Einarsvej d. 9. december 2015. Referat version 2. Side 1 af 7 Referat af bestyrelsesmøde i agsværd Gruppe Dato & Tid: Tirsdag d. 8. december 2015 kl. 20:00 22:00 Sted: Til stede: Også til stede: Dagsorden udarbejdet af: Dagsorden: Sambo agsværd Gruppes estyrelse: Anders Theilgaard Madsen (Tropsleder, Gruppeleder) jørn Møller Jensen (Juniorleder) Vaarby Laursen (Forælder junior, formand) Helle Rejmers (Mikroleder) Mads Nygaard (Gruppeleder) Mark White (Forældre, junior, trop, klan) Peder Steiner (Forælder junior, kasserer) Sara Nygaard Fritzsche (Minileder) afbud Tina Tønnings (minilederrepræsentantafløser) Sebastian Andersen (Klanleder) Torben Hjulmand (Forælder, trop) afbud Stine Dahlstrup Christian rix Camilla Nielsen Vaarby Laursen Dirigent: Mads Nygaard (Anders er backup) Referent: JULEHYGGE-Forplejning: giver gløgg og æbleskiver. 1. Kl. 20:00 2. Kl. 20:05 3. Kl. 20:10 (30 min) Godkendelse af a. Dagsorden: tilføjet punkt om kurser b. Referat fra sidst (udsendt af d. 27/10, ligger som: http://bagsvaerdgruppe.gruppe.dds.dk/sites/bagsvaerdgruppe.gruppe.dds.dk/files/referat_v01_bestyrelsesmoede_agsvaer dgruppe20151027.pdf ) Godkendt Navneleg Hvem er det nu hvem er af os? Så gjort JuleHyggeKorpsrådsberetning Asbjørn, Stine og jørn fortalte om Korpsråd 2015 mens vi spiste æbleskiver Alle forslag blev vedtaget, herunder det med nye stemmeregler ved Grupperåd. Korpskontingentet er hævet med 2,25 kr. fra 300 kr til 302,25 kr. Alle Asbjørn/S tine/jørn A O
Referat version 2. Side 2 af 7 Lovende ny løsning til medlemssystemet under udarbejdelse Nye bøger fra Korpset til Gruppen: fantastisk bog om Friluftsliv, en om Gruppeliv og nogle adventurespejdhæfter Deltagelse anbefales varmt! Også, som til næste år, hvor bestyrelsen deltager, uden stemmeret. Referat af Korpsråd kan findes her: http://dds.dk/sites/default/files/u15542/krm%202015%20- %20Referat_0.pdf 4. Kl. 20:40 Opfølgning på aktioner fra sidst som ikke behandles i selvstændigt punkt: /alle Nyt om trailer? Fra sidst: Anders og jarne har snakket. jarnes nyeste forslag er dyrere end det bestyrelsen godkendte. Suzette påpegede at Friluftsrådet giver støtte til trailer. Anders går videre med at indsende ansøgning inden frist på søndag. OK, ansøgning blev indsendt! OK: husk at fjerne Erling som hytteboss på hjemmesiden Udskydes til januar/marts-møde: Anders og Mads Nygaard taler sammen om retningslinjer for søaktiviteter og kommer med et oplæg. Asbjøn vil kigge på Turøbunds retningslinjer. Mads N. foreslår: Ledergruppen tager et endagskursus i kanosikkerhed på Radiomarken, hos Jens Amundsen som koster ca. 2000 kr. for en dag, uden deltagerloft. Anders taler med Kongens Lyngby og Virum og Fredrikslund og tager herefter aktion for agsværd Gruppe. OK: ålhytte: Ansøgning til Friluftsåret indsendt 31/10-15 af Peder. Fondsudvalget går nu videre med Nordeafonden OK: samler hærværk-input sammen til politiet udget: klanlederne undersøger behov og pris for værkstedreol til værkstedet. Slettes for nu udget: Helle undersøger pris af skab til gang og knagerække. Slettes for nu Dato for udviklingsplan: Søndag d. 10. januar kl. 10-16 (Anders skriver ind i kalender). Der er styr på det 5. Kl. 20:45 Nyt fra Formanden Tak for i år! Hilsen fra Torben 6. Kl. 20:50 Nyt fra Kassereren, Har fået regnskab fra 30/11 Peder Stor kursusaktivitet. Der har været udgifter på omkring
