Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 Dato: J.nr.: Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Fredag, den 25. maj 2012 kl Sted: Mødelokale 4, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen Karsten Uno Petersen Øvrige: (afbud) (afbud) (afbud) Preben Friis-Hauge Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup (afbud i stedet deltog Margot Torp) Afbud sker til Ulla (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: Dagsordenspunkter: 41/12 Sager til orientering /12 Revisionsberetning nr. 9 for Sydtrafik: Beretning for regnskabsåret /11 Budgetopfølgning nr /11 Forslag til budget 2013 samt takstforslag for /12 Forslag om ændring af grundydelser og ekstraydelser /12 Forslag til forsøg med mere fleksibel og smidig tidsplan for ændringer af køreplaner /12 Kampagnebillet på valgdage /12 Ønsker om ændringer i zonesystemet /12 Aktiviteter i forbindelse med indvielsen af Vestbanen den 30. juni /12 Ansøgning om tilladelse til speciel rutekørsel på strækningen Billund Lufthavn-Esbjerg Lufthavn-Esbjerg Havn/by /12 Vestbanen A/S ordinære generalforsamling

2 41/12 Sager til orientering J. nr Dato: 8. maj 2012 Indstilling Til orientering Vedtagelse Orientering foretaget. Der blev endvidere orienteret om, at formanden har afholdt møde med Haderslev Kommune. Der blev givet en orientering om afbuddene til Repræsentantskabsmødet. Der var afbud fra Mads Lund, Preben Friis-Hauge, Jan Riber Jakobsen, Bente Bendix Jensen, Karsten Uno Petersen og Erik Lauritzen. Preben Friis-Hauge gjorde opmærksom på, at regionsmedlemmerne alene er indkaldt som gæster til Repræsentantskabsmøderne. Statsforvaltningens afgørelse vedrørende Morten Kristensens inhabilitet er udsendt til bestyrelsen. Der afholdes møde mellem bestyrelsen og vognmændene den 19. september kl Hele Repræsentantskabet indbydes. 82

3 42/12 Revisionsberetning nr. 9 for Sydtrafik: Beretning for regnskabsåret 2011 J. nr Dato: 8. maj 2012 Indstilling At revisionens beretning tages til efterretning, At revisionens beretning og bestyrelsens afgørelse sammen med revideret regnskab fremsendes til tilsynsmyndigheden, Regionsrådet og kommunerne At revisionens bemærkninger sammen med årsregnskabet forelægges Repræsentantskabet til orientering. Sagsresume Sydtrafiks revision BDO Kommunernes Revision har fremsendt beretning for året Revisionsberetningen omfatter såvel løbende revision som afsluttende revision. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabets regnskab revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Regnskabet revideres i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Efter at revisionen har afgivet bemærkninger til årsregnskabet, træffer bestyrelsen afgørelse om revisionens bemærkninger og regnskabets godkendelse. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelse herom sendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Det reviderede årsregnskab tillige med revisionens bemærkninger hertil og bestyrelsens afgørelse herom fremsendes til Regionsrådet og kommunalbestyrelserne. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelser herom skal af bestyrelsen forelægges for repræsentantskabet til orientering. Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. 83

4 Vedtagelse Indstillingerne tiltrådt, idet der til indstillingernes første at tilføjes: med de under særlige forhold nævnte handlinger : Der foretages afstemning af AM-bidrag, A-skat og ATP, der foretages ingen afstemning af A-indkomst. Revisionen anbefaler at denne afstemning laves. Afstemning vil blive foretaget fremover. Konstateret at selskabets direktør og en medarbejder har enefuldmagt til at udføre betalinger fra selskabets bankkonti. Revisionen anbefaler, at fuldmagtsforhold tilrettes så to personer skal disponere i forening. Da disse personer har udstedt Mastercard er det nødvendigt at have enefuldmagt og direktøren har enefuldmagt til alle konti jf. beslutning fra opstart af Sydtrafik. 84

5 43/11 Budgetopfølgning nr J. nr Dato: 20. Maj 2011 Indstilling At budgetopfølgningen nr godkendes og udsendes til kommunerne og regionen til orientering og at a conto betaling fastholdes som oprindeligt udmeldt i budget Sagsresume Hermed foreligger Sydtrafiks budgetopfølgning nr Budgetopfølgning nr. 1 er udarbejdet på baggrund af realiserede tal for perioden januar til og med marts 2012 samt kendte ændringer og ændrede forudsætninger. 85

