Kontrakt om udarbejdelse af Cost benefit analyse for Buddinge risikoopland Nærværende kontrakt er indgået mellem: Gladsaxe Kommune Rådhus Allé 7 2860 Søborg og Nordvand A/S Ørnegårdsvej 17 2820 Gentofte (herefter Ordregiver) og TILBUDSGIVER xx (herefter Leverandøren) (tilsammen benævnet Parterne) dato måned 2017 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTRAKTENS OMFANG... 3 2 KONTRAKTPERIODE OG FORLÆNGELSE... 3 3 LEVERINGSTID OG LEVERANCER... 3 4 PROJEKTLEDELSE OG PROJEKTGRUPPE... 3 5 KVALITETSSIKRING... 3 6 VEDERLAG OG PRISREGULERING... 3 7 BETALINGSBETINGELSER OG FAKTURERING... 4 8 OPSIGELSE AF KONTRAKTEN... 5 9 KONTRAKTGRUNDLAG... 5 10 KONTRAKTFORTOLKNING... 6 11 ANSVARSBEGRÆNSNING... 6 12 ÆNDRINGER... 6 13 AFVIGELSER/TILLÆG FRA ABR89... 7 14 BILAGSLISTE... 9 15 UNDERSKRIFT... 10 2
KONTRAKT 1 KONTRAKTENS OMFANG 1.1 Kontrakten omfatter udførelse af projektet Cost benefit analyse for Buddinge risikoopland. Omfanget af projektet fremgår af udbudsmateriale og tilhørende bilag (bilag 1). 2 KONTRAKTPERIODE OG FORLÆNGELSE 2.1 Kontraktperioden er fra dato måned år til dato måned år. Kontrakten ophører uden yderligere varsel ved kontraktperiodens ophør. 3 LEVERINGSTID OG LEVERANCER 3.1 Leverandøren skal overholde de frister, der fremgår af tidsplanen, i bilag 1, idet der henvises til ABR89, jf. afsnit 6.1 om Tidsfristoverskridelser. Afvigelser i forhold til den oprindelige tidsplan skal aftales skriftligt og godkendes af Parterne. Projektets leverance består af projekt- og resumérapport med tilhørende datamateriale. 3.2 Leverandøren skal på anmodning fra ordregiver sende en kort beskrivelse af projektets fremdrift i henhold til tidsplanen. 4 PROJEKTLEDELSE OG PROJEKTGRUPPE 4.1 Gladsaxe Kommune varetager projektledelsen. Alt kommunikation mellem Parterne foregår gennem Gladsaxe Kommunes udpegede projektleder. Efter aftale mellem Parterne kan kommunikation foregå uden om projektlederen. 4.2 Ordregiver nedsætter en projektgruppe, der har til opgave at vurdere projektets fremdrift, forløb og resultater. 4.3 Alle Parter skal være repræsenteret i projektgruppen. Såvel leverandørens som ordregivers projektleder er fødte medlemmer af projektgruppen. Ordregivers projektleder er formand for projektgruppen. Antal og udpegningen af projektgruppemedlemmer drøftes mellem Parterne, og besluttes af ordregiver. 4.4 Ordregiver varetager sekretariatsfunktionen for projektgruppen. 4.5 Afholdelse af projektgruppemøderne sker efter aftale mellem (eller jf mødeplan) Parterne. Som udgangspunkt hver 14. dag. 5 KVALITETSSIKRING 5.1 Leverandøren skal sikre kvaliteten af projektets leverancer. Det skal ske i henhold til leverandørens kvalitetssikringsmetoder, som beskrevet i tilbuddet (bilag 2). 6 VEDERLAG OG PRISREGULERING 6.1 Kontraktsum for udførelsen af opgaven fremgår af leverandørens tilbud, jf. bilag 2. Kontraktsummen er x kr. Kontraktsummen er i DKK og dækker alle omkostninger i forbindelse med projektets udførelse eksklusive moms. Timepriserne indeholder desuden 3
transportomkostninger, omkostninger til rejser, hotelophold, kontorhold samt alle øvrige omkostninger forbundet med løsning af opgaven. Dog dækkes udgifter til tryk af plakater og kort i størrelser over A3 efter forudgående aftale og på baggrund af fremsendt prisliste. Ordregiver har ret til selv at foretage tryk, eller få tredjepart til at udføre opgaven. Leverandøren skal vederlagsfrit fremsende materiale der skal trykkes, til Ordregiver. 6.2 Opgaven løses efter medgået tid. 6.3 Rådgiveren skal senest to uger efter kontraktindgåelse udarbejde et oplæg til et arbejdsprogram med dertil hørende detaljeret ATR-plan der oplister de forventede ATR er i forbindelse med dennes arbejde inden for de enkelte faser. ATR skemaer skal afspejle rådgiverens ydelse og honorar som angivet i dennes tilbud. Den tid som rådgiveren indtil da har anvendt, skal indregnes i de udarbejdede ATR er. 6.4 Inden igangsætning af en ny fase skal rådgiveren opdatere ATR skemaerne. 