Vilkårene Stillingen Ansættelsesvilkårene Ringsted Kommune Ejendomsstaben Forventningerne...

Transkript

1 Lundgaard Konsulenterne rekrutterer til Ringsted Kommune Denne job- og personprofil indeholder følgende afsnit: Indholdsfortegnelse Vilkårene Stillingen Ansættelsesvilkårene Ringsted Kommune Ejendomsstaben... 5 Forventningerne Chefen for ejendomsstabens ansvar generelt Chefen for ejendomsstabens opgaver på kort sigt Chefens baggrund og bagage... 8 Ansættelsen Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Tidsplan for ansættelsen Efter ansættelsen

2 Vilkårene 1. Stillingen De kommunale organisationer er under transformation i disse år. Ikke mindst efterdønningerne af finanskrisen har tvunget kommunerne til at tænke nye tanker omkring den måde, man løser de mange opgaver godt inden for snævrere budgetmæssige rammer. For borgere og brugeres forventninger til service følger ikke den samme kurve de er nemlig altid stigende. Det at kunne skabe nye løsninger for de samme penge - eller færre er derfor den nødvendige dagsorden, kommunerne forfølger i disse år også i Ringsted Kommune. I Ringsted Kommune har man blandt andet valgt at samle ansvaret for bygningsporteføljen i én organisation ejendomsstaben for på denne måde at sikre bygningernes samlede vedligeholdelsesstand og en mere optimal udnyttelse af bygningsporteføljen. Den nye organisation blev etableret 1. juli 2011 og har således små 1½ år på bagen. Det har ikke været en enkel opgave at skabe den forventningsafstemning imellem brugernes serviceforventninger og de nødvendige prioriteringer på tværs af bygningsmassen, der er en del af grundtanken bag ejendomsstaben. Der er således en del uindfriet udviklingspotentiale som den nye chef for ejendomscenteret kan tage fat i. På mange måder et godt grundlag at stå på for den type, der ikke er til business as usual, men kan lide at organisationsudvikle sammen med dygtige medarbejdere, kolleger og brugere. De forhåbninger der er til den nye chef, er altså en evne til at trække forandringsdagsordener igennem, men med en stærk og dokumenteret kompetence i at skabe samarbejder og alliancer i processen. Vi håber også, at man på nuværende eller et tidligere tidspunkt har bevæget sig i den tekniske verden. Ideelt set har man lyst og nysgerrighed, når der skal sparres med medarbejderne om de nye løsninger men også noget hands-on viden på dele af det faglige opgavefelt. Det betyder så også, at det at have arbejdet med ejendomme er en fordel for de kandidater der søger stillingen. Økonomistyring er en disciplin, der - om muligt er endnu vigtigere i disse år end tidligere. Man skal derfor have evnen til at være over sine udgifter, så der er mulighed for at skabe den nødvendige ro om udviklingen i ejendomsstaben. Da størstedelen af medarbejderne i ejendomsstaben arbejder ude i marken er det en styrke, hvis man har erfaringer med at udøve distanceledelse og skabe sammenhæng og nærhed på trods af dette svære udgangspunkt. side 2

