Beretning 2007 2008 Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen konstituerede sig efter forrige generalforsamling med Bente Jensen fra Aalborg Stadsarkiv som formand, Madeleine Schlawitz, Det danske Filminstitut som næstformand, Henrik Dupont, Det Kongelige Bibliotek som kasserer og Kim Furdal Museum Sønderjylland, Institut for Lokalhistorie, som sekretær. Bestyrelsesmedlemmer valgt på generalforsamlingen er Mette Henriksen fra Gentofte lokalhistoriske Arkiv og Karen Brynjolf Pedersen fra Nationalmuseet. Kirsten Klüver fra DPI, der var valgt suppleant, gik ind, da Jesper Hjermind, Stiftsmuseet i Viborg, af personlige grunde valgte at forlade bestyrelsen. LFFs bestyrelse har i følge foreningens vedtægter en række udpegede medlemmer. Alle pladser har det forløbne år været besat med følgende. Fra SLA: Søren Skov fra Ejby Kommunes Lokalhistoriske Arkiv, fra ODM Ingrid Fisher Jonge, Museet for Fotokunst og fra KB Henrik Dupont. Madeleine Schlawitz repræsenterer DFI i bestyrelsen. Da det danske arkivlandskab har ændret sig og foreningen ODA, organisationen af danske arkiver er blevet dannet. Foreningen medlemmer huser mange større billedsamlinger, og LFFs bestyrelse har derfor valgt at foreslå, at foreningen får en udpeget plads i LFFs bestyrelse. Det kræver en vedtægtsændring, som vi lægger frem til denne generalforsamling. For fortsat at arbejde med en bestyrelse med et ulige antal medlemmer betyder det, at det bliver nødvendigt øge antallet af generalforsamlings valgte medlemmer med et medlem, som det også fremgår af bestyrelsens forslag. Medlemshvervning og kommunikation med medlemmerne Foreningen har til hensigt at være synlig. Foreningen har derfor i år udsendt to nyhedsbreve til medlemmerne i henholdsvis december og marts (skal checkes). De har haft en dobbelt funktion, direkte information om foreningens aktiviteter samt løbende synliggørelse. Karen Brynjolf har hvervet som webredaktør af foreningens hjemmeside
www.fotoogfilm.dk Som det også fremgik af arbejdsplanen for 2007/2008 er det bestyrelsens hensigt fortsat at styrke og udvikle foreningens hjemmeside. Seminarer I forlængelse af generalforsamlingen 2007, blev der som traditionen efterhånden byder, afholdt et seminar på Museet for Fotokunst i Odense. Seminaret var yderst velbesøgt. Årets tema var: Arkivernes samlinger bliver til guld, samlingernes møde med den kommercielle verden. Det bestod af følgende oplæg, Bente Jensen lavede nogle overordnede refleksioner over, hvad der sker når samlinger bliver genstand for kommerciel interesse. Sue Howard fra Yorkshire Filmarchives fortalte om Formidling i en ny teknologisk virkelighed og det engelske projekt, Moving History. Kajsa Hartig fra det svenske fotosekretariat talte om priser på fotos i en svensk perspektiv og forsøget på at lave fælles retningslinjer for prissætning og til sidst delte Troels Uhrbrand fra firmaet Substanz sine erfaringer som kommerciel aktør med at bruge kulturinstitutionernes film og fotosamlinger. Bestyrelsen har valgt at fortsætte traditionen med at udbyde faglige seminarer i forbindelse med generalforsamlingen. I år er temaet, som vi fortsætter med afholdelsen af i eftermiddag: Identitet, lokalitet og globalitet i billedsamlingerne. Kursusvirksomhed LFF har fortsat i 2007/2008 med tilbud til medlemmerne om kursusvirksomhed med et dages kursus, denne gang om bud på håndtering af digitale fotos. Kurset var en forrygende succes, første udgave blev afholdt på Kolding Stadsarkiv 23. januar med 60 deltagere og en dublering blev afholdt på Nationalmuseet 16. april 2007 med 75 deltagere. Der har vist sig stor interesse for kurser i foto og filmrelaterede emner og de sidste to år er det lykkedes bestyrelsen at ramme emner, der er relevante i dagligdagen for ansatte i samlingerne. Siden sidste år har bestyrelsen nedsat en arbejdsgruppe, der behandler Samlingernes relation til den kommercielle verden, og også i løbet af 2007/2008 har bestyrelsen diskuteret, hvorledes LFF bedst arbejder for en lovgivning og praksis, der tilgodeser de offentlige foto og filmsamlinger. Den store interesse for brugen af de offentlige samlinger fra kommercielle firmaer side har rejst helt konkrete håndteringsproblemer for medlemmerne. LFFs arbejdsgruppe består pt. af repræsentanter fra SLA (Jakob Terp), ODA (Asbjørn Hellum, samt LFFs formand og næstformand. Jesper Hjermind har indgået for LFFs som et engageret medlem i gruppen også, og vi savner ham, efter han forladt LFFs arbejde. Vi har forsøgt at biblioteksstyrelsen og ODM eller KUAS i arbejdet, men det er heller ikke lykkedes i år.
