Område: Økonomi Afdeling: Regnskab og Finans Journal nr.: 14/5094 Dato: 16. juni 2014 Udarbejdet af: Birthe Drejer Nielsen E-mail: Birthe.D.Nielsen@rsyd.dk Telefon: 76631639 Notat Bilag til dagsordenspunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2013" Administrationens besvarelse af revisionens bemærkninger Revisionen fremsender Beretning af 16. juni 2014 om revision af årsregnskabet for 2013 (afsluttende) og Revisionsberetning for 2013 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Beretningerne indeholder ikke bemærkninger, som regionsrådet skal besvare over for tilsynsmyndigheden. Beretning af 16. juni 2014 om revision af årsregnskabet for 2013 (afsluttende) Revisionen har redegjort for konstateringer og anbefalinger, der kræver besvarelse fra administrationen: Ad afsnit 4 Rapportering om gennemført forvaltningsrevision mv. 4.2 Ledelsestilsyn Revisionen anfører, at tidligere års revision har vist, at de budgetansvarliges beskrivelse af ledelsestilsynet har været mangelfuld i indhold, omfang og kvalitet, og at dokumentationen for de gennemførte ledelsestilsyn ofte har været utilstrækkelig. Revisionen nævner, at de budgetansvarlige har anført, at årsagerne hertil bl.a. er, at ledelsestilsynet er for ressourcekrævende i forhold til værdien, og at ledelsestilsynet er reaktivt i stedet for proaktivt og dermed ikke understøtter den økonomiske styring i nødvendigt omfang. Revisionen bemærker, at de derfor blev anmodet om i samarbejde med regionen at undersøge, hvorledes ledelsestilsynet kan effektiviseres, samtidig med at ledelsestilsynet får et kvalitetsløft. Revisionen anfører, at der i forbindelse med deres interviews med blandt andet sygehusledelserne, økonomiansvarlige centralt og decentral, støttefunktioner mfl. er draget nogle konklusioner og fremkommet en række konkrete forslag til, hvorledes ledelsestilsynet kan effektiviseres fremadrettet, og at regionen frem mod implementeringen af nyt økonomisystem løbende vil undersøge, hvilke af disse forslag det er hensigtsmæssigt og teknologisk muligt at gennemføre, herunder hvorvidt der er løsninger, der med fordel kan integreres i den valgte løsning.
Administrationen er enig i Revisionens redegørelse og bekræfter, at der arbejdes med udvikling af ledelsestilsynet i projekt Nyt koncept for ledelsestilsyn. Ad afsnit 6 Kommentarer til resultatopgørelsen 6.2.4 Andre driftsindtægter Revisionen har som sidste år igennem stikprøvevise interviews og besøg på afdelingerne i sygehusene konstateret, at der generelt er sket en forbedring vedrørende beskrivelserne omkring forretningsgange og kontroller vedrørende andre indtægter. De har dog som sidste år konstateret, at flere af de kontroller, der sigter mod sikring af indtægternes registrering og fuldstændighed, ofte ikke er dokumenteret. Behovet for dokumentation af kontrollerne tages op med Sygehusenes økonomiafdelinger. 6.3.1 Eksterne omkostninger Revisionen anfører, at de stikprøvevist har besøgt afdelinger på alle sygehuse for at vurdere implementering af ledelsestilsyn på afdelingsniveau og dokumentation af det udførte tilsyn. Det er deres vurdering, at det udførte ledelsestilsyn er noget svingende i kvalitet, og at dokumentationen herfor fortsat kan forbedres. Revisionen har derfor generelt anbefalet sygehusledelserne, at der udarbejdes en beskrivelse af de minimumskrav, som ledelsen ønsker at stille til de budgetansvarlige og specifikt til regnskabsafdelingen i forbindelse med ledelsestilsynet. De har ligeledes anbefalet, at der stilles krav til den budgetansvarliges dokumentation af ledelsestilsynet, således at der sikres et kontrolspor. Revisionen nævner, at der i dag findes elektroniske hjælpemidler i økonomisystemet, der kan understøtte denne dokumentation. De henviser endvidere til beskrivelsen i afsnit 4.2 Ledelsestilsyn og anbefaler, at rammerne for ledelsestilsynet kobles med implementering af nyt økonomisystem. Behovet for dokumentation af udført ledelsestilsyn tages op med Sygehusenes økonomiafdelinger. 6.3.2 Forskningskonti Revisionen har konstateret, at det på Odense Universitetshospital er muligt for en medarbejder i ForskerService at oprette en forskningskonto (OL-konti) samt at bogføre og betale elektroniske fakturaer uden en egentlig efterfølgende godkendelse heraf, hvilket betyder, at det reelt set er muligt at bestille varer til sig selv og bogføre omkostningen på OL-konti. Regnskabsafdelingen laver opfølgning på forskerkonti, men kontrollerer ikke underliggende registreringer, og en fejlagtigt bogført omkostning vil derfor ikke nødvendigvis blive identificeret. Side 2 af 8
