Gode råd om... ferie

Gode råd om... ferie

INDHOLD Reglerne for ferie 3 Optjening 3 Afholdelse af ferie 4 Ferie i en opsigelsesperiode 4 Betaling under ferien 5 Ferie med løn 6 Ferie med feriegodtgørelse 6 Fradrag ved ferieafholdelse 6 Ændring af arbejdstid m.v. 6 Elevers ferierettigheder 7 Sygdom og ferie 7 Overførsel af ferie 8 Feriehindringer 9 Feriekort eller FerieKonto 9 Feriegodtgørelse ved fratræden 9 Forældelse af feriegodtgørelse 9 Udbetaling af feriepenge 10 Udgivet af Dansk Erhverv 2. udgave 1. oplag, juni 2012 Tryk og prepress: Rosendahls-schultzgrafisk.dk

3 Alle medarbejdere har ret til ferie som arbejdsgiver er det derfor vigtigt at kende reglerne i ferieloven. Reglerne for ferie Alle lønmodtagere har ret til fem ugers ferie i henhold til ferieloven. Lønmodtagernes ret til minimum fem ugers ferie kan ikke fraviges ved aftale. Derudover har mange medarbejdere ret til yderligere fem feriefridage (den såkaldte 6. ferieuge), hvis de er omfattet af en overenskomst. Reglerne for eventuelle feriefridage fremgår af overenskomsten og reguleres således ikke af ferieloven. Hvis virksomheden er omfattet af en overenskomst, er det også nødvendigt at læse reglerne om ferie i overenskomsten, fordi ferieloven flere steder giver mulighed for at fravige loven i en kollektiv overenskomst. Optjening Ferieloven opererer med forskellige perioder, som er vigtige at kende til: Optjeningsåret, ferieåret og ferieperioden Optjeningsåret Ferieåret Ferieperioden 1/1 1/5 30/9 31/12 30/4 Optjeningsåret er den periode, medarbejderen optjener ferie. Ferieåret er den periode, medarbejderen efterfølgende afholder ferie. I optjeningsåret 2011 optjenes for eksempel ferie til afholdelse i ferieåret 1. maj 2012 til 30. april 2013. Ferieperioden er den periode, medarbejderen har ret til at afholde hovedferie. En medarbejder optjener ret til 2,08 dages betalt ferie pr. måned eller i alt 25 dage på et år (0,07 dages betalt ferie pr. dags ansættelse). Medarbejderen har altid ret til at holde 25 dages ferie pr. ferieår, uanset om der er optjent ret til betalt ferie hos en arbejdsgiver.

4 Afholdelse af ferie Ferieafholdelsen opdeles i hoved- og restferie. Hovedferien udgør 15 dage (tre uger). Medarbejderen har ret til at afholde sin hovedferie i sammenhæng i ferieperioden. Det vil sige fra 1. maj til 30. september. Parterne kan dog aftale, at hovedferien holdes i kortere perioder og uden for ferieperioden, dog skal minimum to uger holdes i sammenhæng. Restferie udgør 10 dage (to uger). Restferien kan afholdes i hele ferieåret, det vil sige 1. maj til 30. april, og kan afholdes som enkeltdage, hvor det passer virksomheden bedst i forhold til driften. Parterne aftaler afholdelse af ferie. Hvis parterne ikke kan blive enige, fastsætter arbejdsgiveren, hvornår ferien skal afholdes ud fra hensyn til virksomhedens drift. Medmindre driftsmæssige hensyn er til hinder herfor, skal arbejdsgiveren ved planlægningen af hovedferien tage hensyn til de ønsker, som medarbejdere med skolesøgende børn måtte have om at holde ferie i skolernes sommerferie. Hvis ferien ikke kan placeres efter aftale, skal arbejdsgiveren varsle hovedferien over for medarbejderen med tre måneder, og restferien skal varsles med en måned, medmindre andre varslingsregler er aftalt mellem parterne, eksempelvis i kontrakten. Arbejdsgiveren kan kun kræve ferien afholdt, hvis lønmodtageren har ret til feriegodtgørelse fra en tidligere arbejdsgiver eller har ret til feriegodtgørelse eller ferie med løn fra den nuværende arbejdsgiver. Hvis virksomheden holder lukket under ferie, kan arbejdsgiveren alligevel varsle ferie afholdt også for medarbejdere, der ikke har optjent betalt ferie. Hvis virksomheden holder lukket mellem jul og nytår, skal arbejdsgiveren sørge for på medarbejderens vegne at gemme et antal feriedage ud over hovedferien til julelukningen. Hvis arbejdsgiveren ikke gør det, og medarbejderen således ikke har betalte feriedage tilbage til julelukningen, skal arbejdsgiveren betale medarbejderen løn under julelukningen. Ferie i en opsigelsesperiode Arbejdsgiveren kan varsle ferie til afholdelse i en opsigelsesperiode, hvis både varsling en af ferien (henholdsvis tre måneder for hovedferie og en måned for restferie), og selve ferien kan indeholdes i opsigelsesperioden. Ferie, der er fastlagt før opsigelsen, holdes som udgangspunkt i opsigelsesperioden som planlagt. Der gælder dog den særlige regel for hovedferie, at en opsagt medarbejder som udgangspunkt ikke har pligt til at holde hovedferien i opsigelsesperioden, hvis opsigel-

