januar 30. juni 2013 Fremstillingsformen er den samme som tidligere. I perioderegnskabet er angivet kommentarer til skolens samlede resultat på halvåret foruden kommentarer for hver enkelt af afdelingerne. I det følgende er der enkelte fremhævede kommentarer: Aktiviteten på afdelingerne HF-afdelingen En oversigt over forskellen mellem budgetteret og indberettet antal årskursister for foråret 2013 ses herunder: Budget forår 2013 Realiseret forår 2013 HF2 213,8 218,8 HF2 3-årigt forløb 1,8 1,8 HFe 37,4 41,9 HFe, tompladsordning 6,0 7,0 258,9 269,4 Ovenstående viser en difference i aktiviteten på +10,5 årskursister i foråret 2013, hvor den ene halvdel findes på HF2 og den anden halvdel på HFe. HF2: Den højere aktivitet på HF2 kan henledes til, at der i lang tid blev fastholdt 28 elever i hver 1. års klasse. Ventelister gjorde, at der ved frafald kom nye elever til. Også på 2. årgang har vi oplevet større elevtal end ventet. Også her er der et stykke hen i skoleåret blevet optaget elever, ligesom fastholdelsen har været stor. Resultatet har derfor også været, at flere har afsluttet HF2 i år end forventet (175 har afsluttet mod forventet 168). HFe: Den øgede aktivitet på HFe kan tilskrives store holdstørrelser og fastholdelse af kursisterne ikke mindst på forårspakken. Side 3 af 12

4 AVU-afdelingen AVU afdelingen har ikke realiseret det budgetterede antal årselever i 1. halvår. I 2. kvartal er der dog en stigning i antal årskursister, så den samlede afvigelse i første halvår 2013 er -10,5 årskursist. Det skal særligt nævnes vedr. OBU, at der i første halvår 2013 realiseret 4 færre OBU-årskursister end forventet. OBU- lærerne var lockoutet, hvilket har betydet, at ikke alle lektioner er læst. Det særlige ved OBU er, at det er afgørende for, at kursisterne er taxameterudløsende, at undervisningen gennemføres, derfor har skolen mistet indtægten. Dette er særligt for OBU, men gør sig ikke gældende for de øvrige fag på AVU, idet der afvikledes ekstratimer gennem maj måned for at sikre, at kursisterne fik den fornødne undervisning inden eksamen og skolen modtog fuld taxameter for kursisterne, trods aflyst undervisning i hele april, grundet lockouten. Løn og timestyring HF-afdelingen Over-, mer- og undertid En oversigt over over- og mertid 2013 ses herunder: Over- og mertid Budget Forår Efterår 2013 (forventet) 0 Difference -413 Opgørelsen viser, at der er et merforbrug på 413 timer i forhold til budget. Differencen kan henledes til OK13, som har haft konsekvens for opgørelsen af løntimeskemaet for 2012/13. Løntimeskemaerne udgår, og den enkelte lærer skal derfor gøres endeligt op med den konsekvens, at de i den samlede årsopgørelse skal have indregnet: max (eksamen + censur) 2011/12 sammenholdt med 2012/13. Denne opgørelsesform har kostet THL 836 timer, som ikke var mulig at forudsige ved budgetlægning. At merforbruget på timer ikke er blevet større end det faktisk er, skyldes b.la. følgende tiltag i skoleåret 2012/13: Der er sket et fradrag i timer for ikke-rettede opgaver. Disse tiltag har været med til at mindske overtiden men samtidig genereret ca. dobbelt så mange undertimer som budgetteret (faktisk antal undertimer, er ca timer). Side 4 af 12

