Referat af Direktionsmøde d. 22. august 2016 Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Eskild Holm Nielsen, Lars Hvilsted Rasmussen, Thorkild Ærø Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: 9940 3205 Email: ug@adm.aau.dk Øvrige: Morten Winterberg, Ulla Gjørling, Henrik H. Søndergaard (pkt. 5), Børge Lindberg og Niels-Henrik Gylstorff (pkt. 6), Mogens Juul Møller (pkt. 8) Afbud: - Sagsnr.: 2016-013-00009 Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Opfølgningsansvar 2. Godkendelse af referat af mødet den 4. juli 2016 Referatet blev godkendt. I forlængelse af referatet fortalte AC, at han grundet den lave omkostning besluttede at betale abonnementet hos CopyDan Billedkunst og at undlade at analysere på prisen. EHN kommenterede ift. VIP/DVIP-ratio, at man på TEKNAT anvender DVIP til at bidrag med praksisorientering og -relevans. IA svarede hertil, at Akkrediteringsinstitutionen for nuværende ikke skelner mellem forskellige typer af DVIP. Direktionen besluttede, at det kunne være relevant at opgøre DVIP-anvendelsen i tre kategorier: almindelig DVIP, DVIP som er forskningsaktiv på anden institution og DVIP med praksisorientering. IA rejser sagen i Det Strategiske Uddannelsesråd. 3. AAU strategi indsats 3.1 vedrørende PBL forskningsprojekt samt PBL dokumentationsprojekt Direktionen drøftede, hvorvidt udpegning af relevante forskningsmiljøer til at indgå i projektet vil opfattes som top-down-styring, eller om disse miljøer i så høj grad allerede arbejder sammen og logisk er selvskrevne til opgaven, at processen faktisk opfattes som bottom-up. Samtidig drøftede direktionen metode til identifikation af projektleder. Endelig drøftede man tidshorisonten. Direktionen bad RA om at kontakte det eksisterende bedømmelsesudvalg fra de tværvidenskabelige forskningsområder og talentprogrammet for at bede dem også varetage kvalitetssikringen af PBL-projektet. Direktionen tiltrådte indstillingen om at udpege deltagere, da projektet nødvendigvis må udspringe fra eksisterende stærke fagmiljøer. Der er en forventning om, at gruppen selv kan udpege en projektleder; i modsat fald taler RA med dem. Direktionen bad RA beskrive et kommissorium og succeskriterier til den udpegede gruppe. Direktionen påpegede, at det af bilag 3 skal fremgå, at bedømmelsesudvalget indstiller til direktionen til godkendelse. Tidshorisonten blev vurderet tilstrækkelig, da de relevante fagmiljøer allerede er i dialog. IA drøfter opdeling af DVIPkategorien i Det Strategiske Uddannelsesråd. RA kontakter bedømmelsesudvalg om at varetage kvalitetssikringsopgaven. RA udarbejder kommissorium og succeskriterier til forskningsprojektet RA vender tilbage med økonomi om dokumentationsprojektet.
Dokumentationsprojektet blev godkendt men med uafklaret økonomi. Kortlægningen fortsætter frem til medio 2017, hvorefter videnshuller skal identificeres. Obel har tilkendegivet, at de måske vil gå ind i projektet. Dog er der usikkerhed om, hvorvidt det er dokumentationsprojektet eller forskningsprojektet, som har Obels interesse. RA fortsætter dialogen og fremsender efterfølgende forslag til økonomi til direktionen. 4. Ny organisering af PBL Akademiet (LUKKET PUNKT) 5. Evaluering af TAP lønforhandlingerne 2016 (Henrik H. Søndergaard deltog under behandling af punktet) HHS ridsede indledningsvist op, at der i 2016 var afsat en ramme på 0,5% af lønsummen med binding på halvdelen til engangsvederlag. Den strategiske forankring af lønprocessen vurderes af HHS fortsat som værende svag med for ringe begrundelser for lønforbedringer. Dette arbejdes der fortsat på. HHS forklarede desuden, at lønaftalerne er opsagt, og at der fortsat forhandles om nye. Evaluering af lønprocessen hos HR viser, at lederrådgivningen i forbindelse med ansættelse fortsat vurderes utilstrækkelig, men også det arbejdes der med. Tilbagemeldinger viser desuden, at lønproces mellem funktionsleder og lønforhandlende leder med fordel kan forbedres. HR vurderer, at man på AAU historisk ikke har set lønprocessen som vigtig, og der har været tradition for lønforbedringer særligt omklassificeringer uden for lønrunden. EHN spurgte til en opgørelse for to år siden, som viste store forskelle især på TAP i organisationen horisontalt såvel om vertikalt. Han sammenlignede med det materiale, som modtages for VIP-området. HHS lovede såvel bedre materiale som en monitorering af, om forskelle øges. Desuden drøftede direktionen kvaliteten af begrundelser