tid&ressource Nr. 22 l information og nyheder om planlægning - simplex A/s - November 2011
K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. redaktør Svend Holm, sh@simplex.as redaktion louise Rønn, lr@simplex.as hovedkontor og salgsafdeling Simplex A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Telefon +45 9840 2020 simplex@simplex.as www.timeplan-software.com forhandlere institutioner i danmark Plustid ApS Telefon +45 70231716 info@plustid.dk www.plustid.dk sverige Tomas Holm og Magnus Borjesson Telefon +46 406076220 timeplan@pakompetens.se www.pakompetens.se Norge Kaare-Henrik Ahlsen Telefon +47 97059604 kaare@datatjenesten.no www.datatjenesten.no finland Jaakko Kairtamo og Seppo Kaile Telefon +358 407079622 jaakko.kairtarmo@ohjelma-aitta.fi www.ohjelma-aitta.fi holland Robin Welsing Telefon +31 765780481 rwensing@allinco.nl www.allinco.nl oplag 1.000 eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk design, produktion og tryk formula Tryxager A/S Telefon +45 70701122 distribution Kis flindt, Simplex A/S forsideillustration: lars Gravesen Trykt på Cocoon, 100 % genbrugspapir tid & ressource så er den her: timeplan version 6.0 i denne særudgave af tid & ressource sætter vi fokus på lanceringen af timeplan version 6.0 - det største projekt i simplex A/s historie og den vigtigste timeplan version til dato. Du kan læse om teknikken og menneskerne bag version 6.0, om den første TimePlan version 6.0 kunde, om de nye funktioner og om Marianne, som har skrevet manualen. Vi bringer også historier om den helt nye TimePlan webside, Ekstranettet og TimePlan App til iphone og Android telefoner. Vi har desuden talt med Simplex A/S direktør Henrik Baasch, som fortæller om sin oplevelse af arbejdet med TimePlan version 6.0. Direktøren løfter også sløret for nogle af de nye projekter Simplex A/S arbejder med for at gøre arbejdslivet lettere for TimePlan kunderne rundt omkring i Europa. God fornøjelse. Redaktionen. Vigtige datoer for VersioN 6.0 11. november 2011 TimePlans nye webside og Ekstranet frigives kl. 11.11. 24. november 2011 TimePlan version 6.0 frigives. gratis onlinepræsentationer I december 2011 og januar 2012 tilbyder Simplex A/S følgende gratis onlinepræsentationer på dansk, engelsk og svensk. Tilmelding: www.timeplan-software.com eller lg@simplex.as Præsentation 1 Nyheder og ændringer i timeplan version 6.0. for eksisterende TimePlan kunder, som vil se den nye version og nyhederne. Præsentation 2 timeplan internet Medarbejderportal. for eksisterende og potentielle Time- Plan kunder, som vil se det nye design af Medarbejderportalen og de mange nye funktioner i dette modul. Præsentation 3 teknisk time- Plan version 6.0 præsentation. for de medarbejdere hos eksisterende TimePlan kunder, som arbejder med installationer og serveradministration. 6. december 2011 9.30-10.30 Præsentation 1. 11.00-12.00 Præsentation 3. 13.30-14.30 Præsentation 2. 7. december 2011 9.30-10.30 Præsentation 2. 11.00-12.00 Præsentation 3. 13.30-14.30 Præsentation 1. 8. december 2011 9.30-10.30 Præsentation 2. 13.30-14.30 Præsentation 1. 10. januar 2012 09.30-10.30 Præsentation 1. 11.00-12.00 Præsentation 3. 13.30-14.30 Præsentation 2. 11. januar 2012 09.30-10.30 Præsentation 2. 11.00-12.00 Præsentation 3. 13.30-14.30 Præsentation 1. 12. januar 2012 09.30-10.30 Præsentation 2. 13.30-14.30 Præsentation 1 2 I information og Nyheder om timeplan
