Vejledning til brug af Persondataformular Om Persondataformular Persondataformularen skal anvendes til at registrere persondata omkring ansatte og gæster. I nogle tilfælde skal forskningsstuderende og videreuddannelsesstuderende også registreres via formularen, men generelt kan formularen ikke anvendes til at håndtere studerende. I det følgende ses en oversigt over flowet og arbejdsgange omkring Persondataformularen, og hvilke personer og systemer, der er involveret i hvilke dele af arbejdet. Kvitteringsmail med AUID Persondataredaktør: Log på mit.au.dk og link til Persondata formular. Udfyld og tryk send Mail til AU IT AU IT Support indtaster data i IDM Indenfor nogle få arbejdsdage Direkte IDM-System Evt. orienteringsmail til HR Medarbejder: Log på mit.au.dk og ret Visningsnavn Straks: I FindPerson Natten efter: I PURE Visningsnavnet er det navn, der bliver vist i AU s systemer, mailafsenderfelt, i PURE, medarbejderlister på web og personlige hjemmeside - alle systemer, der benytter persondata fra AU s Identity Management System IDM. I gang med Persondataformular Generelt åbner felterne i formularen efterhånden som der bliver fyldt data ind. Når formularen åbnes, er der kun et enkelt felt synligt. Her kan en person søges frem. Hvis der ikke angives søgekriterium eller hvis personen ikke findes, åbner formularen til at oprette en ny person, ellers åbner formularen til at foretage ændringer på en eksisterende person. Der er hjælp at hente til det enkelte felt ved at trykke på ud for feltet. Version 1.1 Side 1 af 8
Ny bruger Inden du starter på at oprette en ny bruger, vil vi meget opfordre til at undersøge om personen er kendt i systemet i forvejen, så vi undgår dobbeltoprettelser af personer. Ved oprettelse skal du starte med at indtaste navn og cprnr i de to tilsvarende felter. Hvis personen ikke har et dansk cprnr, skal i stedet sættes flueben i Intet dansk cprnummer. For personer uden dansk cprnummer skal der angives fødselsdag og køn. Bemærk at formatet for fødselsdag, skal overholdes ellers kommer du ikke videre i formularen (det røde kryds ændres til et flueben, når format på fødselsdagen er korrekt). Når køn og fødselsdag er angivet åbner resten af formularen sig. Her skal felterne Enhed, Stillingstypegruppe og Stillingstype angives, mens det er frivilligt at udfylde de øvrige felter. Version 1.1 Side 2 af 8
Tryk på ud for feltet eller se afsnittet Felter til enhed for hjælp til det enkelte felt. Hvis du undervejs trykker på Gem, oprettes en ny fane for endnu en enhed (se evt. Ændring af eksisterende person, hvor der er et skærmbillede med en ny enhed) Bemærk at med Gem bliver data ikke gemt, så hvis du forlader browseren og vende tilbage senere, vil dine data være tabt. Når de ønskede felter et udfyldt, sendes formularen til IT-Support ved at trykke på Indsend. Hvis der er en systemmæssig mangel i det du har udfyldt, kommer der en fejlbesked, når du trykker på Indsend. Udfyld de manglende oplysninger og tryk på Indsend igen. Der kommer nu en kvittering på de data der vil blive sendt ind til Helpdesk. Data bliver først sendt ind, når du har trykket på Accepter. Hvis du her opdager en fejl, kan du fortryde ved at trykke på hvorved du kommer tilbage til forsiden og må starte forfra. Efter tryk på Accepter får du en bekræftelse på at der er sendt en mail til Helpdesk og efter kort tid vil du modtage en automatisk genereret mail fra Helpdesk med et sagsnummer. Fiktivt cpr-nr. Bemærk, at hvis der er tale om en person uden dansk cpr-nr, så er der blevet generet et fiktivt nummer, som person nu har i systemerne indtil han evt. får et rigtig dansk nummer. Hvis du har en person med fiktivt cpr-nr, som får et dansk cpr-nr, så skal det rettes i flere systemer. Det kan ikke gøres via Persondataformularen, men du skal i stedet sende en mail til Jørgen Leismann, jole@adm.au.dk Version 1.1 Side 3 af 8
Ændring på eksisterende person Når en person er søgt frem ud fra søgekriterierne i startbilledet, kommer der en boks op, hvor du kan vælge Ændre kontaktoplysninger. Der bliver nu vist de oplysninger, som er registreret på personen. Hvis det er den eksisterende tilknytning, der skal ændres, så indtast de nye oplysninger i relevante felter og tryk Indsend. Hvis der skal oprettes en tilknytning til yderlige en enhed, vælges i stedet fanebladet Ny enhed. Fanebladet for Ny enhed ser ud som ved nyoprettelser (se foregående afsnit). Dette udfyldes med de nødvendige oplysninger og der trykkes Indsend. For nogle af de ændringer du fortager, vil der blive sendt en orienteringsmail til HR, når du accepterer at indsende formularen. I det tilfældet vil der stå en orienterende tekst herom over Accepter-knappen. Og som der står i den orienterende tekst, så skal du også huske at orientere HR efter de sædvanlige lokale arbejdsgange. Version 1.1 Side 4 af 8
