VSK bestyrelsesmøde nr. 2, sæson 2015-16 Søndag d. 14. juni 2015, kl. 11:00-16:00 Sted: Hos Malene Deltagere Malene Iskov, Jette Landergren, Vivian Letholm, Marie Fuglsang Sørensen og Allan Enemark. Dima og Julia deltog i første del af mødet. Afbud Liselotte Kristiansen og Tanya Rosengreen-Huusmann Referent Allan Enemark Dagsorden/referat Punkt Indhold Referat 1. Opfølgning fra planlægning af træningsplaner Planlægning af træningsplaner blev drøftet. 2 Sidste referat: a) Godkendelse af referat b) Opfølgning på aktioner a) Ingen bemærkninger til sidste referat. b) Maria har tilmeldt os på Klubliv. Det kræver at medlemmer bliver opmærksomme på at de, forældre og andre kan tilmelde sig. Det koster ikke noget. Nogle butikker har allerede meldt sig til, men lokale kan også kontaktes. Der skal laves noget infomateriale som kan bruges til at informere medlemmer. Maria har også kigget på OK sponsoratet. Kræver at der oprettes minimum 10 nye kort per år. Maria skriver noget info på Intra. Maria har undersøgt diverse mht. overnatning, mad osv. til Funskatesamling. Malene laver menuplan og Jette vil gerne hjælpe med at forberede aktiviteter (men ikke være ansvarlig for afholdes). Maria har også tænkt lidt mere over Høtteoptog. Maria og Jette snakker lidt mere om det. Tilmelding bliver via Intra og der skal nok regnes med ca. 20 personer. Det skal overvejes om der skal være fælles spisning, Malene kan hjælpe med menuplan. Allan afmelder renovation.
3 Ændringer til Forretningsorden Ændringsforslag til forretningsorden blev gennemgået. Allan opdatere forretningsordenen som aftalt og sender den ud til alle. Afsnit 3 rettes også til inden næste møde såfremt det er nødvendigt. 4 Ansvarsområder Listen blev rettet til og vil blive opdateret når det sidste med økonomi er på plads. Allan sender ny liste og gemmer den på Dropbox. Se ny version i bilag 1. 5. Kalender/planer for sæsonen Kalender blev opdateret. 6. Klubbens økonomi: Restancer (skrevne og uskrevne) Regninger der skal sendes Bogføring oa. MobilePay Betalingsmodul/Nets Budgetopfølgning Det skal vurderes om vi stadig vil bruge MobilePay. Ansøgning hos Nets er i gang. Der skal laves udkast til budgetopfølgning. Line Harders er af bestyrelsen valgt til kasserer opgaven og skal dermed have fuld adgang til netbank. Tove Danielsen fører fortsat løn for klubben og skal dermed have fuld adgang til netbank. Malene Iskov og Allan Enemark har fortsat "kikke" adgang til Netbank. 7. Kontingenter Kontingentberegningssystemet blev opdateret med de nye satser. Allan laver ny version og gemmer den på Dropbox. 8. Nyt fejesystem Følgende er aftalt: Max 10 fejninger per medlem. Fastholder at man skal være 14 år for at feje. Voksenhold fejer 50%. Dem der fritages delvis fejer 4
gange. 9. Procedure for nye medlemmer Jette laver udkast og sender et forslag inden næste møde. 10. Diverse: a) Tilretning af hjemmeside b) Planer for show ved funskate i sæsonen, sæsonafslutning og show næste sæson c) Forældremøder d) Nye programmer e) Træning Uge 31/32 f) Planer for uge 42 g) Planer for uge 7 h) G-mail opdateres i) Logoer tilrettes j) Materialer? k) Skoleintra? l) Banner? m) Andet Punkter blev gennemgået, men der er ikke besluttet nye tiltag. 11. Andet Ikke noget 12. Fastsættelse af nyt møde Næste møde holdes den 12. august i klublokalet. Mødetid kl. 18:45.