tid & ressource teknikken bag timeplan version 6.0 teknisk projektleder Peter Naldal fortæller om hvorfor det er så afgørende at man nu kan adskille databasedelen og brugersessionerne i timeplan. - Den tidligere TimePlan database var ikke i stand til at håndtere en adskillelse af database og brugersessioner med tilfredsstillende ydelse. Men nu kan vi tilbyde alle TimePlan 6.0 kunder, at de kan sprede TimePlan installationen ud på to eller flere servere, forklarer Peter naldal, senior systemudvikler hos Simplex A/S. flere databaser Multinationale TimePlan kunder kører i dag med separate installationer og databaser for hvert land. TimePlan 6 er i stand til at udnytte muskelstærke SQl-databaser. Dermed er fundamentet på plads frem mod at muliggøre en samlet installation for alle lande. Tilsvarende fordele viser sig for store koncerner, der ønsker at samle flere kæder i samme database og installation. - TimePlan version 6.0 er tilpasset Microsofts SQl Server. firebird følger senere ligesom andre databaser, efterhånden som vi møder behovet fra kunderne. firebird og MS SQl Express er gratis databaser. Afhængig af behovet kan man bruge en af disse eller investere i en større og stærkere database. Hvis kunden allerede har investeret i en tredje database, kan man bede Simplex A/S om at foretage de nødvendige TimePlan tilpasninger i forhold til denne database, siger Peter naldal. hvad er timeplan version 6.0? Brugere på serverfarm En begrænsende faktor i forhold til at samle databaser og installationer i TimePlan version 5 har været, at det optimale TP5- opsæt samler brugersessioner og database på samme kraftige maskine. - TimePlan version 6.0 derimod er designet til at operere i en konfiguration, hvor brugersessioner og database er adskilte. Dermed er der ingen begrænsning i antallet af brugersessioner. Man er frit stillet til Eksempel på en TimePlan version 6.0 konfiguration med opdeling af installationen på en databaseserver, terminalserver farm samt internetserver som i dette tilfælde også afvikler autokørsler. Figuren beskriver samtidigt kommunikationen mellem enhederne samt hvor software afvikles. at opbygge en terminalserver farm med det antal maskiner der er behov for, siger Peter naldal. tredje ben TimePlan Internet, som er udvidet med TimePlan version 6.0, indgår via internetserveren som det tredje ben i arkitekturen. TimePlan autokørsler kan installeres på en fjerde server eller evt. på internetserveren. Peter naldal understreger at muligheden for at benytte netop denne konfiguration er et krav hos mange potentielle TimePlan kunder, og det er derfor med til at gøre TimePlan endnu mere konkurrencedygtigt. - Men samtidig skal det siges, at denne opdelte konfiguration ikke er et krav. Kunder, der ønsker at fortsætte med at have alt samlet på samme maskine, kan gøre dette uden problemer, påpeger Peter naldal. tålmodige kunder Efter lanceringen af TimePlan version 6.0 går Peter naldal og Simplex A/S programmørteamet over til vedligeholdelse af version 6.0. - Vi tager også hul på de ændringsønsker, der står i kø for at blive løst. Vores kunder har været meget tålmodige og afventet, at vi kom ud med TimePlan version 6.0. nu glæder vi os til at se version 6.0 køre, ikke blot i vores testopstillinger, men i den virkelige verden hos vores kunder, lyder det fra Peter naldal. ny TimePlan version frigivet den 24. november 2011. op til TimePlan version 5.40 har TimePlan været fastlåst til en bestemt database. I TimePlan version 6.0 er databaselaget adskilt fra resten af programkoden, hvilket gør det muligt at håndtere forskellige databaser. Brugen af SQl-databaser lægger op til at adskille database og brugersessionerne på forskellige servere. Ideen om at ændre TimePlans databasestruktur blev bragt op første gang i 2002. TimePlan version 6.0 projektet startede officielt i februar 2008 med Peter naldal som teknisk projektleder. - Nu glæder vi os til at se version 6.0 køre, ikke blot i vores testopstillinger, men i den virkelige verden hos vores kunder, lyder det fra teknisk projektleder Peter Naldal, som har arbejdet med TimePlan version 6.0 siden 2008. information og Nyheder om timeplan I 3
