Word 2002 Side 1 af 15
Word 2002 Side 2 af 15 Indhold Tekstbehandlingsprincipper...3 Skærmbilledet...4 Titellinien...4 Menulinie...5 Værktøjslinier...5 Margener...5 Linealer...6 Statuslinien...6 Rullepaneler...6 Proceslinie...6 Hjælp...6 Så går vi i gang...7 Åbn...7 Gem - Gem som...8 Formatering - De mest brugte funktioner...9 Attributter...9 Afsnitsjustering...9 Skrifttype og skriftstørrelse...10 Opgave 1:...11 Redigering...12 Markering...13 Markering med musen...13 Markering med museklik...13 Markering med Skift + mus...13 F8 udvider markering...13 Opgave 2....14 Klip, kopier, sæt ind og flyt...14 Klip...14 Kopier...14 Sæt ind...15 Flyt...15 Opgave 3...15
Tekstbehandlingsprincipper Word 2002 Side 3 af 15 Når man skal formidle sine tanker og ideer til andre, drejer det sig banalt set om at få sat nogle ord sammen på et stykke papir. Med de utallige muligheder, der er til stede i en moderne tekstbehandler, kan man hurtigt fare vild og miste lysten. Tekstbehandling kan deles op på følgende måde: 1. Valg af skabelon, sideopsætning mv. 2. Indskrivning af tekst 3. Redigering 4. Formatering 5. Layout 6. Udskrivning ad.1 Skabelonen er en meget vigtig del af en tekstbehandler. Alle bruger den - de fleste uden at vide, hvad det er. Vi skal senere beskæftige os en del med skabeloner og se hvilke muligheder, de gemmer. ad. 2 Teksten er det allervigtigste, men ofte bliver energien brugt til alt det sjove en tekstbehandler kan. ad. 3 ad. 4 I denne fase retter vi teksten, flytter, kopierer, søger og erstatter, markerer osv. Her vælges skrifttype, skriftstørrelse, linieafstand, fed, tabulering osv. I det følgende, hvor vi arbejder med WORD, vil vi dykke ned i ovennævnte 6 punkter. Vi kan ikke nå alle mulighederne, men forhåbentligt snuse så meget til WORD, at du selv kan gå videre. Kun træning og atter træning gør tekstbehandling til en leg.
Word 2002 Side 4 af 15 Skærmbilledet Titellinie Menulinie Værktøjslinier Formatværktøjslinie Linealer Margen Statuslinie Rullepaneler Proceslinien Titellinien Her findes navnet på det dokument, du arbejder med. Hvis du endnu ikke har gemt et dokument, står der blot Dokument 1, Dokument 2 osv. Er især nyttigt, når du arbejder med flere dokumenter på én gang.
Word 2002 Side 5 af 15 Menulinie Her findes samtlige værktøjer i programmet. Sådan set kunne man nøjes med denne linie, men af praktiske årsager har man indført en masse genveje til sine valg af værktøjer. Du vælger et menupunkt på én af følgende 3 måder: 1. Musen: Klik på det ønskede menupunkt, hvorved en underliggende menu træder frem. 2. Hold Alt-tasten nede samtidig med at du trykker på et af de understregede bogstaver i menuen. Alt + I vil eksempelvis aktivere Indsæt 3. Tryk F10 og derefter et af de understregede bogstaver i menuen. Alle valg ophæves ved at trykke ESC-tasten. Værktøjslinier Under menulinien findes værktøjslinierne.. Du tænder/slukker værktøjslinier under menupunktet Vis, hvor du vælger Værktøjslinier Et flueben sættes og fjernes med et klik med musen Normalt er værktøjslinierne Standard og Formatering fremme, men du kan selv bestemme, hvor mange og hvilke værktøjslinier du vil have adgang til på skærmen. Knapperne på værktøjslinierne er genveje til dine valg på menulinien. Margener Er de områder på papiret, hvor man ikke kan skrive almindelig tekst. Se senere under Sideopsætning.
