Organisationsbestyrelsens skriftlige beretning 2012/2013 Organisationsbestyrelsens (OB) skriftlige beretning kan kun være en gentagelse og/eller opsummering af, hvad der kan læses i OBs mødereferater, der jo løbende offentliggøres. Organisationsbestyrelsen: Godkendelse af forretningsorden, konstituering, honorarfordeling og budget 2013 OB-konference Hjemmesiden www.bffjordblink.dk Forvaltningsrevision Personaleforhold Fjordblink og Alabu Bolig Afdelingerne: Nybyggerier Renoveringer med Landsbyggefondens (LBF) støtte Renoveringer uden Landsbyggefondens støtte Fælles bestyrelsesmøder Konferencen med afdelingsbestyrelserne Udlejning Afdelinger uden bestyrelser Det særlige Vestby-projekt Økonomi Dispositionsfonden Trækningsretten Samarbejdet med de andre : AalborgBo Projekt 9220 Europan-konkurrencen Samarbejdet med Aalborg Kommune 1.
Organisationsbestyrelsen (OB) OBs medlemmer er: Anton Kanstrup (formand), Viola Ørbæk (næstformand), Bodil Errboe, Kirsten Bjørnlund (indtrådt i stedet for Benny Bentsen), Kirsten Gregersen, Tina C. Kristiansen, Ursula Jørgensen, Susan Jørgensen og Johnny Kristiansen (medarbejderrepræsentant). Suppleant: Birte Holst. Godkendelse af forretningsorden, konstituering og honorarfordeling Organisationsbestyrelsen har afholdt 8 bestyrelsesmøder i perioden. På det første møde i OB efter generalforsamlingen blev der vedtaget en forretningsorden og konstitueret med næstformand og udvalg. Det blev vedtaget, at bestyrelseshonoraret fordeltes med 2/3 til formand og 1/3 til næstformand. For samtlige nybyggerier og renoveringssager blev der nedsat bygherreudvalg. OB er repræsenteret i dem fordelt ud på alle OBs medlemmer. Alabu Boligs administration er med i alle Fjordblinks bygherreudvalg. I de bygherreudvalg, der beskæftiger sig med byggesager i eksisterende afdelinger, suppleres udvalget med repræsentanter for de enkelte afdelinger og den ledende ejendomsfunktionær. OB udpeger medlemmer til repræsentantskabet for Aalborg Kommunes udlejning af kollegie- og ungdomsboliger AKU-Aalborg og til TV-Aalborgs repræsentantskab. Herudover er Fjordblink repræsenteret i en række (overordnede) grundejerforeninger. Hvert år inden sommerferien forelægges og godkendes hovedforeningens budget for det efterfølgende år. OB-konference Sidste efterår tog OB en tur til Hjørring og så på renoveringer i Hjørrings vestlige bydel. Dagen efter gennemførte vi et miniseminar, opgaven var at lave en prioritering af de midler, der var i trækningsretten og dispositionsfonden. Herudover havde vi også de ledende ejendomsfunktionærer til at fortælle om deres visioner for Fjordblink. Hjemmesiden www.bffjordblink.dk Fjordblink har fået genoprettet sin selvstændige hjemmeside med links til Alabu Boligs hjemmeside. Da vi har fælles opnotering for alle tilknyttede organisationer, ligger udlejningsdelen som en del af Alabu Boligs hjemmeside. Hjemmesiden skal bruges til informationer, mødeindkal-delser og offentliggørelse af mødereferater. Alt for få afdelingsbestyrelser bruger hjemmesiden til offentliggørelse af referater fra deres møder. Via et særligt program kan afdelingsbestyrelserne følge udviklingen i afdelingens økonomi. Forvaltningsrevision Der er foretaget forvaltningsrevision på afdelingernes henlæggelser, og der er indført nye regler for registrering af IT-udstyr og maskinpark. Personaleforhold Ejendomsfunktionærerne er fortsat ansat i Fjordblink. Foruden pasningen af deres daglige opgaver spiller ejendomsfunktionærerne, sammen med afdelingsbestyrelserne, en vigtig rolle ved syn, fremvisning og indflytning. Med indførelse af splitansættelser har Fjordblink igen fået ansat administrativt personale. Fjordblinks andel af hver enkelt ansat er godt 37 %. Vi byder dem naturligvis velkommen, og takker dem for deres positive indstilling til den nye ansættelsesform, der jo betyder besparelser for afdelingerne. 2.
