Referat af Direktionsmøde d. 11. september 2018

Transkript

1 Referat af Direktionsmøde d. 11. september 2018 Til stede: Per Michael Johansen, Inger Askehave, Antonino Castrone, Henrik Halkier, Rasmus Antoft, Henrik Pedersen, Lars Hvilsted Rasmussen, Mogens Rysholt Poulsen, Dorte Stigaard Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Sagsbehandler: Ulla Gjørling Telefon: ug@adm.aau.dk Øvrige: Ulla Gjørling (referent), Vibeke Pedersbæk (pkt. 1-3), Louise Bredgaard (pkt. 1-3) Afbud: - Sagsnr.: Dagsordenspunkt 1. Indledende bemærkninger PMJ orienterede om Uddannelses- og Forskningsminister Tommy Ahlers besøg nr. 2 på AAU. Han var på campus både den 4. og den 10. september. Andet besøg omfattede drøftelser med rektor og prorektor, møde med to institutledere, en underviser og to studieledere; møde med 30 studerende og afslutningsvis frokostmøde med rektor. Ministeren var meget imponeret over AAU og i særdeleshed over strategimplementeringen. Medarbejderne havde gjort det fantastisk godt, og de studerende havde været uimponerede og var gået frisk til opgaven. De havde udtrykt stolthed over at studere på AAU og havde en forventning om en uddannelse, der kan bruges til noget. I tilknytning til besøget konstaterede PMJ problemer ift. oprydning og klargøring af de fysiske rammer og bad AC følge op med CAS vedrørende udpegning af en person, som har ansvaret for de fysiske rammer ved highlevel-besøg. Direktionen drøftede implementeringen af BFI og flere forskeres misopfattelse af BFI som et individuelt anliggende. PMJ betonede linjeledelsens ansvar ift. at formidle og fortolke tværgående beslutninger ned i egne rækker. Direktionen drøftede desuden linjeledelsens ansvar for gennemførelse af MUS, karriereplanlægning for forskere og forskningsgrupper samt den nødvendige kulturforandring i forbindelse med ændringen til et ledet universitet. Opfølgningsansvar AC følger op med MJM om en forbindelsesofficer ved highlevel-besøg. 2. Introduktion til internatets formål og program Strategiimplementering Den 4. juli konstaterede direktionen, at der er god fremdrift i implementeringen af strategiens indsatser. Formålet med direktionsinternatets første dag var derfor at se på den samlede målopfyldelse af Viden for verden i kontekst af de delstrategier, som er kommet til i strategiperioden, og de aktiviteter, som diverse råd og udvalg har igangsat. Governancestrukturen, inkl. kobling til råd og nævn Direktionen drøftede strukturen med direktionsansvarlige og de råd og udvalg, der efterfølgende er etableret som en matrixstruktur ift. linjeledelsen. I råd og udvalg sidder

