Informationsmøde for kunder. Rengøringsaftalen & vagtaftalen

Transkript

1 Informationsmøde for kunder Rengøringsaftalen & vagtaftalen

2 DAGSORDEN 1. Velkommen 2. Generel om de nye aftaler 3. Introduktion til rengøringsaftalen 4. Spørgsmål til rengøringsaftalen 5. Kort pause 6. Introduktion til vagtaftalen 7. Spørgsmål til vagtaftalen 8. Kom godt i gang 2

3 Generelt Rengøringsaftalen & vagtaftalen

4 VAGT- OG RENGØRINGSAFTALENS VARIGHED Rammekontrakternes varighed Begge aftaler løber fra den 1. januar 2016 og 3 år frem. Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalerne yderligere en enkelt gang med et år. Leveringsaftalers varighed Leveringsaftaler vil ikke kunne have en varighed ud over Rammekontrakternes varighed. Leveringsaftaler, der indgås med ikrafttræden den 1. januar 2018 eller senere, vil dog kunne løbe til og med 31. december Hvis Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af Rammekontrakternes option om forlængelse af Rammekontraktens varighed, bliver Kundens Leveringsaftale automatisk tilsvarende forlænget. 4

5 HVEM SKAL ANVENDE AFTALERNE? Statslige institutioner er i rammekontrakternes løbetid forpligtet til at bruge rammekontrakterne Selvejende institutioner kan vælge at tilslutte sig aftalerne på frivillige basis Folketinget, Danmarks Nationalbank og Grønlands selvstyre for lokationer i Danmark. Kommuner og regioner kan tillige vælge at tilslutte sig vagtaftalen på frivillig basis 5

6 ARBEJDSTAGERFORHOLD Moderniseringsstyrelsen har i samarbejde med SKAT indført bestemmelser for at sikre imod illegal og sort arbejdskraft: Rengøringen må ikke foretages af medarbejdere, der ikke er ansat af leverandøren eller en af leverandørens underleverandører. Leverandøren er ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Leverandøren er ansvarlig for at, der til skattemyndighederne sker indberetning af løn. Kunden eller en af Kunden dertil udpeget person har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med de fremmødte rengøringsmedarbejderes identitet, med henblik på efterfølgende at få fremlagt den nævnte dokumentation for indberetning til skattemyndighederne, ansættelsesbevis og arbejdstilladelse. 6

7 Rengøringsaftalen Ved Rikke Skovgård Hansen og Diana Kofod.

8 RENGØRINGSAFTALENS OPBYGNING I Rammeaftalen er opdelt i fem delaftaler med tilhørende leverandører. Kunder indgår leveringsaftaler vedrørende rengøring for lokationer beliggende i de specifikke regioner Delaftale 1 Region Sjælland Alliance plus Delaftale 2 Region Hovedstaden Max Hansen Rengøring Delaftale 3 Region Midtjylland Delaftale 4 Region Nordjylland Delaftale 5 Region Syddanmark Alliance plus Alliance plus Alliance plus Danren - Bogdol KN Rengøring Forende Service Forende Service Forende Service Forenede Service Danren - Bogdol Kongsvang Rengøringsservice Forenede Service Kongsvang Rengøringsservice Kongsvang Rengøringsservice 8

9 RENGØRINGSAFTALENS OPBYGNING II Rengøringsaftalen udgøres af en Rammekontrakt med tilhørende kontrakt og leveringsaftalebilag. Rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag regulerer generelt set det kontraktuelle mellem Moderniseringsstyrelsen og leverandørerne. Kontraktbilag 8A, Leveringsaftalen og tilhørende leveringsaftalebilag regulerer det kontraktuelle forhold mellem kunder og leverandører. OBS: Det er dog altid en god ide at orientere jer i rammekontrakten, da rammekontrakten har forrang. 9

10 RENGØRINGSAFTALENS OPBYGNING III Rammekontrakten: Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 7: Tilmelding Kontraktbilag 8: Bestilling af Rengøring Kontraktbilag 8A: Leveringsaftale om levering af Rengøring (med underbilag) Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 12: Fakturering Kontraktbilag 15: Underleverandører 10

11 RENGØRINGSAFTALENS OPBYGNING IIII Kontraktbilag 8A Leveringsaftalen: Leveringsaftalebilag 0: Retningslinjer Leveringsaftalebilag 1: Kundens opfordringsskrivelse og miniudbudsbetingelser Leveringsaftalebilag 2: Kundens rettelsesskrivelse (spørgsmål/svar) Leveringsaftalebilag 3: Kundens generelle forhold Leveringsaftalebilag 4: Kundens opgavebeskrivelse Leveringsaftalebilag 5: Kundens Lokationer Leveringsaftalebilag 6: Kundens medarbejderspecifikation Leveringsaftalebilag 7: Leverandørens tilbud Leveringsaftalebilag 8: Leverandørens løsningsbeskrivelse Leveringsaftalebilag 9: Kvalitetskontrol og vederlagsmæssig reduktion 11