Fjordblink og Alabu Bolig John Hjelm opsagde sidste år sin stilling til fratræden med udgangen af februar 2013. Pr. 1. marts 2013 tiltrådte Klaus Ringgaard som ny direktør for Alabu Bolig. Den nye direktørs vigtigste opgaver bliver at se på hele ledelsesdelen, personaledelen, samarbejdet på tværs, samt optimering af driften i Alabu Bolig og dens tilsluttede organisationer. Alabu Boligs direktør deltager i OBs møder. Klaus Ringgaard deltog første gang i OBs møde den 5. marts 2013. Da vi stiftede administrationsfælleskabet Alabu Bolig var der enighed om, at aftalen ikke kunne opløses de første 5 år og med den tilføjelse, at opsigelsen skulle ske senest et år før, altså 31. december 2012. I løbet af sommeren 2012 stillede Fjordblinks OB krav om en række forbedringer. Alt er ikke nået, men vi er på rette vej. Årsagen, til at det ikke er gået så hurtig med det hele, som vi havde forventet, kan findes flere steder: Vi brugte i starten en del kræfter på at få økonomien på plads. Alabu Boligs bestyrelse og direktør havde ikke fokus nok på, hvad det krævede af en leder både at stå i spidsen for opførelse af hundredvis af nye boliger og samtidig bygge en ny administration op. I de forløbne år med administrationsfællesskabet har der været mærkbare fordele: To store opgaver omkring opnotering blev løst uden ekstra personale. Der er opnået større driftssikkerhed i administrationen. Vi er to parter om at betale huslejen i Brohusgade. I løbet af sommeren 2012 er vi ved splitansættelse af det administrative personale blevet momsfrie på langt de fleste poster. Det betyder, at den enkelte person ansættes i samtlige organisationer på baggrund af en procentfordeling i forhold til antal lejemål. Den opnåede momsbesparelse vil gå direkte tilbage til afdelingerne og vil således komme til at påvirke budgetterne for 2014 og fremefter. OB har på den baggrund valgt at fortsætte samarbejdet med Vanggården om administrations-fællesskab. Afdelingerne Byggesager nybyggerier og de mange renoveringer har fyldt meget på OBs møder i årets løb. Her følger en kort status på de enkelte byggerier: Nybyggerier Afdeling 35 & 36 Godsbanen 9 33. Det drejer sig om 175 ungdomsboliger og 35 familieboliger. Erhvervsdelen er solgt fra. Det samlede anlægsbudget for boligbyggeriet på kr. 249.142.000 er overholdt. Ungdomsboligerne blev taget i brug sidst på året 2012. Familieboligerne er taget i brug 1. marts 2013. Alt er lejet ud. 3.
Afdeling 40 Alexander Foss Gade (Eternitgrunden). Her er tale om 70 ungdomsboliger under opførelse. Forventes færdigt til 1. juli 2013. Anlægsbudgettet er på kr. 84.500.000. Det er meget stramt; især fordi det viste sig, at der har været mangelfuld rådgivning undervejs. Afdeling 42 Også beliggende på Godsbanen. Her er tale om 155 ungdomsboliger. Projektet er under udarbejdelse. Renoveringer med LBF-støtte Afdeling 15 Skallerupvej. Her blev nedlagt 36 boliger, alt andet er totalrenoveret. Alt er lejet ud. Byggeriet er færdigt på nær udearealerne. Anlægsbudgettet på kr. 59.000.000 er overholdt. Afdeling 16 Dionevej/Metisvej. Renoveringen omfattede nye tage, nye badeværelser, opretning af murværk, gavle m.m. Byggeriet er færdigt på nær udearealerne. Anlægsbudgettet på kr. 57.000.000 er overholdt. Afdeling 10 Peter Freuchens Vej. Totalrenovering. Sagen forhandles p.t. med Landsbyggefonden. Det er stillet i udsigt, at projektet kan gå i gang i 2015. Anlægsbudgettet vil komme op på over 100 millioner kr. Afdeling 13 Diskovej. Her er udarbejdet en helhedsplan, som omfatter klimaskærm på langt de fleste boliger, samt større forandring af en enkelt blok for at fremskaffe boliger med god tilgængelighed. Sagen forhandles med Landsbyggefonden. Afdeling 14 Saltumvej. Totalrenovering med hovedvægt på isolering og øget tilgængelighed. Sagen forhandles p.t. med Landsbyggefonden. Det er stillet i udsigt, at projektet kan gå i gang i 2015. Anlægsbudgettet vil komme op på over 100 millioner kr. Renoveringer uden LBF-støtte Afdeling 2 Poul Buås Vej m.fl. Byggeriet er færdigt på nær gården. Her er utidssvarende ungdomsboliger og værelser ændret til 13 familieboliger alle lejet ud. Herudover er der renoveret faldstammer, elinstallationer, ventilation m.m. Byggeregnskabet er under udarbejdelse. Afdeling 3 Sønderbro m.fl. Renovering af klimaskærm påbegyndes her i foråret 2013. Anlægsbudgettet er på kr. 55.000.000. 4.
