Det fremgår af kommunestrategien, at en af forudsætningerne for at nå denne vision, er en velfungerende kommune i økonomisk balance.

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Økonomisk Sekretariat Økonomisk strategi NOTAT Dato: 8. april 2014 Af: ØKS Indledning Byrådets vision for Gladsaxe Kommune er at Gladsaxe Kommune skal medvirke til, at kommunens borgere nu og i fremtiden kan leve et selvstændigt, aktivt sundt og ansvarligt liv til glæde for den enkelte og til gavn for samfundet Det fremgår af kommunestrategien, at en af forudsætningerne for at nå denne vision, er en velfungerende kommune i økonomisk balance. I nærværende økonomiske strategi redegøres for, hvordan der skal arbejdes for at nå målet om en kommune i økonomisk balance. Forudsætninger Gladsaxe kommune varetager en række opgaver, som har væsentlig betydning for velfærden for borgere og virksomheder. Hvis ikke kommunen kan yde service på en række områder, kan det betyde væsentlig forringelse af livskvaliteten, særligt for borgere der tilhører udsatte grupper eller tilsvarende forringede vilkår for kommunens virksomheder. Et af de særlige vilkår som kommunen virker under er, at kommunens tidsperspektiv er uendeligt. Det kan ikke forventes, at efterspørgslen efter ydelserne på et tidspunkt stopper. Efterspørgslen skifter dog karakter og varierer med den enkelte borgers eller virksomheds behov, og derfor skal der konstant justeres i opgaveløsningen. Et andet vilkår er, at der ikke kan defineres et klart, entydigt og målbart succeskriterie for kommunens opgaveløsning. Hvad der skal til af økonomiske midler for at nå det mål, er i høj grad politisk bestemt og dermed omskifteligt. Dermed bliver målet for den økonomiske strategi også omskifteligt afhængigt af den politiske agenda. Et tredje vilkår er, at alternativet til kommunalt forbrug er privat forbrug. Borgere og virksomheder kan have den opfattelse, at det skaber større velfærd for den enkelte, at bruge sine økonomiske midler privat frem for at lade kommunen disponere over dem. Endelig udstikker Folketinget de overordnede økonomiske rammer for kommunernes virke. Der lægges i det videre til grund, at de samlede kommunale udgifter, i en længere årrække frem, skal holdes i ro. Disse vilkår betyder at den økonomiske strategi skal virke under modsatrettede tendenser. Den bør være langsigtet, og tage højde for, at den økonomiske balance skal gælde for kommende generationer. Men at fastlægge et mål for den økonomiske balance vanskeliggøres J. nr Ø02 1

2 af, at det er uklart, hvad der forstås som økonomisk bæredygtighed eller økonomisk balance i en kommunal kontekst. Dette er i høj grad et politisk valg. Samtidig bør strategien afspejle, at der er et alternativ til kommunalt forbrug for borgerne og virksomhederne. Endelig betyder rammevilkårene, at ændringer i efterspørgslen fra borgere og virksomheder må løses ved omprioritering indenfor den eksisterende økonomiske ramme. Formålet med strategien Strategien opstiller således ikke et entydigt mål for økonomisk balance, som skal forfølges. Strategien beskriver de midler, der kan anvendes, for at nå det mål for økonomisk balance, og for fordeling mellem kommunalt og privat forbrug, som det til enhver tid siddende byråd har besluttet skal forfølges. Samtidig skal strategien medvirke til, at den til enhver tid gældende efterspørgsel efter kommunale ydelser fra borgere og virksomheder kan honoreres. Vision Gladsaxe Kommune er i økonomisk balance på kort og på langt sigt. En effektiv anvendelse af kommunens økonomiske ressourcer medvirker til at sikre opbakning om kommunen som opgaveløser. Borgeres og virksomheders skiftende efterspørgsel efter ydelser kan honoreres. Mål Vi anvender hver krone til at skabe mest mulig velfærd for borgerne og virksomhederne. Vi investerer fornuftigt og langsigtet, så vi kan sikre fremtidens velfærd. Vi er på forkant med udviklingen og tager i god tid højde for ændringer i udgiftsbehov og indtægtsforventninger. Vi har altid fokus på effektiv opgaveløsning. Alle medarbejdere medvirker til at realisere visionen Hvorfor skal vi have en økonomisk strategi? En økonomi i balance er en forudsætning for at nå de faglige og politiske mål for kommunens virke, der er opstillet i kommunestrategien. En økonomi i balance kommer ikke af sig selv. Alle medarbejdere og ledere, skal forstå, at deres indsats er væsentlig for at nå det mål. Hvis vi skal nå ud til alle medarbejdere og ledere i organisationen er det nødvendigt med nogle få og klare mål, så den enkelte kan forstå, hvad de kan bidrage med. Strategien skal opstille de mål og beskrive hvilken indsats der skal til, sådan at alle kan se sin rolle og bidrage til at skabe økonomisk balance. Sådan vil vi arbejde Vi vil formidle strategien til medarbejdere og ledere ved kurser og i det daglige, når de skal disponere over kommunens midler Vi vil bruge MUS- og LUS-samtaler til at udbrede den kulturforståelse, der ligger i strategien til alle. J. nr Ø02 2