5 AVU-afdelingen Det forventes at lønomkostningerne bliver højere end forventet i Der er flere faktorer, der har indflydelse, som der ikke var taget højde for i forbindelse med budgetlægningen. 20 lærere organiseret i Danmarks Lærerforening var lockoutet i 20 dage (2. april til 29. april 2013). Selvom der blevet sparet lønkroner i april, har lockouten været en stor omkostning. Mange lærere har læst ekstra lektioner i maj måned, og da deres årsnorm er nedsat med 148 timer som følge af lockouten, er disse ekstra læste lektioner blevet overtid hvilket igen ifølge overenskomsten udløser ekstra forberedelse. AVU afdelingen kommer ud af skoleåret med en overtid på 3.886,14 timer. Prognose for 2013 Vi gennemgår prognosen og forventninger til budgettet, samt de fravigelser og de vilkår, der ikke var kendt på tidspunktet for bestyrelsen vedtagelse af budgettet. Der har været en aktivitetsudvikling på samtlige uddannelser bortset fra OBU. Der er også en forøgelse af lønomkostningerne, samt et merforbrug på driften. Stigningen i lønomkostninger skyldes et merforbruget i timer grundet dels lockout på AVU og OK 13 opgørelse i forbindelse med overgang til ny OK 13. og lønstigningen til alle HF-lærerne, der trådte i kraft pr. august 2013 i forbindelse med OK13. Det betyder, at underskuddet i 2013 forventes større end oprindeligt antaget i budget 2013, men underskuddet forventes ikke at blive større end den fravigelse fra et 0-restultat, som bestyrelsen har vedtaget på mødet i marts i forbindelse med godkendelsen. Bilag Perioderegnskab for 1. januar juni 2013 Udviklingen i årskursisterne opdateret pr. august 2013 Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Halvårsregnskabet ES fremlagde halvårsregnskabet. PB og NSK orienterede om timeregnskabet på HF og AVU. KVN spørger til lønstigning i forbindelse med OK13, og om der i den forbindelse er indarbejdet effektiviseringer. PB: der er ikke med afsæt i selve lønstigningen aftalt effektiviseringer, men der er i opgavefordelingen taget højde for, at rammerne og her især rettereduktionen er vurderet lavere med afsæt i sidste skoleår. Side 5 af 12

6 Bestyrelsen tog orienteringen om halvårsregnskabet til efterretning. Prognosen for resten af 2013 ES uddelte faktuelle tal for prognosen for det samlede antal årskursister på THL i Der er sket en markant fremgang på HFe og en mindre tilbagegang på AVU især på OBUområdet. Der er flere driftsomkostninger, end det var muligt at forudsige på budgetgodkendelsestidspunktet i marts. Her skal bl.a. nævnes: Lockouten har været en stor udfordring for skolen, hvilket har betydet omsætningstab og mertid til underviserne til indhentning af den aflyste undervisning, da de kom tilbage. Lønstigning for HF-afdelingen grundet OK 13. Meromkostninger, som skyldes genhusning og mindre driftsbøvl i forbindelse med byggeprocessen. Skolens ledelse forventer at kunne holde det bebudede budget med en mindre overskridelse, men inden for den ramme, som bestyrelsen sekundært opsatte med ok på minus en mio. kr. grundet de usikkerheder, som netop er nævnt. PLO opsummerer, at det er betryggende, at skolen forventer at komme ud som budgetteret. NSK siger, at der er lavet et tættere samarbejde omkring timerne for hver enkelt medarbejder i AVUafdelingen, som stadig har timeregistrering. De omdelte bilag vedr. prognoserne medsendes som bilag til referatet. 5. Indgåelse af den resultatlønskontrakt for den kommende periode med rektor v/plo Sagsfremstilling: PLO orienterer om udkast den kommende periodes resultatkontrakt og fastlagte mål i denne. Bestyrelsen har mulighed for at drøfte og komme med forslag til mål i kontrakten. Målene og udkastet til kontrakt drøftes med henblik på endelig vedtagelse af indsatsområderne, og hvordan hvert enkelt indsatsområde vil blive målt efter kontraktperiodens udløb. Side 6 af 12

