3OMSTILLING Manual til 3Omstilling Webklient for brugere V2.0
Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION... 3 2. MINIMUMSKRAV FOR WEBKLIENT... 3 3. LOG IND... 3 4. HURTIGT OVERBLIK... 3 5. ÆNDRING AF STATUS... 4 Oplæst status... 5 Synkronisér status med kalender... 6 6. MELD DIG IND OG UD AF EN SVARGRUPPE... 6 7. ÆNDRING AF NUMMERVISNING... 6 8. VIDERESTILLING... 7 9. SKRIV EN BESKED (SMS/E-MAIL)... 7 10. TELEFONBOG... 7 Søg efter kontakt... 8 Tilføj kontakt... 9 11. ÆNDRING AF AVANCEREDE INDSTILLINGER... 9 Mine oplysninger... 10 Visningsindstillinger... 10 Du kan også skjule irrelevant info på kontakterne, så du kan få vist flere kontakter på samme tid. Adgangskode... 10 VIP-numre... 10 Blokerede numre... 11 Viderestilling... 11 Viderestillingsliste... 11 Svargrupper... 11 Kø... 11 Tidsstyret nummerpræsentation... 11 Datakald... 12 Kalender... 12 12. OPSÆTNING AF TELEFONSVARER... 13 Viderestilling... 13 13. 3OMSTILLING PÅ MOBILEN... 14 Omstilling af aktivt opkald... 14
1. INTRODUKTION Med 3Omstilling Webklient til brugere kan du ændre dine egne indstillinger og se status for dine kolleger. 2. MINIMUMSKRAV FOR WEBKLIENT 3Omstilling Webklient understøtter følgende browsere: Google Chrome (anbefalet) Mozilla Firefox (anbefalet) Internet Explorer 9 eller nyere Safari Minimum internet båndbredde: 1 Mbit/s 3. LOG IND Åben 3Omstilling i en webbrowser ved at klikke på følgende link: https://3omstilling.3.dk 1. Indtast dit telefonnummer med 45 foran 2. Indtast den adgangskode du har fået af din 3Omstilling administrator. Vi anbefaler, at du ændrer den til en personlig kode efterfølgende. Læs mere i afsnit 10. 3. Vælg Bruger i drop-down boksen, og klik på Log-ind NB: Hvis du ikke kan huske din adgangskode, kan du klikke på Glemt adgangskode og du vil modtage en ny adgangskode på sms. 4. HURTIGT OVERBLIK Nedenfor finder du et overblik over omstillingsbordet, og en kort forklaring til de enkelte elementer.
5. ÆNDRING AF STATUS I 3Omstilling kan du ændre din status, hvis du f.eks. skal i møde eller lignende, og dine kollegaer kan med det samme se, når du ændrer din status. I fri tekst feltet 'Fraværsårsag' kan du, hvis du ønsker det, skrive mere specifikt hvad du laver, og igen vil dine kollegaer eller omstillingen, kunne se det. Du kan også gå skridtet videre, og viderestille opkald der kommer til dig til en anden destination, så du ikke bliver forstyrret. 3Omstilling vil huske din indstilling gang for gang, og vil automatisk foreslå samme viderestilling. Du kan viderestille til følgende destinationer i denne menu: Oplæst status - se nedenfor 3Svar - din telefonsvarer Hovednummer - din virksomheds hovednummer Andet nummer - et nummer du selv indtaster, bemærk dog at du muligvis vil betale for en eventuel viderestilling, hvis nummeret ikke er en del af din virksomheds 3Omstilling Svargruppenummer - en gruppe af personer
TIP: hvis du har flyttet et direkte fastnetnummer over til 3, kan du via en indstilling i 'Avancerede indstillinger' sætte status til kun, at påvirke dit fastnetnummer. Dette er især en fordel, hvis du bruger dit fastnetnummer til arbejdsrelaterede ting, og dit mobilnummer til mere personlige formål. På den måde kan du f.eks. holde ferie i visheden om, at opkald til dit direkte fastnetnummer bliver besvaret af en kollega, mens du fortsat kan træffes på mobilen. Oplæst status Oplæst status er en smart funktionalitet i 3Omstilling, hvor din status og tidspunkt du er tilbage igen, bliver læst op for personer, som ringer til dig. Dette er en god måde at informere personer, som ikke er en del af din virksomheds omstilling, hvorfor du ikke kan modtage deres opkald. Oplæst status kan vælges i 3 varianter: Oplæst status - efter status er blevet læst op, vil opkaldet blive lagt på Oplæst status > 3Svar - din status vil blive læst op, og så vil personen der ringer, blive viderestillet til din telefonsvarer Oplæst status > Hovednummer, - din status vil blive læst op, og så vil personen der ringer, blive viderestillet til din virksomheds hovednummer. Din status oplæses for personer der ringer til dig sådan her: Tilgængelig - Ingen status vil blive oplæst
