2 Fakta om personalehåndbogen

2 Fakta om personalehåndbogen

FORORD Denne lille guide om personalehåndbogen er en af fem foldere der tilsammen dækker en større del af HRområdet. Folderne er tænkt, dels som et værktøj og dels til inspiration til at arbejde struktureret og strategisk med medarbejderne og deres ressourcer. De øvrige folder omhandler emnerne: Rekruttering Fastholdelse af medarbejderne Medarbejderudviklingssamtalen Uddannelsesplanlægning Skulle du have spørgsmål til emnet, er du altid meget velkommen til at kontakte DS Håndværk & Industris uddannelsesafdeling for en nærmere dialog. 1. udgave / 2009 / Uddannelsesafdelingen / DS Håndværk & Industri 3

4 Fakta om personalehåndbogen

INDHOLDSFORTEGNELSE Personalehåndbog... 6 Alkohol...7 Arbejdstid...7 Arbejdstøj...7 Benzinkort...7 Biler...7 Børns Sygdom... 8 Eget arbejde / fusk... 8 Ferie... 8 Fortrolighed... 8 Fravær... 8 Frokoststue... 9 Læge- og tandlægebesøg... 9 Løn... 9 Mobiltelefoner, privat... 9 Oprydning... 9 Pauser... 9 Personalekasse... 9 Rygning... 9 Sikkerhedssko... 10 Sikkerhedsudstyr (høreværn m.m.)... 10 Sundhedsforsikring... 10 Sygemelding... 10 Værktøj... 10 1. udgave / 2009 / Uddannelsesafdelingen / DS Håndværk & Industri 5

PERSONALEHÅNDBOG Personalehåndbogen er for mange virksomheder en vigtig del af personalepolitikken. Den er med til at sikre en ensartet formidling af de regler, normer og værdier der er gældende for den enkelte virksomhed. Da det er forskellige regler, normer og værdier virksomhederne har, er det aldrig en god ide at kopiere andres personalehåndbog. Man bør derfor som det allerførste overveje, hvad formålet med personalehåndbogen er og hvilken eller hvilke målgruppe personalehåndbogen henvender sig til. Ofte vil det overordnede formål være at udstikke retningslinjer, der skaber tryghed for medarbejderne samt introducere nye medarbejdere for virksomhedens regler, normer og værdier. Andre interessenter kunne være potentielle medarbejdere, investorer, samarbejdspartner osv. Det er vigtigt at gøre sig klart, hvor omfangsrig personalehåndbogen skal være og herefter foretage en prioritering: Når personalehåndbogen er færdigudarbejdet, eventuelt i samarbejde med enkelte ansatte, er det vigtigt at den bliver kommunikeret ud til de øvrige medarbejdere på en sådan måde, at den bliver forstået og accepteret. Dette kunne være et fælles personalemøde eller at håndbogen bliver gennemgået af lederne på mindre møder. Det afhænger naturligvis af virksomhedens størrelse. For at sikre sig at alle medarbejdere er blevet bekendt med håndbogen, er det en god ide at udlevere et eksemplar til hver medarbejder, som der kvitteres for. Ved nyansættelser bør håndbogen ligeledes udleveres mod kvittering. Husk at en personalehåndbog skal holdes ved lige, normer og regler kan ændre sig, dels ved virksomhedens beslutninger og dels ved lovgivning og overenskomster. Til inspiration for det videre arbejde er der på de næste sider eksempler på indholdet i en personelehåndbog. Skabelon og eksempel kan downloades på www.ds-net.dk Hvad skal med Hvad bør komme med Hvad kan eventuelt komme med Når man har besluttet, hvad der absolut skal med i håndbogen er det en god ide at starte her og ikke i første omgang tage mere med. Så kan man senere rette i den og tilføje flere politikker og oplysninger. Det er vigtigt at være opmærksom på, at jo mere tekst der er, jo mere uoverskuelig bliver håndbogen også. Er håndbogen uoverskuelig, er der større risiko for at den ikke bliver brugt. 6 Fakta om personalehåndbogen