5 sesvarslet er på tre måneder eller derunder uanset om ferien allerede var planlagt i denne periode. Hovedferien kan i så fald kun kræves afholdt, hvis opsigelsesvarslet forlænges med antallet af feriedage. Bemærk, at for funktionærers vedkommende skal fratræden ske til udgangen af en måned. Arbejdsgiveren og medarbejderen kan selvfølgelig aftale, at medarbejderen holder ferie i en opsigelsesperiode på tre måneder eller derunder uden at der sker en forlængelse af opsigelsesvarslet. Hvis medarbejderen bliver fritstillet, anses mest mulig ferie automatisk for afholdt i fritstillingsperioden, hvis både varslet (hhv. tre måneder for hovedferie og en måned for restferie) og ferien ligger inden for fritstillingsperioden. Det er dog som udgangspunkt en forudsætning for ferieafviklingen i fritstillingsperioden, at medarbejderen har en arbejdsfri periode svarende til feriens længde efter udløbet af hhv. én måned for restferie og tre måneder for hovedferie. Opsiges og fritstilles en medarbejder for eksempel med et varsel på fire måneder den 30. maj 2012, vil hovedferien normalt anses for afholdt i september 2012, dog ikke hvis medarbejderen på dette tidspunkt har fået nyt arbejde og vælger ikke at holde ferie hos den nye arbejdsgiver. Kravet om en arbejdsfri periode gælder ikke for den periode, hvor arbejdsgiveren er forhindret i at modregne i løn fra en ny arbejdsgiver. For funktionærer er der ikke modregningsadgang de første tre måneder efter fritstillingen (minimalerstatningsperioden). Ferie der kan varsles afholdt i denne periode anses for afholdt uanset, om medarbejderen har fået nyt arbejde og ikke holder ferie i perioden hos ny arbejdsgiver. Tilsvarende regler, der afskærer arbejdsgiverens modregningsadgang, kan forekomme i overenskomster eller individuelle (fratrædelses-) aftaler. Det er medarbejderen, der skal dokumentere, at der ikke har været en arbejdsfri periode. Betaling under ferien I ferieloven er der to former for betaling for optjent ferie, som fremgår af figuren nedenfor. To sideordnede betalingsmåder Ferie med løn + 1 % ferietillæg Typisk funktionærer Feriegodtgørelse 12,5 % Lønmodtagere, som ikke får fuld løn under sygdom mv.

