Informationsteknologi

Transkript

1 Råd og vejledning ved rapportskrivning Indhold: 1. Start på rapport oprettelse af forside: Oprettelse Margener Skrifttype Øvrige dele af opgaven Sidehoved og sidefod Indsættelse af filer (en rapport er ét dokument!) Fodnoter Overskrift til indholdsfortegnelse vha. typografier Dette er et underpunkt Dette er endnu et underpunkt Automatisk indholdsfortegnelse Gem et dokument: Sikkerhedskopi Rykke rundt i dokumentet Flere genveje C - genvej Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 1

2 1. Start på rapport oprettelse af forside: Når man går i gang med et projektforløb, er det en god idé at med det samme at oprette rammen for den rapport, som det skal ende med. I princippet er næsten alle opgaver opbygget på samme måde: Der er 5 ting, der skal være i rapporten, så dem kan man lige så godt starte med: forside indholdsfortegnelse teksten bilag litteraturliste 1.1 Oprettelse Start på et nyt dokument: Skriv projektets navn på den første side evt. ved brug af WordArt (Vis værktøjslinier alt+v, ø). Jeres fulde navne, klassebetegnelse, evt. vejleder og tidspunktet for aflevering skal også stå på forsiden. Dette kan med fordel skrives i en tabel. Fordelen ved at anvende denne er, at man kan flytte indholdet rundt på siden, så det står der, hvor man ønsker det hvis man under Tabel, Egenskaber for tabel vælger Tekstombrydning til at være Omkring (sagt på en anden måde: Alt+b, e, alt+m, Enter). Overvej også at fjerne stregerne i tabellen. Selve indholdet af siden kan vente til senere. Det kan jo være, at der skal et billede ind på siden eller andet, der kan illustrere noget om det, I har arbejdet med. 1.2 Margener Alle jeres opgaver skal have disse margener: Indstil margenerne for rapporten. Gå ind i Sideopsætning (Alt+f, æ): Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 2

3 Indstil margenerne (brug tabulatoren til at rykke rundt mellem felterne der kan skrives direkte i det aktive felt det der er blåt!). Vælg derefter Standard (Alt+r). Tryk Enter når du bliver spurgt om du vil ændre standardindstillingerne. Det betyder, at alle nye dokumenter, der oprettes, vil starte med den valgte margen Skrifttype Skrifttypen til teksten i opgaven er også fastlagt til Times New Roman str. 12. Det skyldes at den er ret læsevenlig, når der skal læses meget! Skrifttypen skal IKKE ændres ved hjælp af værktøjslinien, da det kun gælder der, hvor man arbejder, men i stedet under skrifttyper: Gå ind under Formater og Skrifttype (Alternativt Alt+t, s eller Ctrl+d) 1 Her på skolen rettes det tilbage, når computeren startes næste gang, men derhjemme, vil det blive gemt! Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 3

4 Her rettes Skrifttype og str. med videre. Vælg derefter Standard (Alt+r). Tryk Enter når du bliver spurgt om du vil ændre standardindstillingerne. Det betyder, at alle nye dokumenter, der oprettes, vil starte med den valgte skrifttype og størrelse. 2. Øvrige dele af opgaven Nu skal vi over på side 2. Tryk først Ctrl+End 2 for at sikre dig, at markøren står under billeder og tekstbokse. Det gøres ved hjælp af funktionen Tvungen Ny side (Ctrl+Enter). Den sikrer, at det, der skrives på denne side kommer til at starte øverst på siden, selv om man tilføjer ekstra tekst på den foregående side (OBS: det er en meget dårlig vane at lave sideskift ved et antal tryk på Enter-knappen!). Side 2 er Indholdsfortegnelsen. Skriv dette øverst på siden og tryk Enter et par gange inden du laver en ny side igen (Ctrl+Enter). Side 3 er der, hvor rapporten starter. Tryk igen Enter et par gange inden du opretter en ny side mere. Side 4 (indtil videre) er bilag. Tryk 2xEnter og Ctrl+Enter for at oprette en ny side mere. Side 5 (indtil videre) er litteraturlisten. Beslut allerede nu, hvordan den skal se ud opret f.eks. et skema til at skrive litteraturlisten i. Brug lidt tid på at få formen på plads, så det er let undervejs at skrive litteraturen på, når den bruges. Dette er et eksempel på model: Nr. Forfatter Titel Andet = Slutningen af dokumentet Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 4

