Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn ved Svalevej, tlf. 87 95 15 00, Svalevej 5, 8960 Randers SØ. Team 1 og 2 Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Udført af Bunk & Elkjær: Vivian Elkjær og Ruth Bunk den 11. august 2010 Indledning og formalia Svalevej er et bo- og aktivitetstilbud for yngre voksne, der har en senhjerneskade med neurologiske lidelser eller et fysisk handicap med betydelig og varigt nedsat funktionsevne. Botilbuddet har 66 pladser, og støtten ydes efter Lov om Social Service 83-87. Aktivitetstilbuddet har 70,5 pladser og drives efter Lov om Social Service 104. Bo- og aktivitetstilbuddet består af tre afdelinger og er beliggende i Assentoft, Randers og Grenaa. Dato 23-08-2010 Ellen Brunebjerg Tel. +45 8728 4023 Ellen.Brunebjerg@stab.rm.dk 1-51-73-59-07 Side 1 Forinden tilsynsbesøget forberedte tilsynet sig ved hjælp af rapporterne fra de to seneste anmeldte tilsyn, den udarbejdede handleplan for det ene tilsyn, samt hjemmesiden og Tilbudsportalen. Under tilsynsbesøget blev der udleveret en skabelon til arbejdet med ICF (International Klassifikation af Funktionsevne, Funktionsevnenedsættelse og Helbredstilstand), en skabelon til tværfaglig plan, en skabelon til strategi, et skema til ADL (Almindelig Daglig Levevis), et skema til registrering af uoverensstemmelse i medicinhåndteringen, et skema til midlertidig medicinsk behandling, et skema til dokumentation af oplæring, en procedure for sondemadsernæring. Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted på Boligerne Lene Bredahls Gade den 11. maj 2010. Der var ingen opmærksomhedspunkter i tilsynsrapporten. Tilsynsrapporten er tilgængelig på tilbuddets hjemmeside, på Region Midtjyllands hjemmeside og på Tilbudsportalen. Dette uanmeldte tilsyn var på Boligerne Svalevej Team 1 og 2 - og havde fokus på: - Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra tidligere tilsyn samt - Individuelle planer, brugerindflydelse, magtanvendelse, medicinhåndtering og arbejdsmiljø. Deltagere i tilsynet Ledelsen: Afdelingsleder Margith Kostending Medarbejdere: Social- og sundhedsassistent og sikkerhedsrepræsentant Navnet er kendt af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Beboere/brugere:
Mand, 54 år Mand, 52 år Navnene er kendte af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Program Tilsynet foregik i tidsrummet kl. 10.00 til 13.00. Der blev gennemført interviews med afdelingslederen og en medarbejder, og tilsynskonsulenterne hilste på to beboere, som fremviste deres lejligheder. Rundvisningen var ved medarbejderen. Opsamlingen foregik sammen med afdelingslederen. Tilsynets samlede vurdering Team 1 og 2 tilbyder at støtte beboeren i at give livet det indhold og den livskvalitet, som pågældende ønsker. Aktuelt er der indvisiteret ni beboere mellem 37 og 62 år. Der udarbejdes individuelle planer, der indeholder en ICF, en tværfaglig plan og et strategiskema. Der afholdes et årligt dialogmøde, hvor beboeren deltager, hvis det giver mening i forhold til den enkeltes evne til at deltage, og pårørende deltager, hvis de kan og ønsker det. Der udarbejdes ikke en overordnet og koordinerende handleplan, og den kommunale sagsbehandler deltager ikke i mødet. Der skrives et fyldestgørende referat, som sendes til sagsbehandleren sammen med ICF og den tværfaglige plan. Afdelingslederen synes ikke, at planerne kommer tilstrækkeligt i spil i hverdagen, om end indsatsen revideres løbende. Tilsynet vurderer, at den kommunale sagsbehandler bør inviteres til dialogmøde, og tilsynet anbefaler, at der defineres en tydelig ansvarsfordeling i det daglige arbejde med planerne. Der er ikke udarbejdet en beboerpolitik, lige som