Frokost - Personen du ringer til, er til frokost, og vil være tilbage... Optaget - Personen du ringer til, er optaget, og vil være tilbage... Ikke på arbejde - Personen du ringer til, er ikke på arbejde, og vil være tilbage... Møde - Personen du ringer til, er i møde, og vil være tilbage... Straks tilbage - Personen du ringer til, er ikke til stede, og vil være tilbage... Syg - Personen du ringer til, er syg, og vil være tilbage... Ferie - Personen du ringer til, er på ferie, og vil være tilbage... Synkronisér status med kalender Hvis din virksomhed abonnerer på 3Omstilling Kalenderintegration, kan du vælge at lade din status i 3Omstilling følge din kalender, så hver gang du har et møde, vil din status ændres til møde. Læs mere under Avancerede indstillinger 6. MELD DIG IND OG UD AF EN SVARGRUPPE En svargruppe er en gruppe af personer, som kan modtage indkommende opkald på et fælles nummer. Hvis din virksomheds administrator har tilmeldt dig en eller flere svargrupper, kan du her melde dig ind og ud af dem. Uanset om du er meldt ind eller ud af en svargruppe, vil du fortsat kunne modtage opkald på dit eget nummer. 7. ÆNDRING AF NUMMERVISNING Når du ringer fra din mobiltelefon, kan du selv vælge hvilket nummer, som skal vises til dem du ringer til. Som standard er det selvfølgelig dit eget, men du har ud over det blandet andet mulighed for at få vist din virksomheds hovednummer eller den svargruppe du er medlem.
8. VIDERESTILLING I venstre-menuen er der også mulighed for at lave en ubetinget viderestilling af alle opkald til en hvilken som helst destination. Har du både et fastnet og mobilnummer, kan du lave separate viderestillinger for hvert af numrene. 9. SKRIV EN BESKED (SMS/E-MAIL) Med 3Omstilling Webklient kan du nemt og hurtigt skrive en besked til en kontakt enten som SMS eller E-mail. Sådan gør du: 1. Åben telefonbogen og klik på den kontakt du vil sende en besked til a. Tryk på E-mail knappen og Webklienten vil åbne din computers standard e-mail klient (hvis der findes en e-mail adresse i 3Omstilling på brugeren) b. Tryk på SMS knappen og skriv din sms hvorefter du trykker på send. Tilføj flere modtagere ved at indtaste de ekstra numre manuelt. TIP: Hvis du skal sende en besked til flere på én gang, kan du gøre det ved at klikke personerne af i telefonbogen først, og derefter vælge om det skal være sms eller e-mail. OBS: Du vil muligvis blive opkrævet for afsendelse af sms er afhængig af dit abonnement 10. TELEFONBOG Telefonbogen indeholder alle brugerne i 3Omstilling og andre kontakter, som I selv har tilføjet.
Søg efter kontakt I søgefeltet kan du indtaste f.eks. navn eller afdeling, og dit søgeresultat vil automatisk blive vist nedenfor. Du kan søge efter alt, hvad du har indtastet i telefonbogen, det er derfor en god idé at bruge Ekstra info felterne, som navngives af din 3Omstilling Administrator. Du kan også skrive ord med mellemrum, og søgeresultatet vil vise kontakter, som indeholder de søgeord, du brugte. Skriv eksempelvis 'salg' og 'Thomas, og den vil vise alle personer i salg ved navn Thomas.
