Microsoft Word 2010 Grund DK

Transkript

1 T a r g e t G r u p p e n Microsoft Word 2010 Grund DK

2 Lidt om tekstbehandling generelt... 5 Words opbygning... 6 Musemarkør og indsætningspunkt...6 Margener...7 Linealer...8 Sideopsætning...8 Indryk...9 Visninger...9 Zoom Faneblade og trykknapper i Word Båndet Minimer båndet Arbejde med filer Værktøjslinjen Hurtig adgang Statuslinjen Knapper på båndet Brug af tastaturet Flyt tekstmarkør ved brug af tastaturet Blokmarkering af tekst ved brug af tastaturet Brug af musen Flyt tekstmarkør med musen Klik og Skriv Blokmarkering af tekst med musen Musen er en indikator Genvejstaster på tastaturet Aktivering af dialogbokse Klippebord (se Edit i menulinjen) Direkte tegnformatering Direkte afsnitsformatering Andre funktioner Typografier Hvad er en typografi? Hvorledes opbevares en typografi? Rediger og opret typografier Skift stil Target Gruppen marts 2014 i

3 Standard-skrifttype Brug af dialogbokse Håndtering og arkivering af dokumenter Åbn Gem Som Hjælp Klippebord OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om tastaturets taster til redigering Indtastning af tekst Rediger fejl i tekst Gem tekst Udskriv tekst Luk dokument OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om brevredigering og layout Opret et nyt dokument Indtastning og redigering af brev Højrestille med tabulatorindrykning Udfør fremhævninger under skrivning Udfør fremhævninger på markeret tekst Justere afsnit Gem dokument Ændring af afsnitsindrykning og sidemargen Opnå specielle effekter med indrykning Vis udskrift Udskriv dokument Gem dokumentet med ændringer Opgave 2 tillæg tekstredigering Enkle skriftændringer Symboler og tegn Sidehoved med oplysningsfelter Opgave 2 tillæg korrektur faciliteter Stavekontrol Orddeling OPGAVE I denne opgave skal du Target Gruppen marts 2014 ii

4 Lidt om tabulatorstop Opret nyt dokument Placer tabulatorstop til decimal justering Indtast kolonneopstillingen Slet tabulatorstop fra lineal Flyt tabulatormærkerne på linealen Sæt nye tabulatorstop på linealen Lav Rammer & Skygge Gem kolonneopstillingen OPGAVE I denne opgave skal du arbejde med tabeller Lidt om tabeller (skemaer) Opret tabel til talopstilling Regnskab i tabeller Rediger tabellens udseende Der kan også tegnes rammer og skygger: Tabeller til design af skemaer m.v Tegn tabel Opgave Rediger punkttegn Indkaldelse til møde OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om autokorrektur Brug autokorrektur OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om makroer Optagelse af makro til trykknap Optagelse af makro til genvejstast OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om brevfletning Begynd brevfletning OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om On-line hjælpen Tilret layout på dokumentet fangst Dokumentet fangst som rå-tekst Target Gruppen marts 2014 iii

5 Dokumentet fangst i tilrettet udgave OPGAVE I denne opgave skal du Lidt om felter Oprettelse af standardbrev til dokumentskabelon Gem dokument som dokumentskabelon Afprøv dokumentskabelonen Gem dokumentet Tekstredigering ekstraopgave Target Gruppen marts 2014 iv