6.5 Det aftalte ressourceforbrug i ATR skemaerne er udtryk for en fast honorarramme, som kun må overskrides, hvis det på forhånd er aftalt med Ordregiver. 6.6 Ved indgåelse af denne kontrakt skal rådgiver have udarbejdet arbejdsprogram og ATR-plan for de første 2 uger fra kontraktindgåelse. Disse løber indtil endelig ATR-plan og arbejdsprogram er udleveret til ordregiver. 6.7 Regulering af honorar ved mindre-/merforbrug Såfremt at rådgiverens honorar ved afslutning af en fase afviger fra den fastlagte honorarramme, reguleres honoraret efter følgende retningslinjer: ved et mindre forbrug tilfalder 25 % af afvigelsen rådgiveren ved en overskridelse på mellem 0-10 % reduceres honoraret med 10 % for overskridelsen ved en overskridelse på mellem 10-20 % reduceres honoraret med 15 % for overskridelsen ved en overskridelse på mere end 20 % reduceres honoraret med 20 % for overskridelsen En evt. afvigelse i det endelige arbejdsprogram med tilhørende ATR-plan fra den tilbudte honorarramme reguleres i henhold til ovenstående satser. 6.8 Overskridelse på mere end 25 % af den tilbudte honorarramme i det af rådgiveren udarbejdede arbejdsprogram med tilhørende ATR-plan accepteres ikke og vil ikke blive honoreret. 6.9 Timesatserne er faste i hele kontrakt perioden, og indexregulering vil derfor ikke finde sted. 7 BETALINGSBETINGELSER OG FAKTURERING 7.1 Betaling sker på baggrund af fremsendt faktura for hver fase/atr. Forudsætningen, for at udbetalingen kan finde sted, er, at fremdriften i projektet godkendes af ordregiver. 4
7.2 Leverandøren skal levere en elektronisk faktura til ordregiver. Fakturaen skal indeholde oplysninger om EAN-nr 5798008693533, att.: Martin Moneaux, Cost benefit analyse for Buddinge risikoopland, samt angivelse af ATR navn/nr. Fakturering skal i øvrigt ske under overholdelse af reglerne i lov om offentlige betalinger m.v., jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007, og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven. Enhver fakturering skal ske elektronisk, gebyrfrit og uden omkostninger for ordregiver. 7.3 Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. 7.4 Ordregiver ønsker, at alle beløb faktureres senest i kalenderåret 2017, derfor skal sidste faktura, hvori beløbet afkræves, være ordregiver i hænde senest 15. november 2017. 7.5 Såfremt oplysningerne på fakturaen er mangelfulde, eller fakturaen ikke er fremsendt elektronisk, forbeholder ordregiver sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt. Perioden hvor betalingen tilbageholdes af ordregiver anses ikke for forsinket betaling, jf. punkt 7.6. 7.6 Ved forsinket betaling er leverandøren berettiget til at beregne renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 8 OPSIGELSE AF KONTRAKTEN 8.1 Såvel leverandøren som ordregiver kan opsige kontrakten med 1 måneders skriftligt varsel til udgangen af en kalendermåned. 8.2 Ved kontraktophør vil Leverandøren ikke være berettiget til nogen form for erstatning, herunder vederlag, driftstab, tab af goodwill eller lignende. 8.3 Leverandøren vil kun modtage honorar for arbejde gennemført inden kontraktudløb. 8.4 Ordregiver kan opsige kontrakten uden varsel, hvis Klagenævnet for Udbud erklærer nærværende kontrakt for uden virkning. 9 KONTRAKTGRUNDLAG 9.1 Nærværende kontrakt er indgået efter: Indhentet tilbud. 9.2 Kontrakten skal ud over sin ordlyd opfyldes i overensstemmelse med kontraktgrundlaget vedrørende Cost benefit analyse for Buddinge risikoopland, som i prioriteret rækkefølge består af: Denne kontrakt underskrevet af ordregiver og leverandør inkl. Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand (bilag 2) inkl. Arbejdsklausuler (bilag 3) inkl. Code of conduct (bilag 4) Alle senere ændringer og tillæg til denne kontrakt underskrevet af ordregiver og leverandør. 5
