Halsnæs Kommune Trekløveret Anmeldt tilsyn 24. november2008

of 10 Halsnæs Kommune Trekløveret Anmeldt tilsyn 24. november2008 1. Indledning 3 1.1. Metode 3 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn 3 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg 3 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst 3 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring 3 3.2 Virksomhedsplan 3 3.3 Styring af budget og løn 3 3.4 Styring af mål 3 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler 3 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål 3

of 10 4.2 Medarbejderudviklingssamtaler 3 5. Samarbejde og information 3 5.1 Eksternt samarbejde 3 5.2 Internt samarbejde 3 6. Arbejdsmiljø 3 6.1 Sikkerhed 3 6.2 Sygefravær 3 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering 3 7. Dialog, samarbejde og medinddragelse 3 7.1 Medinddragelse 3 8. Pårørenderådets oplevelse af Trekløveret 3 8.1 Pårørenderådet, tidligere tilsyn og samarbejde med Trekløveret 3 8.2 Bolig, trivsel og forplejning 3 8.3 Socialt miljø, og aktiviteter 3 8.4 Pædagogiske indsatsplan og medinddragelser 3 9. Vurderinger 3 9.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn 3 9.2 Driftsgrundlag og styring overordnet 3 9.3 Kompetence. Kvalifikationsudvikling og udviklingsamtaler 3 9.4 Samarbejde, information og arbejdsmiljø 3 9.5 Medinddragelse og pårørenderåd 3 1. Indledning Denne rapport er udarbejdet på baggrund af anmeldt besøg på Trekløveret d. 24. november 2008, med baggrund i aftale imellem Halsnæs Kommune og CareGroup. 1.1. Metode

of 10 Udgangspunktet for besøget er en spørgeguide, spørgeguiden er anvendt først i et interview med 2 fra lederteamet, og efterfølgende i et interview med 2 repræsentative medarbejdere, som Trekløveret selv har fundet. Derudover er pårørenderådets formand interviewet 1.2 Baggrund for tilsyn, specifikt det anmeldte tilsyn Kommunen skal føre tilsyn med de institutioner der er etableret og drevet af kommunen, med udgangspunkt i Retssikkerhedslovens 15 og 16. Tilsynet omfatter: Et kontrol aspekt - at påse at tilbuddet overholder gældende lovgivning, og at tilbuddet er i overensstemmelse med det grundlag kommunalbestyrelsen har vedtaget vedr. målgruppe og indsats. Et kvalitetsaspekt at påse at kvaliteten i tilbuddet er i overensstemmelse med vedtagne ydelser og servicestandarder Et udviklingsaspekt der igennem dialog skal medvirke til løbende udvikling af tilbuddet i takt med brugernes behov, herunder sikre metode- personale- og organisationsudvikling Formålet med det anmeldte tilsyn er væsentligst et kvalitets- og udviklingsperspektiv. 2. Opfølgning på det uanmeldte besøg 2.1. Bemærkninger til det uanmeldte besøg, og nyt siden sidst Ledergruppen formidler at rapporten fra det uanmeldte tilsyn i foråret er gennemgået og drøftet på MED-udvalget, er forlagt pårørenderådet og drøftet med forvaltningen. Tilsynet i foråret pegede på følgende udviklingsområder: At der sikres en afklaring af det juridiske grundlag, idet tilsynet også juridisk er baseret på at der er tale om en 108 institution. At, såfremt der er tale om et 108 tilbud, der udvikles kommunale kvalitetsstandarder jf. Servicelovens 139/bekendtgørelse af 15. juni 2006, og at indholdskravene beskrives herunder, visitation, og at der på botilbuddet udarbejdes en egentlig servicedeklaration. Jf. vejledning 98 ag 5/12 2006 pkt. 34. Det anbefales, at det beskrives i virksomhedsplanen hvilken metode/proces der er fastlagt for at resultatkravene er tydelig og målbare. At der sikres sammenhæng imellem Forvaltningens visitering, handleplaner iht. 141 og de pædagogiske handleplaner Der er sket en afklaring af det juridiske grundlag, således at der ikke er tale om et SEL 107 tilbud, men et tilbud om støtte i eget hjem. Der er lavet en god og overskuelig virksomhedsplan der beskriver tilbuddet og ydelserne. De overordnede mål, og tilbuddet egne mål. Der er klar angivelser af mål, hvem der er

