Risikoanalyse i samspil med medarbejdere - ERFO metoden

************************************************************************************************ Social og sundhedssektoren Risikoanalyse i samspil med medarbejdere - ERFO metoden BAR Social & Sundhed August 2002 ********************************************************************************

Baggrund Denne vejledning til risikoanalysen, ERFO, er udarbejdet for Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundhed (BAR SoSu) af konsulenterne Elsebet Frydendal Pedersen og Anne Richter fra Danmarks Tekniske Universitet. Vejledningen udviklet som en del af et projekt om arbejdsulykker indenfor social og sundhedssektoren. Projektet er fulgt af en styregruppe nedsat af BAR SoSu, og repræsenteret ved Dansk Sygeplejeråd, Forbundet af Offentligt Ansatte, Hovedstadens Sygehusfællesskab, Kommunernes Landsforening, Socialpædagogernes Landsforbund og Arbejdsmiljøsekretariatet. Ifølge Arbejdstilsynets landsdækkende ulykkesstatistik over en 5-årig periode, er der uacceptabelt mange arbejdsulykker indenfor social og sundhed, især i nogle af brancherne. Erfaringer på arbejdspladser er blandt andet, at det er vanskeligt at håndtere og forebygge arbejdsulykker. Dette er beskrevet i et statusnotat (1) fra projektets første runde. Der er altså behov for at bringe antallet af arbejdsulykker ned. Arbejdspladser efterlyser først og fremmest materiale, der kan støtte handling lokalt. Derfor besluttede styregruppen at få udviklet dels en ulykkesanalysemetode, som er beskrevet særskilt (2). Dels at udvikle risikoanalysemetoden ERFO - som er beskrevet i denne vejledning. ERFO inddrager medarbejderne i en proces, hvor man arbejder med risiko på forkanten. Altså før ulykkerne sker. Metoden er oprindeligt svensk, men anvendt på nogle industriarbejdspladser i Danmark og beskrevet som en af de 30 gode metoder (3), udgivet af Arbejdstilsynet til kampagnen, NulArbejdsulykker. ERFO metoden er i dette projekt afprøvet og tilpasset social og sundhedssektoren. Det er sket i samarbejde med 3 SFO er på Østervangskolen i Roskilde, Himmelev Behandlingshjem og Sofieskolen i Bagsværd. Deltagerne i ERFO forløbet vurderer, at metoden har fremmet en større fælles forståelse af risici, som har skabt et godt grundlag for at forebygge både fysiske og psykiske skader. Metoden sætter sikkerhed og arbejdsmiljø i fokus, når man tænker på og taler om sit arbejde. Udviklingen ERFO metoden er således sket sammen med medarbejdere på daginstitutioner og behandlings- institutioner for børn og unge. Men den er også anvendelig indenfor andre dele af social og sundhedsområdets institutioner. I praksis er ERFO formentlig vanskeligere at gennemføre på arbejdspladser, hvor medarbejderne arbejder spredt og alene det meste af tiden. Forudsætningen er i det mindste, at der kan afsættes tid til fælles samlinger af pågældende personalegruppe. BAR SoSu håber, at sikkerhedsgrupper får lyst til at anvende ERFO metoden, som sigter mod at tage hånd om risici, så arbejdsulykkerne kan forebygges. Vi benytter hermed lejligheden til varmt at takke til alle deltagere fra de 3 institutioner for den venlighed og det store engagement, de har vist. Ligeledes tak til de deltagende konsulenter for et godt og inspirerende samarbejde. August 2002 Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundhed 1

Indholdsfortegnelse: Hvad er meningen med en risikoanalyse side 3 Risikoanalysens trin side 4 APV kontra ERFO side 5 Praktiske råd: Forberedelse trin 1. side 5 Udvikle basisundersøgelsen trin 2 side 7 Gennemføre undersøgelsen trin 3 side 7 Gruppediskussion trin 4 side 8 Handlingsplan trin 5 side 8 Opfølgning 6 side 9 ERFO kort side 10 Erfaringer og evaluering. Side 11 3 kritiske punkter i forløbet side 11 3 styrkepunkter i et ERFO forløb side 11 Evaluering og konklusion side 12 Referencer side 14 Bilag 2