Alle relevante mødereferater ligeledes underskrevet eller på anden måde skriftligt godkendt af parterne fra møder afholdt efter kontraktindgåelsen. Det samlede udbudsmateriale, dvs., udbudsbrev med bilag, herunder bl.a. eventuelle spørgsmål, svar og yderligere oplysninger om udbudsmaterialet udsendt i forbindelse med spørgerunden (bilag 1). Leverandørens tilbud (bilag 5). 10 KONTRAKTFORTOLKNING 10.1 Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, forudsætninger, formål eller gennemførelse, er såvel leverandøren som ordregiver forpligtet til øjeblikkeligt skriftligt at orientere den anden part herom. 10.2 Opstået uenighed skal løses i henhold til ABR89 nr. 9 Tvister. 11 ANSVARSBEGRÆNSNING 11.1 Ordregiver kan ikke kræve erstatning for driftstab eller indirekte tab. Dog præciseres, at enhver begrænsning i leverandørens erstatningsansvar bortfalder ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser, der kan tilregnes leverandøren som groft uagtsomme eller forsætlige. 11.2 Leverandørens samlede erstatningsansvar eksklusiv eventuelle betalinger af bod kan maksimalt udgøre et beløb svarende til 2 gange kontraktsummen. Leverandørens ansvar ophører 5 år efter opgavens aflevering. 12 ÆNDRINGER 12.1 Enhver ændring af denne kontrakt skal ske ved skriftligt accept af parterne. 6
13 AFVIGELSER/TILLÆG FRA ABR89 Pkt. 3.1.1.1, 3.1.1.2 og 3.1.1.4 til 3.1.2.2. Pkt. 3.1.1.3 Der er følgende afvigelser fra ABR89 Pkt. 3.1.1.1, 3.1.1.2 og 3.1.1.4 til 3.1.2.2 finder ikke anvendelse. Pkt. 3.1.1.3 finder ikke anvendelse, men reguleres af kontraktens punkt 6 Vederlag og prisregulering. Pkt. 3.2 ABR89, punkt 3.2 finder ikke anvendelse, men reguleres af kontraktens punkt 6 Pkt. 3.4 Pkt. 4 Vederlag og prisregulering. ABR89 punkt 3.4, finder ikke anvendelse. Betalingsbetingelser fremgår af kontraktens punkt 7 Betalingsbetingelser og fakturering Bestemmelserne om ophavsret, jf. ABR punkt 4, erstattes af nedenstående bestemmelser: a) Ordregiver erhverver ophavsret, immaterielle rettigheder og enhver anden rettighed til leverandørens samlede materiale vedrørende løsningen af den udbudte opgave, inklusive modelopsætninger, delleverancer, herunder bilag mv., som leverandøren udarbejder som led i kontraktens opfyldelse, med mindre andet er skriftligt aftalt på forhånd. For landskabsarkitektoniske designløsninger gælder dog, at leverandøren skal krediteres ved publicering af planer, visualiseringer og andet grafisk materiale. Ordregiver erhverver tilsvarende rettigheder til materiale, som leverandørens underleverandør(er) udarbejder i forbindelse med opgavens udførelse. Ordregiver er derfor berettiget til vederlagsfrit og på enhver måde at anvende det materiale, data og programmel og lignende, der er indsamlet, udarbejdet og erhvervet i forbindelse med opgavens løsning, herunder ved bearbejdelse og anvendelse i anden form og sammenhæng. Anvendes materialet i anden sammenhæng end den udbudte opgave, er leverandøren ikke ansvarlig for fejl eller mangler ved materialet. b) Ordregiver har ret til at foretage uddrag fra den samlede leverance og dens data samt til at offentliggøre og udlevere disse til tredjemand. Ordregiver har endvidere ret til frit at benytte den leverede ydelses resultater og til at offentliggøre disse, herunder at offentliggøre materialet i dets helhed. c) Rettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse til ethvert produkt, der fremkommer som led i leverandørens arbejde under nærværende kontrakt. d) De af leverandøren anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af