der ikke er etableret et beboerråd eller et pårørenderåd eller afholdes beboermøder. Beboernes funktionsevne definerer den enkeltes inddragelse og indflydelse, og i de fleste tilfælde fremkommer beboerens ønsker via medarbejdernes tolkning af adfærd og reaktioner. Der tilstræbes individualitet i alle livets forhold. De to beboere, som tilsynet talte med, kunne på trods af deres kommunikationsvanskeligheder tydeligt tilkendegive, at de er glade for at bo i tilbuddet, og de fremviste stolt deres lejligheder, som er personligt indrettede. Differentiering er et nøgleord i samarbejdet med de pårørende. Der er ansøgte magtanvendelser i henhold til Lov om Social service 128, stk. 1 vedrørende anvendelse af beskyttelsesmidler, for eksempel stofseler i kørestole. Der er ingen indberettede magtanvendelser i Team 1 og 2. Tilsynet konkluderer, at afdelingslederens og medarbejdernes viden om magtanvendelse i forhold til lovgivning og procedure skal opdateres, så fremtidige episoder vurderes og behandles korrekt. Tilsynskonsulenterne anbefaler endvidere, at magtanvendelse indgår som et fast punkt i introduktion og med fast interval blandt medarbejderne. Medicinhåndtering varetages af faste faglærte medarbejdere, og nattevagten er medicinansvarlig. Tilsynet vurderer, at medicinhåndteringen i praksis foregår forsvarligt og velordnet, men Team 1 og 2 skal have en fyldestgørende instruks for medicinhåndtering i henhold til gældende vejledning. Det præciseres, at medicin bør opbevares aflåst for at forhindre, at uvedkommende har adgang til medicinen. Team 1 og 2 har tolv medarbejdere, en afdelingsleder og to faste nattevagter. Der er ansat tre faste vikarer og et antal timelønnede vikarer. Om dagen er der fem og om aftenen tre medarbejdere på arbejde. Om natten er der en vågen nattevagt. I Team 1 og 2 afholdes temadage, og de to team får supervision af en ekstern konsulent. Der afholdes en årlig trivselssamtale. Der en fast mødestruktur, der imødekommer behovet for faglige og personalemæssige drøftelser. Der er afviklet APV (Arbejds Plads Vurdering) i foråret, Side 2
men arbejdet med problemområderne er ikke iværksat endnu. Samlet beskrives arbejdsmiljøet som positivt og rummeligt, og sygefraværet er på 5,9 %. Hjemmesiden fremtræder opdateret, og taksten på 2140 kr. for botilbuddet og 404 kr. for aktivitetstilbuddet fremgår. Tilsynet vurderer, at Tilbudsportalen skal opdateres, så taksterne fremstår korrekt. Tilsynskonsulenterne ser følgende opmærksomhedspunkter Handleplaner: Den kommunale sagsbehandler bør inviteres til dialogmøde, idet myndighedsfunktionen skal varetages af kommunen. Det anbefales, at det daglige arbejde med planerne styrkes gennem en tydelig ansvarsfordeling blandt medarbejderne. Magtanvendelse: Viden om lovgivning og procedure skal opdateres, så alle episoder vurderes og behandles korrekt. Det anbefales at drøfte magtanvendelse ved introduktion af nye medarbejdere og med faste intervaller blandt alle medarbejdere. Medicinhåndtering: Team 1 og 2 skal have en fyldestgørende instruks for medicinhåndtering i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning, hvor gældende praksis beskrives. Alle lægemidler bør opbevares i aflåste skabe, så uvedkommende hindres adgang. Andet: Tilbudsportalen skal opdateres, så de korrekte takster fremgår. Den generelle faglige indsats Team 1 og 2 tilbyder ophold til ni voksne personer, der har betydeligt og varigt nedsat funktionsevne, som typisk er kendetegnet ved kognitive og fysiske vanskeligheder og problematikker i forhold til adfærd, reaktionsmønstre og sociale kompetencer. Indsatsen er individuel og målrettet støtte tilpasset beboerens ressourcer, ønsker og behov