5 tips til at få styr på tiden Og få medarbejderne motiveret til at tidsregistrere Løft virksomheden Få styr på jeres timer og kontrakter, så I kan vækste i jeres virksomhed. Vi giver her 5 tips til, hvordan I kan bruge tidsregistrering til at styrke forretningen og jeres interne processer. Derved får I faktureret mere og forbedret bundlinjen samtidig med, at I kan træffe strategiske beslutninger ud fra data i stedet for mavefornemmelser. I TimeLog er det nemlig vores mål at optimere den måde, vi alle bruger vores tid på, så vi når de personlige samt projekt- og forretningsmæssige mål uden at miste overblikket. Vi kalder det Value your time 1
Indholdsfortegnelse 1 Tager I jeres egen medicin? 3 1.1 Brug tiden til at træffe beslutninger ud fra 3 1.2 I kan gøre det samme 4 2 Strategisk indblik med tidsregistrering 4 3 What s in it for me? 5 4 Modenhed afgør det strategiske udbytte 5 5 Kontraktstyring har I det fulde overblik? 8 5.1 Få styr på jeres kontrakter med tidsregistrering 8 1. udgave Skrevet af Maiken Blok TimeLog A/S Alhambravej 5 1826 Frederiksberg Danmark Telefon +45 70 200 645 2015 TimeLog A/S Alle rettigheder forbeholdes. www.timelog.dk info@timelog.dk 2
1 Tager I jeres egen medicin? Der er guld gemt i de data, som I har opsamlet gennem jeres tidsregistrering Vi ved, at mange kigger på vores organisation og tænker: De sælger et tidsregistreringssystem, det må have været nemt for dem at implementere og holde fast i. Selvom vi sælger et tidsregistreringssystem og rådgiver om tidsregistrering, har vi også haft udfordringer med at få alle medarbejdere med på vognen og forstået vigtigheden af præcis tidsregistrering for vores forretning. Vi har mange forskellige medarbejdere, hvor nogle er til præcise fakta og tal, og andre er mere kreative og har brug for visualiseringer og illustrative forklaringer. Det har naturligvis givet os nogle udfordringer i hverdagen i forhold til at opsamle data og få tidsregistreret til tiden. Vi forklarer derfor vores nye medarbejdere som noget af det første, hvordan vi tidsregistrerer, og hvorfor det er så vigtigt for vores forretning. Det kan godt virke overvældende, hvis man ikke er vant til at tidsregistrere, derfor er det vigtigt, at de forstår, hvad vi bruger data til, da det så er nemmere at implementere i dagligdagen. 1.1 Brug tiden til at træffe beslutninger ud fra Gennem årene er vi gået fra meget simple til mere detaljerede projekter for at se præcis, hvad vi bruger vores tid på. Fx skelner vi mellem drifts- og investeringsprojekter. Driftsprojekter er til de opgaver, vi kontinuerligt arbejder på - det kan være kundesupport eller vedligeholdelse af vores websites det der holder vores forretning kørende. Investeringsprojekter er engangsprojekter eller projekter, som kan ende med at blive driftsprojekter, fordi vi beslutter, at det er en god investering at fortsætte med disse fremadrettet. Et eksempel på dette er, da vi startede på vores udadrettede aktiviteter som MeetUps og seminarer. Det startede som et investeringsprojekt, da det havde en afslutning, hvor vi efter et år evaluerede tidsforbruget og omkostningerne versus deltagelse og kundernes feedback. Vi kunne ud fra tallene og feedbacken se, at det var en succes, og vi planlagde derfor fremtidige events ind i den almindelige drift. Det betyder, at vi i dag bl.a. afholder seminarer, morgenmøder og kurser. Ved at opdele vores interne projekter i drift og investering, så kan vi til hver en tid se, hvor meget det kræver at køre TimeLog som organisation med den nuværende kundebase altså uden yderligere investeringer. Det er for mange virksomheder et vigtigt nøgletal, så man kan se, hvor mange ressourcer man har til investering i vækst og derefter kan man så planlægge, hvordan disse skal bruges. 3
1.2 I kan gøre det samme Det kræver ikke meget at udnytte jeres tidsregistrering mere, end I formentlig gør i dag. Der er guld gemt i de data, som I har opsamlet gennem jeres tidsregistrering, og I bør gå ind og tage stilling til, om I får svar på strategiske spørgsmål for jeres forretning eller skal jeres opsætning i jeres system (eller hvad I nu bruger) justeres. Jeres forretning har sikkert ændret sig en del, siden I implementerede tidsregistrering, og derfor ændres jeres databehov også. Kan det måles, kan det styres og forbedres At bruge jeres tidsregistrering strategisk betyder, at I bruger data til at træffe strategiske beslutninger ud fra i stedet for fx kun at fokusere på jeres omsætning og eksterne tid. Ved at udnytte den investering I allerede tager ved at tidsregistrere, kan I virkelig finde vigtig information, som kan være med til at udvikle jeres forretning. 