Til medlemmerne af HSU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Trine Bovbjerg Telefon: 9940 9566 E-mail: tbo@adm.aau.dk Dato: 12-10-2015 Sagsnr.: 2013-021-00328 Godkendt - Referat fra møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 20. maj 2015 kl. 10.00-12.00, Fredrik Bajers Vej 7F F3-42 - Videokonference 130.225.192.34 Morten Winterberg (MW), ØA, deltager under pkt. 3 vedr. orientering om årsrapport (regnskab for 2014). Trine Bovbjerg (TB), HR-afd., og Henriette Giese (HG), Institut for Kemi og Biovidenskab, deltager under pkt. 8 vedr. drøftelse af arbejdet med ligestilling på AAU. Henrik H. Søndergaard (HHS), HR-afd., deltager i stedet for Kjeld Lanng, der har afbud til dagens møde. Der serveres kaffe, te, vand og brød til mødet. Medlemmer Til stede Afbud Suppleant Suppleant fremmødt Per Michael Johansen (PMJ) Inger Askehave (IA) Antonino Castrone (AC) Thorkild Ærø (TÆ) Jens Balslev (JB) Eskild Holm Nielsen (EHN) Lars Døvling Andersen (LDA) Søren Kristiansen (SK) Jørgen Stigel (JS) Henrik Halkier Lars Hvilsted Rasmussen Bodil Brander Christensen (BBC) Jesper Lindgaard Christensen (JLC) Peter Nielsen (PN) Jacob Norvig Larsen (JNL) Lotte S. Øgaard (LS) Helle Kjær (HK) Stig B. Taps (ST) Carina Budum Ertmann (CBE) Birthe Kennedy (BK) Conni Jørgensen (CJ) Per Knudsen (PK) Lis Carlsen (LC) Lotte Brunø (LB) Jens Kirk (JK) Jeanne Strunck (JS) Administrativt personale: Henrik H. Søndergaard (HHS), Trine Bovbjerg (TBO) (ref.) Desuden deltog: Morten Winterberg (MW) under pkt. 3, Lars Brodersen (LB) under pkt. 6 og 7, Trine Bovbjerg (TB) og Henriette Giese (HG) under pkt. 8. 1. Godkendelse af dagsorden (10.00) Velkomst ved PMJ. Mødet blev indledt med en velkomst til de nye medlemmer og en kort præsentationsrunde. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 13. april 2015 (10.05) Bilag 2.1 Udkast til referat fra ekstraordinære HSU-møde 130415 Ingen kommentarer til dagsordenen. Referat fra 13. april 2015 blev vedtaget. Side 1 af 6
3. Orientering om årsrapport (regnskab for 2014) / Morten Winterberg (10.10) Link til Årsrapport 2014: http://www.e-pages.dk/aalborguniversitet/350/ Link til 3. periodeopfølgning 2014: http://www.intranet.okonomi.aau.dk/digitalassets/107/107529_periode- 3-2014_endelig-version.pdf MW gennemgik kort årsresultatet 2014: AAU har generet et samlet overskud på 67 millioner kr. Universitetet realiserede i 2014 indtægter for knap 2,7 mia. kr. og afholdt omkostninger for i alt 2,63 mia. kr. De finansielle poster gav netto et overskud på 5 mio. kr. AAU præsterer derfor for første gang siden 2011 et overskud. Der har i 2014 været færre indtægter, men også lavere omkostninger, særligt på forbrugsomkostninger og personale. Alle 5 hovedområder har i 2014 genereret et større ordinært resultat end budgetteret. Ved gennemgang af de formålsopdelte omkostninger kunne MW konstatere, at AAU har stabilitet på området med et fald i omkostningerne indenfor generel ledelse og administration. Der har i 2014 været en mindre forskydning fra teknisk-administrativt personale til videnskabeligt personale (1 % - point). AAU har i perioden 2009-2014 øget tilgangen af eksterne projektbevillinger med i alt 92 % - 301 Mio. kr. for hele perioden, og tilgangen i 2014 blev 9 % højere end afviklingen (indtægter), der blev på samme niveau som i 2013. Målet vedrørende hjemtagning af nye bevillinger er, at præstere på mindst samme niveau, som vi afvikler. Egenkapitalen er vokset med 40,6 %, og er nu næsten på niveau med bestyrelsens krav. Egenkapitalen er ved indgangen til 2015 på 234,2 MDKK. Der er fortsat flere fakulteter, hvis allokerede egenkapital er noget mindre end fakultetets egenkapitalkrav også kaldet fakultetets bundne egenkapital. Men alt i alt er det lykkedes at reetablere egenkapitalen og dermed også evnen til at kunne imødegå de risici, som kendetegner universitetets aktiviteter og dermed undgå nye underskud. Aktiviteterne bag økonomien: Ph.d.-optaget er faldet markant til gengæld er ph.d.