Hvad er meningen - med en risikoanalyse? Denne risikoanalysemetode sætter fokus på situationer og arbejdsforhold indenfor social og sundhedsområdet, som måske udsætter de ansatte for at komme til skade enten fysisk eller psykisk. Man kunne sige, for en gangs skyld. I denne branche er det nemlig oftest børnene, de gamle eller patienterne, som er i forgrunden, når man udøver sit job. Metoden gennemføres som et tidsafgrænset projekt med en særlig dagsorden. Når medarbejderne fokuserer på, hvad der sker eller kunne ske med dem selv eller deres kolleger, åbnes op for at se arbejdet på nye måder. Det er en vigtig pointe at involvere alle medarbejdere i analysen. Det er deres erfaringer med risiko situationer, risikobetonede forhold og årsager, som netop rummer nøglen til forebyggelse. Risiko opleves ofte både ens og forskelligt. Udfordringen er, at etablere en dialog om acceptable kontra uacceptable risici. - Sådan at man når frem mod en kollektiv opfattelse, som sætter institutionen og medarbejderne i stand til at handle. ERFO metoden indeholder nogle trin, der fører deltagerne igennem forløbet. Fremgangsmåden er i princippet bekendt, i hvert fald i en pædagogisk og behandlingsmæssig sammenhæng. Men her fokuseres der altså på risiko og arbejdsforhold. I opstarten kan man støde ind i en skepsis overfor, hvad risiko og skade egentlig betyder, og om ulykker overhovedet er et problem. Heraf følger, om forebyggelse er nødvendig eller mulig. Der præsenteres derfor nogle definitioner af risiko og skade. Disse kan bruges indledningsvis. Det kræver nogle ressourcer at gennemføre ERFO metoden og efterfølgende at føre en handlingsplan igennem. Men deltagerne i dette projekt er enige om, at ressourceforbruget har været passende, set i forhold til en travl hverdag. Ligesom det har været umagen værd. Dele af forløbet kan integreres i aktiviteter - personalemøder o.lign. - som alligevel foregår i institutionerne. Det er spændende at se sit arbejde og samspillet med kolleger og brugere af institutionen med arbejdsmiljø-briller. Derfor opfordres sikkerhedsgrupper og ledere til at prøve ERFO metoden. På længere sigt kan det gavne både personalet, institutionen og de mennesker, man arbejder med og for. Vejledningen indeholder 3 hovedelementer: En oversigt over risikoanalysens trin Praktiske råd, som uddyber hvert trin En materialesamling om risikobegreber, eksempler på skemaer o.lign. Vejledningen kan læses lidt som en opskrift. Det er ikke nødvendigt at sætte sig ind i alle detaljer på forhånd. De praktiske råd og tilhørende bilag kan man sætte sig nærmere ind i efterhånden som man når til det pågældende trin. 3

Risikoanalysens trin: Trin 1. Forberedelse: Der nedsættes en analysegruppe, som er ansvarlig for at gennemføre projektet. Indenfor denne gruppe vælges en tovholder, hvis særlige opgave er at holde analysegruppen på sporet. Tovholderen skal også sikre, at hele personalegruppen er orienteret om projektets forløb. Der lægges en arbejdsplan for forløbet, som tager hensyn til stedets arbejdsplaner og et relativt hurtigt projektforløb. Medarbejderne orienteres om formål og forløb. Trin 2. Udvikle basisundersøgelse: Analysegruppen udarbejder en fælles basis for en undersøgelse af medarbejdernes erfaringer med risici i det daglige arbejde. Målgruppe og centrale temaer afgrænses. Der bruges typisk spørgeskema eller individuelle interviews. Trin 3. Gennemføre undersøgelsen: Alle i målgruppen bør bidrage. Analysegruppen opgør resultaterne i en oversigt. Denne udsendes til alle deltagere i undersøgelsen. Trin 4. Gruppediskussion: Undersøgelsens resultater diskuteres i fællesskab mellem alle involverede. Synspunkter og erfaringer uddybes nærmere. Der lægges op til en brainstorm på, hvordan risici imødegås og problemer løses til gavn for sikkerhed og arbejdsmiljø. Trin 5. Handlingsplan: Analysegruppen sammenfatter vigtige konklusioner fra basisundersøgelse og gruppediskussion. Der foretages en første prioritering af løsninger. Der laves en foreløbig handlingsplan for, hvordan og hvornår løsninger kan gennemføres. Medarbejdere orienteres om handlingsplanen. Trin 6. Opfølgning: Handlingsplanen formidles til det relevante beslutningsforum. Planen diskuteres, som grundlag for den endelige prioritering. Planen er grundlaget for at beslutte, hvilke nødvendige løsninger/ ændringer, der skal sættes i værk. Eventuelt nødvendige ressourcer aftales. Beslutninger formidles til deltagerne/målgruppen. Der følges op på beslutninger og handlingsplan. Måske i flere runder. Forløbet kan gentages med passende mellemrum, justeret i indhold og form udfra de indhøstede erfaringer. 4

