FORSVARSAKADEMIET Fakultet for Strategi og Militære Operationer VUT II/L, STK 2003-2004 Orlogskaptajn H. Madsen Marts 2004 Styringsniveauer Strategisk SAP SEM Resultat Taktisk SAP BW Operationelt SAP R/3, kerne Mål Op føl gnre Pl sul anl Buin tat ædg g g et n in Tid g Kapital Investeringer Omk. Ressourcer VPL Grundlæggende Uddannelse Samvirke Missionsuddannelse Styrkeindsættelse Personnel Aktiver Materiel Enheder LEDELSESINFORMATIONSSYSTEMER - HERUNDER DeMars LIS.
Forord: Dette speciale er gennemført som enkeltmandsopgave i perioden 1. september 2003 til 8. marts 2004. Emnet er tildelt af Forsvarsakademiet på baggrund af prioriterede ønsker vedrørende specialeemner. 2
Resume: Den ændrede sikkerhedspolitiske situation efter den kolde krigs ophør har sat øget fokus på forsvaret og forsvarets opgaver. Der er ligeledes øget fokus på forsvarets styring og anvendelse af de tildelte ressourcer. Der har igennem de senere år være flere sager fremme i medierne som af befolkningen kan tolkes som om forsvaret ikke har styr på bl.a. økonomien. Således var der i 2002 sagen omkring budgetoverskridelsen i mange millioner kroner klassen på grund af manglende lønsumsstyring. Forsvaret står i disse situationer i et dårligt lys i befolkningens øjne. For at opnå en effektiv økonomistyring kræves bl.a., at man har et godt økonomisystem. Det har Forsvaret fået i kraft af DeMars, men for at udnytte dette system optimalt skal det suppleres af et ledelsesinformationssystem (LIS), således at ledelsen på de forskellige niveauer på en nem måde kan skabe sig et overblik over den aktuelle økonomiske situation. Samtidig med implementeringen af DeMars er der blevet implementeret et LIS baseret på SAP Business Warehouse (SAP BW). Værktøjerne til at styre virksomheden herunder bl.a. økonomien er derfor tilstede. SAP BW er opbygget efter data warehouseprincippet (DW). Dette er et godt princip til at omdanne data fra mange forskellige datakilder til styringsrelevant information. DW giver ved hjælp af præsentationsværktøjer mulighed for levere nøgletal, analyser, regnskaber og rapporter. Der er således mulighed for at levere styringsinformation, beslutningsstøtteinformation og forvaltningsinformation. Samtidig hermed er det muligt at levere disse data på alle relevante niveauer i organisationen. SAP Strategic Enterprice Management (SAP SEM) er en videreudvikling af SAP BW. Det indeholder fem komponenter, hvis funktionalitet er rettet mod en virksomheds styringsmæssige opgaver, konsolidering, budgettering og nøgletal, nøgletalsrapportering og balancerede styringsmodeller samt stakeholder relation management. SAP SEM er udviklet til overordnet virksomhedsstyring på det strategiske og det taktiske niveau. Forsvarskommandoen (FKO) har gennemført en analyse med henblik på at belyse Forsvarets mulige fremtidige anvendelse af SAP. Analysen viste, at en implementering af SAP SEM vil give FKO myndighedsområde en række fordele, herunder mere gennemskuelighed og konsistent planlægning, evnen til at håndtere og overskue komplekse problemstillinger til brug for konsekvensanalyser samt sammenhæng mellem virksomhedens forskellige værktøjer på alle organisationsniveauer. Analysen viste samtidig, at SAP SEM ville være et godt værktøj til brug i forbindelse med den komplicerede og tidskrævende seksårsplanlægning. Brugerundersøgelser har vist en del utilfredshed med LIS. Hovedsagelig baseret på, at LIS ikke leverer den information der er behov for og at det ikke indeholder de forventede rapporter. Samtidig blev der afsløret en negativ holdning til retningslinier for anvendelse af LIS samt ringe tillid til informationsgrundlaget i LIS. Undersøgelserne viste dog samtidig, at denne utilfredshed hovedsagelig kan tilskrives manglende kendskab og uddannelse i LIS. Der er derfor stadig et stort behov for uddannelse i LIS (og i en vis grad DeMars). Samtidig vil det være hensigtsmæssigt snarest at implementere dele af SAP SEM, idet det vil medføre en lang række fordele for Forsvaret. 3
Indholdsfortegnelse: 1 Kapitel 1...6 1.1 INDLEDNING...6 1.1.1 Formål og opbygning af kapitlet....6 1.1.2 Baggrund og aktualitet....6 1.1.3 Emne...7 1.1.4 Problemformulering....7 1.1.5 Afgrænsninger...8 1.1.6 Metodevalg...8 10 2 Kapitel 2...11 2.1 Ledelsesinformationssystemer....11 2.1.1 Begrebsafklaring....11 2.1.2 Grundlæggende krav til DeMars LIS....12 2.1.3 Grundlæggende informationskategorier....14 2.1.4 Informationsbehov til støtte for DeMap virksomhedsmodellen....15 2.1.5 Resultatstyringen...15 2.1.6 Produktionsstyringen...16 2.1.7 Økonomistyring....16 2.1.8 Bevillingsregnskab....17 2.1.9 Driftsregnskab....17 2.1.10 Produktregnskab....17 2.1.11 Beholdningsregnskab...18 2.1.12 Planlægning....18 2.1.13 Gennemførelse...19 2.1.14 Kontrol...19 2.1.15 Delkonklusion....19 3 Kapitel 3....20 3.1 Data warehouse princippet...20 3.1.1 Hvad er data warehouse?...20 3.1.2 Opbygning af et data warehouse...21 3.1.3 Datamodel....22 3.1.4 Normaliseret del....23 3.1.5 Stjerneskema....23 3.1.6 ETL-processen....24 3.1.7 Metadata....25 3.1.8 Anvendelse af data i data warehouse....26 3.1.9 OLAP funktioner....26 3.1.10 Opdateringsfrekvens....27 3.1.11 Datamining....27 3.1.12 Delkonklusion....27 4 Kapitel 4...27 4.1 Redegørende analyse af SAP BW....27 4.1.1 SAP BW opbygning...29 4.1.2 InfoCuben...30 4.1.3 Anvendelse af SAP BW...30 4.1.4 Uddannelse i LIS....31 4.1.5 Delkonklusion....31 5 Kapitel 5...32 5.1 Redegørende analyse af SAP SEM....32 4
5.1.1 SAP SEM anvendelse og systemarkitektur....32 5.1.2 Forsvarets mulige fremtidige anvendelse af SAP SEM....33 5.1.3 FKO seksårsplanproces....34 5.1.4 Delkonklusion....36 6 Kapitel 6...36 6.1 Redegørelse for Forsvarets styringsprincipper (DeMap)....36 6.1.1 Udviklingen hen mod DeMap....36 6.1.2 Forsvaret som virksomhed....38 6.1.3 Forsvarets styringsprincipper og styringsopgaverne....41 6.1.4 Styringsopgaverne....42 6.1.5 Resultatstyringen...42 6.1.6 Produktionsstyringen...42 6.1.7 Økonomistyringen....42 6.1.8 Organisationsstyringen...43 6.1.9 Detailstyringsopgaver...43 6.1.10 Planlægning, gennemførelse og kontrol...43 6.1.11 Forsvarets målstruktur og opgavevaretagelse...44 6.1.12 Forretningsprocesser....44 6.1.13 Delkonklusion....45 7 Kapitel 7....46 7.1 Redegørelse for DeMars....46 7.1.1 Generelt om DeMars....46 7.1.2 DeMars moduler...47 7.1.3 Registreringsrammen....48 7.1.4 Struktur for kontoplanen....48 7.1.5 Kontoplanens anvendelse....49 7.1.6 Delkonklusion:...50 8 Kapitel 8....50 8.1 Hvad siger brugerne om LIS?...50 8.1.1 Kundeundersøgelse foretaget af PG/LIS...50 8.1.2 Afrapportering fra Projektgruppen vedr. forankring af DeMars ved Forsvarets myndigheder...51 8.1.3 Spørgeskemaundersøgelsen....53 8.1.4 Delkonklusion....53 9 Kapitel 9....54 9.1 Konklusion og perspektivering...54 9.1.1 Ledelsesinformationssystemer....54 9.1.2 Data warehouse princippet...54 9.1.3 SAP BW....55 9.1.4 SAP SEM....55 9.1.5 DeMap...55 9.1.6 DeMars...56 9.1.7 Hvad siger brugerne om LIS...56 9.1.8 Sammenfatning og perspektivering....57 Tillæg A: Bibliografi...58 Bilag 1: Oversigt over sammenhænge i DeMars LIS. Bilag 2: Budgetoversigt SOK, rapport eksempel fra LIS. Bilag 3: Bemandingsoversigt SOK, rapport eksempel fra LIS. Bilag 4: Budgetopfølgning SOK, rapport eksempel fra LIS 5