of 10 ansvarlig, og hvornår opgaven forventes færdig. Der er etableret en struktur omkring løbende måling af hvorvidt målene opfyldes (kvartalsmæssige indberetninger), og der er en struktur der sikrer opfølgning af årets samlede mål, i årsrapporten. Der er i handleplanmøderne arbejdet med revisitering og sikring af sammenhæng imellem handleplaner og pædagogiske indsatsplaner. Medarbejderne giver udtryk for tilfredshed med den sidste tilsynsrapport, som de synes gengiver deres arbejdsplads som den er. De oplever, at der har været arbejdet på de forslag tilsynet har givet, at rapporten har været behandlet i Med-udvalget. 3. Driftsgrundlag, økonomi og mål styring 3.1 Overordnet politisk plan for Handicapområdet i kommunen Der er et udkast til en politik på området, men den er ikke politisk godkendt endnu. 3.2 Virksomhedsplan Der er udarbejdet virksomhedsplan, jf. ovenstående. Ledergruppen fortæller at processen har været tilrettelagt således, at der første i samarbejde med Med-udvalget er drøftet opgave der skal løses, herefter er der i samarbejde imellem medarbejderrepræsentanter og leder arbejder videre med opgaverne (scorecardsmodllen er anvendt), og herefter er virksomhedsplanen kommet i høring i de enkelte teams, og efterfølgende i Med-udvalget er der lavet en tids- og handleplan og en endelig godkendelse. Medarbejderne giver udtryk for tilfredshed med den måde planen for året udarbejdes på, at MED-udvalget er omdrejningspunktet for planenes udarbejdelse. At det er repræsentanternes ansvar at inddrage det øvrige personale. 3.3 Styring af budget og løn Foregår som tidligere beskrevet i tilsynsrapporterne. Kvartalsmæssig tæt opfølgning, udlægning af dele af budgettet til teams, opfølgning og orientering på Med-udvalget. Den økonomiske styring bygger på udlægning af dele af budgettet til teams, mhp. at understøtte den valgte organisationsform (selvadministrerende teams). Der er i årsrapporten redegjort for budgettet, forbrug og overskud. 3.4 Styring af mål Styring af mål sker systematisk ved kvartalsmæssige indberetninger til forvaltningen, og udarbejdelse af en årsrapport. Målstyringen gennemgås og drøftes også på Medudvalget. 4. Kompetence, kvalifikationsudvikling og personaleudviklingssamtaler 4.1. Uddannelses- og udviklingsmål Ledergruppen fortæller at der har været afholdt et 2-dags seminar om etik og

of 10 brugerinddragelse, som bliver fokusområde i 09, og som skal udmøntes i konkrete planer. Der er ved at blive udarbejdet en uddannelsesplan for 09. Alle teams er sendt på teambuilding mhp. at understøtte deres kvalifikationer i forhold til at matche opgaverne i den valgt organisationsform, herunder afklare roller og forventninger. Der har været satset på fællesuddannelse på Trekløveret, men fremover vil uddannelse og bevilling af uddannelse ske på en ny måde. Der bliver etableret et uddannelsesudvalg. Deltagerne i dette udvalg bliver mentorerne fra hvert team, leder af Trekløveret og personaleleder. Ønsker om individuelle kurser indgives til uddannelsesudvalget. Derudover etableres der teamsupervision, ud fra 3 overordnede temaer, vælger de enkelte teams sig ind. Temaerne er: Borger/fag specifik supervision Hvad gør det ved os at arbejde med denne borgergruppe Undgåelse af forråelse 4.2 Medarbejderudviklingssamtaler 95 % har været til medarbejderudviklingssamtale, hvori der også er udarbejdet en skriftlig kompetenceudviklingsplan. Lederen har anvendt forskellige koncepter kortene på bordet (Trekløverets egen model) eller kommunens koncept. Valget er truffet den leder der har holdt samtalen. Skabelonen er udleveret før samtalen, så medarbejderen har haft mulighed for at forberede sig. Medarbejderne er overordnet godt tilfredse med måden og indholdet i medarbejderudviklingssamtalerne, som de oplever som et forum hvor der kan snakkes om eventuelle problemer, der kan gives sparring, hvor medarbejderen har mulighed for at fortælle hvor hun er på vej hen, hvordan hun bruger sine ressourcer, og eventuelt hvad der kan være svært i arbejdsfeltet. 5. Samarbejde og information 5.1 Eksternt samarbejde Der beskrives fortsat et godt samarbejde med forvaltningen på det overordnede koordinerende niveau. Der efterspørges forsat samarbejde, med de enkelte sagsbehandlere på kommunen. Der beskrives godt samarbejde med Sølgeret mhp. overdragelse af beskyttet beskæftigelse, 5.2 Internt samarbejde Der er etableret et MED-udvalg som er omdrejningspunktet overordnet for samarbejdet imellem ledelse og medarbejdere. Ledere og medarbejdere giver udtryk for at MEDudvalget funger tilfredsstillende. Der er gode referater fra møderne, og tydelighed