APV kontra ERFO? Det er som bekendt lovpligtigt at gennemføre arbejdspladsvurdering (APV). ERFO erstatter ikke en APV, men kan supplere den. APV findes i mange udformninger og bruges forskelligt på arbejdspladserne. APV lægger op til en grov kortlægning af hele arbejdsmiljøet støj, indeklima, ergonomi, psykisk arbejdsmiljø, ulykkesrisici, etc. Et punkt i den efterfølgende handlingsplan handler måske om voldsepisoder, forflytningsskader, faldulykker m.v. I det tilfælde kan ERFO risikoanalysen være et værktøj til at se nærmere på risici, der ligger bag de enkelte punkter. Nogle steder bruges APV også til at vurdere og lave handlingsplan vedrørende et konkret arbejdsmiljøproblem fra dagligdagen. Det kan f.eks. omhandle et uhensigtsmæssigt hjælpemiddel, en bestemt klient eller en veldefineret risiko. I de tilfælde er ERFO måske mindre relevant. ERFO er især velegnet til at belyse: de forskellige erfaringer og opfattelser af risiko, som ofte findes i en medarbejder gruppe bearbejde erfaringer i fællesskab finde ideer og løsninger, som alle eller de fleste kan se en mening i Ofte taler man ikke så meget om risiko i dagligdagen. En leder sagde imidlertid, efter at have gennemført ERFO forløbet, vi fandt problemer, vi ikke troede var der! Problemerne var der faktisk uløste. ERFO retter sig altså mod risici, som ikke er veldefinerede. Praktiske råd Her kommer nogle forslag og gode råd om ERFO forløbet og organiseringen. Der trækkes på erfaringer fra de 3 institutioner, som afprøvede metoden, samt erfaringer fra arbejdsmiljøarbejde, som involverer medarbejderne. Det er lysten, der driver værket! Allerførst skal der være nogen på arbejdspladsen, som mener det er relevant at gøre noget ved risici. Det kan være en sikkerhedsrepræsentant, en leder eller nogle medarbejdere. Da det handler om sikkerhed og arbejdsmiljø, er det oplagt at sikkerhedsgruppen går ind i opgaven. Det er også vigtigt at lederen involveres. Enhver arbejdsplads har sine kulturer, sine erfaringer med samarbejde, organisering omkring arbejdet o.s.v. De følgende råd og ideer må derfor tilpasses lokale erfaringer med, hvad der virker eller ikke virker. Forberedelse trin 1 Analysegruppens sammensætning: Personer, der har god føling med arbejdsstedet, arbejdsmiljøet og som brænder for sagen. F.eks. sikkerhedsgruppe og leder, og hvis det er en større institution en eller to medarbejdere mere, så der er bred dækning af arbejdsområderne. 5

Tovholder: Et medlem i analysegruppen, som er god til at planlægge og skabe overblik. Tovholderens opgave er f.eks.: at indkalde til møder, være ordstyrer, sørge for at der skrives korte beslutningsreferater, sørge for at personalegruppen holdes orienteret og sikre at arbejdsplanen overholdes. Tovholderen, skal regne med at anvende ca. et par timer mere end de øvrige. Ekstern konsulent?: Erfaringen er, at der kan være en fordel at inddrage en ekstern konsulent eller ressourceperson første gang, et ERFO forløb gennemføres. Konsulenten kan støtte og: forpligte analysegruppen på aftaler, som udefra kommende. være ordstyrer, f.eks. under gruppediskussion (trin 4). Fastholde fokus på sikkerhed og arbejdsmiljø. kan f.eks. være en BST medarbejder, en arbejdsmiljøkonsulent fra kommunen eller en sikkerhedsrepræsentant fra en søsterorganisation. Der skal være en tovholder i analysegruppen, selvom der evt. tilknyttes en ekstern konsulent. Få kendskab til metoden: Alle analysegruppens medlemmer danner sig et første overblik over forløbet de 6 trin, og overvejer det i forhold til arbejdsstedet. Det enkelte trin planlægges nærmere efterhånden, som man når frem til det. Arbejdsplan: Der sættes dato på hvornår hvert trin begynder, og hvornår hele projektet slutter. Planlægningsskema: Se Bilag 1 Der tages hensyn til aktuel arbejdssituation og arbejdsstedets øvrige aktiviteter. Projektet bør gennemføres i en periode, hvor der ikke er andre større projekter. Forløbet må ikke være for langvarigt, ellers kan analysegruppen og medarbejderne miste gejsten. Alle skal opleve, at der hele tiden er skub i sagen. Arbejdsplanen skal være realistisk i forhold til andet arbejde, samtidig med at forløbet skal være tilstrækkeligt langt til at det er overkommeligt at indpasse opgaverne. Det skal overvejes, om der er behov for afløsere, eller særlig organisering af de daglige opgaver, når analysegruppens medlemmer er fraværende fra dagligt arbejde ca. 6 arbejdsmøder. Medarbejderorientering: Analysegruppen orienterer om projektets ide, formål, forløb o.s.v. Der etableres en snak om risikobegreb, praksiserfaringer og afgrænsning af projektet. Dette kan inspirere analysegruppen til opgaven i trin 2. Diskussionen kan typisk foregå på et almindeligt personalemøde. Der bør afsættes mellem ½-1 time. 6