2 direktionsansvarlige ikke med som faste medlemmer trods overlap til deres strategiansvarsområde. Selv om det kunne være relevant som direktionsansvarlig at deltage i flere af rådenes møder, var der også stærk bevidsthed om, at direktionsmedlemmerne er meget optaget af interne møder. Der er behov for at skabe rum til også at vende blikket ud af organisationen. Direktionen konkluderede derfor, at governancestrukturen ikke ændres, men lovede hinanden generel opmærksomhed på at inddrage i og orientere de direktionsansvarlige om relevante tværgående aktiviteter. Der var desuden enighed om, at direktionsansvarlige har ansvar for tværgående, fælles holdning og udviklingstiltag i strategiens kontekst, men at de ikke er ansvarlige for drift. Denne drøftelse tages op igen på et kommende direktionsmøde. AC bemærkede, at der til enhver beslutning hører en forudgående vurdering af, hvordan den finansieres, samt hvordan medarbejderressourcerne tilvejebringes. Rådene bør derfor ikke tage beslutninger, som kræver ressourcer uden dette forudgående arbejde. Direktionen genoptager på et senere direktionsmødet drøftelsen om tværgående udviklingstiltag. DOS opfordrede til, at formålet med SRFI genbesøges, og at det genovervejes, om ikke hun bør være medlem. PMJ lovede at tage dette med i sine overvejelser. Kobling mellem delstrategier og Viden for verden samt finansiering af delstrategier Direktionen drøftede, om delstrategier skal følge den samme form og samme monitoreringsmetoder som Viden for verden. Desuden drøftede de governancestruktur for delstrategier. Direktionen konkluderede, at der ikke er behov for at pålægge delstrategier at følge samme struktur som Viden for verden. Delstrategier kan have forskellig systematik og mekanismer. Dog konkluderede direktionen, at der for delstrategier, der går på tværs i organisationen, skal udarbejdes handleplaner, og at der i udarbejdelsen af dem skal koordineres med de direktionsansvarlige, hvis indsatsområder rækker ind over delstrategiens indsatser. Det betyder, at der for digitaliserings- og internationaliseringsstrategien skal udvikles handleplaner. Der var desuden enighed om, at med digitaliseringsstrategien var kompleksiteten steget voldsomt, og at det kan være vanskeligt at koordinere mellem direktionsansvarlige og sporansvarlige. Det blev dog besluttet for nuværende ikke at etablere formelle strukturer mellem disse men at se tiden an. Direktionen forudså tilsvarende udfordringer ift. internationaliseringsstrategien, som også har tråde ind i kerneopgaverne. Der var enighed om, at det var relevant, at direktionen tidligt i udviklingen af delstrategier blev involveret og havde mulighed for en uformel drøftelse af delstrategiens indhold. Direktionen var bevidst om udfordringen i, at strategimidler er givet til indsatserne under Viden for verden, mens flere af delstrategierne ikke har selvstændige midler. Konsekvensen har været, at delstrategierne har trukket på driftsmidler, uden at direktionen har haft et samlet overblik over ressourcetrækket. Det blev konkluderet, at der for fremtiden udelukkende bevilliges midler til udviklingstiltag i forbindelse med budgetlægningen. Internationaliseringsstrategi PMJ konkluderede vedrørende internationaliseringsstrategien, at der ikke allokeres midler hertil, før strategien er udarbejdet. Anmodning om yderligere finansiering til Talentprogram og International Staff Unit Der blev ikke bevilliget yderligere midler. Prioritering af de to aktiviteter afventer en samlet drøftelse af økonomi i administrationen, jf. sidste afsnit under dette punkt. TAP-stillinger finansieret af strategimidler AC præsenterede status på TAP-ansættelser i tilknytning til strategiens indsatser.

3 For nogle af stillingerne gælder, at medarbejdere af rekrutteringshensyn er ansat i faste stillinger. Det drejer sig om i alt 25 årsværk. 16 af de disse er tidligere bevilliget dækket af FS-bidrag fra Af de resterende 9 er 1 ufinansieret fra 2020, resten fra For andre stillinger gælder, at medarbejdere er ansat i midlertidige stillinger på midlertidige bevillinger. Det drejer sig om 5 årsværk; hvoraf 2 udløber i 2019, resten i AC og IA forklarede, at mange af stillingerne var ressourcer til et driftsefterslæb, hvorfor der ikke var tale om opgaver, som afsluttes med en strategiindsats. Flere direktionsmedlemmer gav udtryk for, at administrationen gør et stort arbejde, men at administrationen ikke må vokse, og at der er behov for at prioritere og skrue ned for noget for at få plads til andet. PMJ betonede, at den samlede administration i organisationen ikke må øges med den administrative reorganisering. Han konkluderede, at direktionen ikke kunne tage stilling til og prioritere mellem de enkelte administrative funktioner repræsenteret ved de indmeldte stillinger. Drøftelsen skal indarbejdes i en mere overordnet stillingtagen til administrationsniveau såvel i FS som på institutterne. Til januar 2019 vil den nye administrative organisering være på plads, og til den tid vil det være muligt at analysere, hvor det er muligt at høste effektiviseringsgevinster såvel i FS som på institutterne. AC udarbejder i samarbejde med bistand fra ØA og RS et forslag. AC blev bedt om først i det nye år at igangsætte en proces, der resulterer i et forslag til direktionen om en prioritering af de administrative opgaver. Herefter tager direktionen stilling til niveauet for administrativ understøttelse. 3. Midtvejsevaluering af implementeringen af Viden for verden Digitalisering Direktionen drøftede udfordringen i, at DSD prioriterer mellem såvel strategiske udviklingstiltag som driftsopgaver. HP opfordrer til, at dette genovervejes. Desuden opfodrer IA HP til en tættere dialog om digitalisering af uddannelsesområdet. Der er behov for en datamanagementpolitik bl.a. ift. hjemtag fra EU. HP igangsætter processen, som forankres i AUB. Der tages udgangspunkt i en eksisterende politik, fx fra DTU, således at opgaven kan løses meget hurtigt. Administrativ strategi Direktionen konkluderede, at indsatserne i den administrative strategi kobles med implementeringen af den administrative reorganisering og bliver dermed AC s strategiske udviklingsprojekt. Der ønskes mere fokus på servicekultur og sammenhængskraft fx udmøntet som handleplaner for medarbejderrokering, medarbejderudveksling, regelforenkling, partnerordninger, det gode samarbejde mv. Uddannelse I implementeringen af digitaliseringsstrategien skal der tages højde for kvalitetssikringsarbejdet. Indsatsen om mere kvalitet i uddannelserne er ikke blot monitorering af området. Når indsatsen om fremtidens uddannelser går i gang, skal der tænkes visionært. PBL HP igangsætter udarbejdelse af en datamanagementpolitik