Tilføj kontakt Som bruger kan du tilføje private kontakter til telefonbogen, som kun kan ses af dig selv. Tilføj en kontakt ved at klikke på Tilføj kontakt ikonet ved siden af søge feltet og udfyld felterne. 11. ÆNDRING AF AVANCEREDE INDSTILLINGER Du kan ændre dine personlige avancerede indstillinger og generelle oplysninger i 3Omstilling, ved at klikke på det lille tandhjul i højre hjørne ved siden af dit navn. Her er en kort forklaring til hvert enkelt punkt:
Mine oplysninger Her kan du blandt andet ændre dit navn og andre oplysninger, som det vises for andre i 3Omstilling, samt se hvilke numre, som er tilknyttet din konto. Du kan også ændre sprog. Du kan også aktivere Automatisk tilbageringning ved optaget som er en funktion der gør, at personer som ringer direkte til dig, mens du er optaget, kan taste 1 for at blive ringet op, når du er ledig, eller 2 for at lægge en besked. Denne indstilling vil overskrive Velkomsthilsen ved optaget på 3Svar, hvis du har indspillet en sådan. Visningsindstillinger Her kan du vælge hvordan du ønsker, at telefonbogen skal se ud. F.eks. kan du skjule nummertyper som f.eks. alle faxnumre eller hovednumre. Dette kan gøre telefonbogen mindre og mere overskuelig. Du kan også skjule irrelevant info på kontakterne, så du kan få vist flere kontakter på samme tid. Adgangskode Du kan her ændre din adgangskode, som er den, du logger ind i 3Omstilling App og Webklient med. Vi anbefaler i øvrigt, at du ændrer adgangskoden, som du fik med 3Omstilling til en personlig kode, som du har lettere ved at huske. En god adgangskode, skal helst være en række af tilfældige tegn (tal og bogstaver) undgå f.eks. ord, som findes i ordbogen eller navnet på sin søster eller folkeskole eller noget, som andre kan gætte. Men det kan være svært at huske, og derfor kan det være en idé, at bruge en kodesætning i stedet for bare et enkelt ord. Sætninger er nemmere at huske end tilfældige tegn, men sværere for andre at gætte. F.eks. kan du sammensætte forbogstaverne i den første linje af din yndlingssang og et tilfældigt tal. Eksempelvis: Jeg har en hund med fire poter - Jhehmfp8r. VIP-numre Et VIP-nummer er et nummer, som altid kan ringe til dig, uanset om du har lavet en viderestilling. Her kan du tilføje VIP-numre eller nummerserier. Når du tilføjer et nummer, er det vigtigt at du begynder hvert nummer med *. Her er nogle eksempler:
Blokerede numre Blokerede numre er de numre, du vil have IKKE skal kunne ringe til dig. Vær dog opmærksom på, at hvis der bliver ringet med hemmeligt nummer, vil denne indstilling ikke have effekt. Se VIP-numre for nærmere forklaring. Viderestilling Her kan du lave viderestillinger baseret på om du er optaget, ikke svarer eller slet ikke er på netværket. Som standard viderestilles alle opkald til din telefonsvarer (3Svar). Men du har altså muligheden for at viderestille opkald forskelligt alt afhængig af din telefons status på netværket. For en ubetinget viderestilling af alle opkald, se venstre-menuen på forsiden (Automatisk viderestilling af mobil eller fastnetnummer) Viderestillingsliste En viderestillingsliste er en smart funktion, hvor du sikrer dig, at direkte opkald til dig, altid bliver besvaret også selvom om du ikke selv kan besvare opkaldet. I viderestillingslisten kan du indtaste en liste over telefonnumre, som 3Omstilling vil forsøge at ringe op, hvis et inkommende opkald til dig ikke bliver besvaret. Opkaldets endelige destination defineres under drop-down boksen Viderestilling. Svargrupper Her kan du vælge at få vist svargruppens nummer, ved opkald der kommer til dig gennem svargruppen. Kø Her kan du aktivere Personlig kø funktionen, som er en smart lille feature, der gør, at personer der ringer til dig direkte, kan vente i en kø, mens de lytter til ventemusik, indtil du bliver ledig. Der kan maksimalt være 2 personer i en personlig kø. Tidsstyret nummerpræsentation Aktivér denne funktion hvis du ønsker, at f.eks. hovednummeret skal vises for udgående opkald i arbejdstiden, mens mobilnummeret skal vises uden for arbejdstiden. 3Omstilling ændrer herefter automatisk det nummer, der vises, når du ringer op i de definerede perioder.