3 Vi vil udarbejde styringsværktøjer, der understøtter alle dele af økonomiprocessen, fra registrering af udgifter til budgetopfølgning og afrapportering. Vi vil opstille præcise og forståelige mål for den overordnede økonomi, som Byrådet på et oplyst grundlag kender konsekvensen af at sige ja eller nej til. Tre indgange til økonomisk balance Økonomistyring Roller og råderum Kulturforståelse At opnå den vision for økonomisk balance, der er skitseret, kræver en vedvarende indsats på flere områder. Medarbejdere og ledere skal forstå den kontekst de forvalter borgernes skattekroner i, og lederne i særdeleshed skal være bevidste om deres rolle og råderum. Dette skal understøttes af gode kompetencer, procedurer og retningslinier for økonomistyring. Derfor arbejder vi med økonomisk balance via tre indgange. Økonomistyring, roller og råderum, samt kulturforståelse. Økonomistyring God økonomistyring skal sikre, at politiske og administrative beslutninger træffes på et oplyst grundlag. God økonomistyring skal medvirke til at kommunens økonomi er i balance på kort og langt sigt. God økonomistyring skal medvirke til, at der er et råderum til at justere kurs og honorere en ændret efterspørgsel. God økonomistyring skal medvirke til at undgå utilsigtede hændelser, fx at medarbejdere må afskediges pga. merforbrug. At der er mål for at kommunens økonomi er i balance på kort og på langt sigt. At investeringer er fornuftige og langsigtede set i en økonomisk kontekst. At der løbende skabes råderum, så der er handlemuligheder for politikerne. At beslutninger træffes på et korrekt økonomisk grundlag. At der er sammenhæng mellem mål- og økonomistyring. At vi i god tid forudser ændringer i de økonomiske vilkår. Vi udarbejder mål for kommunens strukturelle balance, gennemsnitlige likviditet og soliditet, som er de tre økonomiske ankre, der sikrer, at økonomien er i balance på kort og langt sigt. J. nr Ø02 3

