HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Tlf. 9940 9940 www.aau.dk Ferie Vejledning om optjening og afvikling Regelgrundlag Ferieloven af 22. februar 2013 Finansministeriets og CFU s Ferieaftale af 9. november 2005 Finansministeriets og CFU s Ferievejledning, januar 2006 Indhold: 1. Hvem optjener ferie med løn ved AAU? 2. Hvornår skal ferien afvikles? 3. Hvad sker der med ferie, der er optjent før ansættelsen ved AAU? 4. Optjenes der ferie med løn i fraværs- og tjenestefrihedsperioder? 5. Hvad sker der med ferien i forbindelse med ændringer i arbejdstiden? 6. Kan man holde ferie, når man ikke har optjent ferie med løn ved AAU? 7. Skal man holde ferie, når man har optjent ferie? 8. Hvornår begynder og slutter ferien? 9. Hvilken betaling ydes der under afvikling af ferie? 10. Hvad er en feriehindring? 11. Er det muligt at få udbetalt sine feriepenge uden at afvikle sin ferie? 12. Hvad sker der med ferien i forbindelse med sygdom? 13. Hvad sker der med optjent ferie ifm. orlov uden løn (ansøgt tjenestefrihed)? 14. Er der mulighed for at overføre ferie til det efterfølgende ferieår? 15. Hvad sker der med optjent ferie ved fratrædelse? 16. Særligt om timelønnede 17. Særligt om elever med uddannelsesaftaler indgået 1.5.2002 eller senere 18. Særligt om medarbejdere ansat inden for Det Rummelige Arbejdsmarked 19. Særligt om særlige feriedage Personkreds Tjenestemænd, tjenestemandslignende ansatte samt overenskomstansatte - herunder elever med uddannelsesaftale efter lov om erhvervsuddannelser -, der er omfattet af centralorganisationernes forhandlingsret, er omfattet af ferieloven og statens ferieaftale Overenskomstansatte, der ikke er omfattet af centralorganisationernes forhandlingsret (journalister, grafiske arbejdere), elever, lærlinge, praktikanter 1, der ikke er omfattet af lov om erhvervsuddannelser, samt timelønnede er alene omfattet af ferieloven 1 F.eks. KVU praktikanter.
1. Hvem optjener ferie med løn ved AAU? Alle månedslønnede medarbejdere - uafhængig af beskæftigelsesgrad - optjener ferie med løn ved AAU 2 Ved uafbrudt beskæftigelse i et helt kalenderår (1.1.xxxx - 31.12.xxxx), optjenes der 2,08 betalt feriedag pr. måneds ansættelse 3, hvilket svarer til 25 dage / 5 ugers ferie pr. ferieår. 2. Hvornår skal ferien afvikles? Optjent ferie holdes i det ferieår (1.5.xxxx til 30.4.xxxx), der følger efter optjeningsåret (1.1.xxxx - 31.12.xxxx). Ferieåret inddeles traditionelt i hoved- og restferieperioden: Hovedferieperioden ligger i perioden 1.5.xxxx - 30.9.xxxx, og medarbejderen har krav på at afholde 3 ugers samlet ferie i denne periode. Hovedferien varsles med 3 måneder. Restferieperioden ligger i perioden 1.10.xxxx - 30.4.xxxx, og kan gives på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieåret - også før hovedferien. Restferie skal som udgangspunkt gives i sammenhængende perioder på mindst 5 dage, men kan deles. Restferien varsles med 1 måned. Ferieperioden fastlægges som udgangspunkt efter forhandling mellem ledelsen og den enkelte ansatte. Ledelsen skal i videst omfang imødekomme den ansattes ønsker, herunder ønsker om placering af hovedferien i egne børns skoleferie. OBS - På AAU er det ved beslutning i Hovedsamarbejdsudvalget vedtaget, at medarbejderne er pålagt at holde ferie på hverdagene mellem jul og nytår. 3. Hvad sker der med ferie, der er optjent før ansættelsen ved AAU? Ved nyansættelse ved AAU beregner HR-afdelingen på ansættelsestidspunktet ferieret, der er optjent ved lønnet, dansk beskæftigelse før ansættelsen ved AAU 4. 