of 10 omkring hvad der er på dagsordenen og hvad der er drøftet og hvad der er besluttet. Den etablerede organisation med selvadministrerende teams er også strukturen omkring samarbejdet. Der er tale om en ny organisation der blev indført i 07. Ledelsen har revurderet ledelsesteamet og dets funktion/arbejdsdeling. Der er bl.a. ansat en ny personaleleder. Lederen har fået det overordnede ansvar for pædagogikken, personalelederfunktionen hænger nu sammen med udvikling/uddannelse, og så skal en leder have ansvaret for kvalitetstjek i forhold til de pædagogiske indsatsplaner (herunder borgertilfredshed, planerne i forhold til servicedeklarationerne, og er der konkret mål i de enkelte planer). Lederne vurderer, at samarbejdet imellem ledelse og medarbejder på det individuelle plan er rigtig godt. Hvis de kigger på samarbejdet imellem de to grupper ledermedarbejder, så vurderer lederne overordnet at der er et godt samarbejde, men også et samarbejde præget at hvem-må-bestemme-og-hvornår, de diskuterer om lederne i nogle situationer bliver mere sparringspartnere for medarbejderne end egentlig ledelse. Medarbejderne oplever, at den nye organisation i udgangspunktet er god. De mener, at der er et stykke vej endnu til at de fungerer optimalt. De skal have forstået opgaver og roller i den nye organisation, og medarbejderne vurderer at det kræver noget af dem selv, i forhold til ansvarsbevidstheden. Det er svært at træde ind og tage ansvaret, det kræver forståelse for den måde at arbejde på og kompetencer til at kunne løfte det. Medarbejderne oplever til tider at dette, og den manglende tid giver frustrationer: er jeg kompetent nok?, får jeg løn og tid til det?. Men omvendt så siger de også, at det gode er at det giver bedre og større ejerskab. Generelt efterspørger de dog mere introduktion til denne organisationsform: roller, beslutningskompetencer og kvalifikationer. Derudover oplever de somme tider et sammenstød imellem overordnede besluttede regler/retningslinjer i kommune, og de beslutningskompetencer der er lagt udi teams og efterlyser her det værdibaserede. Medarbejderne oplever også at det kører bedre i nogle teams end i andre, nogle teams har mere brug for støtte end andre, men der er også tydelig opbakning og støtte fra ledelsen til disse teams, og det synes medarbejderne er godt og gennemskueligt og det er rimeligt med en sådan ledelsesdifferentiering. Om samarbejdet imellem de to grupper ledelse-medarbejdere siger medarbejderne at de overordnet oplever et godt samarbejde, og en god vilje til samarbejde. Men de oplever ledelsen er længere væk med denne organisationsform, det giver ledelsen plads til at være visionær, og det er de gode til, men nogle gange forsvinder de lige over bjergtoppen. Medarbejderne undrer sig over hvordan ledelsen kan vide hvad der foregår når de er så langt væk. Medarbejderne oplever en ledelse der er lyttende, og at det er muligt at have en god dialog selv om der nogle gange ryger nogle finker af fadet, men det tror de mere handler om pædagogkulturen end om deres samarbejde. Medarbejderne siger, at de overordnet er rigtig godt tilfredse med organisationen og deres ledelse, og de fortæller at de har høj grad af indflydelse på deres egen dagligdag; oplevelsen af tryghed; åbenhed og forståelse. Ud over MED-udvalget så er der etableret teammøder hver onsdag, hvor der drøftes forskellige opgaver i de respektive teams, koordineres til ledelsen og drøftes beboere