Udvikle basisundersøgelse trin 2: Udgangspunkt: Analysegruppen diskuterer mulige risikosituationer, som forekommer på arbejdspladsen. Definitioner af risiko m.v.: Se bilag 2. Afgrænse undersøgelsen: Hvem er målgruppen: Hvilke afdelinger/personalegrupper skal deltage? Husk f.eks. afløsere. Hvilke temaer/emner er de væsentligste på arbejdsstedet? Eksempler: Se bilag 3. Det er bedst at fokusere på nogle få afgrænsede temaer. Man kan dykke ned i flere problemstillinger næste gang! Vælg metode: Den enkelte medarbejder skal have lejlighed til selvstændigt at formulere sine erfaringer og eventuelle forslag. Derfor skal metoden vælges udfra, at alle i målgruppen høres. Man kan anvende spørgeskema, som besvares anonymt, eller, Interviews med hver enkelt i målgruppen. Interviewet gennemføres af analysegruppemedlemmer. Det er vigtigt, at spørgsmålene formuleres af analysegruppen selv. Så sproget forholder sig til deltagernes dagligdag og faglige udtryk. Spørgeskema bør indeholde 3 max. 8 spørgsmål. Det er en god ide at angive formålet, som indledning til spørgeskemaet. Husk også at anføre afleveringsfrist. Eksempler: Se bilag 4 Spørgsskemaer eller interviews kan evt. suppleres med registrering af risikosituationer eller nær-ved ulykker, som opstår i en given periode - på et særligt skema. Eksempel: Se bilag 5 Det er en god ide at tage stilling til, hvordan besvarelser skal gøres op, allerede når spørgeskemaer/ interviewtemaer udformes. Gennemføre undersøgelsen trin 3 Varighed: Afleveringsfrist vedr. spørgeskemaer bør være max. 2 uger. Ved gennemførelse af interviews, ca. samme tidsramme. Mindst 75% af målgruppen bør svare. Ryk om nødvendigt for aflevering. Resultatopgørelse: Analysegruppen opgør besvarelserne. Regn med 1 2 møder. Man kan f.eks. laves et simpelt optællingsskema. Eksempel: Se bilag 6 Alle deltagere skal modtage en oversigt over resultaterne, helst ca. 1 uge før trin 4. Så hver især får lejlighed til at tænke over de ting, der er dukket op. Forberede gruppediskussion (trin 4): Analysegruppen udvælger et begrænset antal temaer blandt resultaterne. F.eks. 3 centrale. Eksempler på diskussions temaer fra de 3 involverede institutioner: 7

Acceptabel kontra uacceptabel risiko ved voldsepisoder? Oplevede tegn på stress, - og risiko p.gr.a. arbejdspres. Hvornår er det legalt og nemt at sige fra, og hvornår er det svært? Om det er lettere at forholde sig til fysiske skader end til psykiske. Løsninger bl.a. vedr. bygningsændringer, eller om forskellige værdier og faglige målsætninger, som kunne indebære belastninger og skadesrisiko. Gruppediskussion trin 4 Formål: Deltagerne skal have lejlighed til at drøfte: personlige erfaringer. uddybende forklaringer om risikosituationer og årsager. forskellige tolkninger af arbejdsbetinget risiko. at opbygge en fælles forståelse af relevant handling og forebyggelse. konkrete forslag til ændringer af arbejdsforhold, håndtering af risikofyldte situationer m.v. Det er nødvendigt at fastholde fokus på personalets eget arbejdsmiljø, risici og skader. Erfaringen er, at brugernes behov, pædagogik og behandling ellers let tager over. Rammerne: Alle involverede bør deltage. Gruppediskussion kan f.eks. foregå på et almindeligt, men udvidet, personalemøde. Eller som et særligt dagsordenspunkt på et personaleseminar, som afholdes i perioden. Regn med mindst 2 timer, men evt. 3-4 timer afhængigt af deltagerantal. Gruppediskussionen kan evt. deles i 2 runder på forskellige dage. Tilrettelæggelse: Analysegruppen orienterer kort om undersøgelsens hovedresultater og introducerer diskussionstemaerne. På mindre institutioner/afdelinger kan gruppediskussion foregå i plenum. Hvis er der mange deltagere, opdeles i grupper. Analysegruppen er ordstyrer bringer diskussionerne videre, fastholder arbejdsmiljø og sikkerhedsperspektivet, samler op og konkluderer evt. med hjælp fra ekstern konsulent. Analysegruppen skriver referat af vigtige synspunkter, ideer og forslag. Handlingsplan trin 5 Opsamling og prioritering: Udgangspunktet er opsamlingen fra gruppediskussionerne og evt. vigtige emner og forslag fra basisundersøgelsen. Analysegruppen prioriterer emnerne i indsatsområder, der skal handles på. 8

