4. Rapportering for udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Kvartalsrapport for 4. kvartal 2012 1. Indledning Udbygningen af Esbjerg Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 2: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering af intensiv stuer, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består af nybygning af sengebygning. Indeholder diverse renoveringer og ombygninger inkl. ombygning af administrationsbygningen. Formålet med generalplanen er at udbygge Esbjerg sygehus til akutsygehus, som et led i regionens akutplan. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus kvartalsrapport for generalplanen. 2. Kortfattet status Figur 1: Økonomi Tid Kvalitet Forklaring: Status Projektet er indenfor rammerne. Projektet er inden for rammerne, men under observation.. Projektet er kritisk Siden forrige kvartalsrapport har der i samarbejde med sygehusets direktion samt en række nøglemedarbejdere været afholdt en vedligeholdelse af mål og forudsætningerne for Generalplansprojektet ved Sydvestjysk Sygehus siden dets vedtagelse i Regionsrådet i marts 2010. Revisionen har medført mindre forslag til ændringer, som nu søges afdækket for at indgå/rummes i den samlede rammebevilling for Generalplanen. Styrende koncepter for kontorindretning, bespisning, logistik og medicin er under revision således at konkretiserings- og detaljeniveauet hæves af hensyn til dels bygbarheden samt opdatering i forhold til den viden som har været tilført dels direkte ved generalplansprojektet dels i form af ny teknologi eller nye leverandørmuligheder. I forbindelse med koncepternes detaljering udføres en Side 1 af 9
fuldskalamodel af en af de nye sengestuer for det kommende fælles akutområde på sygehuset. Planlægningen af den nye fælles akutmodtagelse, FAM, forløber som forventet. Udflytningen af dialysen og samling af laboratoriespecialerne i et fælles Laboratoriehus er i et forløb, som imødekommer det fremtidige driftsbehov. Fase 2: Udbud omkring sengebygningen forberedes nu. Forberedende arbejde omkring lokalplan pågår. Projektet forventes forsat realiseret iht. fastlagt tidsplan. Projektet vedrørende traumecenter i tilknytning til FAM er inkluderet i den nuværende samlede planlægning. Det forventes, at fremrykke dette projekt og i den fysiske etablering, således det naturligt kan indpasses i forlængelse af FAM projektet. Herved vil det samlede FAM projekt være realiseret allerede i 2015. Nuklearmedicinsk etape II (PET teknologi) er fremrykket til at være integreret i den nuværende udførelse (Fase 1) i overensstemmelse med regionsrådets beslutning herom. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Byggeriets fremdrift - Samlet 800 700 600 Forbrug i mio. kr. 500 400 300 200 100 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Investeringsprofil Revideret investeringsprofil Forbrug Etablering af den fælles akutmodtagelse forventes overholdt således, indflytning og idriftsætning er gennemført senest 2015. Udflytningen af specialerne fra de forhold, som fremadrettet skal indrettes Side 2 af 9
til FAM er fysisk godt i gang og forventes færdigt rettidigt. Dialysen: Tidsplanen for projektet forventes at kunne overholdes, således Dialysen kan indflyttes i maj/juni måned 2013. Laboratoriehuset: Øget bygherreindkøb af medicoteknisk udstyr gennemført i løbet af 4 kvartal 2012 har betydet afledte ændringer i anlægsprojektet. Tidsmæssig konsekvens vurderes af totalrådgiveren øget med 2 måneder. Projektet forventes derfor færdigbygget primo september og i fuld drift oktober. Udflytningen svarer til FAM projektets opstartstidsplan, som herved fortsat imødekommes. Terapienheden: Er flyttet til nye midlertidige forhold for at afgive plads for etablering for Nuklearmedicinsk Enhed iht. aftalt tidsramme. Nuklearmedicinsk Enhed: Licitation er afholdt med et økonomisk resultat indenfor budgettet og udførelsen er sat i gang. Projektet forventes fortsat færdigt i efteråret 2013. Byggeriets fremdrift - Fase 1 300 250 Forbrug i mio. kr. 200 150 100 Investeringsprofil Revideret Investeringsprofil Forbrug 50 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Fælles Akut Modtagelse (FAM): Rådgivning i forbindelse med dispositionsforslaget forventes færdigt til medio marts iht. aftalt tidsramme. Efterfølgende rådgivning udbydes nu i et EU udbud som et samlet hele og forventes afsluttet inden sommerferien således at planlægningen af projektet genoptages umiddelbart efter sommerferien. Der arbejdes på brugerside med afklaring af størrelsesforhold på behandlerpladsen. Der er derfor Side 3 af 9
