Referat fra mødet i Kultur- og Idrætsudvalget. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Referat fra mødet i Kultur- og Idrætsudvalget (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Onsdag den 18. marts 2015 Mødested: Fredericia Bibliotek Mødetidspunkt: Kl. 12:00-15:00 Medlemmer: Fraværende: Formand: Lars Ejby Pedersen (A) Næstformand: Kurt Halling (O) Bente Ankersen (A) Christian Jørgensen (V) Lasse Strüwing Hansen (A) Nicolaj Wyke (V) Turan Savas (A) Kurt Halling Bente Ankersen Side 1

Indholdsfortegnelse 20 Godkendelse af dagsorden...3 21 Besøg på Fredericia Bibliotek...4 22 Strategi- og udviklingsplan for Fredericia Bibliotek...5 23 Valg af nyt bookingsystem som følge af nye nationale krav...6 24 Regnskab 2014 og Spar/lån 2014-2015, Kulturog Idrætsudvalget...9 25 Vedligeholdelsesplan for fritidsfaciliteter under spejderne 2015...13 26 Udskiftning af bro og sandkasse i Madsby Legepark...15 27 Etablering af ungdomscamp i Trekantområdet...17 28 Børnefilmfestival 2015 Madsby Legepark - ansøgning om tilskud...19 29 Oktoberfest 2015 - ansøgning om tilskud...21 30 Kulturpuljen - kriterier og regler for tildeling...23 31 Snoghøjkoret - ansøgning om tilskud til 4. maj koncert...26 32 Lukket - Orientering...28 Side 2

20 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Indstilles til godkendelse. Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 3

21 Besøg på Fredericia Bibliotek Sagsnr.: Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Udvalgsmødet afholdes på biblioteket hvor bibliotekschef Jytte Bræmer indleder med en introduktion. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Ingen Indstillinger: Ingen Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Orientering taget til efterretning. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 4

22 Strategi- og udviklingsplan for Fredericia Bibliotek Sagsnr.:15/2633 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I forbindelse med vedtagelse af budget 2014 besluttede byrådet, at der skulle udarbejdes en strategi- og udviklingsplan for Fredericia Bibliotek. Arbejdet har været i gang siden efteråret 2014 og har omfattet interviews, høringer og workshops. Et udkast foreligger nu og ligger som bilag på sagen. Bibliotekschef Jytte Bræmer vil gennemgå planen på mødet. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Ingen Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller 1. At udvalget drøfter udkastet til strategi- og udviklingsplanen 2. At bibliotekschefen gives mandat til at færdiggøre planen Bilag: Åben - Biblioteksstrategi 2015-2018.pdf Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Udvalget drøftede udkastet til strategi- og udviklingsplanen og gav bibliotekschefen mandat til at færdiggøre planen. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 5

23 Valg af nyt bookingsystem som følge af nye nationale krav Sagsnr.:14/1191 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I den nationale lovgivning for området Obligatorisk Digital Selvbetjening i kommunerne i Bølge 3 indgår et krav om, at de lokaler der stilles til rådighed for de folkeoplysende foreninger, skal kunne bookes digitalt. I Bølge 2 indgik kravet om digital booking til borgerne, hvis kommunen låner lokaler ud til borgerne. Som følge af dette skal Fredericia Kommune have et nyt bookingsystem til de kommunale lokaler, der lånes ud til foreninger og borgere. Det nuværende bookingsystem Planbook, lukkes ned medio 2015. Samtidig kan forenings- og bookingsystemet Conventus ikke bruges, fordi det ikke kan håndtere kompleksiteten af bookingerne i Fredericia Idrætscenter. En styregruppe har arbejdet med at finde et nyt bookingsystem, der dels lever op til flest mulige af vores ønsker og dels er godkendt som bookingsystem med de krav der ligger i Bølge 3. I styregruppen er der repræsentanter for Kultur, Idræt & Turisme, Børn & Unge, Administrationen og senest HR Fredericia. Undervejs har de selvejende haller og Samvirkende Idrætsklubber også været repræsenteret. Efter afdækning af vores behov og ønsker og en præsentation af 7 forskellige bookingsystemer, indstiller styregruppen nu følgende: 1. Globus Data vælges som leverandør af et nyt bookingsystem til kommunale lokaler for lokaler der administreres af Kultur, Idræt & Turisme sammen med Børn & Unge (skoler, pladser mm.), Fredericia Idrætscenter og de fire selvejende haller. Hvis Fredericia HR ønsker at bruge Globus data, er det en forudsætning, at de selv finansierer deres del. Indkøb af systemet koster 150.000 kr. og den årlige drift pr. enhed er 13.200 kr. 2. Conventus bibeholdes som administrationssystem til foreningerne, da Globus Data ikke kan løse denne opgave tilfredsstillende. Brugen af administrationsdelen til foreningerne er fortsat frivillig. 3. Conventus bruges til fælles foreningsportal, med krav om, at det er her, foreningerne opretter og vedligeholder stamdata. Dette skal sikre en lettere kommunikation mellem kommunen og foreningerne. Dette har indtil videre være frivilligt. På den fælles foreningsportal lægges tilskudsblanketter, vejledninger mm. fremadrettet. Brugbare tilskudsblanketter fra Conventus tilkøbes på sigt. På grund af Planbooks afvikling og krav om implementering af Bølge 3 ønskes aftalen og den efterfølgende implementering sat i værk i løbet af marts og april 2015. Da styregruppen har afsøgt markedet, behøver Fredericia Kommune ikke ud i en annoncering. Side 6