6 Lidt om tekstbehandling generelt Tekstbehandling er nok det mest nyttige, der findes på en computer. Hver gang du har brug for at skrive et eller andet og hvornår har man ikke det kan du bruge et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word. Tekstbehandling er mere end en avanceret skrivemaskine. Det er en vigtig hjælper i det daglige, fordi du med et tekstbehandlingsprogram kan: Skrive dine dokumenter Gemme dem så du altid kan hente dem frem, læse dem og bruge dem igen. Du kan altid ændre i et dokument, hvis du skriver forkert, eller hvis der skal rettelser til fra gang til gang. Det kaldes at redigere dokumentet. Du kan altid ændre udseendet af dit dokument igen og igen ændre margen, linjeafstand, skifte skrifttype, fremhæve tekst med f.eks. fed skrift osv. Det kaldes at formatere et dokument. Du kan få programmet til at tjekke, om du staver korrekt og om din grammatik er ok et program som Word har både stave- og grammatikkontrol samt andre hjælpemidler til at stave rigtigt. Du kan også bruge Word til meget andet f.eks. til at tegne, til at regne og til at opstille tabeller. Du kan faktisk få tekstbehandlingsprogrammer til at gøre næsten lige hvad du vil - forudsat du husker, at det er tekstbehandling. Det er dig, der skal lave tænkearbejdet, tekstbehandleren behandler det du skriver efter bedste evne. Derfor brug den rigtigt - og leg meget. Ikke kun i begyndelsen - men også hver gang du kommer ud for en ny opgave. Hvis du gemmer en kopi af dit dokument, inden du giver dig til at lege, kan du altid eksperimentere uden at risikere at ødelægge noget. Husk at du kun skal bruge Retur- eller Enter tasten, når du vil starte på et nyt afsnit. Skriv løs og lad programmet lave de almindelige linjeskift. Hvis du gør det, vil du kunne rette margener og ændre på justeringen af din tekst og tekstbehandleren vil selv kunne stille teksten pænt op. Target Gruppen marts

7 Words opbygning Når du åbner Microsoft Word, ser det nogenlunde ud som her det kan se lidt forskelligt ud, alt efter om du har brugt det før eller ej: Lad os starte med det vigtigste: Vinduet er domineret af dit dokument. På den - oftest blå baggrund er der ligesom lagt et ark papir. Det er dit dokument. Størrelsen er i alt fald herhjemme A4. Musemarkør og indsætningspunkt Øverst i dokumentet ser du en skrivemarkør. Det er indsætningspunktet der hvor teksten vil blive skrevet nu. Der bruges to markører til tekstbehandling med Word, nemlig musemarkøren og skrivemarkøren (indsætningspunktet). Musen er et pegeredskab. Man peger og klikker med musen, for at aktivere trykknapper mm.. Man kan også pege og klikke i dokumentteksten for herved at flytte skrivemarkøren. Og dobbeltklikker du et sted på siden, hvor du endnu ikke har været, placeres skrivemarkøren på dette sted og du kan begynde at skrive. Target Gruppen marts

8 Skrivemarkøren viser hvor tekst vil blive indsat når man skriver. Skrivemarkøren bruges også til at udpege et bestemt afsnit, f.eks. for at lave indrykning af teksten. Margener Skrivemarkøren står ved dokumentets øverste og venstre margen. Når du skriver i et dokument, skal du tage højde for dine margener der er en i hver side af dokumentet altså: Venstre margen Højre margen Top margen Bund margen Du kan skifte margener på fanebladet Sidelayout: Med punktet Brugerdefinerede Margener kommer du ind i sideopsætningen som vist nedenfor (se side 9). Target Gruppen marts

9 Linealer Du kan ændre dine margener direkte på linealerne, som du finder øverst og til venstre. Hvis de ikke er fremme, kan du klikke på denne knap øverst til højre: Her ser du den øverste lineal. Margen går til det sted på linealerne, hvor de skifter farve. Du kan aflæse på den, hvor stor margen er, da målene tager udgangspunkt i margen og tæller derfra hver vej. Du ændrer margen ved med musen at trække i kanten, hvor farveskiftet sker. Sideopsætning Du kan også dobbeltklikke på den yderste del af linealen og ændre dine margener i sideopsætningen. Der er mange andre muligheder i sideopsætningen. De vigtigste er umiddelbart, at du her også kan lægge siden ned det er det, der hedder Stående. Almindelige opretstående sider hedder tilsvarende liggende. Bemærk at der er en knap til dette direkte på fanebladet Sidelayout: Target Gruppen marts