-afhandlinger steget med 10 %. AAU har produceret 35 % flere BFI-point og anmeldt 17 % flere opfindelser. Medarbejdersiden kommenterede oplægget herunder, om hvorvidt det er positivt, at der har været anvendt en mindre andel af universitetets midler til teknisk-administrative medarbejdere. PMJ så det som positivt og grundlæggende sundt, at der flyttes økonomi fra teknisk-administrative medarbejdere til forskning. Der er et konstant og øget pres på hjemtagning af midler, men der skal naturligvis være en opmærksomhed på balance mellem teknisk-administrative medarbejdere og forskere samt balance mellem hænder og opgaver. Slides fra MW s præsentation er bilagt referatet. 4. Valg til feriefondens bestyrelse (10.20) Jf. vedtægterne skal bestyrelsens sammensætning drøftes og besluttes. Bilag 4.1 Indstilling af direktionsudpegede medlem af AAU s feriefond Bilag 4.2 Vedtægt for Feriefonden for medarbejdere ved Aalborg Universitet A-siden indstiller Mogens Juul Møller, Teknisk Direktør. B-siden indstiller Ordinære medlemmer: Eva Marie Althoff Schäfer, Internationalt kontor Merete Wolder Lange, Netværkscenteret Per Knudsen, Institut for Byggeri og Anlæg. Suppleant: Lotte Finck, Institut for Datalogi. Side 2 af 6
5. Ny TAP-lønpolitik / Henrik H. Søndergaard (10.30) Det indstilles til HSU at vedtage lønpolitikken, der har været behandlet i PPU. Bilag 5.1 Lønpolitik for TAP AAU_210415 HHS indledte med en kort gennemgang af processen. Vi har arbejdet på lønpolitikken siden august 2014 i hhv. direktion, HSU, PPU og nu en sidste behandling i HSU. LC, HF og HHS har i fællesskab løbende bearbejdet lønpolitikken med de input, som udvalgene har meldt tilbage. Hensigten med lønpolitikken er at skabe en fælles ramme for anvendelse af løn på AAU. Med lønpolitikken hæves gode praksisser og sunde principper på lønområdet op til en generel lønpolitik på hele TAP-området, som både forbedrer kvaliteten og øger effektiviteten på området. Herunder professionaliserer lønpolitikken processerne ifm. lønforhandling ved nyansættelser og de årlige lønforhandlinger, og øger derigennem også transparensen i ansættelsesprocesserne. HSU s medlemmer havde få kommentarer til lønpolitikken: LC ønskede at få præciseret, at de hidtidige drøftelser om aftalen har angivet at den skulle træde i kraft 1.januar 2016. Hun fremhævede desuden, at der pågår lønforhandlinger og at en ny aftale med ikrafttræden 1.6. ville være uhensigtsmæssig. ST ville gerne vide, om den økonomiske ramme som afsættes til lønforhandling også indeholdt 2 % midlerne eller om det var en anden pulje? TÆ udtrykte bekymring for, om tidsplanen i lønpolitikken var realistisk. Årets resultat kendes først sidst i 1. kvartal og lønforhandlingerne skal finde sted i april. PMJ konkluderede, at TAP-lønpolitikken træder i kraft 1.10.2015, og at ST s kommentar vedr. 2 % midlerne indarbejdes i lønpolitikken, så det tydeligt fremgår, at disse finansieres uden for puljen. HR retter henvendelse til tillidsrepræsentanterne snarest muligt og inviterer til forhandling af nye lokalaftaler. Med disse faldende bemærkninger vedtages politikken. 6. Psykisk arbejdsmiljø / Lars Brodersen (10.45) HSU s forventninger til de to årsværk, som fremover skal beskæftige sig med psykisk arbejdsmiljø i regi af AAU s Arbejdsmiljøsektion (AMS). Link til sektionens opgaveportefølje: http://www.aauhaandbog.aau.dk/file/7667/opgaveportef%c3%b8lje_arbejdsmilj%c3%b8sektionen_lbr_20 feb2015.pdf.pdf Som forberedelse til mødet bedes HSU s medlemmer overveje forventninger til opgaveporteføljen for de to årsværk. PMJ indledte med at takke for en god og veltilrettelagt arbejdsmiljøkonference 18. maj 2015. LB introducerede kort til Arbejdsmiljøsektionen (AMS), dens medlemmer og opbygning (Se evt. ovenstående link). LB ønskede en drøftelse af anvendelsen af de to årsværk til psykisk arbejdsmiljø. Opsamling på HSU s drøftelse af forventninger til AMS varetagelse af arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø: Fokus på proaktiv og ikke reaktiv indsats. En rejse rundt til de lokale udvalg (AMiU/SU) mhp. at professionaliser drøftelserne i AMiU/SU. De decentrale enheders behov skal i fokus: Så meget som muligt af de to årsværk skal støtte op om og facilitere processer i de decentrale enheder mhp. at afhjælpe stress og arbejdspres. Ledersparring. Der skal findes en balance, så vi ikke drukner i enkelt sager, men sætter ind med sparring, inden det går galt. Organisationsudvikling facilitere og understøtte udviklingsprocesser, som skaber sammenhængskraft i den enkelte enhed. 