3 Det er en politisk styret organisation, og selvfølgelig er det en fordel, at have prøvet det på egen krop i sit karriereforløb, men det er absolut ikke nogen forudsætning. Det er derfor en af de større kommunale chefstillinger, man helt reelt har en chance for at komme i betragtning til, selvom man ikke har erfaringen fra den kommunale organisation. 2. Ansættelsesvilkårene Stillingen besættes i henhold til overenskomst efter forhandling med den relevante faglige organisation med et samlet lønniveau omkring kr. inkl. pension. 3. Ringsted Kommune Ringsted ligger på mange måder ideelt med let adgang til motorvejen imod øst og vest og igennem de seneste år begunstiget af massiv tilflytning af nye borgere, der har benyttet sig af muligheden for at få natur og plads til fornuftig pris, samtidig med at København ligger inden for 45 minutter med bil eller tog. Med den nye linjeføring på banen knyttes Hovedstaden og Ringsted endnu tættere sammen. En befolkning på indbyggere har været i stadig vækst, hvor tilflytningen af nye borgere i perioder har været helt oppe på om året. Ringsted Kommunes politiske organisation består af Byrådet med 21 medlemmer, Økonomiudvalget og 7 stående udvalg. Den administrative organisation ledes overordnet af direktionen under ledelse af kommunaldirektøren. Direktionen har 5 medlemmer fordelt på kommunaldirektør, social- og sundhedsdirektør, teknisk direktør, børne- og kulturdirektør samt økonomidirektør. På Ringsted Kommunes hjemmeside ( kan man finde yderligere oplysninger om bl.a.: Fakta om kommunen. Politisk organisation. Økonomi. Mål, strategier og politikker. Byudvikling og planlægning. Administrativ organisation. Ledelsesgrundlaget. Teknisk Forvaltning: Teknisk Forvaltning ledes af teknisk direktør Lars Mørk. Det en forvaltning, der er karakteriseret ved en rigtig god blanding af medarbejdere og ledere i forskellige aldre og med side 3

4 en blandet kønsfordeling. Det er faktisk noget atypisk i forhold til den typiske teknikog miljøforvaltning, og dette er måske medvirkende årsag til, at man generelt oplever, at det er sjovt og spændende at komme på arbejde. Men man skal kunne tåle noget røg citat en afdelingschef, der er kollega til den ny chef for ejendomsstaben. Teknisk Forvaltning består organisatorisk af fem afdelinger med hver deres chef, henholdsvis Plan og Byg (myndighedsbehandling) Ejendomsstab Natur og Miljø Trafik, Vej og Park Sekretariat Derudover ligger beredskabsområdet under den tekniske direktør. Der er samlet set ca. 150 medarbejdere i forvaltningen. Afdelingscheferne indgår med direktøren i forvaltningens chefgruppe, der mødes en gang ugentligt og derudover har en række tematiserede mødeaktiviteter hen over året. Der er en god og debatterende stil i chefgruppen med højt til loftet og der grines tit. Gruppen har i det forløbne år viet en del af deres energi til implementering af en fælles projektstyringsmodel samt er i færd med et kvalitetsstyringsprogram, hvori indgår at forvaltningen ISO 9001 certificeres. Ejendomsstaben er endnu ikke certificeret, men det forventes at komme i løbet af Afdelingscheferne indgår i øvrigt i kommunens tværgående afdelingschefgruppe, der mødes med direktionen en gang månedligt. Forvaltningen holder til i egne lokaler på Rønnedevej 9 med de muligheder dette medfører for evnen til at skabe fællesskab og helhed, men selvsagt også med den ulempe, at man ikke er fysisk sammen med de øvrige forvaltninger i kommunen. Forvaltningen servicerer to politiske fagudvalg - Plan- og Boligudvalget og Klima- og Miljøudvalget - samt Økonomiudvalget. Alle afdelingschefer deltager i de relevante politiske fagudvalgsmøder, dvs. for ejendomsstabs-chefens vedkommende, Plan- og Boligudvalget. Der er møde en gang om måneden (aften). I forbindelse med varetagelsen af konkrete anlægsprojekter må det derudover forventes, at man adhoc deltager i mødepunkter i andre politiske udvalg. side 4