med henblik på at støtte den enkelte i at give sit liv indhold og livskvalitet. Aktuelt bor der fem kvinder og fire mænd i alderen 37 til 62 år, og de fleste har senhjerneskader efter hovedtraumer, mens enkelte har fysiske og neurologiske lidelser. Cirka en tredjedel kan kommunikere med omgivelserne, og cirka halvdelen ernæres via sonde. Individuelle planer Der udarbejdes individuelle planer efter en skabelon, der er fælles for hele Svalevej. Først laves en ICF med henblik på at afdække ressourcer og funktionsevnenedsættelser samt fremmende og begrænsende faktorer. Så laves den tværfaglige plan, som fokuserer på pædagogiske, sygeplejefaglige, ergonomiske og fysioterapeutiske problemstillinger, og langsigtede mål defineres, lige som ydelser og tilbud målrettet beboeren præciseres. Slutteligt beskrives strategien for, hvordan der arbejdes med den konkrete problemstilling. ICF er et fagligt arbejde, som beboeren og pårørende ikke deltager i. Hvis pårørende efterspørger det, kan de deltage i udarbejdelsen af den tværfaglige plan. Der afholdes et årligt dialogmøde, hvor beboeren deltager, hvis det giver mening i forhold til den enkeltes evne til at deltage, og pårørende deltager, hvis de kan og ønsker det. Der udarbejdes ingen overordnet og koordinerende handleplan, jf. Lov om Social Service 141, og den kommunale sagsbehandler deltager ikke i mødet, så afdelingslederen er holdt op med at invitere sagsbehandleren. Der skrives et fyldestgørende referat, som sendes til sagsbehandleren sammen med ICF og den tværfaglige plan. Det enkelte team udarbejder materialet i Bosted System, men afdelingslederen synes ikke, at planerne kommer tilstrækkeligt i spil i hverdagen. Teamet har ansvaret for anvendelsen af planerne. Indsatsen revideres løbende, for eksempel i forhold til ADL, men løbende ændringer indføjes sjældent i planerne. Side 3
Tilsynet vurderer, at den kommunale sagsbehandler bør inviteres til dialogmøde med henblik på at styrke beboerens retssikkerhed, idet den kommunale sagsbehandler har myndighedsforpligtigelsen og forpligtigelsen til at føre det personrelaterede tilsyn. Ligeledes anbefaler tilsynet, at der defineres en tydelig ansvarsfordeling i det daglige arbejde med planerne, således at målene hele tiden er i fokus og anvendes i behandlingen. Brugerindflydelse Der er ikke etableret et beboerråd og udarbejdet en beboerpolitik, lige som der ikke afholdes beboermøder. Beboernes funktionsevne definerer den enkeltes inddragelse og indflydelse, som for eksempel kan være at foretage et valg mellem to muligheder. I de fleste tilfælde fremkommer beboerens ønsker via medarbejdernes tolkning af adfærd og reaktioner. Der tilstræbes individualitet i alle livets forhold. Et eksempel er omkring kosten. Morgenmad og frokost tilberedes i huset, mens middagsmaden leveres af en ekstern leverandør til en uge ad gangen. Fordelen ved den ordning er, at beboeren selv vælger, hvilke retter der skal bestilles til ugen, og ligeledes hvilken af retterne der skal spises den pågældende dag. Et andet eksempel er sommerferien, som planlægges individuelt ud fra ønsker og behov. De to beboere, som tilsynet talte med, kunne på trods af deres kommunikationsvanskeligheder tydeligt tilkendegive, at de er glade for at bo i tilbuddet, og de fremviste stolt deres lejligheder, som er personligt indrettede. Under tilsynsbesøget observerede tilsynskonsulenterne en respektfuld kommunikation mellem flere beboere og medarbejdere. Der er forsøgt etableret et pårørenderåd, men det fungerer ikke, idet pårørende er opfyldt af den enkelte beboers vanskelige situation og svære handicap. Enkelte beboere har ægtefæller, og flere har børn, hvor af nogle er