4. Optjenes der ferie med løn i fraværs- og tjenestefrihedsperioder? I fraværsperioder, hvor der ydes løn fra AAU, som f.eks.: barsels-, fader- og adoptionsorlov egen sygdom barns 1. og 2. sygedag afvikling af særlige feriedage og omsorgsdage uddannelsesorlov med hel eller delvis løn ferie fritstilling og suspension optjenes der ferie med løn. I tjenestefrihedsperioder, hvor der ikke ydes løn fra AAU, som f.eks.: forældreorlov med dagpenge børnepasningsorlov orlov militærtjeneste (dog højst 1 måneds varighed) uddannelsesorlov uden løn 2 For timelønnede ansatte ved AAU henvises der til vejledningens pkt. 16. For elever med uddannelsesaftaler efter lov om erhvervsuddannelser henvises der til vejledningens pkt. 17. For medarbejdere ansat inden for Det Rummelige Arbejdsmarked henvises til vejledningens pkt. 18. 3 Ved ansættelse i dele af en måned optjenes 0,07 betalt feriedag pr. kalenderdag. 4 Ved beskæftigelse uden for Danmark for udenlandsk arbejdsgiver optjenes der ikke ferie, jf. dog vejledningens pkt 6. Side 2 af 7
optjenes ferie med løn de første 6 måneder af orloven 5. Optjeningen af ferien forudsætter dog dels, at medarbejderen genindtræder i tjenesten og afvikler ferien inden for det aktuelle ferieår (medmindre der har været en feriehindring, jf. vejledningens pkt. 10), og dels at medarbejderen ikke har haft andet lønnet arbejde i tjenestefrihedsperioden. Der optjenes ikke ret til ferie med løn i perioder, hvor medarbejdere deltager i strejke eller lockout. 5. Hvad sker der med ferien i forbindelse med ændringer i arbejdstiden? For medarbejdere, der på ferieafviklingstidspunktet har en anden beskæftigelsesgrad end i optjeningsåret, ydes lønnen med samme brøkdel, som den gennemsnitlige ugtl. arbejdstid har udgjort i optjeningsåret. 6. Kan man holde ferie, når man ikke har optjent ferie med løn ved AAU? Alle månedslønnede medarbejdere har, uanset om der er optjent ferie med løn eller ej, ret til at holde 5 ugers ferie pr. ferieår. Har man ikke optjent ferie med løn, reduceres lønnen for de dage, hvor der afholdes ferie. 7. Skal man holde ferie, når man har optjent ferie? En medarbejder, der har optjent ferie med løn ved AAU, har ret til at afvikle ferien. Holder medarbejderen ikke sin optjente ferie, og har medarbejderen ikke været forhindret i afvikle ferien (jf. vejledningens pkt. 10), og er der ikke indgået aftale om overførsel af ferie til det/de efterfølgende ferieår (jf. vejledningens pkt. 14) eller har medarbejderen ikke ansøgt om udbetaling om uhævede feriepenge rettidigt (jf. vejledningens pkt. 11 og reglerne for udbetaling af uhævede feriepenge) fortabes ferieretten. En medarbejder, der har optjent ferie med feriebevis ved en tidligere arbejdsgiver inden ansættelsen ved AAU, jf. vejledningens pkt.3, har ligeledes ret til at holde denne ferie. Holder medarbejderen ikke sin ferie, og har medarbejderen ikke været forhindret i afvikle ferien (jf. vejledningens pkt. 10), og er der ikke indgået aftale om overførsel af ferie til det/de efterfølgende ferieår (jf. vejledningens pkt. 14) eller har medarbejderen ikke ansøgt om udbetaling om uhævede feriepenge rettidigt (jf. vejledningens pkt. 11 og reglerne for udbetaling af uhævede feriepenge), fortabes ferieretten. 8. Hvornår begynder og slutter ferien? Ferien starter ved den normale arbejdstids begyndelse den første feriedag (normalt mandag morgen) og slutter igen ved arbejdstids ophør den sidste feriedag (normalt fredag eftermiddag). 9. Hvilken betaling ydes der under afvikling af ferie? Har en medarbejder optjent ferie med løn fra AAU, ydes der løn + særlig feriegodtgørelse på 1½% under afvikling af ferie. Den særlige feriegodtgørelse udbetales som et engangsbeløb med månedslønnen i april måned efter optjeningsåret. Har en medarbejder ikke været ansat ved AAU i et helt optjeningsår, og medbringer medarbejderen et feriebevis, optjent ved lønnet beskæftigelse fra anden arbejdsgiver før ansættelsen ved AAU, reduceres lønnen, der udbetales under ferien fra AAU, med det antal dage, der er optjent med feriebevis fra den tidligere arbejdsgiver. Har en medarbejder optjent ferie ved anden arbejdsgiver, ifm. tjenestefrihed uden løn fra AAU, reduceres lønnen, der udbetales fra AAU under afvikling af ferie, med det antal dage, der er optjent med feriebevis. Har en medarbejder hverken optjent ferie med løn fra AAU, og medbringer medarbejderen heller ikke et feriebevis, optjent ved lønnet beskæftigelse fra anden arbejdsgiver før ansættelsen ved AAU, ydes der ingen betaling fra AAU under afvikling af ferie. Medarbejderen bør i stedet undersøge, hvorvidt pågældende er berettiget til feriedagpenge fra A-kassen. 