2 Strategisk indblik med tidsregistrering Går I også og gætter baseret på mavefornemmelser? Det gjorde vi også i TimeLog, inden vi begyndte at bruge vores tidsregistreringsdata strategisk. Vi troede tidligere, at vi brugte 20% af vores ressourcer på salg. Ved at analysere vores tidsregistrering fandt vi ud af, at vi kun brugte 11% af tiden på salg eller leadgenerering. 89% gik med andre ting bl.a. kundeservice, administration og ud af de 89% gik hele 45% til produktudvikling kun en lille smule gik til forretningsudvikling. Bestyrelsen havde i længere tid sagt, at vi var for udviklingstunge, og nu fik vi pludselig et konkret grundlag at diskutere det ud fra. Vi ville gerne transformere virksomheden fra udelukkende produktfokus til et større markedsfokus og satte os et strategisk mål: 50% af tiden og 50% af lønsummen skulle være markedsrettet via salg, markedsføring eller kundekontakt. Vi har nået målet uden at skære ned på produktudvikling. Vi har vækstet i markedsleddet, så balancen er blevet, som vi gerne vil have det, og vi kigger hele tiden på dette nøgletal, når vi diskuterer fremtidige ansættelser. På bestyrelsesmøderne går snakken nu på, hvordan vi kan optimere på vores tid. Kan det måles, kan det styres og forbedres. Så brug jeres data til at træffe beslutninger ud fra. Jeres data kan vise jer uendelige muligheder for forretningsoptimering. 4
3 What s in it for me? Brug tidsregistrering til at udvikle jeres medarbejdere det motiverer dem i deres arbejde Har I lagt en klar strategi for, hvad I vil bruge tidsregistrering til? I takt med at jeres organisation vokser og bliver mere moden, ændrer behovet for tidsregistrering og måling af forskellige parametre sig. Vil I kun tidsregistrere for at fakturere kunder, eller vil I også bl.a. måle på effektivitet og se, hvordan den ikke-fakturerbare interne tid bliver brugt? For at have retvisende data er det vigtigt at have medarbejdernes støtte, når en ny tidsregistreringsstrategi skal implementeres og blive en succes (læs om Inspari som virkelig gjorde en indsats på at få implementeringen til at blive en succes). De skal forstå årsagen til ændringen, samt hvilken betydning deres simple registreringer har for virksomheden og for deres eget daglige arbejde. Ellers risikerer I, at data ikke er brugbare til måling af de opsatte nøgletal. Ganske simpelt I skal kunne svare på what s in it for me for hver enkelt medarbejder. Tidsregistreringen kan fx bruges til MUS-samtaler, hvor I snakker om, hvilke projekter der har fyldt mest siden sidst, og om det er den rigtige profil for vedkommende. Er medarbejderne pressede i dagligdagen, eller har de tid til at tage andre spændende opgaver ind, og hvordan kan deres kompetencer udnyttes bedst? Det giver også et fantastisk indblik i, hvordan medarbejdernes profiler ændrer sig lidt efter lidt; så brug tidsregistreringen til at udvikle jeres medarbejdere det motiverer dem i deres arbejde at se, at tidsregistreringen bruges proaktivt til at gøre en forskel for dem og ikke kun for bundlinjen. Det gør det til en win-win situation for både medarbejdere og virksomhed. 4 Modenhed afgør det strategiske udbytte Hvordan I kan udnytte tidsregistrering strategisk afhænger af organisationens erfaringsgrundlag og procesmodning. Vi bruger SPI Research's "Professional Services Maturity Model" til at illustrere det. Der er fem niveauer af modenhed i organisationer, som vi beskriver nedenfor. I kan bruge tidsregistrering til at flytte jer op ad modenhedstrappen og opnå en mere skalerbar og økonomisk sund forretning. Hvor ligger I nu på skalaen, og hvad kan I forbedre for at rykke jer op ad skalaen? Det er bevist at jo længere op på skalaen man kommer, jo bedre bundlinje har virksomheden. 5
Niveau 1 Heroic Her handler det om overhovedet at få tidsregistrering op at stå. I implementerer typisk tidsregistrering for at skabe et faktureringsgrundlag. 15% af alle organisationer er her og næsten alle starter her. MULIGHED: Tjen penge I kan øge faktureringsgraden på projekter og reducere nedskrivninger. Tidsregistrering giver et faktureringsgrundlag, som I kan tage stilling til, så I kan vælge at fakturere tiden, hvis I har et aftalegrundlag, der åbner for det. Niveau 2 Functional Excellence Tidsregistrering er på plads, og I oparbejder et datagrundlag til at estimere fremtidige projekter. Der kan lægges budget for de enkelte projekter og nemt følges op. Enkelte processer er optimerede, ikke alle er best practice. 25% af alle organisationer er på dette niveau. MULIGHED: Optimér processer Økonomien i de enkelte projekter er ofte uigennemsigtig. Ved at evaluere tidsregistreringerne kan I begynde at optimere eksisterende processer og gøre virksomheden mere effektiv og lønsom. Niveau 3 Project Excellence Alle processer er standardiserede, og tidsregistrering fungerer på tværs af alle funktioner. I kan tidsplanlægge i sammenhæng med projektstyring og tidsregistrering. 25% af alle organisationer er på dette niveau. MULIGHED: Sikker estimering Her kan I udføre sikker estimering af tidsforbrug på projekter. Nedskrivninger på projekter er minimale. 6