mindreårige. Samarbejdet og samværet er en ganske særlig udfordring for medarbejderne, idet både beboerens og den pårørendes behov skal imødekommes, så et besøg opleves positivt af de pårørende og er med til at skabe indhold i dagligdagen for borgerne. Pårørende kommer på besøg med forskellig hyppighed, idet flere bor langt væk, men afdelingslederen og medarbejderne prioriterer kontakten til gavn for beboeren. Et eksempel er en aftale om, at afdelingslederen ringer til en pårørende alle hverdage, og et andet eksempel er afholdelse af half way møder med beboer og pårørende. Begge dele er for at sikre de pårørende tilstrækkelig information, så andet end beboeren kan fylde i deres liv. Differentiering er et nøgleord i samarbejdet med de pårørende. Magtanvendelse Der er ansøgte magtanvendelser i henhold til Lov om Social Service 128, stk. 1 vedrørende anvendelse af beskyttelsesmidler, for eksempel stofseler i kørestole. Der er ingen indberettede magtanvendelser i Team 1 og 2. Under samtalerne med tilsynskonsulenterne bliver det dog tydeligt, at der forekommer episoder, hvor det efterfølgende er vanskeligt at vurdere, om der er tale om en magtanvendelse, idet der er tale om gråzoner. Der er ikke udarbejdet interne retningslinjer omkring magtanvendelse. Ved ansættelse introduceres der ikke til magtanvendelse, og det er ikke et tema, der drøftes løbende. Magt og omsorg fylder i det daglige arbejde med beboerne og drøftes blandt medarbejderne i hverdagen. Aktuelt er der nedsat en ad hoc gruppe under sikkerhedsudvalget, som arbejder med at udarbejde en mappe, der beskriver forskellige områder. Et kapitel skal omhandle magtanvendelse, mens andre skal indeholde retningslinjer for vold og trusler om vold samt belastningsskemaer. Afdelingslederen og medarbejderen, som tilsynet talte med, er bevidste om, at Team 1 og 2 mangler opdatering omkring magtanvendelse, og de ønsker sparring fra de andre team og eventuelt konsulenter i regionen. Tilsynet konkluderer, at afdelingslederens og medarbejdernes viden om magtanvendelse i forhold til lovgivning og procedure skal opdateres, så episoder i gråzonen kan vurderes og be- Side 4
handles korrekt. Tilsynskonsulenterne anbefaler endvidere, at magtanvendelse indgår som et fast punkt ved introduktion af nye medarbejdere og som et tilbagevendende tema på personalemøde. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Medicinhåndtering Team 1 og 2 har ikke en instruks for medicinhåndtering, men der er udarbejdet en vejledning i ophældning af medicin, et skema til registrering af uoverensstemmelse i ordinerede behandlinger, medicindosering og medicingivning samt et skema til dokumentation af oplæring. Medicinmodulet i Bosted System anvendes. En nattevagt, der er social- og sundhedsassistent, er medicinansvarlig. Hun varetager alle funktioner omkring medicin, herunder bestilling og dosering. Seks beboere får dosispakket medicin fra apoteket, men får jævnligt doseret medicin ved siden af. Såvel det dosispakkede som det doserede medicin klargøres til to uger ad gangen. Flere beboere får medicin gennem sonde. Klargjort medicinen opbevares i beboerens lejlighed i et aflåseligt skab, der dog ikke er aflåst hele tiden. Ekstra medicin opbevares i et aflåst skab på gangen. Medicinskema på skabsdøren i lejligheden og dagsseddel på kontoret sikrer overblik, idet beboerne får medicin på forskellige tidspunkter, og det dokumenteres, når medicinen er taget. Alle præparater, herunder håndkøbsmedicin, er lægeordinerede. Alle faguddannede medarbejdere afholder fagspecifikke møder, hvor fagligt relevante emner kan drøftes, herunder medicinhåndtering. Et andet eksempel er hygiejne omkring kateterpleje, hvor