Punkt 9 - bilag 3 vedr. brug af Cisco Jabber Region Sjælland 2014
INDHOLD 1. Organisation & Ansvar 2. Juridiske aspekter 3. Generel brug af Cisco Jabber Tilgængelighed Chat Skærmdeling Videosamtale Virtuelle møder E-mail og kalender i relation til Jabber God skik (takt og tone) 4. Lokale Jabber retningslinjer Region Sjælland 2013 2
1. ORGANISATION & ANSVAR Organisation Region Sjællands direktion besluttede i 2012 at anskaffe og implementere et Unified Communication værktøj i Region Sjælland. Formålet med implementeringen var at effektivisere kommunikation og møder internt i regionen samt kommunikation med eksterne samarbejdspartnere. Region Sjælland har på denne baggrund indført samarbejdsværktøjet Cisco Jabber med henblik på at optimere samarbejdsprocesser og -relationer på tværs af regionen. Helt konkret giver Jabber f.eks. mulighed for at nedbringe transportiden ved at erstatte fysiske møder med møder via computeren, samt mulighed for direkte at kontakte en kollega via Jabber, når man kan se, at vedkommende er tilgængelig. Målet er at gøre det hurtigere og lettere at tale sammen direkte, når der er brug for det, og derved reducere antallet af e-mails, transporttid og lange møder. Som ved mange andre IT-systemer kræver en succesfuld implementering af Jabber, at medarbejderne i Region Sjælland tager de nye muligheder i brug, hvor det er relevant, og hvor det betaler sig i det daglige arbejde. Det betyder, at medarbejderne, der dagligt logger sig på PC, skal logge sig på Cisco Jabber i samme forbindelse. Medarbejdere, der ikke logger sig på PC hver dag har mulighed for at benytte systemet i det omfang, det giver mening. Effektivisering af kommunikationen er en afvejning af særligt to faktorer: Kvaliteten af kommunikationen og tidsforbruget ved kommunikationen. Analyser af kommunikationen i Region Sjælland viser, at mange kommunikationsaktiviteter i forbindelse med både driftsmæssige og udviklingsmæssige opgaver kan effektiviseres betragteligt ved brug af Cisco Jabber, hvilket i sidste ende vil resultere i bedre ydelser til borgerne i Region Sjælland. Ansvar Koncern IT i Region Sjælland har det overordnede ansvar for: Anskaffelse, overordnet implementering, drift og udvikling af Cisco Jabber. Det er Koncern IT s ansvar at stille platformen til rådighed, sikre driften og udviklingen af platformen samt at understøtte og overvåge implementeringen og anvendelsen af systemet i hele regionen. Lederne i Region Sjælland er ansvarlige for: Region Sjælland 2013 3
At understøtte og følge op på implementeringen af Cisco Jabber inden for eget ledelsesansvarsområde. At sikre, at der er beskrevet evt. lokale retningslinjer for anvendelse af Cisco Jabber samt sikre, at medarbejderne kender denne vejledning, og følger retningslinjerne i den. Til udarbejdelse af lokale retningslinjer kan den lokale ledelse anvende den skabelon, der findes sidst i dette dokument. At skabe rammer for god kommunikation, herunder afse tid til, at alle de medarbejdere, der har behov for Jabber og har værktøjet installeret, får mulighed for at anvende det i de daglige arbejdsprocesser både med interne og eksterne samarbejdspartnere. De medarbejdere, der har Jabber installeret, er ansvarlige for: At følge både denne administrative vejledning for anvendelse af Cisco Jabber, samt de lokale retningslinjer, der er besluttet af den lokale ledelse. At anvende Cisco Jabbers funktioner med omtanke og til løsning af arbejdsopgaver for Region Sjælland. At sætte sig ind i anvendelsen af Cisco Jabber og selv søge den fornødne information på Jabber projektsite, som kan tilgås via dette [Link]. At overholde gældende sikkerhedsregler i forbindelse med deling af fortrolige oplysninger. [Link]. Du kan læse mere om brug af Cisco Jabber på Jabber projektsite [Link]. 2. JURIDISKE APSEKTER Ud over de retningslinjer, som er beskrevet i dette dokument, skal brugerne i deres anvendelse af Cisco Jabber respektere gældende regler og lovgivning på området, herunder Persondataloven, Forvaltningsloven, Offentlighedsloven, Lov om ophavsret samt Lov om markedsføring. Der findes opdateret information om disse bestemmelser her [Link]. Region Sjælland 2013 4
I Jabber foregår der ingen overvågning eller kontrol af indhold og brugen af Jabber. Her henvises til eksisterende information omkring overvågning af trafik på vores netværk [Link]. Region Sjælland 2013 5