Fælles bestyrelsesmøder Fællesbestyrelsesmødet i oktober blev brugt til at give en grundig orientering om aktiviteterne i Fjordblink. Og som noget nyt bad vi de enkelte afdelinger berette om forløbet af deres afdelingsmøde. Det blev efter OBs opfattelse en god fornyelse. Konferencen med afdelingsbestyrelserne Fjordblinks konference har to formål: 1. At sætte fokus på bestemte emner. 2. At forstærke samarbejdet mellem afdelingerne. På grund af for få tilmeldte aflystes den planlagte konference i januar måned. Der blev gjort et nyt forsøg i marts, hvor vi dels så på Fjordblinks nybyggerier og renoveringer, dels kombinerede det med et fælles bestyrelsesmøde om lørdagen og et oplæg om energibesparelse og solceller. Emnerne var gode, men der var for få deltagere med. Udlejning Fjordblink har i årets løb oplevet, at lejligheder har stået tomme mere end de tre måneder, som en lejer har som opsigelsesfrist. Udgiften hertil skal dækkes af dispositionsfonden. Det samlede tab ved tomgang løber for 2012 op i kr. 654.049 kr. mod kr. 224.000 i 2011. Der har i 2012 været 532 indflytninger heraf er de 175 nye indflytninger på Godsbanen 9-19 (I 2011 var der 335 indflytninger). Afdelinger uden bestyrelser Afdeling 15 (Skallerupvej) og afdeling 28 (Fortunavej) har p.t. ingen afdelingsbestyrelse. I henhold til foreningens vedtægter fungerer OB som afdelingsbestyrelse, når der ikke er valgt nogen. Her gøres der så brug af ordningen med en kontaktperson enten fra OB eller fra afdelingen. Det særlige Vestby-projekt I sidste års beretning kunne vi orientere om det særlige Vestby-projekt, der er sat i gang. I første omgang omfattede det kun Fjordblinks egne afdelinger. Udgangspunktet har været en kortlægning af afdelingernes fysiske tilstand, samt afdelingsbestyrelsernes syn på fremtiden. Efter en studietur i Vestbyen for afdelingsbestyrelser og OB er der nedsat to arbejdsgrupper, der arbejder på tværs af afdelingerne. En gruppe ser på energi og især solceller, og en anden gruppe arbejder med ønsker om et fælleshus i Vestbyen. Økonomi I forbindelse med såvel afdelingsmøder, som de nu fremlagte regnskaber, kan vi glæde os over, at langt de fleste afdelinger har det godt. Såvel hovedforening som alle afdelinger på nær én kommer ud med overskud i regnskaberne for 2012. For alle dele af Fjordblink skyldes det respekt for, at vedtagne budgetter skal overholdes. Hertil kommer: for hovedforeningens vedkommende tilbageførsel af midler fra Alabu Bolig i forbindelse med splitansættelserne. for afdelingernes vedkommende er en medvirkende årsag til overskud tilbagebetaling af administrationsbidrag fra Alabu Bolig. Der blev tilbageført kr. 175,- pr. lejemål. 5.