12 RENGØRINGSAFTALENS YDELSER Rengøringsservice (RS) Daglig-, ugentlig- og periodisk- samt gulvrengøring Stationær arbejdsledelse Hovedrengøring Vinduespolering Ekstraordinær rengøringsservice Rengøringsrelaterede ydelser (RY) Serviceydelser Måtte- og vaskeriservice Gardinvask og persiennerens Gulvbehandlinger 12

13 BESTILLING AF RENGØRINGSYDELSER I Køb via miniudbud er den primære måde, hvorpå Kunden køber ind under Rammekontrakten. Ved miniudbud iværksættes en fornyet konkurrence blandt delaftalens Leverandører. Køb direkte på Rammekontrakten baseres alene på de vilkår, der er fastlagt i Rammekontrakten. Uanset bestillingsmodel betragtes enhver leverance af Rengøring som en Leveringsaftale. Kunden skal ved udfyldelsen af Leveringsaftalebilagene holde sig inden for rammerne af kravspecifikationerne i Kontraktbilag 1B, hvilket indebærer, at der ikke kan foretages anskaffelser, som ikke er omfattet af denne kravspecifikation. 13

14 BESTILLING AF RENGØRINGSYDELSER II Miniudbud processen Forberedelsesfasen kortlægning af rengøringsbehov, udsendelse af opfordringsskrivelse mv. Miniudbudsfasen afholdelse af besigtigelse, spørgsmål og svar til miniudbuddet mv. Tildelingsfasen Evaluering af indkomne tilbud, evt. standstill og kontraktindgåelse mv. 14

15 BESTILLING AF RENGØRINGSYDELSER III Miniudbud: forberedelsen I leveringsaftalebilag 1 (Opfordringsskrivelse og miniudbudsbetingelser) fastlægges tilbudsfrist, tidspunkt for besigtigelse mv. I leveringsaftalebilag 3 (Kundens specifikke forhold) anfører kunden de specifikke forhold, der vedrører kundens leveringsaftale, herunder løbetid, betalingsbetingelser eller specifikke krav til personalet. I leveringsaftalebilag 4 (Kundens opgavebeskrivelse) beskriver kunden den rengøringsopgave, der skal udføres, og kunden kravspecificerer sit rengøringsbehov, herunder valg af rengøringssystem, ydelser og hvor ofte der skal gøres rent. I leveringsaftalebilag 5 (Kundens lokationer) anfører kunden, hvilke lokationer der skal gøres rent på. I leveringsaftalebilag 7 (Leverandørens tilbud) anfører kunden antal enheder af efterspurgte rengøringsrelaterede ydelser. 15

16 BESTILLING AF RENGØRINGSYDELSER IIII Miniudbuddet: tilbud og tildeling Miniudbuddet afholdes i overensstemmelse med Leveringsaftalebilag 1. Leverandørens tilbud indeholder Leveringsaftalebilag 7 (Leverandørens tilbud) samt Leveringsaftalebilag 8 (Leverandørens løsningsbeskrivelse). Leverandørens enheds- og timepriser må ikke overstige rammekontraktens priser ved afgivelse af fornyet tilbud. Vurdering af tilbud sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kvalitet vægter 60 pct. med underkriterierne: implementering, organisering og kvalitetssikring. Samlet pris vægter 40 pct. 16

17 BESTILLING AF RENGØRINGSYDELSER IIIII Direkte køb: Køb direkte på Rammekontrakten kan ske i følgende tilfælde: 1. Enkeltstående indkøb af Rengøringsrelaterede ydelser i tilfælde, hvor Kunden ikke aktuelt anskaffer Rengøringsservice på Rammekontrakten. Købet foretages hos den leverandør, der har tilbudt den laveste samlede pris jf. Kontraktbilag 4A. 2. Køb af Rengøringsrelaterede ydelser og Rengøringsservice, hvor behovet opstår, efter at miniudbud er gennemført, og Kunden har en aktuel Leveringsaftale, og hvor behovet eller omfanget ikke kunne forudses, da miniudbudsmaterialet blev udsendt (må ikke overstige 20 pct.) Købet foretages hos den leverandør, som kunden har indgået leveringsaftale med. 17

18 PRISER PÅ RENGØRINGSYDELSER Leverandørernes priser finder på Leverandørens årlige vederlag for den indgåede leveringsaftale er fastsat i leveringsaftalebilag 7 (Leverandørens tilbud), som Leverandøren afgav i miniudbuddet. Ved direkte køb fastsættes leverandørens vederlag på baggrund af leverandørens priser på rammekontrakten. Priserne reguleres en gang årligt ift. et lønindeks for branchen fra Danmarks Statistisk. 18