5 Hvis en medarbejder har fået bevilget tjenestefrihed uden løn til gennemførelse af en uddannelse af max. 1 års varighed, kan der optjenes ferie med løn i hele perioden, såfremt ansættelsesmyndigheden vurderer, at uddannelsen er af betydning for den pågældendes beskæftigelse. Side 3 af 7
10. Hvad er en feriehindring? Foreligger der særlige forhold ved normal arbejdstids begyndelse den første feriedag, der afskærer medarbejderen fra at afvikle sin ferie, er der tale om en feriehindring. Følgende situationer kategoriseres som feriehindring: barsels-, adoptions- og faderorlov med løn fra AAU forældreorlov med dagpenge værnepligt egen sygdom afvikling af retsbaseret udskudt forældreorlov afvikling af barsels-, fader- og forældreorlov, hvor der er indgået aftale om delvis genoptagelse af arbejdet uden forlængelse af orlovsperioden Følgende situationer kategoriseres ikke som feriehindring: ansøgt tjenestefrihed uden løn børnepasningsorlov stort arbejdspres ægtefælles eller barns sygdom 6 afvikling af aftalebaseret udskudt forældreorlov afvikling af barsels-, fader- og forældreorlov, hvor der er indgået aftale om delvis genoptagelse af arbejdet og forlængelse af orlovsperioden Konstateres det ved udløbet af hovedferieperioden (dvs. pr. 1.10.xxxx), at medarbejderen ikke har kunnet afvikle hele eller dele af sin hovedferie pga. feriehindring, kan den pågældende og ledelsen indgå aftale om, at den ikke-afviklede ferie overføres til det følgende ferieår eller at feriepengene udbetales kontant. Konstateres det ved ferieårets udløb (dvs. pr. 30.4.xxxx), at medarbejderen ikke har kunnet afvikle hele dele af sin restferie pga. feriehindring, kan den pågældende og ledelsen ligeledes indgå aftale om, at den ikkeafviklede ferie overføres til det efterfølgende ferieår eller at feriepengene udbetales kontant. Restferie, som er begrundet i feriehindring, vil efter ferieårets udløb blive udbetalt automatisk, hvis der ikke er indgået aftale om overførsel. OBS - aftaler vedr. overførsel af ferie til det efterfølgende ferieår eller anmodning om udbetaling af feriepenge begrundet i en feriehindring skal være HR-afdelingen i hænde hurtigst muligt og senest 10 dage efter hhv. hovedferieperiodens udløb og/eller ferieårets afslutning. 11. Er det muligt at få udbetalt sine feriepenge uden at afvikle sin ferie? Restferie kan udbetales, hvis der har været tale om en feriehindring (jf. vejledningens pkt. 10). Endvidere kan restferie i særlige situationer udbetales (hvis der er tale om dage ud over de første 20 feriedage, hvis værdien af restferien er mindre end et bestemt beløb og/eller hvis feriepengene stammer fra et tidligere ansættelsesforhold). Reglerne for udbetaling af uhævede feriepenge kan læses i en selvstændig vejledning, som er tilgængelig på HR-afdelingens hjemmeside. 12. Hvad sker der med ferien i forbindelse med sygdom? Sygdom opstået før ferien påbegyndes Bliver medarbejderen syg inden ferien starter, har medarbejderen ikke pligt til at afvikle sin ferie, såfremt medarbejderen har sygemeldt sig rettidigt, jf. AAU s regler om sygemelding. Sygemelder medarbejderen sig ikke rettidigt, anses pågældende at afvikle ferien som planlagt. Bliver medarbejderen rask inden udløbet af den planlagte ferie, skal den pågældende ifm. raskmeldingen oplyse tjenestestedet, hvorvidt man ønsker at afvikle den resterende del af den planlagte ferie, eller om man ønsker at udskyde den resterende del af ferien til et senere tidspunkt, og i stedet genoptage arbejdet. 6 Medarbejdere, der har fået bevilget tjenestefrihed iht. cirkulære om tjenestefrihed mv. til pasning af alvorligt syge børn og nærtstående, og som har været forhindret i afvikle ferie kan få spørgsmålet om evt. udbetaling af ikke-afviklet ferie forelagt Pensionsstyrelsen. Side 4 af 7
