Projektbeskrivelse: Effektivt indkøb

UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet Generel Administration Version 3, ajourført efter behandlingen på Indsatsprogram-styregruppens møde 13/8, i Indkøbsnetværket 16/8, i Bygningschefudvalget og It-chefudvalget 21/8 samt Programstyregruppen 27/8 2013. Devoteam A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 Fax +45 39 43 07 77 E-mail info.dk@devoteam.com www.devoteam.dk 29. august 2013 Projektbeskrivelse: Effektivt indkøb 1.0 Formål og afgrænsning I handlingsplanen for UC-effektivisering (version 0.81 af 19. februar) er det fastlagt, at der skal tages initiativ til en fælles indsats for mere effektive indkøb. En skærpet indsats for mere effektive indkøb vil have to hovedformål: Bedre priser ved en fælles og/eller mere systematisk indkøbsindsats på områder, hvor det vil være en fordel (positiv business case) Øget effektivitet i hele forsyningskæden fra udbud, indkøb og leverance samt øget brug af gode indkøbsaftaler (compliance). I projektinitieringsdokumentet (PID en) for Indsatsprogrammet Generel Administration er beskrevet forskellige indledende aktiviteter, som vil være relevante for indsatsområdet Fælles indkøb. Forslagene bygger på det hidtidige arbejde i Indkøbsnetværket og workshoppene i efteråret 2012. De forskellige aktivitets-muligheder blev drøftet ved at møde for RADU-økonomicheferne den 18. juni 2013, og her var det umiddelbart vurderingen, at det er tvivlsomt, hvor meget yderligere der er at hente ved en øget fælles eller koordineret indsats på indkøbsområdet. Der iværksættes derfor set i forhold til handlingsplanen for UC-effektivisering og projektinitieringsdokumentet for Indsatsprogrammet Generel Administration i første omgang et mere begrænset projekt om Fælles indkøb. Det begrænsede projekt vil fokusere på en primært skønsmæssigt baseret vurdering af potentialerne ved en skærpet, herunder evt. fælles, indsats på de områder, der forekommer mest lovende. På indkøbsområderne it og bygningsdrift involveres henholdsvis projektet Fælles it (ved It-udvalget) og Effektiv bygningsdrift (ved Bygningschefudvalget) i vurderingen af potentialerne. VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27

2/10 De enkelte UC ers vurdering af potentialerne vil blive sammenfattende vurderet ved en fælles workshop med deltagelse af Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket. Workshoppen vil også give mulighed for en drøftelse og vurdering af erfaringer med indsats for øget brug af indkøbsaftaler (compliance), den lokale organisering af indkøbsopgaverne samt behovet for kompetenceopbygning mv. Endelig foretages med involvering af delresultater fra den netop besluttede Bedste Praksis-analyse af faktura-håndtering på UC erne en vurdering af potentialerne ved realisering på UC erne af Moderniseringsstyrelsens nye Indfak-løsning, der er under udbud, og som forventes klar til udrulning i UC-regi i løbet af 1-2 år.. 2.0 Projektets leverancer Projektet omfatter følgende leverancer: 1. Screening og vurdering af indkøbsaftaler og compliance På de 27 største og mest relevante indkøbsområder dækkende samlede udgifter på omkring 435 mio.kr. gennemføres en oversigtlig screening og vurdering, der omfatter: - En registrering af det aftalegrundlag, der anvendes på det pågældende område - En skønsmæssig vurdering af i hvilket omfang aftalerne dækker området og anvendes i praksis (compliance) - En skønsmæssig vurdering af mulighederne for bedre priser ved brug af andre aftaler og/eller garanteret købsvolumen - En sammenfattende skønsmæssig vurdering af gevinstmulighederne ved øget compliance og/eller brug af et bedre aftalegrundlag. Med hensyn til aftalegrundlag sigtes både vedrørende registreringen og evt. bedre aftaler til denne vifte af muligheder: - Lokale aftaler (indgået efter eget udbud) - Fælles UC-aftaler - Aftaler indgået af Statens Indkøb - SKI-aftaler - Aftaler udbudt af andre offentlige myndigheder, herunder enkelte regioner eller kommuner. De skønsmæssige vurderinger vil i nogle tilfælde måske kunne indeholde et egentligt beløbsmæssigt skøn (beløb eller procentandel). For så vidt der ikke er basis for dette, vil vurderingen alene bestå af en skønsmæssigt baseret rangorden (høj-mellem-lav). Screeningen og vurderingen gennemføres inden for en fælles skabelon (skema) for hver UC for sig og sammenfattes i et oversigtligt skema, der behandles ved en fælles workshop med deltagelse af Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket. Den skemaoversigt og den sammenfattende vurdering, der bliver resultatet heraf, vil udgøre delprojektets leverance.