tid & ressource første timeplan 6.0 kunde: programmet matcher vores strategi fk distribution A/s ledte længe og grundigt efter det helt rigtige tidsregistreringssystem. Valget faldt på timeplan version 6.0 fordi programmet matcher danmarks største private distributionsvirksomheds tekniske og brugermæssige krav. - Vi vil gerne have så mange af vores applikationer som muligt til at køre på Citrix og flest mulige servere til at være virtuelle. Dette er vores platform og IT strategi. og det er netop det vi kan med TimePlan version 6.0 og som har været afgørende for vores valg af TimePlan. Sådan lyder det fra Michael Christensen, som er IT driftschef hos fk distribution A/S i Taastrup. Han understreger, at det er vigtigt for fk Distribution A/S, at TimePlan version 6.0 kan køre på Microsofts SQl server og virksomhedens cluster løsningen for at sikre redundans. FK Distributions IT driftschef Michael Christensen. Livrem og seler - for at gå med livrem og seler valgte vi at invitere flemming larsen, vores tekniske kontakt hos Simplex A/S, over til vores hovedkontor i Taastrup i september 2011 for at lave en testinstallation. Der gik nogle få timer og så var TimePlan version 6.0 oppe og køre. Kort tid efter gik vi i gang med implementeringen, lyder det fra Michael Christensen. FK Distribution A/S leverer tryksager til 2,2 millioner danske husstande to gange om ugen. Lønmedarbejdere Lis Jensen og Karin B. Petersen og regnskabschef Oksana Sieland er alle medlemmer af projektgruppen, der implementerer TimePlan version 6.0 hos FK Distribution A/S. funktionærer I første omgang ledte fk Distributions regnskabschef oksana Sieland efter et system, der kunne klare tidsregisteringen for virksomhedens timelønnede produktionsmedarbejdere. - Men så opdagede vi, at TimePlan også dækker HR administrationsdelen og tænkte: Hvorfor tager vi så ikke også vores funktionærer med? I stedet for at registrere fravær i Excel ark kan vi nu gøre det i TimePlan. Medarbejderne kan logge ind via Internettet, se deres feriefridage og selv taste deres ønskeferie ind, siger oksana Sieland. Besøgte kunder Regnskabschefen og lønmedarbejderne lis Jensen og Karin B. Petersen kontaktede Simplex A/S og nogle andre potentielle leverandører i sommeren 2010. - Vores daværende system fungerede ikke længere optimalt. Vi så på online demoer og besøgte eksisterende kunder, der benytter TimePlan. Simplex A/S var faktisk vores førsteprioritet hele vejen, fordi vi fik HR delen med, som vi også manglede, lyder det fra oksana Sieland. første kunde Da fk Distribution A/S inviterede Simplex A/S flemming larsen til Taastrup for at lave en TimePlan testinstallation, faldt det sammen med, at version 6.0 var klar. - Derfor valgte vi at installere TimePlan version 6.0 med det samme og således blev fk Distribution A/S den første kunde, som nu kører med TimePlan version 6.0, fortæller systemudvikler flemming larsen. Han har været fk Distribution A/S tekniske kontakt siden virksomheden første gang tog kontakt til Simplex A/S i sommeren 2010. oplagt - Jeg forstod, at Michael Christensen og hans team hos fk Distribution helst ville køre på SQl versioner. Så de virkede som en oplagt kunde at starte TimePlan version 6.0 hos, siger flemming larsen. fk Distribution A/S har datterselskaber i København, Vejle, Horsens, Esbjerg og på fyn og 500 medarbejdere på landsplan. Virksomheden planlægger at gå i luften med TimePlan den 1. januar 2012. Flemming Larsen (i midten) er blandt programmørteamet bag TimePlan version 6.0, og har været teknisk kontakt for FK Distribution. Her er han sammen med Simplex A/S kollegaerne Peter Knudsen og Chien van Tran. 4 I information og Nyheder om timeplan
