Projektplan Selvarkivering Århus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice Borgerservice og Biblioteker. Sekretariatet Claus Juhl Knudsen mars 2012
Indhold Indhold... 2 1. Generelle oplysninger... 3 2. Projektbeskrivelse og projektplan... 3 2.1. Baggrund... 3 2.2. Formål og mål... 3 2.3. Målgrupper... 4 2.4. Organisationsplan... 4 2.5. Ressourceplan... 4 2.6. Tidsplan... 4 2.7. Succeskriterier / resultater... 5 2.8. Erfaringsindsamling og informationssøgning... 5 2.9. Evalueringsplan... 6 2.10. Formidling af resultater... 6 3. Budget... 6 4. Finansieringsplan... 7
Århus Kommunes Biblioteker Selvarkivering marts 2012 Side 3 1. Generelle oplysninger Projekttitel Selvarkivering Ansøger Aarhus Stadsarkiv Ansøgt beløb 200.000 Økonomisk/juridisk ansvarlig Søren Bitsch Christensen Samarbejdspartnere Vejle Bibliotekerne (Formidling af digitaliseret kulturarv) Resumé af projekt Projektet sigter mod at udvikle en hjemmeside, hvorfra almindelige borgere kan uploade simple filer til Stadsarkivet, som de vurderer at have kulturhistorisk interesse. Adgangen til hjemmesiden styres med integration af NEMID, så man både sikrer borgerens reelle hensigter, samt strømliner projektet med de mere overordnede krav til offentlige myndigheder om digital selvbetjening. Bag ved brugergrænsefladen skal der ydermere implementeres et indkomst-system, der kan virus-teste, karakterisere og beskrive de uploadede filer, så de slutteligt er klar til at blive lagt ind i et decideret bevaringssystem. 2. Projektbeskrivelse og projektplan 2.1. Baggrund Aarhus Stadsarkiv ønsker overordnet at gøre det lettere og mere sikkert for borgere og frivillige at deltage i berigelsen af kommunens videngrundlag om det historiske Aarhus gennem digitale selvbetjeningsmuligheder. 2.2. Formål og mål Projektet har til formål at fremlægge og udvikle tekniske og juridiske standarder forbundet med brugen af en NemID-funktionalitet ved selv-upload af private kulturhistoriske data til offentlige kulturhistoriske institutioner. Specifikt er projektets overordnede mål et konkret website med integreret NemID-funktionalitet, hvorfra borgere kan beskrive og uploade deres private kulturhistoriske data i form af eksempelvis billeder eller tekster.
Århus Kommunes Biblioteker Selvarkivering marts 2012 Side 4 2.3. Målgrupper Aarhus kommunes borgere 2.4. Organisationsplan Juridisk og økonomisk ansvarlig: stadsarkivar Søren Bitsch Christensen Projektleder: it-arkivar Claus Juhl Knudsen Konsulenter: Statsbiblioteket (It-web og It-forretningsudvikling) 2.5. Ressourceplan Projektet er et rent it-projekt, som ydermere skal hostes af en tredje part, så foruden de økonomiske udgifter forbundet med projektet, er der alene behov for menneskelige ressourcer. Langt det største ressourceforbrug falder på Aarhus Stadsarkivs medarbejdere, men særligt omkring to forhold, vil vi gøre brug af andre kommunale medarbejdere. Det drejer sig først og fremmest om de juridiske forhold, der knytter sig til brugen af både NEMID og CPR-numre, samt de ophavsretslige regler, der betinger afleveringen og den efterfølgende brug af arkivalier. Dernæst har Biblioteker og Borgerservice en del erfaring med brugen af NEMID, som vi vil trække på. 2.6. Tidsplan Fase Hovedaktivitet (evt. også delfaser) Tidsperiode: start-slut Forberedelse Udarbejde projektplan 2012.02-2012.03 Milestone: Indsendelse af projektplan til Styrelsen 2012.03 Milestone: Indgåelse af konsulentaftale 2012.03 Start Wire-framing af brugergrænseflade 2012.04-2012.05 Udarbejdelse af workflow-diagrammer for indkomstsystem Milestone: Fastlæggelse af stamdata for de valgte filformater, inkl. orientering ift. DKABM Afklaring af tekniske og juridiske forhold omkring NEMID-integration 2012.05-2012.06 2012.06 2012.06 Afklaring af generelle juridiske forhold omkring 2012.08