3/10 I nedenstående oversigt er vist de indkøbskategorier, som Indkøbsnetværket foreslår skal indgå i screeningen og vurderingen. Det drejer sig om i alt 26 kategorier, der skønsmæssigt vurderet omhandler samlede indkøb på omkring 435 mill.kr. årligt. Af de i alt 26 kategorier vil én være frivillig for de enkelte UC er. Det drejer sig om kategorien Bøger, tidsskrifter, aviser, TV-licens [Den endelige liste fastlægges af Økonomichefudvalget den 5. september efter behandling i Indkøbsnetværket, Bygningschefudvalget og It-udvalget] Tabel 1. Indkøbskategorier der indgår i screeningen Indkøbskode Indkøbskategori Område Estimat 1710 Kopi- og multifunktionsmaskiner GEN 7,8 Mkr. 1920 Kontorartikler GEN 4,9 Mkr. 1950 Bøger, tidsskrifter, licens GEN (frivillig 43,9 Mkr. 4210 Trykkeri-, kopi- og printydelser GEN 40,0 Mkr. 1150 Elektricitet BYG 30,8 Mkr. 1210 Rengørings- og forbrugsartikler BYG 5,4 Mkr. 1810 Kontormøbler og skrivebordsbelysning BYG 1,7 Mkr. 1850 Øvrige inventar, møbler og lamper BYG 7,0 Mkr. 2210 Køkkeninventar og -udstyr BYG 0,8 Mkr. 4100 Bygningsdrift / -vedligehold inklusive byggematerialer BYG 83,3 Mkr. 4600 Rengøringsydelser BYG 36,2 Mkr. 5500 Vagt og sikring BYG 18,6 Mkr. 1605 IT storage IT 1,6 Mkr. 1610 IT servere IT 6,5 Mkr. 1620 PC Arbejdsstationer IT 12,3 Mkr. 1640 IT Netværkskomponenter - hardware IT 6,0 Mkr. 1650 IT udstyr i øvrigt IT 20,8 Mkr. 1680 IT Software og -licenser IT 28,2 Mkr. 1750 AV udstyr IT 8,1 Mkr. 5410 Telefoni IT 4,9 Mkr. 5430 Telefon- og omstillingsanlæg IT 0,1 Mkr. 5440 Datakommunikation IT 14,1 Mkr. 5450 Mobilbredbånd IT 0,0 Mkr. 5460 Hjemmearbejdspladser IT 1,7 Mkr. 6100 IT Driftsydelser IT 21,8 Mkr. 6200 IT Konsulenter IT 22,5 Mkr. 6300 Øvrige IT-tjenesteydelser IT 7,4 Mkr. Til afgrænsningen af de forskellige aftaleområder anvendes den kategorisering, der anvendes ved den pligtige indberetning af statsinstitutioners indkøb. Denne kategorisering afspejler ikke blot vare- eller serviceart, men afspejler i høj grad også typiske aftaleområder.

4/10 Nærmere om den statslige indkøbskategorisering og de enkelte kategoriers afgrænsning kan ses via videre link på: http://www.statensindkob.dk/statens- Indkobsprogram/Indkobsrapportering/Indkoebskategorier Da UCC igennem er par år systematisk har anvendt den statslige indkøbskategorisering ved registreringen af fakturaer i Navision er der på grundlag af UCC s varekøb for årene 2011 og 2012 foretaget et skøn for samtlige UC ers indkøb ved at antage at UCC s indkøb i de enkelte kategorier udgør 14 pct. af samtlige UC er indkøb svarende til, at UCC s udgifter udgør ca. 14 pct. af alle UC ers udgifter. Som det fremgår af listen ligger hovedparten af emnerne inden for bygnings- og itområderne, hvorfor de grundlæggende gennemgange (screening og vurdering) gennemføres med involvering af henholdsvis projektet Effektiv bygningsdrift og Fælles it, der i forvejen kommer ind på emnerne på forskellig vis. Rent praktisk gennemføres de grundlæggende registreringer og vurderinger på de enkelte UC er med involvering af både de lokale medlemmer af Indkøbsnetværket og de lokale medlemmer af henholdsvis Bygningschefudvalget og It-udvalget, der nærmere aftaler, hvorledes den lokale vurdering gennemføres, og afgiver vurderingen i fællesskab. På de øvrige indkøbsområder forstår det pågældende UC s medlem af Indkøbsnetværket den lokale vurdering. I oversigten er i kolonnen Område angivet hvilket udvalg, der ansvarlig for den sammenfattende vurdering på området, idet GEN = Indkøbsnetværket, IT = It-udvalget og BYG = Bygningschefudvalget. Selve screeningen med registrering af aftaler og vurdering af aftalebrug (compliance) og potentialer ved en skærpet indsats foretages på grundlag af og rapporteres via et særligt regneark. 2. Vurdering af lokale indkøbs-erfaringer Der gennemføres baseret på en forberedt workshop med deltagelse af både Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket en fælles vurdering af lokale erfaringer på disse fire områder særlig indsats for øget brug af indkøbsaftaler (compliance), erfaringer med brug af stikprøver og analyseværktøjer baseret på efaktura-data organisering af indkøbsopgaverne samt behovet for kompetenceopbygning på indkøbsområdet.