Handlingsplan: Analysegruppen laver handlingsplanen vedr. løsninger, overvejer hvilke ressourcer dette indebærer, og opdeler evt. i kort og langsigtede løsninger, som tidsfastsættes. Eksempel: Se Bilag 7. Handlingsplanen formidles til målgruppen. Opfølgning trin 6 Forhandling: Analysegruppen afklarer, hvem der skal tage handling på de foreslåede løsninger, og hvordan det skal foregå. Er det f.eks. medarbejderne/institutionen selv? Eller er der behov for ressourcer, som arbejdsstedet ikke selv råder over? Hvis eksterne parter med beslutnings kompetence skal inddrages, er analyseresultater og handlingsplan et godt grundlag for at forklare, hvorfor særlige ressourcer er nødvendige. Gennemførelse: De berørte informeres og inddrages i den videre udvikling. Opfølgning og evaluering: Ved afslutningen af den fastlagte tidsramme gøres status på, om vedtagne løsninger er gennemført og fungerer tilfredsstillende. Status formidles i kort form til målgruppen, f.eks. på et almindeligt personalemøde. Hermed slutter analysegruppens opgave. Det er en god ide at overveje, om erfaringerne skal formidles til andre udenfor arbejdsstedet, f.eks. ved at skrive et indlæg i et personaleblad. 9

ERFO kort Hvis man har behov for at gennemføre en ERFO analyse, og resoursserne er begrænsede, kan man vælge en forkortet udgave. Forløbet er det samme som angivet foran, bortset fra at trin 2 og 3 forkortes. Trin 1. Forberedelse: Der nedsættes en analysegruppe, Der vælges en tovholder. Der lægges en arbejdsplan for forløbet. Medarbejderne orienteres om formål og forløb. Trin 2/3 Forberede diskussionstemaer: Basisundersøgelsen springes over. I stedet definerer og afgrænser analysegruppen relevante temaer. Dette kan ske med udgangspunkt i et akut arbejdsmiljøemne, som f.eks. en stigning i voldsepisoder. Eller det kan tage udgangspunkt i et højt prioriteret emne i APV handlingsplanen. Analysegruppen opstiller nogle centrale ikke for mange diskussionstemaer udfra det valgte emne. Diskussionstemaerne formidles i god tid ud til personalegruppen, som oplæg til trin 4, gruppediskussionen Trin 4. Gruppediskussion: Analysegruppens temaspørgsmål diskuteres i fællesskab. Synspunkter og erfaringer uddybes nærmere. Der gennemføres en brainstorm på, hvordan risici imødegås og problemer løses til gavn for sikkerhed og arbejdsmiljø. Trin 5. Handlingsplan: Analysegruppen sammenfatter vigtige konklusioner fra gruppediskussion. Løsninger prioriteres. Foreløbig handlingsplan udarbejdes. Tilbagemelding til deltagerne. Trin 6. Opfølgning: Handlingsplanen formidles til det relevante beslutningsforum. Planen diskuteres, som grundlag for den endelige prioritering. Nødvendige løsninger/ ændringer, sættes i værk. Eventuelt nødvendige ressourcer aftales. Beslutninger formidles til deltagerne/målgruppen. Der følges op på beslutninger og handlingsplan måske i flere runder. Forløbet kan gentages med passende mellemrum, justeret i indhold og form udfra de indhøstede erfaringer. 10