6 Hovedtallene for budgetopfølgning nr er: Busdrift 1. budgetopfølgning 2012 Budget 2012 Regnskab 2011 Indtægter Udgifter Bidrag i alt Tog 1. budgetopfølgning 2012 Budget 2012 Regnskab 2011 Indtægter Udgifter Bidrag i alt Handicapkørsel 1. budgetopfølgning 2012 Budget 2012 Regnskab 2011 Indtægter Udgifter Bidrag i alt Flextrafik 1. budgetopfølgning 2012 Budget 2012 Regnskab 2011 Indtægter Udgifter Bidrag i alt Siddende Patientbefordring 1. budgetopfølgning 2012 Budget 2012 Regnskab 2011 Indtægter Udgifter Bidrag i alt Sydtrafik i alt 1. budgetopfølgning 2012 Budget 2012 Regnskab 2011 Indtægter Udgifter Administration Finansiering og investering Bidrag i alt

7 Større ændringer i budgetopfølgning nr Indtægter - Busdrift - Der er sket en omfordeling af indtægter mellem de forskellige rutetyper (Regional, Lokal og Bybusser). Derudover er der indført mobilbillettering svarende til 2% af indtægterne på budgetposterne Billetsalg i bussen og Billetsalg udenfor bussen. Derudover er der medtaget 10,7 mio. kr. i kompensation for fritidsrejser foretaget på HyperCard. Endvidere er der overført 0,3 mio. kr. fra grupperejser til rekvisitioner mens der er medtaget 0,6 mio. kr. vedrørende refusion af billetter i forbindelse med overgangen til det nye zonesystem. Udgifter Busdrift - Driften af busruter er revurderet på baggrund af seneste udtræk af køreplandata. Dette har medført en samlet stigning på budgetposten Drift af busruter på i alt 1,3 mio. kr. Indtægter og udgifter togdrift - På indtægtssiden er der overført indtægter fra budgetposten Salg i toget til mobilbillettering og Rejsekort. Indtægtsniveauet er bibeholdt fra budget På udgiftssiden er budget op opsætning tilpasset forholdende i den nye Vestbanekontrakt. Endvidere er der medtaget udgifter i forbindelse med overgangen til Rejsekort pr. 1/ Handicapkørsel - Er vurderet på baggrund af henholdsvis regnskab 2011 og de første måneder i Dette har medført et fald i såvel indtægter som kørselsomkostninger. Flextrafik - Er ligeledes revurderet på baggrund af realiserede til fra regnskab 2011, første måneder i 2012 samt kendte ændringer. Administration - Har undergået en større forandring efter introduktionen af Siddende Patientbefordring og Vejen Kundecenter. Blandt disse ændringer er overførsel af 4,5 årsværk til Vejen Kundecenter, revurdering af overheads, opnormering i Flextrafik samt indtægter til dækning af overheads i forbindelse med Siddende Patientbefordring. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. Preben Friis-Hauge udtrykte bekymring over budgetoverskridelsen på Vestbanen. Der udarbejdes et notat om fordelingen af indtægterne på mobilbilletter. Morten Kristensen tager budgetopfølgningen til efterretning. 87

8 44/11 Forslag til budget 2013 samt takstforslag for 2013 J. nr Dato: 25. maj 2012 Indstilling At taksten for 2013 fastsættes ifølge takstforslaget. At forslag til Budget 2013 godkendes og fremsendes til Regionen og kommunerne til høring med høringsfrist 1. august At takstforslag sendes til høring hos DSB/Arriva med høringsfrist 1. august Sagsresume Tidsplan for budget 2013: Forudsætningsbudget behandlet og godkendt af bestyrelsen den 20. april Budgetforslag behandles i bestyrelsesmødet den 25. maj 2012 Høringsfrist for Region og kommuner 1. august 2012 Høringsfrist af takstforslag hos DSB/Arriva 1. august 2012 Orientering af Bestyrelsen vedr. indkomne høringssvar 31. august 2012 Bestyrelsen endelig godkendelse af budget 31. august 2012 Budget og finansieringsprincipper forelægges repræsentantskabet 24. september 2012 Budgetforslag 2013 er udarbejdet på grundlag af overslagsår 2013 i budget Der er foretaget budgetjusteringer ud fra regnskabet for 2011 samt ud fra kendte ændringer. Budgettet er endvidere vurderet ud fra budgetopfølgning nr Hovedtal for budget 2013: Sydtrafik i alt Budgetforslag 2013 Budget 2012 Regnskab 2011 (I kr.) Indtægter Udgifter Administration Finansiering og investering Bidrag i alt Heraf udgør Siddende patientbefordring: Siddende patientbefordring Budgetforslag 2013 Budget 2012 Regnskab 2011 (I kr.) Bidrag i alt* * Fuldt ud finansieret af Region Syddanmark og indgår i byrdefordelingen 88