Århus Kommunes Biblioteker Selvarkivering marts 2012 Side 5 Fase Hovedaktivitet (evt. også delfaser) ophavsret, inkl. orientering ift. Creative Commons Orientering ift. eksisterende bevaringssystemer (Danske Billeder, Daisy og Arkibas) Tidsperiode: start-slut 2012.09 Afklaring og udarbejdelse af indsamlingsstrategi 2012.09 Udvikling af brugergrænseflade 2012.09 Udvikling af indkomstsystem 2012.10 Udarbejdelse af online-dokumentation omkring funktionalitet, formål, metadata, ophavsret m.m. 2012.10-2012.11 Milestone: Testklart system 2012.11 Testfase 2012.11-2012.12 Bugfixing 2012.12 Afslutning Milestone: Driftsklart system 2013.01 Markedsføring og release 2013.01 Milestone: Afrapportering og evaluering 2013.03 Videndeling med ODA, SLA og andre 2013.03 2.7. Succeskriterier / resultater Fastlæggelse af nødvendige stamdata som borgerne skal beskrive deres arkivalier med, og som ydermere korrelerer med DKABM-formatet. En orientering omkring og mulig implementering af både Europenanas metadata-format og Creative Commons licenser for ophavsret. En afklaring af de juridiske forhold i tilknytning til it-sikkerhed og brug af NemID. Et website med integreret NemID-funktionalitet, der kan modtage borgernes kulturhistoriske data. Undersøgelse og mulig test af automatisk eller semi-automatisk lagring af de indkomne data. I tilknytning hertil skal det overvejes, hvordan et sådant selvarkiveringsmodul forholder sig til de gængse arkivsystemer (Arkibas, Starbas) og til Danske Billeder. Fil-upload fra minimum 100 unikke brugere 2.8. Erfaringsindsamling og informationssøgning Projektet vil overordnet orientere sig gennem centrale webportaler og udgivelser der relaterer sig til digital arkivering og ophavsret.
Århus Kommunes Biblioteker Selvarkivering marts 2012 Side 6 Derudover vil vi sparre med forvaltningen for Biblioteker og Borgerservice i Aarhus kommune, som både har erfaringer med NemID, web-udvikling og arbejdet med metadata-formater. Endelig vil vi naturligvis samarbejde og sparre med Statsbiblioteket, der fungerer som konsulenter for de tekniske og arkivmæssige aspekter af projektet. Når testfasen går i gang, vil vi primært lade en gruppe af arkivets almindelige frivillige arbejde forsøge sig med upload og beskrivelse af filer, så hjemmesidens funktionalitet og struktur kan blive testet af almindelige og it-ukyndige brugere. 2.9. Evalueringsplan Foruden den løbende evaluering og tilretning af både brugergrænseflader, dokumentation og teknisk back-end, vil projektet blive afsluttet med en samlet skriftlig evaluering i marts 2013. 2.10. Formidling af resultater Projektets resultater deles med arkiverne gennem Organisationen Danske Arkiver og Sammenslutningen af Lokalarkiver. Herforuden vil projektet naturligvis blive præsenteret på vores egen hjemmeside, i de lokale medier og i et biblioteksfagligt formidlingsmedium ( Perspektiv, Del din viden eller andet). Endelig præsenterer vi gerne projektet på relevante workshop eller seminarer i både biblioteks- og arkivregi. 3. Budget Budget Tilskud BS Egenfinansiering Samlet Projektledelse og møder 35.000 35.000 Administration 2.000 2.000 Konsulenthjælp 200.000 200.000 Hosting/serveropsætning 20.000 20.000 NEMID-drift i udviklingsfasen 3.200 3.200 Sikkerhedscertifikat 2.000 2.000 Revision 5.000 5.000 Evaluering 4.000 4.000
Århus Kommunes Biblioteker Selvarkivering marts 2012 Side 7 Total 200.000 71.200 271.200 4. Finansieringsplan Der er indgået aftale med Statsbiblioteket omkring udvikling af den tekniske løsning, som projektet etableres på. Udgiften hertil er 200.000, og beløbet betales med styrelsens tilskud. Projektledelse, administration, juridisk sparring og evaluering finansieres gennem forbruget af arbejdstid hos både arkivets medarbejdere, samt relevante enkeltpersoner i Borgerservice og Biblioteker med de nødvendige juridiske kompetencer eller med erfaring i brugen af NEMID ift. digitale selvbetjeningsløsninger. NEMID-integration og -drift, køb af sikkerhedscertifikat, revision, samt serveropsætning og hosting betales af Aarhus Stadsarkiv.