1-2 årlige møder med tillidsrepræsentanterne, hvor de kan briefes om det psykiske beredskab herunder, hvordan beredskabet anvendes, hvordan man kan støtte op om en henvendelse fra et medlem m.m. AMS skal være opmærksomme på mulighed for at søge eksterne midler, og i det hele taget følge den politiske debat på området. Side 3 af 6
Vær opmærksom på interne ressourcer som f.eks. Einar Baldursson. Evt. en observatørpost i HAMiU. LB fortsætter arbejdet med at lave en funktionsbeskrivelse og opfordrer HSU til at sende en mail med yderligere ideer. 7. Orientering om kommende APV-arbejde / Lars Brodersen (11.00) Link til AAU-håndbogen vedr. Arbejdspladsvurdering (APV) fra 2015 og frem: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/7679 LB orienterede om den kommende APV-proces: APV-processen gennemføres som et årshjulsprojekt. Der er udarbejdet en aktivitets- og tidsplan. - Efteråret 2015: APV-kurser for arbejdsmiljøkontaktpersoner. - November 2015 januar 2016: Runderinger lokalt. Runderingerne støttes fra AMS med information, guidelines m.m. Efterfulgt af konkrete handlingsplaner. - Februar/marts 2016: Centralt spørgeskema. Forholdsvist kort og på et generelt niveau og med et fremadrettet perspektiv. Spørgeskemaet vil være et blandt flere input til de efterfølgende arbejdsmiljødrøftelser. - Marts maj 2016: Arbejdsmiljødrøftelser. Her skal HSU være opmærksomme på, om der er generelle spørgsmål, som de ønsker, at arbejdsmiljøudvalgene skal drøfte. Kontakten mellem APV-teamet i AMS og institutter/afdelinger vil ske via arbejdsmiljøkontaktpersonerne i enhederne. Informationer om APV-arbejdet vil løbende kunne følges via nyhedsbreve om arbejdsmiljø og i AAU-håndbogen. 8. Drøftelse af arbejdet med ligestilling på AAU, herunder anbefalinger fra Task force for flere kvinder i forskning / formand for Ligestillingsudvalget Henriette Giese og specialkonsulent Trine Bovbjerg (HR) (11.15) Bilag 8.1 Anbefalinger fra Task force for flere kvinder i forskning Bilag 8.2 Ligestillingsdata på AAU-niveau Ligestillingsudvalgets forkvinde HG indledte med at konstatere: Det går den gale vej i løbet af karriereforløbet. Anbefalinger fra taskforce har givet os en rigtig god rapport, men der er ikke de store overraskelser. Vi snakker og snakker, men handler meget lidt. Vi vil have forskelligheden ind, og vi bliver nød til at acceptere, at vi har forskelligheder på tværs af fagområder. HG havde udarbejdet et forslag til aktionsliste: - Vi har et godt og udmærket ligestillingsudvalg, men hvor hører vi hjemme organisatorisk? Vi skal blive synlig og have et markant kommissorium. - Man er meget sin egen på AAU. Vi er nødt til at udvikle en gruppestruktur og en identitet, hvor man hører til og hvor vi kollektivt kan beslutte, hvordan vi udvikler gruppen sammen. - Økonomi: Vi har en meget uigennemsigtig struktur. Vi er nød til at kunne forklare, hvordan økonomien hænger sammen og skabe transparens. Forskerne skal kunne gennemskue deres økonomi, så de kan handle. - Karriereudvalget på TEKNAT har arbejdet med Takt og tone. Hvordan adresserer vi vores unge talenter. Der er et skel mellem adjunkt og lektor. Vi kan ikke love dem guld og grønne skov, men vi kan have og skal have en god og direkte dialog. Talenterne skal kunne fortælle mig, om deres drømme og ikke alle forhindringer. Udbred evt. karrierekursus på tværs af AAU. - GRUS: Samtalen med de unge er meget vigtig! - Vi ønsker internationalisering, men der er problemer med sprogkurser, kultur, husbehov m.m. Vi skal have centrale og tværgående løsninger. - Barsler er ikke et problem! Det er viljen der tæller! - Det er trist, at det stadig er en kamp for kvinder, at få en karriere. Side 4 af 6
