Referat af Sweet & Swings ordinære generalforsamling d. 24. september 2013 kl. 19:15 20:30 Afholdt i korets midlertidige øvelokale Kulturhuset, Skovlunde 1. Valg af dirigent Ole Bonde blev valgt med akklamation. 2. Valg af referent Eva Sørensen blev valgt. Mht til indkaldelse til generalforsamlingen konstaterede dirigenten, at indkaldelsen til generalforsamling, samt regnskab og et budget var udsendt 9. sep. 2013. Den 12. september udsendte bestyrelsen et nyt budget. Dette betragtede dirigenten som et ændringsforslag til det tidligere udsendte budget. Dirigenten fik forsamlingens accept af dette og kunne derfor konstatere generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne og dermed beslutningsdygtig. Der deltog 18 stemmeberettigede medlemmer, hvilket udgør mere end 50% af medlemmerne. 3. Formandens beretning. Kommentarer til udsendt beretning. Årsberetning var udsendt på forhånd til korets medlemmer. Der var ingen kommentarer fra medlemmerne til årsberetningen. Beretningen blev dermed godkendt. 4. Den musikalske ledelses beretning og planer for kommende sæson v. Anja Hansen I det forløbne år er fokuseret på arbejde med rytmisk præcision og med at lytte ind til de andre sangere, så der opnås den samme klang inden for stemmegrupperne. Disse fokusområder forventes at fortsætte også i den kommende sæson. Til spørgsmålet fra Grete Mortensen om repertoire og inklusion af jazz : Jazz har ikke været så meget i fokus efter vi har afsluttet samarbejdet med Sinne Eeg. Men jazz og swing genren er bestemt stadig inden for hvad vi kan komme til at arbejde med fremover, hvis der findes nogle gode arrangementer. I den nærmeste fremtid vil der dog være fokus på den kommende koncert i November hvor der ikke er jazz på programmet. Der var en kommentar fra generalforsamlingen om, at vi skal overveje om vores markedsføring af koret skal tilpasses, for at afspejle korets nuværende repertoire. Bestyrelsen vil tage det med i det kommende arbejde. Tak for beretningen. Referat af Sweet & Swings ordinære generalforsamling den 24. september 2013 Side 1 of 5
5. Koncertsansvarliges beretning og planer for kommende sæson v. Valter Tarp Planlagte arrangementer: 2 + 10. Nov. 2013: KorXplosion Workshop + fælles koncert med S&S, Voice Zone og Show Singers med Niels Nørregaard (fra Basics), Baltoppen 6 April 2014: Marielyst højskole koncert ca. kl 15. Derudover vil der fortsat blive arbejdet på forskellige fronter mht. at arrangere andre koncerter - evt. sammen med andre kor eller musikalske højskoler. Der er p.t. blandt andet kontakt med Hillerød Rock-kor ledet af Raivis. Bestyrelsen nævnte at det tilstræbes at få arrangementerne spredt lidt geografisk, for at vi i koret kan bruge repertoiret flere gange, udenat trætte det lokale publikum med gentagelser af de samme numre. Mere om disse arrangementer så snart der er nogen konkrete datoer. 6. Regnskab, Regnskab 2012/13 og forslag til budget for 2013/14 var udsendt af kasserer Kirsten Johansen. Det reviderede regnskab blev fremlagt på generalforsamlingen. Kommentarer til regnskabet: Udgift til Musik-fabrikken dækker medlemskabet af musikfabrikken og vores udgifter til honorarer til dirigent og pianist. Udgiften dækker oprettelse af 2 hold med 2 lærere (aflønning af lærere under aftenskoleloven). Da vi i en periode har manglet en pianist er udgiften i indeværende regnskabsår lidt lavere end vanligt. Andre primære udgifter knytter sig til korweekend, tilskud til Anjas videre uddannelse samt mindre udgift til reparation af klaver doneret af Sven Eriks søn. Årets resultat er et lille overskud på 1560 kr. Regnskabet blev godkendt af generalforsamlingen. 