5/10 3. Vurdering af udviklingsmulighederne ved den kommende Indfak-løsning Baseret på en kontakt til Moderniseringsstyrelsen om orientering om indholdet af det igangværende genudbud af den statslige Indfak-løsning og dens kobling til UC-ernes Navision-løsning foretages en vurdering af udviklingsmulighederne for UC erne i de nærmeste år. Denne vurdering vil også kunne understøttes af (del)resultater fra den netop besluttede Bedste Praksis-analyse på området Generel Administration om fakturahåndtering. Bedste Praksis-analysen af fakturahåndtering ventes gennemføret under to vinkler: 1) Hvad kan man gøre bedre her-og-nu og de næste par år indtil en ny løsning implementeres på UC erne ved brug af den aktuelle Indfak-løsning og 2) hvilke ønsker/krav UC erne har til opsætning og implementering af den nye Indfak-løsning. 3.0 Tilgang og metode Ad 1. Screening og vurdering af indkøbsaftaler og compliance Screeningen og vurderingen gennemføres med disse aktiviteter: Der udarbejdes et skema til den enkelte UC s registrering og vurdering Udkast til skemaerne og en vejledning hertil drøftes ved et møde i Indkøbsnetværket, der også vurderer bruttolisten og kommer med en indstilling om, hvilke områder der skal indgå i screeningen. Skemaer og vejledning på bygningsområdet og it-området behandles i regi af projekterne Effektiv bygningsdrift og Fælles it Endelige skemaer og vejledning hertil udsendes til de enkelte UC er, der udfylder skemaerne Skemaerne sammenfattes med sigte på behandlingen på den fælles workshop Sammenfatningsskemaerne (inkl. bilag for de enkelte UC er) behandles på en workshop med deltagelse af Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket. Workshoppens behandling skal munde ud i en sammenfattende vurdering og indstilling om videre arbejde, herunder om evt. fælles indsats på området. Ad 2. Vurdering af lokale indkøbs-erfaringer Vurderingen gennemføres baseret på disse aktiviteter: Ved et møde i Økonomichefudvalget fastlægges nærmere de emner, man ønsker behandlet ved en workshop med deltagelse af Indkøbsnetværket. Samtidig aftales en emneliste (spørgeskema) for de oplysninger om de enkelte UC er, som man gerne vil have tilvejebragt som baggrundsmateriale for workshoppens drøftelser De fastlagte emner behandles ved en halvdags workshop med deltagelse af Økonomichefudvalget samt Indkøbsnetværket. Workshoppens konklusioner sammenfattes og afrapporteres oversigtligt sammen med en indstilling om evt. videre indsats på området.

