Bestyrelsens beretning 2009 Indledning Sjældent og måske aldrig før har der været så mange forandringer og nye tiltag i et enkelt år i grundejerforeningens historie. Bestyrelsen har måttet træffe en lang række alvorlige og langtrækkende beslutninger en situation som altid vil medføre debat, bebrejdelser og skepsis. I Hampeland er vi begunstiget med hele to kommunikationsmuligheder (foruden almindelig samtale mellem beboerne), nemlig beboerbladet HAMPEN og hjemmesiden hampelandgrf.dk. I begge medier er der fremsat meninger om de mange ændringer, som er sket i denne bestyrelsesperiode. Nogle har været kritiske og ligefrem anklagende, men de er fremført af ret få grundejere. Mange gange har bestyrelsen modtaget ros for såvel beslutningerne som for det arbejder, som udføres i det daglige. Heldigvis oplever mange, at der både lyttes og handles efter behov, og at der er god og hurtig kommunikation mellem medlemmerne af foreningen og bestyrelsen. Netop disse to kvaliteter lytte og handle samt kommunikation i foreningen har været kærneopgaver for bestyrelsen foruden alle de praktiske udfordringer, som nævnes i det følgende. Vi synes, at vi har klaret de store opgaver rigtig pænt. Det har trukket et par tænder ud hos os alle, og ind imellem har vi nok også handlet lidt hurtigt. Men hvor der handles, der fejles. Hvis der ikke handles, så går det helt galt. Heldigvis er det ikke gået hverken helt eller halvt galt her i Hampeland. Det er faktisk gået rigtig godt! Områdeplejen nye samarbejdspartnere Der er udarbejdet en grundig redegørelse for konsekvenserne af, at Kaj Hansen opsagde sin stilling som områdefunktionær for et år siden. Redegørelsen ligger på grundejerforeningens hjemmeside (hampelandgrf.dk > Dokumenter > Redegørelse ). Efter et grundigt arbejde med indhentning af tilbud fra mange sider har grundejerforeningen i dag etableret samarbejde med følgende firmaer: STV-Maskinservice: Græsslåning, hækklipning, ukrudtsbekæmpelse, beskæring, træfældning og stødknusning samt løvsugning og snerydning på p-områderne. Alpha Electric a/s: Udskiftning af lyskilder i parklamper mv. samt vedligeholdelse af elnettet. Hennings Kloakrens: Rensning, reparation og vedligeholdelse af regnvandsbrønde. Multi-Tømreren aps.: Vedligeholdelse og reparation af div. træværk. Trim Havebrug: Snerydning på stisystemet (i muligt omfang). Nilssons Haveservice: Øvrige opgaver, fx rensning af carporttage/tagrender og fjernelse af ødelagt sparkehegn ved fliseplads. Endelig har vi som tidligere gjort brug af en entreprenør ved opretning af fliser på stierne. Desværre er han nu flyttet til en anden landsdel, så vi skal finde et andet firma, som kan påtage sig opgaven. Konklusion: I store træk har alle arbejder været udført til fuld tilfredshed. Klager, der har været fremført i forbindelse med især hækklipning, er taget op til revision med firmaet. Alle arbejder er udført til tiden, og er indeholdt i det tidligere vedtagne budget. 1
Salg af maskinpark og udlejning af skure Da det stod klart, at vi ikke fremover kunne have en funktionær ansat, blev det tydeligt, at der ikke mere ville være brug for de maskiner, som Kaj Hansen havde benyttet og vedligeholdt i mange år. En 16 år gammel traktor ville efter et års stilstand være værdiløs både i brug og i handel. Derfor tog bestyrelsen handling og solgte effekterne mens tid var. Handelen indbragte 27.000 kr. og sparede foreningen for udgifter til rydning af mange tunge, udslidte genstande. Det kan bemærkes, at køberen siden hen har måttet kassere væsentlige dele af erhvervelserne samt ofre store beløb for at få Belos en til at køre igen (bl.a. en ny motor). Vi ville have stået i en tilsvarende kedelig situation, hvis vi ikke havde afhændet effekterne mod kontant betaling på det tidspunkt. De firmaer, som vedligeholder vores område, ville under ingen omstændigheder have anvendt vores gamle