J.nr.: 00-01-1-14 Dato: 15.05.2014 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 23. maj 2014 kl. 9.30 12.30 Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Jan Riber Jakobsen Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Poul Rosendahl Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Lars B. Thomsen Jean Brahe Kristine Kaas Krog Søren Rishøj Jakobsen Frode Sørensen Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup Dagsordenspunkter: 26/14 Godkendelse af dagsorden... 49 27/14 Sager til orientering... 50 28/14 Revisionsberetning nr. 5 af 24. april 2014: Beretning for regnskabsåret 2013... 51 29/14 Budgetopfølgning 1, 2014... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 30/14 Budgetforslag 2015 og takstforslag 2015... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 31/14 Årsberetning 2013... 60 32/14 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder... 61 33/14 Eventuelt... 62 48
26/14 Godkendelse af dagsorden J. nr. 91-08-1-08 Dato: 5. maj 2014 Indstilling at dagsordenen godkendes. Vedtagelse 49
27/14 Sager til orientering J. nr. 00-01-1-14 Dato: 5. maj 2014 Sagsresumé - Orientering om køreplanændringer og konsekvenser sommer 2014 - Orientering om flextur over mere end 1 kommunegrænse Indstilling Til orientering. Vedtagelse 50
28/14 Revisionsberetning nr. 5 af 24. april 2014: Beretning for regnskabsåret 2013 J. nr. 50-08-2-13 Dato: 7. maj 2014 Sagsresumé Sydtrafiks revision KPMG har fremsendt beretning for året 2013. Beretningen har ikke givet anledning til bemærkninger. Beretningen omfatter også IT- revision, som heller ikke har givet anledning til bemærkninger. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabets regnskab revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Regnskabet revideres i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Efter at revisionen har afgivet bemærkninger til årsregnskabet, træffer bestyrelsen afgørelse om revisionens bemærkninger og regnskabets godkendelse. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelse herom sendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Det reviderede årsregnskab tillige med revisionens bemærkninger hertil og bestyrelsens afgørelse herom fremsendes til Regionsrådet og kommunalbestyrelserne. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelser herom skal af bestyrelsen forelægges for repræsentantskabet til orientering. Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. 51
Indstilling at revisionens beretning tages til efterretning, at revisionens beretning og bestyrelsens afgørelse sammen med revideret regnskab fremsendes til tilsynsmyndigheden, Regionsrådet og kommunerne at revisionens bemærkninger sammen med årsregnskabet forelægges Repræsentantskabet til orientering Vedtagelse 52
29/14 Budgetopfølgning 1, 2014 J. nr. 50-04-08-1-14 Dato: 9. maj 2014 Sagsresumé Budgetopfølgning nr. 1 2014 er udarbejdet på baggrund af budget 2014, regnskab 2013 samt kendte ændringer. Det samlede tilskud til Sydtrafik er i opfølgningen på 643,6 mio. kr. mod 639,0 mio. kr. i det oprindelige budget. Dette er i alt et mertilskud på 4,6 mio. kr. Heraf er de 3,9 mio. kr. mertilskud på offentlig servicetrafik og 0,7 mio. kr. på kommunale/regionale kørselsopgaver. Busdrift De samlede indtægter forventes at være 7,3 mio. kr. lavere i opfølgningen. Korrigeres der for det forventede indtægtstab ved omlægning af salg fra kontantbilletter til rejsekort i 2014 på 3,2 mio. kr., 2,5 mio. kr. i mindre fritidsrejsekompensation end forventet i budget 2014 samt større refusion af klippekort end forventet, kan indtægtsnedgangen indarbejdet i budgetopfølgning 1 opgøres til 0,8 mio. kr. sammenlignet med oprindeligt budget 2014. Udgifter til bus og administration forventes i alt at stige med 0,3 mio. kr. Heraf forventes driften af busser at stige i forhold til det oprindelige budget med 1,4 mio. kr. De