7 Bilag Udkast til resultatlønskontrakt for perioden 1. august juli Orienteringsbrev fra ministeriet for børn og undervisning om bemyndigelse til at indgå resultatkontrakter med institutionens øverste leder og øvrige, samt retningslinjer herfor. Indstilling: Bestyrelsen drøfter målene og udkastet til kontrakt med henblik på endelig vedtagelse af indsatsområderne, og hvordan hvert enkelt indsatsområde vil blive målt efter kontraktperiodens udløb. Udkastet til resultatlønskontrakten deles ud. PLO gennemgår det. KVN synes, at det ser fornuftigt ud. TEF: ønsker at delen vedr. AVU bliver mere konkret. PLO: punkterne, der er markeret med gult, skal præciseres mere og er derfor ikke helt færdige. PLO og NSK skal have arbejdet punkterne færdigt. TEF spørger til punktet vedr. fastholdelse, og undrer sig over, at punktet ikke ligger i basisrammen. PLO orienterer om, at det er sådan, rammerne er opsat fra ministeriets side. Alle tilslutter sig resultatlønskontrakten med ovenstående kommentarer. Side 7 af 12

8 6. Forslag til ændring i vedtægt for TH. LANGS HF&VUC v/plo Sagsfremstilling: Der ønskes en drøftelse af forslag til vedtægtsændring i vedtægterne for TH. LANGS HF & VUC. Den nuværende formulering i 4 stk. 2,1 skal ændres, da der ikke eksisterer noget, der hedder Silkeborg Seminarium og Sygeplejeskolen i Silkeborg. Formuleringen foreslås ændret til VIA University College. Dette med henblik på at sikre den fortsatte kontinuitet i bestyrelsen og sikre, at der er et bredere perspektiv i repræsentationen for de videregående uddannelser. Det skal samtidig bemærkes, at det ikke længere er noget, bestyrelsen skal have tilladelse til fra ministeriet. Ministeriet skal blot orienteres om ændringen. Bilag: Vedtægterne for TH. LANGS HF&VUC Indstilling: Bestyrelsen drøfter og beslutter vedtægtsændringen. Bestyrelsen godkendte vedtægtsændringen. PE: anførte, at der ligeledes bør ske en ændring i forhold til den udpegning, for hvem han sidder, nemlig Erhvervsrådet for Silkeborg kommune og Omegn, som nu hedder Erhverv Silkeborg. Bestyrelsen vedtog ligeledes denne ændring i vedtægterne. Skolen skal orientere ministeriet om vedtægtsændring, men ministeriet skal ikke som før godkende denne. Det er alene bestyrelsen ved sin underskrift, der godkender ændringen. Vedtægter med ændringer medtages til bestyrelsens møde i december til underskrift. Side 8 af 12

9 7. Opsamling på bestyrelsens og SU s strategidag. Der gives en kort status og orientering om det kommende arbejde. v/plo NSK Sagsfremstilling: Indledningsvis vil vi gerne takke for en rigtig god strategidag med skolen i fokus. Det var godt, at gruppen var udvidet med deltagere fra SU, det gav yderligere dynamik til dagen. Skolen er godt på vej med arbejdet med de 6 strategiske fokusområder, der danner udgangspunktet for destination Der blev gjort status i forhold til målene opsat for Strategiprocessen Vi arbejder godt med Stellarmodellen, som er ved at være indarbejdet som en metode, der kan bruges i mange andre sammenhænge. Som opfølgning skal det næves, at SU på deres næste møde den 7. oktober gennemfører Stellar på SU s arbejde med henblik på at styrke SU s position i organisationen. Det er tanken, at bestyrelsen fortsat arbejder med viden om THL gennem Stellar, og målet er, at vi hvert år i bestyrelsen gennemgår modellen og ser på status for skolen. Tanken er, at de enkelte afdelinger i fremtiden kan arbejde med Stellar i forhold til netop deres afdelings fokus. Spørgsmålene, den enkelte gruppe fik stillet af de andre, skal der nu arbejdes videre med, og arbejdet på dagen danner udgangspunkt for ledelsens videre arbejde med strategien for THL for det kommende år. Det var en meget udbytterig dag, som gav gode input til strategiarbejdet, og den endelige vedtagelse af skolens strategiske fokus i 2014 er på bestyrelsens dagsorden i december. Oplæg til THL s strategiske fokus i 2014 På baggrund af arbejdet, der videreføres efter oplæg fra ledelsen til starten af 2014, gennemfører ledelsen et strategiarbejde. Vi fremkommer med oplæg til bestyrelsens møde i december, hvor de endelige fokusmål for det kommende år 2014 bliver drøftet og besluttet. Her skal vi samtidig drøfte den profil, som VUC på landsplan skal have, da vi som lokale ledelser og skole skal komme med input til dette arbejde hen over efteråret. Det falder helt i tråd med, at vi derved sikrer THL s særlige position og indtænker vores egne fokusmål i VUC profilen på landsplan. NSK foreslår, bestyrelsens møde i december udvides med en time for at sikre, at vi har tid til at drøfte skolens indsatser for det kommende skoleår Side 9 af 12