1 Kapitel 1 1.1 INDLEDNING 1.1.1 Formål og opbygning af kapitlet. Formålet med dette kapitel er at redegøre for specialets formål og rammer for derefter at analysere opgaveteksten og endelig klarlægge den anvendte metode. Først fastlægges den givne opgavetekst, og der fastslås hvilke bindinger der er pålagt i forbindelse med tilgangen til emnet. Dernæst redegøres der for baggrunden og aktualiteten for specialets opgavetekst. På baggrund heraf fremsættes den styrende hypotese. Problemfeltet, problemidentifikation og problemanalysen diskuteres i forhold til hovedteksten og undermunder i opstilling af hjælpespørgsmål, der skal bidrage til behandlingens fokusering på hovedproblemstillinger. Endelig foretages der en afgrænsning, for at definere, i hvilken grad relaterede emner inddrages i behandlingen af problemet. En kort beskrivelse af det teoretiske grundlag for behandlingen udmunder i en diskussion af metode- og strukturvalg. Afslutningsvis beskrives specialets enkelte kapitler. 1.1.2 Baggrund og aktualitet. Forsvaret er en integreret del af det danske samfund. Samfundet påvirkes af forsvaret og påvirker ligeledes forsvaret. Den ændrede sikkerhedspolitiske situation efter den kolde krigs ophør har sat øget fokus på forsvaret og forsvarets opgaver. Der er ligeledes øget fokus på forsvarets styring og anvendelse af de tildelte ressourcer. Der har igennem de senere år været sager fremme i medierne som af befolkningen kan tolkes som om forsvaret ikke har styr på bl.a. økonomien. Således var der i 2002 sagen omkring budgetoverskridelser i mange millioners klassen på grund af manglende lønsumsstyring. Forsvaret står i disse situationer i et dårligt lys i befolkningens øjne. Kunne ovennævnte situation være undgået? For at opnå et effektivt økonomistyring kræver det bl.a. at man har et økonomisystem. Det har forsvaret i kraft af DeMars 1, men for at udnytte dette system optimalt skal det suppleres af et ledelsesinformationssystem, således at ledelsen på de forskellige niveauer på en nem måde kan skabe sig et overblik over den aktuelle økonomiske situation. Samtidig med implementeringen af DeMars er der sideløbende blevet implementeret et ledelsesinformationssystem, herefter kaldet LIS. Dette er baseret på SAP Business Warehouse. Værktøjerne til at styre bl.a. økonomien burde således være tilstede. Det er derfor interessant at undersøge hvorvidt LIS anvendes på alle niveauer og såfremt dette ikke er tilfældet at undersøge hvorfor det ikke anvendes. Forsvaret implementerer i løbet af 4-5 år dele af SAP SEM 2. Dette indeholder bl.a. et planlægnings- og simuleringsmodul. Denne implementering og den dermed forventelige større anvendelse af LIS på alle niveauer, må alt andet lige medføre et bedre grundlag for styring og bedre beslutningsgrundlag. Forsvaret står samtidig overfor den største organisatorisk ændring i nyere tid, jf. oplæg til forsvarsforlig fra 2005. I denne forbindelse er det meget vigtigt at have gode styringsredskaber således, at disse ændringer holdes på rette spor. 1 Dansk Forsvars Management- og Ressourcestyrings Projekt. 2 SAP Strategic Enterprice Management 6
1.1.3 Emne. Det tildelte emne til speciale på Forsvarsakademiets Stabskursus 2003/2004 er: Ledelsesinformationssystemer, herunder bl.a. DeMars LIS. Der er ikke fra Forskningstjenestens Uddannelsesafdeling givet nogen yderligere uddybning af emnet. I dette speciale tages der derfor udgangspunkt i denne overskrift. På baggrund af den i pkt. 1.1.2 skitserede udvikling anses det samtidig for relevant at undersøge, hvorvidt forsvarets implementering af dele af SAP SEM vil medføre en øget anvendelse af LIS på alle niveauer i forsvaret. Der arbejdes derfor ud fra følgende hypotese, hvis afklaring vil være specialets formål: Hvorfor anvendes DeMars LIS ikke ved alle NIV II og III myndigheder og hvad skal der til for at tilsikre en øget anvendelse af LIS og dermed opnå bedre beslutningsgrundlag og mulighed for optimering af de tildelte ressourcer? I forbindelse med specialegruppens fælles opgavediskussion er der fundet følgende fælles udgangspunkt: Hvordan kan DeMars LIS bidrag til bedre beslutninger i forsvaret? Forsvaret er en stor og kompleks organisation med mange forskellige typer opgaver. Som naturlig konsekvens af de forskellige opgavetyper, må der være forskellige behov for styringsrelevant information på de forskellige niveauer. DeMap har fastsat forsvarets styringsprincipper og derfor synes det interessant at undersøge i hvilket omfang DeMars LIS understøtter principperne på alle niveauer og samtidig undersøge om det så bliver anvendt. Forsvaret er i en kontinuerlig udvikling. Dette ansporer til fremdrift, men kan også føre til unødigt bureaukrati. Det overordnede mål er en effektivisering. Skatteborgernes midler skal anvendes målrettet og forsvarligt. Samtidig er der ikke udsigt til yderligere tildeling af midler til forsvaret. Dette stiller derfor krav om tilpasning hvilket igen medfører større krav til forsvarets forsvarlige styring. Der stilles krav om overensstemmelse mellem mål og midler. Af Vision 2010 3 fremgår, at forsvarets målsætning for styring, er som virksomhed aktivt at leve med i udviklingen og løbende være klar til at løse tidens udfordringer. Det fremgår ligeledes, at forsvaret vil decentralisere opgaveløsning og delegere ansvar til underlagte enheder med klare oplysninger om mål og midler. Beslutninger skal træffes på det lavest mulige niveau. Dette stiller krav om, at alle niveauer har adgang til LIS for derigennem at have mulighed for at træffe de rigtige beslutninger. 1.1.4 Problemformulering. I forhold til det tildelte emne ønsker specialet at undersøge om DeMars LIS anvendes på alle niveauer i forsvaret og samtidig inddrages den mulige kommende implementering af dele af SAP SEM, idet denne formodes at ændre anvendelsesmulighederne af LIS. For at kunne behandle spørgsmålet om anvendeligheden af et ledelsesinformationssystem i forsvaret, bør der først ske en klarlæggelse af, hvad et LIS er. Der skal således ske en afdækning af dets opbygning, opgaver og virkemåde. Efterfølgende klarlægges hvorledes 3 VISION 2010, udgivet af FKO juni 2000, side 23. 7