6 Ferie med løn En medarbejder, der er funktionær, holder normalt ferie med løn. Lønnen udgør den sædvanlige og fast påregnelige løn. Overarbejde indgår således ikke. Endvidere får medarbejderen et ferietillæg på 1 % af lønnen i optjeningsåret, som skal udbetales inden ferien holdes. Ofte udbetales ferietillægget som et engangsbeløb med sidste lønkørsel inden 1. maj. Arbejdsgiveren kan ikke kræve et allerede udbetalt ferietillæg tilbagebetalt, når en medarbejder fratræder, medmindre det fremgår af virksomhedens overenskomst. En medarbejder, der får ferie med løn, kan inden optjeningsårets begyndelse kræve at få 12 procent i feriegodtgørelse i stedet for ferie med løn. Ferie med feriegodtgørelse Medarbejdere, der ikke har krav på ferie med løn, får feriegodtgørelse med 12,5 procent af den ferieberettigede løn i optjeningsåret. Ved ferieberettiget løn forstås det vederlag, som udspringer af ansættelsesforholdet, og som medarbejderen har et retligt krav på, og som indgår i medarbejderens skattepligtige indkomst. Der beregnes ikke feriepenge af feriegodtgørelse, ferietillæg eller løn udbetalt under ferien. Fradrag ved ferieafholdelse En medarbejder har altid ret til fem ugers ferie, men medarbejderen har kun ret til betalt ferie fra sin arbejdsgiver, hvis ferien er optjent hos arbejdsgiveren. Hvis medarbejderen vælger at holde ferie uden at have krav på løn fra arbejdsgiveren, trækkes 4,8 procent fra månedslønnen pr. feriedag (24 procent pr. uge). Dog kan løntrækket ofte være et andet i henhold til en overenskomst. Ændring af arbejdstid mv. Udgangspunktet er, at medarbejdere, der har ret til ferie med løn, holder ferie med den løn, de har på tidspunktet, hvor ferien afholdes. Hvis en medarbejder, der får ferie med løn, går ned eller op i gennemsnitlig arbejdstid, sådan at arbejdstiden på ferietidspunktet afviger med mere end 20 procent i forhold til den gennemsnitlige arbejdstid i optjeningsåret, skal der dog ske en forholdsmæssig efterregulering. Nedenfor ses et eksempel på udregning. Beregningsmodellen kan også findes på www. danskerhverv.dk.

7 Eksempel: Ugentlig arbejdstid på ferietidspunktet: 37 Timer (A) Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid, optjeningsåret: 20 Timer (B) Afvigelse: A/B, dvs. 37: 20 = 1,85 (C) Hvis afvigelsen (C) er større end 1,2 eller mindre end 0,8 (dvs. over eller under 20 procent) skal ferieaflønningen reguleres. Regulering: Ugeløn på ferietidspunktet: 6.000,00 Kr. (D) Reguleret ugeløn pr. ferieuge: D/C, dvs. 6.000: 1,85 = 3.243,24 Kr. Elevers ferierettigheder Hvis elevtiden starter i løbet af et ferieår, er ansættelsestidspunktet afgørende for elevens ret til løn under ferie i indeværende ferieår. Hvis ansættelsesforholdet er påbegyndt inden den 1. juli, har eleven ret til betalt ferie fra arbejdsgiveren i 25 dage i indeværende ferieår. Er ansættelsesforholdet påbegyndt den 1. juli eller senere holdes eventuel ferie som udgangspunkt uden betaling fra virksomheden i indeværende ferieår. Hvis virksomheden holder ferielukket i perioden 1. oktober til 30. april, har eleven ret til maksimalt fem dages betalt ferie fra arbejdsgiveren i den periode. Uanset ansættelsestidspunkt gælder for alle elever, at de har ret til fem ugers betalt ferie i 1. og 2. hele ferieår, efter ansættelsesforholdet er begyndt. Arbejdsgiveren kan i så fald modregne feriegodtgørelse udbetalt til eleven fra en tidligere arbejdsgiver. Sygdom og ferie Ferien starter ved arbejdstidens begyndelse, den dag medarbejderen normalt skulle være mødt på arbejde. Er medarbejderen syg ved feriens begyndelse, har medarbejderen ikke pligt til at holde ferie. Det forudsætter en sædvanlig sygemelding. I givet fald har medarbejderen krav på erstatningsferie. Hvis medarbejderen bliver rask igen under ferien, skal arbejdsgiver underrettes om, hvorvidt man ønsker at holde den resterende ferie eller ønsker at genoptage sit