Conventus blev købt i 2012, men kontrakten skal fremadrettet genforhandles, da systemet ikke skal bruges til booking, som det oprindeligt var tiltænkt. Globus Data skal købes og sættes i drift. Styregruppen foreslår at Kultur, Idræt & Turisme betaler for brugere under deres område, mens HR Fredericia betaler deres egen del. Samtidig foreslår styregruppen, at alle afdelinger betaler deres egen årlige drift. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at kombinationen af Globus Data og Conventus vil være den bedste løsning, dels for at sikre et komplekst bookingsystem og dels for at få/opretholde en god foreningsportal med et godt underliggende administrationssystem. Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt at etableringen af Globus data betales samlet inden for området, mens den årlige drift betales af de enkelte enheder. Dette for at støtte etableringen af et fælles bookingsystem. Budgetoversigt over etablerings- og driftsudgifter ved køb af Globus Data er vedlagt som bilag. Finansiering kan ske via Digitaliseringspuljen, hvor der p.t. resterer et beløb på 286.000 kr. inkl. forventet spar/lån overførsel. Digitaliseringspuljen består hovedsagelig af tidligere opsparede midler og har været anvendt til drift af det nuværende bookingsystem Planbook, Conventus og øvrige mindre digitaliseringsopgaver. Hvis beløbet til Globus Data bevilges, vil der efter andre disponerede midler, være en rest på 55.000 kr. i Digitaliseringspuljen. Indstillinger: Sammen med styregruppen for nyt lokalebookingsystems indstiller Kultur, Idræt & Turisme, at 1. Globus Data vælges som leverandør af et nyt bookingsystem til kommunale lokaler for lokaler, der administreres af Kultur, Idræt & Turisme sammen med Børn & Unge (skoler, pladser mm.), Fredericia Idrætscenter og de fire selvejende haller. 2. Finansiering af både etablering (150.000 kr.) og drift (13.200 kr./årlig) sker via digitaliseringspuljen, hvor det korrigerede budget efter spar/lån forventes at være 284.000 kr. 3. De årlige driftsudgifter til Globus Data betales af de enkelte enheder. Side 7

Bilag: Åben - Budget ved køb af nyt bookingsystem.pdf Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt som indstillet. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 8