HSU drøftede HG s oplæg og kom med kommentarer til ligestillingsarbejdet. Vi skal være opmærksomme på det kønsmæssige aspekt ved vedtagelse af personalepolitikker. Gruppestrukturen er helt rigtigt set, for det giver identitet og tryghed. At uddanne yngre forskere er en samfundsmæssig opgave. Det er ikke blot til eget forbrug, og det skal vi have fokus på. Vi skal give en bredere og bedre rådgivning. Unge ph.d.ere skal samles og tale karriere. BK: Lad os få ligestilling på alle niveauer og tak til HG for en dejlig fri snak. Rektor konkluderede, at ligestillingsudvalgets organisatoriske placering skal drøftes og gerne i sammenhæng med strategiarbejdet. Vi skal have fokus på centrale løsninger, som f.eks. sprogkurser, cafémøder m.m. IA supplerede med, at hun gerne så, at ligestillingsarbejdet kom ind i ledelsesstrengen. Artiklen Hanbavianer trives på universiteterne er bilagt referatet. 9. Orientering fra rektor / Per Michael Johansen (11.35) Notat om det endelige resultat af dimensioneringen for AAU og forventede økonomiske konsekvenser heraf Bilag 9.1 15_C_Notat-dimensionering-endeligt - AAU s repræsentant i IT-Vest bestyrelse er trådt ud. LDH afløses af JS. - Dimensioneringsmodellen er faldet på plads. Dimensioneringen fortsætter og hvert år afgør ministeriet, om nye uddannelsesgrupper/uddannelser skal dimensioneres. Dimensioneringsmodellen evalueres i efteråret 2017. - AAU har fået tilsagn om et øget optag på 50 ekstra pladser på lægestudiet! Der er en brændende platform, hvor AAU skal afhjælpe med uddannelse. Næste punkt på AAU s dagsorden er 50 pladser mere! - Erklæring Fælles om god uddannelse opfølgning på de Kvalitetsudvalgets fire rapporter: o God uddannelse i centrum o Fælles ansvar for studier på fuld tid o Øget indsats for bedre praktik og mere relevante uddannelser o Bedre match i optaget. - Uddannelseszoom. Nyt digitalt informationsværktøj er nu online. Formålet med værktøjet er at kunne sammenligne uddannelser på tværs. Universiteterne har ikke været inddraget i udviklingen af værktøjet og er ret kritiske overfor værktøjet. - Rektorkollegiet har haft mødet med UC Rektorkollegium. Her blev professionshøjskolernes ph.d.-strategi drøftet. Professionshøjskolerne ønsker: o At øge andelen af ph.d. fra 200 til 1800 ph.d.er over 10 år. o Selvstændig økonomi. En andel af den statslige ph.d.-finansiering øremærkes professionshøjskolerne. o Ændring af stillingsstruktur med docentstillinger, post-doc, professor o Sam-ph.d.: Ansat på professionshøjskolerne og indskrevet ved universitet. - Der er i samarbejde med nogle af de andre universiteter blevet udarbejdet en række informationssikkerhedsvideoer om bl.a. sikring af adgangskoder, aflåsning af kontor og PC, print osv. De ligger på vores hjemmeside. Der er blevet sendt en mail ud til alle ledere, hvor vi opfordrer til, at videoerne vises på afdelingsmøder, så vi kan få øget bevidstheden om sikker ageren. - PET-kurser i risikoadfærd og sikkerhedskultur: PET har kontaktet AAU vedr. at de vil afholde to kurser for ledelsen. Der udbydes to kurser og AAU afventer pt. datoer fra PET.: o Kursus i risikoadfærd og sikkerhedskultur o Kursus om spredning af farlige teknologier Side 5 af 6
10. Orientering og spørgsmål fra B-siden / Jesper Lindgaard Christensen (11.45) o Ny næstformand i HSU Henriette Frahm er trådt ud af HSU. CBE har hidtil været HF s suppleant og indtræder derfor i HSU frem til efteråret, hvor AC-TAP gruppen har valg. JLC varetager posten som næstformand frem til AC-TAP har valgt ny FTR i efteråret, hvorefter B-siden revurderer indstilling til ny næstformand for HSU. 11. Orientering og spørgsmål til afklaring eller drøftelse fra HSU s sekretariat/ Henrik H. Søndergaard (11.50) - Intet overleveret 12. Evt. (11.55) - Kommende møder: 8. juni (ekstraordinært møde) - Strategikonsultation ved prorektor 23. september 2015 - PPU s sammensætning og opgaver - Medinddragelse og medindflydelse - Sygefraværsstatistik - Status på budget 2016 samt periodeopfølgning - Årsorientering fra Ligestillingsudvalget 9. december 2015 - Budget 2016 (høring om) - Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform - Mødeplan og årshjul for 2016 Side 6 af 6