3. GENEREL BRUG AF CISCO JABBER Tilgængelighed Mål Målet med at benytte Cisco Jabbers tilgængelighedsfunktion er at optimere kontaktmuligheden for alle de medarbejdere, der benytter værktøjet. Eksempelvis ved at reducere antallet af e-mails og ubesvarede opkald samt skabe let adgang til kollegaers kontaktinformationer for dermed at opnå en mere effektiv kommunikation. Tilgængelighed vises i Jabber ved, at andre kan se, om du er grøn, gul eller rød. Tilgængelighed skal betragtes som et værktøj til optimering af kontaktmulighed, og skal ikke anvendes eller betragtes som kontrol. Når du er tilstede på din arbejdsplads, der hvor det er muligt, skal du være logget på Jabber, ligesom du skal holde din kalender opdateret, så dine kollegaer via din status kan se hvornår du, inden for dine normale arbejdstider, er tilgængelig for kontakt. Dette er primært relevant for administrative funktioner som bruger kalenderen i dagligdagen. Kliniske brugere vil oftest benytte sig af funktionsbrugere hvor tilgængelighed ikke er aktuel. Dette kan også gøre sig gældende for andre brugere af jabber. Når du har brug for fokus og arbejder med højt prioriterede opgaver, så accepteres det, at du skifter din status til optaget (rød), så dine kollegaer kan se, at du ikke vil kontaktes. Brug denne funktion med omtanke, da det kan sidestilles med ikke at svare telefon eller e-mail samt arbejde bag en lukket dør. I de tilfælde hvor det findes relevant, anbefales det, at opdatere sin status manuelt, hvilket dog ikke er et krav. Læs & lær Du kan læse mere om brug af tilgængelighed på Jabber projektsite [Link]. Du kan lære mere om brug af tilgængelighed via e-learning [Link]. Region Sjælland 2013 6
Chat Mål Målet med at benytte Jabbers chatfunktion er at få en mere fleksibel kommunikationsform. Du kan bruge chatten til den hurtige og korte kommunikation i stedet for f.eks. at e-maile eller ringe. Chat skal betragtes som et alternativ til e-mail eller korte telefonsamtaler og er til korte, hurtige og uformelle samtaler. Starten på en kontakt via chat skal fortælle, hvad samtalen skal handle om. Det anbefales at bruge humørikoner i chat i situationer, hvor du har behov for at indikere, hvad du føler. Det er en god måde at undgå misforståelser. Når du modtager en chatbesked, er det acceptabelt ikke at svare straks. Dette gælder også, når du er midt i en dialog. Kan du ikke svare inden for kort tid, bør du kort oplyse dette til din samtalepartner og sætte din status til Ikke tilgængelig. Læs & lær Du kan læse mere om brug af chat på Jabber projektsite [Link]. Du kan lære mere om brug af chat via e-learning [Link]. Region Sjælland 2013 7
Skærmdeling Mål Målet med skærmdeling er at vise modparten (eller flere modparter) din skærm, mens I taler eller chatter sammen. Det kan effektivisere og konkretisere det, I taler om, og sikre en hurtigere løsning eller give en mere konkret snak. Del kun programmer med personer, der har ret til at se de oplysninger, som programmet indeholder. Det er dit ansvar, at du ikke bevidst eller ubevidst giver adgang til skærmdeling, hvor der vises fortrolig information, som modparten ikke har ret til at se. Viser du fortrolige oplysninger via en skærmdeling, er det dit ansvar at sikre, at ingen andre end den/de personer, du kommunikerer med, kan se de givne oplysninger. Eksempelvis hvis en mødedeltager sidder i et offentligt rum under din skærmdeling. Brug som udgangspunkt skærmdeling frem for at sende dokumenter som vedhæftede filer til en e-mail. For mere detaljerede oplysninger om, hvilke programmer der eventuelt ikke må deles, samt særlige krav for sikkerhed ved skærmdeling, henvises til lokale retningslinjer. Læs & lær Du kan læse mere om brug af skærmdeling på projektsite [Link]. Du kan lære mere om brug af skærmdeling via e-learning her [Link]. Region Sjælland 2013 8
Videosamtalen Mål Målet med videosamtalen er at give mulighed for et bedre alternativ til telefonsamtalen, når du behøver et billede på den person, du kommunikerer med. Video (live streaming) skal anvendes ved samtaler/møder mellem 2 eller flere personer, hvor formålet med brug af video er at styrke kommunikationen mellem deltagerne. Video (live streaming) kører krypteret og er sikkert, også på tværs af firewalls. Der gælder således almindelige fortrolighedsregler. Anvendelse af observationer baseret på video (live streaming) sidestilles med oplysninger afgivet mundtligt og justeres jf. lov om offentlig forvaltning (Offentlighedsloven) og god forvaltningsskik. Alle videobilleder som inddrager personer, uanset om videobillederne er personhenførbare eller ej, skal have faglig relevans i situationen og må ikke være krænkende. Hvis et videobillede er personhenførbar, skal den afbildede person som udgangspunkt give samtykke. Dette kan ske mundtligt. Videosamtaler skal som udgangspunkt foregå med headset for at sikre samtalens fortrolighed og undgå at forstyrre omgivelserne. For afholdelse af videosamtaler fra eget skrivebord i storrumskontorer er lokale retningsliner gældende. Læs & lær Du kan læse mere om brug af videosamtalen på projektsite [Link]. Du kan lære mere om brug af videosamtalen via e-learning her [Link]. Region Sjælland 2013 9