10 Indryk De øvrige mærker på linealen er indrykningsknapper træk i dem og lav om på indrykningen af det eller de afsnit, du har valgt. Der er en tredelt knap til venstre og en enkelt til højre. Firkanten nederst til venstre gælder hele afsnittet Øverste trekant repræsenterer første linje Nederste trekant resten af afsnittet. Til højre på linealen finder ud højre indryk. Du kan også indrykke hele afsnittet og rykke det ud igen med disse knapper på fanebladet Startside: - eller ved at trykke Ctrl+M eller Ctrl+Shift+M. Herudover kan du arbejde med tabulatorstop på linealen herom senere. Visninger Du kan arbejde i flere forskellige visninger inkl. den normale visning også kaldet Udskriftslayout, vi har befundet os Target Gruppen marts

11 i hidtil. Du kan skifte mellem fem forskellige visninger nederst til højre på skærmen: Udskriftslayout Fuldskærmslæsning Weblayout Disposition Kladde der i tidligere versioner hed Normal Normalt vil du arbejde i Udskriftslayout, da det er her, du har det fulde overblik over dit dokument og hvor du kan se, hvordan dokumentet kommer til at se ud ved udskrift. Denne visning kaldes WYSIWYG What You See Is What You Get. De øvrige visninger vil du kun undtagelsesvis arbejde i: Læseruden bruges til udelukkende at læse lange tekster, da den deler dokumentet op i letlæselige rammer. Men lad være med at forveksle det med dokumentets egentlige udseende. Afprøv evt. Indstillinger for visning i øverste højre hjørne. Weblayout bruges ved design af hjemmesider - bemærk at der ikke er margener i dokumentet, der går fra skærmkant til skærmkant. Target Gruppen marts

12 Dispositionsvisningen viser dit dokument i afsnitsniveauer, hvilket er specielt rart ved lange dokumenter. For så kan man flytte rundt med hele afsnit ad gangen ved f.eks. kun at få vist overskrifter. Her vises kun overskrifter bortset fra et enkelt afsnit, der er foldet ud ved at man har dobbeltklikket på afsnitsmærket til venstre. Sidste visning kladdevisningen viser dokumentet som en lang spalte - uden at du fysisk kan se sideskift som andet end en streg, der går hen over skærmen. Zoom Helt nederst til højre ser du en glider, hvor du kan tilpasse størrelsen af dokumentet på skærmen. Du ser umiddelbart resultatet på skærmen og kan arbejde lige med den zoom-grad, du skal bruge. Target Gruppen marts

13 Faneblade og trykknapper i Word 2010 Når du skal "foretage dig et eller andet" i Word 2010, f. eks. - ændre linjeafstand, - gemme eller hente et dokument, - udskrive et dokument - m.m., Båndet skal du bruge fanebladene og trykknapperne øverst på skærmen på det, der kaldes Båndet, eller genvejsmenuen på højre musetast. Båndet, som kaldes the ribbon på engelsk, for oven består af et sæt faneblade, der hver især gemmer på funktionerne i Word. NB! Hvis du har arbejdet i tidligere versioner af Word, så skal du vide, at båndet både erstatter de traditionelle menuer og værktøjslinjer samt i de fleste tilfælde. Og så kan du selvfølgelig bruge nogle af de mange genvejstaster se en liste senere i materialet. Word 2010 værktøjslinjen aktiveres ved at klikke på det relevante faneblad eller ved at trykke på ALT sammen med det bogstav, der vises på værktøjslinjen for de enkelte faneblade f.eks. N for Indsæt. Trykker du f.eks. nu først Alt+A for at vælge Sidelayout kan du efterfølgende trykke M for at vælge margener: Target Gruppen marts

14 Minimer båndet Er båndet ind imellem i vejen og du ønsker mere plads til dit dokument, så kan du minimere båndet dvs. kun vise fanebladenes navne og ikke deres indhold. Det er nemmest at gøre det ved blot at trykke Ctrl+F1 eller dobbeltklikke på et faneblad. Du kan også højreklikke og vælge Minimer Båndet. Et klik vil efterfølgende åbne fanebladet midlertidigt men det vil automatisk blive skjult igen, når du klikker i dokumentet igen. Endnu et dobbeltklik vil igen vise båndet permanent. Arbejde med filer Den eneste traditionelle menu, der er tilbage, er fanen Filer øverst til venstre også kaldet Backsstage. Selve menuen ligger til venstre, medens højre side viser indholdet af det valgte menupunkt. Her ses indholdet af punktet Seneste altså Filer og mapper, du har arbejdet med for nylig: NB! Bemærk her de små nipsenåle til højre for filnavnet. Klikker du på dem, beholder du permanent det pågældende dokument på listen. Target Gruppen marts