Word 2002 Side 6 af 15 Linealer Linealer er nyttige at have tændt. Med dem opnår man et langt bedre overblik over ens dokument. Desuden er de nødvendige, når man vil ændre på tabuleringsmærker m. m. Se evt. anden vejledning. Aktiver Vis på menulinien, og tænd/sluk et flueben ved Lineal. Statuslinien Finder du lige over Proceslinien nederst på skærmen. Her gives oplysninger om dokumentets størrelse, skrivemarkørens position, og forskellige tilstande (valgmuligheder). Ser du f. eks. denne brøk : 3/12. Fortæller den, at der er 12 sider i dokumentet, og at skrivemarkøren befinder sig på side 3. Rullepaneler Bruges til at manøvrere rundt med skærmbilledet, således at du kan se forskellige dele af dit dokument. Der findes utallige andre metoder til hurtigt at hoppe rundt i dokumentet. Hen ad vejen vil du lære nogle af disse muligheder. Proceslinie Hver gang du starter et nyt dokument, så placeres der en knap på Proceslinien, der bærer dokumentets navn. Hvis du har brug for hurtigt at skifte mellem forskellige dokumenter, så gøres det let ved blot at klikke på den tilhørende knap på Proceslinien. Hjælp Under Hjælp på menulinien kan du finde hjælp til alt, hvad Word har at byde på. Hjælpen finder du her. F1-tasten kan også bruges. Er du i tvivl om, hvad en bestemt knap kan bruges til, så klikker du her. Med pilen og spørgsmålstegnet klikker du på den ønskede knap, og en lille forklaring optræder på skærmen.
Word 2002 Side 7 af 15 Så går vi i gang Når du starter Word, kan du med det samme gå i gang med at skrive dit dokument. Er det et dokument, der er gemt, og som man ønsker at hente igen enten for at kunne skrive det ud eller for at ændre det, så skal det først hentes ind i computerens lager/memory. Det gøres med Åben. Åbn Under Filer vælger du Åben. Her vælges den mappe, hvor du gemmer dine filer. Her skriver du navnet på den fil, du vil hente frem. Klik derpå på Åben. Du kan hente et dokument på 3 måder: 1. ved at trykke på Åbn knappen i værktøjslinien 2. ved at vælge Filer, Åbn... i menulinien 3. ved at trykke Ctrl + O. (Ctrl findes nederst, helt til venstre på tastaturet. Hold Ctrl-tasten nede, og tryk på O-tasten) Derved vises ovenstående dialogboks.
Under Søg i: finder du mappen, hvor din fil ligger. Klik på den lille sorte trekantknap for evt. at søge i en anden mappe. Word 2002 Side 8 af 15 Under Filnavn: skriver du filens navn. Hvis du kan se filen i dialogboksen, kan du også dobbeltklikke på den. I Filtype: kan man vælge at få vist forskellige eller alle filtyper. Som standard viser boksen kun WORD-filer, de hedder doc til efternavn. Det er vigtigt, at du øver dig i og bliver sikker i hopperiet mellem de forskellige drev og biblioteker. Det er nemlig samme princip, du skal bruge, når du skal gemme filer. Gem - Gem som Under Filer vælger du Gem eller Gem som. Første gang du gemmer et dokument, er der ingen forskel på begreberne Gem og Gem som. Du vil automatisk ende i dialogboksen Gem som, når du benytter en af de forskellige valgmuligheder. Derefter bruger du Gem, når du vil overskrive dit gamle dokument og Gem som, når du vil oprette en ny kopi med et andet navn eller gemme på et andet drev.
Word 2002 Side 9 af 15 Veje til Gem : Veje til Gem som : Filer, Gem eller Ctrl + s eller knap på værktøjslinien. Filer, Gem som... eller F12-tasten. Et filnavn kunne være Vejledning.doc. Det er ikke nødvendigt at skrive.doc - det klarer WORD selv. De første tegn må bestå af alle tegn undtagen følgende: Mellemrum *?, ; [ ] + = \ / < >. Det er vigtigt løbende at gemme sit dokument, efterhånden som man tilføjer tekst mv. Hvis der sker et eller andet uforudset (strømsvigt, edb-sammenbrud eller lignende), er det kun de seneste ændringer, man mister. Det er en rigtig god rutine at gemme med Ctrl + S, hvert 5. eller 10. minut (s står for det engelske save). Man bestemmer selv, hvor man vil gemme sin fil. Privat er det en god ting med orden i sine filer. Inden man får set sig om, har man i hundredvis af filer, som det kan være svært at finde at finde rundt i, hvis ikke man gemmer dem systematisk. Man hopper mellem de forskellige drev, mapper og undermapper på samme måde, som når man skal åbne et dokument (se Åbn). Formatering - De mest brugte funktioner Attributter Nogle af de hyppigst anvendte formatinstruktioner er de såkaldte tekstattributter. Det er Fed (fremhævet), Kursiv og Understreget tekst. Tekstattributterne anvendes hovedsageligt til at skærpe læserens opmærksomhed. Man bruger som regel genvejsknapperne i formateringsværktøjslinien, som ser ud som følger: Hvis man kun skal bruge attributterne på et enkelt ord, en linie eller et afsnit skal teksten først markeres (se senere). Læg mærke til at du kan se, om knapperne er aktiverede eller ej. Hvis de er aktive er de specielt markeret med en ramme. Det gælder i øvrigt alle knapper og er en stor hjælp i ens redigeringsarbejde. Afsnitsjustering Ofte har man brug for at placere tekst i et afsnit på en speciel måde. Det gælder f.eks. en overskrift, som man ofte centrerer, eller en dato-angivelse i et brev, som man tit højrestiller. Den almindelige tekst (brødteksten) er som regel enten venstrestillet eller justeret med lige margener. Der findes altså 4 måder at justere tekst på. De nås lettest via formateringsværktøjslinien. Bemærk: en af disse knapper vil altid være tændt.