Det er revisionens anbefaling, at OL-kontiene fuldt ud omfattes af den integrerede anvisning samt de øvrige kontroller og ledelsestilsyn, som finder sted i resten af regionen. Revisionen bemærker, at de er blevet oplyst af ledelsen på Odense Universitetshospital, at der er blevet indført en kontrol på 5 % af alle bilag på forskningskonti, hvor kontrollen udføres af en controller, som ikke er en del af ForskerService. Revisionen bemærker endvidere, at de ikke under den stikprøvevise gennemgang har identificeret misbrug af midler. Revisionens anbefalinger er taget til efterretning og er implementeret i løbet af 2013. Revisionen bemærker, at Statsrevisorerne i starten af 2014 har bedt Rigsrevisionen om at undersøge, hvordan regionernes hospitaler forvalter eksterne forskningsmidler. Undersøgelsen vil have fokus på forretningsgange og interne kontroller for forvaltningen af de eksternt finansierede forskningsprojekter, herunder retningslinjerne for indgåelse af samarbejdsaftaler med private tilskudsgivere. Revisionen nævner, at Rigsrevisionens gennemgang også vil omfatte forskningsmidler under Region Syddanmark, og at der forventes en rapportering heraf i 1. kvartal 2015. Det kan supplerende oplyses, at Rigsrevisionen har påbegyndt gennemgang af regionens centrale regelsæt samt lokale regelsæt og udvalgte forskningsprojekter på OUH og Sygehus Lillebælt. Økonomistaben koordinerer samarbejdet med Rigsrevisionen, som forventer at præsentere udkast til rapport i slutningen af 2014. 6.3.3 Omkostninger på sygesikringsområdet I forbindelse med implementeringen af regionens nye IT-system til behandling af sygesikring, anbefaler revisionen, at der for at effektivisere processerne yderligere indhentes en systemerklæring på applikationskontrollerne i det nye system. Revisionens anbefaling tages til efterretning, og systemejer for nyt sygesikringssystem kontaktes. 6.3.4 Personaleomkostninger Revisionen har som tidligere år konstateret eksempler på mangelfuldt udfyldte bilag vedrørende skattefri befordringsgodtgørelse og har konstateret, at regionens interne kontrol har observeret samme mangler. Revisionen oplyser at være bekendt med, at der ved revisionens afslutning er implementeret et elektronisk system til godtgørelse af kørsel og diæter. Revisionen bemærker, at systemet må forventes at reducere antallet af fejl væsentligt. Besvarelse (skattefri befordringsgodtgørelse). En stor del af manglerne i forbindelse med indberetning af kørsel løses, når alle enheder over tid implementerer Udgiftsrefusion. Indtil da er det vigtigt at sikre, at indberetningsskemaerne lever op til Side 3 af 8
SKAT s krav. Det er det enkelte sygehus, som har ansvaret for at skemaerne lever op til SKAT s krav, evt. ved at tage udgangspunkt i skemaet på HR Portalen. Der er foretaget en gennemgang af Udgiftsrefusion med henblik på at sikre, at systemet lever op til skattereglerne. Det er godkenderens ansvar at sikre, at feltet erhvervsmæssigt formål er tilstrækkelig udfyldt og alternativ returnere uden godkendelse. Vi vil gøre godkenderne opmærksom på deres ansvar. I den overordnede forretningsgangsbeskrivelse vil vi indarbejde, at alle enheder i den interne forretningsgang skal beskrive, hvor kvalitetskontrollen forankres i organisationen, og hvordan kontrollen udføres. Det meste af OUH og hele Sygehus Sønderjylland er i 2013 overgået til at afregne befordring og udlæg via Udgiftsrefusionsmodulet i Prisme. Deloittes skatteafdeling har i januar kvartal 2014 gennemgået dette modul. Der blev kun konstateret få områder, som burde forbedres, hvilket straks blev effektueret. Sygehus Lillebælt er i maj måned 2014 startet med at gøre klar til ibrugtagning af modulet. I enkelte tilfælde har revisionen i lighed med tidligere år konstateret timelønnede, som ikke har en ansættelseskontrakt på trods af krav herom. Revisionen bemærker, at de har fået oplyst, at der løbende orienteres om