15 Nyt Opretter et nyt dokument og du får mulighed for at vælge mellem skabeloner. Åbn Giver mulighed for at hente tidligere gemte dokument Luk Lukker det aktuelle dokument. Er der foretaget ændringer siden sidste gem, advares brugeren om dette. Gem Gemmer den aktuelle fil. Er Filer navngivet sker det under samme navn. Gem Som Giver mulighed for at gemme et dokument under et nyt navn, som en anden type fil, i et nyt bibliotek eller på en anden disk. Udskriv Udskriv dit dokument herunder Vis udskrift på dansk: Vis udskrift. Oplysninger Indstil sikkerhed, rens Filer for dokumentresume og andre detaljer om dokumentet osv. Gem og send Udgiv dit værk direkte på internettet på en SharePoint-server eller på et såkaldt Work-space og som blog. Eller gem som PDF. Nederst i menuen er der adgang til Words indstillinger igennem Indstillinger og så kan du endelig afslutte Word. Target Gruppen marts

16 Værktøjslinjen Hurtig adgang Umiddelbart til højre for Filer finder du Værktøjslinjen Hurtig adgang, der indeholder nogle af de vigtigste standardfunktioner som at gemme, og fortryde: Ved at klikke på den lille pil til højre på ovenstående illustration kan du tilpasse menuen og evt. tilføje andre vigtige funktioner som udskrivning mm. Der er flere kommandoer under Flere kommandoer. Nu har jeg tilføjet knapper til at oprette nye dokumenter, at åbne og udskrive dokumenter: Target Gruppen marts

17 Typografier Ifølge Gyldendals røde fremmedordbog betyder typografi bogtrykkerkunst! I Word 2010 bruges ordet typografi som en fællesbetegnelse for skriftændringer og afsnitsændringer på en markeret tekst eller et afsnit. I den engelske udgave af Word, kaldes de for styles. Hvad er en typografi? I almindelig brevredigering foretages skrift- og afsnitsændringer ofte ved at bruge en værktøjsknap eller en genvejstast når en tekst er markeret. Denne form for redigering resulterer i, hvad der i Word kaldes for en direkte formatering. Ændring af typografier udgør et alternativ til direkte formatering. Typografier kan ændres på to niveauer: Formatering der gælder et helt afsnit kaldes for en afsnitstypografi. Formatering der gælder for markeret tekst kaldes for en tegntypografi. Prøv at ændre formateringen af et afsnit, ved hjælp af en afsnitstypografi: Skriv en sætning, f.eks. Dette er en skriftprøve. Vælg en typografi i båndet på fanebladet Startside: Peg på de enkelte typografier og bemærk, at du straks i din tekst kan se, hvordan den vil se ud på den valgte tekst. Slut med at vælge Overskrift 1 og bemærk at teksten først nu reelt skifter udseende. Hvorledes opbevares en typografi? Alle dokumenter i Word oprettes på baggrund af en skabelon (også tomme dokumenter ). I skabelonerne gemmes foruden skabelonteksten informationer om autotekst, værktøjslinjer, makroer og typografier. Disse elementer overføres automatisk til dokumenter der oprettes ud fra skabelonen. Target Gruppen marts

18 Hver gang man opretter et nyt tomt dokument fra Filer, Ny (Ctrl+N) og vælger Tomt Dokument, overføres informationer fra denne skabelon (eller basisdokument) til det ny dokument. Denne skabelon hedder NORMAL.DOT. Rediger og opret typografier Du kan ofte få brug for at ændre indstillingerne til et format og det kan du gøre på flere forskellige måder. Her skal jeg blot nævne et par stykker: Klik nederst til højre den på lille pil i sektionen Typografier på Startside-fanebladet: Det resulterer i følgende flydende ramme, som indeholder de typografier, der umiddelbart er valgbare i dokumentet eller skabelonen. Ved at pege på en typografi kommer der en ramme omkring den og en pil med en menu ude til højre. På den ligger punktet Rediger typografi. Bemærk også at du på en knap nederst til venstre kan oprette en helt ny typografi: Target Gruppen marts

