Referat af møde i VUF s bestyrelse, mandag den 3. december 2012 kl. 8.00-10.00 Deltagere: Thøger Johnsen, Vagn Bech, Nina Kofoed Jakobsen, Marianne Jerslev, Jesper Ronald Jensen, Andreas Kvist Bacher, Christian Frederiksen, Greta Salminen og JAO (referent) samt Birgit Kjeldgaard og Gitte Tørnqvist. Fraværende: Jesper Clausen Velkommen til Christian Frederiksen, ny næstformand i kursistrådet. Greta er nu formand for kursistrådet. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den 8.10.12. Til drøftelse og beslutning 3. Budgetopfølgning og forventet årsregnskab 2012 (bilag) 4. Budget 2013 (bilag) 5. IT-investering på 600.000 kr. (er lagt ind i budgettet) 6. Køb af Lindevangs Allé (bilag) 7. Holdetablering januarhold (bilag) Til orientering: 8. Meddelelser - Ny kantineforpagter pr.1.1.13 - Orientering om elevtilfredshedsundersøgelsen - Udbud af studieretninger, Studenterkursus - Udbud 2013-14 9. Evt. Ad. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger Ad. 2 Underskrivelse af godkendt referat af 8.10.12 Referatet blev underskrevet. Ad. 3 Budgetopfølgning og forventet regnskab 2012 Ad. 4 Budget 2013 Pkt 3 og 4 blev behandlet under ét:
Birgit orienterede om følgende: Resultatet af budgetopfølgningen viser, at VUF kommer ud af 2012 med et underskud på mellem 8 og 10 mio.kr. Dette skyldes, at der har været en tilbagegang i aktiviteten på 6% (der er 50 årselever mindre end i 2011) og en lønmerudgift på 10%. (sidstnævnte skyldes bl.a., at lærernes timebanker er ryddet og mer-og overarbejde udbetalt, således at der er givet plads til, at lærerne kan undervise mere fra 1.8. 2013). Dette besparelsesinitiativ vil derfor først rigtigt slå igennem i 2. halvdel af 2013. Der er forskel på optag på de enkelte uddannelser. På DU er der løbende optag, som giver udsving på resultatet. På GL området er det mere stabilt hen over året. FFL for de kommende 3-4 år viser, at vi skal indstille os på at skulle drive VUF for færre penge. Vi skal se på, hvordan vi optimerer vores produktion, og hvordan vi kan motivere og fastholde vore kursister. Derudover har vi mange omkostninger på vores bygninger: Dyr leje af LA og renovering af LA. Vi har i år haft et loft på max. 28 i klasserne (for at imødekomme kritikken af for mange kursister i for små lokaler), hvor vi sidste år optog op til 32. Det viser sig, at der er frafald også selv om man starter færre på holdene. Der var tilslutning til at genoptage strategien med overbooking af kursister i klasserne for at undgå for små hold. Der blev af bestyrelsen stillet spørgsmål til måden der bliver hensat til over/merarbejde i regnskab. I forlængelse heraf blev det oplyst, at den metode som VUF anvender for hensættelse, svarer til den metode som de fleste selvejende institutioner af VUF s størrelse anvender og er i øvrigt godkendt af revisor. Det blev dog foreslået, at revisor på det møde hvor VUF s regnskab forelægges bestyrelse, sætter særlig fokus på vores metode for hensættelser til over/merarbejde m.v. Der var forslag fra bestyrelsen om at lave hensættelser til udbetaling af mer- og overarbejde. Spørgsmålet tages op i.f.m. årsregnskabet s afslutning i marts og drøftelse med revisor. Der er fra ledelsesside stort fokus på at undgå overtid inden for alle medarbejdergrupper. For at nå de nødvendige besparelser så budget 2013 kan gå i balance eller gerne vise et lille overskud, skal der spares på alle områder. Ledelsen har meldt ud, at der skal justeres på samtlige lokale arbejdstids- og lønaftaler med virkning fra 1.8.2013. Og ledelsen har i budgetforslaget ikke lagt ressourcer ind til ny løn til medarbejderne eller resultatløn til lederne. Medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen var uenige i, at der ikke lægges ressourcer ind til ny løn og var bekymrede for hvilke konsekvenser det kunne få ved rekruttering af nye medarbejdere og fastholdelse af nuværende medarbejdere. Det blev her præciseret, at det er en ledelsesvurdering og -beslutning, om der kan tilbydes Ny løn og resultatløn. Der var enighed om, at vi skal finde en balance, hvor der ikke spares for meget, så det bliver en negativ spiral.