5 4. Ejendomsstaben Ejendomsstaben har ejerskabet - og ansvaret - for udvendig vedligehold af alle kommunale bygninger. Derudover er staben kontraktholder på rengøringen i alle bygningerne (er udliciteret). De institutioner, der er brugere af bygningerne, har selv ansvaret for indvendig vedligehold. Ejendomsstaben består af 6 medarbejdere - projektteamet, der sidder centralt og derudover ca. 45 medarbejdere placeret decentralt. Ejendomsstaben har en årlig omsætning på ca. 50 millioner kr. samt en varierende mængde anlæg på ca. 35 millioner kr. Der er et naturligt tæt samarbejde med Trafik, Vej og Park, idet de grønne områder enten varetages direkte af medarbejdere herfra eller er købt på de kontrakter med eksterne leverandører, som Trafik, Vej og Park er kontraktholder på. De 6 centralt placerede medarbejdere består af 4 ingeniører og arkitekter, der arbejder med projektering af de mindre projekter og bygherrerådgivning på de større projekter. De kaldes projektteamet i det daglige. Derudover er de 2 driftsledere, der har det overordnede ansvar for de medarbejdere, der servicerer de kommunale bygninger, placeret centralt. De 2 driftsledere har hver ansvaret for 3 teams, og kommunens bygninger håndteres således fra 6 områder med hver deres teamleder. I Ejendomsstaben er der tilknyttet en medarbejder der arbejder med risikostyring og forsikring. Endelig varetager staben opgaven med køb og salg af bygninger i samarbejde med en jurist, der er placeret i sekretariatet i Teknisk Forvaltning. Som led i varetagelsen af denne opgave og i koordinationen på tværs er der etableret et mødeforum kaldet PJB (Plan-Jord-Byg) for at koordinere lokalplanlægning, køb og salg af jord og byggemodninger. Ejendomsstaben er som det nævnes indledningsvist en nyere konstruktion fra 1. juli Før den tid var de decentrale medarbejdere ansat på den institution, hvor de har deres daglige gang. Dvs. typisk pedeller på skoler og ældrecentre. Det er også fra denne gruppe, at de 6 teamledere er rekrutteret. Teamene er placeret på de større institutioner og varetager herfra servicen af de nærliggende kommunale bygninger. Nogle af de udfordringer, den nye enhed står overfor, har netop afsæt i overgangen fra hvad der var før, til hvad der er nu. Tidligere havde institutionerne nemlig selv hånd og halsret overfor deres egne pedeller. Det gav en naturlig fleksibel og forskellig anvendelse af disse ressourcer, alt efter hvad den enkelte institution prioriterede. Nu afstemmes serviceniveauet i en driftsaftale, der selvsagt ikke kan tage højde for alle de side 5

6 situationer der opstår på en institution i løbet af en dag. Nogle af de ting, de tidligere pedeller plejede at gøre, er nu ikke en del af driftsaftalen/serviceniveauet, ligesom der er kanaliseret midler over i en højnelse af den generelle vedligeholdelsesstandard noget institutionerne ikke alle prioriterede lige højt i den gamle model. I sammenhæng med dette opstod der tidligt i forløbet nogle budgetmæssige udfordringer der gjorde, at man desværre var nødt til at levere mindre end det man egentlig gerne ville og det man havde meldt ud. Det er dog vigtig at sige, at disse økonomiske udfordringer er håndteret. Men samlet set betyder opstarten, at der har været uro i den vigtige samarbejdsflade imellem brugerne af de kommunale bygninger institutionerne og ejendomsstaben. Det er derfor, at vi i indledningen pointerer, at der er brug for gode kommunikations- og samarbejdskompetencer hos den nye chef. Det er ikke bare en rendyrket styr på bygningerne opgave. I opstartsfasen er det på den ene side lykkedes at skabe noget sammenhold og teamspirit i den ny gruppe medarbejdere, på den anden side er det nok i mindre grad lykkedes at få brugt samarbejdsorganisationen (MED) på en god måde, og der er heller ikke i bund skabt klarhed om roller for henholdsvis medarbejdere, teamledere og driftsledere. I praksis betyder det, at rammerne for medarbejdere kan variere noget alt efter hvilket område man sidder i. Det skal ikke nødvendigvis oversættes til, at der er brug for strammere tøjler omkring medarbejderne men i stedet for som, at der er brug for klarere rammer om den enkelte leder og medarbejder så de inden for rammen kan forvalte opgaven på bedste vis. Den administrative og politiske ledelse har stor fokus på optimal udnyttelse af ejendomsmassen, altså at samle funktioner på færre kvadratmeter, så der kan frasælges bygninger. Det betyder, at man skal regne med stor opmærksomhed men også nogle forventninger til den måde, denne del af opgaven varetages på. Ejendomsstaben er i tæt samarbejde med Plan- og Boligudvalget i gang med at udarbejde en ejendomspolitik, der skal sætte nogle rammer for kommunens fremtidige byggeri. Dette er derfor noget, den nye chef kan nå at sætte sit fingeraftryk på. side 6