5 3. Sidehoved og sidefod En rapport får lidt finesse, hvis man arbejder med sidehoved og sidefod (det er de ting, der f.eks. står øverst og nederst i dette dokument). Gå til side 2 i dokumentet. OBS: Da, der ikke skal være sidehoved og sidefod på forsiden, skal vi lige have slået den fra. Under sideopsætning (Alt+f, i) er der en funktion, der hedder Layout (Alt+l). Her er der et felt, der hedder speciel første side aktiver denne med Alt+c og tryk Enter. Vælg derefter vis sidehoved og sidefod (Alt+v, i): Det er en god idé at oprette en tabel, når der skrives i henholdsvis sidehoved og sidefod, da det giver mulighed for at centrere (Ctrl+e), venstrestille (ctrl+l) eller højrestille (ctrl+r) din tekst. Det kunne f.eks. ende med et sidehoved med dette indhold 3 : Energibomber efteråret 2008 Erhvervsskolen, Uddannelsescentret i Roskilde Lav evt. kursivtekst som dette (marker og Ctrl+k), og lav tekststørrelsen lidt mindre, f.eks. str. 10 (marker og Ctrl+Shift+p), skriv str. HUSK at fjern rammerne om tabellen! (Marker tabellen og vælg ingen rammer). Herefter kan man vælge, at gøre den nederste linie i tabellen synlig for at få en adskillelse mellem sidehoved og tekst: Energibomber Efteråret 2008 Erhvervsskolen, Uddannelsescentret i Roskilde Sidefoden kunne se sådan ud: Gurli Hansen, Børge Jensen, Palle Nielsen Side 2 3 Du kan også vælge at indsætte et billede i sidehovedet, som vi har gjort med UCR s logo. Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 5

6 Til højre skriver du Side og trykker på mellemrumstasten. Sidetallet skal du ikke selv skrive. Der er en funktion, der automatisk indsætter sidetallet i værktøjslinien for sidehoved. Det betyder, at der automatisk vil blive skrevet de rigtige sidetal på i rapporten. HUSK at fjern rammerne om tabellen! Brug her lidt tid på at få det sidehoved og sidefod, som du vil have. 4. Indsættelse af filer (en rapport er ét dokument!) Det er meget vigtigt, at arbejdet med dokumentet altid foregår på P-drevet her/harddisken hjemme. Disketter/Memorysticks er meget skrøbelige, og skal ikke belastes unødigt. Det vil sige, at man altid starter med at gemme sit dokument på P-drevet her/harddisken hjemme!(vælg gem som!=f12). Når der skrives afsnit til rapporten, så opret selvstændige dokumenter, og indsæt derefter dokumentet i dit rapport-dokument. Når du er færdig med dit dokument, så gem det og luk derefter dit dokument 4. Når man indsætter en fil i sit dokument, så rykkes den tekst, der er i dokumentet. Det er meget enkelt. Sæt markøren der, hvor du vil have indsat teksten fra en anden fil. Vælg Indsæt og Fil (Alt+i, i): Væg Søg i, (Alt+ø) og vælg det sted, hvor filen ligger. Vælg den fil, der skal indsættes og tast Enter. Filen er nu indplaceret i din rapport. Gem derefter rapporten, hvis det ser rigtigt ud alternativt kan du FORTRYDE MED CTRL+Z. Sidetal og evt. noter ændres automatisk. 4 Dette er også relevant, hvis man er flere, der arbejder med opgaven. Så arbejder man med de enkelte afsnit, og har opgaven liggende som et selvstændigt dokument! Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 6