4 Vi foretager som hovedregel kun investeringer, hvor tilbagebetalingstiden er kortere end aktivets levetid. Vi har fokus på løbende at effektivisere opgaveløsningen, og vi udarbejder hvert år forslag, så politikerne har mulighed for at foretage justeringer i opgaveløsningen. Vi sikrer at alle registreringer foretages korrekt og rettidigt. Bogføringer, afstemninger mv. foretages løbende og korrekt, så de giver et retvisende billede af økonomien og kan danne grundlag for korrigerende handlinger. Vi udarbejder et sammenhængende målesystem, så målene i kommunestrategien omsættes til aktiviteter og omkostninger, og det løbende kan følges om de nås. Vi følger med i de tendenser der gør sig gældende, sådan at vi kan forudse ændringer i efterspørgslen efter ydelser og i kommunens indtægter. Roller og råderum Gladsaxe kommune har mange medarbejdere og ledere, der har adgang til at disponere over økonomiske midler og deltager i økonomistyringen. Derfor er det vigtigt at ansvar, roller og råderum er klart for at alle. Det sikrer en effektiv opgavevaretagelse og mindsker usikkerheden for de involverede. Samtidig skal snitflader mellem det decentrale og centrale niveau være klar og fornuftig, så der bruges færrest mulig ressourcer på økonomistyring. At de budgetansvarlige kender deres roller og ansvar. At ansvarsdelingen mellem det centrale og decentrale niveau er klar. At snitfladerne mellem det centrale og decentrale niveau medvirker til, at de budgetansvarlige kan løse deres styringsopgave. At snitfladerne mellem det centrale og decentrale niveau medvirker til, at der bruges færrest muligt ressourcer på økonomistyring. At procedurer og regler for økonomistyring er så overskuelige og klare som mulige At der alle steder i organisationen er de rigtige kompetencer til at løse opgaverne. Vi beskriver og formidler de overordnede rammer for de budgetansvarlige og understøtter opgavevaretagelsen gennem kurser, dialog og løbende sparring. Vi afholder kurser, der træner alle dele af organisationen til at løse deres opgaver med høj faglighed og kvalitet, og vi udarbejder vejledninger og digitale hjælpeværktøjer til brug for den daglige opgaveløsning. Vi understøtter udarbejdelsen og tilrettelæggelsen af hensigtsmæssige og effektive arbejdsgange i alle dele af organisationen. Vi har fokus på organiseringen af økonomistyringen, og foretager løbende strukturændringer, så opgaverne løses der, hvor organisationen samlet ses bruger mindst tid på opgaven. Vi udvikler, implementerer og vedligeholder gode og brugervenlige styrings- og registrerings-værktøjer, der bidrager til kvalitativ, ensartet og effektiv opgavevaretagelse i alle dele af organisationen Kulturforståelse Gladsaxe kommune er en stor og kompleks organisation, der skal opnå mange forskellige mål. Det er ikke muligt at opstille økonomiske regler og retningslinjer, der for alle dele af organisationen præciserer, hvordan dette bedst muligt sker. Det er væsentligt, at den enkelte budgetansvarlige er bevidst J. nr Ø02 4

5 om dette, og selv påtager sig det overordnede ansvar for, at de midler vedkommende forvalter, skaber mest muligt velfærd for borgere og virksomheder. Det gælder i almindelighed, at bevillinger skal disponeres med henblik på at opnå det formål, hvortil de er givet, og at der ved disponeringen skal vises skyldige økonomiske hensyn. For alle, såvel ledere som medarbejdere, er det væsentligt at de forstår, at de via deres adfærd og arbejdsindsats skal medvirke til at skabe opbakning om kommunen som løser af velfærdsopgaver. At alle medarbejdere og ledere er bevidste om, at der ved disponering skal vises skyldige økonomiske hensyn, dvs. man skal vurdere om de midler der anvendes er rimelige i forhold til det mål, der skal nås. At alle ved, at de selv skal tolke, om en disponering er et udtryk for dette, i den konkrete kontekst de handler i. At alle budgetansvarlige er klar over og stoler på, at økonomiske midler kan overføres fra år til år, så de disponerer langsigtet og på bedst mulig vis.. At alle budgetansvarlige tænker helhedsorienteret. At medarbejdere og ledere ved deres indsats og adfærd medvirker til at sikre opbakning til kommunen som opgaveløser. Vi drøfter ved passende lejligheder med de budgetansvarlige, at det er skatteborgernes midler de forvalter og hvordan begrebet skyldig økonomisk hensyn kan tolkes i konkrete situationer. Vi beder de budgetansvarlige om altid at overveje, om det der skal komme ud af at bruge kommunens penge, står mål med den velfærd, som borgerne vil opnå Vi fortæller de budgetansvarlige, at vi har tillid til, at de kan foretage disse tolkninger. Der udarbejdes ikke omfattende regler og vejledninger omkring økonomiske dispositioner. Vi inddrager aldrig mindreforbrug ved årets ophør, og vi overfører altid merforbrug. Ved konsekvent at gøre dette skal de budgetansvarlige forstå og opleve, at de har ansvar for såvel mindre- som merforbrug. Vi inddrager budgetansvarlige i arbejdet med at skabe råderum. Ved personalesamtaler kan medarbejdere gøres opmærksomme på, at de er ambassadører for kommunen, og at deres gode eller mindre gode adfærd er afgørende for, at kommunen betragtes som en dygtig opgaveløser. J. nr Ø02 5