6/10 Ad 3. Vurdering af udviklingsmulighederne ved den kommende Indfak-løsning Vurderingen gennemføres således: Via en kontakt til Moderniseringsstyrelsen tilvejebringes den fornødne oversigtlige viden om planer bl.a. baseret på den kravspecifikation, der offentliggøres i september måned Disse oplysninger behandles og vurderes ved den fælles workshop for Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket (jf. ovenfor) Vurderingen kvalificeres og præciseres efterfølgende via (del)resultater fra Bedste Praksis-analysen af fakturahåndtering. 4.0 Hovedaktiviteter og tidsplan De ovenfor beskrevne aktiviteter gennemføres i perioden august-november 2013 centreret om disse mødeaktiviteter i Økonomichef-udvalget og Indkøbsnetværket suppleret med Bygningschefudvalget og It-udvalget: 16. august: Projektbeskrivelse, udkast til vurderingsskemaer og vejledning samt udvælgelse af områder til screening behandles på et møde i Indkøbsnetværket 21. august: Spørgeskemaer og vejledning behandles ved møder i Bygningschefudvalget og It-udvalget Ultimo august: Projektbeskrivelse behandles og godkendes via skriftlig procedure i Økonomichefudvalget 29. august: Endelig version af spørgeskemaer og vejledning udsendes til de enkelte UC er, der iværksætter den lokale udfyldning af skemaer 5. september: Møde i Økonomichefudvalget, hvor formanden/projektejer Ole Ejdrup Christensen orienterer om projektets status og evt. udestående spørgsmål behandles 27. september: Deadline for færdiggørelse og indsendelse af skemaer fra de enkelte UC er 3.-4. oktober: I forbindelse med RADU-døgnet holdes møder i Indkøbsnetværket, Bygningschefudvalget og It-udvalget, hvor man behandler skemaer og vurderinger fra de enkelte UC er og drøfter et første oplæg til konklusioner 3.-4. oktober: I forbindelse med RADU-døgnet holdes et fællesmøde med deltagelse af Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket, hvor man drøfter projektstatus samt drøfter program for og forberedelse af fælles workshoppen primo november. Oktober-november: Udarbejdelse af korte bidrag/beskrivelser fra de enkelte UC er til fælles workshoppen Ultimo oktober: Møde i Indkøbsnetværket, hvor man færdigbehandler vurderinger og indstillinger på indkøbsområdet samt drøfter bidrag til fælles workshoppen Medio november: Fælles workshop for Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket Ultimo november: Møde i Økonomichefudvalget, hvor afrapportering fra projektet godkendes.

7/10 5.0 Videre proces På grund af projektets udredende og sonderende karakter vil behovet for og ønskeligheden af videre indsats på området først tegne sig mod projektets slutning. Der kan vise sig behov for og ønske om en væsentlig fælles på nogle områder, men det kan også vise sig, at der ikke vurderes at være noget væsentligt behov. 6.0 Organisering og bemanding Projektet organiseres og bemandes således: Projektejer Økonomichefudvalgets formand, Ole Ejdrup Christensen, UCC, varetager rollen som projektejer og vil som sådan kunne foretage alle nødvendige dispositioner til projektets gennemførelse inden for de rammer, som nærværende projektbeskrivelse fastlægger. Ved evt. justeringer i forhold til projektbeskrivelsen og ved evt. træk på dispositionsreserven (jf. nedenfor afsnit 7.0 Økonomi og finansiering), orienteres Indsatsprogramstyregruppen for Generel Administration. Projektgruppe Økonmichefudvalget fungerer med bistand fra og i samspil med Indkøbsnetværket som projektgruppe og bistår ud over deltagelse i de fastlagte mødeaktiviteter i et vist omfang også på anden vis til projektets gennemførelse dels ved at varetage ansvaret for udredning og bidrag vedr. lokale forhold, dels ved digital kommentering af generelle oplæg, skabeloner o.lign. Økonomichefudvalget omfatter: - Ole Ejdrup Christensen, UCC (formand) - Claus Krogh Larsen, Metropol - Viggo Bundgaard, UC Sjælland - Lars V. Lund, UC Lillebælt - Uffe Viegh Jørgensen, UC Nordjylland - Jørgen Johannsen, UC VIA - Torben Mark Buch, UC Syd Særlig bistand til indkøbs-screening og vurdering Den særlige screening og vurdering af udvalgte indkøbsområder vil kræve en væsentlig involvering af relevante indkøbsansvarlige på de udvalgte områder, herunder især it- og bygningsområderne, som formentlig vil tegne sig for hovedparten af de undersøgte områder. Generel praktisk bistand i øvrigt De kommende Bedste Praksis-konsulenter i UC-regi tager over, med generel bistand, så snart de måtte være på plads og i det omfang, som det generelle Bedste Praksis-projekt, måtte give tid hertil.

8/10 Derudover leverer Devoteam generel transitionsbistand igennem projektforløbet og varetager fornøden generel praktisk bistand, indtil UC-konsulenterne måtte være på plads, idet Devoteams bistand aftrappes i takt med, at UC-konsulenterne kan tage over. 7.0 Økonomi og finansiering Udgifterne til Bedste Praksis-konsulenterne i UC-regi er forudsat finansieret via den generelle bevilling hertil til Indsatsstyregruppen for Generel Administration og kræver således ikke særskilt projektbevilling. Derudover foreslås bevilget i alt 500.000 kr. (ekskl. moms) til sektordeltagelse og ekstern bistand, der fordeler sig om følger: Devoteam: 230.000 kr. Dispositionsreserve: 120.000 kr. Beløbet, der vil kunne disponeres af projektejeren Ole Ejdrup Christensen, er tænkt som en reserve med sigte på, dels at UC Bedste Praksis-konsulenterne ikke vil kunne tage over som forventet, dels at der måtte være behov for bistand i højere grad end forudsat. I givet fald vil supplerende bistand kunne fås fra Devoteam eller evt. ad hoc frikøb af lokale UC-medarbejdere. En specifikation af udgifterne er vist i nedenstående tabel 2.