køretøjer heller ikke det firma, som eventuelt skal rydde for sne på stierne (en ordning som har været et udtalt ønske fra et antal grundejere). Efter salget af effekterne kunne tre af de fire skure lejes ud til grundejere, hvilket skete efter forudgående lodtrækning mellem de interesserede parter. Lejeindtægten for skurene udgør i det første år 4.000 kr., og lejen pristalsreguleres fremover. Kloakforhold Trods kommunens løfter om afslutning af kloaksystemet på et møde med kloakudvalgets formand, Pia Rasmussen, skete der stort set intet i det meste af 2008. Først i uge 42 modtog vi pludselig en orientering fra firmaet Palle Sax Bro i Vejle, om, at de ville gå i gang i uge 43 og afslutte arbejdet i uge 44. Samtidig orienterede Egedal Kommune om færdiggørelse af arbejdet. Helt sådan kom det desværre ikke til at gå. Først udsendte firmaet fire lettiske arbejdsmænd, som vi ikke kunne kommunikere med. Da det er kommunens projekt, antog vi, at der var den nødvendige styring på sagen. Efter uge 44 henvendte Pia sig imidlertid til både firmaet og kommunen med spørgsmål til sagens rette udvikling. Palle Sax Bro svarede, at det gik, som det skulle blot med lidt forsinkelse. Kommunen var dog ikke af samme opfattelse og indkaldte til byggemøde. De fire lettiske arbejdere blev udskiftet med danskere, som lavede det hele om. Men også her gik det galt. Kaj Hansen, vores tidligere områdefunktionær, opdagede, at de havde forbundet en kloak og en regnvandsbrønd til systemet i stedet for to kloaker. Så blev det lavet om og ved samme lejlighed blev en kabelforbindelse til vores el-net kappet over. Det fik vi ordnet med Alpha Electrics hjælp, og regningen gik videre til kommunen. Efter jul lå arbejdet stille i ca. en måned. Da en grundejer skrev til hjemmesiden og forlangte en redegørelse, kontaktede hjemmesidens webmaster kommunens ingeniør først skriftligt, senere telefonisk og bad om en udtalelse. Den kom 14 dage senere, efter at arbejdet endelig var sat i gang igen. For anden gang kappede rør-arbejderne vores el-ledning, som de dog selv sørgede for at få sat sammen igen desværre forkert og med det resultat, at Alpha Electric atter måtte finde og rette fejlen. Regningen sendtes til skadevolderen.. Omsider kunne det oplyses, at rørledningsarbejdet ved Skytten 25-27 var afsluttet, og at der var lagt asfalt på stien. Der er dog fortsat rigtig meget at retablere efter et mildt sagt uheldigt og urimelig langt forløb. Regnvandsbrønde, rensning og renovering 2
Hvor kloakforholdene er hhv. kommunens og den enkelte grundejers ansvar, så er der et stort antal regnvandsbrønde (eller vejbrønde ), som grundejerforeningen har ansvar for at vedligeholde. Bestyrelsen har samarbejdet med Hennings Kloakrens, som har sørget for grundig rensning af de brønde på stierne, hvor der er anmeldt problemer. Derudover blev alle regnvandsbrønde på parkeringsområderne renset for blade, kviste, jord og lignende materialer, som stopper for afløb af regnvand. Arbejdet blev af indlysende årsager udført efter løvfald. Under rensningsarbejdet konstaterede kloakrenseren, at brøndristene og deres indfatning var i en så medtaget forfatning, at det var direkte farligt at træde på dem. Alle dæksler skulle udskiftes, og der skulle asfalteres rundt om dem. Denne uforudsete men nødvendige udgift beløb sig til ca. 46.000 kr. Belysning Efter overgang fra en områdefunktionær til samarbejde med forskellige firmaer, heriblandt Alpha Electric a/s, er vi vendt tilbage til en tidligere praksis, som går ud på, at den enkelte grundejer selv udskifter overbrændt el-pære i lampen ved egen indgang. Nye el-pærer udleveres af bestyrelsen, og kun disse sparepærer må anvendes. Denne praksis er anbefalet af elektrikerfirmaet selv, idet udgiften til kontrol og udskiftning af disse lyskilder ville være urimelig dyrt set i forhold til den ringe ulejlighed, det er for den enkelte