regionale ruter udgør en stigning på 4,5 mio. kr., og de kommunale ruter vurderes til at falde med 6,2 mio. kr. Flextur er i fremgang og er budgetteret til 3,3 mio. kr., hvilket er en stigning på 1,1 mio. kr. Den faste dublering forventes at stige med 2,6 mio. kr. Driften af ruter med flere trafikselskaber forventes at falde med 0,6 mio. kr. Sammenlignes der med regnskab 2013 falder udgiften til driften af busserne fra 583,1 mio. kr. til 566,6 mio. kr. i denne budgetopfølgning. Til sammenligning er antallet af køreplantimer faldet fra 863.889 timer til 824.826. Bus fælles driftsudgifter forventes at være på 42,6 mio. kr. i opfølgningen mod 46,9 mio. kr. i budget 2014. Forskellen er en mindre forventet udgift på 4,3 mio. kr. Omkostningerne til rejsekort er faldet og dette skyldes dels udskydelse af fastprisprodukternes overgang til rejsekort, samt en generel nedskrivning af forventningerne til indtægterne på rejsekort. De afledte drifts- og salgsomkostninger falder som følge deraf. 53
Øvrig ændring for udgifter til busdrift vedrører forretningsområde bus andel af udgifterne til administration. Togdrift Det samlede tilskud til toget forventes at falde fra 26,0 mio. kr. til 25,9 mio. kr. Faldet skyldes justering af indtægterne. Driftsudgifterne forventes uændret i forhold til det oprindelige budget. Handicapkørsel Tilskuddet til handicapkørslen forventes at falde fra 31,9 mio. kr. til 30,4 mio. kr. Faldet skyldes en lavere forventning til antal kørte ture. Kommunal flextrafik Flextrafikudgifterne er opdateret til nye forventninger. Ændringerne er samlet set en mindre udgift på 0,9 mio. kr. Siddende Patientbefordring Siddende patientbefordring er justeret til nye forventninger til kørslen samt til udgiften til administration. I alt en større forventet udgift på 1,7 mio. kr. Administration Udgiften til administrationen forventes at stige med 2,5 mio. kr. Dette er hovedsageligt merudgift til løn besluttet i bestyrelsespunkterne 46/13 (Det videre arbejde med FynBus/Sydtrafik-analysen) og 19/14 (Fleksibel køreplanlægning). Administrationsudgifterne er i tabellerne nedenfor fordelt til de enkelte forretningsområder. Offentlig servicetrafik Busdrift Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -248.676-255.987-258.195 Udgifter 645.228 644.896 653.055 Bidrag i alt 396.551 388.908 394.860 Tog Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -3.257-3.140-3.512 Udgifter 29.184 29.127 28.279 Bidrag i alt 25.927 25.987 24.767 Handicapkørsel Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -6.203-6.381-6.176 Udgifter 36.636 38.264 36.619 Bidrag i alt 30.433 31.883 30.442 Finansiering, investering og hensættelser Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Bidrag i alt 7.698 9.952 8.196 I alt, offentlig servicetrafik Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -258.136-265.508-267.883 Udgifter 718.746 722.238 726.148 Bidrag i alt 460.610 456.730 458.265 54
Kommunale/regionale kørselsopgaver Kommunal flextrafik Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter 10.200 11.082 9.924 I alt, betaling* 10.200 11.082 9.924 *Fuldt ud finansieret af de pågældende kommuner og indgår i byrdefordelingen Siddende patientbefordring Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter 172.817 171.157 169.010 I alt, betaling* 172.817 171.157 169.010 * Fuldt ud finansieret af Region Syddanmark og indgår i byrdefordelingen I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver Budgetopf. 1 2014 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region 0 0 0 Udgifter 183.017 182.239 178.934 I alt, betaling 183.017 182.239 178.934 For en mere detaljeret gennemgang henvises til bilaget. Lovgivningen Budgetforslaget er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til budgetopfølgning nr. 1 2014 Indstilling at budgetopfølgning nr. 1 2014 godkendes og udsendes til kommuner og region til orientering. Vedtagelse 55