24 Regnskab 2014 og Spar/lån 2014-2015, Kultur- og Idrætsudvalget Sagsnr.:15/2315 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Kultur- og Idrætsudvalget skal i forbindelse med denne økonomirapportering godkende regnskabet for 2014, spar/lån for 2014/2015 samt opfølgning på udvalgets indsatsområder for 2014. Regnskabsresultat for 2014 inkl. Spar/lån: Mio. kr. Drift Regnskab 2014 Korrigeret budget Rest + = overskud - = underskud Spar/lån + = lån - = overførsel Afvigelse + = overskud - = underskud Serviceudgifter Kultur, Idræt og Turisme 89,312 100,796 11,484-9,500 1,984 TallShips 2,016-0,272-2,288-2,288 Serviceudgifter i alt 91,328 100,524 9,196-9,500-0,304 Drift i alt 91,328 100,524 9,196-9,500-0,304 Anlæg Kvalitetsfond 2,479 5,331 2,852-2,852 0,000 Anlæg i øvrigt 3,792 5,236 1,444-0,730 0,714 Anlæg i alt 6,271 10,567 4,296-3,582 0,714 Total 97,599 111,091 13,492-13,082 0,410 Regnskab 2014 Det samlede regnskabsresultat udviser som forventet et større overskud. Resultatet svarer stort set til resultatet for 2013. Regnskabsresultatet for TallShips 2014 er vist særskilt, idet der i forbindelse med beslutning om ikke arrangere TallShips i 2015 blev tilkendegivet, at det samlede underskud for 2014, inkl. merudgifter i forhold til allerede indgåede aftaler for 2015, skulle behandles som kasseudlæg i forbindelse med aflæggelse af regnskab 2014. Spar/lån Side 9

For yderligere specifikation af sagen henvises der til bilaget med indberettet spar-lån for 2014/2015. Der overføres i den forbindelse 0,125 mio. kr. til området for 2015, som er fordelt med 0,025 mio. kr. fra Økonomiudvalget til dækning merudgifter i FIC i forbindelse med udmøntning af rammereduktionen samt 0,100 mio. kr. fra Børne - og Uddannelsesvalget til udligning af lønudgift i Ungdommens Hus. Den samlede overførsel på 9,5 mio. kr. fordeler sig med 5 mio. kr. til kulturinstitutionerne, herunder løbende aktiviteter og 4,9 mio. kr. er henholdsvis disponeret til 2015 eller medfinansierende til områder og aktiviteter i 2015, som ikke finansieret af det vedtagne budget. De kulturinstitutioner, som blev ramt af besparelser fra 1.1.2015 og hvor det det var nødvendigt at reducere i personalet for at udmønte besparelsen, har på den baggrund udvist en særlig tilbageholdenhed, således at man via spar/lån har mulighed for at finansiere udmøntningen pr. 1.1.2015. Flere afskedigelser medfører en merudgift til løn fra 5 mdr. og op til 9 mdr. Fredericia Idrætscenter har fortsat et underskud i budgettet, men har i 2014 formået at reducere dette, således det pr. 31.12.2014 er på 1,077 mio. kr.(oprindeligt 1,800 mio. kr.) Lokaletilskudsområdet udviser igen et større overskud. I 2014 er det på 2,700 mio. kr., hvoraf en del er fra tidligere opsparinger. 1 mio. anvendes til investeringspuljen og resten anvendes til medfinansiering af ikke budgetlagte områder og aktiviteter, herunder Kulturnat, ikke udmøntet administrativ besparelse fra 2013. Tidligere opsparing samt 2014 resultat på opkrævning af gebyrer udgør 0,700 mio. kr. og dette beløb overføres til 2015, idet det jf. folkeoplysningsloven skal genanvendes på området (ekstra-ordinært lokaletilskud). Afvigelse De sidste års tilbageholdenhed har resulteret i, at området stadig har et stort spare-/låneresultat. Dele af denne opsparing overføres til Investeringspuljen, og indgår i en tværgående prioritering. Kolonnen Afvigelse indeholder det kasseindlæg, som udvalget kan overføre til Investeringspuljen, (under Økonomiudvalget, anlæg) sammen med kasseudlægget i forbindelse med underskud på TallShips. Derudover er der et kasseindlæg på ikke-forbrugte anlægsmidler i afsluttede projekter. Der er her tale om reparation af Landsoldaten samt etablering af klubtræningslokale i FIC. Side 10

Status på indsatsområder I henhold til kommunens styringsprincipper skal der ske opfølgning på udvalgets indsatsområder, jf. bilag på sagen. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Forvaltningen og økonomi har gennemgået de enkelte resultater på de mange områder og kan konstatere, at selv om der er udvist stor tilbageholdenhed, så vedrører den samlede overførsel stort set tidligere opsparede midler. En sammenligning mellem det vedtagne budget (uden spar/lån) og det faktiske forbrug for 2014 udviser stort set et samlet regnskabsresultat i balance. Indstillinger: Kultur, Idræt og Turisme indstiller: 1. at regnskab 2014 og Spar/lån godkendes som beskrevet i sagen 2. at status på indsatsområder tages til efterretning Bilag: Åben - Rapport indberettet spar/lån 2014 til 2015 - PDF Åben - Indsatsområder 2014 Kultur og Idræt Åben - Specifikation af spar/lån midler Side 11

Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt som indstillet. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 12

25 Vedligeholdelsesplan for fritidsfaciliteter under spejderne 2015 Sagsnr.:15/40 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Nye oplysninger i sagen: Der er kommet positiv tilbagemelding fra Børne- og Ungdomskorpsenes Samråd i Fredericia. Sagsbeskrivelse: I 2014 blev der udarbejdet en vedligeholdelsesplan for idrætsfaciliteterne i kommunen. Vedligeholdelsesplanen blev udarbejdet for de fire selvejende haller og for de idrætsforeninger, der har egne lokaler eller lejer sig ind hos selvejende institutioner. Idrætsfaciliteterne blev gennemgået af Ejendomscenteret med primær fokus på faciliteternes klimaskærm. Efterfølgende blev der lavet beregninger på de vedligeholdelsesudgifter, der kan forventes over de næste 10 år. I forlængelse af dette blev der afsat et årligt rådighedsbeløb på 1,1 mio. kr. I arbejdet med vedligeholdelsesplanen indgik også, at den skulle udvides til at også at rumme en vedligeholdelsesplan for alle fritidsanlæg, herunder spejdernes fritidsfaciliteter. En vedligeholdelsesplan for spejdernes fritidsfaciliteter skal indeholde en analyse af og oversigt overvedligeholdelsesbehov på de 11 eksisterende anlæg. Det sker på samme niveau, som ved idrætsfaciliteterne. Ejendomscentret har givet tilbud på cirka 25.000 kr. for arbejdet. I forbindelse med en kommende ansøgning om ekstraordinært lokaletilskud til en spejdergruppe til en større renovering, er behovet for en vedligeholdelsesplan på spejderområdet blevet mere presserende. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at det er vigtigt, at få lavet en vedligeholdelsesplan for spejdernes fritidsfaciliteter. Den vil være med til at synliggøre de samlede idræts- og fritidsmæssige udfordringer i de forskellige lokalområder og dermed være grundlag for at kunne udvikle løsninger, der tilgodeser begge områder og skabe en bedre udnyttelse af faciliteterne. Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at der skal afsættes en ramme på 30.000 kr. til udarbejdelsen af vedligeholdelsesplanen. Beløbet kan finansieres af midler på lokaletilskudskontoen. Side 13

Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller, at Der udarbejdes en vedligeholdelsesplan for fritidsfaciliteterne under spejderne. Der afsættes 30.000 kr. til formålet, finansieret af midler på lokaletilskudsområdet. Bilag: Beslutning i Folkeoplysningsrådet den 04-02-2015: Sagen udsættes med henblik på en tilbagemelding fra Børne- og Ungdomskorpsenes Samråd i Fredericia. Fraværende: Jette Rosenfeldt Beslutning i Folkeoplysningsrådet den 04-03-2015: Godkendt som indstillet. Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt som indstillet. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 14