reglerne ved timelønnede, ligesom den centrale lønadministration udtager stikprøver og kontakter institutionsleder, hvor ansættelsesbevisloven ikke overholdes. Besvarelse (ansættelseskontrakter/ansættelsesbevisloven). Der har været dialog med Silkeborg Data i forhold til en indbygget kontrol af antal timer pr. uge for timelønnede, så opfølgningen på ansættelsesbevisloven kunne ske på forkant. Konklusionen blev, at det ikke kan lade sig gøre. Vi er bekendt med, der kommer ny aftale omkring ansættelse af timelønnede gældende fra 1. september 2014. Det nærmere indhold er endnu ikke kendt. Derfor fortsætter vi med at anvende den faste model, som er lagt ind i Datawarehouse, indtil vi kender betydningen af den nye aftale. Revisionen har indhentet dokumentation for den stikprøvevise gennemgang og kontrol af eksterne revisionslister for lønområdet. I den forbindelse har revisionen konstateret, at kontrollen udføres i alle enheder. Under revisionen er de dog stødt på følgende problemer: Brudt rækkefølge af eksterne revisionslister, hvilket indikerer, at ikke alle lister er gennemgået Manglende dokumentation for eller angivelse af, hvad der er kontrolleret Manglende løbende kontrol (lister, der dækker størstedelen af året er gennemgået umiddelbart før revisionsbesøg). Revisionen har fået oplyst af løncheferne i de enheder, hvor manglerne er observeret, at der vil være fokus på gennemgangen og dokumentation heraf fremadrettet. Besvarelse (eksterne revisionslister). De steder, hvor kontrollerne ikke har været komplette, eller der har været manglende dokumentation, er blevet gjort opmærksom på dette. Side 4 af 8
Det vil på næste lønerfamøde (august 2014) blive taget med som et punkt til opfølgning. Det vil blive skærpet i den overordnede forretningsgang, at kontroller skal kunne dokumenteres, dvs. det skal fremgå af kontrollen, hvem der er kontrolleret (hvilke medarbejdere). Regionen indhenter fra Silkeborg Data en erklæring om de generelle it-kontroller, som den eksterne leverandør varetager på vegne af Region Syddanmark i forbindelse med lønbehandlingen. Revisionen har noteret sig, at erklæringen for 2013 indeholder et nyt punkt vedrørende forretningsgang for opbevaring og tilintetgørelse af databærende medier, som ikke håndteres af leverandøren. Revisionen anfører, at Region Syddanmark endnu ikke har en forretningsgang for dette område, men at de er bekendt med, at regionen har igangsat dette arbejde. Besvarelse (generelle it-kontroller i forbindelse med lønhehandlingen). Dataudtræk indarbejdes i den overordnede forretningsgang for lønområdet, og de relevante personer gøres bekendt med, at de selv skal slette data, når de er hentet. Ad afsnit 7 Kommentarer til balancen 7.1 Materielle og immaterielle anlægsaktiver 7.1.1 Afgangsførsel af materielle anlægsaktiver Regionen har i første halvår af 2014 afhændet 4 sygehuse. Der er ikke pr. 31.12.2013 foretaget en eventuel vurdering af værdiansættelsen af ejendommene i forhold til den indgåede aftale i 2014. Revisionen anbefaler, at anlægsaktiver, som sættes til salg, omklassificeres i balancen til omsætningsaktiver, og at der løbende sker revurderinger af værdiansættelsen. Revisionens anbefaling tages til efterretning, og der vil i 2014 blive foretaget bogholderimæssig regulering af værdierne for de sygehuse m.m., hvor Regionen har fået medhold i klager over den offentlige ejendomsvurdering. De bogførte værdier vil således blive nedskrevet, så de svarer til den nye vurdering jf. afgørelsen. 7.6 Hensatte forpligtelser Revisionen bemærker, at i henhold til budget- og regnskabssystemet for regioner skal hensættelse til tjenestemandspension reguleres med 20,3 % af den pensionsgivende løn for erhvervsaktive tjenestemænd. Det er revisionens vurdering, at regionen har efterlevet reglerne i budget- og regnskabssystemet for regioner med hensyn til årlige reguleringer og genberegning af forpligtelse, men de anbefaler, at forudsætningerne i modellen nøje genovervejes ved de kommende års aktuarmæssig beregning. Side 5 af 8
