Grupperum Som gruppe har man mulighed for at danne en fælles "base" i Punkt KU ved at oprette et grupperum. Basen kan bruges til at udveksle beskeder, skabe overblik i en fælles kalender, og til at samle dokumenter, litteraturlister og links af fælles interesse. En sådan base kunne for eksempel bruges af en faglig diskussionsgruppe, et undervisningshold eller en gruppe med en fælles fritidsinteresse. Som enkeltperson kan man bruge et grupperum som et slags "rullende skrivebord", hvor kun man selv har adgang. Ved at gemme ufærdige arbejdsdokumenter, baggrundsartikler, relevante links mv. i et grupperum, kan man altid arbejde videre hjemmefra eller fra hvilket som helst sted i verden med adgang til en internetforbindelse. Afhængig af formålet kan man vælge at lade sit grupperum være åbent, så alle interesserede kan læse om det og frit melde sig ind, eller man kan lave det lukket, så det kun er personligt inviterede medlemmer, der har adgang. Funktioner i Grupperum Alle med adgang til Punkt KU kan oprette et grupperum og invitere andre til at deltage i fællesskabet (Opret grupperum). Alle kan ligeledes søge medlemskab af et allerede eksisterende (åbent eller halvåbent) grupperum (Find grupperum). I et grupperum har man mulighed for at benytte sig af en række funktioner. Med de aktuelle funktioner har man mulighed for at læse og skrive beskeder til andre medlemmer af grupperummet (Beskeder). - At få et samlet overblik over aftaler, der vedrører gruppens medlemmer (Kalender). - At opbevare dokumenter, som alle i gruppen skal kunne læse (Dokumenter). At se og bidrage med relevante litteraturhenvisninger (Litteraturliste) eller links (Links). At lade medlemmerne aflevere dokumenter, som kun administratoren kan se (Aflevering). At se en oversigt over gruppens medlemmer (Medlemmer), samt eventuelt at ændre på sine private eller grupperummets generelle indstillinger (Indstillinger). Eksempel I har dannet en faglig diskussionsgruppe på instituttet, hvor I er 6-7 stykker, der mødes en gang i mellem. I diskuterer forskellige spørgsmål, og I vil gerne have et sted, hvor I kan udveksle materiale f.eks. artikler fra nettet og lægge beskeder til hinanden. I vælger en person, som opretter grupperummet. Det er hurtigt gjort ved at følge vejledningen. Personen står nu som administrator af grupperummet og inviterer de personer, som skal være med i det faglige forum. Invitationerne modtages pr. e-post. 1
Når de inviterede har accepteret invitationen, er de medlem af grupperummet. I kan nu skrive beskeder og lægge materiale til hinanden - og selvfølgelig selv hente dokumenter. I kan invitere hinanden til møder via den kalender, der hører med til hvert enkelt grupperum. Senere får I lyst til at udvide diskussionsgruppen og gøre den tværfaglig. Administratoren redigerer formålsbeskrivelsen, og I vælger at gøre grupperummet halvåbent, sådan at beskrivelsen fremgår af en samlet oversigt over grupperum. Interesserede fra andre institutter kan nu læse beskrivelsen og pr. e-post anmode administratoren om medlemskab. Administratoren kan også stadig aktivt invitere dem, I gerne vil have med i gruppen. Punkt for punkt Generelle funktioner På forsiden af Grupperum finder du en oversigt over de forskellige grupperum, du er medlem af. Du kan åbne dine grupperum ved at klikke på rummets titel i højremenuen. Når du har klikket på det aktuelle grupperum, fremkommer de forskellige funktioner, der er knyttet til det. I højremenuen finder du også funktionerne til at oprette eller finde et grupperum, samt en funktion til at redigere i dine personlige oplysninger. Nedenfor finder du udførlige punkt for punkt-vejledninger til hver enkelt funktion i højremenuen. Opret grupperum Hvis du vil oprette et grupperum skal du først klikke på Opret grupperum i højremenuen. For at oprette grupperummet skal du vælge hvilken type det skal være, du skal navngive og definere grupperummet, og du skal eventuelt invitere dem, der skal være medlem. Vælg type af grupperum Du kan vælge mellem fire typer af grupperum. Valget har betydning for hvilke funktioner grupperummet indeholder som udgangspunkt. Vælg type ved at klikke i én af cirklerne til venstre og klik på videre. Navngiv og definer grupperummet For at oprette et grupperum skal du vælge et gruppenavn og beskrive gruppens formål. Formålet kommer til at fremgå på grupperummets forside. Du skal give gruppen en fælles e-post adresse. Gruppe e-posten fungerer som en e-postliste over alle gruppens medlemmer. Du skal desuden bestemme grupperummets status. Du kan vælge at gøre rummet lukket, halvåbent eller åbent. Valget har betydning for, hvor fri adgang andre skal have til grupperummet. Halvåbne og åbne grupperum vil fremgå af en liste, der er tilgængelig for alle. 2