Bilag 1 VSK opgavefordeling 14. juni 2015 Opgaver der skal behandles og uddelegeres senere Følger op på sponsorkontrakter Ansvarlig for afholdelse af forældremøder (evt. med på årshjul) Ansvarlig for afholdelse af løber/træner/forældre samtaler (evt. med på årshjul) Gøres i fælleskab af hele bestyrelsen Budgetlægning (april) Opdatering af hjemmeside (løbende) Sæsonplanlægning og beskrive behovet for ad hoc grupper (maj/juni) Planlægge generalforsamling (marts) Tjekke postkasse Gmail og fysisk postkasse (Turnus) Hvem deltager i møder med HIR og besvarer henvendelse fra HIR? Pressedækning vedr. det arrangement man er ansvarlig for Udsendelse af informationer til løbere og forældre Formand (Malene Iskov) Overordnet kontakt til hal personalet, VIK, SønderjyskE og Curlingklubben Odin Ansvarlig for kontakt til Cheftræner og Assistenttræner Tilretning af træningsplaner ved ændring af istider i samråd med Dima Kontakt til VGIE opgørelse af timer til VGIE Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen Næstformand (Jette Landergren) Ansvarlig for kontakt til Cheftræner, Assistenttræner og hjælpetrænere. Ansvarlig for nye medlemmer (lave aftaler med træner, give de nye info og hjælpe med skøjter, sørge for at få indmeldelse og opdatere intra) Klubtrøjer (kontakt med Jacob Fritch, hjælpe nye, administrere depot) Sørge for diplomer til sæsonslut og tilrette disse i samråd med Dima Opdatering af Gmail kontakter Indhentning af medlemsdata Indkøb af gaver til hjælpetrænere og trænere til jul og sæsonslut Sekretær (Allan Enemark) Dagsordener til bestyrelsesmøder Referater fra bestyrelsesmøder Udvikle intra i samarbejde med Michael Indberetning af medlemstal Kontakt til kommunen (ansøge om fritagelse renovation, indsende nye vedtægter, liste over bestyrelsesmedlemmer, medlemsindberetning) Bestyrelses medlem (Vivian Letholm) Kontakt til DSU Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen Koordinering af træners kørsel til DSU konkurrencer Booking af overnatning til træner ved konkurrencer Udsendelse af invitationer og tilmeldinger til konkurrencer/arrangementer i intra Ansvarlig for tilmelding af licenser og konkurrencer samt tilmelding til landssamlinger Ansvar for at tjekke istider og rapportere til Malene Ansvar for afholdelse af DSU arrangementer (inkl. forplejning) Ansvarlig for flagalle til hockeykampe sætte hold mv. Opdatere intra med DSU mærke og Klubmærker Ansvarlig for klubnåle, bestilling og salg af disse
Opdatere holdlister på hjemmeside Indsamle vandrepokaler 1 måned før sæsonslut, få nye navne hos Dima og sørge for indgravering Børneattester Opdatering af kalender på hjemmeside Bestyrelses medlem (Maria Fuglsang) Funskate ansvarlig herunder: Deltage i årligt møde for Funskate ansvarlige ved DSU Tage imod invitationer fra DSU, rette tilmeldinger til og lægge det i intra og på hjemmeside til vore medlemmer Indsende tilmelding til DSU Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Pressedækning vedr. FunSkate Ansvarlig for kontakt til hjælpetrænere OK kort Klubliv Danmark Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Suppleant (Liselotte Kristiansen) Alt omkring fejning - Forhandle priser for ny sæson i maj/juni - Lave billetaftale (12 billetter 2014/15) - Besvare kontakter omkring fejning - Kontakte medlemmer der mangler at feje - Opdatere intra med antal fejegange løbende for nye medlemmer + evt. tilpasning for gamle - Koordinere omkring intra med Michael - Sætte fejeansvarlig på til kampene - Opdatere hjemmeside med kontaktpersonaler, manual mv. Suppleant Tanya Rosengren-Huusmann Ansvarlig for klubbens lokaler rengøring og små-reparationer (off ice lokale, skøjterum, klubrum, kælderrum, trænerrum) Ansvarlig for nyt klublokale Uden for bestyrelse Tove Danielsen: Udbetale løn Hanne Lund Hjemmeside/FaceBook/YouTube Skrive artikler til AOS Klipning af musik Artikler fra K-konkurrencer Lægge logoer på hjemmeside Samle klubbens billeder og videoer diverse steder Administrere sociale medier som hidtil Deltage i gruppen som tager sig af alt omkring funskatetræningssamlingen sammen med Maria Fuglsang + et par forældre mere (se foreløbig plan herunder) Administrer billeder, f.eks. opdatere billederne på hjemmesiden Lilian Lund Lave plakater/foldere mv. Michael Petersen Udvikling af intra Henrik Iskov
Dima Slibning af skøjter og vedligehold af slibemaskine Alle skøjter slibes før sæsonstart Upload musik til FunSkate Line Harders Betale regninger og følge op på betalinger Sende regninger Bogføring Ad hoc grupper sæson 2015/16 Renovering af kælder (før sæsonstart 2015) Hente reoler i Kruså og opsætte disse i kælderen Per Hansen, Jens Frederiksen Indretning af klublokale Mødes med Curling klubben og lave en fælles plan Repræsentanter fra bestyrelse og unge løbere Funskate træningssamling Booke Lagoniskolen Koordinere med DSU hvad VSK skal stå for Finde folk der vil hjælpe Planlægge aktivitetsværksted Afdække antal måltider og deltagere Finde sponsorer (primært madsponsorater) Planlægge menu, arbejdsplan for køkken og indkøb (Malene Iskov)