19 Højreklik på den typografi, der skal ændres og vælg punktet Rediger : Herefter kommer du ind i en omfattende dialogboks, hvorfra du kan ændre alle egenskaber i en typografi. Target Gruppen marts

20 Du kan oprette en ny typografi ved at markere en tekst og få den til at se ud, som du vil have det og så bl.a. højreklikke og vælge Typografier, Gem markeringen som en ny hurtig formatering. Target Gruppen marts

21 Standard-skrifttype Når du begynder på et nyt dokument, har Word (i en standardinstallation) valgt skrifttypen Times Ny Roman, 10 punkt. Hvis du vil ændre standard-skrifttypen for alle nye dokumenter kan du med fordel gøre dette på følgende måde: Vælg Startside og klik på pilen nederst til højre i sektionen Skrifttype for at aktivere dialogboksen Font. Du kan også bruge genvejstasten Ctrl-D. KLIK på den Skrifttype og på den størrelse du ønsker. KLIK på Herved gemmes skrifttype valget og størrelsen i skabelonen NORMAL.DOT og vil blive benyttet fremover når du opretter et nyt dokument. Target Gruppen marts

22 OPGAVE 3 I denne opgave skal du o o o o o Oprette et nyt dokument Lave kolonneopstilling til tal Indsætte, fjerne og flytte tabulatorstop Sætte ramme om en tekst og sætte skygge bag en tekst Gemme dokumentet i flere udgaver Lidt om tabulatorstop Tabulatortasten indrykker tekstmarkøren til næste tabulatorstop så teksten fortsætter herfra. Word husker tabulatorstop for hvert afsnit, så selv om du opretter tabulatorstop, er de ikke automatisk gældende for hele dokumentet. Tabulatorstop virker kun, når de kan ses på linealen. Hvis der ikke er indsat tabulatorstop manuelt, bruges venstretabulering standardmærker Tabulatorstop kan bruges til at opstille tekst med forskellige justeringer i samme linje eller afsnit i dokumentet. Det kan f.eks. bruges til at opstille tal i kolonner, som du skal prøve i denne opgave. Target Gruppen marts

23 Resultatet bliver denne opstilling: Forbrug i % for samtlige husstande Bolig 9,0 7,5 Fødevarer 21,7 26,1 Beklædning 4,0 8,0 Varige forbrugsgoder 4,5 5 Radio, tv og ferie mm. 10,1 8,4 Bil 8,75 3,8 Opret nyt dokument VÆLG Filer, Nyt, Tomt dokument eller tast Ctrl+N Placer tabulatorstop til decimal justering Til opstillingen skal der indsættes to tabulatorstop til indrykning af de to talkolonner. Den absolut nemmeste måde at indsætte tabulatorstop på er ved at linealen som vist i foregående opgave. Du kan også bruge dialogboksen Tabs for at indsætte begge tabulatorstop i én ombæring. Åbn dialogboksen Afsnit ved at klikke på pilen i sektionen Afsnit på Startside, og klik på knappen Tabulatorer... NB! Den er dog noget nemmere at åbne ved at dobbeltklikke på et tabulatorstop på linealen. Target Gruppen marts

24 SKRIV 5,5 i Position - feltet. VÆLG under Justering Decimal typen.. Se at du har tilføjet ét tabulatorstop på li- KLIK 7 sten. SKRIV 7,5 i Position - feltet. VÆLG under Justering Decimal typen. KLIK. Se at der nu er to tabulatorstop på listen. KLIK. Nu er de to tabulatorstop indsat i første linje i dokumentet, hvilket ses på linealen. Når du indsætter linjeskift med Enter vil de automatisk blive indsat i næste afsnit. Indtast kolonneopstillingen Tekst og tal skrives blot linje for linje. Der bruges ikke tabulator til overskriften. Før du når det endelige resultat, skal der ændres på nogle tabulatorstop. Target Gruppen marts