Der tages kontakt til aktuarerne hos Deloitte, som har udviklet beregningsmodellen, for at drøfte forudsætningerne inden næste genberegning. Ad afsnit 8 Kommentarer til investeringsregnskaber mv. (anlægsregnskaber) 8.1 Kvalitetsfondsprojekter Dele af sygehusbyggerierne i Region Syddanmark er finansieret via Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses (SUM) pulje for kvalitetsfondsprojekter. I regnskabsåret 2013 har kvalitetsfondsprojekterne hos Sygehus Sønderjylland og kvalitetsfondsprojektet hos Sygehus Lillebælt indsendt kvartalsrapporteringer til SUM. Revisionen har for kvartalsrapporteringerne afgivet erklæringer. 8.1.1 Sygehus Sønderjylland Den seneste kvartalsrapportering er pr. 31. marts 2014. Revisionen anfører, at regnskabsåret har været præget af et stort forbrug af uforudsete udgifter og træk på reserverne i Fase 1 samt tidsmæssige forsinkelser og håndtering af disse i forhold til en opdateret tidsplan. Revisionen bemærker desuden, at regionsrådet i 2014 har godkendt, at der overføres 30 mio. kr. fra budgettet for fase 2 til fase 1 til dækning af det økonomiske merforbrug. Revisionen har forsynet kvartalsrapporten pr. 31. marts 2014 med en erklæring uden forbehold, men med en supplerende oplysning vedrørende muligt retsligt efterspil til Fase 1, der kan få økonomiske konsekvenser. Opgørelse af krav og modkrav pågår. En eventuel retslig behandling af sagen kan først påbegyndes ultimo 2014. 8.1.2 Sygehus Lillebælt Seneste rapportering er pr. 31. marts 2014. Erklæring for kvalitetsfondsprojektet blev første gang afgivet pr. 3. kvartal 2013. Revisionen anfører, at projektet i perioden har haft et større træk end forventet på reserven til uforudsete udgifter, hvilket særligt er foranlediget af funderingsmæssige udfordringer samt udgifter til miljøsanering. Revisionen har forsynet kvartalsrapporten pr. 31. marts 2014 med en erklæring uden forbehold, men med en supplerende oplysning vedrørende manglende endelig fastlæggelse af regnskabsprincip. Revisionen gør opmærksom på rapportens oplysning om, at definitionen af flytteomkostninger endnu ikke er fastlagt for projektet, at fastlæggelsen af omfanget af flytteomkostninger kan betyde ændringer i de allerede registrerede omkostninger for kvalitetsfondsprojektet. Side 6 af 8
Sygehus Lillebælt har fastlagt regnskabsprincippet for flytteomkostninger og har oplyst, at konsekvenserne vil være indarbejdet i forbindelse med kvartalsrapporteringen for 2. kvartal 2014. Ad afsnit 9 Generelle it-kontroller Revisionen har fortsat identificeret nogle væsentlige områder til forbedring omkring kontrol med eksterne leverandører og interne procedurer, men bemærker, at det er deres vurdering, at regionen aktivt følger op på tidligere rapporterede anbefalinger, hvilket har resulteret i, at en del af disse nu er lukket. Revisionen anfører, at regionen fortsat bør prioritere arbejdet med it-sikkerhedsstyring generelt samt bør revurdere og begrænse leverandøradgang til Apovision såfremt muligt. Administrationen er enig i Revisionens anbefaling. Der er udarbejdet risikoanalyser på udvalgte primær systemer, og Enheden for Informationssikkerhed er i gang med at iværksætte handleplaner for styrkelse af informationssikkerheden. Handleplanerne skal bl.a. styrke systemejerskabet og opgaver relateret hertil. Systemejer for ApoVision kontaktes med henblik på at revurdere og begrænse leverandøradgangen. Revisionsberetning for 2013 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion Ad afsnit 3 Revisionens bemærkninger og supplerende oplysninger 3.1 Generelle bemærkninger Revisionen har ikke givet anledning til generelle bemærkninger/supplerende oplysninger vedrørende forhold i refusionsopgørelsen for 2013. 3.2 Bemærkninger vedrørende personsager og øvrige specifikke bemærkninger, bilag 1 5 Revisionens bemærkninger og supplerende oplysninger 5.1 Personsager Revisionen af personsager har ikke givet anledning til bemærkninger. 18. juni 2014 Region Syddanmark, økonomidirektøren Side 7 af 8
Drøftet i direktionen den 23-06-2014: Beretning af 16. juni 2014 om revision af årsregnskabet for 2013 (afsluttende) og revisionsberetning for 2013 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Beslutning i Direktionen den 23-06-2014: Direktionen fulgte indstillingen, og sagen sendes videre til politisk behandling. Direktionen ønsker desuden at drøfte punktet på førstkommende møde, den 13. august 2014. 23. juni 2014 Region Syddanmark, økonomidirektøren Side 8 af 8