7. Budget og fastsættelse af kontingent v. Kirsten Johansen Regnskab Bestyrelsen beklagede evt. forvirring omkring udsendelse af et opdateret budget. Opdateringen skyldtes at der er arbejdet intenst med at få enderne til at nå sammen med det p.t. lidt lavere medlemstal i koret. Det var ændringsforslaget, som blev sat til debat. Kommetarer fra kasseren om forudsætninger for budgettet: Vi har baseret forslaget på et estimat om 36 medlemmer / 99 lektioner. P.t. er der 32 aktive medlemmer, men flere er på vej igennem optagelsesprocessen. Derudover er indregnet en forhøjelse af det årlige kontingent fra 1950 til 2050 kr. per år for at dække omkostningerne. Driftskapital på ca. 30.000 kr. er nødvendig for at kunne afregne med Musik-fabrikken og med korweekend på Bøtø i starten af sæsonen. Der var en diskussion af hvorvidt alle udgifter til korweekenden (leje af Bøtø, honorarer og kørsel m.v.) burde være dækket af kontingentet da indøvningen i denne weekend er en del af korets lektioner, der afregnes med musikfabrikken. For forslaget talte, at det ville gøre det mere gennemskueligt, hvad det reelt koster at være medlem af koret. Imod talte en evt. risiko for at skræmme nye medlemmer væk ved et så stort kontingent. Umiddelbart mente bestyrelsen at vores nuværende kontingent er OK, da det er på linje med hvad der betales i andre kor. Referat af Sweet & Swings ordinære generalforsamling den 24. september 2013 Side 2 of 5
Derudover blev økonomien i andre arrangementer diskuteret. Holdningen var, at disse bør kunne løbe rundt ved opkrævning af entre / honorar for optræden / sponsor støtte så vi ikke har deciderede udgifter forbundet med at give koncerter. Bestyrelsen tog kommentarerne ad notam til det kommende års planlægning. Ændringsforslaget til budget gik til afstemning; 16 stemte for, 2 stemte imod. Budgettet blev dermed godkendt, herunder et kontingent på kr. 2050,- for sæsonen 2013-2014. 8. Indkomne forslag iht. vedtægternes 10 pkt. D. Bestyrelsen foreslår revision af vedtægterne fra 2011. Forslag til vedtægtsændringer var udsendt 12.9. 2013 Forslag om opkrævning af første rate af kontingentet som et a konto beløb forud for generalforsamlingen. Forårets indbetaling reguleres efter generalforsamlingens beslutning om kontingentets størrelse. Forslaget blev begrundet med nødvendigheden af at kunne afregne med musikfabrikken og udgifter til korweekenden tidligt i sæsonen. Derfor kan kontingent opkrævning ikke afvente generalforsamlingen. Forslaget blev enstemmigt vedtaget Under debatten blev det foreslået, at bestyrelsen sikrer en orienteringen til potentielle nye medlemmer før optagelse. Denne bør inkludere info om kontingent / kor-weekend / kordragt mv. Bestyrelsen takkede for forslaget. Forslag om at reducere antallet af medlemmer i bestyrelsen fra 7 til 5. Foslaget blev begrundet med at 7 er en stor gruppe at arbejde i og at meget af bestyrelsens arbejde nu er rationaliseret i nedskrevne drejebøger. Forslaget blev vedtaget. Forslag til øvrige sproglige justeringer: ingen kommentarer. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten fastslog, at vedtægtsændringerne straks kunne træde i kraft. 9. Aktivitetsplaner, datoer: Fastsættelse af dato for korweekend 2014 Bestyrelsen foreslår fredag d. 24.10 - søndag d. 26.10. 2014 Mange foretrak en lidt tidligere placering som i år, således at weekenden bliver en god kick-start på sæsonen. Det blev foreslået at forsøge at afholde weekenden 3. 5. oktober 2014. Bestyrelsen vil undersøge mulighederne for at booke denne weekend. 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer, revisor og suppleanter Formand: Valter Tarp blev valgt for 2 år i 2012. Er ikke på valg. Kasserer: Kirsten Johansen blev i 2012 valgt ekstraordinært for 1 år. Derfor skal der vælges en kasserer for 2 år. Bestyrelsen foreslår genvalg af Kirsten Johansen. Kirsten valgt. Menige bestyrelsesmedlemmer: 1. Thorsten Holst blev i 2012 valgt for 2 år og er ikke på valg. 2. Eva Sørensen blev i 2012 valgt for 1 år og er på valg. Bestyrelsen foreslår genvalg. Eva valgt. 3. Bent Møller Rasmussen blev i 2012 valgt for et år og er på valg. Bestyrelsen foreslår genvalg. Bent valgt. Referat af Sweet & Swings ordinære generalforsamling den 24. september 2013 Side 3 of 5
