Lundgaard Konsulenterne bistår ved rekruttering af Personalechef i Aabenraa Kommune Denne job- og personprofil indeholder følgende afsnit: Vilkårene... 2 1. Stillingen... 2 2. Ansættelsesvilkårene... 3 3. Aabenraa Kommune... 3 4. Staben... 4 5. Personaleafdelingen... 5 Forventningerne... 7 6. Personalechefens ansvar og opgaver... 7 7. Baggrund/ledererfaring... 8 Ansættelsen... 9 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen... 9 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne... 10 10. Tidsplan for ansættelsen... 10 11. Efter ansættelsen... 11 side 1
Vilkårene Skarp personalechef med empati 1. Stillingen Hvis vi skal skære det helt ind til benet, er der én ting, du skal kunne som ny personalechef i Aabenraa Kommune. Du skal være et menneske, der formår at være der som dig selv. Det er noget med at være i øjenhøjde med alle, have humor og at være ukompliceret af natur. Har du derudover ikke nogen problemer med at fortælle, hvad du er god til og mindre god til - bliver det enklere for andre at gøre det samme og at give dig med- og modspil. Er det på plads, kommer du rigtig langt i din nye stilling. Hvis du har vinget den af, kan vi fortsætte kravspecifikationen, men uden at vi bliver lige så kategoriske i vores forventninger. Det er en klar fordel, hvis du har et uddannelsesmæssigt og erfaringsmæssigt afsæt, der giver ballast på det personalejuridiske felt. Personalechefen skal sammen med dygtige ledere og medarbejdere forestå de mange forhandlinger, der løbende opstår, ikke mindst med de faglige organisationer. Ligeledes er det en fordel men ikke en betingelse, at du har erfaring med ledelse. Modsat hvis du ikke har det skal der være en naturlig autoritet og en evne til at turde trække af på beslutningerne, så du ikke bliver stopklods for fremdriften, og så dine samarbejdspartnere tager dig alvorligt. Det er en fordel at kende til det at arbejde i en politisk styret organisation, herunder samarbejdet i MED og med de faglige organisationer, så der er forståelse for de præmisser, dette samarbejde hviler på, og de muligheder det giver. Du har OK talflair. Ikke på økonomichefniveau, men så du kan følge med. Og så er du bare helt generelt ret skarp. Vi har synes vi - noget godt at tilbyde. Du kommer ind i en kommune, der er veldrevet, og hvor der generelt er en god ånd. Du bliver en del af en chefgruppe, hvor du bliver udfordret, respektfuldt og ordentligt, men med forventningen om, at du byder dig til. Og du bliver mødt af en organisation, der har helt realistiske forventninger til dig og som gerne vil være med til at spille dig god, hvis du tør være der som dig selv. Tør du det? side 2
2. Ansættelsesvilkårene Stillingen besættes på overenskomstvilkår og efter konkret forhandling i henhold til cheflønsaftalen på et niveau, der forventes at ligge omkring 670.000 kr. om året. Dertil kommer pension. 3. Aabenraa Kommune Kommunen har ca. 59.000 indbyggere og er placeret ved motorvejen, afgrænset af Haderslev Kommune i nord og den dansk/tyske grænse mod syd. Fra Aabenraa by er der 45 minutter til Lillebæltsbroen, 30 minutter til kulturbyen Flensborg, 35 minutter til Kolding og knap to timer til metropolen Hamborg. Kommunen er præget af storslået og varieret natur, hvor to dybe fjorde og en bugt, åbne vidder, smukke, gamle skove og en indimellem stærkt kuperet natur sætter sit præg på landskab og byer. Det ses i al ubeskedenhed ikke meget flottere i kongeriget Danmark. Optimismen spirer i Aabenraa Kommune. Der er attraktive private såvel som offentlige stillinger i området, og de mange nye arbejdspladser, herunder det nye regionale akutsygehus, psykiatrisygehuset og UC-syds sygeplejerske-, pædagog- og socialrådgiveruddannelser, betyder, at også veluddannede kan få familiepakken til at passe sammen. De knap 4.500 medarbejdere oplever en dynamisk og attraktiv arbejdsplads, der har formået at gøre trivsel til andet og mere end et ord nemlig en oplevet virkelighed. Den politiske organisation består af byrådet, Økonomiudvalget og seks fagudvalg. Det er Teknik- og Miljøudvalget, Børne- og Uddannelsesudvalget, Social- og Sundhedsudvalget, Kultur- og Fritidsudvalget, Vækst- og Udviklingsudvalget samt Arbejdsmarkedsudvalget. Det politiske samarbejde er respektfuldt og ordentligt. Samarbejdet med den administrative organisation er tillidsfuldt og løsningsorienteret fokuseret på at skabe det gode liv og sund vækst i Aabenraa. Personalechefens arbejdsområde falder ind under Økonomiudvalget. Den administrative organisation overordnet set: Direktionen består af fem direktører. Det er ud over kommunaldirektøren direktøren for Sundhed og Omsorg, Børn og Familie, Teknik, Miljø og Erhverv samt vicekommunaldirektøren, der har ansvaret for staben samt for arbejdsmarkedsområdet. Personaleafdelingen er en del af staben og refererer dermed til vicekommunaldirektøren. Direktører og chefer deltager i møder i chefforum ca. én gang månedligt. Samarbejdet bliver beskrevet som fint og ordentligt i kredsen. Personalechefen vil være en af de chefer, der naturligt har den største løbende berøringsflade med kollegacheferne, og det stiller side 3