Word 2002 Side 10 af 15 Du benytter justeringsknappen Juster til venstre til at placere et afsnit eller markeret område justeret mod venstre margen. Denne form starter programmet med som standard. Du bruger justeringsknappen Centreret på værktøjslinien til at placere afsnit eller et markeret område centreret i forhold til højre- og venstre margen. Du benytter justeringsknappen Højrejuster på værktøjslinien til at placere afsnit eller et markeret område justeret mod højre margen. Du bruger justeringsknappen Lige margener til at placere afsnit eller et markeret område justeret i forhold til både venstre- og højre margen. Dette opnås ved at WORD automatisk justerer mellemrum mellem ord og bogstaver, så justeringen passer. Bruges næsten altid i bøger og aviser. Skrifttype og skriftstørrelse Her skal du kun lige snuse til mulighederne for at ændre skrifttype og størrelse. Det er noget af det, brugerne først falder for, når de kommer i berøring med en tekstbehandler. Ofte med fatale følger som et rodet layout. Men meget mere om det senere. Skrifttypen nås hurtigst via formateringsværktøjslinien. Den ser ud som følger: Hvis du klikker på pilen, der peger nedad, fremkommer en liste over mulighederne for valg af forskellige skrifttyper. Hvis du vil ændre type på en skrevet tekst, markerer du først teksten, og dernæst vælger du din skrifttype ved blot at klikke på den blandt de mange muligheder.
Word 2002 Side 11 af 15 Skriftstørrelsen ligger til højre for skrifttypen på værkstøjslinien, og ser ud som dette: Punktstørrelsen er en betegnelse for størrelse på skrift. Denne tekst er f.eks. skrevet med punktstørrelse 12. Skal du ændre størrelse gøres følgende: Markér teksten, der skal ændres, klik på pil-nedad og vælg ny størrelse. Du kan også vælge punktstørrelse ved at klikke på den aktuelle størrelse i den lille rude, og overskrive denne med størrelsen, du ønsker på tastaturet, afslut med et tryk på Enter-tasten.. Opgave 1: Skriv denne tekst så det ser pænt ud, med overskrift, kursiv, fed skrift og andet der gør, at den er indbydende at se på og at læse.. Solens historie (Bruges som overskrift) En gang for længe siden drev en sky, bestående af støv, helium og brint, rundt i universet. På et tidspunkt drev skyen forbi en døende stjerne, som eksploderede. En eksploderende stjerne kaldes for en supernova. Eksplosionen lavede en chokbølge, som fik skyen til at trække sig sammen. Skyen blev ved med at trække sig sammen, også efter at eksplosionen var stoppet. Efter nogle millioner år var skyen blevet meget komprimeret, og den delte sig i tre dele. De tre skyer blev stadigvæk ved med at trække sig sammen, og da der blev mindre og mindre plads, begyndte temperaturerne at stige. På grund af den høje temperatur begyndte brintatomerne at bevæge sig hurtigere og hurtigere Hvis to brintatomer stødte sammen, smeltede de sammen og dannede stoffet helium. På denne måde blev der lavet energi. Dette ville ikke kunne lade sig gøre under normale omstændigheder (altså her på jorden); men på grund af den høje varme var det muligt i de tre skyer. Lige pludselig skete der en fusionsbrand på grund af al den energi, som blev dannet. Ud fra denne brand strømmede endnu mere energi. Da energien ramte overfladen, forvandlede de tre skyer sig til strålende stjerner (dette skete for ca. 5 milliarder år siden). De første milliarder år havde skyerne opført sig ens; men nu hvor de havde forvandlet sig til stjerner, var der kommet en stor forskel i deres masse. Den ene sol fik en masse, der kun var på 1/10 af vores egen sols masse, og den anden havde en masse, der var 10 gange større end solens. Stjernen med den største masse blev også den varmeste og havde farven blåhvid. Stjernen med den mindste masse blev den koldeste, og fik farven rød. Den blåhvide stjerne forbrændte hurtigt sit brintforråd, og "allerede" efter 100 millioner år eksploderede den på grund af mangel på brændsel. Efter denne tid bliver solen, og den røde stjerne tilbage, og der dannes planeter rundt om solen. Solens fremtid Om ca. 5 milliarder år vil solen være næsten udtømt for brint, og den vil svulme op, sluge Merkur, Venus og Jorden. Solen vil blive til det man kalder for en rød kæmpestjerne. Efter en halv milliard år ville solen være totalt udtømt for brint og vil langsomt skrumpe ind (altså ikke ligesom den første stjerne, som blev til en supernova), og ende som en lille hvid stjerne omgivet af gas (helium). Om ca. 100 milliarder år vil også den tredje stjerne slukkes.