19 ÆNDREDE FORUDSÆTNINGER Ved begrænsede ændringer pga. af bygningsmæssige ændringer, reduktioner og kvalitetsmæssige ændringer, kan kunden og leverandøren kræve at leveringsaftalen herunder vederlaget ændres. Ved mindre ændringer plus/minus 5 pct. reguleres vederlaget ikke med mindre andet aftales mellem kunden og leverandøren. Ændringer i Leveringsaftalens bestemmelser kan kun ske under iagttagelse af de til enhver tid gældende udbudsregler, herunder således, at ændringerne ikke hver for sig eller tilsammen vedrører grundlæggende elementer i Leveringsaftalen. Ved reduktioner og udvidelser af de leverede ydelser skal Kunden skriftligt varsle Leverandøren mindst fire måneder i forvejen. 19

20 KVALITETSKONTROL OG VEDERLAGSMÆSSIG REDUKTION Leverandøren skal udføre egenkontrol og kvalitetskontrol. Kunden har ret til at kontrollere leverandørens opfyldelse af leveringsaftalen. Ved karakterer på 3 eller derunder for en Lokation skal leverandøren give Kunden en vederlagsmæssig reduktion svarende til en procentdel af den aktuelle månedlige kontraktsum for den pågældende Lokation: 3-tal = 10 % af det månedlige vederlag 2-tal = 15 % af det månedlige vederlag 1-tal = 20 % af det månedlige vederlag Såfremt ved den følgende kvalitetskontrol inden for seks måneder gives karakterer på 3 eller derunder, skal kunden gives vederlagsmæssig reduktion svarende til dobbelt procentandel jf. ovenfor af den sidst afgivne karakter. 20

21 UDBEDRING Efter en udført kvalitetskontrol er Leverandøren forpligtet til at aflevere en underskrevet bekræftelse på udbedring af fejl og mangler til Kunden inden for syv Arbejdsdage efter rapportens modtagelse hos Leverandøren. Leverandøren pligtig til at afhjælpe alle konstaterede mangler i den daglige udførte Rengøring senest næstkommende arbejdsdag og alle øvrige konstaterede mangler senest indenfor fem Arbejdsdage. Kunden kræve, at Leverandøren udarbejder en skriftlig handlingsplan ved karakteren 3 eller derunder. Såfremt der konstateres forsinkelser, eller såfremt Leverandøren forudser, at Leverandøren bliver forsinket, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere Kunden herom. Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen. 21

22 MERE INFORMATION Nyttig information samt alt aftalerelevant materiale kan findes på Vejledninger Faktaark Kontrakter og priser Kontraktoplysninger til kontraktstyrer for rengøringsaftalen Diana Kofod 22

23 23?

24 Vagtaftalen Ved Marianne Rødder Lauridsen og Maren Louise Rank

25 VAGTAFTALEN - LEVERANDØRER Rammeaftalen er opdelt i fem delaftaler med tilhørende leverandører. Kunder indgår leveringsaftaler vedrørende vagt for lokationer beliggende i de specifikke regioner Delaftale 1 Hovedstaden Delaftale 2 Sjælland Delaftale 3 Syddanmark Delaftale 4 Midtjylland Delaftale 5 Nordjylland Alliance Security Services A/S Securitas A/S Securitas A/S Alliance Securitas Services A/S Alliance Security Services A/S G4S Security Services A/S Sikringsvagten A/S Sikringsvagten A/S G4S Security Services A/S G4S Security Services A/S Sikringsvagten A/S G4S Security Services A/S G4S Security Services A/S Securitas A/S Securitas A/S Securitas A/S Vagt & Sikkerhed ApS Alliance Security Services A/S Sikringsvagten A/S Sikringsvagten A/S CNS APS 25 Alliance Security Services A/S

26 VAGTAFTALENS OPBYGNING Rammekontrakt Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 3: liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering Kontraktbilag 7: Tilmelding Kontraktbilag 8: Bestilling af vagtydelser Kontraktbilag 8A: Leveringsaftale (direkte køb) Kontraktbilag 8B: Leveringsaftale (miniudbud) Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: spørgsmål og svar Kontraktbilag 12: Fakturering Kontraktbilag 15: underleverandører 26