Erfaringer og evaluering Afslutningsvis sammenfattes de 3 analysegruppers erfaringer fra afprøvningen og deres evaluering af metode og forløb: 3 kritiske tidspunkter i et ERFO forløb Udvælge centrale temaer vedrørende risiko (- under trin 1): Den arbejdsmæssige virkelighed har mange facetter. Det var svært at afgrænse de vigtigste temaer omkring risiko og skader/ulykker. Det psykiske arbejdsmiljø og de mere vedvarende fysiske og psykiske belastninger var mest på dagsordenen. Vold var et centralt emne på døgninstitutionerne, dog mest ud fra en behandlingsvinkel og med begrænset fokus på, hvad det betød for medarbejderne. Erfaringen er, at det havde været relevant at orientere personalegruppen om, hvad der forstås ved risiko og arbejdsulykker. Nogle analysegrupper gav deltagerne bilag 2, om definitioner af risiko, sammen med spørgeskemaet. Dialog om sammenhængen mellem vedvarende belastninger og akutte risikosituationer, hvor det kunne gå galt, fremmede en fælles afklaring. Om at udvikle spørgeskema (- under trin 2): To af institutionerne valgte spørgeskemaer, fordi det var mindre tidskrævende end interviews, men havde vanskeligheder med at formulere spørgsmålene. Ville kollegerne forstå meningen? Ville de besvare skemaerne og engagere sig, eller var de mere optaget af det daglige arbejde? Og var kollegerne ligeså indforståede med denne proces, som analysegruppen? Det viste sig dog, at næsten alle bidrog med fyldige besvarelser. Men det kan nok ikke helt undgås, at analysegruppen føler sig mere engageret og ansvarlig end resten af personalegruppen. Forberede gruppediskussion (- under trin 3): Analysegrupperne havde mange og gode diskussioner om systematisering af besvarelserne. Flere følte dog tidspres i denne runde. Uventede problemer, som man skal tage sig af akut, opstår ofte på arbejdssteder, hvor der arbejdes med mennesker. På det ene sted betød det, at personalegruppen ikke fik opsamlingen tids nok til at kunne forberede sig på gruppediskussionen. Denne analysegruppe følte til dels, at de ikke helt slog til på det tidspunkt. Alligevel blev gruppediskussionerne alle steder yderst inspirerende og handlingsorienterede. Hvilket også gav et bidrag til at af-individualisere risikosituationer eller belastninger. 3 styrkepunkter i et ERFO forløb Ifølge analysegrupperne, som var med, var der også stærke sider ved forløbet. ERFO processen havde sat medarbejderne selv i forgrunden, og belyst risikosituationer, som tidligere havde været mere eller mindre tavse. Analysegrupperne var alle enige om at: 11

proces og forløb havde givet et lærerigt indblik i, hvad der var galt med arbejdsmiljøet og hvad der kunne gøres forebyggelsesmæssigt. det blev legalt at tale om psykisk arbejdsmiljø, set som en risikofaktor. - Og i det hele taget at indtænke sikkerhed og arbejdsmiljø, idet man forholdt sig til det daglige arbejde på en ny måde. Hele forløbet blev opfattet som en lærende situation, som gav nyt overskud. Hvilket fuldt ud opvejede, at analysegrupperne også havde haft arbejdspres undervejs. Evaluering og konklusion Her er en oversigt over analysegruppernes evaluering af metoden. Erfaringer med ERFO metoden: Ja, bestemt Ja, til dels Kun lidt Nej Ved ikke Har du gennem dette arbejde fået mere indblik i risici i jeres arbejde? Mener du jeres løsningsforslag kan føre til bedre forebyggelse? Mener du kollegerne er blevet mere opmærksomme på risici? Har det været godt at arbejde sammen på denne måde? 8 1 7 2 3 6 8 1 Har arbejdet med metoden været besværlig? 1 2 2 3 Har arbejdet med metoden været interessant? 6 2 1 Har det været lærerigt? 8 1 Har det været sjovt? 4 4 1 Har det skabt særlige problemer ressourcemæssigt? 6 2 1 Har det været meningsfuldt? 9 Analysegrupperne fremhævede, at det var godt, at der havde været en klar tidsafgrænsning. Det var tydeligt for alle, hvornår projektet startede, og hvornår det var afsluttet. Forløbene strakte sig over i alt 3-4 måneder. Det mente folk var rimeligt passende. Hver deltager i analysegrupperne brugte ca. 20 timer i alt. Nogle vurderede det var tilpas, andre at der var brug for lidt mere tid. Desuden beslaglagde projektet enkelte timer blandt øvrige medarbejdere. 12

En institution valgte ERFO kort p.gr.a. stort tidspres. Herved blev der, trods tidspres skabt rum til refleksion og handling. Forløbet blev en opfølgning på en APV omkring emnet vold. Analysegrupperne mente samstemmende, at ERFO er en god metode til at indfange og samarbejde om sikkerhedsproblemer og risici, og gøre noget ved dem. Alle 3 steder ønsker at gentage ERFO metoden med passende mellemrum. Ligesom de mener, at metoden er velegnet andre steder indenfor social -og sundhedsområdet. Projektgruppen har ydet konsulentbistand under hele afprøvningforløbet, men analysegrupperne har selv stået for opgaverne i dialog med de øvrige medarbejdere. Analysegrupperne har imidlertid ikke haft den skriftlige vejledning og materialesamling med eksempler, som foreligger med denne vejledning. 13