9 Ændringer i budgetforslag 2013 ift. budgetoverslagsår 2013 i budget 2012: Hele opstillingen og opdelingen af forretningsområder er markant ændret. For at kunne sammenligne er såvel budget 2012 som regnskab 2011 konverteret til den nye opstilling. Bemærk, at der ikke kan sammenlignes direkte med trykte regnskaber og budgetter, men i stedet med de konverterede opstillinger her i budgetforslaget. Visioner Budgettet skal skabe forudsætningerne for opfyldelse af Sydtrafiks visioner for Følgende punkter er medtaget i budget 2013 med basis i visionerne: - Udvidet kommunalt samarbejde - Udvidet samarbejde med vognmænd og chauffører - Styrkelse af den proaktive og planlægningsmæssige indsats - Kundeundersøgelse i Flextrafik - Forbedringer af komforten på rejsen - Siddende patientbefordring medtaget og nu fuldt implementeret - Sikring af lettere adgang til billetkøb (sms/mobilbilletter) - Takststrategi tilgodeser pendlerne Busdrift: Indtægt Takststigning på 3,5 % fra 2012 til 2013 er indregnet. Rejsekort er implementeret med udgangspunkt i udrulningsplanen. Udviklingen af salg i de forskellige salgskanaler er vurderet ud fra implementeringen af Rejsekort samt forventning om udfasning af klippekort. Ændringer i antal passagerer er vurderet ud fra kendte ændringer til rutenettet. HyperCard fritidsrejser er medtaget for første ½-år Ordningen slutter herefter. Det forventes at der fortsat vil være en ordning a la HyperCard, dog ikke for så vidt angår kompensation for fritidsrejser. Der forventes salg af Rejsekort i 2013 med en stykpris på 50 kr. Tilbageførsel af salg fra DSB/Arriva er ligeledes justeret til ændringerne i salgskanaler. Udgift Udgiften til driften af busruter er beregnet med baggrund i de planlagte køreplaner. Udgiften er fremskrevet med de kontraktligt forpligtede indeks, nemlig indeks for A- og B kontrakter, indeks for A- og B kontrakter tillagt 9,8 % for bortfald af fritagelse af energiafgift, samt Omkostningsindekset. Kendte ændringer på baggrund af udbud er medtaget. Udgiften til kørslen i Flextur er vurderet ud fra antal ture i regnskab 2011, korrigeret for kendt tilgang og afgang til ordningen, fremskrevet med Omkostningsindekset. Vejle Kundecenter nedlagt pr. 1/ og derfor ikke med i Budget 2013, men er overflyttet til Vejen Kundecenter, der er oprettet og har fuld virkning i Der er overført salgspersonale fra administrationen i Vejen til Kundecenteret og budget vedr. oplysningstjeneste er overflyttet til Kundecenteret. Udgiften til billetmaskiner udfases delvist i Udgiften til Rejsekort følger den vedtagne udrulningsplan. Der forventes 2,7 mio. rejser i løbet af

10 Indregning af projektbeløb på 1,0 mio. kr. forundersøgelser til blandt andet: Infotainment i busserne, internet på udvalgte ruter, etablering af stillezoner, videoovervågning i særlige områder, elektroniske informationstavler, realtid og brug af SMS til information om driftsforstyrrelser (Bestyrelsen punkt 35/12). Indregning af kr. til afholdelse af chaufførmøder, chaufføruddannelse mm. (Bestyrelsen punkt 35/12). Togdrift: Udgift Udgifterne er tilpasset den aktuelle driftsaftale med Arriva samt overgangen til Rejsekort (begge dele pr. 1/7 2012). Handicapkørsel: Indtægt Forhøjelserne af taksterne er indregnet (Bestyrelsen punkt 35/12). Vurdering af indtægt er foretaget med baggrund i regnskab 2011, tillagt 5 % i årlig stigning. Udgift Udgiften til driften vurderes ud fra regnskab 2011 som basisår, tillagt 5 % årlig stigning i aktivitet. Flextrafik Udgift: Vurderet ud fra regnskab 2011 samt kendte ændringer. Kommunal Flextrafik Vurderet med 2011 som basis, justeret for kendte ændringer. Kommunal Flextrafik finansieres direkte af kommunerne, der benytter ordningen og indgår i byrdefordelingen. Siddende patientbefordring Siddende patientbefordring er medtaget med hel års virkning. Udgiften til driften er baseret på kørslen i Alle udgfiter vedr. siddende patientbefordring henføres direkte til Region Syddanmark i byrdefordelingen. Fælles administration 4,5 personer er overført til Vejen Kundecenter Opnormering på 1,19 årsværk i Flextrafik kundecentret, er medtaget (Bestyrelsen punkt 23/12). Overførsel af personaleressourcer fra Personale til Ejendom (rengøring og servicemand). Tilførsel af budget til overhead til Vejen Kundecenter og Siddende Patientbefordring. Overhead indtægt fra Vejen Kundecenter og Siddende patientbefordring til dækning af større overheads. Der er afsat kr. under bestyrelsen til møder, seminarer o.l. med kommuner/kkr/trakantsområdet samt vognmænd, herunder inddragelse af en bredere kreds af politikere end Repræsentantskabsmedlemmerne (Bestyrelsen punkt 35/12). Der er afsat 1 årsværk til Planafdelingen med henblik på en styrkelse af den proaktive, fremadrettede og planlægningsmæssige indsats overfor kommunerne/regionen ressourcer, herunder større fleksibilitet i køreplanlægningen (Bestyrelsen punkt 35/12). 90