7 Er det så rod og bøvl man kommer ind i? Nej, det er en vedkommende og spændende ledelsesopgave, hvor alle - medarbejdere, ledere som brugere - glæder sig til, at der tages fat i de udfordringer der er opstået på vejen. For den dygtige leder er der helt oplagte lavt-hængende frugter, der kan give nogle succesoplevelser for den nye chef og vedkommendes medarbejdere - på relativt kort sigt. Forventningerne 5. Chefen for ejendomsstabens ansvar generelt Chefen for ejendomsstaben varetager ledelsen af ejendomsstabens medarbejdere samt indgår i forvaltningens chefgruppe. Det forventes, at man påtager sig et medansvar for de tværgående dagsordener og projekter i forvaltningen og kommunen uanset hvor projekterne organisatorisk er forankret. Chefen for ejendomsstaben skal derudover: Være rådgiver og sparringspartner for direktøren. Medsikre forvaltningens økonomistyring. Det tager konkret form i ejendomsstabens egen budgetoverholdelse. Være en aktiv medspiller i forvaltningens chefgruppe såvel på som imellem møder. Udvikle og sparre med medarbejderne. Være aktivt engageret i at skabe en god trivsel på arbejdspladsen. 6. Chefen for ejendomsstabens opgaver på kort sigt Chefen for ejendomsstaben skal på kort sigt (indenfor det første år) vie sin opmærksomhed til: Arbejde med at skabe klarhed omkring den udførende organisations roller og vurdere på rammerne for deres arbejde. Ikke mindst koblingen imellem chef, driftsleder og teamleder er vigtig i den sammenhæng. Være med til at skabe mere genkendelighed imellem distrikter og områder. Det er for differentieret, hvorledes service og arbejdsdeling defineres i dag. Udvikle samarbejdsfladen til institutionerne og til de forvaltninger der organiserer institutionerne. Tage ansvar for optimal udnyttelse af ejendomsmassen og skubbe på en udvikling der går i denne retning. Indgå aktivt i - og tage ansvar for - arbejdet med udformning af en ny ejendomspolitik. side 7

8 Sikre proces med genudbud af rengøringen i de kommunale bygninger. Få brugt noget ledelsesmæssig energi på at få køb og salg af bygninger og byggejord væk fra den tekniske direktør og ind på eget ledelsesområde. Gå aktivt ind i kvalitetsstyringsprocessen, herunder implementere ISO 9001 på eget område måske endda bruge den som en løftestang for nogle af de processer der beskrives her ovenfor. Få skabt nogle gode processer omkring sikkerheds- og samarbejdsudvalgets arbejde (MED). 7. Chefens baggrund og bagage Baggrund/ledererfaring Den kommende chef for ejendomsstaben kunne have en uddannelsesmæssig baggrund som ingeniør, arkitekt eller lignende akademisk teknisk baggrund. Men uddannelsesbaggrunden kan være helt anderledes end de eksempler der nævnes her vigtigere er de erhvervede erfaringer fra områder, der har ligget i - eller på kanten af ejendomsstabens opgavefelter. Man har ideelt set et godt blik for ejendomsoptimering, men også for det gode byggeri det der også fungerer godt om 25 og 50 år. Man har ideelt set skabt resultater i udøvet ledelse og har ikke svært ved at konkretisere hvad disse resultater består i. Det vil være en styrke, hvis man har et IT-niveau, hvor man kan forholde sig til ideer til nye måder at IT-understøtte arbejdet i staben på. Person-/lederprofil Ingen ansøgere kan det hele men ansættelsesudvalget vil derudover kigge efter: Gode kommunikationsevner det gælder i organisationen, men ikke mindst ud af organisationen til brugere og samarbejdspartnere. Det gamle udtryk at kunne tale med høj som lav kommer helt til sin ret her. Troværdighed sammenhæng imellem det man siger og det man gør. En god evne til at lytte uden at miste evnen til at træffe beslutninger og omsætte disse i handlinger. Robusthed. Ikke alle vil være enige i alt det man gør man skal kunne holde til at blive kritiseret uden at gå i panik eller miste samarbejdsevnen af den grund. Tydelighed man må gerne være klar i mælet og også turde være fast og bestemt, når det er nødvendigt. side 8