Referat version 2. Side 3 af 7 50.000 kr og var budgetteret med omkring 30.000. Det er godt at vi sendte så mange afsted på kursus, men næste år skal vi sørge for at budgettere nok med dette. Til gengæld har vi ikke brugt så mange penge til ture. 7. Kl. 20:55 8. Kl. 21:00 9. Kl. 21:10 Input fra Gruppen: Overvej til budget 2016 om der skal opsparing til Landslejr 2017, eller særlig betalingsmodel Nyt fra Gruppeledelsen Det går godt med lederudviklingen i gruppen Mads N går af som gruppeleder til Grupperådet. Anders og Camilla fortsætter gruppeledelsen Planlægningen er i gang til udviklingsdag for bestyrelse og ledere 10/1 Helt i Skoven er søndag d. 31. januar 2016 kl. 10-14 Installation af Flood lights i Sambo Asbjørn fremlagde forslagene, efterfulgt af diskussion. estyrelsen godkendte accept af indhentet tilbud + tillægstilbud, vedr. udendørs belysning og tidsbegrænset afbrydelse, i alt 10.900 kr. inkl. Moms. Tina giver besked til Sara og siger at Asbjørn ved hvor de nye projektører er. Tilføjet til eventuelt: Hvis muligt vil vi gerne have timer/afbryder inde i Sambo. Installation af stållåge ud til Jernbanepladsen Stine havde talt med leverandører. De har ikke priseksempler, men giver tilbud. De vil først støbe når jorden er frostfri. Mads/An ders Anders Stine D/ 10. Kl. 21:20 11. Kl. 21:25 PAUSE Kontingentudvalg Administrator, Kasserer og formand mødtes i Sambo d. 29. november og talte forskellige muligheder igennem og kom frem til forslag: Vi fortsætter med nuværende model, hvor: Kontingent opkræves to gange om året: d. 15. marts og 15. oktober til dækning af henholdsvis forårshalvåret (1/1-30/6) og efterårshalvåret (1/7-31/12). Udmeldelse kan ske på email til din leder eller til gk@ddsbagsvaerd.dk til udgangen af halvårsperioden, dvs. pr. 31/12 eller pr. 30/6.
Referat version 2. Side 4 af 7 Kontingentet er fra 2015: 900 kr om året for mikroer og 1500 kr for mini, junior, trop og klan*. *Hvis man er på SU, kan man søge om at komme på et lavere SU kontigent. Ved indmeldelse betales der 200 kr., for dette får man et agsværd tørklæde samt mærker til uniformen og at den første halvårskontingentopkrævning kun gælder fra indmeldelsesdato. OK 12. Kl. 21:30 Vedligeholdelsesudvalg og Hytteboss Asbjørn fremlagde sit og jørns forslag (var rundsendt inden på mail) og bestyrelsen diskuterede det. Asbjørn& jørn D/A/ esluttet: Gruppeledelsen starter disciplinering op om brug af værksted, inklusive fredningsperiode med start NU, hvor værkstedet ikke bruges, men ryddes op. Asbjørn og jørn er nu hytteboss, hurra! Gruppen bevilliger en pulje på 2000 kr. til Asbjørn og jørns Værkstedoprydning, inkl. til nye reoler mv. Gælder: jørn og Asbjørn vil gerne deles om rollen som hytteboss. Følgend e oplæg indeholder beskrivelse af hvad vi forestiller os at gøre so m hytteboss, og hvilke begrænsninger der ligger, til hvilke opgaver der tilfalder en hytteboss. Hytteboss opgaven inkluderer: Reparationer af hytte og inventar Kontakt til håndværkere ifbm. førnævnte reparationer Eksempler på disse opgaver kan være: Udskiftning af en knækket vandlås Kontakt til håndværkere ved smadret vindue Reparation af opbrudte skure Overmaling af graffiti Hytteboss opgaven inkluderer ikke: Opgaver der kan vente til udvalgsarbejde Opgaver som kræver en bestyrelses beslutning Eksempler på disse opgaver kan være: Opsætning af ny havelåge Indkøb af nye stole