grundejer at foretage udskiftningen selv ca. hvert andet år. Derudover er der parklamper, carportlamper, strategisk placerede Copenhagen-lamper og skotlamper, i alt 165 lamper, som vedligeholdes af Alpha Electric a/s ved tilkald. Bestyrelsen har udarbejdet detaljerede oversigter over alle lamper i hver af de fire bebyggelser, og 1-2 gange hver måned vil en hjælpsom grundejer tænde for alt lys og kontrollere, hvor der eventuelt skal skiftes lyskilder. Dermed betaler vi kun for det elektrikerarbejde, som vi ikke selv må, kan eller vil udføre. Information & kommunikation Der er lagt arbejde og energi i at udvikle en informativ, levende og interaktiv hjemmeside, som opdateres mellem 2 og 8 gange hver måned. Bestyrelsesreferater bringes inden for 3 dage. Positive udsagn fra grundejerne vidner om, at det er en succes blandt de tilmeldte abonnenter, som lige nu udgør over halvdelen af grundejerne. Derudover kan det konstateres, at websiden besøges op til 700 gange om måneden (december 2008). Der er blandt andet oprettet læserbrevkasse, debatforum, krambod, beskrivelser af lokalområdet og linksamling. Den jævnligt skiftende forside samt InfoNYT giver mange væsentlige informationer. Fx bringes hvert år en oversigt over den enkelte grundejers fradragsberettigede renter i forbindelse med fælles låntagning, hvilket blev fremført som et ønske på GF 2008. En særlig fordel har det været at oprette én fælles e-mail-adresse, hvorfra henvendelser kan besvares direkte eller sendes videre til rette vedkommende. Udgifterne i forbindelse med hjemmesidens og sekretariatets drift dækkes så rigeligt af sidens sponsorer, som tilsammen har ydet 5.000 kroner i denne bestyrelsesperiode. HAMPEN udgives fortsat på papir. Det er rigtig godt for de grundejere, som ikke kan benytte internet og en god hjælp for bestyrelsen, når mødeindkaldelser og andre væsentlige meddelelser skal nå ud til samtlige grundejere. Beboerbladet har også sine egne indslag og features. 3
Konklusion: Vi har udviklet et stærk værktøj til brug for information og interaktion mellem grundejerne (og så giver det overskud). Vi håber, at grundejerne fremover vil benytte sig af mulighederne i endnu højere grad. Runderinger, påtaler, effekt og konsekvens Bestyrelsen har to gange gennemført runderinger, ture rundt i bebyggelsen, hvor hver ejendom og tilstødende områder efterses med henblik på at påtale overtrædelser af de gældende regler og bestemmelser. Hver rundering indebærer tre ture, hvoraf tur 2 og 3 er kontrol af, hvorvidt en påtale er blevet efterkommet af grundejeren. Der anvendes således en betragtelig tid med gennemførelse af disse runderinger og det regnskab, som skal føres i denne forbindelse. I det forløbne år har fokus været på almindelig vedligeholdelse, renholdelse og beskæring mv., hvorimod overskridelser af bygningsmæssige bestemmelser og farvevalg på stern stort set ikke er blevet påtalt, idet vi afventer en revision af Lokalplan 24. I enkelte tilfælde har det ikke været muligt at få grundejeren til at foretage det nødvendige arbejde på trods af gentagne henvendelser. Det fik bestyrelsen til at komme med et debatoplæg på hjemmesiden, hvor man efterlyser forslag til, hvad man skal gøre i sådanne tilfælde. Opfordringen førte kun til et enkelt seriøst indlæg, et resultat som ifølge en grundejer skyldes, at emnet er for følsomt til, at man vil risikere at udtrykke sin mening på tryk og med navns nævnelse. Andre mulige årsager kunne være, at man ikke orker at deltage i en skriftlig debat, eller at man simpelt hen ikke finder problemet tilstrækkelig relevant. Carporte Renoveringen af carportene er endnu ikke afsluttet helt og holdent. Der verserer en sag mellem grundejerforeningen og fa. GoBo Byg, som stod for arbejdet. Foreningen har påpeget mangler ved arbejdets aflevering og har fremsat krav over for firmaet om, at arbejdet skal afleveres som