7 5. Fodnoter Det er ret let løbende at indsætte noter, f.eks. til litteraturhenvisninger eller henvisninger til bilag. Vælg Indsæt, Reference og Fodnote (Alt+i, n, n) 5 og tryk 2xEnter: skriv herefter, det der skal stå i noten f.eks. henvisninger til litteratur eller bilag. Man skal klikke i dokumentet for at komme tilbage til teksten. Dette gentages for hver note Overskrift til indholdsfortegnelse vha. typografier ALLE OVERSKRIFTER SKAL LAVES VED HJÆLP AF TYPOGRAFIER FOR AT DE KAN KOMME MED I INDHOLDSFORTEGNELSEN!! Den er skrevet ved brug af typografier, og man kan automatisk få en indholdsfortegnelse, når man bruger disse til overskrifter! Det er overskrifterne generelt i dette dokument! 6.1 Dette er et underpunkt Dette er endnu et underpunkt Ovenstående er altså eksempler på, hvad man automatisk kan sætte op, uden at ændre ved skrifttype og størrelse.! De findes på menubjælken under denne funktion: Ovenstående 3 typografier kan også indsættes ved genvejstaster, henholdsvis: Ctrl+Shift+1: Til hovedafsnit (f.eks. indledning, relevans, mål og krav, bilag, litteraturliste osv.) Ctrl+Shift+2: Til underpunkter (f.eks. ernæringsmæssige mål) Ctrl+Shift+3: Til under-underpunkt (bruges sjældent) Brug dem på alle dine egne overskrifter i rapporten. Stil markøren i linien med din overskrift og brug genvejen. HUSK bilagene!! Typografierne kan ændres efter eget ønske. Under Formater, Typografier og formater kan man ændre udseendet under rediger. OBS: Lav ikke ændringer i normaltypografien her på skolen. 5 Dette er en fodnote. Nummereringen opdateres efterhånden, som man indsætter nye fodnoter. Man kan f.eks. skrive Kostlære, s Dette er en mere Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 7

8 7. Automatisk indholdsfortegnelse Gå ind på side 2 i det dokument, du har oprettet. Sæt markøren under overskriften. Vælg Indsæt, Reference, Indeks m.m., Vælg Indholdsfortegnelse. Nu kan du vælge, hvilket format, din indholdsfortegnelse skal have. De vælges nederst til venstre under Formater prøv dig lidt frem man kan se dem i feltet til højre for disse. Du kan også under Tabulatorfyldtegn vælge.. hen til sidetallet eller andet. Når du har valgt, trykker du Enter, og indholdsfortegnelsen dukker op med det format du har valgt (Se eksempel på side 1). Denne indholdsfortegnelse er et felt det er derfor den vises på grå baggrund, når markøren står i feltet. Undervejs ændrer man selvfølgelig på sin rapport. Det er dog ret let at opdatere sin indholdsfortegnelse. Det kan gøres på et hvilket som helst tidspunkt. Gør det løbende og altid lige inden udskrivning!: Marker hele dokumentet med Ctrl+a og tryk derefter på F9: Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 8

9 Her skal vælges Opdater alt og tryk Enter. Nu er sidetallene opdateret. OBS: Alternativt kan du højreklikke i indholdsfortegnelsen og vælge Opdater felt: OBS: Nogle gange er der nogle overskrifter med, der ikke skal være der 7. Klik på dem i indholdsfortegnelsen og ret dem til Normal-typografi (Ctrl+n). Opdater din indholdsfortegnelse igen. 7 Hvis du har skrevet almindelig tekst på en linie, der står som typografi Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 9

10 8. Gem et dokument: a) LAD VÆRE MED AT ARBEJDE PÅ DIT MEMORYSTICK/DISKETTEDREV, MEN START ALTID MED AT GEMME PÅ DIT PRIVATE DREV. EN DISKETTE ER IKKE SÆRLIG SIKKER!! b) Vælg Gem. Væn dig til at trykke Ctrl+s (s står for save!) c) Gem i: Her kan du se, hvor dokumentet gemmes (Det er en god idé først at gemme dokumentet på serveren under dit personlige drev f.eks. hemo på loke\brugere (P:) 8 d) Filnavn: Navnet på dit dokument e) Filtype: Den form som dokumentet skal gemmes i (i forhold til tekstbehandlingsprogram hvis du har en ældre udgave af Word derhjemme eller et andet program, skal du vælge dette!!) f) Undervejs mens du skriver, er det en god idé at gemme løbende. Her kan du trykke på ikonen med disketten eller trykke Ctrl+s 8.1 Sikkerhedskopi Når du er færdig med at skrive i dokumentet, skal du have det over et memorystick: 1) Luk dit dokument (gå ind under filer, vælg luk eller tryk Ctrl+F4 hvis det ikke er gemt til sidst, bliver du spurgt om det skal gemmes, svar Ja) 2) Sæt memorystick i drevet. Giv computeren tid til at finde drevet inden du går videre. 3) Gå ind under åbn dokument. Gå op under filer, vælg åbn (Ctrl+o (o står for open)) 4) Find det dokument, du skal have kopieret. Højreklik på det 9. Vælg kopier. 5) Gå op under Søg i og find dit Memorystick. Klik på det og højreklik i det hvide felt (der hvor fil-navne står), og vælg sæt ind. 6) Hvis computeren spørger om man ønsker at overskrive en fil, er det fordi der ligger en udgave af filen i forvejen, og så kan man se på datoen, hvilken der er nyest. HUSK AT GEMME UNDERVEJS MED CTRL+S 8 Derhjemme kan du med fordel oprette en mappe under dokumenter, hvor du gemmer dine ting til et projekt 9 Hvis det er flere dokumenter, kan man holde Ctrl-tasten nede inden man klikker på filerne Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 10