9 Innovativ primært forstået som evnen til at skabe rammerne for en organisation der understøtter de gode forslag og er parat til forandringer. Ordentlighed man skal have de menneskelige kvaliteter i orden. Humor. Forståelse og interesse for økonomistyring og budgetlægning ikke mindst når det kommer til at skabe sammenhæng imellem ressourcer og opgaver i en fremtid, hvor der med stor sandsynlighed bliver tættere imellem besparelsesrunderne og længere imellem bevillingerne i de danske kommuner generelt og herunder også Ringsted. Autoritet uden at have brug for at være autoritær. Loyalitet opadtil som nedadtil. Ansættelsen 8. Ansøgernes vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til: Direktør Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne, tlf eller Teknisk direktør Lars Mørk, tlf Under de 2 samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der som udgangspunkt ikke være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, opfordres i stedet til at aftale et møde med teknisk direktør Lars Mørk for at få mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalget er sammensat af den tekniske direktør, en sideordnet chef/kollega, en driftsleder, en medarbejder fra projektteamet samt en medarbejder fra pedelkorpset. Ansættelsesudvalget vil naturligvis sikre fortrolighed i ansættelsesprocessen. side 9

10 Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste 2-3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning. Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde. Et skriftligt resumé af en dialogtest hos en af Lundgaard Konsulenternes andre konsulenter. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer. (Resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde). Et skriftligt resumé af 3-4 referencer, som konsulenten indhenter telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde. Du kan læse mere om bl.a. dialogtesten og vores etik i ansættelsessager på Tidsplan for ansættelsen Hos Lundgaard Konsulenternes sekretariat i Ribe er kontorleder Dorit Bech tovholder på ansættelsen. Dorit Bech kan træffes på tlf Ansøgning sendes via elektronisk ansøgningsportal på (under beskrivelsen af stillingen). Den skal være fremme senest den 27. november 2012 kl Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, ansøgningen er sendt fra. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. Den 3. december træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked samme dag. 1. samtalerunde afvikles med op til 6 ansøgere den 11. december kl side 10

11 Dialogtesten for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde afholdes af chefkonsulent Jens Kaptain, Lundgaard Konsulenterne den 12. december Testen tager ca. 2 timer. 2. samtalerunde afvikles med op til 3 ansøgere den 18. december kl Ansættelsesudvalget indstiller herefter en kandidat til ansættelse med tiltrædelse den 1. februar 2013 efter forhandling med den faglige organisation. 11. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til stillingen, tilbyder konsulenten en opfølgende samtale inden tiltrædelsen i den nye stilling. I samtalen vil der bl.a. blive lejlighed til sparring omkring, hvordan den nye chef for ejendomsstaben kommer godt i gang med jobbet. 3-4 måneder efter den nye chefs tiltræden vender konsulenten tilbage og holder opfølgende samtaler med den tekniske direktør og den nye chef for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. Oktober 2012 Jakob Lundgaard Konsulent på ansættelsessagen side 11