det af forsvaret valgte LIS er sammensat, ligesom der fokuseres på den mulige udbygning heraf i form af SAP SEM. Det er samtidig nødvendigt at klarlægge hvorledes forsvaret styres og organiseres samt hvilke beslutningsprocesser der er i denne sammenhæng. I denne forbindelse inddrages DeMap/DeMars samt FKO koncept for resultat- og produktionsstyring (FKRP) i nødvendigt omfang. Med udgangspunkt i ovennævnte opgavefortolkning er der udarbejdet følgende problemformulering: Understøtter DeMars LIS Forsvarets styringsprincipper på alle niveauer? Dette giver følgende underspørgsmål der skal afklares i specialet: 1. Hvad er ledelsesinformationssystemer? 2. Hvad er Data warehouse princippet? 3. Hvad er SAP BW? 4. Hvad er SAP SEM? 5. Hvad er DeMap? 6. Hvad er DeMars? 7. Hvad siger brugerne om DeMars LIS? 1.1.5 Afgrænsninger. Specialet vil hovedsageligt fokusere på en rent forretningsmæssig tilgang til LIS. Deraf følger naturligt, at der ikke vil indgå en detaljeret beskrivelse af den tekniske opbygning af SAP BW/SEM. DeMars LIS er et koncernfælles produkt, men specialet vil kun fokusere på anvendelsen indenfor Forsvarskommandoens område. Begrebet nøgletal må nødvendigvis indgå i et speciale omhandlende DeMars LIS, men i dette speciale vil det kun blive inddraget i begrænset omfang, idet der i specialegruppens regi skrives et speciale specifikt omkring nøgletal og disses anvendelse. 1.1.6 Metodevalg. Med henvisning til problemformuleringen, jf. pkt. 1.1.4 udarbejdes dette speciale med fokus på identificerede problemområder i relation til anvendelsen af SAP BW. Potentielle problemområder søges identificeret gennem redegørelserne af henholdsvis SAP BW og SAP SEM som analyseres i forhold til FKRP. Som empiri inddrages FAK HP 17 afrapportering vedrørende forankring af DeMars ved forsvarets myndigheder samt brugerundersøgelse fra PG/LIS. Resultatet af analyse og empiri vurderes og danner grundlag for specialets konklusion og perspektivering. Med udgangspunkt i spørgsmålet Understøtter DeMars LIS Forsvarets styringsprincipper på alle niveauer? sættes ovenstående opgaveanalyse i relation til de hovedelementer, der indgår i vidensproduktionsprocessen således: 8
Understøtter DeMars LIS Forsvarets styringsprincipper på alle niveauer? analyse Teori: SAP BW, SAP SEM Styringsprincipper Empiri/data: Ledelsesinformationssystemer Brugerundersøgelser Konklusion/svar Opgaven er opbygget således: Kapitel 1, Problemformulering med emnediskussion, afgrænsning og metode. Kapitel 2, Redegørende analyse af ledelsesinformationssystemer, herunder begrebsafklaringer og grundlæggende krav til DeMars LIS. Kapitel 3, Redegørende analyse af Data warehouse princippet, herunder principperne for DW opbygning og anvendelse. Kapitel 4, Redegørende analyse af SAP BW, herunder opbygning, InfoCuber og anvendelse. Kapitel 5, Redegørende analyse af SAP SEM, herunder anvendelse og systemarkitektur og Forsvarets mulige fremtidige anvendelse af SAP SEM. Kapitel 6, Redegørende analyse af DeMap, herunder specielt styringsprincipperne. Kapitel 7, Redegørende analyse af DeMars, herunder moduleringen og registreringsrammen. Kapitel 8, Hvad siger brugerne om DeMars LIS, herunder PG/LIS egen undersøgelse og HP17 undersøgelse? Kapitel 9, Konklusion og perspektivering. 9
Specialets sammenhæng fremgår af nedenstående figur. Kapitel 1: Problemformulering Kapitel 2: Redegørende analyse af ledelsesinformationssystemer, herunder krav til DeMars LIS. Kapitel 3: Redegørende analyse af Data Warehouse princippet, herunder opbygning og anvendelse. Kapitel 4: Redegørende analyse af SAP BW, herunder opbygning, InfoCuber og anvendelse. Teori Redegørende analyser Kapitel 5: Redegørende analyse af SAP SEM, herunder anvendelse og systemarkitektur og Forsvarets mulige fremtidige anvendelse af SAP SEM. Kapitel 6: Redegørende analyse af DeMap, herunder styringsprincipperne. Kapitel 7: Redegørende analyse af DeMars, herunder moduleringen og registreringsrammen. Empiri Redegørende analyse Kapitel 8: Hvad siger brugerene om DeMars LIS, herunder PG/LIS egen undersøgelse og HP17 undersøgelse. Kapitel 9: Konklusion og perspektivering. 10
2 Kapitel 2 2.1 Ledelsesinformationssystemer. I dette kapitel sker der indledningsvis en redegørelse for hvad der forstås ved et ledelsesinformationssystem. Efterfølgende foretages en analyse, der har til hensigt at vise hvilke fokusområder der er væsentlige i forbindelse med udarbejdelse og anvendelse af LIS, samtidig fokuseres på hvilke krav der stilles til et LIS for at dette kan dække ledelsens behov. Disse oplysninger skal anvendes i senere kapitel for at eftervise om LIS opfylder disse krav. 2.1.1 Begrebsafklaring. En gennemgang af litteraturen om LIS og allerede implementerede LIS, viser et billede af et særdeles mangetydigt systemkoncept. Snart enhver skribent eller producent indenfor området mener, at han eller hun må bidrage med egen definition. Et ledelsesinformationssystem kan defineres som følger: En applikation designet til at præsentere data, der kan understøtte ledelsesmæssige beslutninger, ved at manipulere data i en database med data der ofte er overført fra operationelle applikationer. Der er dog en generel enighed om, at der er tale om informationssystemer til topledere (executives) 4. Brugen af LIS er dog ved at udbrede sig til lavere ledelsesniveauer. Nogle er endog gået så vidt som at kaldet begrebet EIS for Everybodys information system. 5 Men generelt er LIS beregnet til ledere på alle niveauer, idet specialister i forskellige funktioner ligeledes bruger systemet. Funktionaliteten i et LIS kan opdeles i tre punkter: Statusorienterende Simulationsorienterende Kommunikation Den statusorienterede funktionalitet i LIS baserer sig på data af aktuel og historisk karakter. Dvs. den information, som brugeren har mulighed for at uddrage er, hvorledes de hidtil realiserede handlinger er slået igennem på de datamæssige registreringer. En typisk LIS skærm udgøres af en kombination af tal opstillet i tabelform, grafik i form af cirkel- eller søjlediagrammer og tekst. 