9/10 Tabel 2. Specifikation af udgifter til ekstern bistand Konsulentbudget for Effektivt Indkøb Timer Honorar Devoteam Opgave Rolle for Devoteam PLN JNV Interne PLN JNV I alt kons 1.700 1.325 Opgavespecifik bistand Screening og vurdering af indkøbsaftaler og compliance Udarbejde skema Færdiggørelse, forududfyldelse 3 4 5.100 5.300 10.400 Indkøbsnetværk-drøftelse Justeringer 1 0 1.325 1.325 Koordinering med bygningsprojekt Udførende 2 3 3.400 3.975 7.375 og it-projekt UC'er udfylder Support til 5 0 6.625 6.625 indkøbsnetværket Sammenfatning Udførende 2 10 3.400 13.250 16.650 Workshop om resultater Præsentere + deltage* 4 0 5.300 5.300 Sammenfattende vurdering, rapp. og Bidrag og review 2 10 X 3.400 13.250 16.650 indstilling Vurdering af lokale erfaringer med compliance og organisering Udpege emner og udf. spørgeskema Udfærdige spørgeskema 2 10 3.400 13.250 16.650 UC'erne udfylder Support 5 X Bearbejdning til workshop 1 10 Workshop om resultater Præsentere + deltage* 2 X 0 2.650 2.650 Sammenfatning og rapp. af konklusioner, Indstilling Bidrag og review 2 10 X 3.400 13.250 16.650 Vurdering af udviklingsmuligheder med kommende IndFak-løsning Indhente oplysninger om kommende Udførende 1 8 X 1.700 10.600 12.300 IndFak-løsning Vurdering ved Workshop Præsentere + deltage* 1 3 1.700 3.975 5.675 Evt. inddragelse af BP-projekt Formidle erfaringer 4 X 0 5.300 5.300 observationer Sammenfatning og rapp. af konklusioner, Indstilling Bidrag og review 2 8 X 3.400 10.600 14.000 Specifik bistand i alt 16 97 27.200 128.525 155.725 * Møderelateret bistand (ud over den specifikke bistand) Møder Indkøbsnetværk 1½ time august 1,5 1,5 2.550 1.988 4.538 Indkøbsnetværk 1½ time sep/okt 1,5 1,5 2.550 1.988 4.538 Indkøbsnetværk 1½ time november 1,5 1,5 2.550 1.988 4.538 Økonomichefudvalg 2*1½time august, oktober 3 3 5.100 3.975 9.075 Workshop (ult. okt./pri. nov.) 6 timer Forberedelse 2 10 3.400 13.250 16.650 Deltagelse 7,5 7,5 12.750 9.938 22.688 Generel opfølgning 1 5 1.700 6.625 8.325 Møderelateret bistand 18 30 30.600 39.750 70.350 Devoteam bistand i alt 36 127 61.200 168.275 229.475 230.000 Særlig bistand fra indkøbsansvarlige og sektordeltagelse i.ø. 150.000 Dispositionsbeløb 120.000 I alt konsulentbudget 500.000

10/10 I oversigten er med x markeret, hvor de interne UC-konsulenter forventes at tage over trinvis i løbet af projektperioden. 8.0 Overordnede risici Den væsentligste overordnede risiko ved projektet knytter sig til den centrale aktivitet: Indkøbsscreening og vurdering. Hvis denne aktivitet ikke gennemføres med en passende dybde (i registreringen af aftaler) og villighed til at vove pelsen i skønsmæssige vurderinger, vil der ikke være et tilstrækkeligt dækkende og solidt beslutningsgrundlag til at drage de centrale konklusioner, som projektet lægger op til. Med sigte på at reducere disse risici skal der i projektforløbet sikres en afgørende og motiverende involvering af de relevante indkøbsansvarlige, der skal forestå screeninger og vurderinger. De lokale ressourcedirektører samt medlemmerne af Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket vil her skulle spille en afgørende rolle.