Arbejdsgruppen har siden maj 2007 haft til opgave at kortlægge arbejdsfeltet samt problemer og muligheder relateret til det og på dette grundlag lægge an til en koordination af praksis, så langt det er muligt, i arkiver, biblioteker og museer. Formålet med udvalgsarbejdet således er også at nå frem til nogle anbefalinger af retningslinjer og organisation af arbejdet. Især fra mindre institutioner er der udtrykt et stort ønske for rådgivning på området. Årets arbejde har høj grad været meget konkret, fordi verden agerer hurtigere end os, og firmaer brug af samlingerne og problemstillinger, der har rejst sig som følge af deres konkret projekter, har fyldt meget i arbejdet. I efteråret blev lavet en kontrakt, vi anbefalede medlemmerne at følge i et konkret projekt, og nu arbejder gruppen videre med juridisk bistand at udarbejde oplæg til en generel købsaftale, som medlemmerne kan vælge at anvende. Som udløber at arbejdet vedr. relationen med kommercielle partnere blev formand og næstformand i februar inviteret til møde hos DBC for at vende muligheden for et samarbejde med medlemsinstitutionerne om indgå i tilbudet Filmstriben.dk. I forvejen har flere af foreningens medlemmer indgået med film i netsiden: Bibstream, som bestyrelsen også har diskuteret relateret problemstillinger til. Også i år er Kontakt til Nordiske samarbejdspartnere et punkt bestyrelsen har prioriteret. Det vil konkret sige den ansvarlige for foto ved den norske styrelse: ABMutvikling i Oslo, samt det svenske fotosekretariat, der har til huse på Nordiska Museet i Stockholm. I år er gruppen udvidet til også at indfatte Anne Isomurso fra Det finske Fotomuseum og Inga Lara fra islandske Nationalmuseum. De sidste er inddraget især i forhold til et projekt, som er i opstart, nemlig en fælles nordisk håndbog i håndtering af billedsamlinger. Den overordnede hensigt med samarbejdet er fortsat både erfaringsudveksling, informationspredning til LFFs medlemmer vedr. udgivelser og arrangementer samt inspiration til afholdelse af arrangementer og eventuelt genbrug af hinandens foredragsholdere og undervisere. LFFs aktiviteter bliver udbudt til norske og svenske kolleger gennem landenes postlister. Hensigten er stadig på sigt ligeledes at styrke kontakten til samarbejdspartnere på filmsiden. Opsummerende Igen i et år med megen aktivitet men stadig meget præget af, at bestyrelsesmedlemmerne har et øget arbejdsbyrde på institutionerne.
Aabenraa, den 13. maj 2008 Referat af generalforsamling tirsdag den 10. juni 2008 kl. 11.00 på Konservatorskolen, Esplanaden 34, 1263 København K 1. Velkomst v/formand Bente Jensen Formanden bød velkommen. 2. Valg af dirigent og referent Mogens Kock, Konservatorskolen, blev valgt til dirigent. Kim Furdal, Museum Sønderjylland ISL, til referent. 3. Bestyrelsens beretning for 2007 Der var ingen bemærkninger til beretningen, der blev godkendt. 4. Aflæggelse af regnskab for 2007 Kasserer Henrik Dupont, Det Kongelige Bibliotek, aflagde regnskab. Da regnskabet ikke var blevet revideret, blev det godkendt under forudsætning af, at revisorerne ikke havde bemærkninger til regnskabet. 5. Fremlæggelse af arbejdsplan for 2008/2009 Bente Jensen, Aalborg Stadsarkiv, forlagde arbejdsplanen. Efter et spørgsmål om Færøernes deltagelse i det fælles nordiske projekt om en håndbog for fotobevaring, blev arbejdsplanen godkendt. 6. Indkomne forslag. Efter Bente Jensen havde forelagt baggrunden for forslaget til vedtægtsændringer, blev forslaget enstemmigt godkendt. 7. Budget og fastsættelse af kontingent for 2009. Forslaget om et uændret kontingent på 350 kr. og det mundtligt fremlagte budget blev godkendt. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer Bente Jensen, Aalborg Stadsarkiv, og Mette Henriksen, Lokalhistorisk Arkiv for Gentofte Kommune, blev genvalgt til bestyrelsen. Kirsten Klüver, Dansk Polarcenter, der var trådt ind i stedet for Jesper Hjermind, blev nyvalgt. Endvidere blev overbibliotekar Lisbet Holtse,
Nationalmuseet, valgt som ny sjette generalforsamlingsvalgte medlem af bestyrelsen efter de nye vedtægter. 9. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Niels Mortensen, Skive byhistoriske Arkiv, blev genvalgt, mens arkivar Lene Andersen, Dansk Folkemindesamling blev nyvalgt. 10. Valg af revisor og revisorsuppleanter. Henrik N. Olsen, Lokalhistorisk Arkiv for Fredericia og Omegn samt Anders Malling Aaboer, Kolding Stadsarkiv blev genvalgt. 11. Eventuelt. Der var ingen punkter under evt.