11 Prisfremskrivninger Budgetforslaget er fremskrevet med de nyeste skøn for pris- og lønudviklingen. Driften af busserne er reguleret efter Omkostningsindekset og Indeks A- og B-kontrakter. Lønomkostninger fremskrives med KL s skøn for den kommunale lønudvikling, den seneste udmelding fra KL, fra marts 2012, er på 1,50 %. Der er anvendt det generelle skøn for priser udmeldt af KL på 1,61 %. Indtægterne er fremskrevet med 3,5 % på baggrund af det udmeldte takststigningsloft. Takststigningen er fordelt på de relevante billettyper samt med hensyntagen til såvel elasticitet samt forskellig påvirkning i hvert af de tre takstområder. Takster Det udmeldte takststigningsloft fra Trafikstyrelsen er fastsat til 3,5 %. Sydtrafiks har en uudnyttet takststigning på 0,1 % Der er indregnet takststigning på 3,5 % og herefter har Sydtrafik en uudnyttet takststigning på 0,1 %. Finansieringsprincipper: Finansieringsprincip for Mobil/SMS-billetter er tilføjet finansieringsprincipperne. Disse fordeles som indtægterne var i busser og kortsalg inden indførelsen af mobilbilletter, undtaget er indtægter fra mobilbilletter, der entydigt kan henføres til Vestbanen. Se i øvrigt Finansieringsprincipper vedlagt bilag 1. Lovgivning: Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinier, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi: Der henvises til Budgetforslag 2013 inkl. takstforslag 2013 Vedtagelse: Indstillingen tiltrådt. 91

12 45/12 Forslag om ændring af grundydelser og ekstraydelser J. nr Dato: 10. maj 2012 Indstilling Det indstilles, at der inddrages flere ydelser i grundydelsen og at de resterende ekstraydelser prisdiffentieres afhængig af opgaven jf. Notat om grundydelser og ekstraydelser. Sagsresume Sydtrafiks bestyrelse vedtog i 2008 med dagsordenspunkt 74/08, at der kunne tages betaling for visse særlige planlægningsydelser. Det er ydelser såsom for sent indmeldte køreplanændringer i forhold til Sydtrafiks tidsplan, større køreplanændringer ved fx skolestrukturændringer og fagkørsel fx svømmekørsel. Den model, der dengang lå til grund for beslutningen om at modtage betaling for særskilte planlægningsydelser, er ikke længere tidssvarende. Der er sket en stor udvikling i vores bestilleres måde at håndtere deres kollektive trafik på og dermed også behovet for Sydtrafiks ydelser og krav til faglighed. Kollektiv trafik er blevet et fokusområde. Vi oplever, at der er et kraftigt stigende fokus på et løbende behov for ændringer på mindre ruter for at holde dem omkostningseffektive og på større omlægninger for at ensarte betjeningstilbud i et område eller til en målgruppe. Generelt opleves flere af de særlige planlægningsydelser, at være nogle alle bestillere gør brug af. Det gør ydelserne mindre særlige end tilbage i 2008, hvor måske kun en enkelt bestiller havde behov for fx jævnlige ændringer. Der har også været fokus på prisen for de særlige planlægningsydelser. Senest har Kolding Kommune gennem bestyrelsesmedlem Iver Pedersen i mail af 20. april 2012 rejst spørgsmålet om timeprisen for de særlige planlægningsydelser, som kommunen finder for høj. Med dette dagsordenspunkt lægges op til en forenkling, idet flere ydelser inddrages i grundydelsen og at ekstraydelserne i langt overvejende grad ikke kan relateres til daglig drift. Desuden lægges der op til en timeprisdifferentiering på den enkelte ydelse. Ekstraydelserne vil fremover bestå af: - Konsulentbistand herunder projektledelse, markedsføring, analysearbejde - Køreplanlægning af fagkørsel fx svømmekørsel - Køreplanlægning ved enkeltstående arrangementer - Kursusafholdelse, f.eks. undervisning af chauffører Prisfastsættelsen sker som en gennemsnitslønning ud for hver kategori gange 2 (overhead jf. beslutningen under dagsordenspunkt 74/08). De sidste 2 år har én person været finansieret af de særlige planlægningsydelser. 92