der er udarbejdet et anvendeligt materiale, der er tilgængelig for alle medarbejdere. Tilsynet vurderer, at medicinhåndteringen i praksis foregår forsvarligt og velordnet, men Team 1 og 2 skal have en fyldestgørende instruks for medicinhåndtering i henhold til Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni 2006. Det anbefales, at instruksen beskriver hele processen omkring håndtering af medicin, fra ordinationen modtages, til emballagen bortskaffes. Det kan anbefales at udarbejde en overordnet instruks for hele Svalevej og dernæst udmønte den i en lokalinstruks på hver enkelt afdeling. Det præciseres, at medicin bør opbevares aflåst for at forhindre, at uvedkommende har adgang til medicinen. Medarbejdere og medarbejderforhold Team 1 og 2 har tolv medarbejdere tre pædagoger, seks social- og sundhedsassistenter, en sygehjælper, en social- og sundhedshjælper, to ufaglærte samt en afdelingsleder. Der er tilknyttet to faste nattevagter en social- og sundhedshjælper og en social- og sundhedsassistent, som er medicinansvarlig. Der er ansat tre faste vikarer og et antal timelønnede vikarer. Om dagen er der fem og om aftenen tre medarbejdere på arbejde. Om natten er der en vågen nattevagt. Medarbejderne er inddelt i to team, og der er tilknyttet et fælles team af ergoterapeuter og fysioterapeuter, som arbejder på hele Svalevej. Arbejdsmiljø I Team 1 og 2 afholdes årlige temadage med eksterne konsulenter, og de to team får supervision af en ekstern konsulent cirka otte gange årligt. Supervision er faglig relateret, og afdelingslederen får ligeledes supervision. Medarbejderne har MUS (Medarbejder Udviklings Samtale) med afdelingslederen i form af en trivselssamtale hvert år. Der afholdes teammøder af 1½ times varighed og fælles personalemøde af 2½ times varighed hver tredje uge. Der er henholdsvis sygeplejefagligt møde og pædagogisk møde hver tredje uge. Der afholdes faste møder mellem sikkerhedsrepræsentanten og afdelingslederen hver Side 5
måned og i den samlede sikkerhedsgruppe for hele Svalevej cirka to gange årligt, for uden MED-møder. Sikkerhedsrepræsentanten, som tilsynet talte med, kunne ønske sig møder mellem sikkerhedsrepræsentanterne i regionen med henblik på gensidig inspiration. Der er afviklet APV i foråret, og problemområderne omhandler ergonomiske forhold foranlediget af pladsmangel, idet byggeriet oprindeligt ikke var indrettet til multihandicappede med særlige behov for hjælpemidler. Ligeledes oplever flere medarbejdere problemer med skulder og nakke på grund af slitage. Arbejdet med problemområderne er ikke iværksat endnu. Der er et positivt samarbejde med hele Svalevej. I det interne arbejdsmiljø har afdelingslederen og medarbejderen, som tilsynet talte med, fokus på forskellige ting. Afdelingslederen oplever, at der er en tendens til fnidder, hvor nogle medarbejdere snakker om andre. Medarbejderen oplever gnidninger, idet enkelte medarbejdere ikke udfylder deres funktion som forventet. Samlet beskrives arbejdsmiljøet som positivt og rummeligt, og medarbejdergruppen har været stabil over de sidste par år. Team 1 og 2 er den boafdeling, der har det laveste sygefravær, på hele Svalevej. Fra januar til juni 2010 var sygefraværet på 5,9 %, og der har været to langtidssyge i forbindelse med graviditet. Andre forhold Hjemmesiden fremtræder med relevante og opdaterede oplysninger. Taksten er 2140 kr. i døgnet for botilbuddet og 404 kr. om dagen for aktivitetstilbuddet. På Tilbudsportalen fremgår de forskellige takster ikke korrekt. Tilsynet vurderer, at Tilbudsportalen skal opdateres, så taksterne fremstår korrekt, idet det kan være afgørende for kommunernes interesse i at anvende pladserne. Side 6