ALKOHOL Der må ikke indtages alkohol i arbejdstiden, uanset om man befinder sig på virksomheden eller er udearbejdende. Er man påvirket af alkohol eller andre rusmidler i arbejdstiden, vil dette medføre hjemsendelse uden løn og kan endvidere medføre ophævelse af ansættelsesforholdet. Ved mistanke om påvirkning af rusmiddel, forbeholder Eksempel A/S sig ret til at få udtaget prøver. ARBEJDSTID Arbejdstiden er: Mandag - torsdag kl. 7.00-16.00 Fredag kl. 7.00 13.00 Det vil sige, at den ugentlige arbejdstid er 37 timer eksklusiv. pauser. Ved arbejdstid forstås, at du er på din plads og klar til at gå i gang kl. 7.00 og ikke forlader arbejdspladsen før arbejdstidens ophør. ARBEJDSTØJ Du får udleveret arbejdstøj med logo, som du selv skal holde rent og pænt. Du skal altid sørge for, at der forefindes et rent sæt på virksomheden. Nyt arbejdstøj bestilles hos Anne Andersen efter behov. BENZINKORT Ved benyttelse af eventuelle udleverede benzinkort skal kvittering afleveres. Sker dette ikke, betragtes købet som privatforbrug og du vil blive trukket i løn. Husk desuden at notere bilens registreringsnummer, kilometertæller og dit navn. BILER Benytter du en af firmabilerne, er du selv ansvarlige for orden og renholdelse samt diverse tjek og opfyldning, således at bilerne altid er køreklare. Privatkørsel er IKKE tilladt. BØRNS SYGDOM I tilfælde af pasning af sygt, hjemmeboende barn under 14 år har du ret til frihed med løn, for så vidt angår barnets 1. sygedag. Følgende forudsætninger skal dog være opfyldt: 1. Friheden skal være nødvendig. 2. Kun en af forældrene kan opnå frihed. Hvis du er nødt til at gå før arbejdstids ophør for at afhente dit syge barn, tæller dette for barns 1. sygedag. Udfyldelse af Tro og love-erklæring vil blive afkrævet 1. udgave / 2009 / Uddannelsesafdelingen / DS Håndværk & Industri 7

EGET ARBEJDE / FUSK Du må ikke foretages fusk og vennetjenester i arbejdstiden. Ønsker du at benytte værkstedsfaciliteterne til eget brug, kan det kun ske efter aftale med Hans Hansen. Hvis du i forbindelse med eget arbejde/fusk skal bruge materialer fra lageret skal Hans spørges først, så vi er sikre på, at varen ikke er solgt eller bestilt til andet formål. Såfremt der skal bestilles materialer hjem til eget arbejde/fusk, skal dette ske uden for arbejdstiden. Alle brugte/bestilte materialer noteres løbende og afregnes til nettopris + 10% i administrationsgebyr (maks. 100,00 kr.) Fakturaen trækkes automatisk over lønnen. Du skal rydde op efter eget arbejde/fusk hver dag, ligesom du også skal tage det med hjem hver dag, også selv om du ikke er færdig. Husk forbrugte materialer og dele der ikke er noteret, betragtes som stjålne, hvilket kan medføre bortvisning FERIE Det tilstræbes at sommerferien afholdes som 3 sammenhængende uger. Sommerferien planlægges i februar måned. Resterende feriedage tilstræbes planlagt på samme tidspunkt. Medarbejdernes ferieønsker noteres på opslagstavlen i kantinen Når alles ønsker kan imødekommes, laves der en ferieliste omfattende alle medarbejdere med de aftalte dage. I øvrigt gælder, at der er følgende faste fridage, feriedage eller feriefridage: 1. Alle hverdage mellem jul og nytår er faste feriedage 2. Den 31. december er fast feriedag 3. Fredag efter Kr. Himmelfartsdag er fast feriedag 4. Grundlovsdag beregnes som en ½ tvungen feriefridag og en ½ fridag 5. Den 24. december er en hel fridag FORTROLIGHED De fleste syntes formentlig, at fortrolighed er en selvfølge. Det gør vi også, men der er dog en grund til at understrege dens betydning og gøre opmærksom på, at de informationer, du modtager eller får kendskab til under dit ansættelsesforhold, er fortrolige og må derfor ikke viderebringes til personer udenfor virksomheden. FRAVÆR 10 dages fravær eller mere, indenfor 12 måneder eller anormalt fravær vil blive fulgt op med en samtale med Hans Hansen for at undersøge, om der er forhold i virksomheden, der har sammenhæng med fraværet, og som derfor bør ændres. 8 Fakta om personalehåndbogen