Redigering Word 2002 Side 12 af 15 Meget af tiden går med at flytte rundt i teksten. Det kan selvfølgelig gøres med musen, men som oftest er genvejstaster at foretrække. Det går meget hurtigere. Nedenstående muligheder kan måske virke lidt skræmmende, men prøv dem. I begyndelsen kan du kun huske et par af mulighederne, men efterhånden vil du opdage logikken i genvejstasterne og derfor benytte dem. Home... Liniestart End... Linieslut Ctrl + højrepil... Et ord frem Ctrl + venstrepil... Et ord tilbage Ctrl + pilop... Et afsnit op Flytter markøren kort. Ctrl + Home... Ctrl + End... Dokumentstart Dokumentslut Flytter markøren langt. I Sidelayout begynder WORD måske at sideinddele, hvilket tager tid. PgUp... PgDn... En skærm op En skærm ned Bladrer frem og tilbage for at skabe lidt overblik. Ctrl + PgUp... Ctrl + PgDn... Til top af skærm Til bund af skærm Disse to er meget gode, hvis du ønsker, at skærmbilledet ikke ændrer sig. Alt + Ctrl + PgUp... Alt + Ctrl + PgDn... En side tilbage En side frem Tekstmarkøren lander på linie 1. Disse bruger jeg mest i Sidelayout. F5 aktiverer dialogboksen Gå til... Mulighederne er nemme at forstå, men har først rigtig mening, hvis man arbejder med meget store dokumenter. Boksen kan også nås ved hjælp af Rediger, Gå til... eller Ctrl + G. Skift + F5 er til gengæld en interessant nyskabelse. Den springer mellem de tre sidste steder, hvor du har redigeret. Den er fin i følgende situation: Du retter en del et sted i teksten, indtil du er færdig, og går videre et helt andet sted i teksten, men kommer hurtigt i tanke om, at du skal rette noget mere det forrige sted. Her bruger du genvejsmuligheden. Prøv! Søg og Erstat. Disse dialogbokse nås fra menupunktet Rediger eller ved hjælp af genvejstasterne Ctrl + B eller Ctrl + H. En smart metode til f.eks. at skifte du ud med De. Flyt med musen. De to rullepaneler i henholdsvis højre side og i bunden kan bruges til at rulle sig gennem dokumentet. Har din mus et scrollehjul, kan det også bruges. Man skal dog være opmærksom på, at tekstmarkøren ikke følger med. Det er ikke helt dumt: hvis du lige skal kigge et andet sted i teksten, kan du med musen kigge lidt et andet sted i teksten, et tryk på en af de vandrette piltaster på tastaturet bringer dig straks tilbage til markøren.