27 LEVERINGSAFTALER Leveringsaftale for direkte køb - Kontraktbilag 8A: Leveringsaftale - Leveringsaftalebilag 3: Kundens generelle forhold - Leveringsaftalebilag 4: Kundens bestilling (direkte køb) - Leveringsaftalebilag 5: Kundens lokationer - Leveringsaftalebilag 6: Kundens medarbejderspecifikation Leveringsaftale for køb efter miniudbud - Kontraktbilag 8B: Leveringsaftale - Leveringsaftalebilag 1: Kundens opfordringsskrivelse med miniudbudsbetingelser - Leveringsaftalebilag 2: Kundens rettelsesskrivelse - Leveringsaftalebilag 3: Kundens generelle forhold - Leveringsaftalebilag 4: Kundens opgavebeskrivelse - Leveringsaftalebilag 5: Kundens lokationer - Leveringsaftalebilag 6: Kundens medarbejderspecifikation - Leveringsaftale bilag 7: Leverandørens priser - Leveringsaftalebilag 8: Leverandørens løsningsbeskrivelse 27

28 VAGTAFTALENS YDELSER Vagtydelser Alarmpatruljekørsel (BY1) Fast vagt (BY2) Vagtrundering (BY3) Vagtrelaterede ydelser Brandvagt (BY4) Brandvagten skal være beredskabsuddannet, fx Beredskabsstyrelsens almindelige fællesuddannelse eller Falcks beredskabsuddannelse eller tilsvarende. Visitationsvagt (BY4) 28

29 BESTILLING AF VAGTYDELSER Direkte køb 1) Hvis det samlede indkøb af Vagtydelser og Vagtrelaterede ydelser ikke overstiger kr. årligt 2) Hvis behovet opstår efter, at miniudbuddet er gennemført og hvor behovet eller omfanget ikke kunne forudses Miniudbud - Alle køb over kr. årligt - Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtig (Kvalitet 50% og pris 50% - Leveringsaftalebilag pkt. 2.15) 29

30 BESTILLING AF VAGTYDELSER - DIREKTE KØB Direkte køb - Kundens skal indgå kontrakt med den Leverandør der har tilbudt den laveste samlede pris - Priserne ved direkte køb fremgår af prisarkene Delaftale 1-5 prisark på Statensindkøb.dk - Kunden fremsender bestillingsseddel (Leveringsaftalebilag 4 Kundens bestilling) Nyt behov efter gennemført miniudbud - Tilkøb sker på baggrund af den allerede indgåede Leveringsaftale - Ved miniudbud gælder de priser, som Leverandøren tilbud ved miniudbuddet 30

31 BESTILLING AF VAGTYDELSER - MINIUDBUD Forberedelsesfasen - Kortlægning af behov, lokationer, udsendelse af opfordringsskrivelse, miniudbudsbetingelser mv. Miniudbudsfasen - Afholdelse af besigtigelse, spørgsmål og svar til miniudbuddet mv. Tildelingsfasen - Evaluering af indkomne tilbud, evt. standstill og kontraktindgåelse 31

32 MINIUDBUDSPROCES ET EKSEMPEL Forberedelse 2-4 uger Udbudsperiode 4-6 uger afhængigt af indkøbet Besigtigelse Spørgefrist Offentliggørelse af svar Evaluering og tildeling 1-2 uger Behov? Lokationer? Miniudbudsmaterilae Tilbudsperiode Besigtigelse Spørgerunde Tilbudsevaluering Orientering af valgte og afviste leverandører 32

33 PRISER OG VEDERLAG Direkte køb - Leverandørens vederlag beregnes på baggrund af priserne i Delaftale 1-5 prisark på statensindkob.dk - I leverandørens vederlag indgår alle omkostninger, der er forbundet med opgavens udførelse Miniudbud - Leverandørens vederlag er fastsat i Leverandørens tilbud (leveringsaftalebilag 7) - Leverandørens vederlag udgøres således af de afgivne time- og enhedspris multipliceret med det antal timer og enheder, som leverandøren skal bruge til at løse opgaven 33

34 RABATSTRUKTUR VED ALARMPATRULJEKØRSEL Prisrabat pr. kørsel ved køb af flere Alarmpatruljekørsel Rabatten er opsat således, at hver kørsel udover den første medfører en rabat på 0,2% af den oprindelige pris på Alarmpatruljekørsel Eksempel 1 Har en Leverandør prissat den hurtigste Alarmpatruljekørsel (BY1-A) til kr. pr. kørsel, vil købet af 20 kørsler årligt hos denne Leverandør medføre en rabat på 4,0 % (40 kr.) pr. kørsel for alle kørsler. De 20 kørsler koster således 960 kr. pr. udrykning, og ikke kr. 34

35 35

36 Kom godt i gang Rengøringsaftalen og vagtaftalen

37 MERE INFORMATION Nyttig information samt alt aftalerelevant materiale kan findes på Vejledninger Faktaark Kontrakter og priser Kontraktoplysninger til kontraktstyrer for aftalerne. Rengøringsaftalen: Diana Kofod, Vagtaftalen: Maren Louise Rank, 37