bygget en prøvemodel, som indrettes i forhold til de muligheder, som eksisterende forhold giver FAM-projektet. Modellen skal afklare problemstillinger, som kan opstå omkring indretningen og brugen af behandlerpladsen set i relation til såvel patientens, de pårørendes som de kliniske behov. Endvidere afprøves arbejdsmiljøforholdene, hygiejnekrav og logistikken i forhold til kliniske akutpakkeforløb. Fase 2 - Ny sengebygning: Projektet er opstartet med lokalplansarbejdet. Rådgiverudbuddet igangsættes nu. Projektet forventes færdigt primo 2017. Planlægningsarbejder hidrørende etablering af traumeområdet er inkluderet i den samlede FAMplanlægning. Det forventes, at kunne fremrykke arbejderne for traumecentret, således det gennemføres i forlængelse af det øvrige FAM projekt. Forestående politisk behandling: Forlængelse af aftale for projektenheden Godkendelse af Byggeprogram for FAM, incl. frigivelse af anlægsmidler til rådgivning af rokader placeret i fase 3 Restfrigivelse af fase 1. 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift: Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Oprindeligt budget Korrigeret budget Forbrug til 31.12.12 Disponeret forbrug til 31.12.12 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 247,2 68,1 60,6 118,5 247,2 0,0 36,7% 27,5% Fase 2 330,1 330,3 0,0 0,0 330,3 330,3 0,0 0,0% 0,0% Fase 3 124,4 124,4 0,0 0,0 124,4 124,4 0,0 0,0% 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 701,9 68,1 60,6 573,2 701,9 0,0 17,1% 9,7% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012. Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Differencen skyldes indeksering til pristal for 2013, samt bevilling til Projektorganisation for Sygehusbyggeri. Igangværende arbejder: Laboratoriehuset Kvalitetsløftet vedrørende medicoteknisk indkøb afleder indirekte omkostninger og øget tidsforbrug på anlægsbudgettet/tidsplanen. Omfanget heraf undersøges nu. Projektet er i renoveringsetapen løbet ind i mere forurening i den eksisterende bygningsmasse end forventet. Det vurderes af projektledelsen, at omfanget ikke er større end, at projektet fortsat kan rummes indenfor den Side 4 af 9
bevilgede anlægsramme. Projektafdelingen ser dog problemer i totalrådgiverens arbejder, idet reserverede beløb til uforudsete udgifter forbruges hurtigere end forventet for at kompensere for mangler i projektet. For at sikre opmærksomhed omkring projektets økonomi og fremdrift har Sydvestjysk Sygehus indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen for at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase. Dialysen: Projektet forventes at kunne overholde den samlede bevilgede økonomiske ramme til projektet. Projektafdelingen ser dog problemer i totalrådgiverens arbejder, idet reserverede beløb til uforudsete udgifter forbruges hurtigere end forventet for at kompensere for mangler i projektet. For at sikre opmærksomhed omkring projektets økonomi og fremdrift har Sydvestjysk Sygehus indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen for at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase. Nuklearmedicinsk Enhed: Hovedprojekteringen er nu næsten afsluttet. Projektet ligger indenfor den afsatte økonomiske budgetramme. Optioner er under udarbejdelse til beslutning hos sygehusets ledelse. Projektet vurderes til at være robust i dets økonomi og afdækning af risici og muligheder. Fælles Akutmodtagelse, FAM Totalrådgivningen omkring den nye fælles akutmodtagelse forløber tilfredsstillende. Sydvestjysk Sygehus modtager medio marts budgetoplæg fra rådgiveren for det samlede projekt som afslutning på dispositionsforslaget. Meldingen har ved oplæg fra rådgiveren været positiv angående forventningen til det samlede anlægsbudget. Rådgivningsforløbet har været gennemført tilfredsstillende og har ikke givet anledning til ekstrakrav fra rådgiveren. Fase 2: Sengebygningen. Forventes opført indenfor den gældende økonomiske ramme. Fælles akutmodtagelse, Traumeområdet: Traumeområdets inkludering i planlægningen har bevirket, at der ved en kommende samlet licitation af den samlede fælles akutmodtagelse ved Sydvestjysk Sygehus kan tages stilling til hele projektets samlede økonomi. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Andel Opr. af total, Indeks pct. (121,7) Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,9 98,3 49,8 31,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 247,2 232,5 35,4% Fase 2 0,0 0,0 0,0 25,2 79,5 109,9 109,9 5,8 0,0 0,0 0,0 330,3 308,5 46,9% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 40,8 6,4 1,6 36,9 11,6 20,4 6,7 124,4 116,1 17,7% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,9 123,6 170,1 147,3 111,4 42,8 11,6 20,4 6,7 701,9 657,1 100,0% Side 5 af 9
3.3 Risikovurdering: Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 Planlægningsfejl, Laboratoriet 2 Øget medicoudstyrsniveau, Laboratoriet 3 Forurening, Laboratoriet 4 Tilkørselsforhold, Dialysen 5 Modsattte myndighedskrav, NME 6 Snitflader til øvrigt sygehus, NME 7 Projektrammer, FAM 8 Udførelsestidsplan, FAM 9 Ressourcer, projektafdelingen 1. Planlægningsfejl, Laboratoriehuset: Det er ved gennemgangsmøder med leverandører af inventar konstateret, at brugerønsker i forbindelse med udarbejdelse af projektforslaget ikke er blevet indarbejdet korrekt hvorved udbudsprojekteringen er gennemført på et delvist ikke opdateret grundlag. Tiltag: Totalrådgiveren er blevet bedt om en redegørelse for konsekvensen heraf samt fremkomme med en plan for afhjælpning af de afledte konsekvenser. For at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase har Sydvestjysk Sygehus indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen. 2. Øget udstyrsniveau, Laboratoriehuset: I forbindelse med indkøbet af medicoteknisk udstyr har markedsmulighederne givet bygherren mulighed for at øge kvaliteten og bredden af ydelserne. Tiltag: Totalrådgiveren er blevet bedt om en redegørelse for konsekvensen heraf samt fremkomme med en plan for afhjælpning af de afledte konsekvenser. For at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase har Sydvestjysk Sygehus indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen. 3. Forurening, Laboratoriehuset: I forbindelse med nedbrydningsarbejder er der konstateret bygningsdele som ikke har kunnet genanvendes. Eksempler herpå er skrukke slidslagsgulve og vægforinger. Dette har været årsag til et øget nedbrydningsomfang end forventet. Tiltag: Totalrådgiveren for anlægsområdet er blevet bedt om en redegørelse for konsekvensen heraf samt fremkomme med en plan for afhjælpning af de afledte konsekvenser. 4. Tilkørselsforhold Dialysen: I forbindelse med etableringen af byggepladsen er pladsforholdene blevet yderst trange eftersom laboratoriet midlertidigt har beslaglagt en del af byggepladsområdet. Det betyder udfordringer for såvel patienter, som pårørende, personale og byggeri i byggeperioden. Tiltag: Der er i samarbejde med Esbjerg kommune gennemført et tidsbegrænset P-forbud i Haraldsgade for at sikre oversigtsforhold. Kommunen gennemfører et hyppigt tilsyn for at vedligeholde forbuddet. Internt på Sydvestjysk Sygehus matrikel har man opstillet afspærringer for at skille byggeriflow og klinisk drift, hvor dette er muligt. Side 6 af 9
