Opgavebeskrivelse. Professionalisering af flextrafikken

Transkript

1 Opgavebeskrivelse Professionalisering af flextrafikken En gap-analyse af flextrafik-branchen i Nordjylland Udarbejdelse af strategiske handlingsplaner til fremtidige indsatser Opgavebeskrivelsen omfatter: 1. Baggrund 2. Formål med projektet 3. Projektets omfang og ønskede leverancer 4. Dokumentationens omfang 5. Samarbejdsorganisation 6. Tidsplan 7. Økonomi og ressourcer 8. Retningslinjer for tilbuddets udformning 9. Yderligere oplysninger og indsendelse af tilbud Opgaven er offentliggjort på NT s hjemmeside og via direkte kontakt til 5 konsulenter Opgaven er støttet med midler fra Vækstforum, Region Nordjylland 1

2 1. Baggrund Den 8. januar 2015 afholdte Nordjyllands Trafikselskab (NT) en persontransport-workshop med overskrifterne Professionalisering, Innovation og Forretningsudvikling. Deltagerne var NTs Entreprenørudvalg, direktører og repræsentanter fra brancheorganisationerne; Dansk Taxi Råd (DTR), Danske Busvognmand (DB) og Centralforeningen af Taxiforeninger i Danmark (CAT) samt Flexdanmark 1 og AMU Nordjylland. Formålet med konferencen var en idégenerering og udvælgelse af strategiske indsatsområder, der kan være medvirkende til udvikling af persontransport-branchen, men også udvikling af flextrafikken 2 og den kollektive trafik som helhed. Som afslutning på denne workshop blev der udpeget en række indsatser, som alle deltagere var enige om at arbejde videre med - herunder vækst og professionalisering af flextrafikken. Deltagerne aftalte at igangsætte et samarbejde omkring udvikling af fælles løsninger og indsatser til gavn for borgerne, virksomheder (taxivognmand) samt medarbejdere (chauffører). Efterfølgende undersøgte NT mulighederne for at søge eksterne støttemidler hos Region Nordjylland (Vækstforum) til en forundersøgelse (gap-analyse). Vækstforum tilkendegav i efteråret 2015 et tilskud til projektet Professionalisering af flextrafikken i Nordjylland. Uddrag af ansøgningen er vedlagt som bilag 1. Bemærk at tidsplan og enkelte aktiviteter er justeret efterfølgende. 2. Formål med projektet Projektets formål er en kortlægning af flextrafik-branchen gennem en gap-analyse med henblik på at udarbejde en strategisk handlingsplan, der i årerne fremover kan sikre dygtige og kompetente vognmandsvirksomheder på markedet. Gennem en undersøgelse af de gaps, der eksisterer mellem kravene fra NT, ejerne og kunderne på ene side og på den anden side de faktiske forhold, der kan identificeres i branchen, er det målet at synliggøre udviklingsmuligheder og indsatsområder. Det er forventningen, at handlingsplanen vil pege på en række kortsigtede og langsigtede indsatser. Gap-analysen skal afdække de krav, behov og udfordringer, der er i branchen set ud fra både vognmandens, kommunernes, regionens og NTs side - og forventes afdækket via kvantitative og kvalitative undersøgelser. Metodisk og indholdsmæssigt skal undersøgelserne planlægges og gennemføres i et samarbejde med et eksternt konsulentbureau. Med udgangspunkt i undersøgelsernes resultater ønskes der lagt en handlingsplan for, hvordan NT i fællesskab med flextrafik-branchens interessenter kan håndtere og modvirke de udfordringer, som kan identificeres i analysen. Det er forhåbningen, at denne handlingsplan kan danne grundlag for udarbejdelsen af en 1 FlexDanmark er stiftet af Nordjyllands Trafikselskab, Midttrafik, Sydtrafik, Fynbus, Movia samt Region Midtjylland. I samarbejde med trafikselskaber, kommuner og regioner udvikler og implementerer vi nye koncepter til flextrafikken i Danmark. FlexDanmark driver et landsdækkende call center, der håndterer bestillingsmodtagelse og trafikstyring til trafikselskabernes flextrafik. Desuden håndterer de systemovervågning og -support af flextrafik-systemerne. 2 Flextrafik samler og koordinerer al kørsel for borgere, der ikke har mulighed for at benytte den øvrige kollektive trafik. Flextrafikken er behovsstyret, hvilket betyder, at kørslen er tilrettelagt efter borgernes behov for kørsel og ikke efter en fast ruteplan. Via flextrafikken køres mange borgere dagligt til forskellige former for tilbud en transport, der helt eller delvist er betalt af det offentlige. Det er for eksempel kørsel til læge eller speciallæge, genoptræning eller børn, der skal køres i skole. Flextrafik er også flexture, der er et flexibelt alternativ til bus og tog og som er for alle borgere og som transporterer borgeren fra adresse til adresse. Hos NT har vi 7 flextrafikordninger; FlexTur, FlexHandicap, FlexAktivitet, FlexLinjer, FlexLæge, FlexSkole, FlexSygehus. For mere information herom henvises til vores web nordjyllandstrafikselskab.dk 2