Niveau 4 Portfolio Excellence I har fået en automatiseret ressourcestyringsplan. Det betyder, at I kan planlægge i detaljer og udføre efter planen og også reagere og tilpasse planerne løbende. Det forudsætter, at alle tidsregistreringsdata håndteres i realtid, og at projektplanlægning og ressourceallokering er integreret med tidsregistreringerne. 15% af alle organisationer er på dette niveau. MULIGHED: Følg op øjeblikkeligt og bliv skalérbar Ressourceplanlægningen på igangværende projekter kan justeres på baggrund af færdiggørelsesgraden. Med integrationen mellem ressourceplanlægning og tidsregistrering kan det ske i en enkel og smidig arbejdsgang, så både ledelse og medarbejdere har et realtids-overblik over projekter og økonomi. Det åbner for aktiv stillingtagen til, hvordan I bruger tid på fx fastprisprojekter. Overblikket og den effektive styring gør jeres virksomhed skalérbar i en helt anden grad end på de lavere modenhedsniveauer. Niveau 5 Collaborative På niveau 5 optimerer I konstant jeres processer i et indarbejdet læringsloop. I begynder at bruge tallene fra tidsregistreringer til at ændre adfærd, og konstante forbedringer af processer er et mål i sig selv. I benchmarker for løbende at måle performance og forbedre organisationens processer. 5% af alle organisationer er på det højeste niveau. MULIGHED: Adfærdsændringer I har flyttet jer den lange vej fra at gætte på tidsforbrug og udvikle de grundliggende services til at vidensdele om og videreudvikle velfungerende services. Medarbejderne kan arbejde selvstændigt og selvledende uden at gå på kompromis med virksomhedens strategi og mål. Medarbejderne kan ændre adfærd i de forskellige processer på baggrund af den viden, som tidsregistreringerne udgør. 7
Kan du med hånden på hjertet sige, at I har helt styr på alle jeres kundekontrakter, og I er sikre på, at I får den værdi, som er tiltænkt på de enkelte kontrakter? 5 Kontraktstyring har I det fulde overblik? Vi ved, at især konsulentvirksomheder ofte er udfordret, når det kommer til at styre kundekontrakter og de dertil hørende budgetter. Der sælges og faktureres måske mange forskellige ydelser ofte timer og nogle gange også kurser eller standardydelser. Nogle kunder køber større puljer af timer på et klippekort, mens andre har købt hele projekter på fastpris eller andre modeller. At få overblik over alle virksomhedens kontrakter og tidsforbruget på disse, hvornår kunden skal købe flere timer på et klippekort, eller hvilke projekter der er i problemer og skal genforhandles med kunden, er vanskeligt. Kan du med hånden på hjertet sige, at I har helt styr på alle jeres kundekontrakter, og I er sikre på, at I får den værdi, som er tiltænkt på de enkelte kontrakter? Hvis ja, så er det fantastisk for jer, at I har styr på den del af forretningen. Hvis nej, så er det på tide at få styr på det, så I ikke mister omsætning. Vores erfaring viser, at mange konsulentvirksomheder mister en del omsætning ved upræcis tidsregistrering, og at de ikke har et styringssystem til deres kontrakter. 5.1 Få styr på jeres kontrakter med tidsregistrering En ting, som I bør starte med at gøre i processen, er at se på, hvor mange forskellige kontrakttyper, I har med de forskellige kunder. Mange bliver overraskede over, hvor mange forskellige specialaftaler, der er lavet med de forskellige kunder og det er som regel disse, der ender med at koste jer penge. Find ud af hvilke kontrakttyper, som er mest rentable for jer. Fx kan fastprisprojekter være farlige, da det er jer, som bærer risikoen, hvis projektet bliver udvidet uden genforhandling af kontrakten. Dette kan være en udfordring, hvis I ikke har tidsregistrering til at understøtte de forskellige kontrakter, som I har indgået, da I dermed ikke kan sige præcis, hvad jeres gennemsnitlige timepris har været på de forskellige kontrakter. Få styr på jeres tid. Ja, vi har nævnt det mange gange efterhånden, men det er den eneste mulighed for, at I får den betaling, I skal have på fx klippekort og medgået tid projekter, men det sikrer også, at I får et retvisende billede af, om I rent faktisk tjener eller taber penge på jeres fastprisprojekter. Det kan godt være, at I allerede 8
tidsregistrerer men kan I stole på tallene? Er der tidsregistreret med det samme, eller er det efter en uge eller måned, at folk tidsregistrerer? Er du nysgerrig og vil vide mere om kontraktstyring og best practice? Så kan du læse mere her. Vi håber, at du er blevet inspireret til at udnytte jeres tidsregistrering endnu mere end I formentlig gør i dag. Vi er sikre på, at I kan vækste og optimere jeres forretning ved at analysere jeres allerede indsamlede data (hvis I altså tidsregistrerer) uden den store indsats. 9