Bestyrelsen udtrykte stærk bekymring for underskuddet i 2012og det budgetterede overskud på kun 1 mio.kr. i 2013. Derudover kan det konstateres, at halvdelen af egenkapitalen er væk, så der skal virkelig gøres alt for at få implementeret besparelserne og vendt den økonomiske situation for VUF. Der blev spurgt ind til, om VUF vil kunne realisere de omtalte besparelser, således, at der i budget 2013 ligger et overskud på 1 mio.kr. Det blev der nikket ja til, for det både kan og skal vi. Herefter godkendte bestyrelsen budgettet for 2013. Ad. 5 IT investering på 600.000 kr. På SU mødet i fredags, blev det besluttet, at det indstilles til bestyrelsen, at der skal foretages en it-investering til en pris af i alt 600.000 kr. Der er nedsat fokusgrupper på de enkelte uddannelser som sammen med it-teamet skal beslutte, hvad der investeringsmæssigt skal prioriteres højest, dvs der er endnu ikke besluttet, at pengene skal bruges til køb af 120 nye pc, som det fremgår at det udsendte bilag. Bestyrelsen besluttede at sige OK til it-investering til en værdi af 600.000 kr. Ad. 6 Køb af Lindevangs Allé Thøger har ikke deltaget i forhandlingsmøde om køb af LA, idet han er inhabil som ansat i i Metropol. Birgit og Hanne Palsøe (adm.chef) har været til et 1. forhandlingsmøde med direktøren og byggechefen for Professionshøjskolen Metropol (vores udlejer) Lindevangs Allé er sat til salg for 55 mio.kr., hvor ejendomsvurderingen er på 68 mio.kr. Der er pt. 3 købere (investorer) til bygningerne, så det haster med en tilkendegivelse af, om vi er købere af bygningen, og om der kan opnås enighed om prisen, så et udbud kan undgås. Metropol accepterer kun et afslag i prisen på omkring 1-2%, idet der er taget højde for i prisen, at bygningen skal renoveres for 5-18 mio.kr. inden for de næste 4-5 år. Ved forhandlingsmødet tog VUF forbehold for evt. konstatering af PCB i bygningen. Vi har nu fået rapporten med PCB analysen. Det ville koste omkring 90.000 kr. at få foretaget tilbundsgående prøver for PCB i alle tre bygninger. VUF besluttede derfor, at der i første omgang kun skulle tages stikprøver af nr. 8. Desværre viste det sig, at der ER fundet PCB i bygningen. PCB er en miljøgift, som er indkapslet i vinduesrammen og er for så vidt ikke farlig, når man opholder sig i bygningen, men kan have en konsekvens for VUF, når der skal renoveres og evt. rives vægge eller lofter ned. Bygningen vil skulle lukkes helt eller delvist af i længere tid og derudover vil bygningens værdi måske falde? Udgiften til PCB-renovering skal holdes op imod en årlig merudgift på ca. 3 mio.kr. for leje af LA i.f.t. hvis vi ejer bygningerne. Bestyrelsen konkluderede, at VUF med de nye oplysninger om PCB ikke tyr til et straks køb af LA. Det anbefales, at der tages kontakt til de tekniske eksperter for at
finde ud af, hvad det betyder, at der er fundet PCB. Risikerer vi, at det breder sig, hvis vi begynder at renovere? Hvor lang tid vil det tage? Hvad vil det koste? Vi skal dog fortsat have for øje at et evt. køb af LA kan være en mulighed. Vi vender tilbage til Metropol, når vi kender konsekvenserne. Ad. 7 Holdetablering januarhold På GL siden ser det meget fornuftigt ud. Der er kun 4 hold, som pt. er meget små og måske ikke oprettes: psykologi, musik, tysk fortsætter og filosofi. Musik oprettes muligvis, selvom holdet er lille, da vi allerede har en fastansat musiklærer, som skal have løn i foråret under alle omstændigheder. På GSK afventer vi stadig kursisttilmeldinger fra KVUC. Det forventes, at der er samme antal hold og holdstørrelse som sidste forår. På avu er der d.d. en række små hold, men der er også 3-4 ugers indskrivning endnu. Bestyrelsen uddelegerede til ledelsen at beslutte holdoprettelsen på alle uddannelser, under hensyntagen til nøgletal for gennemsnitsholdstr. Ad. 8 meddelelser Ny kantineleverandør 1.1.13 Efter udbudsrunden er Fazer Foods A/S vores nye leverandør fra 1.1.13. De vandt på baggrund af en samlet set højeste score, og de udmærkede sig især på kvlaitet og variation i udbud. Det er besluttet, at der pr. 1.1.13 ikke er aftenåbent i kantinerne, da det er for omkostningsfyldt og fordi kantinerne ikke bruges optimalt i aftenåbningstiden. Der vil fortsat være mulighed for at købe mad i automaterne. Prisniveauet er SU venlige priser, nogle ting er endda billigere end med ISS. Personalet har mulighed for at blive overdraget, hvis de ønsker det. Tilskuddet fra VUF til kantinen bliver det samme som sidste år. ETU 2012 Den 7.12.12 modtages den endelige rapport om elevtilfredshedsundersøgelsen. Der har desværre ikke været så stor opbakning fra kursisterne, som ønsket. Næste gang skal fremgangsmåden være anderledes, så vi får flere besvarelser. Bestyrelsen vil blive orienteret om resultaterne og får tilsendt VUF skolerapporten. Studieretninger på studenterkursus De nuværende studieretninger fastholdes og det vil blive undersøgt, om der kan indlægges halvårshold i.s.f. En helårlig tilrettelæggelse i udvalgte fag. Udbud 2013-14(bilag blev udleveret på mødet) HF På HF er der behov for at udbyde flere fagpakker, formentlig på bekostning af færre enkeltfagshold. GSK På GSK forventes det, at der udbydes hold som i 12/13.
På AVU og FVU arbejdes der med brobygningsforløb i.f.t. HF og erhvervsuddannelserne. Udvalgte AVU hold tilrettelægges fleksibelt med delvis brug af netbaseret læring. På OBU tænkes hold med særligt fokus på IT kompensation udbudt. Ad. 9 evt. Der forventes at blive indkaldt til ekstraordinært møde omkring lokalesituationen i januar. 21.12.12/JAO