Bliver medarbejderen ikke rask i løbet af den planlagte ferie, kan ferien enten udskydes til et senere tidspunkt, overføres til det efterfølgende ferieår eller udbetales i form af feriegodtgørelse, jf. vejlednings pkt. 10. Sygdom opstået under ferien Bliver medarbejderen syg efter at ferien er påbegyndt, afvikles ferien som planlagt. Er der tale om alvorligere sygdom, sygdom af længere varighed, sygdom, der skyldes en tidligere tilskadekomst under tjenesten eller andre særlige omstændigheder, kan ferien dog suspenderes helt eller delvis. OBS - Det er ledelsen, der skønner, om sådanne særlige omstændigheder er til stede, og hvorvidt sygdommen skal dokumenteres ved lægeattest. 13. Hvad sker der med optjent ferie ifm. orlov uden løn (ansøgt tjenestefrihed)? Går en medarbejder på orlov uden løn i mere end 3 måneder, beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Beløbet udbetales via feriebevis, der tilsendes medarbejderen fra Lønkontoret. Er orloven på mindre end 3 måneder, vil feriepengene som udgangspunkt blive bevaret hos AAU. Medarbejderen kan dog efter eget ønske få afregnet ferien på et feriebevis på samme måde som ved orlov i mere end 3 måneder. 14. Er der mulighed for at overføre ferie til det efterfølgende ferieår? I henhold til ferieloven og statens ferieaftale er det muligt at indgå aftale om overførsel af ferie til det/de efterfølgende ferieår. Rammerne for aftale om overførsel af ferie blev behandlet på AAU s Hovedsamarbejdsudvalgsmøde d. 17.6.2002. AAU s regler for overførsel af ferie samt administrativ procedure kan læses i en særskilt vejledning vedr. overførsel af ferie. Vejledningen kan findes på HR-afdelingens hjemmeside. 15. Hvad sker der med optjent ferie ved fratrædelse? Overgår en månedslønnet medarbejder til anden månedslønnet ansættelse ved AAU overflyttes ferieretten til det nye tjenestested. Overgår en månedslønnet medarbejder til timelønnet ansættelse ved AAU, beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Beløbet udbetales via feriebevis, der tilsendes medarbejderen fra Lønkontoret. Overgår en medarbejder til anden ansættelse uden for AAU eller til ledighed, beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Beløbet udbetales via feriebevis, der tilsendes medarbejderen fra Lønkontoret. Flytter en medarbejder til udlandet og framelder medarbejderen sig CPR.registret, udbetales feriegodtgørelsen for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet direkte til medarbejderen. Fraflytning til udlandet skal dokumenteres overfor Lønkontoret. Forlader en medarbejder helt arbejdsmarkedet pga. sygdom eller alder, beregnes der feriegodtgørelse på 12½% for det løbende optjeningsår og for optjent ferie fra tidligere optjeningsår, som endnu ikke er afviklet. Frem for at få feriegodtgørelsen udbetalt via feriebevis, kan feriegodtgørelsen udbetales direkte til medarbejderen 7. Direkte udbetaling forudsætter at medarbejderen kan doku- 7 Der gælder særregler for tjenestemænd, der fratræder pga. sygdom. Side 5 af 7