8 arbejde. Medarbejderen har ikke krav på, at erstatningsferien lægges i forlængelse af den oprindelige ferieperiode. Hvis medarbejderen bliver syg under ferien har medarbejderen ret til erstatningsferie, når følgende betingelser er opfyldt: Der er ret til erstatningsferie fra den 6. sygedag under ferie inden for ferieåret. De første fem sygedage under ferie er karensdage, der ikke giver ret til erstatningsferie. Medarbejderen opnår derfor kun ret til erstatningsferie i op til fire uger, selvom medarbejderen har optjent ret til fem ugers ferie. Medarbejderen skal sygemelde sig overfor arbejdsgiveren i overensstemmelse med virksomhedens regler herfor. Det gælder også karensdagene. Medarbejderen skal dokumentere sygefraværet i form af en lægeerklæring fra 1. sygedag. Er der tale om flere sygeperioder, skal der foreligge lægelig dokumentation for hver enkelt periode. Lægeerklæringen skal fremskaffes i det land, hvor medarbejderen bliver syg, uagtet dette er i udlandet, og medarbejderen skal selv betale lægeerklæringen. Har lønmodtageren ikke optjent 25 feriedage (fulde fem uger) beregnes karensperioden forholdsmæssigt. Retten til erstatningsferiedage indtræder dermed forholdsmæssigt tidligere. Sker der skift af arbejdsgiver i løbet af ferieåret, skal medarbejderen dokumentere, at vedkommende har været syg i en eller flere ferieperioder hos den tidligere arbejdsgiver. Det kan ske ved lægeerklæringer eller ved en arbejdsgiverattest. Reglerne om erstatningsferie indeholder også en særskilt adgang til ferieoverførsel af de erstatningsdage, der er optjent og ikke afholdt inden for ferieåret på grund af sygdom. Denne regel ændrer ikke ved de øvrige regler om ferieoverførsel efter 38 i Ferieloven. Overførsel af ferie Medarbejderen og arbejdsgiveren kan aftale, at ferie kan overføres til det følgende ferieår. Medarbejderen skal dog holde mindst 20 dages ferie i hvert ferieår. Ferie derudover kan overføres. En medarbejder, der for eksempel to år i træk kun har holdt fire ugers ferie hvert år, og som har indgået aftale om overførsel, kan overføre to uger til et 3. ferieår, således at han i det 3. ferieår kan holde i alt syv ugers ferie. Vær opmærksom på, at såfremt ansættelsesforholdet er dækket af en kollektiv overenskomst, skal overenskomstens bestemmelser om overførelse af ferie følges.

9 Overførslen skal skriftligt aftales mellem medarbejderen og arbejdsgiveren inden den 30. september efter ferieårets udløb. Den, der ligger inde med feriepengene (det vil sige FerieKonto eller eventuelt tidligere arbejdsgiver, hvis der benyttes feriekort), skal inden ferieårets udløb have skriftlig meddelelse fra den nuværende arbejdsgiver om, at ferien er overført. Overført ferie afholdes forud for anden ferie. Ved fratræden mistes retten til ferie ud over 25 dage (fem uger), og overskydende dage udbetales kontant. Feriehindringer Ved feriehindringer kan feriepengene som udgangspunkt udbetales kontant, uden at ferien holdes. Feriehindringer er f.eks. sygdom, barsels- og forældreorlov, udlandsophold osv. En medarbejder, som er helt eller delvist forhindret i at holde sin hovedferie umiddelbart op til ferieperiodens udløb den 30. september, har ret til at få udbetalt feriepenge for hovedferien umiddelbart efter ferieperiodens udløb og senest ved ferieårets afslutning, uden at ferie holdes. En medarbejder, der er forhindret i at holde ferie umiddelbart op til ferieårets udløb, skal have udbetalt feriepenge for ikke afholdt ferie senest ved ferieårets afslutning, hvis det ikke er aftalt, at ferien overføres. Feriekort eller FerieKonto Virksomheder, der er omfattet af en overenskomst, kan benytte feriekort i stedet for at afregne feriegodtgørelse til FerieKonto og dermed opnå en likviditetsfordel. For funktionærer betyder dette, at feriekort kan anvendes ved fratræden i stedet for indbetaling til FerieKonto. Feriegodtgørelse ved fratræden Medarbejdere, der får ferie med løn, skal ved fratræden have feriegodtgørelse på 12,5 procent af den ferieberettigede løn for optjent ferie, som stadig ikke er afholdt. Feriegodtgørelsen udbetales via et feriekort eller FerieKonto. Forældelse af feriegodtgørelse For feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg gælder der en 3-årig forældelsesregel, der løber fra ferieårets udløb.