Dispositionsfonden Til alle renoveringssagerne skal der i større eller mindre grad ydes tilskud fra foreningens dispositionsfond. Det kan ske i form af engangsbeløb og/eller som løbende driftsstøtte over en længere årrække. Det vil i sig selv tære på dispositionsfonden. Dispositionsfonden skal også dække tab ved lejeledighed, hvis lejligheden ikke er udlejet indenfor de første tre måneder efter opsigelse. Endelig kan OB bevilge tilskud til andre formål end lige renovering eller ledighed. Landsbyggefonden har besluttet, at dispositionsfonden i 2012 skal yde tilskud til renoveringen af afdeling 15 på samlet kr. 3.082.000. Hertil kommer et årligt tilskud på kr. 115.000 til et kvarterløftsprojekt. OB har besluttet at yde tilskud til: Afdeling 33 tilskud til foldedøre i ungdomsboligerne - kr. 400.000. Helhedsplan for Vestbyen - kr. 75.000. Arkitekt konkurrencen om Vestbyens fremtid - Europan - kr. 55.000 i 2012 og kr. 55.000 i 2013. Der er i 2012 ydet tilskud til afdelinger med tab ved lejeledighed på kr. 654.049. Trækningsretten Trækningsretten er midler, som indbetales af de ældre afdelinger i Fjordblink. Der kan søges af ALLE afdelinger i Fjordblink. Med udgangspunkt i 10-års planerne beslutter OB, hvilke afdelinger der skal reserveres midler til. Der er således givet forhåndstilsagn til: Afdeling 1 kr. 1.000.000 Afdeling 3 kr. 5.000.000 (frigivet) Afdeling 7 kr. 750.000 Afdeling 2 (9) kr. 1.000.000 (frigivet) Afdeling 10 kr. 4.000.000 Afdeling 13 kr. 2.000.000 Afdeling 14 kr. 3.000.000 Afdeling 15 kr. 2.000.000 (frigivet) Afdeling 16 kr. 2.000.000 (frigivet) Afdeling 17 kr. 350.000 (frigivet) Afdeling 17 kr. 400.000 (frigivet) Samarbejdet med de andre AalborgBo Samarbejdet i AalborgBo er fortsat i 2011/2012. Stort set alle større boligorgansiationer er nu med i samarbejdet. AalborgBo afholder kvartalsvise møder, hvor vi drøfter opgaver af fælles interesse, og hvor der med mellemrum nedsættes ad hoc udvalg. I øjeblikket arbejdes der med planer om at danne fælles opnotering for Aalborg Kommunes almene boliger. For knap 3 år siden besluttede langt de fleste af AalborgBos organisationer at udgive en bog om de almene boligorganisationers udvikling og rolle i Aalborg Kommune, og lige før jul 2012 udkom så bogen Boliger til tiden. 6.
Projekt 9220 Fjordblink fortsætter samarbejdet med Vanggården, Himmerland og Lejerbo omkring Projekt 9220 i Aalborg Øst. Samarbejdet drejer sig jo om integration af beboerne i Aalborg Øst - også de mange danskere, som har det svært. I 2012 yder Fjordblink et tilskud, der beløber sig til ca. kr. 350,- pr. lejemål. Indtil videre er det afviklet i form af arbejdstimer. Landsbyggefonden yder fortsat den største del af tilskuddet. Europan-konkurrencen Sidst på året 2012 blev Fjordblink sammen med Himmerland Boligforening, Regionen og Aalborg Kommune inviteret til at deltage i udarbejdelse af en arkitektkonkurrence om Fremtidens Vestby. Det sagde vi ja til. Europan er en europæisk organisation, der arrangerer konkurrencer for yngre arkitekter. Konkurrencematerialet er nu lavet, og konkurrencen udskrevet. Det samarbejde, der nu på forskelligt niveau finder sted, finansieres foreløbigt af Dispositionsfonden. Samarbejdet med Aalborg Kommune Traditionelt har Fjordblink et godt samarbejde med kommunen, både når det har drejet sig om driftstilsyn, nybyggeri og renoveringer Det er fortsat i indeværende år, Der er sket ændringer omkring procedurerne ved godkendelser af såvel nybyggeri som renovering; der stilles stadig større krav til arkitektur og bæredygtighed. Omkring driften - styringsdialogmøderne - er der i samarbejde med boligorganisationerne og tilsynet udarbejdet fælles regler for indholdet af dialogmøderne. Der er efter aftale ikke afholdt styringsdialogmøder for Fjordblinks vedkommende i 2012. 7.
Ovenstående skriftlige beretning for 2012/13 er godkendt på Organisationsbestyrelsens møde mandag den 30. april 2013. Anton Kanstrup (formand) Viola Ørbæk (næstformand) Kirsten Gregersen Tina C. Kristiansen Ursula Jørgensen _ Bodil Errboe Susan Jørgensen _ Kirsten Bjørnlund Johnny Kristiansen (medarbejderrepræsentant) 8.