Referencer: (1) Arbejdsulykker indenfor social og sundhed. Statusnotat jan. 2001. Elsebet Frydendal Pedersen, Anne Richter. BAR Social & Sundhed. (2) Værktøj til analyse og forebyggelse af arbejdsulykker Ældreplejen Pædagogiske og socialpædagogiske arbejdspladser Sygehus området. Introduktion til værktøjet. April 2002. BAR Social & Sundhed. (3) 6.2 ERFO inddragelse af medarbejderne i forebyggelse af arbejdsulykker. Brit Tholander, Ulykkesgruppen/BYG DTU. Arbejdstilsynet 2000. www.arbejdsulykker.dk (4) Anmeldelse af arbejdsulykker og forgiftningstilfælde. AT-meddelelse nr. 6.02.1. Dec. 1996. Dette projekt: BAR Social & Sundhed Arbejdsmiljøsekretariatet H.C. Andersens Boulevard 25, st. 1553 København K Tl.: 3393 1255 e-mail: sekretariat@3bar.kk.dk www.bar-susu.dk Ulykkesgruppen/BYG DTU Att: Anne Richter, Elsebet Frydendal Pedersen Bygn 115, 1. sal Danmarks Tekniske Universitet 2800 Lyngby Tlf.: 4525 1642/43 e-mail: ari@byg.dtu.dk, efp@byg.dtu.dk 14

Arbejdsplan ERFO risikoanalyse Bilag 1 Dato: Aktivitet: Deltagere: Trin 1. Forberedelse Trin 2. Udvikle basisundersøgelse Trin 3. Gennemføre undersøgelsen Trin 4. Gruppediskussion Trin 5. Handlingsplan Trin 6. Opfølgning Evt. kommentarer til arbejdsplanen:

Definitioner af arbejdsulykke og risiko Bilag 2 Arbejdsulykke: Ved en arbejdsulykke forstås en pludselig, uventet og skadevoldende hændelse, der sker i forbindelse med arbejdet, og som medfører personskade. (4) Personskade: En personskade kan være fysisk: f.eks. knoglebrud, et knæk i ryggen. Eller skaden kan være psykisk: f.eks. hvis man føler sig truet, krænket, akut overbelastet eller utryg, mv. Skader, som medfører mere end 1 sygefraværsdag, udover tilskadekomstdagen skal anmeldes til Arbejdstilsynet. Risiko: Risiko er knyttet til situationer, hvor der kan være mulighed for stort eller lille tab af formåen til at kunne klare sit arbejde og sit liv tilfredsstillende. En risiko behøver altså ikke at udløse en personskade/en arbejdsulykke, men kan gøre det under uheldige omstændigheder. På social og sundhedsområdet er risiko f.eks., hvis man: - er bange for at begå fejl, som kan skade et andet menneske. - udsættes for en aggressiv handling fra en anden person - forflytter en tung person - mangler flugtmuligheder - er i en tvetydig situation, hvor det ikke er klart, hvordan man skal handle sikkert - etc. Årsager til risiko og arbejdsulykker: Årsager kan være knyttet til: - arbejdets organisering og planlægning - maskiner, arbejdsredskaber, inventar og transportmidler - de fysiske rammer og indretning af udearealer, bygninger og lokaler - oplæring og graden af fortrolighed med arbejdsopgaven - kommunikation og samarbejde - og meget andet Risikoanalyse: En risikoanalyse er en systematisk udredning, som sigter mod at finde frem til hvilke risici, der er i en given arbejdssituation. En risikoanalyse kan udføres af enkeltpersoner med særlig ekspertise. Mange erfaringer tyder dog på at de ansatte, som planlægger og udfører det aktuelle arbejde, som regel har det bedste kendskab til mulige risici, samt hvornår og hvorfor de opstår. ERFO er et eksempel på en risikoanalysemetode. Forebyggelse: Forebyggelse sætter ind overfor årsager til risiko. Forebyggelsen skal modvirke eller forhindre fysisk eller psykisk personskade.