3 større EU-Socialfondsansøgning i efteråret 2016 med fokus på kompetenceudvikling af vognmandsvirksomheder. 3. Projektets omfang og ønskede leverancer Projektets hovedaktivitet er en gennemførsel af en række kvantitative og kvalitative undersøgelser for og af hele flextrafik-området med henblik på at identificere de gabs, der formodes at gøre sig gældende på området. Undersøgelsernes temaerne præcisereres nærmere i samarbejde med den valgte konsulent, men det kan være en undersøgelse af udfordringer og barrierer i den daglige drift, kompetenceniveauet hos vognmanden selv, vognmændenes forståelse af kontraktkrav, fakta om vognmandens virksomhed m.m. Det er formodningen, at ovenstående kun er et lille udsnit af emneområder som bør analyseres. For at kunne præcisere disse områder nærmere og for dermed at kunne tilrettelægge det helt rigtige undersøgelsesdesign både indholdsmæssigt og metodisk kan det være nødvendigt at foretage en forundersøgelse (fx interviews med forskellige interessenter i branchen) med henblik på at indsamle viden til selve undersøgelsesindholdet (temaer, spørgsmål og metode). NT er meget interesseret i at høre, om tilbudsgivers erfaring og anbefaling hertil. Det er NTs ønske, at tilbudsgiver - ud fra sin erfaring og viden - kommer med et oplæg til, hvordan der kan indsamles viden til at kunne tilrettelægge undersøgelserne, og hvorledes interessenterne bliver involveret i denne fase. Tilbudsgiver skal også give sit bud på et undersøgelsesdesign, der dog endeligt vil blive udarbejdet i et samarbejde mellem NT, tilbudsgiver og evt. udvalgte interessenter. Det er ønskeligt, at tilbudsgiver kan referere til tidligere udarbejdede gap-analyser. Det er særlig vigtigt, at tilbudsgiver (når gap-analysen foreligger) kan udtænke konkrete, strategiske handlingsplaner, som læner sig op ad undersøgelsesresultaterne og gap-analysen og som giver et bud på kort- og langsigtede tiltag. Det vil være en fordel, hvis tilbudsgiver kan referere til tidligere udarbejdede projekter og analyser. Det vil være en fordel, hvis tilbudsgiver har tidligere erfaring med udarbejdelse af EU-Socialfondsansøgninger, da NT muligvis gerne vil have tilbudsgivers hjælp til en ansøgning (option). Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive, hvorledes nedenstående leverancer søges opnået: Et godkendt undersøgelsesdesign. Forud for fastlæggelsen af et undersøgelsesdesign kan det være givtigt at foretage en forundersøgelse for at få inputs til undersøgelsernes indhold. En række gennemførte kvantitative og kvalitative undersøgelser En gap-analyse (skriftlig rapport), der skitserer de aktuelle gaps og udfordringer, som gør sig gældende på flextrafik-området. En række strategiske handlingsplaner til løsning af gaps og udfordringer. Samles i en skriftlig rapport. Evt. udarbejdelse af en EU-Socialfondsansøgning (option). 4. Dokumentationens omfang 3

4 Resultatet fra undersøgelserne og gap-analyse skal samles i en skriftlig rapport. Rapporten indeholder ud over resultaterne også strategiske handlingsplaner til fremtidige tiltag og aktiviteter. Som supplement ønskes et præsentationsmateriale, der indeholder den endelige analyse, resultater og handlingsplaner (fx power point). Vælger NT, at tilbudsgiver skal løse opgaven med udarbejdelse af en EU-Socialfondsansøgning er dokumentationen selve et udfyldt ansøgningsskema. 5. Samarbejdsorganisation Til sikring af fremdrift og forankring af projektets mål og indhold er denne organisering ved at blive etableret: Interessentgruppe Følgegruppe Styregruppe/ projektgruppe Interessentgruppe Antal: Ca. 18 pers. Forventes at bestå af repræsentanter fra Brancheorganisationerne (DB, CAT, DTR), Arbejdstagerforening (3F, Krifa), Arbejdsgiverforening (ATAX, Turistvognmændenes arbejdsgiverforening(ta)), Dansk Erhverv, kommunerne, Region Nordjylland samt NT. Gruppe er stadig under opbygning. Rolle: Være velinformeret omkring projektets formål og aktiviteter, give inputs til undersøgelsernes indhold, forholde sig til resultater og handlingsplaner og sikre bedre forankring i branchen. Mødefrekvens: 2 møder i løbet af projektperiode. Medio maj før undersøgelserne sættes i gang og september/oktober når resultaterne foreligger. Det er vigtigt, at tilbudsgiver kan deltage på disse møder. Dato for disse møder er ikke fastlagt. Følgegruppe Antal: 10 pers. NTs Entreprenørudvalg, der består af 2 repræsentanter fra hhv. DB, CAT og DTR samt ledelsesrepræsentanter fra NT. Rolle: Give inputs til projektets aktiviteter, forholde sig til resultater og handlingsplaner samt sikre forankring i og information til eget bagland (hos vognmændene) Mødefrekvens: 2 møder i løbet af projektperiode. Møderne er planlagt til 26/4 og 14/9. Det er vigtigt, at tilbudsgiver kan deltage på disse to møder. Styregruppe/projektgruppe 4