13 En udvidelse af begrebet grundydelser vil naturligt betyde lavere finansieringsgrad af de samlede planlægningsydelser. Det kan betyde, at der vil kunne blive en længere ventetid på udførelse af opgaver indenfor grundydelserne. Indtægterne fra ekstraydelserne vil fortsat anvendes til at finansiere de projektmedarbejdere, der ansættes til udførelse af opgaverne. Der henvises i øvrigt til dagsordenspunkt 46/12 Forsøg med fleksibel og smidig tidsplan for ændringer af køreplaner. Det foreslås, at de nye grundydelser og ekstraydelser træder i kraft pr. 1. august På bestyrelsesmødet i juni forventes det, at præsentere en bestillerhåndbog med beskrivelser af alle Sydtrafiks grundydelser, ekstraydelser og dermed også Sydtrafiks snitflade til bestilleren. Målopfyldelse i forhold til visionen Som proaktiv konsulent er det vigtigt at have klare snitflader for hvad der indgår i grundydelsen og hvad der indgår i ekstraydelsen. Det er en forudsætning for at kunne sikre god dialog mellem Sydtrafik og bestilleren. Med de definerede ekstraydelser sikres muligheden for at Sydtrafik kan indgå aktivt i kørselsordninger der ligger udenfor grundydelsen og dermed sikre kørselstilbud til alle behov. Økonomi Indtægter fra ekstraydelserne vil fortsat kunne anvendes til projektansættelser. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 93

14 46/12 Forslag til forsøg med mere fleksibel og smidig tidsplan for ændringer af køreplaner J. nr Dato: 10. maj 2012 Indstilling At indføre en fleksibel tidsplan for køreplanlægning som et 2-årigt forsøg med evaluering efter det første år og midlertidig ansættelse af 2 køreplanlæggere. Sagsresume Der har i gennem de sidste par år været et udtrykt ønske fra kommunerne om oftere at kunne ændre i eksisterende køreplaner. Med den tidsplan der ligger til grund for køreplandriften i dag, kan der ændres én gang årligt i samtlige køreplaner. Det kan give op til halvandet års ventetid på ændringer. For at imødekomme ønsket foreslås en 2-årig forsøgsordning med følgende overordnede tidsplan for muligheder for ændringer: - Skoleruter kan ændres efter behov - Regionalruter, natbusser og større kommunalruter kan ændres 2 gange årligt (juni + dec.) med vægt på større ændringer i juni - Bybusser ændres kun én gang årligt i juni Den nye tidsplan forudsætter, at vognmanden stiller sig positivt overfor at foretage ændringer udover dem de er forpligtet til jf. kontrakten. I kontrakten er de forpligtet til ét årligt køreplanskifte plus småjusteringer, hvor de kan stille krav om 3 måneders varslingsfrist. Det kan forventes, at vognmændende stiller sig forskelligt til at foretage flere ændringer, og at nogle bestillere vil skulle betale for at få ændringer gennemført hurtigt og andre ikke. Med den nye tidsplan vil det blive aktuelt, at skulle ændre i den samme køreplan op til flere gange om året mod kun én gang i dag. Det betyder, at køreplanlæggerne skal have fat i den samme køreplan flere gange, og at det er mere tidskrævende end kun én gang. Dvs. gennemføres den nye tidsplan med det eksisterende antal køreplanlæggere, vil det betyde, at der vil blive foretaget færre ændringer, fordi tidsforbruget pr. ændring tager længere tid. Dertil kommer, at ca. 20% af de ønskede ændringer i 2011 ikke blev gennemført, da der rent tidsmæssigt ikke kunne tages flere opgaver ind. For at imødekomme ønsket fra bestillerne om flere og oftere ændringer foreslås ansat 2 køreplanlæggere i en 2-årig forsøgsperiode med virkning fra d. 1. august Målopfyldelse i forhold til visionen Med en mere smidig tidsplan vil opfattelsen af Sydtrafiks serviceydelser langt bedre kunne indgå i den definerede rolle som proaktiv konsulent. Ved oftere at kunne ændre på skoleruter og regionalruter vil det samlede kørselstilbud blive opfattet som mere behovsstyret fordi behovet på disse ruter kan ændres flere gange om året og indgår derfor direkte i målsætningen om kørselstilbud til alle. 94