30/14 Budgetforslag 2015 og takstforslag 2015 J. nr. 50-04-1-14 Dato: 9.5.2014 Sagsresumé Budgetforslag 2015 er udarbejdet på baggrund af budgetforudsætningerne for budget 2015, som Sydtrafiks Bestyrelse vedtog på møde i april 2014. Den overordnede udvikling i budgetforslag 2015 sammenlignet med budget 2014 for Sydtrafik ses i nedenstående tabel, som indeholder det forventede tilskudsbehov i budgetforslag 2015. Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 I alt, offentlig servicetrafik 470.973 456.730 458.265 I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver 188.434 182.239 178.934 Tilskudbehov i alt 659.407 638.969 637.199 I budgetforslag 2015 er der et samlet tilskudsbehov til Sydtrafik på 659,4 mio. kr., hvilket er 20,4 mio. kr. mere end i budget 2014. De primære årsager til det stigende bidrag i budgetforslag 2015 skal findes på forretningsområderne bus (19,6 mio. kr.), lavere investering som følge af genberegning af rejsekortinvestering samt endt afskrivning på mobilbilletsystem (-2,2 mio. kr.) samt større aktivitet i siddende patientbefordring (6,6 mio. kr.). I forhold til budget 2014 er der inden for forretningsområde bus et øget tilskudsbehov på 16,9 mio. kr. i budgetforslag 2015. Tabellen nedenfor viser en oversigt over ændringerne for området. I bilag 1 Budgetforslag 2015 er der en nærmere gennemgang af de enkelte områder. 56
Oversigt over budgetforslag i hovedtal: Offentlig servicetrafik Busdrift Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -248.567-255.987-258.195 Udgifter 654.391 644.896 653.055 Bidrag i alt 405.824 388.908 394.860 9.495 16.916 Tog Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -3.331-3.140-3.512 Udgifter 29.542 29.127 28.279 Bidrag i alt 26.211 25.987 24.767 Handicapkørsel Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -6.064-6.381-6.176 Udgifter 37.304 38.264 36.619 Bidrag i alt 31.240 31.883 30.442 Finansiering, investering og hensættelser Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 Bidrag i alt 7.698 9.952 8.196 I alt, offentlig servicetrafik Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter -257.962-265.508-267.883 Udgifter 728.935 722.238 726.148 Bidrag i alt 470.973 456.730 458.265 Kommunale/regionale kørselsopgaver Kommunal flextrafik Budgetforslag 2015 Budget 2014 Budget 2013 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter 10.664 11.082 9.924 I alt, betaling* 10.664 11.082 9.924 *Fuldt ud finansieret af de pågældende kommuner og indgår i byrdefordelingen Siddende patientbefordring Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter 177.770 171.157 169.010 I alt, betaling* 177.770 171.157 169.010 * Fuldt ud finansieret af Region Syddanmark og indgår i byrdefordelingen I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver Budgetforslag 2015 Budget 2014 Regnskab 2013 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region 0 0 0 Udgifter 188.434 182.239 178.934 I alt, betaling 188.434 182.239 178.934 418 6.613 57
Nye finansieringsprincipper I budgetforudsætningerne blev en ændring af finansieringsprincipperne foreslået. Disse principper er indregnet i budgetforslag. For posterne Tilbageførsel af salg til DSB/Arriva og Betaling fra DSB/Arriva følger nøglen ikke det foreslåede i forudsætningsbudgettet. I stedet for at fordele forholdsmæssigt efter kontantsalg i bussen og rejsekortrejser, fordeles der forholdsmæssigt efter salget af de rejsehjemler, der er udlignes for i betalingerne til og fra DSB og Arriva. Dermed følger nøglen de produkter, der fordeles i nøglen. (Posterne er reduceret væsentligt i 2015, da de kun vil vedrører produkter, der ikke er overgået til Rejsekort). Fordeling af indtægter på kommuner I budget 2015 er der større usikkerhed i fordelingen af indtægter på kommuner/region fordi der gås fra gamle fordelingsnøgler til faktiske rejser. Fordelingen af indtægter på kommuner