Vejledning til Kontrolcentralaftalen. Januar 2017

Transkript

1 Vejledning til Kontrolcentralaftalen Januar 2017

2 KOM GODT I GANG 2

3 LEVERANDØR & AFTALENS VARIGHED Leverandør Der er indgået rammeaftale med én leverandør, G4S Security Services A/S. Aftalens varighed Rammeaftalen løber fra den 1. januar 2017 og tre år frem, til den 31. december 2019, med mulighed for at forlænge aftalen yderligere én gang med et år, til i alt den 31. december Eventuel forlængelse offentliggøres på Aftalens løbetid finder du i Rammeaftalens punkt

4 HVEM SKAL / KAN ANVENDE AFTALEN? Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer, som aftalen omfatter, jf. cirkulære om indkøb i staten. Hvem kan anvende aftalen? Følgende har en ret, men ikke en pligt til at anvende aftalen, og kan således frivilligt anvende aftalen efter ønske og behov: Kommuner, Regioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Færøernes Hjemmestyre (for lokationer i Danmark) samt en række selvejende institutioner NB! Frivillige kunder behøver ikke at tilmelde sig aftalen. I Bilag 3 og 3A kan du se hvem der kunder på aftalen. 4

5 AFTALENS OPBYGNING Rammeaftale Bilag 1A: Generelle krav Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 1C: Servicemål Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Liste over Kunden Bilag 3A: Selvejende institutioner Bilag 4: Priser Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering Bilag 6: Levering Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 13: Procedure for bestilling 5

6 SNITFLADER MELLEM DE TRE AFTALER: AIA/ADK KONTROLCENTRAL VAGT HVILKE YDELSER HVORNÅR? Eksempel: En tyverialarm i en bygning igangsættes af, at den mekaniske sikring (ADK, fx en dør) gennembrydes. Derved aktiveres detektorer på selve døren eller via rumovervågning, som sender et signal via indbrudsalarmsystemet (AIA-anlægget) til en godkendt KONTROLCENTRAL. Personalet på kontrolcentralen vurderer nu, om der skal sendes en VAGT til lokaliteten. 6

7 HVILKEN LEVERANDØR GØR HVAD? AIA/ADK Installerer alarmanlæg Servicerer alarmanlæg (vedligehold eller ved fejl) Kontrolcentral Modtager signal fra alarmanlæg Reagerer på alarm som aftalt i forholdsordre fx tilkalder vagt Modtager og reagerer på elevatoralarmer Vagt Rykker ud ved alarm Rundering Fast vagt Brandvagt 7

8 SORTIMENT OG YDELSER Kontrolcentralaftalen omfatter 6 ydelser: Alarmabonnement (ydelse 1) modtagelse og behandling af signaler fra AIA-anlæg op til 6 hændelser per sikringsanlæg per måned Tidligere tillægsydelse Udvidet og dokumenteret koordinering i forbindelse med hærværk, fx koordinering af reparation udført af en serviceleverandør, er nu inklusive i alarmabonnementet Tillæg per ekstra hændelse (ydelse 2) Gratis ydelser: Klargøring af billedinformation (ydelse 3) gennemgang af ITV billeder ved fx politiefterforskning Aktivering af punktinformation (ydelse 4) aktivering af sensorer ved indlæsning af grafisk anlægsinformation ITV-overvågning (minutpris) (ydelse 5) Elevatorabonnement inklusive alle hændelser (ydelse 6) 8

9 SORTIMENT OG YDELSER Maksimale ventetider ved telefonopkald (nyt) Maksimale reaktionstider Verificerede alarmer Overfaldsalarmer maksimalt 1 minut Nye krav til service og vejledning. Vederlagsfri rådgivning om rette valg og brug af ydelserne (standard) Vederlagsfri registrering af fejl og tekniske problemer (Bilag 2) Vederlagsfri rådgivning om forebyggelse, nedbringelse og udbedring af fejl (Bilag 2) Vederlagsfri vejledning om betjening af kundens AIA/ADK-anlæg 9

10 SORTIMENT OG YDELSER Kontrolaftalens snitflader til AIA/ADK-aftalen er tydeliggjort Ændring og skift af transmissionsudstyr i forbindelse med opkobling ikke er omfattet af Kontrolcentralaftalen, men kan købes via AIA/ADK-aftalen Etablering af transmissionsvej falder uden for begge aftaler og derfor sker ved, at kunden selv retter henvendelse til en transmissionsleverandør Du kan læse mere i Bilagene 1B, 1C, 2 og 6. 10

11 BESTILLING OG LEVERING Vær opmærksom på kundens og leverandørens respektive roller Kunden bestiller per telefon eller direkte til leverandøren Husk af forbered hvilke oplysninger kunden skal afgive ved bestilling Udfyld skabelonen på hjemmesiden Leverandøren sender en ordrebekræftelse, via , der skal indeholde: Gengivelse af den samlede prisen samt tidspunkt for levering Senest én arbejdsdag fra bestillingstidspunktet Du kan læse mere i Bilag 6 og

12 PRISER Bilag 4A = Leverandørpriser Der henvises flere steder i aftalen til Bilag 4A, som er leverandørernes tilbud til rammeaftalen i udbudsprocessen. De forskellige leverandørers Bilag 4A er samlet til én oversigt, Priser Kontrolcentralaftalen, som er tilgængelig på hjemmesiden Priserne er eksklusiv moms, men inklusive alle øvrige afgifter og told Priserne dækker alle Leverandørens udgifter og omkostninger Herunder til levering, forsikringer, administration, uddannelse, rejser og transport mv Leverandøren er ikke berettiget til at fakturere kunden for en oprettelse Leverandøren skal altid tilbyde laveste dagspris Priserne reguleres årligt den 15. februar, første gang i 2018 I Bilag 4 og Rammeaftalens punkt 7, kan du læse om priser. 12

13 BOD Leverandøren ifalder bod ved: Forsinket levering af oprettelse og af øvrige serviceydelser Manglende overholdelse af reaktionstid Boden opgøres af leverandøren ved udløbet af hvert kvartal Forkert fakturering Manglende sikkerhedsgodkendelse Læs mere i Rammeaftalens punkt

14 OPHÆVELSE En bestilling kan helt eller delvis ophæves, hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side, fx: Forsinkelse i levering af oprettelse (Bilag 6) En eller flere serviceydelser ikke fuldt ud opfylder samtlige krav angivet i kravspecifikationen (Bilag 1A, 1B eller 1C) og leverandørens løsningsbeskrivelse (Bilag 2) Leverandørens reaktionstid er overskredet for over 10 procent af hændelserne samlet set per sikringsanlæg per kvartal (definition af hændelse i Bilag 1B, punkt 4.1) Læs mere i Rammeaftalens punkt

15 BETALING Husk at altid afstemme din bestilling, med leverandørens ordrebekræftelse, med hvad du har fået leveret, med fakturaen før du betaler. Leverandøren skal gebyrfrit fremsende elektronisk faktura til Kunden. Leverandøren kan ikke opkræve gebyrer der ikke fastlagt i aftalen. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Er leveringen forsinket, kan fakturering først ske ved fyldestgørende levering. I Bilag 12 kan du læse mere om fakturering. 15

16 MERE INFORMATION Læs mere om aftalen på: 16