Elevudlån Sidst opdateret 16.5.2006/version 2/Tue Korsgaard Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Afsendelse af udlån for en elev Vedligeholdelse af udlån på arrangerende Modtagelse af karakterer på arrangerende Modtagelse af udlån Oversættelse af lokale notetyper på gennemførende Vedligeholdelse af udlån på gennemførende Hjælpevinduer og jobs Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler Elevudlån. Generelt er en bred introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med Elevudlån. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Der er med version 06.1 ændret i afsendelse og modtagelse af karakterer. Disse ændringer er nu beskrevet. Centrale begreber Arrangerende Den, der ejer eleven. Gennemførende Skoleperiode Tælleperiode Den, der gennemfører undervisningen på et udlån. Centralt styret oplysning, som alle forløb skal tildeles. Alle periode er inddelt i et antal tælleperioder, som afgør, hvornår eleven skal tælle med som elev i årselevindberetninger. Er også den mindste enhed et udlån kan 1
oprettes med. Udlån Man kan låne elever ud til andre r i afgrænsede perioder, hvis man eksempelvis ikke selv har et bestemt fag. Generelt Udlån benyttes ligesom flytning og deling, når en elev skal modtage undervisning på en anden. Udlån benyttes typisk til afgrænsede perioder af en elevs uddannelsesforløb, hvor arrangerende ikke er i stand til at udbyde de fag, som uddannelsen kræver. Da udlån foregår for afgrænsede perioder, ligger der underforstået i udlån, at eleven vender tilbage til arrangerende, når udlånet er afsluttet. Man behøver dog ikke at foretage sig noget i den forbindelse, da udlånet er for en periode, og man skal altså ikke aktivt hente eleven hjem igen. Det er en forudsætning for at oprette et udlån, at eleven har en gældende uddannelsesaftale, som er registreret i EASY-P. For en elev vil et uddannelsesforløb kunne se sådan ud, hvis han er udlånt. Den sorte pil illustrer, hvor eleven fysisk går i, og de røde pile viser kommunikationen mellem rne. Lilleby Handels EUC Storby Karakterer Forløbsplaceringer Udlån I modsætning til flytninger skifter arrangerende ikke ved udlån. Normalt vil man ikke få lov at indberette årselever, hvis man ikke er arrangerende, men for udlån er der en undtagelse. Hvis EUC Storby har modtaget et udlån, inden de placerer eleven på forløb, vil de stadig få lov at indberette eleven. Se i øvrigt også vejledningen om forskellen mellem elevdeling, -udlån og flytninger, hvis du er i tvivl om hvilken metode, du skal anvende til at udveksle elever mellem to r. Når gennemførende har modtaget udlånet og placeret eleven på forløb, overføres oplysningerne om forløbsplaceringer automatisk til arrangerende. På den måde kan Lilleby Handels se hvordan forløbene på EUC Storby er placerede over tid, og dermed planlægge elevens resterende uddannelsesforløb. Desuden overføres de karakterer, der er afgivet på gennemførende automatisk til arrangerende, som i sidste ende skal udskrive elevens bevis. 2
Udover at udlåne en elev, har man også mulighed for på forskellig vis at vedligeholde et udlån, når det først er accepteret på gennemførende. Arrangerende kan bl.a. slette et udlån eller opdatere oplysninger hos gennemførende, hvis der eksempelvis har været ændringer i uddannelsesaftalen. Gennemførende s muligheder for at vedligeholde et udlån er begrænsede til at gensende oplysninger om hvilke forløb, eleven er tilknyttet. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Afsendelse af udlån for en elev Vedligeholdelse af udlån på arrangerende Modtagelse af karakterer på arrangerende Modtagelse af udlån Oversættelse af lokale notetyper på gennemførende Vedligeholdelse af udlån på gennemførende Hjælpevinduer og jobs Afsendelse af udlån for en elev Du afsender et udlån for en elev på vinduet A212 Elevudlån, afsendelse (menu: Elever > Elevudlån). Sådan gør du: 1. Fremsøg den elev, du ønsker at udlåne. 2. Du skal nu udfylde blokken med perioder med de perioder, du ønsker at udlåne eleven i og hvilken, udlånet skal gå til. Gem efterfølgende. 3. Systemet opretter nu automatisk udlån til alle tælleperioder på en periode. Du kan efterfølgende fjerne de tælleperioder, der ikke skal udlånes ved at slette rækkerne fra blokken med tællerperioder. 4. Det er frivilligt om du vil medsende en række uvm-fag for hvert enkelt udlån. Disse medsendes udelukkende som en information til gennemførende, og lægger ikke nogen begrænsninger ind for hvilke fag, eleven kan have på gennemførende. 5. Afslut udlånet ved at trykke på knappen Udlån. 3