Word 2002 Side 13 af 15 Markering Når man redigerer, formaterer, layouter mv. er det ofte kun en del af teksten, man behandler. Derfor er man nødt til at fortælle computeren, hvilken del af teksten, man ønsker at bearbejde. Dette kaldes at markere (fremhæve). Der findes et utal af måder at markere på og i begyndelsen kan det virke uoverskueligt. Man kan både markere ved hjælp af musen og genvejstaster. Jeg vil herunder kun beskrive de hyppigst anvendte markeringsmuligheder. Markering med musen Hold venstre musetast nede mens musen trækkes hen over tekst/grafik, disse markeres, og markeringen slutter, når museknappen slippes. Man kan godt trække ud over skærmen, men pludselig går det meget hurtigt. Denne metode gælder altid, men i praksis er der mange gode, mere præcise og hurtigere måder at markere på. Markering med museklik Hvis du vil markere ord så dobbeltklik sætning så Ctrl + klik afsnit så 3-dobbeltklik Føres musen i venstre margen ændres udseendet på pilen til en højrevendt pil. Hvis du vil markere linie så klik afsnit så dobbeltklik hele dokumentet så 3-dobbeltklik NB! Hvis du har svært ved at dobbeltklikke, så kan musens følsomhed ændres under Kontrolpanel. Markering med Skift + mus Holdes Skift nede og klikkes med musen et sted, markeres området mellem tekstmarkøren og musemarkøren. Den er god, hvis du skal markere et større område præcist og i ét hug. Det letteste er som regel at klikke i starten af markeringen, holde Skift nede og til sidst klikke slutningen af markeringen. F8 udvider markering F8 har sine fordele i forhold til de andre former for markering. Du placerer markøren det rette sted. F8 starter selve markeringsfunktionen, hvilket på statuslinien vises ved UDV. Det smarte er nu, at du kan udvide markeringen ved blot at trykke på enkelte taster. Lad os sige, du står midt i en ret lang sætning, som står i et afsnit med mange sætninger, og vil slette resten af sætningen. Du trykker F8 og derefter punktum, hvorefter markeringen udvides til at omfatte næste punktum. Delete sletter. En anden mulighed er: du har markøren et sted, og ved at du vil markere herfra og til et andet sted, som du kan se på skærmen. Du gider ikke flytte hånden ud på musen, men kan se bogstavet k i nærheden af det sted, hvor du vil slutte markeringen. Du trykker F8 og k så mange gange, at du har lavet den ønskede markering. Måske mangler der lidt i markeringen, men det kan klares med pil tasterne.
Word 2002 Side 14 af 15 Bemærk, at F8 låser markeringsfunktionen, indtil der gøres noget ved markeringen. Hvis du fortryder din markering, trykker du ESC for at ophæve selve markeringsfunktionen (læg mærke til at UDV i statuslinien nedtones). Pas på! Når noget er markeret, vil det blive slettet, så snart man trykker på en vilkårlig tast. Ideen er god nok, men kan overraske. Vær dog ikke fortvivlet. Et tryk på Fortryd og den markerede tekst er tilbage igen. Opgave 2. Prøv de forskellige markeringsmetoder på teksten opgav 1. Brug lidt tid på opgaven for at se logikken i markeringsfunktionerne. Rent tidsmæssigt vil meget være sparet, når du kan de mange genveje til markering af tekst. Tving dig til at bruge dem i dit daglige arbejde. Når du er færdig med øvelsen, skal du ikke gemme den. Hvis du ønsker at lege med teksten en anden dag, skal du gemme den i dit personlige bibliotek ved hjælp af funktionen Gem som... Klip, kopier, sæt ind og flyt En af de store fordele ved tekstbehandling er, at man kan flytte ubegrænset rundt på indholdet af et dokument ja endda fra ét dokument til et andet. Først skal den ønskede tekst/grafik markeres, dernæst skal det kopieres eller klippes ud, inden det kan sættes ind det- eller de ønskede sted(er), straks eller senere. Det, der rent teknisk sker, er at teksten/grafikken bliver lagt over i Udklipsholderen, som er et lager i hukommelsen. Dvs. at indholdet i udklipsholderen forsvinder, når man slukker for computeren. Klip Det markerede klippes ud og ligger nu i Udklipsholderen parat til at blive brugt én eller flere gange. Hvis man er sikker på ikke at skulle genbruge det markerede, kan man nøjes med at trykke på Delete-tasten på tastaturet. Valgmuligheder er: Ctrl + X; Rediger, Klip. eller Kopier Som navnet antyder, tager du en kopi af det markerede, til forskel fra Klip. Denne kopi ligger i Udklipsholderen parat til at blive brugt én eller flere gange. Valgmuligheder: Ctrl + C, Rediger, Kopier. eller
Word 2002 Side 15 af 15 Sæt ind Sæt skrivemarkøren det rette sted og indsæt det klippede eller kopierede. Valgmuligheder: Ctrl + v; Redigere, Sæt ind eller Flyt Oftest flytter man noget tekst fra ét sted til et andet på samme skærm, dvs. man kan se begge steder. Her kan det ofte være lettest at trække det markerede med musen. Musepilen placeres inde i det markerede, der klikkes med venstre museknap og knappen holdes nede. Derved fremkommer en ny markør og en stiplet firkant. Så trækker du den stiplede markør hen til det nye sted, og musen slippes. Hvis du vil kopiere tekstblokken, holder du Ctrl-knappen nede, mens du udfører ovenstående handling. Opgave 3 Prøv at lege med teksten fra opgave 1 eller benyt en anden tekst. Prøv at udføre ovenstående funktioner. Prøv også de forskellige genveje. Egne noter: www.aehae.dk 22. Marts 2007 Karl Johan Jørgensen kjj@pmc.odense.dk