tid & ressource Ny timeplan webside 11.11.11. kl. 11.11 den 11. november (11) 2011 kl. 11.11 går timeplans nye webside i luften på seks sprog med alt hvad potentielle timeplan kunder måtte ønske sig. Simplex A/S har længe ønsket at kunne fortælle om fordelene ved TimePlan ud fra de tre områder: Arbejdstidsplanlægning, Tidsregistrering og HR-Administration. Det sker nu via den nye TimePlan webside, der fokuserer på fordele i forhold til den enkelte virksomheds tid og ressourcer. Den nye webside henvender sig hovedsageligt til potentielle kunder, hvor det nye Ekstranet er for eksisterende kunder. suverænt spændende - Det er bare suverænt spændende at designe den nye webside, Ekstranettet og App en til iphone og Android. Jeg oplever en kæmpe frihed til at komme ud med nye ting her hos Simplex A/S og en virkelig forståelse og begejstring her i huset, lyder det fra lars Gravesen, som er manden bag websiden, Ekstranettet og App en. Video om timeplan lars Gravesen har også lavet en videoprofilering af TimePlan, som med visuelle effekter forklarer hvorfor TimePlan er det førende software program til Arbejdstidsplanlægning, Tidsregistrering og HR-Administration. Brugeren får mulighed for at få glimt af hvordan programmet ser ud og hvor let TimePlan er at arbejde med. Videoen forklarer også fordelene med TimePlan i forhold til tidsbesparelser, overholdelse af overenskomster og hvordan man sparer af ressourcer og lønninger. Desuden indeholder videoen udtalelser fra eksisterende kunder, som fortæller om deres oplevelser med TimePlan. forhandlere deltager Den nye TimePlan webside udgives på dansk, engelsk, norsk, svensk, finsk og hollandsk. - Hver TimePlan forhandler i de pågældende lande deltager med referencer, nyheder og arrangementer såsom webinar. Potentielle kunder kan også hente billeder og brochure, lyder det fra lars Gravesen. Nyt ekstranet for eksisterende timeplan kunder simplex A/s Lars gravesen har i forlængelse af den nye timeplan webside også udviklet et særligt timeplan ekstranet til eksisterende kunder. - Ekstranettet er et værktøj til endnu bedre kommunikation med vores nuværende kunder omkring TimePlan. Det er også en måde at samle alle vores kunder ét sted online. Sådan lyder det fra lars Gravesen, som har gjort meget ud af at lægge al relevant information til TimePlans kunder bag et enkelt log-in. Lettilgængeligt - Du logger ind på Ekstranettet og har nu adgang til servere, information, manualer, materialer og downloads. Brugerne kan også hente de seneste TimePlan opdateringer, finde support, undervisningsmaterialer, læse referater fra ERfA møder, se hvornår de næste møder er og tilmelde sig, fortæller lars Gravesen. Han understreger, at TimePlan Ekstranet er et område som han vil arbejde særligt med at videreudvikle for at gøre alle fordele og informationer lettilgængelige for Simplex A/S kunder. Lars Gravesen viser den nye TimePlan webside (skærmen til venstre). timeplan ekstranet menustruktur ERfA - Referater - nyheder & Announcements - Arrangementer & Tilmelding Tips & Tricks Tid & Ressource Kundemagasin Downloads - opdateringer & Hjælpefiler - Manualer Support Ticket - faqs - Hjælp til Go-to-assist Undervisning & Uddannelse, Priser & Tilbud information og Nyheder om timeplan I 5
Nyheder i timeplan version 6.0 tid & ressource simplex A/s svend holm kunne efter eget udsagn fylde hele denne særudgave af tid & ressource med beskrivelser af nyheder i timeplan 6.0. Men da der bliver udsendt et nyhedsdokument og tilbud om gratis onlinekurser til alle TimePlan kunder, nøjes vi med at bringe et udpluk her på siderne. internetmodulet bliver til en Medarbejderportal Den nye medarbejderportal i TimePlan version 6.0 er en videreudvikling af Internetmodulet. nu kan du logge ind på Medarbejderportalen via Internettet fra hvilken som helst PC. - Medarbejderportalen er lavet for at give medarbejderen overblik. Du kan se arbejdstider, feriekonto, afspadsering og aktuelle dokumenter. Du kan modtage beskeder fra ledelsen og dine kollegaer og se dine lønoplysninger, fortæller lars Gravesen fra Simplex A/S, som står bag designet af Medarbejderportalen, og som har arbejdet tæt sammen med flemming larsen, som har været ansvarlig for programmeringen. Alle data læses fra og skrives til TimePlan automatisk. ledelsen i den enkelte virksomhed bestemmer selv hvilke af de mange muligheder og funktioner virksomheden vil tilbyde medarbejderne. Du kan blandt andet lave refusion af kørsel via TimePlan Medarbejderportalen. det