Udlånet lægges nu i kø, og afsendes næste gang jobbet B224 Udlån/deling, afsendelse køres, hvilket normalt vil ske automatisk hver 2. anden time. Efter at have trykket Udlån, kan man på ethvert tidspunkt genfremsøge udlånet ved at søge på eleven. På feltet Status følge med i, hvordan det går med hvert enkelt udlån, og af hjæpeteksten til feltet kan man læse, hvad forkortelserne står for. Vedligeholdelse af udlån på arrangerende Når først et udlån er afsendt til gennemførende, har man som arrangerende på vinduet A212 Elevudlån, afsendelse (menu: Elever > Elevudlån) muligheden for: 1. Opdater - Afsende opdaterede oplysninger 2. Slet sende en slette anmodning, som gennemførende skal acceptere. Efter accept slettes udlånet på begge r. 3. Genudlån - gensende et udlån, hvis det af en eller anden grund ikke er nået frem til modtagern. Alle vedligeholdelsesfunktioner aktiveres ved hjælp af funktionsknapperne på vinduet. Alle tre funktioner aktiveres ved at fremsøge eleven, markerer den periode, man ønsker at behandle og afslutte med at trykke på knapperne på vinduet. Som ved afsendelse lægges vedligeholdelsesopgaverne nu i kø, og afsendes næste gang jobbet B224 Udlån/deling, afsendelse køres. Modtagelse af karakterer på arrangerende Normalt vil karakterer fra gennemførende automatisk blive indlæst på arrangerende. Det foregår med batchjobbet B207 Modtag karakterer på arrangerende. Da karakteren afgives på fag, kan det ske at karakteren er afgivet på et lokalt fag på gennemførende. Hvis det er tilfældet vil den automatiske indlæsning ende i Fejl, og man skal manuelt tage stilling til 4
hvad karakteren fra gennemførende skal oversættes til. Af loggen til B207 fremgår hvilket fag, der ikke kendes. På vinduet B318 Ikke-oversatte lokale fag, kan man efterfølgende se hvilke af gennemførende s fag, der ikke findes en oversættelse til og samtidig oprette en forbindelse til et af ens egne fag. Hvis man først én gang har oversat et fag fra en given, husker EASY dette, og vil automatisk oversætte alle fremtidige fag på samme måde. Det kan ske at arrangerende ikke automatisk har modtaget karakterer for en elev. I disse tilfælde kan gennemførende sende karakterne igen på vinduet B405 Overførsel af karakterer og meritter/godskrivninger til anden (menu: Elever > Elevflytning. Herefter skal arrangerende godkende karaktererne og meritterne/godskrivningerne på vinduet B406 godkendelse af overførsel af karakterer og meritter/godskrivninger fra anden (menu: Elever> Elevflytning. Bemærk med version 06.1 er der sket ændringer med vinduerne B405 og B406: B405 Overførsel af karakterer og meritter/godskrivninger til anden har skiftet navn (der er tilføjet meritter/godskrivninger). Desuden er vinduet ændret så der vises og medsendes karakterer OG meritter/godskrivninger for en person og ikke bare en elev. Dvs. hvis den pågældende person har karakterer og/eller meritter/godskrivninger fra flere forskellige uddannelser (og evt. andre r), så har man mulighed for at sende alle disse karakterer/meritter/godskrivninger til anden. Om de enkelte karakterer og meritter/godskrivninger vises oplysninger om nr., CØSA-formål og version. Den lange skærmkopi til B405 (B405z) er også ændret, så den viser personens karakterer, meritter og godskrivninger. B406 Godkendelse af overførsel af karakterer og meritter/godskrivninger fra anden har skiftet navn (der er tilføjet meritter/godskrivninger). Desuden er vinduet ændret så der kan indlæses karakterer OG meritter/godskrivninger for en given person afsendt fra en anden. Dvs. hvis den pågældende person har karakterer og/eller meritter/godskrivninger fra flere forskellige uddannelser (og evt. andre r), så har man mulighed for at indlæse alle disse karakterer/meritter/godskrivninger. Om de enkelte karakterer og meritter/godskrivninger vises oplysninger om nr., CØSA-formål og version. OBS! Hvis der modtages karakterer, meritter/godskrivning for en elev der findes på modtagende på samme CØSA-formål/version 5