Under kategori skal du markere, hvilket emne du/i beskæftiger jer med i grupperummet. Emneangivelsen bliver brugt som søgekriterium i listen over halvåbne og åbne grupperum. Når felterne er udfyldt kan du vælge Opret grupperum, eller du kan vælge med det samme at invitere dem, du ønsker, skal være medlem af grupperummet. Inviter medlemmer Hvis du i forvejen kender e-post-adresserne på dem, du vil invitere, kan du blot skrive dem ind under e-post og klikke på tilføj. Systemet godkender kun adresser på folk, der allerede har adgang til PUNKT KU. Hvis du ikke kender e-post-adresserne, kan du bruge søgefunktionen. Når du har samlet en liste af personer, du vil invitere, kan du trykke på videre og skrive den invitation, de skal modtage pr. e-post. Når du har sendt invitationen, føres du til forsiden af grupperummet, hvor det løbende vil fremgå, hvem der har accepteret invitationen og dermed er oprettet som medlemmer. Find grupperum Hvis du vil søge adgang til et nyt åbent eller halvåbent grupperum, skal du klikke på Find grupperum i højremenuen. Søg på grupperum Du kan søge blandt alle de åbne og halvåbne grupperum, der er oprettet. Du kan få adgang til de åbne med det samme, mens de halvåbne kræver, at administratoren godkender dig. Du kan søge på gruppens navn og kategori eller blot én af delene. Tilmeld dig grupperummet I søgeresultatet kan du finde mere information om de enkelte grupperum ved at klikke på læs mere. Tilmelder du dig et åbent grupperum, kan du til enhver tid melde dig ud igen. Tilmelder du dig et halvåbent grupperum, ansøger du om medlemskab hos det pågældende rums administrator. Du kan ikke fortryde denne ansøgning, men altid melde dig ud af grupperummet igen. Personinfo Hvis du vil se eller redigere i de oplysninger om dig, som medlemmerne af dine grupperum kan se, skal du klikke på Personinfo i højremenuen. Rediger Du kan vælge at benytte de oplysninger, som Københavns Universitet har om dig, eller du kanselv indtaste de oplysninger, du ønsker andre skal se. Oplysningerne under Personinfo bliver vist i de enkelte grupperum. Visningerne kan eventuelt begrænses under funktionen Indstillinger i menuen i de enkelte grupperum. 3
Grupperums specifikke funktioner De følgende funktioner knytter sig til de enkelte grupperum, du kan være medlem af. Du skal være opmærksom på, at alle funktionerne ikke altid vil være tilgængelige i de enkelte grupperum, da udbudet af dem afhænger af typen på grupperummet. Beskeder Under Beskeder i højremenuen kan du læse og skrive beskeder til de andre medlemmer af grupperummet. Du kan læse en besked ved at klikke på beskedens titel. Hvis du vil læse svarene på en besked, kan du klikke på vis svar ud for beskeden. Denne mulighed vil kun være synlig, hvis der er nogen, der har svaret på beskeden. Alle beskeder bliver gemt i grupperummet, og kun forfatteren og administratoren kan slette gamle beskeder. Skriv besked Når du skriver en besked, vil den være tilgængelig i oversigten i grupperummet. Du kan også vælge, om medlemmerne skal modtage beskeden med e-post, og om du selv vil modtage eventuelle svar med e-post. Vælg ved at sætte kryds i felterne under beskeden og afslut ved at klikke på Gem besked. Skriv svar Når du svarer på et indlæg, foregår det på samme måde, som når du skriver en besked. Bemærk at det ikke er muligt at svare på et svar. Kalender Hvis du vil se eller oprette aftaler, der vedrører gruppens medlemmer, skal du klikke på Kalender i højremenuen. Her kan du også invitere andre medlemmer til forskellige arrangementer. Du kan vælge at se en oversigt over en dag, en uge eller en måned. Ved at klikke på piletasterne kan du skifte mellem visningerne. Søg i aftaler Her kan du søge efter en eller flere bestemte aftaler. Du kan søge på ord der indgår i emnebeskrivelserne i dine aftaler. Opret aftale Når du skriver en ny aftale ind i din kalender, skal du udfylde emne, dato, tidspunkt og eventuelt sted for aftalen. Hvis du ønsker, at der skal fremgå andre informationer i kalenderen kan du skrive dem i en tilhørende note. Inviter personer Du kan invitere deltagere til et arrangement i forbindelse med oprettelsen af en aftale eller senere ved at klikke på Inviter personer under en aftalebeskrivelsen. Du kan vælge at invitere alle medlemmerne af grupperummet, eller du kan udvælge enkelte medlemmer fra listen under Vis medlemmer. Når du inviterer, modtager medlemmerne en mail med 4