6 Grafikken er velegnet til, at brugeren ved et blik er i stand til at danne sig et overblik overstatus. Taldata angives for at muliggøre aflæsning af den præcise værdi, hvor dette er interessant. Tekstkommentarer anvendes til at supplere den hårde talmæssige information med blød information i form af vurderinger, forklaringer m.v. Tidsserier er en klassisk præsentationsform for taldata. En talværdis absolutte, aktuelle størrelse vil sjældent være informativ. Hvis læseren i stedet i form af en tidsserie kan se datas udvikling over tid, bliver eventuelle trends visuelt tydeliggjort. 7 Drill-down, rollup, sequencing (paging) og slice & dice er typiske interaktionsmuligheder for brugere af LIS. 4 Watson (1991) s. 14 og Bird (1991) s. 23 jf. Nielsen (1994) s. 17. 5 Kennedy-Davis (1995) 6 Watson, Houdeshel & Rainer (1997) s. 4-5 og 183-185 7 Watson, Houdeshel & Rainer (1997) s. 184. 11
Slice & dice indebærer, at brugeren har mulighed for at vælge en vilkårlig skæring og delmængde af den multidimensionelle database. Nærmere bestemt indebærer slice valg af ønsket delmængde, og dice indebærer mulighed for at dreje dimensionerne på de data, man vil undersøge - populært sagt indebærer dette at dreje InfoCuber. Drill-down giver brugeren mulighed for at få data præsenteret i gradvist større detaljeringsgrad. Bevægelse den modsatte vej, dvs. fra detalje til data på et højere aggregeringsniveau, betegnes roll-up. Sequencing (paging) indebærer muligheden for at få data i samme detaljeringsgrad præsenteres på forskellige områder - eksempelvis geografiske lokaliteter. Afvigelsesrapportering, trafiklys og undtagelsesrapportering afspejler en fokusering på kontrol som en nøgleaktivitet for lederen. I modsætning til de ovenfor nævnte interaktionsmuligheder, der forudsætter, at brugeren aktivt opsøger relevant information, er ideen med disse rapporter, at LIS er den aktive part, dvs. systemet henleder aktivt brugerens opmærksomhed på specifikke forhold. Udgangspunktet er planlagte målsætninger eksempelvis budgettal. Hvis data afviger fra disse, rapporteres dette til brugeren. Trafiklys-metaforen giver grafisk et indblik på overordnet status i relation til plan 8. Grøn indikerer, at det går bedre end planlagt, gul indikerer en mindre afvigelse fra plan, rød indikerer en kraftig afvigelse fra plan. Undtagelsesrapportering gør alene brugeren opmærksom på forhold hvor realiserede data afspejler, at det ikke går som planlagt. Den simulationsorienterede funktionalitet indebærer analytiske aktiviteter relateret mod hypoteser (fremtiden), hvorimod statusfunktionalitet er orienteret mod øget indsigt i fakta (aktuel status). Datagrundlaget er stadig af historisk og aktuel art, men bruges til fremskrivning af aktuelle tendenser, analyse af konsekvenser af mulige fremtidige situationer mv. Blandt de simulationsfunktionaliteter, der beskrives for LIS, kan nævnes: "What-if analyser, regressionsanalyse, curve fitting, lineær programmering, målsøgning, risc analysis, impact analysis (følsomhedsanalyse), finansielle funktioner og statistiske funktioner. 2.1.2 Grundlæggende krav til DeMars LIS. Den grundlæggende beskrivelse af det nuværende DeMars LIS blev udarbejdet som et delprojekt i forbindelse med DeMap udviklingen. 9 Formålet var at fastlægge informationsbehovets funktion i forhold til styringen. På baggrund heraf blev hovedstrukturen og hovedindholdet af den overordnede informationsoversigt fastlagt. Samtidig blev begreberne styringsinformation, beslutningsstøtteinformation og forvaltningsinformation introduceret. Med baggrund heri blev informationsbehovet koblet til styringsopgaverne, ledelsesaktiviteterne, ledelsesniveau og den funktionelle struktur. Samtidig skal der ske en sammenkobling af informationer fra laveste niveau (NIV 5) til NIV I (FKO) og levering af nødvendig information principielt fra højeste niveau til laveste. Det overordnede informationsbehov fastlægger rammer for og krav til tilvejebringelse, vedligeholdelse, fordeling og præsentation samt sammenkobling af informationer. Alt sammen for at der kan ske en effektiv ledelse og styring af forsvaret på alle niveauer og samtidig efterkomme såvel interne og eksterne krav. Det overordnede informationsbehov omfatter de ledelsesinformationer, som forsvarets ledelse på et givet niveau har udpeget som nødvendige i forhold til styringsopgaverne. Ledelsesinformation på et niveau kan samtidig være et led i de samlede informationer, der skal benyttes på næst højere niveau. 8 Watson, Houdeshel & Rainer (1997) s. 223. 9 DeMap delprojekt 4.1.1. Fastlæggelse af funktion og struktur for den overordnede informationsoversigt. 12
Forsvaret arbejder ud fra tre forskellige informationstyper som er: Styringsinformation, der er knyttet til opgaveløsning af rent styringsmæssig karakter med udgangspunkt i målstrukturen og den funktionelle struktur, beslutningsstøtteinformation, der understøtter styringsprocesserne herunder valg mellem alternativer og forvaltningsinformation, der er knyttet til den forvaltningsmæssige opgaveløsning. En informationstype kan i forskellige trin ændre type afhængig af hvad informationen anvendes til. Informationsbehovet består af den information der er nødvendig på forsvarets beslutningsniveauer inden for funktionsområder relateret til styringsopgaverne og de hermed forbundne ledelsesaktiviteter. Det omfatter informationer fra såvel eksterne som interne myndigheder samt ligeledes fra højere niveauer. Behovet skal i videst muligt omfang dækkes ved udvalgte, sammenkoblede, behandlede og evaluerede informationer fra det niveau, hvor informationerne er dannet. Ekstern information 10 kan opdeles i national information og kan eksempelvis være: Lov om forsvarets formål, opgaver og organisation m.v., øvrige love, cirkulærer og kundgørelser m.v., forsvarsforlig og finanslov m.v. Samtidig er der international information som kan være NATO styrkemålsplaner, beholdningsplanlægning for ammunition, operationsplanlægning og Militærkomiteens beslutninger i form af MC-dokumenter m.v. Intern information kan bestå af informationer der er sammenkoblede, behandlede og evaluerede og relateret til: styringsopgaverne ledelsesaktiviteterne ledelsesniveauer den funktionelle struktur med udgangspunkt i den operative struktur omfattende: o styrkeproduktion og o styrkeindsættelse. støttestrukturen omfattende funktionsområderne: o personel o materiel o etablissement og o informatik. Informationsmængden skal kunne tilgodese forsvarets styring på de enkelte ledelsesniveauer. Inden for de enkelte informationstyper kan informationsbehovet opdeles efter anvendelse inden for ledelsesaktiviteterne i følgende: planlægning som opdeles i: o udvikling og o 6-årsplanlægning. drift som opdeles i: o koordinerende driftsledelse (overordnet styring på tværs af funktionsområder) 10 DeMap delprojekt 4.1.1., side 4. 13