4. Niels Bonde er på valg og er ikke villig til genvalg. Nyvalg er ikke nødvendig, da vi allerede har 5 bestyrelsesmedlemmer. 5. Kirsten Eriksen blev i 2012 valgt for to år men udtræder af bestyrelsen p.g.a. orlov. Nyvalg er ikke nødvendig da vi allerede har 5 bestyrelsesmedlemmer. Note: Ovenstående forudsætter at vedtægtsændringen vedtages. Suppleanter: 1. Heidi Plum er på valg og ønsker ikke genvalg. Ny suppleant: Søren Jacobsen og Ole Bonde stiller op. Begge blev valgt. Valg af revisor for 1 år Bestyrelsen foreslår genvalg af Kirsten Frederiksen. Kirsten valgt. Valg af revisorsuppleant for 1 år. Bestyrelsen forslår genvalg af Lene Salbo. Lene valgt. 11. Andre valg Arrangementsudvalg til korweekend 2014. Udvalget er bl.a. ansvarligt for reservation af Bøtø på årsdagen før arrangementet, dvs. oktober 2014 samt at koordinere tilmelding, praktiske og sociale tiltag i løbet af weekenden. Der er kutyme for at én fra dette års udvalg er support for næste års udvalg. Torsten / Birgit / Heidi aftaler internt hvem der støtter det nye udvalg. Finn Kielgast blev valgt til korweekend udvalget 2014. Udvalget supplerer sig med yderligere et medlem. Bestyrelsen er ansvarlig for reservation af Bøtø kolonien til næste års korweekend så snart en dato er fastlagt. Til øvrige udvalg og funktioner blev flg. valgt: Tøjudvalg: Lois F. Rasch, Kirsten Johansen Nodesekretær: Ebbe Frederiksen Webmaster: Sven Erik Iversen Der efterlystes stadig en afløser til at være ny web-master hermed endnu en opfordring til at forsøge at identificere kandidater blandt omgangskreds / familier o. lign. Sven Erik nævnte at det ville være en stor fordel hvis webmasteren kunne hverves internt i koret i.f.t. løbende adgang til hvilken information, der skal tilføjes/opdateres. Beskrivelse af opgaven ligger i link på interne sider på hjemmesiden. http://sweet-swing.dk/webmaster/webmaster-info.html Teknik og lyd: Ole Bonde PR/Annoncering: Posten varetages p.t. af bestyrelsen den kan fortsat trække på Kirsten Eriksen Kontaktperson for henvendelser vedr. medlemskab: Kirsten Frederiksen Kaffe og drikkevarer på øveaftener: Lois Rasch, Bent Thomsen og Bent Rasmussen. Referat af Sweet & Swings ordinære generalforsamling den 24. september 2013 Side 4 of 5
Funktioner for de normale arrangementer. Scene, borde og stole: Christian Olsen Fællessangs folder: Hanne Pilgaard Plakatopsætning: Grete Mortensen, Kirsten Frederiksen og Birgit Rubach Bar: Søren Jacobsen og Hanne Pilegaard Koncertplakat og flyers: Kirsten Eriksen (orlov 2013/14) Udsmykning: Ingen valgt aftales ad hoc. Andre poster Ved øveaftener skal Skovlunde kulturhus efterlades ryddeligt. Finn Kielgast, Birgith Rubach, Niels Bonde og Christian Olsen lover at assistere. Niels Bonde: Der har været fokus på mere præcist fremmøde / start efter pause. Niels har fortsat rollen som timekeeper så vi både får tilgodeset både fagligt og socialt udbytte af vores aftener. Christian Olsen registrerer fremmøde til øveaftener og man må gerne give besked ved afbud via mail/sms (eller evt. telefonbesked). 12. Eventuelt Indlæg for de historieinteresserede ved Niels. Niels har en del historisk materiale liggende, som evt. skal arkiveres for eftertiden. Der blev nedsat et udvalg bestående af Niels Bonde og Bente Ehrtman til at gennemse materialet. Et tredje medlem findes af udvalget selv. Vedr. tøjudvalget / konklusionen Baseret på det fremlagte og alle de indkomne forslag er lavet en indstilling til bestyrelsen. Bestyrelsen sørger for den videre behandling og at der tages en beslutning enten af udvalget eller af bestyrelsen. Ingen yderligere kommentarer generalforsamlingen afsluttet. Tak for traktementet til generalforsamlingen til Grethe og til Lois for kaffen. Ballerup den 11. oktober 2013 Eva Sørensen Referent Ole Bonde Dirigent Referat af Sweet & Swings ordinære generalforsamling den 24. september 2013 Side 5 of 5