mest geniale - Medarbejderportalen sikrer ressourcebesparende online opdatering og deling af information for virksomheden, især fordi medarbejderne selv kan rette og se egne medarbejderdata online, siger lars Gravesen og tilføjer: - Du kan også bytte vagter, registrere komme, gå, pause og fravær, og lave refusion for kørsel via Medarbejderportalen. Det mest geniale er, også på TimePlan App en (side 8), at du kan gå ind og se dine arbejdstider for den kommende periode samt bytte med dine kollegaer, hvis TimePlan bliver sat op til det. Ændrede medarbejdere når man under Ændrede medarbejdere valgte opdater lønsystem i TimePlan 5.0, blev alle ændringer, der var udført på medarbejderen siden sidste opdatering til lønsystemet, sendt i stamdatafilen til ændrede medarbejdere. I TimePlan 6.0 er det de akkumulerede ændringer pr. ikrafttrædelsesdato, der sendes til stamdatafilen. Fraværstyper. fraværstyper Det er nu muligt på de enkelte overenskomster at vælge hvilke fraværstyper, der ved lønkørsel skal beregnes for ultimo måneden for den periode, der køres løn for. rettighedsprofiler Der er kommet en ny rettighedsprofil, der betyder, at det nu er muligt at bestemme hvilke brugere, der kan tildele løntillæg til medarbejderne. I TimePlan 6.0 kan der også oprettes rettigheder til statistikmodulet, så man kan afgrænse hvilke statistikker, der må oprettes af den enkelte profil. Ændrede medarbejdere. Vedligeholdelse af tillægstyper Værdier for overenskomsttillæg kan oprettes og vedligeholdes for alle overenskomster 6 I information og Nyheder om timeplan
tid & ressource Vedligeholdelse af tillægstyper. i samme skærmbillede. fra samme skærmbillede kan alle værdier under Generelt vedligeholdes. differencekørsel Det er nu muligt fra lønkørsler at lave differencekørsler på ændringer i lønlåst data. Differencekørsel. Marianne og manualen gennem det seneste år har simplex A/s Marianne Lolholm Møller været alle 1.100 sider af timeplan manualen igennem for at sikre sig, at manualen er klar og opdateret til lanceringen af version 6.0. - Vi har både skrevet nye afsnit og omskrevet eksisterende afsnit. Det er også nyt at hele TimePlan version 6.0 manualen udkommer på engelsk, fortæller Marianne lolholm Møller og fortsætter: - Vi er blevet mere internationale. De kunder, der ikke taler dansk, skal have engelske skærmbilleder og oversættelse. ros for manual og sprog Mange af Simplex A/S kunder ved godt, at det er Marianne lolholm Møller, som sidder med TimePlan manualen. - Så de spørger jo ind til manualen når de ringer. Vi får ros for vores manual og sproget i den, lyder det fra manualskribenten, som glæder sig til at TimePlan version 6.0 manualen bliver frigivet. Hun nævner, at kollegaen Jan Amnitzbøll Krusell har været med til at gøre manualen færdig. - Det bliver rart at lave noget andet end at se på Marianne Lolholm Møller præsenterer TimePlan version 6.0 manualen, som hun er hovedansvarlig for. skærmbilleder, siger hun med et smil og tilføjer: - Så kan jeg fokusere på at vedligeholde manualen, rette små sproglige ting og tilpasse skærmbillederne. Jeg fortsætter også med min ugentlige telefonsupport og virksomhedstilrettet undervisning i brugen af TimePlan. timeplan version 6.0 manualen Beskriver TimePlans funktioner for TimePlans brugere. fylder godt 1.100 sider. Kan downloades som PDf via Time- Plans nye webside. ligger som hjælpefil i TimePlan version 6.0. Udkommer på både dansk og engelsk. information og Nyheder om timeplan I 7