på engangsvederlag og understregede, at præcision og tydelighed i disse er nødvendig. Endelig diskuterede direktionen det udfordrende i, at man på den ene side står i et scenarium med behov for økonomisk tilbageholdenhed, og at man på den anden side oplever, at en meget lille lønramme både giver demotivation blandt medarbejderne og ikke står mål med de ressourcer, der anvendes til lønforhandlingsprocessen. Direktionen konkluderede, at tiden ikke tillader en væsentligt øget lønramme. Direktionen besluttede, at midler ved næste lønforhandling udmøntes med minimum 50 % til engangsvederlag. Det blev desuden besluttet, at der forhandles om beløb eksklusiv pension, og at HR i den forbindelse monitorerer, om dette afstedkommer omfordeling personalegrupperne imellem. Det tilstræbes, at rammen kendes ultimo september. Midlerne opgøres fremadrettet på hovedområdeniveau og ikke på den enkelte afdeling. HR blev desuden bedt om at udarbejde et oplæg til direktionen om fordele og ulemper ved en eventuel sammenlægning af VIP- og TAP-lønforhandlingsproces. 6. Forslag til udmøntning af AAU Strategi for Forskningsdatamanagement (Børge Lindberg og Niels-Henrik Gylstorff deltog under behandling af punktet) Strategi for forskningsdatamanagement blev godkendt i direktionen i februar 2016 med besked om, at en arbejdsgruppe skulle komme med forslag til konkret udmøntning. Gruppen anbefaler (i) etablering af en styringsorganisation, (ii) etablering af en virtuel supportorganisation med en fuldtidskoordinator, (iii) sikring af tidssvarende infrastruktur. Arbejdsgruppen har været enige om at trække high performance computing ud af arbejdet, da få forskere benytter sig heraf, og løsningerne ofte der vil være individuelle. Direktionen besluttede, at styringsorganisationen logisk skal referere til Det Strategiske HR udarbejder lønstatistik, som opgør vertikalt og horisontalt. HR monitorerer, om lønforhandling ekskl. pension giver skævvridning. HR udarbejder oplæg til direktionen om fordele og ulemper ved eventuel sammenlægning af VIP- og TAPlønforhandlingsproces PMJ tager emnet med på et kommende Rektorkollegiemøde.
Forsknings- og Innovationsråd og ses som et underudvalg herunder. Direktionen er enige i behovet for en daglig leder af et virtuelt supportcenter, som trækker på eksisterende kompetencer på tværs af organisationen. Finansieringen af årsværk til leder er ikke tilvejebragt. AC afviste en opnormering af Fælles Service-rammen, da FS skal spare et betydeligt beløb. Skal ansættelsen være en VIP, skal finansieringen løses et andet sted i organisationen. Direktionen var enige i behovet for en tidssvarende infrastruktur men stillede spørgsmålstegn ved, om en sådan skal tilvejebringes lokalt eller nationalt. BL svarede hertil, at en national løsning kan ses på sigt, men at der fortsat i hvert fald i en årrække vil være behov for en lokal løsning. Direktionen anmoder arbejdsgruppen om at tage sagen op i Danske Universiteters CIO-forum. Hvis der i mellemtiden skal foretages investeringer på AAU, skal dette beskrives i en ny indstilling. 7. Kommissorium for det foreløbige AAU Praksisudvalg Direktionen tog indstillingen til efterretning og afventer fornyet indstilling og behandling i 2017, når udvalget er klar hertil. Direktionen udtrykte stor ros til TEKNAT for det store og prisværdige arbejde, som blev gjort ifm. sagen før sommerferien. 8. Principper for afholdelse af omkostninger til flytninger, byggeforandringer og swing space (Mogens Juul Møller deltog under behandling af punktet) Direktionen tilsluttede sig indstillingen om, at brugerne fremadrettet afholder omkostninger, uanset om der er tale om selvvalgt eller tvungen flytning. Konsekvensen er en reduktion i huslejen generelt, og denne kan udmøntes i budget 2017. Direktionen var dog opmærksom på, at principperne kan afstedkomme behov for særhensyn. Arbejdsgruppen vurderer profil på leder af supportorganisation og vender tilbage til direktionen. Arbejdsgruppen udarbejder estimat på investeringsbehov på infrastruktur. 