15 Økonomi Ansættelse af 2 midlertidige køreplanlæggere. Det første halve år kan én person finansieres af vakant barselsvikariat. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. Det præciseres, at ændringsmulighederne er udtryk for hovedprincipper. 95

16 47/12 Kampagnebillet på valgdage J. nr Dato:12. marts 2012 Indstilling Det indstilles at indføre en forsøgsordning med SMS-billet som kampagnebillet ved nærmest kommende kommune- eller folketingsvalg. Sagsresume På bestyrelsesmøde d. 30. august 2011 (dagsordenspunkt 63/11) blev mulighederne om at tilbyde fri befordring på valgdage drøftet. Her blev der fremlagt to alternativer: 1) At tilbyde gratis kørsel i samtlige busser for voksne borgere 2) At borgerne ved forevisning af valgkortet kan køre gratis i busserne til valgstedet. Det blev besluttet at overveje den første løsning. Ønsket har været at kunne tilbyde borgeren fri befordring til valgstedet, men fremlagte løsninger er mangelfulde på flere områder. Den første løsning gør det svært at kontrollere, om kørslen bliver brugt til befordring til valgstedet, eller om borgeren benytter muligheden at rejse andetsteds, måske på tværs af regionen. Med den anden løsning må borgeren selv betale returrejsen. Eftersom billetteringsudstyret i busserne ikke kan håndtere specielle billettyper, er løsningen at tilbyde en SMS-billet, som kan benyttes indenfor et afgrænset geografisk område, f. eks en kommune. På denne måde kan man sikre sig, at borgerne kan komme frem til valgstedet gratis eller til en subventioneret pris samtidig med at man undgår uvedkommende rejser. Produktet er fleksibelt og vil fungere på den måde at Sydtrafik kan definere en særlig kampagnebillet som omfatter en bestemt dag, rute og pris. Af den anledning anbefales det at indføre en forsøgsordning med SMS-kampagnebillet ved næste kommune- eller folketingsvalg. Kampagnebilletten foreslås at dække de enkelte kommuner og med en egenbetaling på 5 kr. Administrationen er bemyndiget til at iværksætte forsøg med tidsbegrænsede arrangements- og kampagnebilletter på SMS ifølge beslutning på bestyrelsesmøde d. 29. juni 2011 (dagsordenspunkt 45/11). Målopfyldelse i forhold til visionen Forslaget fremmer visionens punkter om at Sydtrafik skal være synlig og fremmer let adgang til billetkøb. Lovgivningen Ifølge loven om trafikselskaber er det trafikselskabet, der fastsætter taksterne for den trafik, trafikselskabet varetager. 96

17 Økonomi Omkostningerne i forsøget fordeles efter normale fordelingsprincipper. Forsøget vil efterfølgende blive evalueret for at afklare omkostningerne for Regionen og kommunerne, samt hvor mange som har benyttet sig af kampagnebilletten. Hvis bestyrelsen beslutter at gøre kampagneordningen på valgdagen permanent, bør kommunerne og regionen høres, idet begge parter vil tabe indtægter ved ordningen. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt med tilføjelsen, at forsøget også omfatter flextur. 97

18 48/12 Ønsker om ændringer i zonesystemet J. nr Dato:7. maj 2012 Indstilling Det indstilles at - Zoneafstandstabellen fastholdes, og Flensborg-zonen fastholdes som zone i Sydtrafiks takstsystem, indtil Rejsekort er fuldt implementeret med periodekort og 3. parts finansierede kort, - Pjedsted flyttes fra zone 537 Herslev til zone 535 Trelde, og - der iværksættes en målrettet informationskampagne om mobilbilletsystemets muligheder for at rejse mellem Herslev og Fredericia på en to-zoners billet fra Trelde til Taulov. Sagsresume Fredericia Kommune har fremsendt ønske om en ændring i zoneafstandstabellen, således at der fremover kun vil være to zoner mellem Herslev/Pjedsted og Fredericia, hvor der p.t. er tre zoner. DSB har fremsendt ønske om en fjernelse af Lillebælt-zonen mellem Middelfart og Fredericia, Bredal-zonen mellem Vejle og Hedensted og Andst-zonen mellem Vejen og Lunderskov. DSB har tillige fremsat ønske om omnummerering af Flensborg-zonen. I Sydtrafiks nye zonesystem er der mulighed for løbende at foretage ukomplicerede justeringer af zonegrænsernes placering. Der kan således ukompliceret foretages en flytning af zonegrænsen mellem zonerne 535 Trelde og 537 Herslev, således at Pjedsted flyttes fra zone 537 Herslev til zone 535 Trelde og dermed indenfor to zoner fra Fredericia. Ønsket om at ændre zoneafstanden mellem Herslev og Fredericia og DSB s ønsker om zoneændringer kræver imidlertid grundlæggende ændringer i zoneafstandstabellen. Dette har både praktiske og økonomiske konsekvenser for chauffører, passagerer og diverse systemer som køreplansystem, billetmaskiner, kortsalgssystem, Rejsekort, Rejseplanen m.m. Foruden omkostninger til omlægning i systemerne har det også økonomiske konsekvenser for indtægtsdannelsen på såvel lokale som regionale ruter og i Bus&Tog samarbejdet. Praktiske og økonomiske konsekvenser er nærmere beskrevet i vedlagte notat. Ønsket om en reduktion af zoneafstanden mellem Herslev og Fredericia afhjælpes dog i høj grad af, at såvel periodekort som mobilbilletter, der er udstedt mellem 535 Trelde og 538 Taulov også er gyldige i Fredericia og Herslev zonerne. Det foreslås derfor, at der iværksættes en særskilt kampagne for at gøre kunderne opmærksomme herpå. 98