vil karakterer, meritter/godskrivninger blive oprettet på den pågældende elev (og kunne ses i vinduet A471 Registrering af karakterer/elev for den pågældende elev). Hvis der modtages karakterer, meritter/godskrivning for en elev der IKKE findes på n på samme CØSA-formål, vil karakterer, meritter/godskrivninger blive indlæst i en særlig tabel, som vises i vinduet B871 Karakterer og meritter/godskrivninger fra andre r. Se også vejledningen Karakterer og fritagelser. Modtagelse af udlån Før et udlån kan benyttes på gennemførende, skal det godkendes. Det foregår på vinduet B247 Elevudlån modtagelse (menu: Elever > Elevudlån) ved at trykke på knappen Godkend. Vinduet viser en oversigt over hvilke perioder, arrangerende vil have udlånt, samt elevens uddannelsesaftale. For hver periode kan du desuden se hvilke tælleperioder, der udlånes og som information, hvilke fag arrangerende forventer elever skal modtage undervisning i. Du kan vælge at acceptere udlånet eller afvise det. Du skal enten acceptere eller afvise alle perioder på én gang. Hvis der er én forkert periode med, skal du altså afvise hele udlånet og bede arrangerende udlåne eleven igen korrekt. Godkendelsen eller afvisningen skal sendes tilbage til arrangerende, og lægges derfor nu i kø, og afsendes næste gang jobbet B224 Udlån/deling, afsendelse køres. Efter godkendelsen er afsendt, kan du placere eleven i forløb. Bemærk, at du først bør placere eleven i forløb efter udlånet er godkendt, da EASY ellers ikke er i stand til at koble udlån og forløb sammen. Hvis ikke udlån og forløb er koblet sammen, vil det give problemer med årselevindberetning, da det kun er arrangerende, der får lov at indberette eleven, medmindre forløbet er koblet sammen med et udlån. Oversættelse af lokale notetyper på gennemførende Sammen med udlånet overføres også noter på eleven, hvis noten er af typen E(ekstern). Notetyperne kan være lokale, og dermed ikke ens for alle r. Hvis der er lokale notetyper fra arrangerende, som ikke er kendt på gennemførende, vil man få en fejl, når man forsøger at godkende udlånet. Med højre-klik kan man springe til vinduet A061 Oversættelse af lokale notetyper, oprette sammenhængen mellem notetypen på arrangerende og egen og efterfølgende godkende. Hvis man tilknytter den centrale notetype Udlån, vises noten på B247 Elevudlån modtagelse. 6
Vedligeholdelse af udlån på gennemførende Det kan ske, at arrangerende ikke automatisk har modtaget oplysningerne om forløbsplaceringer, hvis der eksempelvis har været problemer med netforbindelsen. I disse tilfælde er det nødvendigt at gennemførende gensender oplysningerne på anmodning fra arrangerende. Gensendelsen foregår på vinduet A214 Elevudlånsoversigt (menu: Elever > Elevudlån). Sådan gør du: 1. Fremsøg eleven på A214. 2. Tryk på enten 1. Gensende for forløbsplaceringer for dette udlån eller 2. Gensend forløbsplaceringer for eleven. Knap 1. gensender kun oplysninger for det fremsøgte udlån, mens knap 2 sender forløb for alle udlån. På vinduet kan du i øvrigt danne dig et overblik over elevens udlån, og se hvilke forløb, du har placeret eleven på, og hvilke UVM-fag, arrangerende har medsendt. Hjælpevinduer og jobs Der er i forbindelse med udlån en lang række batchjobs og hjælpevinduer involveret. I det følgende nævnes de kort, men der henvises i øvrigt til EASY-A-hjælpen Job/vindue A214 Elevudlånsoversigt A420 Godkendelse af skift af uddannelse/version/speciale B206 Afsend karakterer til arrangerende (batchjob) B207 Modtag karakterer på arrangerende (batchjob) Beskrivelse Giver et overblik over elevens udlån, og se hvilke forløb, du har placeret eleven på, og hvilke UVM-fag, arrangerende har medsendt. Arrangerende kan skifte elevens version, mens eleven er udlånt. Gennemførende skal efterfølgende behandle ændringen. Se i øvrigt hjælpen til modulet. Jobbet afsender karakter afgivet på gennemførende til arrangerende Jobbet indlæser de karakterer, der er afgivet på gennemførende. Hvis der er karakterer, der ikke kan indlæses ender jobbet i 7
fejl. B224 Udlån/deling, Afsendelse (batchjob) B281 Log, udlån/deling, flytning B348 Sletning af udlån. A215 Elevudlån kommunikation A651 Uddannelsesforløb Jobbet kigget i køen af ikke-afsendt udlån, og sørger for at sende dem til de korrekte modtagere. Benyttes primært til at løse eventuelle problemer, da vinduet viser alle hændelser i relation til et udlån. Hvis et udlån er gået helt i baglås, kan et udlån slettes uden der er elektronisk kommunikation mellem rne. Det kræver blot, at begge r manuelt benytter vinduet til at slette udlånet. Skolerne skal dog være enige om, at benytte mulighed for en hård sletning, da det ellers vil kunne giver uoverensstemmelse i data de to r imellem. Vinduet viser oplysninger om hele den kommunikation, der er sket omkring et givent elevudlån. Vinduet anvendes til at give et overblik over, hvor en elev befinder sig i uddannelsesforløbet på et givet tidspunkt. 8