interview med direktøren tid & ressource tid & ressource har talt med simplex A/s administrerende direktør, henrik Baasch, om hans oplevelse af udviklingen af timeplan version 6.0, og hvilke nye timeplan projekter simplex A/s arbejder på for at gøre hverdagen lettere for virksomhedens kunder. Hvordan har du oplevet udviklingen af TimePlan version 6.0? Alle har knoklet for at få TimePlan version 6.0 klar. Vi går på markedet med en version, der er gennemtestet og en opdateret manual. Vi har dog ikke været dygtige nok til at bruge timerne og energien optimalt. Hvis vi havde styret projektet bedre, så havde vi været på markedet med version 6.0 for et stykke tid siden. Jeg har ikke været dygtig nok til at gennemskue projektets omfang. Hvad kunne have gjort en forskel? At vi havde ansat nogle flere eksterne ressourcer. Dette er én af grundene til at vi kigger på at få et produktionsteam i udlandet. Men vi er nået i mål og vi glæder os alle til forhåbentlig også at bade os lidt i successen. Gennem det seneste halve år har det været svært at se successen, fordi vi har været bagud med version 6.0. Hvordan har det at være bagud påvirket arbejdsprocessen? Det har sat en dårlig stemning her i huset, som er gået ud over vores dagligdag og supporten til vores kunder. Vores kunder må ikke blive ramt. Udviklingen af nye funktionaliteter har måtte vige for TimePlan version 6.0 projektet. Men trods alt kan vi fremvise en række nyheder, som jeg er sikker på vil blive taget godt imod. hvad skal der ske efter frigivelsen af timeplan version 6.0? Vi kommer med nogle frigivelser af nye funktionaliteter i år. Vi har udviklet en App til både iphone og Android. Mange af vores kunders medarbejdere er unge mennesker, som bruger telefon i stedet for computer og e-mail og App en bliver et vigtigt værktøj til kommunikation. Desuden arbejder vi på TimePlan version 7.0, som bliver et rent browser baseret program og det nye modul AutoPlan. Hvad handler AutoPlan om? AutoPlan handler om at TimePlan automatisk udarbejder den mest effektive arbejdstidsplan. AutoPlan vil give vores kunder besparelser og samtidig mere tilfredse medarbejderne. Modulet vil ud fra de indlagte behov for medarbejdere selv komme med et forslag til hvem der skal indgå i arbejdsplanen. Medarbejderne kan melde ind hvornår de ikke ønsker at arbejde og hvornår de helst vil arbejde. Medarbejdernes ønsker parres sammen med behovet for arbejdstimer samtidig med, at ansættelsesforhold, overenskomstregler og arbejdsmiljøregler tjekkes. Resultatet bliver en optimal sammensat plan, der sikrer den bedst mulige økonomi og service for virksomheden, samtidig med mere tilfredse medarbejdere. AutoPlan er et led i vores strategi om at gøre TimePlan til en endnu bedre investering for vores kunder, og sikre vores fortsatte position og ekspansion på marked. Hvordan er AutoPlan relevant for eksisterende TimePlan kunder? nogle af vores kunder er med i udviklingsprocessen for AutoPlan, og vi ser frem til at samarbejde med dem og at gøre TimePlan endnu bedre. timeplan App til iphone og Android Nu kan du tage timeplan med dig hvor end du går. simplex A/s Lars gravesen har udviklet en timeplan applikation til iphone og Android telefoner. - TimePlan App en giver eksisterende kunder mulighed for at tjekke arbejdstider, lægge vagter ud til bytning og at tage ledige tider, der er lagt ud af arbejdsgiver eller kollegaer, fortæller marketingskonsulent lars Gravesen, som har designet TimePlan App version 1.0. - App en indeholder også information såsom ERfA-møder, nyheder, arrangementer og log-in til Internetmodulet. App en vil altid vil være synkroniseret med TimePlan for ledige vagter og arbejdstider, lyder det fra marketingskonsulenten. fungerer godt TimePlan App version 1.0 er udviklet til eksisterende kunder. lars Gravesen er også i gang med at udvikle en TimePlan marketing App, som potentielle TimePlan kunder kan downloade og finde informationer igennem. Sådan ser den nye TimePlan App version 1.0 ud, her i hånden på en stolt designer og udvikler, Lars Gravesen, Simplex A/S. App en installeres gennem QR scan (stregkode) eller download. - Vi har testet App en grundigt og den fungerer utrolig godt. Henrik Baasch præsenterede App en på det svenske ERfA møde og kunderne udtrykte stor begejstring for dette nye tiltag, siger lars Gravesen. Er du klar? Scan her. 8 I information og Nyheder om timeplan