o funktionel driftsledelse vedr. styrkeproduktion og styrkeindsættelse, personel, materiel, etablissement og informatik kontrol og rapportering. Tidsmæssigt er der stillet krav om at kunne levere data fra år X-25 til år X+30. Årsagen hertil er et ønske om at kunne dokumentere forsvarets virksomhed eksempelvis i forbindelse med redegørelser for løsning af tidligere opgaver samt ønsket om at kunne anvende historiske data i forbindelse med den fortsatte udvikling i forsvaret. Informationsbehovet stiller krav til og bestemmer således omfanget af styrings- og beslutningsstøtteinformation samt den forvaltningsinformation og hertil knyttede registreringer, procedurer og edb-teknik, der indgår heri. Dette omfatter på et givet niveau informationer, der anvendes til udførelse af styring på det pågældende niveau og til rapportering til højere eller ligestillet niveau. Informationer som er nødvendige kan registreres på eget eller andet niveau og kan i nødvendigt samt godkendt omfang anvendes på alle niveauer. Det grundlæggende princip er, at informationerne registreres på det niveau, hvor de produceres. Der er identificeret en række behov for informationer i forbindelse med ledelsesaktiviteter. Dette kan f.eks. være i form af nøgletal, styringsrelevante informationer både kvalitative og kvantitative i forhold til: styringsopgaver, målstruktur, den funktionelle struktur og operativ- og støttevirksomheden herunder: o styrkeproduktion og styrkeindsættelse o produktion af interne ydelser o produktion til lager og produktion af kapacitet samt o lagerbeholdninger og kapacitet. I forbindelse med forsvarets behov for informationer i forbindelse med styringsopgaver, ledelsesaktiviteter og niveauer knyttet til de enkelte funktionsområder inden for hhv. den operative virksomhed og støttevirksomheden er der behov i forbindelse med følgende: planlægning på hhv. kort og lang sigt virksomheds- og projektregnskaber, herunder rapporter statusredegørelser, redegørelser af anden art samt chefs-, enheds- og myndighedsvurderinger. 2.1.3 Grundlæggende informationskategorier. I forbindelse med ledelsesinformation taler man om to grundlæggende informationskategorier, en systematisk og en situationsbestemt information. De to kategorier gennemgår i princippet samme rapporteringsproces, men organiseres forskelligt for at få ledelsesinformationen til at fungere effektivt. Uanset om rapporteringen er systematisk eller situationsbestemt genereres denne både online og i form af papir rapporter. Såfremt online rapporteringen viser afvigelser fra det forventede eller ønskede skal denne understøtte analysemetoder til at finde årsagen til afvigelsen. Metoden kaldes drill-down og kræver, at aggregeringer er mulige og definerede. 14
Systematisk rapportering er typisk fastlagt på forhånd på baggrund af koncepter, styringsprincipper og projekter fastlagt gennem DeMap. Disse vil typisk være periodebestemte eller på anden måde systematiske og tilbagevendende. Rapporteringen er rettet mod løsning af de fastlagte styringsbehov og er derfor knyttet til tidsperioder eller opgaveperioder. Eksempler på denne systematiske rapportering er nøgletalsrapportering, rapportering af virksomhedsregnskaber, myndighedsregnskaber m.v. Situationsbestemt rapportering kan være tilføjelser til den systematiske rapportering, men kan også være en hel situationsbestemt rapportering og derfor kun tiltænkt gennemført enkeltstående. Dette benævnes også ad hoc rapportering. Situationsrapporteringen er ofte serielt opbygget, hvilket betyder, at såfremt bestemte værdier opfyldes, udvides rapporteringen med endnu en rapportering. Det betyder, at der kan være en grad af eksperimenteren i rapporteringen. Eksempler på situationsrapportering er rapportering om ekstraomkostninger til udstationering af personel til Grazzanize basen i Italien m.v. 2.1.4 Informationsbehov til støtte for DeMap virksomhedsmodellen. I dette afsnit vil der blive redegjort for krav til LIS i forbindelse med støtte til resultat-, produktions-, økonomi- og organisationsstyring. Til støtte for ovenstående skal LIS kunne levere: nøgletal, analyser, regnskaber og rapporter. 2.1.5 Resultatstyringen. For så vidt angår nøgletal vil disse blive nærmere behandlet i forbindelse med kapitel 6. I denne forbindelse skal der i forbindelse med resultatstyringen være mulighed for at uddrage parametre på produktionsmål og produktionsresultat. Til støtte for resultatstyring er der fundet følgende nøgletal: målopfyldelsesgrad og ydre effektivitet. Målopfyldelsesgraden kan ikke aggregeres, hverken funktionelt eller organisatorisk hvorfor både produktionsmål og produktionsresultater skal angives på alle relevante styringsniveauer. Samtidig er der et regelsæt for sammenhængen i de hierarkiske nøgletal. Sammenhængen er forudsætningen for at der kan gennemføres drill-down fra overliggende niveauer til underliggende i forbindelse med analyse af årsagen til evt. afvigelser. Udover nøgletal er der som ovenfor anført behov for at kunne foretage analyser. Ændring i de økonomiske vilkår, justering af andre ressourcer osv. stiller krav om ændringer i eksempelvis aktivitetsniveau m.v. LIS skal derfor levere analyseredskaber som kan støtte optimering af nytteværdien af den gennemførte produktion m.v. ud fra de stillede opgaver. Revurdering af kravene til løsningen af forsvarets opgaver medfører et behov for et simuleringsværktøj til støtte for beslutningsprocessen i forbindelse med justering af målangivelserne. Resultatstyringen dokumenteres i form af: virksomheds- og myndighedsregnskab. Virksomhedsregnskabet er dokumentation for forsvarets samlede resultat overfor offentligheden. Virksomhedsregnskabet skal opstilles årligt, men LIS understøtter en statusrapportering med udvalgte dele af virksomhedsregnskabet med en hyppigere frekvens. Myndighedsregnskaberne er forsvarets interne dokumentation for de organisatoriske niveauers resultater. Myndighedsregnskaberne skal opstilles årligt, men LIS understøtter en månedlig statusrapportering med udvalgte dele af indholdet. 15