of 10 (status, metode og sparring). 6. Arbejdsmiljø 6.1 Sikkerhed Sikkerhedsstrukturen er på plads, der er lavet APV`er, som er ved at være færdige. Medarbejderne er internt irriterede på hinanden fordi det er deres egen manglende overholdelse at tidsfrister der forsinker APV arbejdet. Medarbejderne oplever sig trygge på arbejdspladsen. 6.2 Sygefravær Der er meget detaljerede oplysninger i forbindelse med sygefravær, og hvordan det fordeler sig. Sygefraværet er meget forskelligt i de forskellige teams. Det er nogle steder stort. Men sygefravær har været fokusområde og der arbejdes med nedbringelse. 6.3 Medarbejderomsætning, fastholdelse og rekruttering Medarbejdere og ledelse oplever at der er nogenlunde stabilt, de kan rekruttere til ledige stillinger, og der er ikke meget udskiftning. 7. Dialog, samarbejde og medinddragelse 7.1 Medinddragelse Der pågår medinddragelse både i de pædagogiske planer; på i de enkelte afdelinger og overordnet via pårørenderådet. Inddragelsen i forhold til opholdet og planen er tidligere beskrevet som meget godt og fyldestgørende, og med en fin sammenhæng over til pædagogikken. Inddragelsen bygger på at borgeren selv fortæller om sin egen vurdering af funktion og behov for hjælp, dette suppleres med personalet beskrivelser, og derudfra lægges en plan for indsatsen. Det vil sige at planen i høj grad også tager udgangspunkt i den enkelte beboers oplevelse af egne ressourcer og udfordringer. I de enkelte afdelinger er beoerne med at til at have indflydelse på mad, aktiviteter i fællesrum, husets aktiviteter m.v. Endelig er der pårørenderådet der inddrages på forskellig områder. 8. Pårørenderådets oplevelse af Trekløveret 8.1 Pårørenderådet, tidligere tilsyn og samarbejde med Trekløveret Pårørenderådet på Trekløveret består af 5 medlemmer, der holdes 4 møder om året, og møderne er tilrettelagt således, at de følger det planlægningsmæssige årshjul, så rådet kan blive hørt. Formanden fortæller at det er gode møder, at de oplever sig velinformeret af Trekløverets leder.

of 10 Formanden er tilfreds med at rådet også i Tilsynssammenhæng bliver hørt. Formanden fortæller at rådet har set de tidligere rapporter fratilsynet, og at rådet stort set har været enige i beskrivelser og konklusioner. Formanden er generelt rigtig godt tilfreds med både indsatsen på Trekløveret og samarbejdet med pårørenderådet. Formanden fremhæver Trekløverets leder Lasse er en stjerne, han er god til at iværksætte, god til at forklare og han har en stor viden om området Formanden vurderer at ledelsen og medarbejderne på Trekløveret har rigtig godt styr på det. 8.2 Bolig, trivsel og forplejning Rådet oplever at der er rigtig gode fysiske rammer til beboerne, både de indvendige rammer, hvor egn bolig måske er lidt lille, men det opvejes af de omkringliggende fællesrum. Trekløveret ligger smuk ud til naturen og god udsigt. Formanden oplever at der er et godt samarbejde med den lokale befolkning. De pårørendes besøg foregår ofte også i fællesrummet. Formanden fortæller, at der er en sund kostpolitik, herunder med indkøb af økologisk mad. Han er dog uenig i at de ældre beboere på Tømmerpladsvej skal købe økologisk, det giver dem ekstra udgifter, som han vurderer ikke nødvendigvis giver dem bedre livskvalitet i deres alder. 8.3 Socialt miljø, og aktiviteter Formanden mener at de fysiske rammer med fællesrum kæver at beboerne skal kunne fungere sammen, men at det er hans vurdering at det umiddelbart fungerer godt. Det er formandens vurdering, at der er et godt socialt miljø på Trekløveret, at beboerne har det godt, at pædagogerne har hjertet på rette sted, at de kender beboerne godt og at der er et godt forhold imellem beboerne og pædagogerne. Det er formandens vurdering at beboerne inddrages i valg af aktiviteter både individuelt og i de enkelte boenheder, og han vurdere at Trekløveret er god til at understøttede enkelte beboeres udvikling igennem aktiviteter, så de oplever at se beboerne kunne noget der overrasker. I forhold til udvikling er pædagogerne gode til at lægge et moderat pres på beboerne. Også ferier fungere godt, der er gode tilbud, og formanden oplever også her at beboerne inddrages, så deres ønsker bliver hørt. Indimellem kan det knibe medudflugter i dagligdagen, hvis en beboer ikke har råd, så bliver en ellers planlagt tur ikke til noget, fordi der ikke er så stor normering af der både er pædagoger der kan tage med på tur, og pædagoger der kan blive hjemme. Der er gode tilbud i dagligdagen i aktivitetscentret, dog er rådet ked af at beskæftigelsestilbuddet nu flyttes over på Sølager, idet beboerne så skal med offentlig transport for at komme derhen. Formanden beskriver en god stemning på Trekløveret, pårørende oplever sig velkomne, formanden beskriver en god omgangstone imellem beboere og pædagogerne,