Nedlukning af en person Der er to situationer, der betyder at der skal lukkes for en person: når en person ikke længere er tilknyttet en enhed så skal personens tilknytning til enheden fjernes når en person helt stopper ved Aarhus Universitet så skal personens adgang til person-hjemmeside i PURE lukkes I begge tilfælde bliver medarbejderen fjernet fra afdelingens lister over medarbejdere. Hvis personen stopper helt, vil det i PURE fortsat være muligt at søge personen frem og f.eks. se hvilke artikler vedkommende har publiceret. Personen forbliver også i IDM, så personen kan søges frem og skal ikke oprettes på ny ved evt. senere genansættelse. Nedlukning af person sker ved at søge personen frem og så vælge Nedlukke visningsdata. Nedlukning sker ved at sætte flueben ud for den eller de tilknytninger der skal lukkes (hvis der er flueben ved alle personens enheder, betragtes det som ophør ved AU) og derefter trykke på Indsend. Herefter kommer du som sædvanlig til siden med oversigt over hvad der ændres, og mulighed for at trykke på Accepter. Husk også at sørge for evt. lukning af adgang til systemer og mail ad de sædvanlige kanaler. Version 1.1 Side 5 af 8
Felter til enhed Nedenfor følger en gennemgang af felterne, i forbindelse med en personens tilknytning til en enhed. Da felterne er fælles for både nyoprettelse og ændring, er gennemgangen af disse samlet et sted. Husk også at der er bemærkninger til felterne i formularen. De fås frem ved at trykke på enkelte felt. ud for det Felt Enhed Er denne primærenhed? Skal oprettes på afdelingens netværk Tildeles ny AU e-mailadresse Stillingstypegruppe Stillingstype Funktionstitel dansk Funktionstitel engelsk Bygningsnummer Lokalenummer Bemærkning Der kan angives enten navn eller enhedsnummer. Når der er indtastet fire eller flere karakterer, fremkommer en liste med forslag til enhed, du kan vælge fra. Kan du ikke finde den korrekte enhed eller er du i tvivl, kan du søge i enhedsregisteret på adressen http://mit.au.dk/guide. Findes den korrekte enhed ikke i enhedsregisteret eller findes den ikke med den korrekte adresse, kontaktes AU HR på enhedsrettelser@adm.au.dk. Det er vigtigt at der er overensstemmelse mellem adresse og enhed. Ved nyoprettelse sættes fluebenet automatisk, da det er den eneste enhed. Hvis personen er knyttet til flere enheder, skal det afgøres hvilken enhed der er den primære. Primær enhed er der hvor medarbejderen som oftest er på arbejde, altså der hvor gæster skal gå hen for at finde personen. For nye medarbejdere/gæster kan det med et flueben her angives at personen skal have adgang til afdelingens netværk. Afdelingens netværk bestemmes ud fra hvilken enhed der er valgt. For nye medarbejdere/gæster kan det med et flueben her angives at personen skal have en AU e-mail. Indtil de nye mail-adresser fælles for AU bliver implementeret er valg af enhed afgørende for, hvor mailen oprettes. Valg af stillingstypegruppe skal ske før valg af stillingstype. Valgmulighederne for stillingstype afhænger af hvilken stillingstypegruppe der er valgt ovenfor. Når du begynder at skrive i feltet, fremkommer der forslag til funktionstitel. Titlerne i kursiv er dem som typisk hører til den valgte stillingstype, men det er muligt at vælge en anden. Hvis ingen af de valgte funktionstitler er tilfredsstillende, er det også muligt at skrive fritekst. Bemærk: Pt. er det ikke muligt at få funktionstitel som fritekst registreret i IDM og overført til PURE. Husk: De fleste personer ved AU får i øjeblikket ikke vist deres funktionstitel og vi opfordrer til, at du ikke går i gang med at rette dette, da vi arbejde på automatisk at give alle en funktionstitel ud fra HR-data. Hvis du har valgt en funktionstitel på dansk ud fra den viste liste ovenfor, så udfyldes feltet automatisk med den engelske oversættelse. Hvis du har skrevet den danske funktionstitel som fritekst ovenfor, skal du her taste den engelske oversættelse ind. Bygningsnummer for hvor personen sidder, altså på den adresse som er knyttet til den valgte enhed. Der er ingen systemmæssig sammenhæng mellem den valgte adresse for enheden og det bygningsnummer der indtastes. Personens fysiske placering i bygningen. Der er ingen systemmæssig sammenhæng mellem bygnings- og lokalenummer. Version 1.1 Side 6 af 8