Videomødet Mål Målet med videomødet er at effektivisere samarbejdet på tværs af regionen. Dels ved at spare tid, fordi nogle fysiske møder kan erstattes med virtuelle videomøder og dels ved at effektivisere beslutningsprocessen, fordi det nu bliver muligt at afholde møder oftere på trods af geografiske afstande. Virtuelle møder erstatter ikke alle fysiske møder, men skal ses som et effektivt supplement. De videomøder, der egner sig bedst til at blive virtuelle, er møder, som handler om noget konkret. For eksempel statusmøder, hvor der fordeles opgaver eller problemløsningsmøder, hvor der træffes beslutninger. Videomøder kører krypteret og er sikkert, også på tværs af firewalls. Der gælder således almindelige fortrolighedsregler. Anvendelse af observationer baseret på videomøder sidestilles med oplysninger, der er afgivet mundtligt og justeres jf. lov om offentlig forvaltning (Offentlighedsloven) og god forvaltningsskik. Læs & lær Du kan læse mere om brug af videomødet på projektsite [Link]. Du kan lære mere om brug af videomødet via e-learning her [Link]. Region Sjælland 2013 10
E-mail og kalender i relation til Jabber Mål Funktionerne i Jabber er tæt knyttet til e-mail og kalenderfunktioner. For at Jabber kan udnyttes optimalt er målet, at Region Sjællands medarbejdere altid har en opdateret kalender. Dette gælder primært administrative medarbejdere i regionen. For kliniske grupper gælder lokale regler som beskrevet i afsnit 4. E-mail har status som al anden skriftlig kommunikation i Region Sjælland. Kalenderaftaler kan sidestilles med e-mails. Du skal holde din kalender opdateret, så dine kollegaer via din status i Jabber kan se, hvornår du indenfor dine normale arbejdstider er tilgængelig for kontakt. En åben kalender er en forudsætning for, at vores receptionister kan yde den bedst mulige service, bl.a. ved indkommende opkald og viderestilling. Du skal anvende kalendersystemet til at booke interne og eksterne arbejdsrelaterede mødeaftaler. Du behøver ikke at gøre detaljer i din kalender synlige for andre, blot de kan se, hvornår du er tilgængelig for f.eks. kontakt og mødeplanlægning. I tilfælde af at kalender anvendes til at planlægge egne opgaver, skal aftalen vises som Ledig i Outlook, såfremt opgaven kan løses samtidig med, at man er tilgængelig. Region Sjælland 2013 11
GOD SKIK (TAKT OG TONE) Mål Som det er formuleret i Region Sjællands Personalepolitik, behandler vi hinanden med gensidig respekt. Målet er, at alle medarbejdere er opmærksomme på at holde en god takt og tone i kommunikationen, også når det drejer sig om kommunikation i virtuelle rum. Check altid modtagerens status, før du tager kontakt og vis respekt for situationer, hvor modtager er optaget eller ikke vil forstyrres. Kontakt som udgangspunkt modtageren med det medie, der er mindst forstyrrende, hvilket oftest er chat. Vær opmærksom på din egen kommunikation. Undgå ironi og sarkasme særligt ved skriftlige medier som chat og e-mail. På den måde kan du være med til at undgå konflikter i virtuelle rum. Fornemmer du at have krænket en anden, så spørg straks ind til det. Skift evt. til et andet medie, eksempelvis videosamtale eller et fysisk møde. Region Sjælland 2013 12
4. LOKALE JABBER RETNINGSLINJER Det er muligt at udarbejde lokale retningslinjer for Jabber, hvis det er nødvendigt for opretholdelse af daglige og godkendte rutiner. Lokale retningslinjer for Jabber skal dog udarbejdes inden for rammen af denne vejledning og godkendes af den lokale ledelse. Lokale retningslinjer kan også beskrive hvordan de forskellige personalegrupper, f. eks. På sygehusene, skal benytte Jabber. Lokale retningslinjer kan være en fordel, hvis man ønsker koder for et alarmberedskab, som alle, lokalt, skal forstå, eller hvis man har særlige fortrolighedskrav til visse møder eller videosamtaler mv. Nedenfor findes er et skema, der kan hjælpe afdelingen med at give et overblik over, hvor I evt. har behov for lokale retningslinjer. OMRÅDE SITUATION RETNINGSLINJE Tilgængelighed Chat Skærm- og fildeling Opkald og videosamtale Virtuelt møde Mail og kalender Andet Region Sjælland 2013 13
Region Sjælland 2013 14