aftalt. GoBo Byg anerkender imidlertid ikke de påtalte fejl og mangler. Grundejerforeningen har derfor tilbageholdt ca. 60.000 kr., som endnu ikke er betalt for den samlede renovering. Den tidligere bestyrelse overgav sagen til advokat, som anbefaler, at vi afventer et relevant udspil fra GoBo Byg. Indtil videre har grundejerforeningen de omtalte 60.000 kroner stående Som skyldig omkostning i regnskabet, og firma GoBo Byg indestår på papiret fortsat som garant for betaling af indtil 156.000 kroner over for grundejerforeningen som sikkerhed for opfyldelse af alle entreprenørens forpligtelser i henhold til entreprisekontrakt. Siden hen er GoBo Byg kommet med et tilbud på ca. 30.000 kroner i nedslag, hvilket bestyrelsen har afvist efter rådføring med advokaten. Vi afventer således fortsat et udspil fra GoBo Byg. Vedtagelser fra generalforsamlingen i 2008 (GF2008) På GF2008 blev det vedtaget, at bestyrelsen skulle tage Lokalplan 24 op til revidering med kommunen. Dette er blevet forsøgt flere gange, men svaret fra Egedal Kommune er indtil videre, at der på grund af arbejdspres ikke er resurser til at løse opgaven. Bestyrelsen er tilfreds med vedtagelsen fra GF2008 og vil løbende opfordre kommunen til at behandle sagen. Beslutningen om at husets stern males i én af de jordfarver, som findes i foreningens farveskema er desværre ikke løst på nuværende tidspunkt, idet vi ikke har været i stand til at fremskaffe det nævnte farveskema. Bortset fra det, er vedtagelsen naturligvis gældende. 4
Bemærkninger til regnskabet Da vores områdefunktionær valgte at fratræde sin stilling pr. 30. april 2008, og vi derefter indgik en kontrakt med STV Maskinservice om det meste af områdevedligeholdelsen, er der sket en omfordeling af udgifterne i forhold til det oprindelige budget, men det samlede budget er blevet overholdt. I budgettet for 2008 var der budgetteret med et overskud på 130 kr. Regnskabsresultatet blev et overskud på 6.736 kr. inklusiv afdrag på carportlånet, altså en forbedring i forhold til budgettet på ca. 6.600 kr. Indtægterne blev ca. 36.800 kr. større end budgetteret, hvilket hovedsageligt skyldes salg af Belos m.m., sponsorater samt øgede renteindtægter. Udgifterne blev ca. 30.200 kr. større end budgetteret. Løn m.v. udgør lønudgifter indtil den 30. april 2008 samt optjente feriepenge for 2007 og 2008. Udgifter til forsikringer er blevet mindre, da arbejdsskadeforsikringen for områdefunktionæren samt ansvarsforsikringer på Belos og Ferrari har kunnet opsiges. Kontrakten med STV Maskinservice udgjorde 214.167 kr. for perioden 1. maj 31. december 2008. Derudover har vi haft andre udgifter vedrørende områdeplejen på i alt ca. 41.200 kr. Disse udgifter er bl.a. træfældninger, bortklipning af vilde roser, rydning af ødelagt hegn på flisepladsen, rensning af tagrender samt maling af gule striber på parkeringspladserne. Der er brugt ca. 65.700 kr. mere på kloakarbejde (regnvandsbrønde) end budgetteret. Alle vejbrønde på parkeringspladserne samt nogle få andre er blevet suget og spulet for i alt 18.165 kr. En regnvandsbrønd på Skyttens parkeringsplads er blevet udskiftet for 21.625 kr. Desuden er alle dæksler på vejbrøndene på parkeringspladserne blevet udskiftet for ca. 45.900 kr. I 2008 er der ikke hensat 30.000 kr. til udskiftning af Belos. Dette beløb er brugt til de ekstraordinære udgifter vedrørende regnvandsbrøndene. I regnskabet for 2008 er opført en henlæggelse til udskiftning af Belos på 50.000 kr., som stammer fra regnskab 2007. Da grundejerforeningen jo ikke længere har brug for en ny Belos, foreslår bestyrelsen, at kontoen omdøbes til henlæggelse til uforudsete udgifter. På denne måde vil grundejerforeningen have en reserve, som kan bruges, hvis der i slutningen af regnskabsåret opstår udgifter, som ikke kan indeholdes i det oprindelige budget og samtidig ikke kan udskydes til næste budgetår. 5