2.1.6 Produktionsstyringen. 11 Forsvarets produktionsstyring omfatter tilrettelæggelse og gennemførelse af den fysiske produktion herunder den nødvendige tilvejebringelse og anvendelse af kapacitet og ressourcer samt valg og fastlæggelse af metoder. Der gennemføres følgende detailstyringsopgaver: Aktivitetsstyring, der skal sikre størst mulig effektivitet i gennemførelse af aktiviteter i forhold til de opstillede mål. Gennemførelse af en aktivitet resulterer i et givet produkt og medfører anvendelse af kapacitet og forbrug af ressourcer. Kapacitetsstyring, der har til formål at sikre størst mulig effektivitet i tilvejebringelse, opretholdelse, fordeling og anvendelse samt udfasning af produktionskapacitet. Ressourcestyring, der har til formål at sikre størst mulig effektivitet i tilvejebringelse, fordeling og anvendelse af såvel materielle som ikke-materielle ressourcer i forbindelse med produktionen. Lagerstyring indgår som en integreret del af ressourcestyringen. Kvalitetsstyring, der har til formål at sikre, at produktionen gennemføres til det krævede kvalitetsniveau, hvad angår proces og produkt, i overensstemmelse med de opstillede krav for forsvarets virksomhed. Produktionsstyringen skal - under hensyntagen til de beredskabsmæssige krav - gennem disse styringsfunktioner sikre den størst mulige produktivitet og omkostningseffektivitet og dermed optimere den indre effektivitet i forhold til de udmeldte produktionsmål. Til understøttelse af produktionsstyringen findes en række definerede nøgletal dækkende ovenstående detailstyringsopgaver. Proceseffektivitet, beskriver forholdet mellem produktionens omfang og den medgående procestid og er således et udtryk for aktivitetsstyringens effektivitet. Produktivitet, beskriver forholdet mellem produktionens omfang og den rådige produktionskapacitet og er således et udtryk for kapacitetsstyringens effektivitet. Ressourceeffektivitet, beskriver forholdet mellem produktionens omfang og de medgåede ressourcer og er således et udtryk for ressourcestyringens effektivitet. Acceptgrad, beskriver forholdet mellem nettoproduktion og bruttoproduktion og er således et målbart, men ikke udtømmende, udtryk for kvalitetsstyringens effektivitet. Ovenstående er kun de væsentligste nøgletal i forbindelse med produktionsstyringen. Dokumentation for forsvarets produktion er en del af myndighedsregnskaberne. I tilknytning til myndighedsregnskaberne dokumenteres produktionen via produktrapportering vedr. operativ virksomhed baseret på målstrukturen i styrkeproduktions- og styrkeindsættelsesplanerne = målopfyldelse. Samme rapportering sker vedr. støttevirksomheden. 2.1.7 Økonomistyring. 12 Formålet med dette afsnit er at redegøre for hvorledes økonomirapporteringen hænger sammen med økonomistyringskonceptens overordnede styringsprincipper. Udgangspunktet er derfor FKO økonomistyringskoncept og brugernes økonomiinformationsbehov Økonomiinformationen struktureres i overensstemmelse med økonomistyringskoncepten som følger: 11 Forsvarskommandoens koncept for resultat- og produktionsstyring af 2003-08-19. 12 LIS behovsopgørelse, version 2.0.0 16
Finansiel styring (bevillingsregnskab) Omkostningsstyring herunder o Driftsregnskab o Produktregnskab o Beholdningsregnskab. Den eksterne regnskabsaflæggelse indeholder elementer fra både det udgiftsbaserede bevillingsregnskab og de tre omkostningsbaserede regnskaber. Bevillingsregnskabet og omkostningsregnskaberne knyttes sammen af en kontobro. I relation til ledelsesaktiviteterne (planlægning, gennemførelse og kontrol) er det de samme regnskaber, der går igen. De økonomiske opgørelser og økonomiinformation relaterer sig til forsvarets styringsopgaver samt den funktionelle struktur. Økonomiinformationen skal i den forbindelse tilgodese behovet for styringsinformation, beslutningsstøtteinformation samt styringsrelevant forvaltningsinformation. I princippet afspejler de tre ledelsesaktiviteter en sammenhængende handlingskæde, hvor regnskabstal gradvis udvikles eller konkretiseres fra helt overordnede plantal til de specificerede regnskaber. Derfor er struktureringen af data ens uanset ledelsesaktivitet. Det er blot specifikationsniveau, synsvinkel og indhold, der er forskelligt. 2.1.8 Bevillingsregnskab. Bevillingsregnskabet udgør den eksterne finansielle styring. Bevillingsregnskabet baserer sig alene på udgifter, hvor der ikke tages hensyn til udviklingen i forsvarets kapacitet og lagre. Forsvarets eksterne tildeling af likviditet sker på grundlag af de på finansloven bevilgede udgifter. Det overordnede bevillingsregnskab indeholder opgørelser af udgifter og indtægter på regnskabskredse, hovedkonti, underkonti specificeret på indtægts- og udgiftsarter. Den eksterne finansielle styring varetages alene på NIV I. De underliggende myndigheder har ingen økonomiske ledelsesopgaver i relation til udgiftsstyring og likviditetsstyring. Det er NIV I s ansvar via omkostnings-, kapacitets- og lagerstyringen at tilsikre at Forsvaret overholder den eksterne bevilling jævnfør finansloven. 2.1.9 Driftsregnskab. Driftsregnskabet skal produceres af LIS og anvendes til bevillingsstyringen inden for den enkelte NIV I myndighed, hvor de budgetansvarlige organisatoriske enheder (resultatcentre) har et driftsbudget bestående af indtægter og omkostninger, der regnskabsmæssigt følges op på i forbindelse med gennemførelse og kontrol. Driftsregnskaber og driftsbudgetter udarbejdes på NIV III og konsolideres til NIV II og videre til NIV I. LIS skal understøtte drill-down fra overordnede niveauer til underordnede. Driftsregnskaberne opgøres på grundlag af artsdimensionen samt steddimensionen i kontoplanen. 2.1.10 Produktregnskab. Produktregnskabet anvendes til at måle omkostningsforbruget og effektiviteten i løsningen af forsvarets (den operative virksomheds) opgaver samt omkostningsforbruget og effektiviteten i forbindelse med støttevirksomhedens produktion af interne ydelser. På sigt skal omkostningsforbruget til opgaveløsning indgå i nøgletalsrapporteringen, hvor omkost- 17