19 Målopfyldelse i forhold til visionen En fastholdelse af zoneafstandstabellen kombineret med en særskilt informationskampagne om sms-systemets muligheder i Fredericia Bybusser, fremmer visionens punkter om, at Sydtrafik skal være synlig og fremmer let adgang til billetkøb, idet de motiverer kunderne økonomisk til at anvende mobilbillet og senere Rejsekort. Lovgivningen Ifølge Lov om Trafikselskaber er det trafikselskabet, der fastsætter takst- og zonesystem for rejser indenfor takstområder, mens togoperatørerne fastsætter takster for rejser mellem takstområder, idet disse fremover dog skal følge trafikselskabernes zoner. For Sydtrafiks vedkommende overgår takstkompetencen for busrejser mellem takstområder dog først til togoperatørerne, når Rejsekort implementeres, idet de nuværende billetmaskiner i busserne ikke kan håndtere flere takstsæt. Sydtrafik har en bilateral aftale med Flensborg Bybusser om billetfællesskab, hvorefter billetter og kort udstedt i Sydtrafiks zonesystem er gyldige til omstigning i Flensborg Bybusser, ligesom Flensborg Bybusser kan udstede billetter til Sydtrafiks takstområde SYD. DSB har derimod ikke en aftale om billetfællesskab med Flensborg Bybusser. Økonomi En reduktion af zoneafstanden mellem Pjedsted og Fredericia medfører et ikke nærmere fastlagt provenutab for Fredericia Bybusser, der finansieres af Fredericia Kommune. En reduktion af zoneafstanden mellem Herslev og Fredericia medfører et ikke nærmere fastlagt provenutab for kombinerede bus- og togrejser mellem Fredericia og Egtved/Billund/Grindsted via såvel Vejle som Kolding. Provenutabet for disse rejser vil skulle deles mellem Regionen og DSB. DSB s ønsker til ændrede zoneafstande forventes frem til implementering af Rejsekort at medføre et årligt indtægtstab for de af regionen finansierede ruter på kr./år. Indtægtstabet efter indførelsen af Rejsekortet forventes på mindst samme niveau. Omkostningen til omlægning af zoneafstandstabellen i kortsystemet skønnes at koste omkring kr ,-. En sådan omlægning vil kun have relevans for 2013 og første halvdel af 2014, hvorefter Rejsekort er fuldt implementeret med periodekort og 3.parts finansierede kort. En ændring i zonenummereringen for Flensborg kræver ilægning af nye zoneafstandstabeller i Sydbus billetmaskinerne i samtlige busser i takstområde SYD, hvilket skønnes at koste omkring kr ,-. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt med den ændring, at Lillebæltzonen (531) sløjfes. 99

20 49/12 Aktiviteter i forbindelse med indvielsen af Vestbanen den 30. juni 2012 J. nr Dato: 7. maj 2012 Indstilling Til orientering Sagsresume Med samdrift af togkørslen mellem Nr. Nebel Varde og Esbjerg, ibrugtagningen af to nye togsæt og indgåelsen af kontrakt med Arriva Tog A/S frem til 2018/20 indledes den 1. juli 2012 en ny epoke for Vestbanen Samdriften og indsættelsen af de nye tog fejres med et arrangement på Varde Vest banegården lørdag den 30. juni 2012 med deltagelse af indbudte gæster samt offentligheden. Her vil der være præsentation af de nye togsæt samt kørsel med gæster og offentligheden. Vestbanen står for selve indvielsen. Sydtrafiks opgave bliver at synliggøre Sydtrafik i samarbejdet/projektet og markedsføring af Vestbanen som kollektiv trafik. For at markere disse 2 elementer indgår Sydtrafik i 3 forhold i forbindelse med indvielsen: Forud for indvielsen: Introduceres Mobilbilletter og Rejsekort Selve indvielsen: Synliggørelse af Sydtrafik Derudover indgår Sydtrafik i samarbejde med de andre aktører i en række oplysnings/informationssammenhænge. Målopfyldelse i forhold til visionen Sydtrafik er synlig med et godt image. Selskabet er synligt i landskabet og i pressen Lovgivningen Intet Økonomi Budget i alt ca kr. heraf Sydtrafiks andel ca kr. (information/oplysning). Sydtrafiks omkostninger til synliggørelse af Sydtrafik på indvielsesdagen ca kr. Budget Sydtrafik i alt ca kr. som finansieres over Markedsføringsbudgettet. Vedtagelse Orientering foretaget. 100