oplysninger om arrangementet. Ved at klikke på aftalens navn kan du herefter se, om de inviterede har accepteret eller afslået invitationen. Dokumenter Under Dokumenter i højremenuen kan du samle dokumenter, som alle i grupperummet skal kunne læse. Ved at klikke på en mappe får du en oversigt over de dokumenter, der er. Her kan du også flytte dokumenter mellem de forskellige mapper, du har oprettet. Du kan gemme et dokument i grupperummet ved at klikke på Upload dokumenter. Upload dokumenter Ved at klikke på Gennemse kan du søge efter dokumenter på din computer. Når du har fundet det dokument, du vil gemme, skal du vælge en mappe, det skal ligge i. Herefter kan du klikke på Upload for at gemme dokumentet. Litteraturliste Under Litteraturliste i kan du katalogisere litteratur og se grupperummets fælles litteraturliste. På listen kan du også registrere, hvor litteraturen eventuelt er lånt, og hvem der står som låner. Opret post Når du vil katalogisere din litteratur, skal du klikke på Opret post. Herefter skal du som minimum angive materialets titel, forfatter og udgivelses år. Hvis der er tale om biblioteksbøger, kan du eventuelt angive lånested og låner. Under Abstract har du mulighed for at lægge et kort resumé, ligesom der under Andet er plads til yderligere bemærkninger. Udfyld felterne og klik på Opret. Links Under Link i højremenuen kan du samle relevante links i forskellige kategorier. Først skal du oprette en kategori, dernæst kan du oprette et link under den kategori. For hvert link skal du angive et navn, en adresse (URL), eventuelt skrive en note og vælge hvilken kategori linket skal have. Ved at klikke på navnet på et link, føres du direkte til den pågældende hjemmeside. Ved at klikke på note, kan du se mere om linket. Aflevering Under Aflevering i højremenuen kan du aflevere dokumenter til administratoren, som kun hun/han skal se. Det kan for eksempel være i forbindelse med opgaveaflevering til underviseren på et kursus. 5
Medlemmer Under Medlemmer i højremenuen kan du se, hvem der er medlem af dit grupperum. Ved at klikke på et navn kan du se medlemmets personlige oplysninger. Hvis du er administrator kan du i øvrigt invitere nye medlemmer, tildele og fratage rettigheder og fratage medlemskab. Inviter nye medlemmer Du kan invitere nye medlemmer til grupperummet. Det foregår som beskrevet under 'Opret et grupperum' ovenfor. Tildel eller fratag rettigheder Som administrator kan du tildele administratorrettigheder til et andre medlemmer af grupperummet. Klik på Tildel rettigheder og vælg ud fra medlemslisten, hvem der skal være administrator. Hvis du har tildelt andre administratorrettigheder, kan du på samme måde fratage dem ved at klikke på Fratag rettigheder. Fratag medlemskab Som administrator kan du fratage et medlem dets medlemskab. Klik på Fratag medlemskab og vælg ud fra medlemslisten, hvem der ikke længere skal være medlem af grupperummet. Indstillinger Under Indstillinger i højremenuen kan du ændre på dine private indstillinger og som administrator også på generelle indstillinger for grupperummet. Det er også her, du kan melde dig ud eller nedlægge grupperummet. Gem indstillinger Du kan vælge, hvilke dele af dine personlige oplysninger, der skal være tilgængelige for resten af grupperummet. Du kan vælge oplysningerne til og fra ved at klikke i firkanterne og klikke på Gem indstillinger. Rediger grupperum Som administrator har du mulighed for at ændre på grupperummets navn, formålsbeskrivelse, status og kategorisering (se nærmere under Navngiv og definer grupperummet) samt bestemme hvilke funktioner, der skal være tilgængelige i grupperummet. Funktionerne kan du vælge til og fra ved at markere dem i firkanterne og klikke på Gem ændringer. Regler for grupperum Punkt KU har opstillet nogle få retningslinjer for brugen af Grupperum. Retningslinjerne handler om omfanget af grupperum, krav om aktivitet i grupperummet og om ansvar for dokumenter i grupperummet. Du kan læse om reglerne i modulet Grupperum under Hjælp i højremenuen. Hvis du i øvrigt har spørgsmål eller kommentarer til Grupperum kan du kontakte Brugerservice på adressen it-service@adm.ku.dk eller telefon 35 32 27 00. 6