of 10 formanden fremhæver at pædagogerne er gode til at undgå konflikter, og tager fat i de konflikter der alligevel opstår, og samle op på dem. 8.4 Pædagogiske indsatsplan og medinddragelser Formanden fortæller at i forhold til udarbejdelse af de pædagogiske planer, så er det beboerne selv der træffer afgørelse om hvorvidt de ønsker deres pårørende inddraget. Der er stor forskel på hvor meget de pårørende bliver inddraget både i handleplanerne og i den økonomiske styring af beboerens økonomi. Formanden mener at der er en god inddragelse af beboerne i deres handleplaner, og at de langt hen ad vejen når de mål de opstiller 9. Vurderinger 9.1 Opfølgning af det uanmeldte tilsyn Tilsynet bemærker, at der også denne gang er arbejdet konstruktivt med de udviklingspunkter der er peget på, og at Trekløveret anvender tilsynet konstruktivt i en Trekløverets udvikling. Tilsynet vurdere også at medarbejderne i høj grad er vidende om indholdet og det arbejde der efter følgende pågår på Trekløveret. 9.2 Driftsgrundlag og styring overordnet Tilsynet vurderer at der er tilrettelagt en god og kvalificeret styring, med virksomhedsaftalen, og virksomhedsplanen som overordnet retningsgiver for hvor Trekløveret er på vej hen. Tilsynet vurderer at virksomhedsplanen er kvalitativ god, konkret og målbar. Tilsynet vurderer at processen omkring udarbejdelse af virksomhedsplanen er kvalificeret tilrettelagt og styret. Tilsynet vurderer, at der er god medinddragelse i processen af medarbejdere på forskellig plan, og at alle medarbejdere har haft mulighed for at få medindflydelse og medbestemmelse. Tilsynet vurder at der er tilrettelagt en god metode der sikrer regelmæssige opfølgning af både økonomi og mål. 9.3 Kompetence. Kvalifikationsudvikling og udviklingsamtaler Tilsynet vurderer, at der er en god sammenhæng, imellem den etablerede organisation, hvor de er i processen med etableringen af den nye organisationsmodel, og tilbuddet om teambuilding. Etableringen af træningen vil udvikle organisationen, forståelse af roller m.v. og dette vil føre til større ansvar hos de enkelte medarbejdere. Definitioner der blev efterlyst ved det tidligere tilsynsbesøg. Tilsynet vurderer at der er skabt en god struktur omkring bevilling af uddannelse, hvor medarbejdere igen er medinddraget, og det er sikret der bliver kigget bredt på kursus ansøgninger. Der tilbydes supervision også som led i at kvalificere den faglige indsats.

of 10 Det vurderes at der er tilfredshed med medarbejderudviklingssamtalerne. 9.4 Samarbejde, information og arbejdsmiljø Det er tilsynets vurdering, at der er et godt samarbejde på Trekløveret. Den nye organisation imødekommer tænkningen om at udlægge opgaver og ansvar, idet medindflydelse og eget ansvar og planlægning i forhold til arbejdsdagen, giver det bedste arbejdsmiljø. Det er imidlertid en ny måde at være medarbejder på, nye roller, nye opgaver og meget ansvar. Organiseringen kræver dermed også en anden ledelsesform der i mange situationen er mere sparrende på dagligdagen og fastholder fokus på fremtid og vision. Tilsynet vurderer at den nye organisationsform er ved at være implementeret, og nu kræver vedligeholdelse, og at de mange nye spørgsmål og opgaver der melder sig (fra medarbejderne) er et udtryk for at man er nu kender samarbejdsformen, og har behov for at holde fokus på den og sikre sig at kommunikationen og aftalerne er klare og gennemsigtige. Heraf behovet for at afstemme roller og beslutningskompetencer. Det er tilsynets vurdering at der er et godt arbejdsmiljø på Trekløveret, både for så vidt det interne samarbejde, som det fysiske/psykiske arbejdsmiljø i forhold til arbejdet med borgerne 9.5 Medinddragelse og pårørenderåd Tilsynet vurderer at der er planlagt en god inddragelse af beboere og pårørende, på både individuelt, boenhed og overordnet niveau. Tilsynet vurderer at det fungerer godt og tilfredsstillende. Herudover vurderer tilsynet at samarbejdet med pårørenderådet fungerer rigtigt godt, og at de ud over møderne får god information om livet på Trekløveret. Ligeledes vurder tilsynet at dokumentationen for medinddragelse fremgår af både pædagogiske planer og referater fra møder. Susanne Ramstedt, konsulent