selvfølgelig krav om, at man opleves som lydhør over for og opmærksom på at påtage sig et medansvar for deres udfordringer. Der er i øvrigt en årlig lederkonference for Lederforum, institutionsledere m.fl., hvor kommunens ledelse i bred forstand får mulighed for at komme tættere på hinanden. 4. Staben Staben Personale Byråds- og direktionssekretariat Økonomi IT Personale Sekretariat og jura Budget Drift Løn Organisationsudvikling og kommunikation Analyse Helpdesk Bygningsservice Regnskab Digitalisering Kantine Udbud Staben består af fire afdelinger efter en mindre strukturtilpasning primo 2017. Afdelingscheferne for de fire afdelinger udgør, sammen med vicekommunaldirektøren, stabens chefgruppe. Det er en veletableret gruppe med fin intern kemi og en god evne til at trække på samme hammel. Den nye personalechef vil her blive mødt med hjælpsomhed, men også af et ønske om, at man byder ind og udfordrer. Der er chefmøder hver anden uge og derudover månedlig kalenderlagt sparring imellem vicekommunaldirektøren og den enkelte chef. Der er en relativt afklaret arbejdsdeling imellem stab og øvrige direktørområder. Der kæmpes som udgangspunkt ikke om retten til stabsopgaverne. En af årsagerne hertil er et skarpt fokus på, at stabens primære rolle er understøttelse af driften. side 4
Når det er sagt, vil der løbende opstå diskussioner om fordeling af ansvar i en stor organisation, hvor stabens evne til at levere varen altid vil være et opmærksomhedspunkt, når der er valgt en struktur med central understøttelse af organisationen på en række vigtige opgavefelter. Cheferne i staben oplever, at de har rimelige arbejdsvilkår, og at de kan få lov til at arbejde fleksibelt, så længe de passer deres opgaver godt. Det er derfor helt realistisk at være såvel chef som familiemenneske i Aabenraa Kommune. 5. Personaleafdelingen Personaleafdelingen er skabt med udgangspunkt i en lidt bredere defineret HR-funktion. Der er kommet et skarpere fokus på de klassiske discipliner løn og personale, men samtidig er der stor opmærksomhed på koblingen imellem drift og udvikling, hvor ikke mindst de gode samarbejder på tværs af stabene Personale og Byråds- og direktionssekretariat bør være et opmærksomhedspunkt. Man skal i fællesskab få det bedste ud af ressourcerne, uanset hvor medarbejderne har deres primære tilknytning. Personaleafdelingen varetager den daglige drift af løn- og personaleadministrative funktioner samt rådgivning af chefer og ledere, som har ansvaret for løn- og personaleadministrative funktioner. Derudover varetager Personaleafdelingen opgaver vedrørende arbejdsmiljø og MED. Personalechefen er i den sammenhæng sekretær for HMU. Der har i det sidste års tid været en proces, hvor der er skabt overblik over alle de mange personalepolitiske retningslinjer og kompetenceregler, der er opstået i kommunen efter kommunalreformen. I forlængelse af dette vil den nye personalechef i efteråret 2017 få ansvaret for at vurdere de mange retningslinjer og skabe det rigtige mix af nødvendige retningslinjer og den rette tildeling af beslutningskompetence. Dette bliver en fin anledning for chefen til at få skabt et overblik, men også til at være i dialog med interessenterne, herunder direktion, chefforum, MED m.fl. I forlængelse af dette vil der være gode muligheder for at påvirke organisationen og være en medudvikler af den fælles, gode arbejdsplads. Det skal ikke forstås som en forpligtelse til at sætte en masse nye initiativer i søen, men som en ret til at kunne præge udviklingen, hvis man kan og vil. Det er ikke nogen hemmelighed, at det er en afdeling, der i nogle år har oplevet noget turbulens. Det er en medvirkende årsag til, at der nu sættes fornyet fokus på den faglige profil på afdelingen men også på denne stilling. Der er brug for en chef, der står solidt side 5