FROKOSTSTUE Frokoststuen skal benyttes ved spisepauser. Alle rydder op efter sig selv og vasker eget service op. LÆGE- OG TANDLÆGEBESØG Frihed til læge- og tandlægebesøg betales af medarbejderen selv. Aftale om frihed hertil aftales/meddeles i forvejen. LØN Lønudbetaling sker den sidste hverdag i måneden MOBILTELEFONER, PRIVAT Privat telefoni er tilladt, men skal begrænses mest muligt. OPRYDNING Alle medarbejdere har ansvar for at ens arbejdsplads er i ryddelig stand, herunder at værktøj og andet materiale lægges på plads ved afslutning af en arbejdsopgave og/eller til fyraften. PAUSER Kaffepause: kl. 9.00-9.30 Middagspause: kl. 12.00-12.30 PERSONALEKASSE Alle medarbejder trækkes 100 kr. pr. mdr. til personalekassen som dækker rundstykker hver fredag. Eventuelt overskud går til diverse sociale arrangementer. RYGNING I følger Lov om røgfri miljøer, er det arbejdsgiverens ansvar at udarbejde en rygepolitik. Det er rygepolitikkens formål at sikre et sundt arbejdsmiljø for alle vore medarbejdere. Samtidig følger det af Lov om røgfri miljøer, at virksomheden er forpligtet til at sikre, at ingen ufrivilligt udsættes for gener, der skyldes rygning. Som følge heraf må der ikke ryges indendørs hverken i bygninger eller transportmidler. Det er dog tilladt at ryge på de udendørs arealer. Ved rygning i forbindelse med kaffe- og frokostpause skal rygere afslutte pausen på samme tid som ikke rygere. I øvrigt forventes rygning at finde sted således, at det giver mindst mulig gene for ens arbejde og ikke medfører forkortelse af den effektive arbejdstid. Overtrædelse af rygepolitikken vil kunne få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Ved pauser forstås den tid, fra du forlader arbejdet til det genoptages. Da denne tid ikke regnes som arbejdstid, udbetales der ikke løn. Det samme gælder pauser i forbindelse med ude- og overarbejde. 1. udgave / 2009 / Uddannelsesafdelingen / DS Håndværk & Industri 9

SIKKERHEDSSKO Bestilles hos Helle Hansen. Det påhviler den enkelte medarbejder at sørge for renholdelse og almindelig vedligehold af fodtøjet SIKKERHEDSUDSTYR (HØREVÆRN M.M.) Det er et krav at bruge påkrævet sikkerhedsudstyr. Såfremt dit udstyr er defekt, er det din pligt at bestille nyt. Dette gøres ved Helle Hansen. SUNDHEDSFORSIKRING Som ansat hos Eksempel A/S er du efter 3 måneders fastansættelse omfattet af Life Line sundhedsforsikring SYGEMELDING Kan du ikke møde på arbejde på grund af sygdom, skal du meddele det til Hans Hansen på telefon 11 11 11 11 mellem klokken 6:15 og 6:45. Så vidt muligt meddeles, hvornår du forventer at være tilbage på arbejde. Der kan i nogle tilfælde gøres krav på lægeerklæring. VÆRKTØJ Ved udfyldes af låneseddel kan værktøj lånes med hjem til eget brug. Det lånte skal dog forefindes på virksomheden i arbejdstiden. Såfremt du låner noget med hjem uden udfyldelse af låneseddel, vil det blive betragtet som tyveri og kan medføre bortvisning. Det lånte skal altid afleveres i samme stand som det blev udleveret. Ødelagt eller bortkommet lånt værktøj skal du naturligvis erstatte. Samme regler gælder også for kunder. 10 Fakta om personalehåndbogen

1. udgave / 2009 / Uddannelsesafdelingen / DS Håndværk & Industri 11

DS Håndværk & Industri Magnoliavej 2 5250 Odense SV tlf. 6617 3333 fax 6617 3230 www.ds-net.dk