11 9. Rykke rundt i dokumentet Da man tit er i gang med flere ting i en rapport er det en god idé at lære et par genveje til at finde hurtigere frem og tilbage: Handling Genvej Til begyndelsen af en linie Home Til slutningen af en linie End Til begyndelsen af et dokument Ctrl+Home Til slutningen af et dokument Ctrl+End Til begyndelsen af næste side (kan bruges flere gange) Ctrl+Pg Dn (page down) Til begyndelsen af forrige side Ctrl+Pg Up Til næste ord Ctrl+ (piletast) Til forrige ord Ctrl+ Slet næste ord Ctrl+Del Slet forrige ord Ctrl+ (backspace) Ryk til næste felt i en tabel Tabulator Ryk til forrige felt i en tabel Shift+Tabulator 10. Flere genveje Ofte skal teksten markeres inden funktionen virker (Hold Shift-tasten nede og tryk på piletasterne til du har markeret det hele, giv så slip på Shift-tasten og anvend den funktion, du ønsker) Hvis du vil Skal du trykke på Skifte skrifttype Ctrl+skift+b Skifte punktstørrelse Ctrl+skift+p Åbn dokument Ctrl+o Udskriv dokument Ctrl+p Gem dokument Ctrl+s Kopier tekst Ctrl+c Flyt tekst Ctrl+x Indsæt tekst Ctrl+v FORTRYD HANDLING Ctrl+z ANNULER FORTRYD HANDLING Ctrl+y Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 11

12 Hvis du vil Skifte mellem store og små bogstaver Anvende og fjerne fed formatering Anvende og fjerne understregning Anvende eller fjerne kursivering Anvend sænket skrift f.eks. Anvend hævet skrift f.eks Skal du trykke på SKIFT+F3 CTRL+F CTRL+U CTRL+K CTRL+SKIFT+LIGHEDSTEGN CTRL+PLUSTEGN Hvis du vil vælge afsnitsjustering og indrykning for at Centrere et afsnit Justere et afsnit Venstrestille et afsnit Højrestille et afsnit Indrykke et afsnit fra venstre Fjerne afsnitsindrykning fra venstre Fjerne afsnitsformatering Hvis du vil Anvende typografien Normal Anvende typografien Overskrift 1 Anvende typografien Overskrift 2 Anvende typografien Overskrift 3 ASCII-KODER 11. C - genvej Alt 246 Flere genveje udfyld selv Skal du trykke på CTRL+E CTRL+J CTRL+L CTRL+R CTRL+M CTRL+SKIFT+M CTRL+Q Skal du trykke på CTRL+SHIFT+N CTRL +SHIFT+1 CTRL +SHIFT+2 CTRL +SHIFT+3 Hold Alt-tasten nede og skriv på numerisk tastatur Alt 248 Genveje med funktionstaster (nogle af de vigtige): F12 Gem som Ctrl+F4 Luk dokument Ctrl+F2 Vis udskrift (lukkes Alt+F4 Luk program med Alt+l) Q:\Ernæringshjælper og -assistentuddannelsen 2009-\\Fag\Informationsteknologi\Råd og Side 12