på benene i mødet med de mange interessenter, herunder ikke mindst de faglige organisationer i forhandlinger m.v. Her skal chefen også bidrage til opgaveløsningen. Når det er sagt, er der meget, der går den rigtige vej. Der er i løbet af efteråret 2016 skabt en homogen ledelsesstruktur med to kontorledere for henholdsvis Løn- og Personalekontorerne. Begge er dygtige fagpersoner på hvert deres felt, og der er således god faglig og ledelsesmæssig bund i den organisation, personalechefen overtager. Der er også en ærlig forventningens glæde over at modtage den nye chef. Du vil møde velvillighed og respekt fra dine ledere og medarbejdere. Der skal ikke kæmpes for at blive taget alvorligt eller for at få ledelsesrum. Det skal være en vi-afdeling (citat medarbejder). Der er ikke tvivl om, at de rette menneskelige kvaliteter vil bringe én langt i dette opbygningsarbejde, som vi skriver i indledningen. I forlængelse af dette er der en forventning om, at den nye chef forstår at omsætte de personalepolitiske værdier til hverdag under overskrifterne: - Åbenhed og dialog - Samarbejde og medbestemmelse - Udvikling og forandring - Mangfoldighed og rummelighed - Trivsel og tryghed. Medarbejdere og ledere vil gerne være med til at tage ansvar, men håber samtidig at få lov til at blive inddraget og taget med på råd. Ideelt set formår den nye personalechef at bruge og udvikle sin organisation. Mere om hovedopgaverne i de to kontorer: Lønkontoret (13 medarbejdere): o Klargøring, indberetning, lønproduktion og efterfølgende kontrol af lønudbetalingen o Rådgivning af chefer og institutionsledere om overenskomster, arbejdstidsregler og arbejdsgange for indberetninger til lønproduktion o Administration af ferie/ fravær o Beregninger og udbetalinger af tjenestemandspensioner o Afregninger og afstemninger (refusioner, A-skat, AUB, AES, ATP, AKUT, pensioner, årsopgørelser m.fl.) o Efter aftale med de kontraktstyrede enheder udfærdiges ansættelsesbreve, lønindplacering o Rådgiver om lønforbrug. side 6
Personalekontoret (10 medarbejdere): o Personalejuridisk rådgivning og vejledning af forvaltninger og institutionsledere o Forhandlinger med de faglige organisationer o Retningslinjer og vejledninger på personaleområdet o Kommunens lønpolitik o Socialt kapitel og seniorordninger o Medarbejderudvikling o Administration og planlægning af arbejdsmiljø, MED-organisationen, den attraktive arbejdsplads og sundhedsordninger til ansatte i Aabenraa Kommune o Sekretariat for Hoved MED-udvalget o Administration af midlerne i den lokale AKUT-fond o Administration af E-rekrutteringssystemet o Administration og planlægning af: - punktpraktikforløb for professionsbachelorer - ansættelse og uddannelse af kontorelever, samt - erhvervspraktikanter fra folkeskolen og handelsskolernes grundforløb. o Vurdering og behandling af anmeldte arbejdsskader som selvforsikrende enhed samt arbejdsgiverregres o Udarbejder kursuskatalog over kursustilbud til ansatte i Aabenraa Kommune o Daglig administration af Aabenraa Kommunes Feriefond. Forventningerne 6. Personalechefens ansvar og opgaver Personalechefen refererer til Vicekommunaldirektør Tom Ahmt. Personalechefen varetager ledelsen af de to kontorledere og har det overordnede ledelsesmæssige ansvar for Personaleafdelingen. Det forventes, at personalechefen i sin ledelse af ledere finder den rette balance imellem nysgerrighed og ledernes behov for at få ledelsesrum omkring sig. Personalechefen er en del af stabens chefgruppe, hvor det forventes, at man bidrager aktivt på tværs af stabens opgaver. Derudover skal personalechefen Være rådgiver og sparringspartner for vicekommunaldirektøren Være en bruger og facilitator af MED-systemet og generelt indgå i et godt samarbejde med de faglige organisationer. Være den, der i sidste instans står på mål for afdelingens budgetmæssige styring. Personalechefen skal på kort sigt (inden for det første år) særligt vie sin opmærksomhed til at: side 7
Få arbejdet sig ind i den nye organisationsstruktur i afdelingen og finde de rette roller i den. Det gælder koblingen af chefens rolle og opgaver, set i relation til kontorlederne, men det gælder også chefens, lederes og medarbejderes måde at arbejde sammen på generelt. Det skal ideelt set være ubureaukratisk, meningsfuldt og spændende at tage på arbejde for alle. Få skabt når man har sat sig godt til rette i stolen en god proces omkring fastlæggelsen af fremtidens personalepolitiske retningslinjer og kompetenceregler (efteråret 2017). Opbygge tillid - og skabe fremdrift - i en i øvrigt velfungerende MED-struktur. 