9. Status på økonomi Majopfølgningen viser en år-til-dato-afvigelse på 75 mio. kr. For juli er det tilsvarende tal 89 mio. kr. i positiv afvigelse. Der er indmeldt nye estimater fra samtlige hovedområder, således at det samlede estimat nu er et årsresultat på 45-55 mio. kr. i overskud. Begrundelserne for afvigelserne er fortsatte vanskeligheder med at rekruttere VIP, længere vakancer end forventet og fortsat forsinkelser på udmøntning af strategipuljerne. Endelig afgørelse på to EU-projekter gør, at hensættelser på ca. 1 mio. er indtægtsført. Mobility for Life-hensættelsen forventes at være for stor, hvorfor estimatet også indeholder en tilbageførelse herfra på 7 mio. Hjemtaget til dato er på 333 mio. kr. mod 418 på samme tid sidste år, hvori Grundforskningscentret var medregnet. Hjemtag til dato større end det, som er afviklet. Direktionen betonede behovet for konstant fokus på hjemtag. Det Strategiske Råd for Forskning og Innovation vil udarbejde forslag til strategi til direktionen. 10. Meddelelser UG orienterede, at det hemmelige dagsordenpunkt i First Agenda er de meddelelser, som Rektorsekretariatet lægger til PMJ til eventuel formidling på mødet. Formandskabet - Første formandskabsmøde med den nye formand er afholdt. Det var et godt møde, hvor der blev vist engagement, interesse og stillet gode spørgsmål. Første møde i Det Strategiske Råd for Forskning og Innovation - Prodekanernes delega- RA sender kontaktdata til biskoppen om følgeforskning på sociale initiativer.
tion i fakulteterne blev drøftet. Kollegaerne roste delegationerne på SAMF og ville tage udgangspunkt i dem til egne beskrivelser. Innovationsdirektør - Stillingen er opslået med ansøgningsdeadline 8. september og forventet tiltrædelse 1. december. Der er nedsat et ansættelsesudvalg med deltagelse af bl.a. Rasmus Antoft og Eskild Holm Nielsen. Rektor/formandsmøde med departementschef Agnete Gjersing - Den 25. august er rektorer og bestyrelsesformænd inviteret til møde med departementschef Agnete Gjersing, hvor emnerne er styringseftersyn og ændringer i uddannelsesbevilling. Rygterne vil vide, at beskæftigelseskomponenten i det kommende uddannelsestaksameter vil tælle begrænset. Departementschef Agnete Gjersing besøger Campus København - Departementschefen har sammen med sin politiske direktør takket ja til invitation om at besøge Campus København. Besøget finder sted den 25. oktober og har fokus på, hvordan AAU komplementerer det øvrige uddannelsesudbud i området, og hvordan samarbejdet med virksomheder foregår. Endelig understreges SBi s tilstedeværelse med fokus på myndighedsbetjeningen. TÆ vil gerne stå for arrangementet men kan ikke selv deltage pga. tjenesterejse. Strategisk samarbejde med SDU PMJ, EHN og LHR mødes den 24/8 med deres kollegaer fra SDU for at drøfte muligt strategisk samarbejde. NUS-møde i Reykjavik - PMJ deltager de kommende dage i NUS-møde, som afholdes i Reykjavik. Her drøftes bl.a. forslaget om, at emnet for rektormødet i 2017 skal være Arktis. Møde med biskoppen for Nordjyske Stift - Begrundet i dimensionering er det ikke muligt for AAU at imødekomme biskoppens ønske om udbud af teologiuddannelsen. Biskoppens ide om følgeforskning skal afklares på SAMF. RA sender kontaktdata. Status på etablering af to nye fakulteter - Navne på de to nye fakulteter er nu fastlagt og udmeldt: Det Tekniske Fakultet for IT og Design samt Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet. Tilsyneladende positiv stemning på de to kommende fakulteter. RUFI Mogens Rysholt Poulsen overtager AAU s plads i RUFI. Bestyrelsespost i LORC LORC har bedt AAU udpege bestyrelsesmedlem. Mogens Rysholt Poulsen dækker denne. AAU Science and Innovation Hub - Første møde med A.P. Møller og BYGST om Science and Innovation Hub er netop afholdt. Det er aftalt, at der gennemføres en totalrådgiverkonkurrence med indbygget arkitektkonkurrence. Diskussion med BYGST om selveje har vist, at dette ikke er muligt. Bygningen udføres med høj grad af standardisering og enkelte arkitektoniske greb. Indflytning i Byggeri og Anlæg er forsinket efter vanskelig byggestyringsproces. AAU bor huslejefrit, indtil hele bygningen er klarmeldt. Årsfest, Aarhus Universitet IA, LHR og Søren Hjortshøj deltager. Årets optag - Fint optag, som viser en generel stigning og en fin placering for TEKNAT. AAU, IT og DTU har haft størst procentvis vækst. Fri adgang på 68 uddannelser, så der er ikke så mange uddannelser med adgangsbegrænsning. Siden 1. august har vi modtaget 5-600 eftertilmeldinger. Studiemiljøstrategi blev godkendt 4. juli. Der trykkes 1.500 eksemplarer af dansk version, som fordeles bredt. Engelsk version bliver kun tilgængelig online. Task forces med prodekaner i spidsen udarbejder handleplaner for de tre indsatsområder. Der afholdes den 10. november en fælles workshop med Studentersamfundet med oplæg, de studerendes synsvinkel mv.