26 Udskiftning af bro og sandkasse i Madsby Legepark Sagsnr.:15/2772 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I en årrække har den almindelige hovedfærdselsvej, kørebroen, til Madsby Legepark været lukket for kørende trafik på grund af broens dårlige stand. Den er nu så brøstfældig, at broen enten skal udskiftes eller lukkes. Et lignende forhold gælder for kanten omkring den store sandkasse i Legeparken. Den består af cypresstolper, der er støbt i en 1 meter dyb betonramme. Træet er mørt og smuldrer, hvorved der dannes uhensigtsmæssige mellemrum mellem stolperne, hvori børn kan komme til at sidde fast. Sandet trænger desuden til en udskiftning. Der er indhentet overslag på udgifterne til udskiftning af bro og sandkassekant og til begge arbejder regnes med en medfinansiering fra legeparkens eget personale, der vil kunne udføre dele af eller hele arbejder. Således vil man selv kunne montere diverse udstyr på broen og selv udskifte sand og kant om sandkassen. Der er indhentet overslag på de to arbejder: Udskiftning af bro: 550.000 kr. Udskiftning af kant omkring sandkasse: 225.000 kr. Der er udviklet et projekt i tilknytning til udskiftning af broen, hvor der arbejdes med en konstruktion, der er en miniudgave af Bridge Walking. Broen skal desuden forsynes med lyd og lys, så den også kan bruges til fortællinger mv. Til projektet er der søgt fondsmidler og det er lykkedes at få tildelt 100.000 kr. af Trefors værdipulje. Der udestår endnu et par ansøgninger. Da både bro og kant omkring sandkasse er vitale funktioner for driften af legeparken skønnes det at begge arbejder bør igangsættes, så tingene er bragt i orden inden sæsonen for alvor starter i maj i år. Det foreslås derfor, at Kultur- og Idrætsudvalget bevilger 175.000 kr. til udskiftning af bro og 100.000 til udskiftning af kant om sandkasse under forudsætning af at legeparken iværksætter arbejderne inden sæsonstart. De resterende midler skal finansieres af legeparkens egne midler og fondsmidler. Finansiering kan ske ved reduktion af det samlede budget for lokaletilskud, hvor der igennem flere år har været overskud ved regnskabsafslutningen. Økonomiske konsekvenser: Ingen Side 15

Vurdering: Økonomi vurderer, at der ved regnskabsafslutningen for 2015 vil være et overskud på ca. 780.000 kr. på området. Dette er under forudsætning af, at der ikke udbetales højere lokaletilskud i 2015 end i 2014. Der udbetales lokaletilskud til Idrætten, Spejderne, Andre godkendte foreninger samt Voksenundervisningen. Forbruget i 2014 var på 3,020 mio. kr. Budgettet i 2015 er på 3,783 mio. kr. Det vurderes, at budgetreduktionen bør ske på lokaletilskud til Idrætten, hvor overskuddet var størst i 2014. (798.000 kr.) Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller 1. At der bevilges 175.000 til udskiftning af bro i Madsby Legepark 2. At der bevilges 100.000 kr. til udskiftning af sand og kant om sandkasse i Madsby Legepark 3. At midlerne finansieres ved reduktion af budgettet for lokaletilskud. Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt som indstillet. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 16

27 Etablering af ungdomscamp i Trekantområdet Sagsnr.:15/2631 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Formand for Kulturudvalget i Kolding, Jesper Elkjær, har i oktober 2014 stillet forslag om, at der mellem Trekantsområdets seks kommuner etableres en camp/festival for unge amatørbands. Ideen var forinden blevet præsenteret på et møde i den politiske styregruppe for Trekantområdets kultursamarbejde, hvor Fredericia politisk og Middelfart administrativt viste interesse for ideen. Kulturudvalget i Kolding har siden pålagt kulturforvaltningen i Kolding at gå i dialog med Fredericia og Middelfart Kommuner om at udarbejde et koncept for en en ungdomscamp/festival, herunder oversigt over økonomien forbundet med en gennemførelse. I december 2014 blev der afholdt et opstarts og dialogmøde i Ungdommens Hus, Fredericia, for inviterede aktører fra Kolding, Fredericia og Middelfart kommuner. På mødet blev det klart, at der findes en del festivaler for den unge målgruppe i Trekantområdet, hvorfor man gerne vil fokusere arbejdet med at udvikle en egentlig camp med fokus på mentorforløb, erfaringsdeling, læring og sociale netværk på tværs af kommunegrænserne. Resultatet af drøftelserne er følgende forslag til Camp ROCK : At Ungdommens Hus er vært for campen i 2015 og stiller faciliteter til rådighed, blandt andet lyd og lys. At Camp ROCK tager udgangspunkt i en form for sommerlejr og skal finde sted over to dage i september eller oktober. At målgruppen er Trekantområdets unge amatørmusikere At indholdet er via workshops at kunne afprøve nye konstellationer inden for musikken mange genrer, at kunne navigere på og bag en scene samt at skabe øget netværk og fællesskab. At campen får deltagelse af kendte kunstnere, der medvirker i wokshopsene. At det mere detaljerede indhold udarbejdet i et samarbejde mellem de unge fra de tre kommuner, f.eks. Ungdommens Hus, Kulturlogen (Kolding) og Ungdomsskolen (Middelfart). For at kunne realisere konceptet foreslås det, at der afsættes 75.000 kr i 2015. Midlerne skal blandt andet gå til honorar, bespisning, markedsføring, generelle udgifter ved planlægning, tekniske udgifter mv. Det foreslås endvidere, at udgifterne fordeles med 25.000 kr. til hver kommune. Efter campen evalueres forløbet med henblik på vurdering af en fortsættelse. Evalueringen forelægges kulturudvalgene ultimo 2015 Side 17

Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at der er potentiale i at skabe en Camp ROCK for unge amatørmusikere med fokus på læring og netværksdannelse. Den vil kunne øge kvaliteten af tilbud på musikkens område og skabe øget fællesskab på tværs af kommunegrænserne. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller 1. At udvalget godkender konceptet i sin overordnede form 2. At udvalget bevilger 25.000 kr. til projektet og at midlerne finansieres af udvalgets tilskudspulje, hvor der resterer 374.000 inkl. forventet spar/lån. Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt som indstillet. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 18

28 Børnefilmfestival 2015 Madsby Legepark - ansøgning om tilskud Sagsnr.:15/2096 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Madsby Legepark har fremsendt ansøgning om tilskud på 40.000 kr. til Børnefilmfestival i Legeparken den 25. 26. juli 2015. Der blev i 2014 for første gang afholdt en tilsvarende festival og Madsby Legepark oplevede i den forbindelse det højeste besøgstal for en enkelt dag i sommerferien samtidig med højere omsætning ved aktiviteterne. Man vil i år forsøge at holde ekstraordinært åben for flere af aktiviteterne om lørdagen samt supplere med yderligere børneunderholdning begge dage. Arrangementet er igen i år det eneste af slagsen i området. Børnefilmfestivalens arrangører har yderligere tilbudt, at man samtidig placerer castingen til en ny Far til fire film i samme tidsrum. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Legeparken har fremsendt ansøgningen med baggrund i dækning af de ekstra omkostninger, som vil være forbundet med afholdelse af en sådan festival. Herunder længere åbningstider i husene, mere rengøring og mere service over for de forventede gæster. Ud over ansøgning om støtte fra Fredericia Kommune, er Legeparken i gang med at søge fonde samt støtte hos samarbejdspartnere. Ansøgning og budget beror på sagen. Forvaltningen vurderer at de fremtidige børnefilmfestivals bør finansieres af Madsby Legeparks egne driftsmidler. Finansiering for 2015 kan ske via Kultur- og Idrætsudvalgets tilskudspulje, hvor der resterer 374.000 kr. inkl. forventet spar/lån fra 2014. Indstillinger: Kultur, Idræt og Turisme indstiller, at ansøgningen imødekommes med 20.000 kr., finansieret af udvalgets tilskudskonto. Bilag: Åben - Budget for Børnefilmfestivalg 2015 PDF Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Godkendt som indstillet. Side 19

Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 20

29 Oktoberfest 2015 - ansøgning om tilskud Sagsnr.:15/2184 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Oktoberfest har fremsendt ansøgning om tilskud på 5300 kr. til det årlige arrangement, som afholdes lørdag den 5. september 2015. Arrangørerne supplerer ansøgningen med følgende: På baggrund af vores erfaring med afviklingen af Oktoberfesten i Fredericia de tidligere år, studieture til andre af landets Oktoberfester, og gæsternes tilbagemeldinger, fortager vi hvert år justeringer, laver nye tiltag, samt højner oktoberfeststemningen. Derved forsøger vi hvert år at forbedre og forny konceptet, således at Oktoberfesten i Fredericia forbliver en succes. Håbet er, at byens borgere fortsat vil støtte op om Oktoberfesten, så den forbliver en fast tradition i fæstningsbyen, og ikke modsat som i mange andre byer, der må aflyse og lukke ned efter få år. Vi er af den overbevisning, at Oktoberfesten har lige så meget kulturelt at byde på, som f.eks. almindelige pop/rock koncerter. Vores arrangement er efterhånden blevet til en folkekær temafest, som oser af stemning, hentet fra det syd tyske. Fredericia er bygget på et fundament af forskellige folkeslag og nationaliteter, og dermed føler vi på ingen måde, at Oktoberfesten skiller sig ud, på en negative måde, tværtimod synes vi den hylder mangfoldigheden. Det ansøgte beløb er til dækning af diverse udgifter, som arrangørerne beskriver som udgifter til opgaver, som Fredericia Kommune ikke selv udfører: Ophængning af 2 stk. gadebanner, Danmarksgade (mellem nr. 7 & 10), og Jyllandsgade (mellem nr. 24 & 47), 3 uger før afviklingen af Oktoberfesten. Pris fra Teknik Gruppen kr. 3.000,- Tilslutning af julebelysningen på Axeltorvet lørdag d. 5. september, samt afbrydelse igen søndag d. 6, eller senest mandag d. 7. september. Pris fra Teknik Gruppen kr. 1.000,- Opsætning af 6 stk. plakater på plakatsøjlerne i indre by via Det Bruunske Pakhus. Pris fra kommunens hjemmeside kr. 50,- Opsætning af plakater til plakatportalerne ved indfaldsvejene, Vejlevej, Egeskovvej, & Snoghøj Landevej, dette igennem Fredericia Skiltefabrik. Prise fra Fredericia Skiltefabrik opsætning/nedtagning kr. 1.250,- Side 21

Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Det er 4. gang, at der fremsendes ansøgning til Kultur- og Idrætsudvalget om støtte og der har med baggrund i forvaltningens vurdering og indstilling givet afslag hvert år. Kultur og Idræt vurderer fortsat, at arrangementet ligger uden for de områder, som Kultur- og Idrætsudvalget normalt giver økonomisk støtte. Indstillinger: Kultur, Idræt og Turisme indstiller, at der gives afslag på ansøgningen. Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Et flertal bestående af S stemte for indstillingen, et mindretal bestående af V stemte imod. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 22

30 Kulturpuljen - kriterier og regler for tildeling Sagsnr.:14/11711 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Retningslinjerne for kulturpuljen har senest været drøftet politisk i september 2010, hvor der skete et par justeringer i forhold til kriterierne. Formålet med kulturpuljen er at yde Tilskud til kulturelle aktiviteter, projekter, arrangementer og begivenheder, hvor der som hovedregel tages entre Tilskud til faste kulturaktører og til faste arrangementer i Fredericia Kommune Ansøgninger op til 5000 kr. kan behandles administrativt af Kultur, Idræt & Turisme. Tanken bag denne ordning er at kunne støtte pludselige opståede muligheder for arrangementer og events. Ansøgningsfristen er her senest fire uger før aktivitetens afholdelse. Denne ordning har været benyttet i mindre omfang. Ansøgningsfristerne for tilskud over 5.000 kr. er henholdsvis den 1. marts og den 1. oktober. Ansøgninger behandles herefter på førstkommende møde i Kultur- og Idrætsudvalget. Ved behandling prioriteres At der bliver samarbejdet på tværs At aktiviteter indgår i større sammenhænge At flest mulige aktører får del i kulturpuljens midler Alle foreninger, grupper og enkeltpersoner i Fredericia Kommune kan søge om tilskud. Der er endvidere en række undtagelser i forhold til ansøgninger. Disse fremgår af det vedhæftede bilag til sagen, hvor samtlige regler er oplistet. I forbindelse med udvalgets behandling af kriterierne ønsker forvaltningen samtidig, at der tages stilling til om de to faste ansøgere, Fredericia Byorkester og Fredericia Kunstforening, i stedet for at skulle søge Kulturpuljen kan tildeles et årligt fast beløb. Nyt i sagen i henhold til møde den 18.2.2015 Det kan oplyses, at den eneste kulturelle forening, der modtager fast årligt tilskud, er Fredericia Jazzklub. Det årlige tilskud oprindeligt 50.000 kr. - er alene målrettet mod 6. Juli Jazz Festivalen. Forinden dette blev besluttet ansøgte Fredericia Jazzklub hvert år Kulturpuljen om penge. Kulturpuljen blev efterfølgende reduceret med tilsvarende beløb. Side 23

Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer umiddelbart, at de opstillerede kriterier stort set dækker og imødekommer aktørernes forventninger til tilskud. Det er dog med de senere års reduktion af puljen svært at imødekomme de ansøgte beløb. Der er en årlig samlet pulje på 389.000 kr., som skal fordeles to gange og til årligt tilbagevendende begivenheder. Med hensyn til de to årligt tilbagevendende ansøgninger ved tildelingen pr. 1.10. til efterfølgende år fra henholdsvis Fredericia Kunstforening og Fredericia Byorkester, vil man sikre begge foreningers drift i forhold til det kommende år ved at have et særskilt besluttet driftsbudget. Fredericia Byorkester fik bevilget 80.000 kr. til årets to koncerter og Fredericia Kunstforening fik 55.000 kr. til den kommende sæsons udstillinger. Disse bevilgede beløb vil skulle finansieres af kulturpuljens samlede budget. Der vil herefter være 254.000 kr. i alt til uddeling af kulturpuljen to gange årligt. Beslutter Kultur- og Idrætsudvalget at tildele Fredericia Byorkester og Fredericia Kunstforening et fast årligt beløb bør der være en løbende dialog og enighed mellem parterne om aktivitetsniveauet. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller, 1. at kriterierne for tildeling af midler via Kulturpuljen drøftes 2. at Fredericia Kunstforening og Fredericia Byorkester med virkning fra 2016 får et fast årligt beløb svarende til det tildelte i 2015. 3. at Fredericia Kunstforening og Fredericia Byorkester meddeler Kultur- og Idrætsudvalget, hvilke arrangementer foreningerne planlægger i den kommende sæson. Bilag: Åben - Retningslinjer for tildeling kulturpuljen Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 26-11-2014: Sagen udsat. Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-02-2015: 1. Udvalget besluttede at fastholde de nuværende kriterier. Side 24

Punkt 2 og 3 udsættes til førstkommende møde, hvor der ønskes en oversigt over de foreninger, der modtager faste tilskud. Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Punkt 2 og 3 godkendt med den tilføjelse at ordningen gælder udvalgets valgperiode ud, hvorefter den skal tages op til nyvurdering. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 25

31 Snoghøjkoret - ansøgning om tilskud til 4. maj koncert Sagsnr.:15/1805 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Snoghøjkoret har fremsendt ansøgning om økonomisk støtte til afholdelse af 4. maj mindekoncert i Tavlehallen. Det ansøgte tilskud er på 7.000 kr. Baggrunden for ansøgningen er, at koret ønsker at markere 70-året for Danmarks befrielse. Koncerten vil blive en blanding af fællessang, fortælling samt korkoncert. Koncerten er planlagt til at starte præcis kl. 20.36. Tidspunktet, hvor frihedsbudskabet blev oplæst fra BBC i London i 1945. Foruden Snoghøjkoret medvirker en musiker/oplæser samt evt. solister, som der arbejdes på p.t. Det fremsendte budget for koncerten baserer sig undtagelsesvist på gratis adgang. Honorar til dirigent og musiker 4.000 kr. Honorar til lys/lyd tekniker 2.000 kr. Annoncering og plakater 1.000 kr. Koret oplyser, at de selv dækker udgifter til noder, generalprøve samt indkøb af stearinlys. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt og Turisme har efter fremsendelse af ansøgningen været i dialog med Snoghøjkoret, idet forvaltningen finder det uhensigtsmæssigt, at der i Fredericia afholdes to 4. maj arrangementer i samme tidsrum. Koret er blevet tilbudt at supplere Fredericia Kommunes arrangement ved at flytte koncerten til Landsoldatpladsen, men ønsker ikke at gøre brug af dette tilbud. Såfremt Kultur- og Idrætsudvalget ønsker at imødekomme ansøgningen vil finansiering kunne ske via udvalgets tilskudskonto, hvor der resterer kr. 374.000 inkl. forventet spar/lån. Indstillinger: Kultur indstiller sagen til drøftelse. Side 26

Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Udvalget bevilger 7.000 kr. til Snoghøjkorets 4. maj mindekoncert. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 27

32 Lukket - Orientering Sagsnr.: Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 18-03-2015: Ingen emner til drøftelse. Fraværende: Kurt Halling, Bente Ankersen Side 28

Underskriftsside Lars Ejby Pedersen Kurt Halling Turan Savas Lasse Strüwing Hansen Bente Ankersen Christian Jørgensen Nicolaj Wyke