og region, er derfor behæftet med en vis usikkerhed. Kontantsalg i bussen og rejser på rejsekort er budgetteret på kommuner/region ud fra nyest kendte data (januar-marts 2014). For andre fordelingsnøgler anvendes hidtil anvendte fordelingsnøgler, selv om produktet i 2015 er overgået til Rejsekort. Dette skyldes, at rejsehjemlerne endnu ikke er overgået til Rejsekort, hvorfor der ikke er nye opdaterede data at kunne anvende. Efterhånden som 2014 og 2015 går, vil fordelingsnøglerne ændre sig, men da der er meget få helårsdata, kan det ikke vurderes i hvor høj grad. Målopfyldelse i forhold til visionen Målopfyldelse af visionen sker med udgangspunkt i de nye aktiviteter i 2015. Aktiviteterne er besluttet i forbindelse med bestyrelsens behandling af budgetforudsætningerne. I budgettet er der indregnet følgende nye aktiviteter for forretningsområde bus: Realtid og korrespondancesikring Chaufførkommunikation Driftsmeldinger og Incident Management system Kontrolsystem TITSAM bestillingssystem Nyt Fælles telefonsystem til Rejsekort Kundecenter Rejsekortudstyr i dubleringsbusser For forretningsområde flextrafik er der indregnet: Kundeundersøgelser og analyse Harmonisering af takster for handicapkørsel Takstforslag 2015 Der er i budgetforslaget indregnet en samlet takststigning på 1,4 % i indtægterne. I takstforslaget, der ses i bilag 1 og bilag 2, er der en takststigning på i alt 0,9 %. Takststigningen er på kontantbilletten, som led i indførelsen af den landsdækkende enkeltbillet, samt bortfald af rejsepoint på mobilbilletter. Derudover er der en forhøjelse af børnerabatten fra 48 % til 50 %. Den resterende takststigning på 0,5 % forventes placeret på periodekort, men der mangler endnu afklaring på hvilke antal zoner der skal påvirkes af takststigningen. 58
Lovgivningen Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til budgetforslag 2015 med takstforslag 2015. Indstilling at budgetforslag 2015 godkendes og sendes i høring hos kommuner og region i Sydtrafiks område med høringsfrist den 7. august 2014. at finansieringsprincipperne sendes i høring hos Region Syddanmark. at takstforslag 2015 godkendes og sendes i høring hos DSB og Arriva samt hos kommuner og region i Sydtrafiks område med høringsfrist den 7. august 2014. Vedtagelse 59
31/14 Årsberetning 2013 J. nr. 95-50-05-1-11 Dato: 6. maj 2014 Sagsresumé Årsberetningen 2013 udgør sammen med regnskabet og diverse statistikker den samlede årsberetning for 2013 for Sydtrafik. Med årsberetningen skriver Sydtrafik sin egen historie og fastholder de udviklinger og opgaver, der blev håndteret, løst og gennemført i 2013. Årsberetningen vil fremstå i samme udstyr som tidligere. Årsberetningen udsendes til Sydtrafiks ejere, samarbejdspartnere, pressen med flere. Økonomi Udgiften til trykning af Årsberetningen er medtaget i budgettet under kontoen for markedsføring. Indstilling Til efterretning. Vedtagelse 60
32/14 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder J. nr. 00-01-05-1-14 Dato: 5. maj 2014 Sagsresumé I henhold til forslag til forretningsorden afholder bestyrelsen ordinære møder på forud fastsatte dage. Afholdelse af møder i andet halvår 2014 foreslås afholdt efter nedenstående forslag. August og september møderne slås sammen og afholdes den 12.09.14 kl. 9.30 12.30 Mødet i oktober afholdes den 24.10.14 kl. 12.00 15.00 Mødet i november afholdes den 14.11.14 kl. 9.30 12.30 Mødet i december afholdes den 19.12.14 kl. 9.30 12.30 I august måned afholdes strategidag den 20.08.14 hele dagen Indstilling at mødedatoerne fastlægges. Vedtagelse 61
33/14 Eventuelt J. nr. 91-08-1-08 Dato: 5. maj 2014 62
Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Jan Riber Jakobsen Poul Rosendahl Preben Friis-Hauge Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog Kristine Kaas Krog Jean Brahe Frode Sørensen Søren Rishøj Jakobsen Lars B. Thomsen Mødet lukket kl. 63