Uddannelsesråd i Aalborg Kommune - 250 forventes at benytte sig af tag-over-hovedet - garantien. Der meldes om 300 nye boliger til februar og yderligere 100 i 2017. Indsats 6.4 Task force, der skal afdække efter/videreuddannelse Skulle efter handleplanen igangsættes i efteråret 2016, men IA tænker at sætte det på hold for at sikre fokus på institutionsakkreditering. Det vil desuden være nyttigt at få erfaringer med særlig skole for efter/videreuddannelse på SAMF med. Call vedrørende PBL-udviklingsprojekter der er deadline den 20. september. Projekterne udvælges af Det Strategiske Uddannelsesråd. Rådet for Kvalitetssikring - diskuterer en politik om bemanding af uddannelserne som led i institutionsakkreditering. Fakulteterne skal nu implementere en praksis, som akkrediteringen vil afkræve os. Opsamling på registrering af undervisnings- og vejledningstimer - som var genstand for medieinteresse før sommerferien. Det viser sig, at kun to af de 17 uddannelser, som var genstand for opmærksomhed, har lavt undervisningstal. Der er derfor behov for kvalitetssikring af indberetningstal og behov for at se på de to uddannelser med meget lavt undervisningstal. Workshop med skolelederne - om flipped classroom og anvendelse af it i undervisningen var meget inspirerende. Vi skal have lavet en indsats og har her måske øget momentum, som skal fanges ind i en strategisk plan. Det er samtidig vigtigt at hviske dem i øret, at de skal søge udviklingsmidler under PBL-indsatsen. 11. Eventuelt LHR Der afholdes national konference for medicinsk uddannelse. AAU står for planlægningen af det prægraduate. LHR orienterede om status for drøftelser med region og universitetshospital om produktionsingeniører i sundhedsvæsenet. Første skridt bliver etablering af virtuelt forskningscenter med eksisterende kræfter. Hernæst ses på etablering af en specialisering på ingeniøruddannelsen. LHR fortalte vedrørende synlighed, at universitetshospitalet med inspiration fra Harvard har udarbejdet en række elevatorklip med fremtrædende forskere. Heriblandt en video om fluer for øjnene, som er set af 100.000 mennesker. En god måde at formidle til mange mennesker for få penge. EHN før sommerferien blev der afholdt et møde med SparNord Fonden om projekt om innovation. Fonden er positiv og har bedt om baggrundsmateriale. EHN har på Bornholmer-mødet aftalt et møde med Grundfos Fonden, som nu har været på rundtur til forskellige forskningsmiljøer. PMJ nævnte i den forbindelse, at fonden har mulighed for at finansiere professorer. Han opfordrer både business og TEKNAT til at overveje dette. IA på direktionens møde i juli blev råd og udvalg strømlinet i terminologi. Efterfølgende har rektoratet modtaget en skriftlig klage fra studerende over studiemiljøudvalget, som i strømliningen er blevet til et studiemiljøråd, da det har prorektor som formand. IA tager møde med dem. UG orienterede om it-løsningen i mødelokale 207. Direktionsmedlemmer, som har en ipad, kan med fordel installere en app ved navn Clickshare. Den giver adgang til trådløst at projicere indhold fra ipad til skærmen i 207. Adgang fra pc og mac-computer sker ved hjælp af dongle, som har brug for at installere software på computeren. Har direktionsmedlemmet ikke administratorrettighed på sin pc, skal supporten bedes om at push e driveren.