ningsforbruget for en given opgaveløsning skal sammenstilles med kvantitative og kvalitative data, som dækker den samme produktion. Herved muliggøres måling og rapportering af effektivitet. Beregningen af effektivitet vil kunne ske i LIS, når de respektive nøgletal er defineret. Produktregnskabet fokuserer på løsningen af forsvarets eksterne opgaver og interne ydelser. Der er tale om et regnskab baseret på de samme grunddata som driftsregnskabet, men på udtræk baseret på opgave/produkt-dimensionen i kontoplanen. Også funktionsdimensionen benytter de samme grunddata, idet denne dimension udtrykker den funktionelle strukturs produktion, som går på tvært af stederne ved en samling af eksempelvis ensartede produkter. 2.1.11 Beholdningsregnskab. Beholdningsregnskabet består af kapacitetsregnskaber samt lagerregnskab. Kapacitetsregnskaber udtrykker den kapitalbinding, som opbygges i forbindelse med forsvarets eksterne køb af kapacitet og forsvarets egen produktion af kapacitet. Kapacitetsregnskaber opstilles i LIS for styrkeproduktion og de fire funktionsområder materiel, personel, etablissement og informatik. De ovennævnte interne regnskaber tager udgangspunkt i de samme budget- og regnskabsmæssige grunddata. Et total på hele virksomheden for henholdsvis driftsregnskabet og produktregnskabet vil således være ens. Dette udspringer af, at man i hver af de to typer af regnskaber ser budget- og regnskabsdata fra hver sin særlige vinkel. I forhold til kontoplanens dimensioner kan sammenhængen forklares ved, at man i driftsregnskabet tager udgangspunkt i art og stedsdimensionerne, medens man i produktregnskabet tager udgangspunkt i opgave/produkt-dimensionen. Det er således nøjagtigt de samme budgeteller regnskabstransaktioner, som ligger til grund for rapporteringen. 2.1.12 Planlægning. Forsvarets økonomiske planlægning udgør en sammenhængende handlingskæde fra fastlæggelsen af de overordnede seksårsplaner til de konkrete budgetter specificeret på NIV III myndigheder og aktiviteter. Principielt er der tale om den samme struktur gennem hele planlægningsforløbet, men med en stadig øget detaljering frem til de egentlige budgetter og de endelige regnskaber. Sammenhængen mellem den interne og eksterne planlægning samt top-down og buttomup forløbet i forbindelse med de forskellige planrulninger vises i nedenstående figur over Forsvarets seksårsplanlægning: 18
Forsvarets planlægning omfatter bl.a., seksårsplaner, økonomiske rammer, forslag til Finanslov, virksomhedsoversigt, rammeudmeldinger til NIV I, II og III. Rammeudmeldinger sker top-down fra NIV I og ned til NIV III og disses underliggende niveauer, hvor de egentlige budgetter udarbejdet. Budgetter udarbejdes i DeMars og LIS skal anvendes til, at budgetansvarlige chefer og andre med interesse i budgettet og budgetopfølgningen kan løse deres økonomiske styringsopgaver. Det er budgetter og budgetopfølgningsrapporter som er bestemmende for hvor udbredt brugeradgangen til LIS er i relation til økonomiinformationen 2.1.13 Gennemførelse. Gennemførelse omfatter forløbet fra, at NIV III myndighedernes budgetter er godkendt, til det endelige regnskab for det realiserede resultat kan aflægges. Denne fase omfatter således den løbende regnskabsregistrering, revision af budgetter samt den periodevise budgetopfølgning. Gennemførelse omfatter bl.a. udarbejdelse af myndighedsregnskaber. Disse indeholder både tekst og værdiopgørelser. Myndighedsregnskaber udarbejdes for NIV I, NIV II og NIV III og LIS skal understøtte sammenstilling af tekst og værdiopgørelser. 2.1.14 Kontrol. Kontrol omfatter i denne forbindelse aflæggelse af de realiserede regnskaber. Disse skal opstilles gennem LIS. Budgetopfølgningsrapporter og myndighedsregnskab anvendes ligeledes til kontrol, hvor de opstillede økonomiske (og ikke økonomiske) mål sammenholdes med de realiserede resultater. Myndighedsregnskaber er omkostningsbaserede og anvendes i relation til den interne styring. Samtidigt udgør disse grundlaget for den eksterne rapportering på NIV I i form af virksomhedsregnskabet, herunder broen mellem produktregnskabet for opgaveløsningen og virksomhedsregnskabets (udgiftsbaserede) driftsregnskab. Den eksterne rapportering sker via virksomhedsregnskabet og opstilles i LIS, herunder, beretning, driftsregnskab, balance samt omkostningsbaserede regnskaber. 2.1.15 Delkonklusion. Den indledende redegørelse viser, at LIS i dag anvendes af ledere på alle niveauer samt af specialister i forskellige funktioner. Redegørelsen viser ligeledes, at LIS er et ledelsesværktøj der både har en status- og en simulationsorienteret funktion. Et LIS giver mange muligheder for at uddrage styringsrelevant information fra de operative systemer. I et operativt system er der normalt mulighed for at udskrive diverse rapporter m.v., men disse kan ikke uddrages på tværs af funktioner m.v.. Dette er muligt i et LIS, hvorfor det er et godt ledelsesværktøj. LIS giver ligeledes gode muligheder for at præsentere de forskellige informationer på flere måder. På baggrund af LIS behovsredegørelse er der blevet redegjort for de krav der er stillet til DeMars LIS. Det fremgår heraf at DeMars LIS skal give støtte til resultat-, produktions-, økonomi- og organisationsstyring. Til dette formål skal DeMars LIS kunne levere: nøgletal, analyser, regnskaber og rapporter. Det fremgår ligeledes af redegørelsen, at DeMars LIS skal kunne understøtte styringsprincipperne på alle niveauer. Dette skal ske i form af styringsinformation, beslutningsstøtteinformation samt forvaltningsinformation. 19
3 Kapitel 3. 3.1 Data warehouse princippet. 13 I dette kapitel vil der blive redegjort for Data warehouse begrebet. Begrundelsen herfor er at dette princip danner grundlag for det af forsvaret valgte LIS i form af SAP BW. Antagelsen bag data warehousing er at data omdannes til meningsfyldt information og der skabes ny indsigt hos det enkelte menneske. Dette medfører hurtigere og bedre beslutninger. 