Referat version 2. Side 5 af 7 Maling af slidte vægge 13. Kl. 21:40 Grupperåd 2016 søndag d. 28. februar kl. 10-13 i Sambo Oplæg (se også invitationen fra sidste år i bilag 2 for inspiration) udover de faste punkter, vil vi gerne: D/ Have gode udendørs spejderaktiviteter før&efter det formelle møde: Have MASSER af ledere og store spejdere MED til det formelle møde: Anders undersøger hjælp udefra til dette Til det formelle møde have sund diskussion af o Gruppens udviklingsplan?? o Principper/størrelse kontingent & deltagerbetaling?? o Andet?? Til det formelle møde vælge o Revisor og flere bestyrelsesmedlemmer (alle ledere, revisor og forælder Mark er på valg i år) Husk: Computer som grupperådet kan tilmelde sig KlublivDanmark på Hvad gør vi og hvem står for hvad? Hårde Frister ifølge lovhæftet: o Indkaldelse med dagsorden udsendes senest lørdag d. 6/2-16. o Revideret regnskab for 2015 med tilhørende status underskrevet af bestyrelsen og revisor samt budget for 2016 udsendes senest lørdag d. 20/2-16. 14. Kl. 21:50 Møder næste halve år (Husk også: SUS i Sambo søndag d. 10/1-16) Forslag: Tirsdag d. 19. januar 2016 kl. 20-22 i Sambo Dirigent: Anders, Referent:, Forplejning: Mark Foreløbige emner: 1. Nyt fra, inkl status fra alle Udviklingsplan 2015-udvalg! 2. Godkendelse af Regnskab 2015 og budget 2016 3. Godkendelse af udviklingsplan 2016 4. Godkendelse af beretninger fra bestyrelsen og lederne 5. Godkendelse af dagsorden & drejebog for Grupperåd 2016 6. Tovholder sommerferieaktiviteter 2016 Tirsdag d. 29. marts 2016 kl. 20-22 i Sambo Dirigent: Formand, Referent:?, Forplejning:? Foreløbige emner: 1. Konstituering af nye bestyrelse
Referat version 2. Side 6 af 7 2. Nyt fra,inkl. Status fra alle eventuelle Udviklingsplan 2016-udvalg. 3. Godkendelse af sommerlejrbudgetter (se http://bagsvaerdgruppe.gruppe.dds.dk/node/265 ) 4. Godkendelse af retningslinjer for søaktiviteter 5. Vedligeholdelsesudvalg: Arbejdsdag forår 2016? 6. Status sommerferieaktiviteter Tirsdag d. 31.maj 2016 kl. 20-22 i Sambo Dirigent: Formand, Referent:?, Forplejning:? Foreløbige emner: 1. Nyt fra,inkl. Status fra alle eventuelle Udviklingsplan 2016-udvalg. 2. Økonomigennemgang 3. Nyt fra Divisionsråd 2016 4. Ledernes rengøringsliste 5. Tilmelding til efterårets spejderkurser 6. estyrelsens hjælp til oprykningen 7. Datoer for bestyrelsesmøder efterår 2016 15. Lederne: Om kurser estyrelsen besluttede estyrelsen besluttede at ophæve tidligere bestyrelsesbeslutning om på forhånd at udelukke tilskud til alle ophold på Spejdercenter Forlev. Gruppen vil kun give tilskud til DDS kurser Alle kursusdeltagere skal betale deres deltagerbetaling til Gruppen INDEN kurset. Derfor skal lederen først godkende kurset når lederen kan se at deltageren har betalt sin deltagerbetaling Gruppen søger kommunen om tilskud Anders 1. Kl. 21:55 Eventuelt jørn demonstrerede nøgleboksen, der bliver sat op i telefonskabet. Nøglechippen til kanoerne og nøglen til fjeldteltene ligger i den. Sig til jørn, hvis du skal bruge. Alle O Nye Aktioner: Anders går videre overfor US med o at søge at få politikken for tilskud til lederkursus ændret så det tager højde for at nu tager børn helt ned til 10 år på lederkursus
Referat version 2. Side 7 af 7 o Høre om særtilskud til stor landslejr 2017 Camilla hører om TRYGfonden vil give tilskud til floodloights retter hytteboss på hjemmesiden Anders snakker med lederne og sikrer at Peder får email om kursusbehov inden 1/1-1