5 Antal: 4 pers. Forankret i NT med ledelsesrepræsentanter, projektejer og projektleder Rolle: Ansvarlig for projektets fremdrift, har kontakten med konsulenten, udarbejde oplæg til Følgegruppe og Interessentgruppe, planlægge og igangsætte aktiviteter og tiltag sammen med konsulent og ansvarlig for projektets økonomi. Mødefrekvens: Mødes 2-4 gange/måned Tilbudsgiver skal samarbejde med ovenstående organisering - og det er vigtigt, at der i tilbuddet er synliggjort, hvorledes interessenterne vil blive involveret i forhold til både forberedelsen af undersøgelserne, gennemførslen og den efterfølgende rapportering. Det er vigtigt, at tilbudsgiver kan deltage i Interessentgruppemøderne, Følgegruppemøderne og efter behov med styre-/projektgruppen. Tilbudsgivers rolle vil være at præsentere oplæg til undersøgelserne, komme med inputs, lytte til inputs, præsentere resultaterne m.m. 6. Tidsplan Opgaven har 4 faser: Fase 1 (->maj): Valg af konsulent, evt. gennemførsel af forundersøgelser og kortlægning/godkendelse af undersøgelsesdesign Fase 2 (maj-august): Gennemførsel af kvantitative og kvalitative undersøgelser Fase 3 (september-oktober): Rapportering af undersøgelsesresultater, udarbejdelse af gap-analyse og strategiske handlingsplaner med anbefalinger til fremtidige tiltag og aktiviteter Fase 4 (oktober-december): Evt. udarbejdelse af Socialfondsansøgning til EU (option) For yderligere uddybning af tidsplan henvises til bilag 2. Det forventes, at tilbudsgiver forsøger at tilpasse opgavens elementer herefter. 7. Økonomi og ressourcer Til opgaven er der hos NT udpeget en projektleder til den løbende opgaveløsning, koordinering og kontakt med den valgte konsulent. Til opgaven er der afsat kr. eksklusiv moms. Tilbuddet skal holde sig inden for denne ramme. Der ønskes dog en option på køb af hjælp til formulering og udarbejdelse af en eventuel EU-Socialfondsansøgning. 8. Retningslinjer for tilbuddets udformning For at kunne sammenligne de indkomne tilbud, skal tilbudsgivers tilbud indeholde følgende afsnit: 1. Redegørelse for, hvordan tilbudsgiver vil tilrettelægge opgaven, valg af dataindsamlingsmetoder, inddragelse af interessenter, løsning af opgavens leverancer etc. 2. Tidsplan med milepæle 3. Samlet pris for opgaven. Tilbuddet skal indeholde et timeskøn og en pris for hver delopgave fx planlægning og gennemførsel af en evt. forundersøgelse, selve undersøgelsen evt. opdelt i forskellige faser, 5

6 selve gap-analysen, efterbearbejdning, udarbejdelse af handlingsplaner, præsentation af resultaterne og som en option; udarbejdelse af en Socialfondsansøgning. 4. Generelle oplysninger om tilbudsgiveren samt CV, referencer m.m. for de personer, som vil være tilknyttet opgaven. NT forbeholder sig den ret til at kassere tilbud, der ikke opfylder retningslinjerne for tilbuddets udformning. NT forbeholder sig ligeledes ret til at vælge frit mellem de indkomne tilbud - eller ikke at vælge en konsulent blandt tilbudsgiverne, såfremt de indkomne tilbud ikke lever op til forventningerne. 9. Yderligere oplysninger og indsendelse af tilbud Tilbuddet skal sendes pr. mail til HL@ntmail.dk senest fredag den 1. april 2016 kl. 12. For yderligere oplysninger og drøftelse af opgaven kan Kontraktchef Erik Frederiksen ( ) eller Projektleder Heidi Livoni ( ) kontaktes. Såfremt tilbudsgiver forud deadline ønsker et fysisk eller telefonisk møde omkring opgaven, kontaktes Heidi Livoni for et nærmere tidspunkt. Efter tilbudsfristen vil NT vurdere alle indkomne tilbud og evt. invitere udvalgte tilbudsgivere ind til et fysisk møde mandag den 11. april ml Her er det vigtigt, at de personer, som skal løse opgaven, er tilstede. Afgørelsen forventes at finde sted i løbet af uge 15 - og alle tilbudsgivere vil blive kontaktet. 6