5. Modsatte Myndighedskrav, Nuklearmedicinsk Enhed, NME: Myndigheder: SIS og lægemiddelstyrelsen stiller modsatrettede krav overfor projektet vedrørende detailindretningen af Hotlab. Tiltag: Ekstern specialrådgiver er tilknyttet for i samarbejde med projektledelsen og de givne myndigheder at finde et fælles balanceret niveau for udformningen således kravene kan imødekommes/indarbejdes rettidigt i projektet. 6. Snitflader til øvrigt sygehus, Nuklearmedicinsk Enhed, NME: I forbindelse med planlægningen af Nuklearprojektet skal der koordineres til de overliggende etager og dermed den kliniske drift i FAM. Konfliktpotentialer i forhold den FAM planlægningen skal afklares. Tiltag: Planlægningen fra Nuklearprojektet fremsendes til planlæggerne af FAM projektet ad hensyn til granskning for afhængigheder og koordination. 7. Projektrammer Fælles akutmodtagelse, FAM: Projektet involverer hele logistikken på sygehuset. I forbindelse med dispositionsplanlægning har der været rejst spørgsmål for logistikken og afhængigheder for den fremtidige kliniske drift. Tiltag: Der er afholdt et vedligeholdelsesmøde, som har afklaret det fleste af udfordringerne. Der resterer imidlertid forsat en detaljering heraf, som forventes inkluderet i det kommende rådgiverudbud i FAM. 8. Udførelsestidsplan, Fælles akutmodtagelse, FAM: I forbindelse med FAM planlægningen skal den eksisterende kirurgiske del FAM (AMC) renoveres ligesom der skal etableres radiologi og udvidet traumecenter i eksisterende ankomstforhold for akutte patienter. Tiltag: Der skal i forbindelse med den kommende FAM planlægning gennemføres en detaljeret udførelsesplan, der udviser hensyn til såvel den kliniske- som byggemæssige drift 9. Ressourcer, projektafdelingen: Det har været nødvendigt, at ændre og supplere projektafdelingen med yderligere ressourcer set i relation til den opgaveportefølje, som løbende kræver daglig bygherreopmærksomhed. Tiltag: Afdelingen tilknyttes to nye interne medarbejdere. Den ene tilknyttes med byggefaglig baggrund og den anden med regnskabsmæssig baggrund. Opbygningen af samarbejdet til stabene, som ad hoc tilknyttes i forhold til generalplanen, skal tilknytte ressourcerne til projektet således det er prioriteret i forhold til den samlede opgavemasse for stabene. Den samlede risikostatus vurderes uændret i forhold til foregående rapportering. Der er gennemført afværgetiltag for en del af de kritiske arbejder, som derfor nu enten slettes eller vedligeholdes. Imidlertid afføder risikoarbejdet også nye risikoområder, som skal også håndteres. Fortsat fokus på risikostyring og implementering heraf lige fra den første planlægning og helt ud på byggepladsen skal derfor fortsat bearbejdes og implementeres. Gældende styringsmanual er besluttet af Regionsrådet 26. marts 2012 Side 7 af 9
3.4 Kvalitet og indhold Siden forrige rapportering: Laboratoriet forventes med et øget udstyrsniveau at kunne øge kvaliteten og bredden af ydelserne. Dialysen fastholdes på det oprindeligt fastsatte niveau. Nuklearmedicinsk enhed har kunnet indarbejde et bedre kvalitetsniveau i forhold til patientfaciliteterne. Endvidere er der udarbejdet optioner, som kan forbedre kvaliteten i undersøgelsesmetoden. Optionerne er endnu ikke besluttet, og afventer projektets muligheder i takt med dets realisering. Fase 2: Sengebygningen forventes opført med den forudsattte kvalitet og antal sengestuer. I forbindelse med projekteringen af FAM er radiologisk center blevet placeret mellem traumeområdet og skadestuen. Dette forventes på sigt, at give et hurtigere og mere smidigt forløb for såvel patienter tilknyttet skadestue og lægevægt samt koordineringen mellem radiologien og det øvrige kliniske personale vil blive lettere ved samlet tilstedeværelse i samme område. 4. Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der er dog følgende afvigelser: Regnskabsmæssige principper: Bevilling til Projektorganisationen for Sygehusbyggeri er inkluderet i budget og forbrug. Side 8 af 9
Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Program. og projektering 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Idriftssættelse Fase 2 Program. og projektering Udbud Udførelse Idriftssættelse Fase 3 Program. og projektering Udbud Udførelse Idriftssættelse Fase 2 Fase 3 Etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM) Ny sengebygning Diverse renoveringer og ombygninger Ny- og ombygning af Laboratoriehus Ombygning af administrationsbygning Nybygning af Dialyse Nybygning af intensiv stuer Udvidelse af Nuklearnedicinsk afdeling Flytning af Terapifunktion og Kardiologisk ambulatorium Ombygning af Kæbekirugisk afd. Side 9 af 9