Afgrænsning af temaer i basisundersøgelsen Bilag 3 Temaerne kan opstilles med forskellige udgangspunkter. Her er nogle eksempler, som analysegruppen kan lade sig inspirere af: En vinkel er at tage udgangspunkt i mulige risici: ved bestemte arbejdssituationer, hvor: - der egentlig tages en risiko, selvom det plejer at gå godt - det er nødvendigt, at tage en risiko - det let kunne gå galt - forhold og handlemuligheder er tvetydige - der opstår truende eller krænkende episoder ved fysiske forhold og omgivelser: - redskaber, maskiner og inventar - indretningen, f.eks.: pladsforhold, overskuelighed, rod, adgangsveje, gulve - støjende forhold, dårlig belysning etc. - tunge eller uhåndterlige byrder knyttet til det psykiske arbejdsmiljø: - ensformigt arbejde - anstrengende eller udtrættende arbejde - tidspres eller stress - overarbejde eller arbejde på skæve tidspunkter - utilstrækkelig kommunikation eller vejledning/supervision - samspil med kolleger, pårørende, børn, ældre, etc. En anden vinkel er at tage udgangspunkt i arbejdsopgaver, som: - udføres på arbejdsstedet i løbet af en dag en uge henover året. Under badning, spisning, spil, oprydning, ekskursioner, rengøring m.v. - peger på, at der skal fokuseres på risici ved bestemte situationer? En tredje vinkel er at gennemgå lokaliteterne: - i soveværelse, på gange og trapper, på badeværelse, i udearealer, i transportmidler, etc. - fokusere på risici knyttet til bestemte områder Når analysegruppen har drøftet (nogle af) disse problemstillinger og evt. andre, vælges et begrænset antal temaer. De skal forekomme væsentlige set udfra erfaringer med dagligdagen på arbejdsstedet.

Skitse til spørgeskemaer Bilag 4 Spørgsmålene formuleres udfra de afgrænsede temaer (bilag 3), som analysegruppen har valgt. Spørgeskemaer kan enten have åbne svarmuligheder eller have lukkede svarkategorier. Fordelen ved åbne spørgeskemaer er, at svarpersonen kan ytre sig frit og nuanceret på egne betingelser. Ulempen er, at de er mere tidskrævende at gøre op. Fordelen ved lukkede spørgeskemaer er, at svarpersonerne alle svarer med samme muligheder indenfor kategorier, analysegruppen har valgt. Samtidig er besvarelserne er lettere at gøre op. Ulempen er, at svarene er mindre nuancerede. Uanset hvilken type spørgeskema man vælger, bør formålet angives kort indledningsvis. Eksempel på spørgeskema med åbne besvarelser: 1. Har du være ude for situationer, hvor det var lige ved at gå galt eller, hvor det gik galt? Giv nogle eksempler på, hvad der skete. 2. Føler du nogensinde, du bliver truet, krænket eller akut belastet? - Hvornår? 3. Har du oplevet risikofyldte situationer under arbejdet med bestemte børn? Hvad mener du, det skyldes? O.s.v. ---- Afleveres senest den: i den grønne kasse på kontoret. Tak fordi du svarede! Eksempel på spørgeskema med lukkede svarkategorier: Sæt ét X udfor det svar, du synes passer bedst: Risikosituationer fysisk eller Ja, i høj Ja, i nogen Nej, næsten Nej, Ved ikke psykisk: grad grad ikke aldrig 1. Har du været ude for situationer, hvor det var lige ved at gå galt, eller gik galt? 2. Har du følt dig udsat for at blive truet, krænket eller akut belastet? O.s.v. --- Evt. kommentarer: Afleveres senest den: i den grønne kasse på kontoret. Tak fordi du svarede!

Skema til registrering af risikosituationer Bilag 5 Hver enkelt medarbejder registrerer selv i en periode risikosituationer og episoder, hvor der kunne være sket en skade/en ulykke. Du bedes udfylde dette skema, hver gang du føler dig udsat for en truende eller krænkende situation eller, hvis der opstår andre forhold, som kunne have udsat dig for en - stor eller lille fysisk eller psykisk skade. Registreringerne gøres op af analysegruppen, som et led i, at vi sammen vil finde frem til, hvordan vi bedst muligt forebygger risici i vores arbejdsområde. Afdeling: Registreringsperiode: Evt. navn: Dato: Klokken: Hvilken risikosituation eller episode. Hvad skete der?: Sted, hvor episoden opstod: Skemaet afleveres i den røde kasse på kontoret, den Tak for din medvirken!

Skema til opgørelse af åbne spørgeskemaer eller interviews: Bilag 6 Spørgsmål nr.: Nævnte risici, hvor og hvordan stikord: 1. Om: Nævnte årsager, hvorfor stikord: Evt. løsningsforslag stikord: 2. Om: O.s.v. --- Hvis flere nævner tilnærmelsesvis samme risiko, årsag eller løsningsforslag, føres et pinderegnskab udfor punktet. Herefter kan man sammentælle samme type svar. Opgørelse af spørgeskemaer med lukkede svarkategorier: Opgøres lettest på et tomt spørgeskema, hvor alle svar registreres ved et pinderegnskab i den relevante rubrik for svaret. Herefter kan man udregne procenter for hver svarkategori

Bilag 7 Muligheder for forebyggelse og handlingsplan Prioriterede temaer: Forebyggelse, hvilke løsninger: Ansvarlige: Senest den: 1: Om 2: Om 3: Om O.s.v.