4 Indsats 4.1 (Revurdering af PBL-principperne) indlemmes i 7.1 (Kvalitetssikringsarbejdet) under Uddannelse, lige som den også skal samtænkes med indsats 6.2 (Fremtidens uddannelser). Endelig skal der være opmærksomhed på at udnytte AAU s PBL-position i universitetets internationale fundingstrategi. Kompetenceudvikling HH fortalte, at der har været betydelig tilslutning til alle de aktiviteter, der er igangsat under kompetenceudviklingsinitiativerne. HR udarbejder beskrivelse af institutlederopgaven. Direktionen konkluderede, at der fortsat skal arbejdes med MUS med værdi, samt at ledelsesgrundlaget skal indarbejdes i skabelon for LUS-samtalerne. HR bedes udarbejde et udkast til beskrivelse af god ledelse; særligt er der grundet den administrative reorganisering behov for beskrivelse af institutlederfunktionen. Identitet, kultur og kommunikation Direktionen konkluderede, at det er for tidligt at gentage en omfattende, eksternt gennemført omdømmeanalyse medio Det kan overvejes, om der med formålet at minde interessenterne om AAU s interesse skal laves en mindre og internt håndteret spørgeskemaundersøgelse i 2019 eller Forskning LHR orienterede om, at flere har spurgt til en runde tre af talentprogrammet og en runde to af de tværvidenskabelige forskningsområder. Der blev ikke truffet beslutning herom. Der blev heller ikke truffet beslutning om allokering af midler til en evaluering af talentprogrammets anden runde. RA bad om forståelse for, at etablering af forskningsgrupper på SAMF falder sammen med den eksterne forskningsevaluering, hvorfor der kan opstå forsinkelse i implementeringen. Vidensamarbejde Direktionen foreslog yderligere opmærksomhed på tiltrækning af eksterne midler via samarbejde med internationale virksomheder. KONKLUSION Direktionen konkluderede på baggrund af gennemgangen af indsatserne, at der er rigtigt meget i gang, og at organisationen er fuldt optaget. Der skal derfor ikke igangsættes noget nyt, før der er tilvejebragt et mere dybdegående porteføljeoverblik. 4. Porteføljestyringsenhed AC beskrev formålet med projektporteføljestyring som skabende overblik og ledelsesinformation ift. prioriteringsmuligheder, overblik over risici, interafhængigheder mellem indsatser og øget koordinering. Endelig vil porteføljestyring forhåbentligt skabe en bedre udnyttelse af organisationens ressourcer.

5 Væsentlige forudsætninger er etablering af entydig projektdefinition, et fælles sprog om projektledelse, en organisering omkring arbejdet ved allokering af ressourcer hertil samt indkøb af it-understøttelse af projekt- og porteføljestyring. Direktionen godkendte indstillingen om ansættelse af en porteføljemanager og dermed at begynde i det små. Projektledere bliver i de faglige enheder, og porteføljemanageren udvikler fælles metoder og værktøjer i samarbejde med organisationen, supporterer de lokale projektledere samt opdaterer og skaber beslutningsgrundlag for direktionen. Porteføljemanageren ansættes i Rektorsekretariatet, og først på sigt overvejes etableringen af et egentligt projektkontor. Der er allerede afsat midler i FS til et årsværk, hvorfor beslutningen ikke øger FS-procenten. 5. Lukket punkt Det lukkede punkt refereres i særskilt referat.