10 Bilag: Bilag fra strategidagen og arbejdet i de enkelte grupper. TH. LANGS HF & VUC Indstilling: Bestyrelsen drøfter videre på de spørgsmål, som blev stillet af de øvrige grupper på strategidagen. Og tager i øvrigt orienteringen til efterretning. NSK takkede for en rigtig god dag, og fandt det var en givende dag, hvor alle tog Stellar til sig som ledelses- og strategiværktøj. Vi videreførte Stellar i SU i mandags, hvor vi havde en rigtig god proces omkring SU s position. PLO spurgte ind til THL s positionering i forhold til VUC-profilen, som der blev orienteret om på strategidagen. NSK: dette indarbejdes i ledelsen strategiarbejde, og det er målet, at oplægget fra VUClederforeningen forhåbentlig kommer tidsnok til, at dette kan medtages på bestyrelsens møde i december, så vi får lejlighed til her i bestyrelsen at drøfte THL s rolle i dette regi og give vore anbefalinger til lederforeningen og strategien på landsplan. NSK forventer sig meget af den nye erhvervsuddannelsesreform og vores rolle som VUC her i Silkeborg, og der er allerede taget initiativ til, at vi skal mødes med Handelsskolen og Silkeborg tekniske skole. PLO synes, at det er rigtig godt, at der arbejdes videre i SU med Stellar. NSK vil gerne, at næste bestyrelsesmøde blev udvidet med en time fra kl med efterfølgende julefrokost. Det tilsluttede alle sig. Side 10 af 12

11 8. Orientering fra skolen v /NSK Sagsfremstilling: Velkommen til nye kolleger på THL og farvel til andre Kristina Hummelhoff Genz underviser på HF i geografi og samfundsfag Anne Grarup underviser på HF i billedkunst Dorte Jørgensen i rengøringen Vi afholdt afskedsreception den 27. september for Ole Christiansen, der gik på pension efter 26 år på THL. Velkommen til de nye elever og kursister i august Vi afviklede gode velkomstarrangementer, og det er en fornøjelse at byde nye elever og kursister særligt velkomme, synge lidt og sikre, at de får en god start. Der har på alle hold været arbejdet med introduktion og i år også med nye tiltag både på AVU og på HF. Der ha været et stort arbejde med at gøre overgangen til THL så fantastisk så muligt. Det var en meget fin introfest den 7. september for alle de nye HF2 er. Byggeprocessen NSK giver på mødet en status. Rejsegilde er planlagt til den 30/10 kl Kursus i SU Den 12. september afviklede vi kursus for SU. Der kommet en ny revideret samarbejdsaftale med et skærpet fokus på samarbejdet, og endelig var det et led i selvevalueringen i udvalget. Vi ønskede også at reflektere over arbejdet i SU og skabe mere fokus på arbejdet, så kurset gav også ideer hertil. Tilbagemelding til arbejdstilsynet vedr. påbud i AVU Den 1. oktober fremsendte skolen tilbagemeldingen og redegørelsen for arbejdet med påbuddet i AVU-afdelingen. Indstilling: Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 11 af 12

12 NSK orienterede omkring de enkelte punkter i sagsfremstillingen og uddybede dette. NSK orienterede om, at der den 20. oktober kommer stillingsopslag i dagspressen til ny uddannelseschef til AVU. Der nedsættes et ansættelsesudvalg. Der er planlagt to ansættelsessamtaler med oplæg til arbejde med caseforløb. Det er særdeles vigtigt, at vi er meget omhyggelige, og det er derfor ligeledes besluttet, at de udpegede ansøgere til anden runde skal gennemføre en JTI- test. 9. Evt. Der var intet til dette punkt. Side 12 af 12