Felt Bemærkning E-mail-adresse Angiv personens e-mail-adresse på AU. For en ny person, der også skal have e-mail-adresse på AU, skal der ikke indtastes en e-mail-adresse. Hvis der er tale om gæster, kan der godt angives mere private e-mail-adresse. Om en gæst skal have en AU-mail beror på en vurdering af, om personen har behov for en sådan (repræsentere AU, samarbejde m.m.), der findes ikke faste retningslinjer herfor. Telefonnummer Her indtastes fastnetnummeret, hvor personen kan kontaktes på AU. Evt. mobilnummer Her kan indtastes mobilnummer, hvis enheden stiller mobiltelefon til rådighed for medarbejderen. Det kan evt. være en mobiltelefon stillet til rådighed af en anden enhed. Evt. kommentar til Hvis der er kommentarer til helpdesk omkring det indtastede, kan du skrive helpdesk dem her. Husk: Bestilling af pc-udstyr, telefon m.m. kan ikke bestilles ved at skrive det som kommentar her. Det skal bestilles via de sædvanlige kanaler og formularer. Masseflytninger Ved større ændring forstås én ændring resulterer i mere end 20 ens ændringer i IDM. Processen omfatter følgende hændelser: Organisationsændring, hvor mange medarbejdere flyttes organisatorisk og dermed skal have ændret enhed. Ændringer, hvor mange medarbejdere flyttes til anden bygning og/eller lokale. Kombination af ovennævnte. Processen, trin for trin Hvis gennemførelse af ændringen forudsætter ændringer i enhedsregister o Sekretariatsmedarbejderen meddeler behovet via enhedsrettelser@adm.au.dk o HR kontakter sekretariatsmedarbejderen med henblik på at fastlægge ny organisationsstruktur o HR vedligeholder enhedsregister Sekretariatsmedarbejder kontakter AU IT Helpdesk på helpdesk@au.dk På baggrund af dialog om behov, udarbejder IDM arbejdsgruppen et udtræk. Leveres som et regneark til sekretariatsmedarbejder. Sekretariatsmedarbejder er ansvarlig for at indskrive ændringer i regneark Regneark med alle ændringer sendes retur til helpdesk@au.dk Helpdesk sikrer indlæsning af ændringer i IDM Hvis ændringer vedrører medarbejderes enhedstilknytning indenfor ledelsesstrengen o Sekretariatsmedarbejderen markerer på regnearket, at ændring vedrører HR fra virkningsdato o Efter indlæsning i IDM udarbejder IDM arbejdsgruppen et regneark til HR med oplysning om før-registrering i IDM, efter-registrering i IDM samt virkningsdato Version 1.1 Side 7 af 8
Adgang til Persondataformular Persondataformularen findes på https://mit.au.dk/ og adgang er personlig. Alle universitetsansatte ved AU har adgang til mit.au.dk. Brugere uden adgang, kan oprette sig som Ny bruger på forsiden af mit.au.dk. Menupunktet Persondataformular findes under Mine oplysninger. (Det er et lidt ulogisk sted, da du jo skal redigere persondata for andre personer, men det er det muliges kunst. Logisk skulle formularen være under Administrationsværktøjer, men denne gruppe har ansatte på Regionshospitalerne ikke adgang til). Der er hensigten at kun sekretariatsmedarbejdere har adgang til Persondataformular, og adgangen er styret på brugerid. Når nye sekretariatsmedarbejdere skal have adgang til formularen, anmoder sekretariatsleder, institutleder, centerleder m. fl. AU IT Helpdesk på helpdesk@au.dk (uanset hvilken helpdesk du ellers anvender) om at give personen adgang. I anmodningen skal oplyses navn og AUID. Husk også at få lukket for adgang for personer, der ikke længere skal benytte formularen. Skift visningsnavn og publiceringsnavn Den enkelte medarbejder kan selv skifte visningsnavn og publiceringsnavn, og det er derfor ikke en del af Persondataformularen, men det berører arbejdet med persondata er det også omtalt i denne vejledning. Når personer oprettes i IDM, bliver de oprettet med det navn de har hos cpr-registret. Men det er ikke alle der ønsker at være kendt under deres fulde navn her på universitetet, f.eks. kan nogle have et mellemnavn eller efternavn som de ikke benytter i dagligdagen. Derfor har den enkelte mulighed for at gå ind på mit.au.dk og skifte sit visningsnavn. Menupunktet Skift visningsnavn er under Mine oplysninger. Desuden er der i PURE mulighed for at ændre sit Publiceringsnavn, så det er muligt at bliver præsenteret uden danske bogstaver, se http://medarbejdere.au.dk/pure/support/persondata/publiceringsnavn/ Brug for hjælp eller mere information Persondataformular supporteres af AU IT AR+FA support. Skriv til helpdesk@au.dk eller ring på 871 50911. Siden http://medarbejdere.au.dk/administration/it/redigering-af-persondata/persondataredaktoer/ bliver løbende opdateret med nyt for sekretariatsmedarbejdere, der fungerer persondataredaktører. Version 1.1 Side 8 af 8