Boligselskabet Alliken Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 29. august 2013 kl. 17.00 På Kalundborg Vandrehjem, 4400 Kalundborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 3 2 Godkendelse af referat... 3 3 Boligselskabet Alliken... 3 3.1 Orientering fra formanden... 3 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 3.3 Domea 2015... 3 3.4 Udlejningssituationen i boligselskabet... 3 3.5 Opnotering til boliger på ejendomskontor... 4 3.6 Personaleforhold Generel orientering... 4 3.7 Digitale syn... 4 4 Orientering fra administrationen... 7 4.1 Ny webredaktør for boligselskabet... 7 5 Nybyggeri... 7 5.1 Helhedsplan afdeling Østbyen - status... 7 6 Boligselskabets afdelinger... 7 6.1 Biblioteksgården status på fejlbudgettering i sagen om nye vinduer... 7 6.2 Klostermosen opfyldning af render - status... 7 6.3 Klostermosen problemer med vand fra tage/tagrender, som trænger ind i lejemålen status... 7 6.4 Salg af Årby og måske bygge selv, på Lundevej... 7 6.5 Det kommende valg af formand og organisationsbestyrelsesmedlemmer. 8 7 Mødeplanlægning... 8 8 Eventuelt... 8
Deltagere fra bestyrelsen: Maja Hansen, formand Kylle Gulmark næstformand Birgit Petersen Erling Winther Gert Markussen Helle Hansen Holger Pedersen Ragnhild L. Kristiansen Uffe Frejdal Nielsen Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Jesper Tougaard, Ejendomsfunktionen Anders Hornehøj, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 21. august 2013
1 Godkendelse af dagsorden Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Indstilling: Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. maj 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligselskabet Alliken 3.1 Orientering fra formanden Formanden har, sammen med Bent Gordon og Anders Hornehøj fra Domea, været til styringsdialogmøde med kommunen. For at give bestyrelsen indblik i hvad der er blevet drøftet på mødet, vedlægges referat af mødet med kommunen. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. 3.3 Domea 2015 Status på hvor langt Domea er, med et oplæg til en drøftelse af etablering af et servicecenter i Kalundborg. Der arbejdes p.t. i Domea på, at udarbejde nogle beregningsmodeller, som giver grundlag for vurdering af den økonomiske side af sagen. Når Domea er klar med dette og til, at tage drøftelsen med Alliken, vender de tilbage. 3.4 Udlejningssituationen i boligselskabet Fortsat drøftelse af udlejningssituationen i boligselskabet. På sidste møde var der enighed om, at der skulle arbejdes videre med, at finde de bedst egnede muligheder for, at reklamere bedst og billigst muligt, for opskrivning og udlejning. Side 3 af 8
Der er forslag om, at reklamere i gratisaviserne i området og biografreklamer. Andre ideer er meget velkomne og der skal fremover budgetteres med udgifter til reklame. Det indstilles, at bestyrelsesmedlemmerne kommer med forslag, som kan drøftes. 3.5 Op notering til boliger på ejendomskontor Status på kontorets undersøgelse af muligheden, for at kontoret kan hjælpe potentielle lejere, med at skrive sig op, på kontoret. Umiddelbart er der intet til hinder for, at potentielle lejere kan få hjælp til, at skrive sig op på ejendomskontoret. Der er dog en udfordring i, at der skal betales for opskrivningen og at pengene ikke kan modtages på ejendomskontoret. En anden udfordring er, at det selvfølgelig er ressourcekrævende og at der skal være kvalificeret personale til stede på kontoret, til at udføre hjælpen, uden at det må gå ud over, den øvrige service ejendomskontoret skal udføre overfor lejerne. Ejendomskontoret og driftschefen, arbejder på hvordan det kan gøres og kommer med et oplæg, snarest muligt. 3.6 Personaleforhold Generel orientering Siden sidste møde er Søren gået på pension og vores elev Kasper, er taget på skole, et halvt år frem. Sommeren er gået over forventning, fordi tørkeperioden har været lang og det grønne så ikke er vokset så stærkt. Dette betyder, at der har været sparet på kræfterne i det grønne og at man derved, så har kunnet følge rimeligt med, når det drejer sig om de øvrige opgaver, på trods af den lavere bemanding i ferieperioden. Generelt har ejendomsfunktionærerne, som følge af driftsfællesskabet, udført en del arbejder som ellers tidligere har været udført af eksterne håndværkere. Dette bevirker, at der udføres flere arbejder for pengene end tidligere. Status på arbejdet med årshjul, er at der snart foreligger timesedler for alle ansatte for 1 år. Når disse er optalt og bearbejdet, kan det ses hvordan tidsforbruget er fordelt på de enkelte afdelinger. Herefter lægges der op til, udarbejdelse af arbejdsplaner for de enkelte afdelinger, med tidsforbrug udarbejdet ud fra registreringerne på medarbejdernes timesedler for det forgangne år. Når disse er klar i udkast, vil de blive drøftet med de enkelte afdelingsbestyrelser. Derefter dannes der årshjul for hver enkelt afdeling, hvor der bliver aftalt hvad der skal laves og hvornår. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.7 Digitale syn Vel vidende, at der ligger en tidligere organisationsbestyrelses beslutning om, at man mente at flytteudgifterne var for lave, til at en investering i digitalt syn kunne betale sig. Forslaget genfremsættes, da der nu foreligger beregninger som viser, at det er gunstigt for selskabets afdelinger, at der investeres i digitalt syn. Side 4 af 8
Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-30 %. Det er udarbejdet følgende beregning for Alliken: Estimerede besparelser i Boligselskabet Alliken ved iværksættelse af digitale syn 20-30 % af udgiften Flytteudgifter i 2012 478.413 Besparelse pr. år v/20 %= 95.683 v/ 25 %= 119.603 v/ 30 %= 143.524 Kostpris 1200 pr. bolig x 444 424.800 Tilbagebetalingstid v/ 20 % besparelse 4,4 år v/ 25 % besparelse 3,6 år v/ 30 % besparelse 3,0 år Besparelsen være kroner lige ned i afdelingernes regnskab, så snart digitalt syn er implementeret. Der er ikke mange steder, hvor boligselskabet kan lave besparelser i denne størrelsesorden. Herudover sparer ejendomsmestrene flere timer på hvert syn, som kan bruges til andre opgaver. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Side 5 af 8
Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Det foreslås, at arbejdskapitalen i Alliken betaler hele udgiften. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Side 6 af 8
Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling 4 Orientering fra administrationen 4.1 Ny webredaktør for boligselskabet Status på, hvorvidt Kirsten Bøgelund, fra Biblioteksgården ville være med webredaktør, sammen med Gert Markussen. Hvis ikke, bør der søges andre muligheder. 5 Nybyggeri 5.1 Helhedsplan afdeling Øst byen - status Formanden vil orientere om status, efter sidste fællesmøde om sagen, den 20/8 2013. 6 Boligselskabets afdelinger 6.1 Biblioteksgården status på fejlbudgettering i sagen om nye vinduer Formanden vil orientere om sagens stade. Domea har påtaget sig ansvaret og finder en økonomisk løsning, uden omkostning for Alliken. 6.2 Klostermosen opfyldning af render - status Status på sagen er, at renderne nu er fyldt op. 6.3 Klostermosen problemer med vand fra tage/tagrender, som trænger ind i lejemålene status Status på sagen er, at der er udført en destruktiv undersøgelse af problematikken, som viser, at regnvandet ledes ind i bygningen ved fodblik samlingerne på taget. Samlingerne på taget, de steder hvor vandet stadig trænger ind, vil blive fuget, hvorefter problemerne skulle være løst. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 6.4 Salg af Årby og måske at bygge selv, på Lundevej Formanden har ønsket en drøftelse af dette. Salg af almene boliger er en større og længerevarende proces, som kræver både godkendelse i Allikens repræsentantskab, kommunal tilkendegivelse og en ministe- Side 7 af 8
riel godkendelse. Inden kommunen præsenteres for ideen, kræver det, at man har lavet et større forarbejde, hvor man begrunder overvejelserne om salg, vedlagt forskelligt materiale, som underbygger dette. Herudover skal der også laves tilstands- og økonomisk vurderinger af bygningerne og udarbejdes en mæglervurdering af, hvor meget et evt. salg kan indbringe. Hele materialet forelægges herefter kommunen, som så skal komme med en kommunal tilkendegivelse og hvis den, er enig med Allikens anmodning om salg, skal det hele sendes til godkendelse i ministeriet. På styringsdialogmødet med kommunen, drøftede vi kort om det var muligt, selv at bygge nyt på Lundevej. Kommunen skal stille med kommunal grundkapital, p.t. 10%, ved opførsel af nye almene boliger. Kommunen har ikke p.t. budgetteret med sådanne udgifter og vi kender ikke kommunens ønsker og behov for evt. nye almene boliger. Der pågår p.t. undersøgelser omkring disse forhold. Punktet tages op i organisationen, så snart der er nyt. 6.5 Det kommende valg af formand og organisationsbestyrelsesmedlemmer På repræsentantskabsmødet den 26-11-2013 skal der vælges ny formand og den nuværende formand, har meddelt at hun ikke umiddelbart ønsker genvalg. Derfor skal bestyrelsen og repræsentantskabet, søge nye egnede kandidater til formandsposten. Ligesom de bestyrelsesmedlemmer der er på valg i år, bedes gøre op, hvorvidt de ønsker, at lade sig genopstille. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og aktivt vil søge egnede kandidater. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013. 26-11-2013 Bestyrelsesmøde kl. 17.00 Kalundborg Vandrehjem 26-11-2013 Repræsentantskabsmøde kl. 19.00 Kalundborg Vandrehjem Møde med rundtur i alle afdelinger skal aftales. 8 Eventuelt Side 8 af 8