21 50/12 Ansøgning om tilladelse til speciel rutekørsel på strækningen Billund Lufthavn-Esbjerg Lufthavn- Esbjerg Havn/by J. nr Dato: 7. maj 2012 Indstilling At der overfor Trafikstyrelsen meddeles, at ansøgningen ikke kan anbefales. Sagsresume Trafikstyrelsen har med mail af 23. april 2012 bedt om udtalelse over ansøgning fra Lundbergs Turistfart, Esbjerg, der søger om tilladelse til speciel rutekørsel i perioden 16. april april 2017 på strækningen: Esbjerg Lufthavn-Billund Lufthavn-Esbjerg (Esbjerg havneområde og diverse indkvarteringssteder og hoteller). Der søges om tilladelse til at køre med personale og kunder for Blue Water, Semco og Mærsk. Der søges om kørsel i tidsrummet kl til og med forbindelse til første flyafgang i Billund kl og sidste flyankomst i Billund kl Pr. 26. juni 2011 iværksatte Sydtrafik 1. fase af Trafikplanen, der indebærer at kørslen mellem Esbjerg rutebilsstation., Esbjerg Lufthavn og Billund Lufthavn er blevet væsentligt udvidet. Det betyder, at der på hverdage er 32 daglige ture fra Esbjerg rutebilsstation. til Billund Lufthavn via Esbjerg Lufthavn og det samme antal den modsatte vej med rute 44/144. Der køres i tidsrummet ca. kl Tilsammen køres der i dagtimerne ½ timesdrift og i aftentimerne timesdrift. Sydtrafiks bestyrelse har tidligere behandlet følgende parallelle sager: Ansager Turist. Behandlet i pkt. 77, november Ansøgning på samme strækning med personale til Offshore industrien. Ansøgningen anbefales ikke overfor Trafikstyrelsen. De Blå busser. Behandlet i pkt. 5, januar Ansøgning på samme strækning og med kørsel for en række offshore virksomheder. Ansøgningen anbefales ikke overfor Trafikstyrelsen. Målopfyldelse i forhold til visionen Et af Sydtrafiks mål er at komme hurtigt mellem A og B. Målet er nået på strækningen Esbjerg- Esbjerg Lufthavn og Billund Lufthavn ved implementering af trafikplanens 1. fase juni Lovgivningen I bekendtgørelse af Lov om trafikselskaber (LBK 412 af ). 21 står. Tilladelse til. rutekørsel. gives af transportministeren. Ved afgørelsen skal der tages hensyn til, om behovet for kørslen er dækket eller vil kunne dækkes ved anvendelse af eksisterende offentlig servicetrafik. 101

22 Økonomi Indtægtsgrundlaget for de to ruter vil forventelig blive øget såfremt, at der ikke gives tilladelse til speciel rutekørsel. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 102

23 51/12 Vestbanen A/S ordinære generalforsamling 2012 J. nr Dato: 21. maj 2012 Indstilling Til orientering Sagsresume Torsdag den 31. maj 2012 afholder Vestbanen A/S ordinær generalforsamling på Hotel Arnbjerg i Varde. Dagsorden med bilag er vedlagt som bilag. Sydtrafik er hovedaktionær i Vestbanen A/S med ca. 62 % af aktierne. Varde Kommune besidder de resterende aktier. Dagsorden indeholdet er normaldagsordenen til Vestbanen A/S s generalforsamling. Der er ikke specielle punkter ligesom der heller ikke er specielle problemstillinger, som er dagsordensat. Målopfyldelse i forhold til visionen Vestbanen indgår i Sydtrafiks vision omkring Kørselstilbud til alle, Service og komfort på rejsen og Transporten sker miljøbevidst. Når Vestbanen A/S udskifter sine nuværende tog den 1. juli 2012 vil der være en ny og bedre standard af tog på Vestbanen, som vil kunne leve op til disse visionsmål. Vedtagelse Orientering foretaget. Mødet hævet kl