25 Først overskriften: SKRIV overskriften Forbrug i % for samtlige husstande.. INDSÆT en tom linje med Enter. Så kolonnetitlerne: SPRING ind til første tabulatorstop med TAB. SKRIV Da der mangler et komma, justeres tallet mod højre kant (svarende til 1960,0 ). SPRING ind til andet tabulatorstop med TAB. SKRIV HUSK! Spring altid til næste tabulatorstop med tabulatortasten. Brug aldrig mellemrumstasten, da du ofte vil få problemer med justeringen af kolonner. Og endelig kolonneopstillingen: SKRIV teksten Bolig til første linje. SPRING ind til første tabulatorstop og skriv 9.0. SPRING ind til andet tabulatorstop og skriv 7,5. GENTAG for alle de øvrige linjer. Slet tabulatorstop fra lineal Da kolonnetitlerne 1960 og 1970 ikke står pænt med decimaltabulator, sletter vi dem. Når dine manuelt indsatte tabulatorstop er slettet igen, bruges standard indstillingerne for venstretabulator mærker i stedet til de to tabulatorindrykninger. PLACER tekstmarkøren i linjen med kolonnetitlerne. PEG med musen på første tabulatorstop ved 5 cm. HOLD venstre museknap nede. TRÆK tabulatormærket lidt ned under linealen. Target Gruppen marts

26 SLIP venstre museknap igen. Det nedtonede mærke slettes helt. GENTAG for at slette mærket ved 7,5 cm. Flyt tabulatormærkerne på linealen Tabulatorstop placeringerne kan altid ændres efter behov, hvis opstillingen ikke er pæn på grund af for lidt plads. Nu skal du prøve at flytte de to talkolonner. MARKER alle linjer med tal (med musen eller med Shift+piletaster). PEG på andet tabulatormærke ved 7,5 cm. HOLD venstre museknap nede. TRÆK tabulatormærket hen til 10 cm. TRÆK på samme måde første mærke fra 5 cm til 7,5 cm. Bemærk! For at ændre tabulatorstop i flere afsnit, skal de markeres. Ellers ændres kun tabulatorstop i det afsnit hvor tekstmarkøren står placeret. Er tabulatorstoppene nedtonede i linealen, er det fordi du er ved at foretage ændringer for nogle afsnit der ikke har de samme tabulatorstop. Sæt nye tabulatorstop på linealen Hvis du har indrykket kolonnetitlerne ved hjælp af standardmærkerne, er det ikke sikkert de er placeret passende i forhold til talkolonnerne. Titlerne placeres bedst med manuelle tabulatorstop af typen centreringstabulering. Peg på tabulatortypeknappen til venstre for linealen for at få et hjælpetip. PLACER tekstmarkøren i linjen med kolonnetitlerne. KLIK på tabulatorknappen til centreringstabulering vises. PEG & KLIK i linealen ved 7,5 cm. PEG & KLIK i linealen ved 10 cm. Target Gruppen marts

27 Lav Rammer & Skygge MARKER hele opstillingen med overskrift. VÆLG Startside, Kanter Sæt ramme omkring hele opstillingen med Alle kanter. Finindstil evt. rammen med Kanter og skygge nederst. Brug dernæst knappen Skygge eller evt. igen Kanter og skygge Target Gruppen marts

28 Tip! Har du valgt at sætte rammer om afsnit, kan du trække rammekanterne med afsnitsmærkerne for venstre og højre indrykning. Gem kolonneopstillingen KLIK - Gem. Gem Som boksen vises første gang. VÆLG f.eks. mappen Dokumenter. SKRIV Filnavn: OPGAVE 3 forbrug. VÆLG filtype: Word - dokument. KLIK på Gem. Prøv dig gerne frem med forskellige typer, mønstre og farver. Markér f. eks. overskriftlinjen og brug en anderledes ramme på dette afsnit. Husk at gemme dokumentet gerne med Filer, Gem som så du får flere forskellige udgaver. Bemærk! Hvis du har markeret alle linjer i dokumentet, vil du ikke længere få problemer når du skal skrive ny tekst udenfor rammen. Du skal bare dobbeltklikke der hvor musemarkøren skal være Target Gruppen marts