leverandøren eller tredjemand, forbliver dog undergivet rettighedshaverens ophavsret. Leverandøren indestår for, at leverandøren har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer. Ordregiver er dog uanset ovenstående berettiget til uden begrænsninger at anvende det af leverandøren udarbejdede materiale ved eventuelle senere arbejdsopgaver, herunder således at materialet kan stilles til rådighed for ordregivers andre rådgivere (eksisterende som fremtidige), offentliggøres, mangfoldiggøres eller på anden måde nyttiggøres i forbindelse med ordregivers arbejde. Ordregivers ret hertil tilkommer 7
ordregiver, uanset om denne kontrakt opsiges eller ophæves før tid. e) Det påhviler leverandøren at sikre ordregiver de nødvendige rettigheder og tilladelser, som er en forudsætning for anvendelse og opdatering af det udarbejdede materiale og endelige leverance. Leverandøren skal således sikre, at alle rettigheder er clearede, og at eventuelle webmaterialer i form af links omkostningsfrit kan bruges af andre aktører. Rettigheder og tilladelser i forhold til softwarelicenser indkøbt af leverandøren, og leverandørens egne ophavsretlige programmer, stilles ikke til rådighed eller overdrages på anden måde til ordregiver. f) Leverandøren har ret til at anvende den generelle viden, der erhverves ved arbejdet med den udbudte opgave, i andre sammenhænge, herunder over for tredjemand. Dog skal ordregivers anonymitet altid sikres, medmindre andet er skriftligt aftalt på forhånd. g) Ordregiver har eneret til at fremstille og offentliggøre materiale og data, der er udarbejdet i forbindelse med den udbudte opgaves løsning, herunder i bog-, i hæfte-, i artikel, og i elektronisk form (herunder CD-ROM, DVD, USB, Internet, programmel og multimedieprodukter) og på alle sprog, jf. Lov om ophavsret 53, medmindre andet er skriftligt aftalt på forhånd. h) Ordregiver bevarer alle rettigheder til materiale, som udleveres til leverandøren i forbindelse med opgavens udførelse, og sådant materiale skal ved kontraktens ophør tilbageleveres til den udleverende part eller slettes. 8
Der er følgende tillæg til ABR89 I tillæg til ABR89, finder følgende anvendelse: Leverandørens standardbetingelser indgår ikke som en del af kontraktgrundlaget Tavshedspligt a) Leverandøren og dennes personale, skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt. Nærværende bestemmelse finder ikke anvendelse på følgende oplysninger: o oplysninger som på fremlæggelsestidspunktet er almindelig kendt o oplysninger som ved offentliggørelsen af dette projekt bliver almindelig kendt o oplysninger som Leverandøren er i besiddelse af fra andre projekter, forudsat besiddelsen kan skriftligt dokumenteres b) Hvis der foreligger konkrete beskyttelseshensyn, skal disse oplyses. c) Såfremt ordregiver pålægges et erstatningsansvar som følge af, at leverandøren, det ansatte personale eller eventuel underleverandør overtræder deres tavshedspligt, er leverandøren forpligtet til at dække et sådant. d) Leverandøren må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens indhold eller den udbudte opgaves resultat. Leverandøren må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse bruge ordregiver som reference. e) Ordregiver varetager den nødvendige eksterne information om opgavens indhold, forløb og resultater, med mindre, andet aftales skriftligt. 14 BILAGSLISTE Bilag 1 Udbudsmateriale Bilag 2 ABR89 Bilag 3 Arbejdsklausuler Bilag 4 Code of Conduct Bilag 5 Rådgivers tilbud Bilag 6 ATR/Betalingsplan 9
Bilag 7 Evt. Mødeplan 15 UNDERSKRIFT Nærværende kontrakt underskrives i tre eksemplarer, hvoraf to eksemplarer er til ordregiver og ét eksemplar er til leverandøren., den / Leverandør, den / Nordvand A/S, den / Gladsaxe Kommune 10