Standard nummerpræsentation er aktiv i perioder, som ikke er defineret under Tidsperioder Tidsstyret nummerpræsentation er aktiv i de perioder, som du definerer under Tidsperioder Datakald Her kan du indstille 3Omstilling til at levere indgående opkald som almindelige mobilkald, og ikke som datakald. Dette felt skal du ikke krydse af, hvis du gerne vil benytte 3SoftPhone eller en bordtelefon til indgående opkald. Kalender Hvis din virksomhed abonnerer på 3Omstilling kalenderintegration og hvis din administrator giver adgang til det, kan du her aktivere og ændre indstillinger for kalender synkronisering. Synkroniser kalender til 3Omstilling (aktiverer tjenesten, og gør det muligt for receptionen at se din kalender) Status i 3Omstilling følger kalender (Status ændrer sig til Møde ved hver kalenderaftale) Viderestil til (Her kan du viderestille indkommende opkald til f.eks. Oplæst status hver gang du er optaget i kalenderen. Vis kalenderaftalens emne i fraværsårsag (hvis denne afkrydses vil receptionister og andre brugere kunne se emnefelter på dine møder under fraværsårsag. Hvis den ikke afkrydses vil emnefeltet ikke kunne ses.
12. OPSÆTNING AF TELEFONSVARER Hos 3 hedder din telefonsvarer 3Svar, og du kan ringe til den og aflytte beskeder, samt ændre indstillinger på 31 13 33 33. Her er nyttig information til dig, som har 3Omstilling: Viderestilling Med 3Svar har du mulighed for at indtaste et telefonnummer, som personer der ringer til dig, kan blive viderestillet til, hvis du ikke kan besvare et opkald. Din hilsen kunne f.eks. være: "Du har ringet til (Navn) fra (Firmanavn). Jeg kan ikke besvare dit opkald lige nu, men læg en besked efter tonen eller tast 0 for at blive stillet videre til receptionen" Sådan gør du: 1. Ring op til 3Svar (31 13 33 33) 2. Aflyt eventuelle beskeder 3. Tast 3 for 'Andre indstillinger' 4. Tast 5 for 'Viderestilling' 5. Følg vejledningen og indtast det nummer du vil viderestille til, hvis en person der ringer til dig, taster 0 under din personlige velkomsthilsen. Du skal nu indtale en personlig velkomsthilsen, som afspejler din viderestilling. 1. Ring op til 3Svar (31 13 33 33) 2. Aflyt eventuelle beskeder 3. Tast 2 for 'Personlige velkomsthilsner' 4. Tast 1 for at indtale din personlige velkomsthilsen 5. Følg vejledning Læs mere på 3.dk/3Svar
13. 3OMSTILLING PÅ MOBILEN 3Omstilling App fås til iphone og Android i de respektive app butikker - se separat vejledning. Har du ikke en iphone eller Android, kan du imidlertid sagtens bruge 3Omstilling aktivt. Det eneste du skal gøre er, at åbne 3Omstilling.3.dk i browseren, og hvis din telefon understøttes, vil du komme til en side, som er specielt tilpasset mobile enheder, hvor du kan foretage stort set de samme indstillinger, som i 3Omstilling App. Omstilling af aktivt opkald Fra en 3Mobil kan man altid omstille et aktivt opkald. Nedenfor er fremgangsmåden for forskellige typer af mobiltelefoner iphone/android Se vejledning til 3Omstilling App. Tastatur telefoner 1. Besvar opkaldet 2. Sæt personen på hold (parkér) ved at trykke på den grønne tast (du kan muligvis også gøre det vha. telefonmenuen - jf. brugervejledning for din telefon) 3. Ring det nummer op du vil viderestille til 4. Når forbindelsen er oprettet, skal du taste 4, og trykke på den grønne knap 5. De to opkald bliver nu koblet sammen, og din telefon lægger automatisk på