10 Forældede feriepenge tilfalder Arbejdsmarkedets Feriefond eller den private feriefond, der administrerer en feriekortaftale. Udbetaling af feriepenge Der findes en lang række regler for, hvornår feriepenge kan udbetales kontant. Nedenstående skema giver et overblik over disse regler. Kriterium for udbetaling Feriegodtgørelse på højst 750 kr. (netto) kan udbetales ved fratræden (maks. to gange af samme arbejdsgiver i samme optjeningsår). FL 30, stk. 2. Beløb på højst 1.500 kr. (netto) ved ferieårets start. FL 30, stk. 3. Hvornår og hvordan sker udbetalingen? Arbejdsgiver kan, men skal ikke udbetale feriegodtgørelse, hvis den er under 750 kr. Udbetales automatisk ved ferieårets start. Feriebeløb på højst 2.250 kr. (netto) ved ferieårets udløb. Er medarbejderen stadig ansat skal beløbet vedrøre den 5. ferieuge). FL 34 a. Udbetales automatisk senest 15. juni. Feriebeløb, der ikke er udbetalt automatisk, men optjent i et ansættelsesforhold, der er (dokumenteret) ophørt senest ved udløbet af ferieåret. FL 34 b, stk. 1. Feriehindring, f.eks. sygdom og barsel m.v. FL 38. Beløb vedrørende den 5. ferieuge, som ikke er aftalt overført. FL 34 b, stk. 2. Krav om ansøgning inden 30. september og erklæring om, at ansættelsesforholdet er ophørt senest ved ferieårets afslutning (særlig blanket). Krav om ansøgning om at få hovedferien udbetalt ved feriehindring indtil 30. september. (Udbetales efter den 30. september og senest ved ferieårets udløb). Ved feriehindring op til ferieårets udløb skal feriepenge for uafholdt ferie udbetales senest ved ferieårets udløb. Krav om ansøgning inden 30. september og erklæring om, at der er tale om 5. ferieuge, som ikke er aftalt overført (særlig blanket).

11 Medarbejderen forlader arbejdsmarkedet pga. alder, helbred eller flytter til udlandet. FL 30, stk. 1. Ved fratræden udbetales overført ferie over fem uger. FL 30, stk. 4. Feriebeløb fra et ansættelsesforhold, hvor ferie er afholdt uden, at feriebeløbet er hævet. FBKG 34. Anmodning om udbetaling skal ske senest seks måneder efter, at retten er erhvervet. Krav om dokumentation på forladt arbejdsmarked. Udbetales automatisk i forbindelse med fratræden. Der er ret til udbetaling i indtil tre år efter udløbet af det ferieår, hvor medarbejderen har holdt ferien. Anmodning sendes til Pensionsstyrelsen. Mere information Medlemmer af Dansk Erhverv kan få rådgivning om reglerne om ferie på telefon 3374 6000 eller på www.danskerhverv.dk.

Vækstgrundlaget for dansk økonomi udgøres i stadig stigende grad af virksomheder inden for handel, rådgivning, oplevelse, transport og service. Dansk Erhverv er sat i verden for at skabe optimale vilkår for netop disse virksomheder og brancher, som Danmark skal leve af i fremtiden. DANSK ERHVERV BØRSEN 1217 KØBENHAVN K T. +45 3374 6000 F. +45 3374 6080 WWW.DANSKERHVERV.DK INFO@DANSKERHVERV.DK FSR - danske revisorer Kronprinsessegade 8 1306 København K T. +45 3393 9191 fsr@fsr.dk www.fsr.dk