7. Baggrund/ledererfaring De personlige kompetencer står her bevidst øverst, jvf. indledningen. Det har vi været godt omkring. Det er en klar fordel at have et uddannelsesmæssigt og erfaringsmæssigt afsæt, der giver ballast på det personalejuridiske felt. Du skal sammen med dygtige ledere og medarbejdere forestå de mange forhandlinger, der løbende opstår, ikke mindst med de faglige organisationer. Her er personalejuridisk viden og forhandlingserfaring kompetencer, der gør denne rolle enklere at varetage. Ledelseserfaring er en fordel men ikke en betingelse. Modsat hvis du ikke har den skal der være en naturlig autoritet og en evne til at turde trække af på beslutningerne, så du ikke bliver stopklods for fremdriften, og så dine samarbejdspartnere tager dig alvorligt. Det er en fordel at kende til det at arbejde i en politisk styret organisation, herunder samarbejdet med MED og de faglige organisationer, så der er forståelse for de præmisser, dette samarbejde hviler på, og de muligheder det giver. Du har ikke noget voldsomt stort økonomiansvar, men det er desuagtet en fordel at have OK talflair hverken mere eller mindre. Især koblingerne imellem løn, overenskomst og budget kan være dagsordener, der kan være vanskelige at få fod på, hvis man ikke nogenlunde habilt kan sine plusser, minusser og procenter. side 8
Person-/lederprofil Ingen ansøgere kan det hele - men ansættelsesudvalget vil derudover kigge efter: Tydelighed evnen til at sætte vejen/retningen på en præcis og tydelig måde Evnen til at skabe tillid omkring sig Evnen til at gå ind i konflikter uden at være konfliktgenererende. Situationsfornemmelse og empati. I de mange samspil, man er en del af, er det helt enkelt lettere, hvis man naturligt fornemmer, hvad der er det bedste i en given situation. Personlig robusthed. Det er et eksponeret område med mange holdninger og interessenter i spil. Man skal kunne tåle, at ikke alle vil være enige i det, man gør. Analytisk og strategisk skarphed, herunder evnen til at skabe overblik i en kompleks verden. Troværdighed organisationen skal være tryg ved dig. Relationskompetencer. Du skal opleves som et tilgængeligt menneske for mange forskellige typer medarbejdere og samarbejdspartnere. Evnen til at være aktivt lyttende. Ansættelsen 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til Direktør Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne, tlf. 4033 2414 eller Vicekommunaldirektør Tom Ahmt, tlf. 2899 3111 Under de to samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der som udgangspunkt ikke være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, opfordres i stedet til at aftale et møde med Vicekommunaldirektør Tom Ahmt for at få mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. side 9
9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalget er sammensat af: Vicekommunaldirektør Tom Ahmt De to kontorledere for Løn og Personale Tina Sørensen Hammerfelt (medarbejderrepræsentant) Conny Boe Sørensen (medarbejderrepræsentant) 1 chefkollega fra staben 1 chefkollega fra et af de andre direktørområder Ansættelsesudvalget vil naturligvis sikre fortrolighed i ansættelsesprocessen. Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste 2-3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde Et skriftligt resumé af en dialogtest, afholdt af Lundgaard Konsulenterne. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer. Resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde. Et skriftligt resumé af 3-4 referencer, der indhentes telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før 2. samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde. 10. Tidsplan for ansættelsen Hos Lundgaard Konsulenternes sekretariat er det Mette Kaarup Andersen, tlf. 7542 4233, mail: mka@lundgaard-konsulenterne.dk, der er tovholder på ansættelsen. Ansøgning sendes via det elektroniske stillingsmodul på Lundgaard Konsulenternes hjemmeside senest den 31. januar 2017 klokken 8.30. Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, der angives i forbindelse med ansøgningen. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. side 10
Den 2. februar træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked næste morgen/formiddag (den 3. februar). 1. samtalerunde afvikles med op til fem ansøgere den 6. februar i tidsrummet 10.30-16.00 i Aabenraa. Dialogtesten for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde, afvikles den 7. februar i Kolding. Testen tager ca. 2-2½ timer. 2. samtalerunde afvikles med op til tre ansøgere den 22. februar i tidsrummet 8.00-13.00 i Aabenraa. Ansøgeren forventes at tiltræde den 1. april 2017. 11. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til stillingen, tilbyder konsulenten en introduktionssamtale straks efter, at beslutningen om ansættelse er truffet. I samtalen vil der bl.a. blive lejlighed til sparring om, hvordan den nye personalechef kommer godt i gang med jobbet. 3-4 måneder efter den nye personalechefs tiltræden vender konsulenten tilbage og holder opfølgende samtaler med personalechefen samt vicekommunaldirektøren for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. December 2016 Jakob Lundgaard Konsulent på ansættelsessagen side 11