Statens Indkøbsprogram 8. fase Orienteringsmøde om kontormaskineaftalerne Tirsdag den 17. december 2013 kl. 13.00 v. Lasse Qvist, Kenneth Kongstad Lindberg og Ulrik Almlund 1
Dagsorden Om Statens Indkøb Introduktion til kontormaskineaftalerne Sortiment Bestilling og levering Erfaringer indtil nu og spørgsmål 2
Om Statens Indkøb, Moderniseringsstyrelsen Etableret i 2006 i Finansministeriet Placeret i Moderniseringsstyrelsen Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter for ministerier Kommunikation med ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS) 3
Kontormaskineaftalerne Endnu lavere priser på hardware Fortsat særdeles attraktive priser på serviceaftaler Lavt energiforbrug og lave totalomkostninger Opdateret sortiment af printere og multifunktionsmaskiner, der bedre afspejler statens forbrugsmønster Ingen skifteomkostninger og lave transaktionsomkostninger, da der købes ved direkte tildeling Forbedrede leveringsvilkår Ikrafttrædelse: 1. januar 2014 4
Leverandører Leverandør Producent Print Atea A/S HP MFP Atea A/S Xerox 5
Hvem skal anvende aftalerne? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalerne ved køb af kontormaskiner mv., jf. cirkulære om indkøb i staten Selvejende institutioner mv., Folketinget, Danmarks Nationalbank og Færøernes Hjemmestyre kan frivilligt tilslutte sig aftalerne 6
Rammekontrakternes varighed Rammekontrakterne træder i kraft den 1. januar 2014 og løber 2 år til 31. december 2015 Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalerne i yderligere 2 gange 1 år, dvs. frem til 31. december 2017 Ved forlængelse vil frivilligt tilmeldte kunder fortsat være tilmeldt aftalerne 7
Sortiment - printere Model Sider /minut Kapacitet Anskaffelsespris Klikpris S/H Klikpris farve Modelnavn PS1 19 40.000 1.288 6,57 HP M401dne PS2 30 100.000 2.100 5,26 HP P3015dn PF1 19 30.000 2.599 6,38 28,93 HP M551n PF2 30 40.000 2.875 6,38 28,93 HP M551dn PF3 30 150.000 2.599 6,38 28,93 HP M551n 8
Sortiment, MFP Model Sider/ minut Kapacitet Anskaffelses pris Klikpris S/H Klikpris farve Modelnavn SH1 19 20.000 2.293 8,50 Xerox 3325V_DNM SH2 30 75.000 12.284 2,52 Xerox 5330V_S FV1 15 15.000 5.928 4,40 32,40 Xerox 6605V_DNM FV2 20 30.000 5.928 4,40 32,40 Xerox 6605V_DNM FV3 20 50.000 11.768 3,32 16,60 Xerox 7225V_S FV4 30 110.000 19.094 2,84 13,60 Xerox 7835V_T _OF FV5 40 200.000 22.599 2,80 10,80 Xerox 7845V_F_OF FV6 50 350.000 24.146 2,80 10,80 Xerox 7855V_F_OF 9
Serviceaftaler Som udgangspunkt skal der tegnes serviceaftale for alle maskiner Varighed 5 år Tilkaldetid 4/8 timer for MFP og 8 timer for print Afhjælpningstid på 48 timer Mulighed for VIP-afhjælpning inden for 2 timer mod særskilt vederlag Leverandøren skal betale bod til kunden, såfremt tilkaldetid eller afhjælpningstid overskrides Leverandøren rapporterer kvartalsvis til kunden, inkl. bodsopgørelse Ret til omlevering, hvis samme fejl opstår på samme maskine 3 gange inden for 3 måneder Basisinstallation inklusive i prisen Mulighed for tilkøb af yderligere ydelser, herunder uddannelse, reparation, nedtagning og bortskaffelse, flytning mv. 10
Bestilling og levering Alle køb sker direkte hos leverandøren Atea A/S Alle priser er faste i hele aftalens løbetid og kan findes på www.statensindkøb.dk Leverandøren har pligt til at yde købsrådgivning til kunden uden beregning Levering skal ske til kunden inden for 10 arbejdsdage fra bestilling Leverandøren skal betale bod til kunden ved forsinket levering. Vejledning til bodsopkrævning tilgængelig på www.statensindkøb.dk 11
Rammekontrakternes opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 0: Definitioner Kontraktbilag 1A: Virksomhedens ansvar: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 1C: Serviceydelser Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6: Levering og installation Kontraktbilag 7: Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8: Bestillingssystemet Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter 12
Kontaktinformation Kontaktoplysninger til Atea A/S Hvert ministerområde vil få tilknyttet en kontaktperson hos Atea de konkrete personer vil fremgå af hjemmesiden. Øvrige kontaktoplysninger fremgår ligeledes af hjemmesiden. Jakob Plöen, business Manager øst Tlf.: 3078 0957 jakob.ploen@atea.dk Klaus Johansen, business Manager, øst Tlf.: 3078 0793 Klaus.johansen@atea.dk Charlotte Hansen, business Manager, vest Tlf.: 3078 1374 Charlotte.hansen@atea.dk 13
Kom godt i gang! Faktaark, vejledning, priser og kontraktmateriale kan findes på www.statensindkob.dk. 14
Erfaringer indtil nu? Spørgsmål? 15
Tak for i dag Lasse Qvist Ulrik Almlund Tlf.: 3392 8003 Mail: uau@modst.dk Nyttig information på: http://www.statensindkob.dk Kontaktperson på aftalen: Kenneth Kongstad Lindberg kkl@modst.dk Tlf.: 3392 3472 16