mentere 8, at arbejdsmarkedet forlades overfor Lønkontoret (eller HR-afdelingen, hvis man ønsker at få udbetalt feriepengene sammen med sidste lønudbetaling). OBS - medarbejdere, der går på delpension, og som er omfattet af overgangsydelse, revalideringsydelse eller overgår til fleks - og skånejobs, anses ikke for at have forladt arbejdsmarkedet. 16. Særligt om timelønnede Timelønnede (eksterne lektorer, undervisningsassistenter, hjælpelærer, studentermedhjælpere, faglige vejledere) er - modsat månedslønnede - ikke omfattet af ferieaftalen, men er alene omfattet af ferielovens regler, hvilket betyder, at disse medarbejdere optjener 12½ % feriegodtgørelse af den optjente timeløn i optjeningsåret feriegodtgørelsen udbetales via feriebevis, der fremsendes til den timelønnede i løbet af marts måned det efterfølgende år efter optjeningsåret 17. Særligt om elever med uddannelsesaftaler indgået 1.5.2002 eller senere Elevers ret til løn under afvikling af ferie afhænger af ansættelsestidspunktet: elever ansat inden d. 1.7.xxxx, har ret til 25 feriedage med løn fra AAU i det aktuelle ferieår. elever ansat d. 1.7.xxxx eller senere, har ikke ret til feriedage med løn fra AAU i det aktuelle ferieår. Ønsker en elev, der ikke har ret til feriedage med løn fra AAU, at afvikle ferie, sker dette for pågældendes egen regning, jf. vejledningens pkt. 6. Har eleven optjent ferie hos en tidligere arbejdsgiver, skal eleven ikke have løn for disse dage. Er feriegodtgørelsen, der er optjent ved tidligere arbejdsgiver, mindre end elevlønnen fra AAU, får eleven udbetalt et beløb, svarende til forskellen mellem elevlønnen pr. feriedag og feriegodtgørelsen pr. feriedag 9. Er feriegodtgørelsen, der er optjent ved tidligere arbejdsgiver, derimod større pr. dag end elevlønnen pr. dag, holder eleven ferie med den godtgørelse i det antal optjente feriedage. Resterende dage udbetales med normal elevløn. I det første og andet hele ferieår, efter at ansættelsesforholdet er begyndt, har eleven altid ret til 25 feriedage med løn fra AAU pr. år. Elever, som er ansat d. 1.7. eller senere, og som almindeligvis ikke har ret til feriedage med løn i det aktuelle ferieår, har dog ret til op til 5 feriedage med løn, hvis virksomheden holder lukket i perioden 1. oktober 30. april. Idet AAU holder lukket i dagene mellem jul og nytår, vil disse elever således blive tildelt et antal feriedage med løn svarende til antallet af arbejdsdage mellem jul og nytår. En elev, der efter endt uddannelse, fortsætter sin ansættelse ved universitetet, har krav på ferie med løn, dvs. den løn, som den pågældende får som færdiguddannet 10. Elever følger som udgangspunkt de ovenfor skitserede retningslinier. Elever har dog ikke mulighed for at indgå aftale om overførsel af ferie eller at ansøge om udbetaling af uhævede feriepenge. 18. Særligt om medarbejdere ansat inden for Det Rummelige Arbejdsmarked Medarbejdere, der er ansat i en ordning under Det Rummelige Arbejdsmarked (som f.eks. Virksomhedspraktik, Ansættelse med løntilskud, Fleksjob og Job med personlig assistance) følger som udgangspunkt de ovenfor skitserede retningslinier. For enkelte ordninger gælder der særlige regler for, hvornår og til hvem (til hvilken myndighed) ferieafviklingen skal varsles samt hvilken ydelse, der betales i de tilfælde, hvor en medarbejder ikke har optjent fuld ferieret med løn ved AAU. 8 Tilkendelse/udbetaling af a) alderspension, b) førtidspension, c) pension d) afgørelse fra en arbejdsløshedskasse om overgang til gammel efterløn, dvs. efterløn med 200 timers erhvervsbegrænsning. 9 Jf. pkt. 6.6. i ferievejledningen af januar 2006. 10 Jf. pkt. 8.2.4. i ferievejledningen af januar 2006. Side 6 af 7
De enkelte særregler fremgår af ansættelsesbrevet eller bevillingsskrivelsen fra kommunen/ Social- og Sundhedsforvaltningen. 19. Særligt om særlige feriedage Ved overenskomstforhandlingerne 2002 blev det aftalt at medarbejdere, der er omfattet af centralorganisationernes forhandlingsret, og som er berettiget til fuld løn under sygdom, ligeledes er omfattet af reglerne om optjening af særlige feriedage. Vejledningen om optjening og afvikling af særlige feriedage ved AAU kan findes på HR-afdelingens hjemmeside. Evt. tvivlsspørgsmål vedr. ovenstående kan rettes til HR-afdelingen. Spørgsmål vedr. attestation af feriebevis, beregning af særlig feriegodtgørelse, feriegodtgørelse og løntræk bedes rettet til Lønkontoret. HR-afdelingen, juli 2011. Side 7 af 7