3.1.1 Hvad er data warehouse? I litteraturen kan findes flere forskellige definitioner på hvad der forstås ved data warehouse. I henhold til Bill Inmon 14 kan følgende definition anvendes: Et data warehouse er en emneorienteret integreret tidsdimension uforanderlige samling af data til understøttelse af ledelsens beslutninger Jf. Ken Orr: En facilitet, der giver hurtig og nem adgang til integrerede informationer om virksomheden til alle beslutningstagere og endelig jf. Barry Devlin: En enestående, komplet og konsistent samling af data, der er anskaffet fra forskellige kilder og gjort tilgængelige for brugere på en sådan måde, at de kan anvendes i en forretningsmæssig kontekst. Alle tre er gode definitioner, men Bill Inmons vil danne grundlag for en uddybning af definitionen. Emneorienteret vil sige at data er ordnet i emner i stedet for funktioner. Emner kan f.eks. være kunde, produkt, transaktion og salg. Enhver funktion har data, som relaterer sig til emner. F.eks. har regnskabsafdelingen relationer til kunde, faktura, ordre og konto. I DW er det emnerne der har relationer til funktionerne. F.eks. har kunde relationer til regnskabsafdelingen. Integreret betyder, at de enkelte data i DW er sammensat af data fra mange datakilder i det operationelle miljø. Tidsdimensionen vil sige, at de enkelte data i DW forbliver ens over tid. Det betyder, at man kan søge efter data som er lagret i et DW for lang tid siden. Det skyldes, at data er lagret som samplinger af data i stedet for rå data. Hver sampling er tidsstemplet og kan derfor ikke ændres. I en operationel database ændrer dataene sig ofte. De bliver ændret eller måske helt slettet. Derfor kan man ikke søge efter gamle data i et operationelt miljø. Hvis inputdataene ændrer sig, bliver der lagt en ny dataværdi ind i DW. Man kan kun skrive og læse i et DW. I en operationel database bliver de enkelte data ændret, når der sker ændringer i det operationelle miljø. Ud over at data i et DW er emneordnet, integreret, tidstro og ikke til at ændre, skal de også være granulære. Det vil sige, opdelt i så små mængder som muligt. Det har den fordel, at de kan indgå i andre sammenhænge end dem de var tiltænkt til. 13 Dette kapitel er hovedsagelig baseret på Ralp Kimball: The Data Warehouse Toolkit 14 www.billinmon.com, artikel, 2000, OLAP and Data Warehouse 20
3.1.2 Opbygning af et data warehouse. Et data warehouse består af en række forskellige komponenter: Datakilder, der består af komponenter, der genererer data eksempelvis fra en proces. Disse datakilder kan være uafhængige, således at data i de enkelte datakilder ikke har forbindelse med de øvrige. ETL (extraction, transformation, load). Dette programlag trækker data fra datakilder og flytter dem ind i et data warehouse. I dette lag foretages eksempelvis udregninger med data fra flere datakilder og dataene tilrettes efter nogle forud definerede kriterier. Det er også i dette lag metadata tilføjes. Selve midten af et DW er lageret, hvor de transformerede data gemmes. Denne del kaldes entreprise data warehouse (EDW). Dette lag modtager kontinuerligt data fra ODS og ETL-laget. I dette lag kan data ikke ændres. De kan kun indlægges, læses eller slettes. ODS-laget (operational data store) er en kombination af datakilde og EDW. I dette lag kan data opdateres (som en datakilde) men data foreligger også som udregninger og integrerede data (som et EDW). ODS kan opdeles i fire klasser. De tre første adskiller sig ved deres opdateringshastighed, og benyttes som en tidlig levering af data inden de kan lagres endeligt i DW. De tre første klasser er: synkroniseret opdatering, store og forward opdatering samt daglig opdatering. Den fjerde klasse drejer sig om levering af informationer fra DW, der har været udsat for en analytisk proces inden de anvendes. Data marts er det sted hvor de fleste brugere har adgang til DW. Dette lag er struktureret efter funktioner f.eks. salgsafdeling og produktion. Dette lag trækker data ud af EDW for at sikre den fornødne konsistens på tværs i organisationen, og er formet efter de krav de enkelte brugere af systemet stiller. Data tenderer til at være mere aggregerede end detaljerede. Aggregeringerne er ofte foretage multidimensionelt. Det er væsentligt at skelne mellem data i et DW og i et data marts. Nedenstående tabel viser forskelle på de to typer informationer: Data warehouse Data marts Systemejer Ledelsen Forretningsenhed Fokus Hele virksomheden Specielt formål Implementering Top-down Bottom-up Omfang Ambitiøst Beskedent Administration Centraliseret Distribueret Dataperspektiv Detaljeret Aggregeret Læring Langvarig Ultrakort Producerer et værdifuldt, integreret og troværdigt informationsgrundlag Anbringer udvalgte formålsbestemte informationer de rigtige steder. 21
Figur over opbygningen af et data warehouse: 3.1.3 Datamodel. Til lagring af data i et DW anvendes, i lighed med andre typer af databaser, en relationel database. Data i DW adskiller sig på flere måder fra det operationelle datasystem og i nedenstående tabel listes nogle af de væsentligste forskelle: Data warehouse Lang tidsramme Statisk Opsummeret Ad hoc forespørgsler Opdateres periodisk Data dreven Operationelle datasystem Kort tidsramme Data kan ændres Acces til enkelte rekord Standard transaktioner Real time opdatering Hændelses dreven Som det fremgår af ovenstående tabel fastholdes data i et DW over en længere tidsramme ofte 8-10 år eller længere. Det ligger i konceptet at der kontinuerligt overføres tidsstemplede data fra de forskellige kilder uden at der tilsvarende slettes kilder. Det betyder, at datalageret for et DW vokser med tiden. I det operationelle datasystem hvor der er behov for en hurtig adgang til data vil der med mellemrum blive foretaget en oprydning i ældre uaktuelle data. I et DW forbliver de indlæste data uændret jf. afsnit 3.1.1. I det operationelle system kan data ændres f.eks. ved opdatering af prisændringer. Der er her mulighed for både at oprette, ændre og slette data. I et DW kan der i forbindelse med ETL være foretaget en form for opsummering af data. Denne kan foretages mere eller mindre fin masket f.eks. til dagligt salg af vare til hver enkelt kunde eller mere grov masket ved opsummering af salg til hver enkelt kunde pr. uge eller måned. I det operationelle system kan hver varelinie for hvert salg til de enkelte kunder genfindes indtil de slettes. I et DW foretages brugernes adgang til data via ad hoc forespørgsler. Det vil ofte være tilpassede forespørgsler der opfylder behov for rapportering rundt i virksomheden. I det operationelle system er der i høj grad opbygget formularer til at klare de standard transaktioner der er i forbindelse med virksomhedens drift, f.eks. ordremodtagelse, fakturering m.m. I et DW foretages periodisk overførsel af data via ETL. Cyklusen for denne opdatering bør afspejle virksomhedens behov for at opfange ændringer i den omverden som virksomheden indgår i. Hvis denne er meget omskiftelig skal der ofte opdateres hvorimod mod med en stabil omverden kan opdateringen foretages med længere mellemrum. I det operatio- 22